Employer of Record in Vereinigtes Königreich

Ein Employer of Record, oder EOR, ist ein Unternehmen, das legal Mitarbeiter in Ihrem Auftrag im Vereinigten Königreich einstellt. Denken Sie an sie als Ihre lokale HR-Abteilung. Sie übernehmen alle rechtlichen und administrativen Aufgaben der Beschäftigung. Dazu gehören Gehaltsabrechnung, Steuern, Leistungen und die Einhaltung aller britischen Arbeitsgesetze. Die Nutzung eines EOR ermöglicht es Ihnen, Talente im Vereinigten Königreich zu rekrutieren, ohne eine eigene rechtliche Einheit im Land gründen zu müssen. Für EOR-Dienstleistungen im Vereinigten Königreich sollten Sie Anbieter wie Rivermate in Betracht ziehen.

Wie ein Employer of Record (EOR) im Vereinigten Königreich funktioniert

Die Nutzung eines EOR vereinfacht die Einstellung im Vereinigten Königreich. So funktioniert der Prozess in der Regel:

1. Sie finden das Talent: Ihr Unternehmen ist verantwortlich für die Suche und das Interviewen der Kandidaten, die Sie einstellen möchten.
2. Der EOR stellt Ihren Kandidaten ein: Sobald Sie jemanden auswählen, stellt der EOR ihn rechtlich ein. Er wird in den Augen des britischen Rechts zum offiziellen Arbeitgeber.
3. Verträge werden verwaltet: Der EOR erstellt einen rechtskonformen Arbeitsvertrag, der allen britischen Arbeitsstandards entspricht.
4. Onboarding beginnt: Der EOR übernimmt den Onboarding-Prozess, einschließlich aller notwendigen Unterlagen.
5. Sie verwalten HR-Aufgaben: Der EOR kümmert sich um alle HR-Aufgaben. Dazu gehören die Gehaltsabrechnung, Steuerabzüge sowie die Verwaltung von Mitarbeiterleistungen und Renten.
6. Sie verwalten die tägliche Arbeit: Während der EOR die rechtliche Seite übernimmt, steuern Sie die täglichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten Ihres Mitarbeiters.

Vorteile der Nutzung eines EOR für die Einstellung im Vereinigten Königreich

Die Nutzung eines EOR bietet Ihnen eine unkomplizierte Möglichkeit, ein Team im Vereinigten Königreich aufzubauen. Es nimmt Ihnen viele der üblichen administrativen Kopfschmerzen bei internationaler Expansion ab. Sie können schnell in den Markt eintreten und Personal einstellen, oft in nur wenigen Wochen, da Sie nicht den langwierigen Prozess der Gründung einer lokalen Firma durchlaufen müssen.

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

• Einstellung ohne lokale Einheit: Sie können rechtlich Personen im Vereinigten Königreich beschäftigen, ohne die Kosten und Komplexität der Gründung einer rechtlichen Einheit dort.
• Rechtssicherheit: EORs sind Experten im britischen Arbeitsrecht. Sie stellen sicher, dass Sie alle Vorschriften bezüglich Steuern, Renten und Arbeitszeiten einhalten, was Ihre rechtlichen Risiken reduziert.
• Vereinfachte Gehaltsabrechnung und HR: Der EOR übernimmt die gesamte Gehaltsabrechnung, Steuererklärungen und Benefits-Administration für Ihre Mitarbeiter im Vereinigten Königreich.
• Schnelleres Onboarding: EORs optimieren den Einstellungs- und Onboarding-Prozess, indem sie alle Unterlagen erledigen, sodass Sie sich auf Ihr neues Teammitglied konzentrieren können.

Rivermates transparentes Preismodell beseitigt Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Vereinigtes Königreich umfassende HR-Unterstützung, Leistungsverwaltung, Compliance-Management und den Zugang zu unserem firmeneigenen Dashboard für Belegschaftsanalyse in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren — einfaches Preismodell, das sich an den Bedarf Ihres Unternehmens anpasst und gleichzeitig die vollständige Rechtskonformität in Vereinigtes Königreich sicherstellt.

