Employer of Record in Philippines

Un Employer of Record (EOR) aux Philippines est un prestataire de services qui devient l'employeur légal de votre équipe dans le pays. L'EOR gère des tâches essentielles telles que la paie, les taxes, les avantages sociaux, et veille à ce que vous respectiez toutes les lois du travail locales. Cet arrangement vous permet de gérer le travail quotidien de vos employés pendant que l'EOR s'occupe des responsabilités administratives et légales. De nombreuses entreprises utilisent un EOR, comme Rivermate, pour embaucher des talents aux Philippines sans avoir besoin de créer une entité locale.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) aux Philippines

Utiliser un EOR aux Philippines simplifie le processus d'embauche et de gestion des employés. Voici une vue d'ensemble étape par étape de son fonctionnement :

1. Partenariat avec un EOR Vous choisissez un fournisseur d'EOR pour agir en tant qu'employeur légal de vos travailleurs aux Philippines. Vous maintenez le contrôle sur les tâches quotidiennes et les projets, tandis que l'EOR s'occupe des fonctions légales et RH.
2. Définir les rôles et contrats Vous travaillez avec l'EOR pour créer des contrats de travail conformes aux lois du travail philippines. Ces contrats précisent les responsabilités professionnelles, le salaire et les conditions de travail.
3. Intégration des nouvelles recrues L'EOR gère l'ensemble du processus d'intégration. Cela inclut l'enregistrement de vos employés auprès d'organismes gouvernementaux tels que le Social Security System (SSS), PhilHealth, et le Pag-IBIG Fund.
4. Gestion continue L'EOR s'occupe de toutes les tâches administratives en cours. Cela comprend le traitement de la paie mensuelle, la retenue des taxes, et la gestion des avantages sociaux des employés. Ils veillent à ce que tout soit conforme aux dernières réglementations du Department of Labor and Employment (DOLE) (https://www.dole.gov.ph/) et du Bureau of Internal Revenue (BIR) (https://www.bir.gov.ph/).

Pourquoi utiliser un Employer of Record aux Philippines

Utiliser un EOR aux Philippines offre une manière simple de constituer une équipe tout en évitant les obstacles juridiques et administratifs courants. Cela vous permet de vous concentrer sur vos objectifs commerciaux principaux plutôt que de vous enliser dans des règles locales complexes.

Voici quelques avantages clés :

• Rester conforme aux lois du travail Les lois du travail aux Philippines sont détaillées. Un EOR connaît ces réglementations, des salaires aux avantages obligatoires, et vous maintient en conformité, vous protégeant ainsi des pénalités.
• Accéder à une main-d'œuvre qualifiée Les Philippines disposent d’un grand vivier de professionnels talentueux, notamment dans l’IT et le support aux entreprises. Un EOR facilite l’embauche de ces talents en gérant des offres d’emploi conformes et compétitives.
• Gagner du temps et de l’argent Créer une entité légale aux Philippines peut être coûteux et long. Un EOR vous permet d’embaucher rapidement sans les coûts élevés d’enregistrement, de frais juridiques et de mise en place d’un bureau.
• Réduire les risques En gérant toutes les tâches légales et de conformité, un EOR réduit votre risque. Ils gèrent correctement les contrats de travail, la paie et les licenciements, ce qui vous aide à éviter des problèmes juridiques.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Philippines comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Philippines.

Embaucher aux Philippines signifie exploiter une main-d'œuvre nombreuse et qualifiée. Le pays possède une économie en croissance et une population jeune, ce qui en fait un lieu attractif pour constituer une équipe. Pour le faire correctement, vous devez comprendre les lois du travail locales. Cela vous aidera à rester conforme et à établir une relation solide avec vos employés dès le départ.

Contrats de travail & clauses indispensables

Un contrat de travail est la base de votre relation avec votre nouvelle recrue. Bien que les accords verbaux puissent être valides, un contrat écrit est toujours la meilleure approche. Il apporte de la clarté pour vous comme pour votre employé.

Votre contrat de travail doit être en anglais, mais si votre employé est un national philippin qui ne comprend pas l'anglais, vous devriez également fournir une copie en filipino.

Voici les clauses essentielles à inclure :

• Intitulé du poste et description : Définissez clairement le rôle et les responsabilités.
• Rémunération : Indiquez le salaire et toutes indemnités.
• Horaires de travail : La norme est 8 heures par jour, 40 heures par semaine.
• Période d'essai : Si applicable, celle-ci ne doit pas dépasser six mois.
• Avantages : Détaillez les cotisations obligatoires au Social Security System (SSS), PhilHealth, et le Pag-IBIG Fund.
• Droits aux congés : Incluez les congés payés, maladie, maternité et paternité.
• Clauses de résiliation : Décrivez les motifs et procédures pour mettre fin à la relation de travail.

