Arbeitserlaubnisse und Visa im Vereinigten Königreich: Ein Leitfaden für Arbeitgeber

Das Vereinigte Königreich bleibt eines der attraktivsten Ziele der Welt für qualifizierte Fachkräfte, mit führenden Branchen in Finanzen, Technologie, Gesundheitswesen und kreativen Dienstleistungen, die in globalen Zentren wie London, Manchester und Edinburgh angesiedelt sind. Für Arbeitgeber macht dies das UK zu einem strategischen Ort, um Spitzenkräfte zu einstellen oder umzusiedeln.

Die Einwanderungsregeln im UK sind jedoch komplex, insbesondere seit dem Brexit, und Fehler dabei können sehr teuer werden. Arbeitgeber müssen die Regeln verstehen, um Bußgelder, rechtliche Strafen oder Reputationsschäden zu vermeiden.

Kurz gesagt, wer kein britischer (oder irischer) Staatsbürger ist, benötigt in der Regel die richtige Visa- oder Arbeitserlaubnis, um im UK zu leben und zu arbeiten. Dieser Leitfaden erläutert die wichtigsten Kategorien von UK-Arbeitsvisa und Arbeitgeberpflichten und bietet praktische Schritte und Best Practices für einen reibungslosen Umzugsprozess.

Wer braucht ein UK-Arbeitsvisum?

Grundsätzlich müssen alle Nicht-UK-Bürger eine gültige Genehmigung zum Arbeiten im UK besitzen. Britische Staatsbürger benötigen kein Visum, und durch Vertrag haben irische Staatsbürger weiterhin uneingeschränkte Arbeitsrechte.

Bis 2020 genossen EU/EEA/Schweizer Staatsbürger Freizügigkeit, doch seit Januar 2021 ist dies beendet. Nun benötigen EU-Staatsbürger (ausgenommen Irland) die gleichen Arbeitsvisa wie andere Nicht-Staatsbürger, wenn sie im UK tätig sein wollen.

(Hinweis: EU/EEA/Schweizer Arbeitnehmer, die vor Juli 2021 mit settled oder pre-settled Status eingereist sind, benötigen in der Regel keine neuen Prüfungen, aber Neuankömmlinge schon.) In der Praxis bedeutet dies, dass ein ausländischer Arbeitnehmer entweder einen bestehenden UK-Immigrationsstatus haben muss, der eine Arbeit gestattet (z.B. ein Studentenvisum mit Arbeitserlaubnis oder eines der unten genannten speziellen unsponsered Visa), oder ein Arbeitsvisum über einen Sponsor oder ein qualifizierendes Programm beantragen muss.

Es gibt eine Unterscheidung zwischen kurzfristigen und langfristigen Erlaubnissen. Für sehr kurze Besuche können einige Nationalitäten als Geschäftsreisende oder im Rahmen des Youth Mobility Scheme (sofern berechtigt) für bis zu zwei Jahre ohne formelles Jobangebot einreisen.

Allerdings ist informelle oder informelle Arbeit im Rahmen eines Touristen- oder Standardbesuchsvisums nicht erlaubt. Digitale Nomaden müssen beispielsweise entweder ein vom Arbeitgeber gesponsertes Visum besitzen oder (wenn sie nur vorhaben, kurzfristig remote zu arbeiten) als Besucher (bis zu 6 Monate) einreisen und keine bezahlte Arbeit im UK ausüben.

In der Praxis benötigen die meisten Arbeitnehmer, die für einen längeren Zeitraum als ein paar Wochen umziehen, ein entsprechendes UK-Arbeitsvisum.

Übersicht der UK-Arbeitsvisumtypen

Arbeitgeber sollten mit den wichtigsten Visa-Routen vertraut sein, die es einem ausländischen Staatsbürger ermöglichen, im UK zu leben und zu arbeiten. Die nachstehende Grafik skizziert die wichtigsten Typen, die für gesponserte Mitarbeiter und bestimmte unsponsered-Streams relevant sind.

Skilled Worker Visa

Dies ist das am häufigsten genutzte langfristige Arbeitsvisum. Es ersetzte das alte Tier 2 (General) Visum. Ein Skilled Worker-Visum erfordert ein Jobangebot eines UK-gesponserten Unternehmens in einer qualifizierten Rolle und ein Certificate of Sponsorship (CoS).

