Arbeitserlaubnisse und Visa im Vereinigten Königreich: Ein Leitfaden für Arbeitgeber

Das Vereinigte Königreich bleibt eines der weltweit attraktivsten Ziele für Fachkräfte, mit führenden Branchen in Finanzen, Technologie, Gesundheitswesen und kreativen Dienstleistungen, die in globalen Zentren wie London, Manchester und Edinburgh angesiedelt sind. Für Arbeitgeber macht dies das UK zu einem strategischen Ort, um Top-Performer einzustellen oder umzuziehen.

Die Einwanderungsregeln im UK sind jedoch komplex, insbesondere seit Brexit, und Fehler können sehr kostspielig sein. Arbeitgeber müssen die Regeln verstehen, um Bußgelder, rechtliche Sanktionen oder Reputationsschäden zu vermeiden.

Kurz gesagt, wer kein britischer (oder irischer) Staatsbürger ist, benötigt in der Regel die richtige Visa- oder Arbeitserlaubnis, um im UK zu leben und zu arbeiten. Dieser Leitfaden erläutert die wichtigsten Kategorien von UK-Arbeitervisa und die Verpflichtungen der Arbeitgeber und bietet praktische Schritte sowie bewährte Verfahren für einen reibungslosen Umzugsprozess.

Wer benötigt ein UK-Arbeitervisum?

Grundsätzlich müssen alle Nicht-UK-Bürger eine gültige Genehmigung zum Arbeiten im UK besitzen. Britische Staatsbürger benötigen kein Visum, und irische Staatsbürger haben gemäß Vertrag weiterhin uneingeschränkte Arbeitsrechte.

Bis 2020 genossen EU-/EWR-/Schweizer Staatsangehörige Freizügigkeit, doch seit Januar 2021 ist dies beendet. Nun benötigen EU-Bürger (außer Irische) die gleichen Arbeitserlaubnisse wie andere Nicht-Staatsbürger, wenn sie im UK arbeiten möchten.

(Hinweis: EU-/EWR-/Schweizer Arbeitnehmer, die vor Juli 2021 mit settled oder pre-settled status eingereist sind, benötigen in der Regel keine neuen Prüfungen, aber Neuankömmlinge schon.) In der Praxis bedeutet dies, dass jeder ausländische Mitarbeiter entweder einen bestehenden UK-Einwanderungsstatus haben muss, der die Arbeit erlaubt (z.B. ein Studentenvisum mit Arbeitserlaubnis oder eines der unten genannten speziellen unsponserten Visa), oder ein Arbeitervisum über einen Sponsor oder ein qualifizierendes Programm beantragen muss.

Es gibt einen Unterschied zwischen kurzfristigen und langfristigen Genehmigungen. Für sehr kurze Besuche können einige Nationalitäten als Geschäftsreisende oder im Rahmen des Youth Mobility Scheme (wenn berechtigt) für bis zu zwei Jahre ohne formelles Jobangebot einreisen.

Allerdings ist informelle oder ungeplante Arbeit unter einem Touristen- oder Standardbesuchervisum nicht erlaubt. Digitale Nomaden müssen entweder ein vom Arbeitgeber gesponsertes Visum besitzen oder (wenn sie nur vorhaben, kurzfristig remote zu arbeiten) als Besucher (bis zu 6 Monate) einreisen und keine bezahlte Arbeit im UK ausüben.

In der Praxis benötigen die meisten Mitarbeiter, die für einen Zeitraum von mehr als wenigen Wochen umziehen, ein entsprechendes UK-Arbeitervisum.

Übersicht der UK-Arbeitervisa-Typen

Arbeitgeber sollten mit den wichtigsten Visa-Routen vertraut sein, die es einem ausländischen Staatsbürger ermöglichen, im UK zu leben und zu arbeiten. Die folgende Grafik skizziert die wichtigsten Typen, die für gesponserte Mitarbeiter und bestimmte unsponserte Streams relevant sind.

Skilled Worker Visa

Dies ist das häufigste langfristige Arbeitervisum. Es hat das alte Tier 2 (General) Visum abgelöst. Ein Skilled Worker Visum erfordert ein Jobangebot von einem UK-lizenzierten Sponsor in einer qualifizierten Rolle und eine Certificate of Sponsorship (CoS).

Der Job muss ein bestimmtes Fähigkeitsniveau und eine Gehaltsgrenze erfüllen. Derzeit liegt das Mindestgehalt bei £38.700 pro Jahr (oder dem „Going Rate“ der Branche, je nachdem, was höher ist). Viele Berufe im Gesundheitswesen, Ingenieurwesen und in der Technologie qualifizieren sich.

