Employer of Record in Finlande

Un Employer of Record (EOR) en Finlande emploie légalement vos travailleurs en votre nom. Cela signifie que l'EOR gère toutes les tâches RH locales telles que la paie, les taxes, les avantages sociaux et la conformité avec les lois du travail finlandaises. Vous continuez à gérer le travail quotidien de vos employés, mais l'EOR s'occupe des charges administratives. Cela vous permet d'embaucher en Finlande sans créer d'entité locale. Des prestataires comme Rivermate peuvent simplifier votre expansion mondiale.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) en Finlande

Utiliser un EOR en Finlande est un processus simple. Voici comment cela fonctionne généralement :

• Vous trouvez le talent : Vous recrutez et sélectionnez le candidat que vous souhaitez embaucher en Finlande.
• L'EOR les embauche : Le fournisseur d'EOR, qui possède une entité légale en Finlande, embauche l'employé en votre nom. Ils rédigent un contrat de travail conforme à la législation locale.
• Intégration : L'EOR gère tout le processus d'intégration, y compris les enregistrements nécessaires auprès des autorités finlandaises.
• Paie et avantages sociaux : L'EOR traite la paie, retient les taxes et gère les cotisations sociales conformément à la loi finlandaise. Ils administrent également les avantages sociaux des employés.
• RH en cours : L'EOR s'occupe de toutes les tâches administratives liées aux RH, en assurant la conformité avec la réglementation du travail en Finlande.
• Vous gérez votre équipe : Vous gardez le contrôle sur les tâches quotidiennes, les projets et la performance de votre employé.

Pourquoi utiliser un Employer of Record en Finlande

Un EOR peut être une démarche intelligente pour les entreprises souhaitant embaucher en Finlande sans le casse-tête de créer une entité légale. Cela vous fait gagner du temps et de l'argent, tout en garantissant votre conformité avec les lois locales dès le premier jour.

Voici quelques avantages clés :

• Entrée rapide sur le marché : Vous pouvez embaucher des employés et commencer vos opérations en Finlande en quelques jours, et non en plusieurs mois.
• Conformité légale : Les EOR sont experts en droit du travail finlandais. Ils veillent à ce que vos contrats de travail, votre paie et vos avantages sociaux soient entièrement conformes aux réglementations établies par des autorités telles que l'Administration fiscale finlandaise (Vero Skatt). Vous pouvez trouver plus d'informations sur leur site officiel : vero.fi.
• Réduction des coûts : Vous évitez les coûts et complexités importants liés à la création et à la gestion d'une entité légale en Finlande.
• RH simplifié : L'EOR s'occupe de toutes les fonctions administratives liées aux RH, vous permettant de vous concentrer sur votre cœur de métier et la gestion de votre équipe.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Finlande comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Finlande.

Recruter en Finlande est un processus simple lorsque vous comprenez les lois du travail locales. La main-d'œuvre finlandaise est hautement éduquée et qualifiée, ce qui en fait un marché attractif pour l'expansion. En général, les relations d'emploi sont régies par la loi sur les contrats de travail et les accords collectifs, qui jouent un rôle important dans la définition des conditions pour diverses industries.

Contrats de travail & clauses indispensables

Bien que les accords oraux soient techniquement valides, vous devriez toujours fournir un contrat de travail écrit. Au minimum, vous devez remettre à votre employé une déclaration écrite des principaux termes de l'emploi dans les sept premiers jours.

Il existe deux principaux types de contrats de travail en Finlande :

• Permanent (indéfini) : Il s'agit du type de contrat standard et le plus courant, sans date de fin fixée.
• Contrat à durée déterminée : Ce contrat a une date de fin spécifique et nécessite une raison justifiée, comme un travail saisonnier, un projet précis ou le remplacement d’un autre employé.

Vos contrats de travail doivent inclure les informations clés suivantes :

Périodes d'essai

Vous pouvez inclure une période d'essai au début de l'emploi pour évaluer si l'employé correspond au poste.

• La durée maximale d'une période d'essai est de six mois.
• Pour les contrats à durée déterminée, la période d'essai ne peut pas dépasser la moitié de la durée du contrat, et ne doit pas excéder six mois.
• Pendant cette période, vous ou l'employé pouvez résilier le contrat avec effet immédiat. Cependant, la résiliation ne peut pas être pour des raisons discriminatoires ou autres motifs injustifiés.
• Si un employé est absent pour cause de maladie ou de congé familial, la période d'essai peut être prolongée.

