Employer of Record in Philippines

L'embauche d'employés aux Philippines nécessite de naviguer dans un ensemble spécifique de lois du travail locales, de réglementations fiscales et d'exigences de conformité. Pour les entreprises souhaitant étendre leur effectif sur ce marché dynamique, il est crucial de comprendre les différents modèles d'engagement afin d'assurer la conformité légale et l'efficacité opérationnelle. Le paysage de l'emploi aux Philippines est généralement favorable aux employés, avec des règles strictes régissant les contrats, les avantages et les licenciements.

Les entreprises disposent de plusieurs options lorsqu'elles envisagent d'intégrer des talents aux Philippines :

• Établir une entité locale : Cela implique d'enregistrer une succursale, une filiale ou un bureau de représentation, ce qui peut être un processus long et coûteux en ressources en raison des procédures administratives et des exigences en capital.
• Embaucher via un Employer of Record (EOR) : Des services comme Rivermate permettent aux entreprises d'employer légalement du personnel aux Philippines sans avoir besoin de créer leur propre entité légale.
• Engager des Contractors : Bien que cette option offre de la flexibilité, elle comporte des risques si la relation de travail est ultérieurement considérée comme un emploi par les autorités locales, entraînant d'éventuelles pénalités et obligations de rétroactivité.

Comment fonctionne un EOR aux Philippines

Un Employer of Record assume la responsabilité légale de l'emploi aux Philippines, agissant en tant qu'employeur légal pour votre personnel tout en conservant le contrôle total sur leurs tâches quotidiennes et leur gestion. Cette approche garantit une conformité totale avec toutes les lois et réglementations locales.

Un EOR gère généralement :

• Le traitement de la paie et le versement des impôts : Assurer le paiement ponctuel et précis des salaires, la retenue d'impôts, et les cotisations à la sécurité sociale (SSS), à l'assurance maladie nationale (PhilHealth) et au logement (Pag-IBIG).
• Les contrats de travail : Rédiger et gérer des accords d'emploi conformes qui respectent la législation du travail philippine.
• L'administration des avantages statutaires : Gérer les avantages obligatoires tels que la 13ème mensualité, le congé d'incitation à la service, la rémunération des jours fériés et autres droits aux congés.
• La conformité en matière de RH et de droit du travail : Naviguer dans des réglementations complexes, y compris celles relatives aux heures de travail, aux heures supplémentaires, aux procédures de licenciement et à la gestion des griefs des employés.
• Les permis de travail et visas : Aider avec la documentation nécessaire pour les étrangers travaillant aux Philippines, si applicable.

Avantages de l'utilisation d'un EOR aux Philippines

Recourir à un service d'EOR offre des avantages significatifs pour les entreprises souhaitant s'étendre aux Philippines sans créer d'entité locale.

• Entrée rapide sur le marché : Embaucher rapidement des employés, souvent en quelques jours, en évitant le processus long d'enregistrement d'une entité.
• Réduction des risques juridiques et de conformité : Atténuer les complexités et les pénalités potentielles liées à la navigation dans les lois du travail et la fiscalité philippines, souvent peu familières.
• Efficacité des coûts : Éviter les coûts importants et la surcharge administrative liés à la création, à la gestion et à la fermeture d'une filiale locale.
• Concentration sur le cœur de métier : Libérer des ressources internes en déléguant la gestion de la paie, des avantages et des RH à des experts.
• Accès aux meilleurs talents : Recruter et intégrer les meilleurs talents aux Philippines, indépendamment de la présence physique de votre entreprise.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec un seul tarif mensuel compétitif par employé. Contrairement aux fournisseurs traditionnels de PEO, notre tarification en Philippines inclut un support RH complet, la gestion des avantages, la conformité réglementaire et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses en temps réel de la main-d'œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — simplement une tarification claire qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale en Philippines.

Les employeurs aux Philippines ont des obligations fiscales clés, notamment les cotisations à la sécurité sociale (SSS), à l'assurance maladie (PhilHealth), au fonds de logement (Pag-IBIG), et aux programmes de compensation des employés. Les taux de contribution pour 2025 sont généralement partagés entre l'employeur et l'employé, avec des exemples tels que SSS (environ 8,42 % pour l'employeur, 4,18 % pour l'employé), PhilHealth (1,5 % chacun), et Pag-IBIG (2 % chacun). Les employeurs doivent également retenir l'impôt sur le revenu sur les salaires des employés en fonction de taux progressifs, allant de 0 % pour un revenu jusqu'à PHP 250 000 à 35 % pour un revenu supérieur à PHP 8 millions.

La conformité fiscale implique le versement en temps voulu des cotisations et des taxes retenues, avec des échéances généralement le 10 du mois suivant pour les cotisations mensuelles et le dernier jour du mois suivant pour les déclarations trimestrielles de retenue à la source. Par exemple, le versement de la retenue à la source (Formulaire 1601C) doit être effectué au plus tard le 10 du mois suivant. Les travailleurs étrangers et les entreprises font face à des considérations supplémentaires, telles que les conventions fiscales, des taux d'imposition différents pour les non-résidents, et d'éventuelles incitations pour les entités RHQ/ROHQ.