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass sie mindestens diesen Betrag (oder den höheren Going Rate) für die Rolle zahlen. Skilled Workers dürfen bis zu 5 Jahre bleiben, bevor sie verlängern, und können schließlich eine unbefristete Aufenthaltserlaubnis beantragen.

Global Business Mobility (GBM) Routen

Diese ersetzen die alten intra-company transfer (ICT) Visa. Sie erlauben Unternehmen, ihre bestehenden internationalen Mitarbeiter ins UK zu versetzen. Wichtige GBM-Untertypen sind:

Senior oder Specialist Worker Visa

Für erfahrene Mitarbeiter, die innerhalb desselben Unternehmens versetzt werden. Der Mitarbeiter muss bereits für ein globales Unternehmen im Ausland arbeiten und einer UK-Niederlassung zugeordnet sein.

Die Rolle muss auf der genehmigten Liste stehen, und das Gehalt muss mindestens £48.500 pro Jahr (oder der Going Rate) betragen.

Graduate Trainee Visa

Für Mitarbeiter in einem offiziellen multinationalen Trainee-Programm. Es erfordert eine CoS von einem UK-Sponsor und mindestens £23.000 Jahresgehalt.

Service Supplier Visa

Für Vertragsmitarbeiter eines ausländischen Unternehmens, das Dienstleistungen für einen UK-Kunden erbringt (z.B. Berater). Das Programm hat spezifische Bedingungen bezüglich Verträgen und Kontinuität der Beschäftigung.

Health and Care Worker Visa

Technisch gesehen eine Unterkategorie des Skilled Worker-Visums, speziell für medizinisches Fachpersonal. Es erfordert die Arbeit für den NHS, einen NHS-Zulieferer oder im Bereich der Erwachsenenpflege.

Es hat alle Regeln des Skilled Worker-Visums, bietet aber reduzierte Gebühren und eine niedrigere Gehaltsgrenze (typischerweise 20 % unter dem Standardminimum). Zum Beispiel könnten Krankenschwestern oder Ärzte unter diesem Visum qualifizieren.

Es befreit den Visumantragsteller auch von der NHS Immigration Health Surcharge, was die Beantragung für Gesundheitsfachkräfte günstiger macht.

Scale-up Worker Visa

Kürzlich eingeführt, richtet sich dieses an Mitarbeiter schnell wachsender UK-Unternehmen. Ein „Scale-up-Unternehmen“ erfüllt bestimmte Wachstumskennzahlen (Umsatz, Personalbestand usw.).

Um sich zu qualifizieren, benötigt der Mitarbeiter ein Jobangebot von mindestens 6 Monaten bei diesem Arbeitgeber. Er muss eine CoS erhalten und die Englischkenntnisse nachweisen.

Im Gegensatz zum Skilled Worker hat dieses Visum eine niedrigere allgemeine Gehaltsanforderung (etwa £36.300 pro Jahr) oder den Going Rate der Branche. Inhaber können 2 Jahre bleiben (verlängerbar) und nach 5 Jahren eine Aufenthaltserlaubnis beantragen.

Graduate Visa

Dieses unsponserte Visum richtet sich an internationale Studierende, die in Großbritannien einen Abschluss gemacht haben. Es erlaubt ihnen, 2 Jahre nach dem Abschluss im UK zu bleiben und zu arbeiten (bei PhD-Absolventen 3 Jahre).

Es ist kein Jobangebot oder Sponsor erforderlich. Arbeitgeber „sponsern“ kein Graduate Visa, aber sie sollten dennoch Recht-zu-Arbeiten-Prüfungen durchführen. Dieses Visum ist nach Ablauf der ursprünglichen Laufzeit nicht verlängerbar, aber man kann später in ein Skilled Worker-Visum wechseln.

High Potential Individual (HPI) Visa

Ein weiterer unsponserter Weg, das HPI-Visum richtet sich an Absolventen der weltweit besten Universitäten. Um zugelassen zu werden, muss der Antragsteller innerhalb der letzten 5 Jahre einen qualifizierenden Abschluss an einer anerkannten Universität erworben haben.

Es erlaubt ihnen, 2 Jahre im UK zu leben (3 Jahre bei PhD), ohne ein Jobangebot zu haben. HPI-Visum-Inhaber können später in qualifizierte Arbeitsvisa wechseln.