Der Job muss ein bestimmtes Qualifikationsniveau und eine Gehaltsgrenze erfüllen. Derzeit liegt das minimale Jahresgehalt bei £38.700 (oder das „Going Rate“ der Branche, falls höher). Viele Berufe im Gesundheitswesen, Ingenieurwesen und Technologie qualifizieren sich.

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass sie mindestens diesen Betrag (oder den höheren Going Rate) für die Stelle bezahlen. Skilled Workers dürfen bis zu 5 Jahre bleiben, bevor sie verlängern, und können schließlich eine unbefristete Aufenthaltserlaubnis beantragen.

Global Business Mobility (GBM) Routen

Diese ersetzen die alten intra-company transfer (ICT)-Visa. Sie erlauben Unternehmen, ihre bestehenden internationalen Mitarbeiter in das UK zu versetzen. Wichtige GBM-Untertypen sind:

Senior or Specialist Worker Visa

Für erfahrene Mitarbeitende, die innerhalb desselben Unternehmens versetzt werden. Der Mitarbeiter muss bereits für eine globale Firma im Ausland tätig sein und einer UK-Niederlassung zugewiesen werden.

Die Rolle muss auf der genehmigten Liste stehen, und das Gehalt muss mindestens £48.500 pro Jahr (oder die Going Rate) betragen.

Graduate Trainee Visa

Für Mitarbeitende, die an einem offiziellen multinationalen Trainee-Programm teilnehmen. Es erfordert ein CoS von einem UK-Sponsor und mindestens £23.000 Jahresgehalt.

Service Supplier Visa

Für Vertragspersonal eines ausländischen Unternehmens, das Dienstleistungen für einen UK-Kunden erbringt (z.B. Berater). Das Programm hat spezifische Bedingungen bezüglich Verträgen und Beschäftigungsdauer.

Visa für Gesundheits- und Sozialarbeit

Technisch gesehen eine Unterkategorie des Skilled Worker-Visums, ist dieses Visa speziell für medizinisches Fachpersonal konzipiert. Es erfordert die Arbeit für den NHS, einen NHS-Zulieferer oder im Bereich der Erwachsenenpflege.

Es gilt alle Regeln des Skilled Worker-Visums, bietet jedoch reduzierte Gebühren und eine niedrigere Gehaltsanforderung (in der Regel 20 % unter dem Standardminimum). Zum Beispiel könnte ein Pflegekraft oder Arzt unter diesem Visum qualifizieren.

Es befreit den Visaantragsteller auch von der NHS Immigration Health Surcharge, was die Antragstellung für Gesundheitsdienstleister günstiger macht.

Scale-up Worker Visa

Kürzlich eingeführt, richtet sich dieses an Mitarbeitende schnell wachsender UK-Unternehmen. Ein „Scale-up-Unternehmen“ ist eines, das bestimmte Wachstumskennzahlen (Umsatz, Personalstärke etc.) erreicht.

Um zu qualifizieren, benötigt der Arbeitnehmer ein mindestens 6-monatiges Jobangebot bei diesem Arbeitgeber. Er muss ein CoS erhalten und die Englischkenntnisse nachweisen.

Im Gegensatz zum Skilled Worker hat dieses Visum eine niedrigere allgemeine Gehaltsvoraussetzung (etwa £36.300 pro Jahr) oder die Going Rate der Branche. Inhaber können 2 Jahre bleiben (verlängerbar) und nach 5 Jahren die unbefristete Aufenthaltserlaubnis anstreben.

Graduate Visa

Dies ist ein unsponsered Visum für internationale Studierende, die einen Abschluss im UK gemacht haben. Es erlaubt ihnen, 2 Jahre nach dem Abschluss zu bleiben und zu arbeiten (bzw. Arbeit zu suchen) (3 Jahre bei Doktoranden).

Es ist kein Jobangebot oder Sponsor erforderlich. Arbeitgeber „sponsern“ kein Graduate-Visum, aber sie sollten dennoch die Recht-auf-Arbeit-Prüfungen durchführen. Dieses Visum ist nicht verlängerbar über die ursprüngliche Laufzeit hinaus; später kann man jedoch in ein Skilled Worker-Visum wechseln.

High Potential Individual (HPI) Visa

Ein weiterer unsponsered Weg, das HPI-Visum richtet sich an kürzlich graduierte Absolventen der weltweit führenden Universitäten. Um förderfähig zu sein, muss der Antragsteller innerhalb der letzten 5 Jahre einen Abschluss an einer anerkannten Universität erworben haben.