Einstellung im Vereinigten Königreich ist eine großartige Möglichkeit, auf eine vielfältige und qualifizierte Belegschaft zuzugreifen. Das UK verfügt über einen robusten Arbeitsmarkt, was es zu einem beliebten Ziel für Unternehmen macht, die expandieren möchten. Während der Wettbewerb um Talente hoch sein kann, finden Arbeitgeber eine starke Pool qualifizierter Kandidaten aus verschiedenen Branchen. Der Prozess umfasst in der Regel Online-Bewerbungen, bei denen Kandidaten einen Lebenslauf und ein Anschreiben einreichen.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

Im UK müssen Sie den Mitarbeitern eine schriftliche Erklärung der Beschäftigungsbedingungen vorlegen. Dieses Dokument dient als Arbeitsvertrag.

Hier sind einige wesentliche Klauseln, die enthalten sein sollten:

• Stellenbezeichnung & Verantwortlichkeiten: Definieren Sie klar die Rolle des Mitarbeiters und seine Hauptaufgaben.
• Gehalt & Zahlungsbedingungen: Geben Sie den Stundensatz, das Gehalt und etwaige Bonusstrukturen an.
• Arbeitszeiten: Skizzieren Sie die erwarteten Arbeitszeiten, einschließlich Start- und Endzeiten.
• Urlaub & Krankheitsurlaub: Details zum Urlaubsanspruch und zur Krankengeldpolitik. Vollzeitbeschäftigte haben gesetzlich Anspruch auf mindestens 28 Tage bezahlten Urlaub pro Jahr, inklusive Feiertagen.
• Kündigungsfristen: Geben Sie die erforderliche Kündigungsfrist sowohl für Sie als auch für den Mitarbeiter an, um den Vertrag zu beenden. Für Mitarbeiter, die zwischen einem Monat und zwei Jahren bei Ihnen beschäftigt sind, beträgt die gesetzliche Mindestkündigungsfrist eine Woche.
• Rente & Leistungen: Informationen zu Rentenbeiträgen und anderen Leistungen wie private Krankenversicherung.
• Vertraulichkeit: Fügen Sie eine Klausel zum Schutz sensibler Unternehmensinformationen hinzu.

Probezeiten

Probezeiten sind im UK üblich und dienen dazu, die Eignung eines neuen Mitarbeiters für eine Rolle zu beurteilen.

• Dauer: Eine typische Probezeit dauert zwischen drei und sechs Monaten.
• Keine gesetzliche Verpflichtung: Obwohl gesetzlich nicht vorgeschrieben, ist es eine gängige Praxis vieler Arbeitgeber.
• Rechte der Mitarbeiter: Mitarbeiter in der Probezeit haben dennoch gesetzliche Rechte, wie das Recht auf den National Minimum Wage und Schutz vor Diskriminierung.
• Kündigung: Es ist einfacher, einen Mitarbeiter während der Probezeit zu kündigen, wenn er nicht gut zur Rolle passt.

Arbeitszeiten & Überstunden

Die Working Time Regulations 1998 regeln die Arbeitszeiten im UK.

• Wöchentliche Grenze: Die meisten Mitarbeiter dürfen nicht mehr als durchschnittlich 48 Stunden pro Woche arbeiten.
• Opt-Out: Mitarbeiter können sich dafür entscheiden, mehr zu arbeiten, indem sie eine Opt-out-Vereinbarung unterschreiben.
• Ruhepausen: Arbeitnehmer haben Anspruch auf eine 20-minütige Pause, wenn sie mehr als sechs Stunden am Tag arbeiten.
• Überstundenvergütung: Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung, Mitarbeiter für Überstunden zu bezahlen. Allerdings darf das durchschnittliche Gehalt für die insgesamt gearbeiteten Stunden nicht unter dem National Minimum Wage liegen. Jede Vereinbarung über Überstundenvergütung sollte im Arbeitsvertrag festgehalten werden.