Arbeitgeber können davon profitieren, HPI-Inhaber ohne sofortiges Sponsoring einzustellen, müssen aber die normalen Beschäftigungsgesetze einhalten.

Temporäre Worker-Visa (Tier 5)

Diese Kategorie umfasst mehrere kurzfristige Programme. Das bekannteste ist das Youth Mobility Scheme (YMS) Visum, das jungen Menschen (meist 18–30 oder 35 Jahre alt, je nach Nationalität) aus teilnehmenden Ländern erlaubt, bis zu 2 Jahre im UK zu leben und zu arbeiten.

Die Berechtigung basiert auf der Nationalität (z.B. Australien, Kanada, Japan usw.) und einem Sparnachweis (etwa £2.530). YMS-Antragsteller benötigen kein Jobangebot oder Sponsor.

Weitere Tier 5-Visa umfassen das Government Authorised Exchange (für Trainees und Praktikanten), Charity Workers, Creative and Sporting Workers sowie International Agreement (für Arbeitnehmer, die durch internationale Verträge abgedeckt sind). Diese decken meist spezifische kurzfristige Einsätze oder Partnerschaften ab.

Es gibt noch einige weniger gebräuchliche Routen (wie das Global Talent Visa für außergewöhnliche Führungskräfte in Wissenschaft oder das UK Ancestry Visa für Bürger der Commonwealth-Länder mit im UK geborenen Großeltern), aber die oben genannten sind die wichtigsten Streams, die ein Arbeitgeber wahrscheinlich nutzen wird.

In jedem Fall erfordern fast alle langfristigen Arbeitervisa im UK eine Sponsorship-Lizenz des Arbeitgebers (außer es handelt sich um unsponserte Visa wie Graduate oder HPI).

Anspruchsvoraussetzungen und Arbeitgeberpflichten

Bevor jemand eingestellt oder umgezogen wird, muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass er diese Rolle legal sponsern kann. Um ein Arbeitervisum auszustellen, muss das Unternehmen eine gültige Sponsor-Lizenz für die entsprechende Visa-Kategorie besitzen (Skilled Worker, GBM, Scale-up usw.).

Der Erhalt dieser Lizenz erfordert einen Antrag bei UK Visas and Immigration (UKVI) und den Nachweis, dass das Unternehmen echt, finanziell stabil ist und die richtigen HR-Systeme vorhanden sind. UKVI prüft, ob das Unternehmen tatsächlich existiert, wie behauptet, und ob die Stelle echt und notwendig ist.

Die Behörden können vor der Genehmigung der Lizenz sogar eine Vor-Ort-Inspektion durchführen.

Nach Genehmigung erhält der Arbeitgeber eine Bewertung (A oder B) und kann mit der Sponsoring-Tätigkeit beginnen, indem er den Mitarbeitern Certificates of Sponsorship (CoS) zuweist. Jedes CoS ist ein elektronisches Dokument, das die Details der Stelle bestätigt (Rolle, Gehalt, Dauer).

Der Arbeitgeber muss eine CoS-Gebühr zahlen und dem Kandidaten die Referenznummer des CoS mitteilen, die dieser für die Visaantragstellung nutzt. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, sicherzustellen, dass das CoS gültig ist und mit der tatsächlichen Stelle übereinstimmt.

Mit einer Sponsor-Lizenz gehen strenge Pflichten einher. Arbeitgeber müssen bei jedem Neueinstellung eine Recht-zu-Arbeiten-Prüfung durchführen, ohne Ausnahme. Das bedeutet, Originalpässe oder biometrische Dokumente zu verifizieren und klare Kopien während der Beschäftigungszeit und bis zu zwei Jahre nach Austritt aufzubewahren.

Der Arbeitgeber muss auch bestätigen, dass die Dokumente echt und unvergoren sind. Das Nichtprüfen oder die Beschäftigung einer Person ohne Arbeitserlaubnis kann zivilrechtliche Strafen oder sogar den Entzug der Lizenz nach sich ziehen.

Sponsor-Organisationen müssen detaillierte Aufzeichnungen über den Status jedes ausländischen Mitarbeiters führen. Dazu gehören Kopien von Pässen und Visa, aktuelle Wohnadressen, Kontaktdaten und Arbeitsverträge.

Jede wesentliche Änderung im Status eines gesponserten Mitarbeiters – z.B. Rollenwechsel, unbezahlter Urlaub, Gehaltskürzung, Arbeitsaufgabe oder Austritt – muss umgehend an UKVI gemeldet werden (in der Regel innerhalb von 10 Arbeitstagen).