Heures de travail & heures supplémentaires

La Finlande met fortement l'accent sur l'équilibre vie professionnelle/vie privée.

• Les heures de travail régulières sont généralement de 8 heures par jour et 40 heures par semaine.
• Les heures supplémentaires sont tout travail dépassant ces heures régulières et nécessitant le consentement de l'employé.
• La rémunération des heures supplémentaires est réglementée. Pour les heures supplémentaires quotidiennes, les deux premières heures sont payées avec une majoration de 50 %, et toutes les heures suivantes avec une majoration de 100 %.
• Les heures supplémentaires hebdomadaires qui ne dépassent pas les limites quotidiennes sont compensées par une augmentation de 50 %.
• Il existe des limites au nombre d'heures supplémentaires qu'un employé peut effectuer, généralement 250 heures par an, bien que les accords collectifs puissent modifier cela.

Jours fériés publics & régionaux

Les employés en Finlande ont droit à des jours fériés payés. Les principaux jours fériés officiels incluent :

• Jour de l'An
• Épiphanie
• Vendredi saint
• Dimanche et lundi de Pâques
• Fête du Travail (Vappu)
• Ascension
• Veille et jour de la Saint-Jean
• Fête nationale
• Noël
• Deuxième jour de Noël (Saint Étienne)

Bien que la veille de Noël et la veille de la Saint-Jean ne soient pas des jours fériés officiels, ils sont traités comme tels dans la plupart des contrats de travail.

Recrutement de contractors en Finlande

Vous pouvez également engager des contractors indépendants pour des projets ou services spécifiques. Il est crucial de les distinguer correctement des employés.

Un independent contractor est une personne indépendante qui travaille de manière autonome. Elle contrôle ses propres horaires, lieu et méthodes, et n'est pas sous votre supervision directe. Elle est responsable de ses propres taxes et cotisations sociales.

Une mauvaise classification d’un employé comme contractor peut entraîner des sanctions importantes, y compris des paiements rétroactifs pour la sécurité sociale, les taxes, et des amendes. Les autorités examineront la véritable nature de la relation de travail, et pas seulement la rédaction du contrat.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à atténuer ce risque de mauvaise classification. Un EOR agit en tant qu'employeur légal pour vos travailleurs en Finlande. Il gère toutes les exigences administratives et légales, y compris les contrats conformes, la paie, les taxes et les avantages sociaux. Cela garantit votre conformité totale avec les lois du travail finlandaises tout en vous permettant de gérer le travail quotidien de l'employé. Utiliser un EOR est une méthode sûre pour recruter en Finlande sans créer une entité juridique locale.

Payer votre équipe en Finlande implique un système structuré. Vous constaterez que les Accords Collectifs de Travail (CBAs) jouent un rôle important dans la définition de la rémunération et des conditions de travail. Le processus de paie comprend le calcul du salaire brut, la gestion des déductions pour les impôts et la sécurité sociale, et le respect de la réglementation finlandaise. Tous les paiements aux employés doivent être versés directement sur leur compte bancaire. Vous êtes également tenu de fournir une fiche de paie avec chaque paiement.

Cycles de paie & structure des salaires

En Finlande, le cycle de paie standard est mensuel. Vous paierez généralement les employés le dernier jour ouvrable du mois. Bien qu'il n'existe pas de salaire minimum national fixé par la loi, les CBAs établissent des taux de rémunération minimum pour la plupart des industries. Ces accords sont essentiels pour déterminer la rémunération correcte de vos employés. Si un CBA ne s'applique pas à votre secteur, vous devez payer ce qui est considéré comme une "rémunération raisonnable" pour le travail effectué.

Heures supplémentaires & minimums

Le droit du travail finlandais réglemente le travail supplémentaire. La semaine de travail standard est de 40 heures. Vous devez obtenir le consentement d'un employé avant qu'il ne fasse des heures supplémentaires. Pour toute heure dépassant la norme quotidienne, vous payez une prime. Les deux premières heures d'heures supplémentaires quotidiennes sont payées à 150 % du taux horaire normal. Toute heure supplémentaire après cela est compensée à 200 %.