Es erlaubt ihnen, 2 Jahre im UK zu leben (3 Jahre bei PhD) ohne Jobangebot. HPI-Inhaber können später in qualifizierte Arbeitsvisa wechseln.

Arbeitgeber profitieren, indem sie HPI-Inhaber einstellen, ohne sie sofort sponsern zu müssen, müssen jedoch die normalen Beschäftigungsgesetze einhalten.

Temporäre Worker-Visa (Tier 5)

Diese Kategorie umfasst mehrere kurzfristige Programme. Das bekannteste ist das Youth Mobility Scheme (YMS)-Visum, das jungen Leuten (meist 18–30 oder 35 Jahre alt, je nach Nationalität) aus teilnehmenden Ländern erlaubt, bis zu 2 Jahre im UK zu leben und zu arbeiten.

Die Berechtigung basiert auf der Nationalität (Länder wie Australien, Kanada, Japan etc.) und einer Ersparnisanforderung (ca. £2.530). YMS-Antragsteller brauchen kein Jobangebot oder Sponsor.

Weitere Tier 5-Visa umfassen das Government Authorised Exchange (für Trainees und Praktikanten), Charity Workers, Creative and Sporting Workers sowie International Agreement (für Mitarbeiter, die durch internationale Verträge gedeckt sind). Diese decken in der Regel spezifische kurzfristige Einsätze oder Partnerschaften ab.

Es gibt noch einige weniger verbreitete Routen (wie das Global Talent-Visum für außergewöhnliche Führungskräfte in Wissenschaft und Forschung oder das UK Ancestry-Visum für Bürger der Commonwealth-Länder mit im UK geborenen Großeltern), aber die oben genannten sind die wichtigsten, die ein Arbeitgeber nutzt.

In jedem Fall erfordern fast alle langfristigen Arbeitsvisa im UK eine Sponsoring-Lizenz vom Arbeitgeber (ausgenommen sind unsponsered Visa wie Graduate oder HPI).

Fördervoraussetzungen und Arbeitgeberpflichten

Bevor jemand eingestellt oder umgesiedelt wird, muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass er diese Rolle rechtlich sponsern darf. Für die Ausstellung eines Arbeitsvisums muss das Unternehmen eine gültige Sponsor-Lizenz für die entsprechende Visa-Kategorie besitzen (Skilled Worker, GBM, Scale-up usw.).

Der Erhalt dieser Lizenz erfordert einen Antrag bei UK Visas and Immigration (UKVI) und den Nachweis, dass das Unternehmen echt, finanziell stabil ist und die entsprechenden HR-Systeme vorhanden sind. UKVI prüft, ob das Unternehmen wirklich existiert, wie behauptet, und ob die Stelle echt und notwendig ist.

Die Behörden können sogar eine Vor-Ort-Inspektion durchführen, bevor die Lizenz genehmigt wird.

Nach der Genehmigung erhält der Arbeitgeber eine Bewertung (A oder B) und kann mit der Sponsoring-Tätigkeit beginnen, indem er den Mitarbeitern Certificates of Sponsorship (CoS) zuweist. Jedes CoS ist ein elektronisches Dokument, das die Details der Stelle bestätigt (Jobtitel, Gehalt, Laufzeit).

Der Arbeitgeber muss eine CoS-Gebühr bezahlen und die Referenznummer an den Kandidaten weitergeben, der sie für die Visumanmeldung nutzt. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, sicherzustellen, dass die CoS gültig ist und mit der tatsächlichen angebotenen Stelle übereinstimmt.

Mit einer Sponsor-Lizenz ergeben sich strenge Pflichten. Arbeitgeber müssen bei jedem neuen Mitarbeiter eine Recht-auf-Arbeit-Prüfung durchführen, ohne Ausnahme. Das bedeutet, Originalpässe oder biometrische Dokumente zu überprüfen und Kopien für die Dauer der Beschäftigung und bis zu zwei Jahre nach Austritt aufzubewahren.

Der Arbeitgeber muss auch bestätigen, dass die Dokumente echt und unversehrt sind. Das Nichtprüfen, oder das Beschäftigen jemandes ohne Arbeitserlaubnis, kann zu zivilrechtlichen Strafen oder sogar Licensengewinn führen.

Sponsorenträger müssen detaillierte Aufzeichnungen über den Status jedes ausländischen Arbeitnehmers führen. Dazu gehören Kopien der Pässe und Visa, aktuelle Wohnadressen, Kontaktdaten und Arbeitsverträge.