Wenn ein Mitarbeiter unentschuldigt fehlt oder gegen Visabedingungen verstößt, muss dies ebenfalls gemeldet werden. Kurz gesagt, der sponsornierende Arbeitgeber fungiert als Auge und Ohr der britischen Regierung.

Diese Compliance-Aufgaben stellen eine administrative Belastung dar, sind aber verpflichtend: Ungenauigkeiten oder Verstöße, die bei einer Compliance-Prüfung festgestellt werden, können zu Lizenzverschlechterungen, Suspendierungen oder Entzug führen.

Schließlich müssen Sponsoren alle spezifischen Anforderungen der Visa-Kategorie erfüllen. In der Praxis bedeutet dies meist, mindestens das Mindestgehalt für die Rolle zu zahlen (z.B. £38.700 für die meisten Skilled Worker-Jobs oder £30.960 für Jobs auf der Skilled Occupations List), sicherzustellen, dass die Stelle den genehmigten Berufscodes entspricht, und dass der Mitarbeiter die persönlichen Voraussetzungen erfüllt (Englischkenntnisse, Qualifikationen).

Der Arbeitgeber sollte auch nicht verlangen, dass der ausländische Arbeitnehmer die Visumkosten selbst trägt; die Immigration Health Surcharge und andere obligatorische Gebühren sollten vom Arbeitnehmer übernommen werden oder (bei Health & Care) möglicherweise befreit sein.

Planung des Prozesses

Planen Sie den Ablauf in Phasen. Arbeitgeber sollten frühzeitig beginnen, indem sie die Visumanforderungen des Kandidaten klären und die erforderlichen Unterlagen vorbereiten.

Zuerst bestimmen Sie die passende Visakategorie basierend auf der Stelle und dem Profil des Mitarbeiters. Falls es sich um ein gesponsertes Visum handelt (wie Skilled Worker oder GBM), stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen bereits eine gültige Sponsor-Lizenz besitzt – falls nicht, beantragen Sie eine über GOV.UK (dies kann mehrere Wochen dauern).

Sobald die Lizenz vorliegt, weisen Sie Ihrem Mitarbeiter eine Certificate of Sponsorship für die angebotene Rolle zu. Anschließend instruieren Sie den Mitarbeiter, online das Visum zu beantragen, wobei er die CoS und weitere Dokumente (Reisepass, Vertrag, Nachweise über Qualifikationen oder Erfahrung, sowie Englischtests, falls erforderlich) bereitstellt.

Nach Einreichung des Visumantrags überwachen Sie den Fortschritt und unterstützen bei weiteren Anforderungen (z.B. Terminvereinbarungen für biometrische Daten oder Tuberkulose-Tests, falls der Kandidat aus einem Hochrisikoland kommt).

Die Entscheidung über das UK-Visum kann von einigen Wochen bis zu mehreren Monaten dauern, abhängig von der Route und dem Konsulat. Bauen Sie dies in Ihren Zeitplan ein. Nach Genehmigung des Visums finalisieren Sie die Umzugslogistik: Buchen Sie Reisen, organisieren Sie Unterkünfte oder Übergangswohnungen und bereiten Sie Ihren Mitarbeiter auf das Leben im UK vor (Registrierung bei der Gesundheitsversorgung, Schulen für Kinder usw.).

Bei Ankunft im UK führen Sie sofort eine Recht-zu-Arbeiten-Prüfung anhand des Visums oder der BRP-Karte durch. Machen Sie eine Kopie der Visaseite, der Fotoseite und des biometrischen Aufenthaltstitels.

Stellen Sie sicher, dass sie die Arbeit wie vereinbart aufnehmen (Vollzeit, zum vereinbarten Gehalt). Wenn sich Details ändern – z.B. Rollenwechsel oder Austritt – aktualisieren Sie den Status im Sponsor Management System oder melden Sie es bei UKVI.

Wenn Sie jeden Schritt in der richtigen Reihenfolge durchführen und klare Aufzeichnungen führen, können Sie Ihren neuen Mitarbeiter reibungslos durch den UK-Einwanderungsprozess begleiten.

Rechtliche Verpflichtungen und Compliance der Arbeitgeber

Neben der Unterstützung bei der Visumbeantragung müssen Arbeitgeber auch die britischen Beschäftigungs- und Einwanderungsgesetze einhalten. Wichtige Verpflichtungen sind:

Recht-zu-Arbeiten-Prüfungen

Jeder Arbeitgeber muss vor Beginn der Beschäftigung sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter das Recht hat, im UK zu arbeiten. Für ausländische Staatsbürger bedeutet dies, einen bestätigten Reisepass oder ein Visum zu prüfen und das Ablaufdatum zu dokumentieren.