Périodes d'essai

Aux Philippines, vous pouvez embaucher un employé en période d'essai pour une durée maximale de six mois. Cette période vous permet d’évaluer leur aptitude au poste. Il est important de communiquer dès le début de l’emploi les critères de régularisation à l’employé.

Si un employé continue à travailler après la période d’essai, il est considéré comme un employé régulier selon la loi. Les employés en période d’essai sont également protégés par le droit du travail et ne peuvent être licenciés sans motif valable.

Horaires de travail & heures supplémentaires

La semaine de travail standard aux Philippines est de 40 heures, généralement 8 heures par jour. Tout travail effectué au-delà de 8 heures par jour est considéré comme des heures supplémentaires.

Voici comment le paiement des heures supplémentaires est calculé :

Jours fériés publics & régionaux

Les employés aux Philippines ont droit à un congé payé pour les jours fériés publics. Il existe deux types de jours fériés : les jours fériés réguliers et les jours non ouvrables spéciaux.

Jours fériés réguliers 2025 :

• 1er janvier (mercredi) – Jour de l'An
• 9 avril (mercredi) – Araw ng Kagitingan (Jour de la vaillance)
• 17 avril (jeudi) – Jeudi saint
• 18 avril (vendredi) – Vendredi saint
• 1er mai (jeudi) – Fête du Travail
• 12 juin (jeudi) – Fête de l’indépendance
• 25 août (lundi) – Journée des héros nationaux
• 30 novembre (dimanche) – Jour de Bonifacio
• 25 décembre (jeudi) – Noël
• 30 décembre (mardi) – Jour de Rizal
• Eidul Fitr (à déclarer)
• Eidul Adha (à déclarer)

Jours non ouvrables spéciaux 2025 :

• 29 janvier (mercredi) – Nouvel An chinois
• 19 avril (samedi) – Samedi noir
• 21 août (jeudi) – Jour de Ninoy Aquino
• 1er novembre (samedi) – Toussaint
• 8 décembre (lundi) – Fête de l’Immaculée Conception
• 24 décembre (mercredi) – Veille de Noël
• 31 décembre (mercredi) – Dernier jour de l’année
• 31 octobre (vendredi) – Veille de la Toussaint

En plus des jours fériés nationaux, il existe aussi des jours fériés locaux et régionaux dont il faut tenir compte.

Embaucher des contractors aux Philippines

Embaucher des contractors indépendants peut être une solution flexible pour accéder à des compétences spécialisées. Les contractors gèrent leurs propres impôts et ne bénéficient pas des mêmes avantages que les employés, tels que les heures supplémentaires et le 13e mois obligatoire.

Cependant, il est crucial de classer correctement les travailleurs. Mauvais classement d’un employé en tant que contractor peut entraîner des risques importants, notamment des pénalités financières et des litiges juridiques. Le gouvernement philippin peut imposer des amendes et exiger le paiement rétroactif des impôts et cotisations sociales.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à atténuer ces risques. Un EOR agit en tant qu’employeur légal pour vos travailleurs aux Philippines, garantissant la conformité avec les lois du travail locales. Ils gèrent les contrats, la paie, les impôts et les avantages, vous permettant de vous concentrer sur la gestion de votre équipe et la croissance de votre entreprise.

En Philippines, vos responsabilités en matière de paie sont guidées par le Code du travail. Cette loi établit la base de la manière dont vous rémunérez votre équipe, couvrant tout, du salaire minimum aux avantages obligatoires. Elle garantit que votre relation avec vos employés est claire et équitable. Vous devrez gérer les cotisations aux agences gouvernementales pour la sécurité sociale, l'assurance maladie et un fonds d'épargne.

Cycles de paie & structure des salaires

Vous devez payer vos employés au moins une fois toutes les deux semaines ou deux fois par mois. De nombreuses entreprises choisissent de payer leurs équipes le 15 et le dernier jour de chaque mois.

Une partie essentielle de la structure salariale est le 13ème mois. Il s'agit d'une prime obligatoire, exonérée d'impôt, que vous versez à tous les employés de rang et de file. Vous devez la payer au plus tard le 24 décembre. Le montant est au moins un douzième du salaire de base de l'employé gagné durant l'année civile.

Heures supplémentaires & minimums

La journée de travail standard est de huit heures. Si un employé travaille au-delà, vous devez lui payer des heures supplémentaires.