Jede bedeutende Änderung im Status eines gesponserten Mitarbeiters – z.B. Rollenwechsel, unbezahlter Urlaub, Gehaltsreduktion, Arbeitsabbruch oder Austritt – muss unverzüglich an UKVI gemeldet werden (in der Regel innerhalb von 10 Arbeitstagen).

Wenn ein Mitarbeiter den Dienst versäumt oder gegen Visabestimmungen verstößt, muss dies ebenfalls gemeldet werden. Zusammengefasst: Der sponsorgenehmigende Arbeitgeber fungiert als Augen und Ohren der britischen Regierung.

Diese Compliance-Aufgaben sind administrativ belastend, doch sie sind verpflichtend: Fehler oder Versäumnisse während einer Compliance-Prüfung können zu Lizenzminderungen, Sperrungen oder Entzug führen.

Abschließend müssen Sponsoren auch alle spezifischen Anforderungen der jeweiligen Visa-Kategorie erfüllen. In der Praxis bedeutet das meist, mindestens das vorgeschriebene Mindestgehalt (z.B. £38.700 für die meisten Skilled Worker-Jobs oder £30.960 für Jobs auf der Skilled Occupation List) zu zahlen, sicherzustellen, dass die Stelle den genehmigten Berufskennzahlen entspricht, und dass der Mitarbeiter die persönlichen Voraussetzungen (Englischkenntnisse, Qualifikationen) erfüllt.

Der Arbeitgeber sollte auch nicht verlangen, dass der ausländische Mitarbeiter die Visa-Gebühren selbst bezahlt; die Immigration Health Surcharge und andere obligatorische Gebühren sollten vom Mitarbeiter übernommen werden oder (bei Health & Care) möglicherweise erlassen werden.

Prozedere im Überblick

Planen Sie den Ablauf in Phasen. Arbeitgeber sollten frühzeitig beginnen, indem sie die Visaboraussetzungen des Kandidaten prüfen und die erforderlichen Unterlagen vorbereiten.

Zuerst bestimmen Sie die passende Visa-Kategorie anhand der Stelle und des Profils des Mitarbeiters. Falls es sich um ein gesponsertes Visum handelt (wie Skilled Worker oder GBM), stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen bereits eine gültige Sponsor-Lizenz besitzt – falls nicht, beantragen Sie diese über GOV.UK (dies kann mehrere Wochen dauern).

Sobald die Lizenz vorliegt, weisen Sie dem Mitarbeiter ein Certificate of Sponsorship für die angebotene Stelle zu. Anschließend instruiert man den Mitarbeiter, online den Visumantrag zu stellen, wobei er die CoS und weitere Dokumente (Reisepass, Vertrag, Qualifikationsnachweise oder Erfahrungsnachweise, sowie ggf. Englischtests) bereitstellt.

Nach Absenden des Antrags überwachen Sie den Bearbeitungsstand und unterstützen bei weiteren Anforderungen (z.B. Terminvereinbarung für biometrische Verfahren oder Tuberkulose-Tests, falls der Kandidat aus einem Risikogbiet kommt).

Die Entscheidung über das UK-Visum kann von einigen Wochen bis zu mehreren Monaten dauern, abhängig vom Verfahren und Konsulat. Bauen Sie diese Zeit in Ihre Planung ein. Sobald das Visum genehmigt ist, klären Sie die Umzugslogistik: Buchen Sie die Reise, organisieren Sie Unterkunft oder temporäre Unterkünfte und bereiten Sie den Mitarbeiter auf das Leben im UK vor (Registrierung bei der Gesundheitsversorgung, Schulen für Kinder usw.).

Bei Ankunft des Mitarbeiters im UK erfolgt sofort eine Recht-auf-Arbeit-Prüfung anhand des Visums oder BRP-Karte. Machen Sie eine Kopie der Visaseite, des Passfotos und des biometrischen Aufenthaltstitels.

Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter die Arbeit wie vorgesehen aufnimmt (Vollzeit zu dem vereinbarten Gehalt). Bei Änderungen – z.B. Rollenwechsel oder Austritt – aktualisieren Sie den Status im Sponsor Management System oder melden es bei UKVI.

Wenn Sie jede Phase in der Reihenfolge durchführen und klare Aufzeichnungen führen, sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf des Einwanderungsprozesses für den neuen Mitarbeiter.