Öffentliche & regionale Feiertage

Die Anzahl der Feiertage, bekannt als bank holidays, variiert im gesamten UK.

• England und Wales: 8 bank holidays
• Schottland: 9 bank holidays
• Nordirland: 10 bank holidays

Hier ist eine Liste der bank holidays 2025 für England und Wales:

Contractors im Vereinigten Königreich einstellen

Die Einstellung von unabhängigen Contractors kann eine flexible Option für Ihr Unternehmen sein, insbesondere bei kurzfristigen Projekten.

Ein Contractor ist selbstständig und verantwortlich für seine eigenen Steuern und National Insurance Contributions. Sie haben nicht die gleichen Rechte wie Arbeitnehmer, z.B. Krankengeld oder Urlaubsanspruch.

Ein großes Risiko bei der Einstellung von Contractors ist die Fehlklassifizierung. Wenn ein Contractor in der Praxis als Arbeitnehmer angesehen wird, könnte Ihr Unternehmen erhebliche rechtliche und finanzielle Strafen riskieren, einschließlich Nachzahlungen von Steuern und Bußgeldern. Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, dieses Risiko zu minimieren. Ein EOR stellt sicher, dass Ihre Arbeiter korrekt klassifiziert werden und dass Sie alle lokalen Arbeitsgesetze einhalten, um Ihr Unternehmen vor potenziellen Fehlklassifizierungsproblemen zu schützen.

Die Verwaltung von Vergütung und Gehaltsabrechnung im Vereinigten Königreich folgt einem strukturierten System. Das Pay As You Earn (PAYE)-System der Regierung steht im Mittelpunkt dieses Prozesses. Als Arbeitgeber berechnen Sie die erforderlichen Steuern und Beiträge und ziehen diese vor der Auszahlung vom Gehalt Ihrer Mitarbeiter ab. Anschließend senden Sie diese Abzüge an HM Revenue and Customs (HMRC). Dieser Prozess stellt sicher, dass die Einkommensteuer und die National Insurance Contributions der Mitarbeiter direkt an die Regierung abgeführt werden.

Gehaltsabrechnungszyklen & Lohnstruktur

Im Vereinigten Königreich zahlen Sie Mitarbeiter typischerweise auf monatlicher Basis. Zahlungen erfolgen in der Regel zwischen dem 25. und 30. des Monats. Während wöchentliche und zweiwöchentliche Zahlungspläne existieren, ist der monatliche Rhythmus für Gehälter die gängigste Variante.

Das Gehalt eines Mitarbeiters umfasst sein Grundgehalt plus etwaige zusätzliche Einkünfte. Diese können umfassen:

• Überstundenvergütung für zusätzliche gearbeitete Stunden
• Boni für Leistung
• Zulagen für spezielle Bedürfnisse wie Reisen oder Wohnen

Sie müssen für jeden Abrechnungszeitraum eine detaillierte Gehaltsabrechnung bereitstellen, die das Bruttogehalt, alle Abzüge und das endgültige Nettogehalt zeigt.

Überstunden & Mindestlöhne

Überstunden im Vereinigten Königreich werden durch den Arbeitsvertrag geregelt. Jede Arbeit, die über die Standardstunden hinausgeht, gilt als Überstunden. Die Details der Überstundenvergütung werden durch die Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihrem Employer of Record festgelegt.

Das Vereinigte Königreich hat einen National Minimum Wage und einen National Living Wage, die regelmäßig aktualisiert werden. Die Sätze hängen vom Alter des Mitarbeiters ab. Ab April 2025 sind die Mindeststundenlöhne:

• £12.21 für Mitarbeiter ab 21 Jahren
• £10.00 für Mitarbeiter im Alter von 18 bis 20 Jahren
• £7.55 für Mitarbeiter im Alter von 16 bis 17 Jahren
• £7.55 für Auszubildende

Arbeitgebersteuern und Beiträge

Als Arbeitgeber sind Sie für mehrere Beiträge verantwortlich. Diese werden im Rahmen Ihres Gehaltsabrechnungsprozesses berechnet.