• Journée de travail régulière : 125 % de leur rémunération habituelle.
• Jour de repos ou jour férié spécial : 130 % de leur rémunération habituelle.
• Jour férié régulier : 200 % de leur rémunération habituelle.

Le salaire minimum varie selon la région et l'industrie. Les taux sont fixés par les conseils régionaux des salaires pour refléter le coût de la vie local. Par exemple, à Metro Manila, le salaire minimum quotidien pour les travailleurs non agricoles est de 645 PHP.

Taxes et cotisations de l'employeur

Vous êtes responsable de contribuer à trois fonds gouvernementaux principaux pour vos employés.

Taxes et déductions des employés

Vos employés contribuent également à ces fonds. Vous déduirez leur part de leur salaire.

En Philippines, les avantages sociaux des employés sont un mélange de congés et de cotisations obligatoires gouvernementales, ainsi que d'avantages complémentaires que les entreprises offrent pour attirer et retenir les talents. Vous constaterez que la loi fournit une base solide d’avantages pour chaque employé. De nombreuses entreprises complètent ensuite cela avec leurs propres packages pour se démarquer.

Congé Statutaire

Le gouvernement exige que tous les employeurs offrent plusieurs types de congés payés. Voici les bases que vous devez proposer à vos employés.

• Congé d’Incitation au Service : Les employés ayant travaillé au moins un an ont droit à cinq jours de congé payé. Ils peuvent l’utiliser pour des vacances ou pour couvrir des jours de maladie.
• Congé de Maternité : Les employées féminines ont droit à 105 jours de congé payé pour l’accouchement ou la fausse couche. 15 jours supplémentaires sont accordés aux parents solos.
• Congé de Paternité : Les employés masculins mariés reçoivent sept jours de congé payé pour les quatre premières naissances de leur épouse légale.
• Congé Parental pour Parents Solos : Les parents solos ayant travaillé au moins un an peuvent prendre sept jours supplémentaires de congé payé.
• Congé Spécial pour les Femmes : Les femmes subissant une chirurgie pour des problèmes gynécologiques ont droit à deux mois de congé payé.

Jours Fériés Publics & Jours Fériés Régionaux

Les Philippines observent deux types de jours fériés : les jours fériés réguliers et les jours non ouvrables spéciaux. Lors des jours fériés réguliers, les employés qui travaillent reçoivent le double de leur salaire journalier. Pour les jours non ouvrables spéciaux, ceux qui travaillent reçoivent 30 % de plus de leur salaire journalier.

Voici la liste des jours fériés publics prévus pour 2025. Notez que les dates pour Eidul Fitr et Eidul Adha sont sujettes à proclamation officielle. En plus de ces jours fériés nationaux, diverses régions et provinces ont leurs propres jours fériés locaux.

Avantages Supplémentaires Typiques

Pour rester compétitives, de nombreuses entreprises aux Philippines offrent des avantages au-delà des exigences légales. Voici un aperçu des avantages obligatoires et courants.

Comment un EOR Peut Aider à la Mise en Place des Avantages

Un Employer of Record (EOR) simplifie le processus de gestion des avantages sociaux en Philippines. Au lieu de naviguer vous-même dans la complexité des réglementations locales, un EOR s’en charge pour vous.

Un EOR va :

• Assurer la conformité avec toutes les lois du travail locales.
• Gérer la paie, y compris toutes les déductions et cotisations pour SSS, PhilHealth, et Pag-IBIG.
• Administrer tous les avantages de congé statutaire, en veillant à leur suivi et leur application correcte.
• Vous aider à créer un package d’avantages compétitif en fournissant des insights sur les attentes du marché local.
• Gérer l’inscription de vos employés à tous les programmes d’avantages obligatoires et complémentaires.

En collaborant avec un EOR, vous pouvez vous concentrer sur vos opérations principales tout en étant assuré que vos employés reçoivent des avantages corrects et compétitifs.

Lorsque qu'un employé quitte votre entreprise aux Philippines, vous devez suivre un processus spécifique. Cela s'appelle la termination ou offboarding. Il implique plusieurs étapes pour assurer votre conformité avec les lois du travail locales. Le processus est conçu pour être équitable pour vous et votre employé. Il couvre tout, du dernier paiement à la paperasserie requise.

Périodes de préavis

Lorsqu'un employé démissionne, il doit généralement vous donner un préavis de 30 jours. Cela vous permet de trouver un remplaçant et de transmettre ses responsabilités. Si vous procédez à la termination d’un employé pour des raisons autorisées comme la redondance, vous devez également fournir un avis écrit de termination à l’employé au moins 30 jours avant son dernier jour. Vous devez aussi notifier le Department of Labor and Employment (DOLE) au moins 30 jours à l'avance pour des causes autorisées.