Le paysage salarial aux Philippines en 2025 est fortement influencé par l'industrie, le rôle, l'expérience et la région, avec des salaires plus élevés dans l'informatique, la finance et la santé. Par exemple, les ingénieurs logiciels gagnent entre PHP 50 000 et 150 000 par mois, tandis que les responsables marketing touchent entre PHP 40 000 et 120 000. Les salaires minimums varient selon les régions, fixés par les RTWPBs, ce qui oblige les employeurs à se tenir informés des directives officielles pour assurer la conformité.

Les packages de rémunération incluent généralement le 13ème mois obligatoire (équivalent à un mois de salaire), le 14ème mois optionnel, des primes de performance, ainsi que des indemnités telles que le transport et la communication. Les employés ont droit à des congés payés et à des jours fériés rémunérés. La paie est généralement traitée tous les deux mois ou mensuellement par virement bancaire, avec les cotisations sociales et fiscales déduites et versées aux autorités. À mesure que l'économie se développe, les niveaux de salaire devraient augmenter, notamment dans les secteurs à forte demande, avec des entreprises offrant de plus en plus d'avantages complets pour attirer les meilleurs talents.

Les employés aux Philippines ont droit à divers congés en vertu du code du travail, les plus courants étant le congé annuel, le congé de maladie et le congé parental. Le congé annuel minimum est de 5 jours de congé payé après un an de service, qui peut être converti en argent si non utilisé. Les jours fériés sont observés tout au long de l'année, avec des dates spécifiques en 2025 listées ci-dessous :

Le congé de maladie est généralement payé mais pas imposé par la loi ; de nombreuses entreprises offrent de 5 à 15 jours par an, souvent nécessitant un certificat médical pour les absences de plus de deux jours. Le congé parental comprend 105 jours de congé de maternité payé pour les femmes, financé par la SSS, avec un congé supplémentaire pour les parents seuls ; 7 jours de congé de paternité payé pour les hommes mariés ; et un congé d'adoption, dont les modalités varient selon la loi. Les employeurs peuvent également accorder des congés supplémentaires tels que de deuil, d'études ou sabbatique, en fonction de la politique de l'entreprise.

Les Philippines obligent à fournir plusieurs avantages sociaux essentiels pour assurer la sécurité sociale, la santé et le bien-être. Les employeurs doivent cotiser au Social Security System (SSS), à PhilHealth et au Pag-IBIG Fund, avec des contributions variant en fonction des niveaux de salaire. Parmi les avantages obligatoires, on trouve le 13ème mois de salaire, le congé pour incitation à la service, les congés de maternité et de paternité, le congé parental pour parents célibataires, et le congé spécial pour les femmes. Par exemple, les employées ont droit à 105 jours de congé de maternité payé, et les employés masculins mariés à 7 jours de congé de paternité payé.

En plus des exigences légales, de nombreux employeurs proposent des avantages optionnels tels que des organismes de maintien de la santé (HMOs), des assurances vie et accident, des plans de retraite, des allocations (logement, transport, repas), des programmes de bien-être, des aménagements de travail flexibles et des programmes d’aide aux employés. Les grandes entreprises ont tendance à offrir des packages plus complets, comprenant une couverture santé supplémentaire et des options d’actions, tandis que les PME peuvent se concentrer sur les avantages de base obligatoires.

Les coûts d’assurance santé varient, les HMOs coûtant généralement entre PHP 5 000 et PHP 20 000 par an par employé. Les employeurs sont tenus d’enregistrer les employés auprès de PhilHealth et de verser les cotisations mensuellement, en fonction des tranches de salaire. Les avantages de retraite sont principalement fournis par le système de pension SSS, avec des plans de retraite privés supplémentaires offrant des avantages fiscaux et une sécurité renforcée.

Les accords d'emploi aux Philippines sont essentiels pour établir des relations de travail claires et conformes à la législation, en précisant les droits, responsabilités et avantages. Ils doivent respecter le Philippine Labor Code et inclure des clauses obligatoires telles que la description du poste, la rémunération, les heures de travail, les avantages (SSS, PhilHealth, Pag-IBIG) et les motifs de licenciement. Des contrats bien rédigés protègent les deux parties et contribuent à prévenir les litiges.

La loi philippine reconnaît divers types de contrats : emploi régulier (avantages complets, sécurité de l'emploi), probation (jusqu'à 6 mois, avec des critères pour la régularisation), contrat à durée déterminée (durée justifiée), basé sur un projet, et emploi saisonnier. Les contrats à durée déterminée nécessitent des raisons légitimes ; les contrats à durée indéterminée offrent une plus grande sécurité d'emploi. La période de probation doit être clairement communiquée, avec des critères pour la régularisation, et ne peut pas dépasser six mois sauf justification.