Mitarbeitersteuern und Abzüge

Mitarbeiter haben ebenfalls Abzüge von ihrem Bruttogehalt. Sie sind verantwortlich für die Berechnung und Einbehaltung dieser Beträge.

In Großbritannien müssen Sie Ihren Mitarbeitern bestimmte Leistungen und Urlaubsansprüche gewähren. Das Verständnis dieser gesetzlichen Anforderungen ist der erste Schritt. Viele Arbeitgeber bieten auch zusätzliche Leistungen an, um die besten Talente anzuziehen und zu halten. Dieser Ansatz zeigt, dass Sie Ihr Team schätzen und in ihr Wohlbefinden investieren.

Gesetzlicher Urlaub

Rechtlich sind Sie verpflichtet, mehrere Arten von bezahltem Urlaub zu gewähren.

• Jahresurlaub In Großbritannien erhalten Vollzeitbeschäftigte 28 Tage bezahlten Jahresurlaub. Dieser kann auch Feiertage einschließen. Teilzeitbeschäftigte erhalten den gleichen Urlaub anteilig.
• Krankengeld Sie sind verpflichtet, Statutory Sick Pay (SSP) an berechtigte Mitarbeiter zu zahlen, die aufgrund von Krankheit mehr als drei Tage arbeitsunfähig sind.
• Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub Berechtigte Mitarbeiter können bis zu 52 Wochen Mutterschaftsurlaub nehmen. Für die ersten sechs Wochen erhalten sie 90 % ihres durchschnittlichen Wochenverdienstes. Vaterschaftsurlaub beträgt bis zu zwei Wochen.
• Elternzeit Eltern können auch bis zu 50 Wochen Urlaub und 37 Wochen Gehalt durch Shared Parental Leave (SPL) teilen.
• Pflegeurlaub Mitarbeiter können bis zu einer Woche unbezahlten Urlaub pro Jahr nehmen, um einen Angehörigen zu pflegen.

Feiertage & regionale Feiertage

Während Mitarbeiter Anspruch auf 5,6 Wochen bezahlten Urlaub haben, besteht kein automatischer gesetzlicher Anspruch darauf, an Feiertagen frei zu haben. Der Arbeitsvertrag sollte festlegen, ob sie für diese Feiertage bezahlte Freistellung erhalten. Nachfolgend die Feiertage für 2025.

Typische zusätzliche Leistungen

Um um die besten Talente zu konkurrieren, bieten viele Unternehmen Leistungen über das gesetzliche Minimum hinaus an. Diese werden als nicht-statutory oder Fringe Benefits bezeichnet.

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Leistungen helfen kann

Die Einrichtung eines wettbewerbsfähigen und rechtskonformen Leistungspakets im Vereinigten Königreich kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht diesen Prozess für Sie.

Ein EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihr UK-Team. Das bedeutet, sie übernehmen alle administrativen und rechtlichen Aufgaben im Zusammenhang mit Beschäftigung.

So hilft ein EOR bei Leistungen:

• Sicherstellung der Einhaltung Ein EOR bleibt stets auf dem neuesten Stand der britischen Arbeitsgesetze. Sie stellen sicher, dass Sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen korrekt gewähren.
• Bietet wettbewerbsfähige Pakete EORs verfügen über Erfahrung im lokalen Markt. Sie können Sie bei den zusätzlichen Leistungen beraten, die Top-Kandidaten in Ihrer Branche anziehen.
• Vereinfachung der Verwaltung Von der Anmeldung der Mitarbeiter bei Rentenplänen bis zur Verwaltung von Urlaubsanträgen übernimmt der EOR die tägliche Arbeit. So können Sie sich auf Ihre Geschäftsziele konzentrieren.
• Bietet bessere Konditionen Da EORs Leistungen für viele Mitarbeiter verschiedener Unternehmen verwalten, können sie oft bessere Konditionen für Versicherungen und andere Vorteile erzielen.