Taxes et cotisations de l'employeur

En tant qu'employeur, vous êtes responsable de plusieurs contributions légales. Celles-ci sont calculées sur la base des salaires bruts de vos employés.

Taxes et déductions des employés

Les employés en Finlande contribuent à la sécurité sociale et paient l'impôt sur le revenu. Vous retenez ces montants directement sur leur salaire.

La Finlande offre un système robuste d'avantages sociaux et de congés, ancré dans un cadre solide de sécurité sociale. Ce système garantit un soutien complet aux employés, couvrant tout, du congé parental généreux à la couverture santé étendue. En tant qu'employeur, comprendre ces avantages est essentiel pour attirer et retenir les meilleurs talents sur le marché finlandais. Ce guide décompose ce que vous devez savoir.

Congés légaux

La législation finlandaise prévoit plusieurs types de congés payés et non payés.

• Congé annuel : Les employés accumulent des jours de congé payés en fonction de leur ancienneté. Pour la première année d'emploi, vous accumulez deux jours de congé par mois. Après la première année, cela passe à 2,5 jours par mois, totalisant 30 jours de congé payé par an.
• Congé maladie : Si vous avez été employé pendant au moins un mois, vous avez droit à votre salaire intégral pendant les dix premiers jours de congé maladie. Après cela, vous pouvez recevoir des prestations de l'Institution de sécurité sociale de Finlande (Kela) jusqu'à 300 jours.
• Congé parental : La Finlande dispose d'un système de congé parental généreux. Chaque parent a droit à 160 jours de congé parental. Un parent enceinte reçoit en plus 40 jours d'indemnité de grossesse. Les parents peuvent transférer jusqu'à 63 de leurs propres jours de congé parental à l'autre parent.
• Congé pour formation : Si vous avez travaillé pour le même employeur pendant au moins un an, vous pouvez prendre jusqu'à deux ans de congé d'études non payé sur une période de cinq ans.

Jours fériés publics & jours fériés régionaux

La Finlande observe plusieurs jours fériés tout au long de l'année. Si un jour férié tombe un jour de semaine, il s'agit généralement d'un jour de congé payé.

Avantages complémentaires typiques

Au-delà des exigences légales, de nombreux employeurs finlandais offrent des avantages supplémentaires pour attirer et retenir les employés.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place et gérer les avantages sociaux des employés dans un nouveau pays peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie ce processus pour vous. Un EOR agit en tant qu'employeur légal de votre équipe en Finlande, prenant en charge toutes les démarches administratives.

Voici comment un EOR peut aider :

• Conformité : Un EOR veille à ce que votre package d'avantages soit conforme à toutes les lois du travail finlandaises et aux accords de négociation collective.
• Administration : Ils gèrent les tâches quotidiennes de l'administration des avantages, de l'inscription des employés à la gestion des demandes de congé.
• Paie : Un EOR gère la paie et s'assure que toutes les contributions nécessaires aux fonds de sécurité sociale et de retraite sont effectuées correctement et à temps.
• Expertise : Vous avez accès à des experts locaux qui comprennent le paysage des avantages finlandais et peuvent vous aider à créer un package d'avantages compétitif et conforme.

Lorsque une relation d'emploi prend fin en Finlande, vous devez suivre des règles spécifiques. Le processus est guidé par la loi sur les contrats de travail pour garantir l'équité pour vous et votre employé. Vous devez avoir une raison valable et sérieuse pour résilier un contrat de travail, qui peut être liée à la conduite de l'employé ou à des besoins financiers et de production. Avant de prendre une décision finale, vous devez donner à l'employé la possibilité de s'exprimer sur les motifs de la résiliation. L'avis de résiliation doit être écrit et remis personnellement à l'employé.

Préavis

La durée du préavis que vous devez respecter dépend de la durée pendant laquelle l'employé a travaillé pour vous. Voici les durées minimales requises par la loi.

Si vous résiliez un contrat de travail sans respecter le préavis correct, vous devez indemniser l'employé en lui versant son salaire intégral pour cette période.

Les employés ont également des préavis qu'ils doivent respecter s'ils démissionnent.

Indemnité de départ

La loi finlandaise ne vous oblige pas à verser une indemnité de départ lors de la résiliation. Cela est vrai indépendamment de la raison du licenciement ou de la durée de service de l'employé. Vous êtes cependant tenu de payer tout congé payé non utilisé.