Rechtliche Verpflichtungen und Compliance des Arbeitgebers

Neben der Unterstützung bei der Visa-Beantragung müssen Arbeitgeber auch die britischen Arbeits- und Einwanderungsgesetze einhalten. Wichtige Verpflichtungen sind:

Recht-auf-Arbeit-Prüfungen

Jeder Arbeitgeber muss vor Beginn der Beschäftigung sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter die rechtliche Arbeitserlaubnis im UK besitzt. Für ausländische Staatsbürger bedeutet dies die Überprüfung eines bestätigten Passes oder Visums sowie die Dokumentation des Ablaufdatums.

Arbeitgeber dürfen bei der Dokumentenprüfung nicht diskriminieren – sie müssen den gleichen Standard für alle Mitarbeiter anwenden. Wenn die Erlaubnis zur Arbeit zeitlich beschränkt ist, muss die Prüfung bei Ablauf wiederholt werden.

Fehler bei der richtigen Prüfung können zu Geldstrafen und strafrechtlicher Verantwortlichkeit führen.

Einhaltung von Gehalts- und Vertragsvorgaben

Für gesponserte Mitarbeitende gelten die Gehaltsgrenzen entsprechend ihrer Visa-Route. Zum Beispiel müssen Skilled Worker ≥£38.700 jährlich verdienen (es sei denn, eine Ausnahme gilt).

Das bedeutet auch, die Mindestlöhne und Urlaubsregelungen im UK einzuhalten. Ein klares Arbeitsvertrag, der die gesponserte Rolle beschreibt (Jobtitel, Aufgaben, Stunden, Gehalt), ist notwendig.

Unzureichende Bezahlung eines Visa-Arbeitnehmers kann eine Verletzung der Sponsoring-Bestimmungen darstellen.

Berichtswesen und Aktenführung

Führen Sie ein Verzeichnis aller Reisen des ausländischen Mitarbeiters, aller Aufenthaltsgenehmigungsdetails und Kontaktdaten. Nutzen Sie das offizielle Sponsor Management System (SMS), um wichtige Ereignisse zu melden: z.B., wenn der Mitarbeiter den erwarteten Starttermin verpasst, in längeren Urlaub geht, die Aufgabe wechselt oder nicht mehr arbeitet.

Diese Meldungen sind in der Regel innerhalb von 10 Arbeitstagen nach der Änderung durchzuführen. Bewahren Sie Kopien der Pässe, Visa und Bestätigungen während der Beschäftigung sowie für 2 Jahre nach Beendigung auf.

Policy-Updates verfolgen

Die UK-Einwanderungsregeln können sich ändern. Zum Beispiel stieg im April 2024 das Mindestgehalt für Skilled Worker von £26.200 auf £38.700.

Arbeitgeber sollten Ankündigungen beobachten und ihre Richtlinien (und Budgets) entsprechend anpassen. Viele nutzen HR-Systeme oder einen Rechtsbeistand, um Änderungen im Blick zu behalten.

Schulungen für HR- und Recruiting-Mitarbeiter im Bereich Sponsoring-Compliance sind essenziell, um versehentliche Verstöße zu vermeiden.

Verstöße gegen diese Pflichten können schwerwiegende Konsequenzen haben. Das Home Office kann Bußgelder verhängen, eine „Suspension“ der Lizenz anordnen oder sie ganz entziehen.

Im schlimmsten Fall darf der Arbeitgeber keine weiteren Arbeiter mehr sponsern. Die gute Nachricht ist, dass durch die Integration der Compliance in die normalen HR-Prozesse (z.B. durch automatisierte Erinnerungen für Checks und Berichte) und die kontinuierliche Überwachung die meisten Probleme vermieden werden können.

Häufige Herausforderungen und Lösungsansätze im Visumprozess für Arbeitgeber im Vereinigten Königreich

Das Sponsoring ausländischer Mitarbeiter kann herausfordernd sein. Arbeitgeber berichten häufig über folgende Schwierigkeiten:

Hoher administrativer Aufwand

Die Überwachung der Recht-auf-Arbeit-Prüfungen, die Pflege der Aufzeichnungen und die Abgabe von Compliance-Berichten für jeden ausländischen Mitarbeiter sind zeitintensiv. Besonders kleinere Unternehmen haben Schwierigkeiten, Personal für Sponsoring-Aufgaben zu bestimmen.

Lösung: Implementieren Sie ein HR-Informationssystem oder spezielle Einwanderungssoftware zur Automatisierung von Erinnerungen an anstehende Prüfungen und Fristen. Manche Firmen stellen