Die Nutzung eines EOR ermöglicht es Ihnen, Ihren UK-Mitarbeitern großartige Leistungen anzubieten, ohne selbst Experte für lokale Gesetze und Praktiken sein zu müssen.

Wenn die Zeit eines Mitarbeiters bei Ihrem Unternehmen im Vereinigten Königreich zu Ende geht, ist es wichtig, den Prozess korrekt zu handhaben. Dies umfasst sowohl die Kündigung, das offizielle Ende des Arbeitsvertrags, als auch das Offboarding, die Schritte, die Sie unternehmen, um den Mitarbeiter reibungslos aus dem Unternehmen zu verabschieden. Ein klarer und fairer Prozess schützt Ihr Unternehmen und behandelt den ausscheidenden Mitarbeiter mit Respekt.

Kündigungsfristen

Im Vereinigten Königreich müssen Sie den Mitarbeitern eine Mindestkündigungsfrist vor Ende ihres Arbeitsverhältnisses einräumen. Diese gesetzliche Kündigungsfrist hängt davon ab, wie lange sie für Sie gearbeitet haben.

• Ein Monat bis zwei Jahre Beschäftigung: 1 Woche Kündigungsfrist
• Zwei bis zwölf Jahre Beschäftigung: 1 Woche Kündigungsfrist für jedes volle Jahr, das sie gearbeitet haben
• Zwölf oder mehr Jahre Beschäftigung: 12 Wochen Kündigungsfrist

Ihr Arbeitsvertrag kann eine längere Kündigungsfrist vorsehen, aber er darf nicht kürzer sein als die gesetzliche Mindestfrist. Wenn der Vertrag eine längere Frist vorsieht, müssen Sie diese einhalten.

Abfindung

Im Vereinigten Königreich wird Abfindung am häufigsten im Zusammenhang mit betriebsbedingter Kündigung (Redundancy) erwähnt. Wenn Sie eine Rolle eines Mitarbeiters redundanzbedingt abbauen, könnte dieser Anspruch auf gesetzliche Abfindungszahlung haben.

Um Anspruch zu haben, muss ein Mitarbeiter:

• Mindestens zwei aufeinanderfolgende Jahre bei Ihnen gearbeitet haben.
• In einer Rolle sein, die tatsächlich redundant ist.

Die Höhe der gesetzlichen Abfindung basiert auf dem Alter des Mitarbeiters, dem Wochenlohn und der Dauer der Beschäftigung.

Hier ist die Berechnung:

Es gibt Obergrenzen für den Wochenlohnbetrag und die insgesamt berücksichtigte Anzahl der Jahre. Für das Jahr 2025 beträgt der maximale Wochenlohn £719.

Wie Rivermate compliant Austritte handhabt

Bei Rivermate stellen wir sicher, dass der Offboarding-Prozess korrekt und respektvoll durchgeführt wird. Wir übernehmen den gesamten Ablauf, um die Einhaltung des britischen Arbeitsrechts zu gewährleisten.

Unser Prozess umfasst:

• Klare Dokumentation: Wir stellen eine schriftliche Kündigung mit Angabe des Grundes und des letzten Arbeitstages bereit.
• Wissensübergabe: Wir helfen Ihnen, einen Plan für den ausscheidenden Mitarbeiter zu erstellen, um seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu übergeben. Dies sorgt für einen reibungslosen Übergang für den Rest Ihres Teams.
• Vermögensrückgabe: Wir geben Anweisungen, damit der Mitarbeiter alle Firmeneigentümer, wie Laptops, Telefone und Zugangskarten, zurückgibt.
• Systemzugang: Wir stellen sicher, dass der Zugang des Mitarbeiters zu allen Firmensystemen und -software entfernt wird, um Ihre Daten zu schützen.
• Abschlusszahlung: Wir arbeiten mit Ihnen zusammen, um die letzte Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters zu verarbeiten, inklusive etwaiger ausstehender Urlaubsvergütung oder anderer Ansprüche.