Les clauses contractuelles clés incluent les accords de confidentialité et de non-concurrence, qui sont exécutoires si leur portée et leur durée sont raisonnables. Les modifications du contrat nécessitent le consentement mutuel et une documentation écrite. La résiliation peut intervenir pour des causes justifiées ou autorisées, avec des exigences procédurales strictes telles que des avis écrits et le respect de la procédure régulière. Les employeurs doivent assurer leur conformité pour éviter toute responsabilité légale.

Les Philippines connaissent une hausse du travail à distance et des arrangements flexibles, stimulés par les progrès technologiques et l'évolution des attentes en milieu de travail. Bien qu'il n'existe pas de loi unique et complète, des réglementations clés telles que le Code du travail, la Telecommuting Act (RA 11165), la Data Privacy Act, et la CREATE MORE Act offrent un cadre juridique. Les employeurs doivent assurer la conformité aux normes du travail, à la protection des données, et fournir l'équipement nécessaire, favorisant des environnements de travail à distance sûrs et productifs. Le projet de loi sur le travail flexible attendu en 2024 vise à renforcer davantage la flexibilité des employés.

Les options courantes de travail flexible incluent le Work from Home (WFH) et le télétravail, permettant aux employés d'exécuter leurs tâches en dehors des environnements de bureau traditionnels. Le gouvernement encourage leur adoption pour maintenir les gains en emploi, avec l'administration Marcos soutenant des arrangements alternatifs en 2025. Les employeurs doivent établir des politiques claires, assurer la conformité légale, et investir dans l'infrastructure technologique pour maximiser les bénéfices du travail à distance.

Terminer les employés aux Philippines nécessite une conformité stricte avec les lois du travail pour éviter des problèmes juridiques. Les employeurs doivent faire la distinction entre les licenciements pour cause juste et pour cause autorisée, chacun avec des exigences procédurales et de préavis spécifiques. Pour un licenciement pour cause juste, un avis écrit et une audience sont nécessaires, tandis que les licenciements pour cause autorisée exigent un préavis de 30 jours à la fois à l'employé et au Department of Labor and Employment (DOLE), ainsi qu'une indemnité de départ.

L'indemnité de départ n'est obligatoire que pour les causes autorisées, calculée à raison d'un mois de salaire par année de service pour la redondance, la fermeture ou la cessation d'activité, et d'une moitié de mois de salaire pour la retranchement. Les périodes de préavis minimales varient en fonction de la raison et de la durée de service, comme résumé ci-dessous :

Les pièges principaux incluent le non-respect de la procédure régulière, une documentation insuffisante, des licenciements discriminatoires ou de représailles, et une mauvaise classification de la cause. Le respect approprié des procédures et le calcul précis des avantages sont essentiels pour atténuer les risques juridiques et assurer un traitement équitable.

La montée du freelancing et du contracting indépendant aux Philippines est alimentée par les avancées technologiques, le désir de flexibilité des professionnels et le besoin des entreprises de compétences spécialisées sans les coûts liés à l'emploi traditionnel. Les entreprises doivent comprendre les distinctions juridiques entre employés et contractors, principalement déterminées par le "Four-Fold Test", qui évalue la sélection, la rémunération, l'autorité de licenciement et le contrôle des méthodes de travail. Une classification appropriée et des accords contractuels sont essentiels pour assurer la conformité et la gestion des risques.

Les éléments clés des accords avec les independent contractors incluent la portée du travail, la rémunération et les conditions de résiliation, garantissant le statut indépendant du contractor. Les droits de propriété intellectuelle sont cruciaux, les contractors conservant généralement la propriété intellectuelle sauf si un contrat stipule le contraire. Les obligations fiscales pour les contractors comprennent l'enregistrement auprès du Bureau of Internal Revenue, la délivrance de reçus officiels et la déclaration des impôts sur le revenu. Les taux d'imposition progressifs pour 2025 devraient rester conformes à la loi TRAIN.

Les contractors sont responsables de leur propre assurance et de leurs contributions aux services sociaux. Les industries couramment utilisant des contractors incluent l'informatique, la BPO, les services créatifs, le conseil, l'éducation, la santé et les médias, bénéficiant de la flexibilité et de l'accès à des talents mondiaux.

Les ressortissants étrangers souhaitant travailler aux Philippines doivent obtenir les visas et permis de travail appropriés, le plus courant étant le Visa de travail 9(g), qui nécessite un parrainage d'une entreprise enregistrée aux Philippines et dure généralement de 1 à 3 ans. Les projets à court terme (jusqu'à 6 mois) sont couverts par le Permis de travail spécial (SWP), tandis que le Permis de travail provisoire (PWP) permet de commencer à travailler pendant la période de traitement du visa 9(g). Certaines entités, comme les sièges régionaux ou les organisations internationales, peuvent être éligibles au visa 47(a)(2).

Les employeurs doivent suivre un processus multi-agences, en veillant à respecter les lois sur l'immigration, ce qui inclut les procédures de demande, la documentation et le respect des réglementations en matière d'emploi. Une préparation adéquate facilite l'emploi légal et la résidence des travailleurs étrangers aux Philippines.