Arbeitgeber dürfen bei der Dokumentenprüfung nicht diskriminieren – sie müssen den gleichen Standard für alle Mitarbeiter anwenden. Wenn die Erlaubnis zur Arbeit zeitlich begrenzt ist, muss die Prüfung bei Ablauf wiederholt werden.

Fehlerhafte Prüfungen können zu Bußgeldern und strafrechtlicher Verantwortlichkeit führen.

Gehalts- und Vertragskonformität

Für gesponserte Arbeitnehmer gilt, dass sie mindestens das erforderliche Gehalt für ihre Visakategorie erhalten. Zum Beispiel müssen Skilled Workers ≥£38.700/Jahr verdienen (sofern keine Ausnahme gilt).

Das bedeutet auch, die britischen Mindestlohn- und Urlaubsregelungen für alle Arbeitnehmer einzuhalten. Erstellen Sie einen klaren Arbeitsvertrag, der die gesponserte Rolle widerspiegelt (Stellenbezeichnung, Aufgaben, Stunden, Gehalt).

Eine Unterzahlung eines Visum-Arbeitnehmers kann gegen die Sponsoring-Regeln verstoßen.

Berichterstattung und Dokumentation

Führen Sie ein Register mit den Reisedaten, Arbeitserlaubnisdetails und Kontaktdaten jedes ausländischen Mitarbeiters. Nutzen Sie das offizielle Sponsor Management System (SMS), um wichtige Ereignisse zu melden: z.B., wenn der Mitarbeiter nicht zum erwarteten Datum beginnt, längere Abwesenheit nimmt, die Stelle wechselt oder die Arbeit einstellt.

Diese Meldungen sind in der Regel innerhalb von 10 Arbeitstagen nach der Änderung vorzunehmen. Bewahren Sie Kopien von Pässen, Visa und Endorsements während der Beschäftigung und für 2 Jahre nach Beendigung auf.

Bleiben Sie über politische Änderungen informiert

Die britischen Einwanderungsregeln können sich ändern. Zum Beispiel stieg im April 2024 das Mindestgehalt für Skilled Worker von £26.200 auf £38.700.

Arbeitgeber sollten Ankündigungen verfolgen und ihre Richtlinien (und Budgets) entsprechend anpassen. Viele nutzen HR-Systeme oder rechtliche Beratung, um Änderungen zu überwachen.

Schulungen für HR- und Recruiting-Mitarbeiter zur Sponsor-Compliance sind essenziell, um unbeabsichtigte Verstöße zu vermeiden.

Verstöße gegen diese Pflichten bergen ernsthafte Risiken. Das Home Office kann Bußgelder verhängen, eine „Suspension“ Ihrer Lizenz anordnen oder sie ganz entziehen.

Im schlimmsten Fall kann es passieren, dass der Arbeitgeber keine weiteren Arbeitnehmer mehr sponsern darf. Die gute Nachricht ist, dass durch die Integration der Compliance in die normalen HR-Prozesse (z.B. automatisierte Erinnerungen für Prüfungen und Berichte) und die kontinuierliche Behandlung der Einwanderungskonformität die meisten Fallstricke vermieden werden können.

Häufige Herausforderungen und Lösungen im Visum-Prozess für Arbeitgeber im Vereinigten Königreich

Das Sponsoring ausländischer Arbeitnehmer kann herausfordernd sein. Arbeitgeber berichten häufig über folgende Schwierigkeiten:

Hoher Verwaltungsaufwand

Die Überwachung der Recht-zu-Arbeiten-Prüfungen, die Pflege der Aufzeichnungen und die Einreichung von Compliance-Berichten für jeden ausländischen Mitarbeiter sind zeitaufwendig. Besonders kleinere Unternehmen haben Schwierigkeiten, Personal für Sponsoring-Aufgaben bereitzustellen.

Lösung: Implementieren Sie ein HR-Informationssystem oder spezielle Einwanderungssoftware, um Erinnerungen an bevorstehende Prüfungen und Fristen zu automatisieren. Manche Firmen stellen einen „Sponsorship-Manager“ ein oder schulen Mitarbeiter. Andere outsourcen die Einwanderungsverwaltung an Spezialisten.