Die Navigation durch das Visa- und Arbeitserlaubnissystem des Vereinigten Königreichs kann komplex erscheinen. Die Regeln sind streng und erfordern eine vorausschauende Planung. Wenn Sie kein britischer Staatsbürger sind, benötigen Sie wahrscheinlich ein Visum, um im Land zu arbeiten. Das System basiert auf Punkten, was bedeutet, dass Sie mehrere Anforderungen erfüllen müssen, um sich zu qualifizieren. Für die meisten Arbeitserlaubnisse ist ein Jobangebot von einem lizenzierten Arbeitgeber der erste Schritt.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Der gebräuchlichste Weg, im Vereinigten Königreich zu arbeiten, ist das Skilled Worker visa. Um dieses Visum zu erhalten, benötigen Sie ein Jobangebot von einem Arbeitgeber, der eine Sponsor-Lizenz vom UK Home Office besitzt. Diese Lizenz erlaubt es dem Unternehmen, ein Certificate of Sponsorship (CoS) auszustellen, das ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Visumantragstellung ist.

Kann ein Employer of Record (EOR) Ihr Visum sponsern? Ja, aber nur, wenn der EOR eine Sponsor-Lizenz besitzt. Ein EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber und kann die Komplexitäten des Visa-Sponsorings übernehmen, einschließlich der Verwaltung der erforderlichen Unterlagen und der Einhaltung der Vorschriften. Allerdings besitzen nicht alle EORs diese Lizenz. Bevor Sie eine Partnerschaft mit einem EOR eingehen, müssen Sie bestätigen, dass dieser eine A-klassifizierte Sponsor-Lizenz besitzt.

Hier sind einige praktische Wege für Beschäftigungsvisa:

• Skilled Worker visa: Dies ist für Personen mit einem Jobangebot in einem förderfähigen Fachgebiet. Sie müssen Gehalts- und Englischkenntnisanforderungen erfüllen.
• Global Business Mobility visa: Dieser Weg ist für Mitarbeiter multinationaler Unternehmen, die in eine britische Niederlassung versetzt werden.
• Temporary Worker visa: Diese Kategorie umfasst eine Reihe von kurzfristigen Arbeiten, einschließlich kreativer, wohltätiger und religiöser Tätigkeiten.

Einige Visa erfordern kein Arbeitgeber-Sponsoring. Diese sind in der Regel für Personen mit bestimmten Qualifikationen oder Hintergründen vorgesehen. Beispiele sind das High Potential Individual visa und das Graduate visa.

Compliance bei Geschäftsreisen

Sie können das Vereinigte Königreich für geschäftliche Zwecke bis zu sechs Monate ohne Visum besuchen, aber die Aktivitäten, die Sie ausüben dürfen, sind eingeschränkt. Diese Kurzzeitbesuche dienen beispielsweise dem Besuch von Meetings, Konferenzen oder Verhandlungen. Sie dürfen keine bezahlte oder unbezahlte Arbeit für ein britisches Unternehmen oder als Selbstständiger ausüben.

Für häufige Geschäftsreisende ist es wichtig, die steuerlichen Konsequenzen zu verstehen. Eine Short Term Business Visitor (STBV)-Vereinbarung kann Steuer- und Gehaltsverpflichtungen vereinfachen. Diese Vereinbarung mit den britischen Steuerbehörden, HMRC, ermöglicht eine Lockerung der üblichen Gehaltsabrechnungsanforderungen, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Um regelkonform zu bleiben, sollten Sie:

• Die Regeln kennen: Verstehen, welche Aktivitäten während eines Geschäftsbesuchs erlaubt sind.
• Ihre Zeit verfolgen: Einen Überblick über die Anzahl der Tage behalten, die Sie aus geschäftlichen Gründen im UK verbringen.
• Den richtigen Rat einholen: Wenn Sie unsicher sind, was Ihre Verpflichtungen betrifft, suchen Sie fachkundige Beratung zu Steuer- und Einwanderungsregeln.