Pour les terminations pour « cause juste », comme une faute grave, le processus est différent. Vous devez d'abord fournir à l'employé un avis écrit expliquant les raisons de la possible termination. L'employé dispose ensuite d'une période raisonnable, généralement cinq jours, pour répondre aux accusations.

Indemnité de départ

L'indemnité de départ dépend de la raison de la termination. Si un employé démissionne ou est licencié pour cause juste, il n'a généralement pas droit à une indemnité de départ.

Cependant, vous devez payer une indemnité pour causes autorisées. Le montant varie en fonction de la raison :

Une fraction d'au moins six mois est considérée comme une année entière lors du calcul de l'indemnité de départ.

Comment Rivermate gère les sorties conformes

Naviguer dans les départs d'employés aux Philippines peut être complexe. Nous simplifions cela. Nous veillons à ce que chaque processus d'offboarding soit conforme au Code du travail philippin.

Voici comment nous aidons :

• Processus clair et conforme : Nous gérons l'ensemble du processus de termination, de la rédaction et l'envoi des notices correctes au calcul du dernier paiement.
• Conseils d'experts : Nous fournissons des conseils clairs sur les périodes de préavis et l'indemnité de départ pour garantir que vous respectez toutes les exigences légales.
• Documentation : Nous gérons toute la paperasserie nécessaire, y compris la ventilation du dernier paiement et le Certificat d'Emploi.
• Tranquillité d'esprit : Avec Rivermate, vous pouvez être sûr que vous gérez les terminations d'employés de manière correcte et respectueuse, minimisant ainsi les risques juridiques.

Déplacer des personnes talentueuses vers les Philippines implique de naviguer dans les lois locales en matière d'immigration et de travail. Vous devez obtenir les documents appropriés pour rester conforme et éviter les retards. C'est un processus avec des étapes spécifiques, mais simple lorsque vous savez à quoi vous attendre. Pour qu’un étranger puisse travailler aux Philippines, il lui faut à la fois un visa de travail et un permis de travail.

Réalités concernant les visas d'emploi & le parrainage

La voie la plus courante pour un emploi à long terme est le Visa d’Emploi Pré-Arrangé 9(g). Ce visa permet à un étranger de travailler légalement aux Philippines. Avant de pouvoir même faire une demande pour ce visa, vous avez besoin d’un Permis d’Emploi pour Étranger (AEP) délivré par le Département du Travail et de l’Emploi (DOLE). L’AEP confirme qu’un étranger occupe un poste qu’un citoyen philippin ne peut pas remplir.

Voici ce que vous devez savoir sur le parrainage :

• Employer of Record (EOR) peut parrainer : Un EOR avec une entité légale aux Philippines peut parrainer des employés pour un visa 9(g). Cela vous évite de devoir créer votre propre société locale.
• Test du marché du travail : La société parrainante, ou votre EOR, doit démontrer qu’aucun citoyen philippin qualifié n’est disponible pour le poste. Cela implique souvent de faire de la publicité pour le poste localement.
• Spécifique au poste : L’AEP et le visa 9(g) sont liés à un rôle précis dans une entreprise spécifique. Si l’employé change de poste ou d’entreprise, il devra obtenir un nouvel AEP.
• Permis provisoires : Si vous avez besoin que quelqu’un commence à travailler avant l’approbation du visa 9(g), vous pouvez demander un Permis de Travail Provisoire. Celui-ci peut être délivré beaucoup plus rapidement, souvent en quelques semaines.

Il existe d’autres types de visas pour des situations spécifiques, comme pour les traders en traité de certains pays ou pour les employés d’entreprises situées dans des zones économiques spéciales. Mais pour la plupart des rôles professionnels, le visa 9(g) est la norme.

Conformité lors de voyages d'affaires

Pour les voyages d'affaires de courte durée, vous n’avez pas besoin d’un visa de travail complet. Ces déplacements concernent des activités telles que participer à des réunions, négocier des contrats ou explorer des opportunités commerciales. Vous ne pouvez pas exercer d’emploi ni recevoir de paiement d’une entreprise philippine avec un visa d’affaires.

Voici les options typiques pour de courts séjours professionnels :

Pour tout voyage d’affaires, vous devrez généralement fournir :

• Un passeport valide.
• Une preuve de votre motif professionnel, comme une lettre d’invitation.
• Un billet de retour ou de continuation confirmé.
• Une preuve de capacité financière.