Comment Rivermate gère les départs conformes

Naviguer dans les détails du droit du travail finlandais peut être complexe. Nous veillons à ce que chaque étape du processus de départ soit gérée correctement.

• Documentation : Nous préparons et remettons tous les documents nécessaires, y compris l'avis écrit de résiliation.
• Équité procédurale : Nous nous assurons que l'employé a la possibilité de s'exprimer avant toute décision finale, ce qui est une exigence légale clé.
• Paiement final : Nous calculons et traitons avec précision le dernier salaire de l'employé, y compris tout congé payé non utilisé.
• Conformité : Nous restons à jour sur la loi sur les contrats de travail et tout accord collectif applicable pour garantir que chaque résiliation est entièrement conforme, vous protégeant ainsi contre les risques juridiques.

Obtenir les visas et permis de travail appropriés en Finlande est simple lorsque vous connaissez les règles. Si vous n'êtes pas citoyen d'un pays de l'UE, vous aurez besoin d'un permis de résidence pour travailler. La Finlande combine le permis de travail et le permis de résidence en un seul document. Cela signifie qu'une fois que vous avez le bon permis de résidence, vous avez le droit de travailler. Le processus implique d'avoir une offre d'emploi avant de postuler. Votre employeur, ou un Employer of Record (EOR), joue un rôle clé en fournissant les documents nécessaires pour votre demande. L'ensemble du processus est géré en ligne via le Service d'immigration finlandais, connu sous le nom de Migri.

Visas de travail & réalités du parrainage

Un Employer of Record peut parrainer les types de permis de travail les plus courants en Finlande. Cela facilite votre travail pour une entreprise qui ne possède pas sa propre entité légale dans le pays.

Ce qu'un EOR peut parrainer :

• Permis de résidence pour une personne employée (TTOL) : Il s'agit du permis standard pour les employés ayant une offre d'emploi en Finlande. Il est flexible et couvre un large éventail d'emplois.
• Carte Bleue de l'UE : Ce permis est destiné aux professionnels hautement qualifiés qui remplissent des critères spécifiques de salaire et de formation. Il offre une voie vers la résidence à long terme dans l'UE.
• Permis de spécialiste : Si vous êtes un expert dans votre domaine venant en Finlande pour un rôle précis, ce permis est une option accélérée.

Ce qu'un EOR ne peut généralement pas parrainer :

• Permis d'entrepreneur : Ce permis est destiné aux personnes souhaitant créer leur propre entreprise en Finlande. Il nécessite un plan d'affaires solide et une preuve de rentabilité, ce qui sort du cadre du modèle d'emploi par l'EOR.
• Permis de travail saisonnier : Il concerne les emplois temporaires dans des secteurs spécifiques comme l'agriculture ou le tourisme. Ces permis sont liés à la nature saisonnière du travail.
• Permis pour les contractants indépendants : Les freelancers et contractants indépendants suivent un processus séparé et ne nécessitent pas de parrainage par un employeur.

L'essentiel est qu'un EOR agit en tant qu'employeur légal. Cela signifie qu'il peut parrainer des permis pour des rôles où vous êtes un employé de l'EOR, travaillant pour l'un de leurs clients.

Conformité aux voyages d'affaires

Vous pouvez visiter la Finlande pour des voyages d'affaires de courte durée sans permis de travail. Un visa d'affaires Schengen vous permet de rester jusqu'à 90 jours dans une période de 180 jours. Les citoyens de nombreux pays, y compris les États-Unis, peuvent entrer pour des raisons professionnelles jusqu'à 90 jours sans visa.

Ce type de voyage est strictement réservé aux activités liées aux affaires. Il ne vous permet pas de travailler.

Ce que vous pouvez faire lors d'un voyage d'affaires :

• Assister à des réunions internes et formations
• Rencontrer des partenaires commerciaux
• Participer à des conférences et séminaires
• Négocier des contrats

Ce que vous ne pouvez pas faire :

• Engager un travail productif faisant partie d'un projet ou d'une prestation de service
• Recevoir un paiement d'une entreprise finlandaise pour un travail effectué
• Occuper un poste qu'un résident finlandais remplirait normalement

Si vos activités dépassent la simple participation à des réunions et impliquent un travail pratique, vous aurez besoin d'un permis de résidence. Vérifiez toujours les règles spécifiques avant de voyager pour vous assurer de respecter la réglementation.