Steuern in Vereinigtes Königreich

Das Vereinigte Königreich verfügt über ein umfassendes Steuersystem, das sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer betrifft. Für Arbeitgeber beinhaltet die Gehaltsabrechnung das Verständnis der Verpflichtungen im Zusammenhang mit Pay As You Earn (PAYE) Einkommensteuer und National Insurance Contributions (NICs). Arbeitnehmer unterliegen Abzügen von ihrem Bruttolohn für Einkommensteuer und NICs, profitieren aber möglicherweise auch von verschiedenen Steuerfreibeträgen und Abzügen, die ihr zu versteuerndes Einkommen verringern. Die korrekte Navigation dieser Anforderungen ist entscheidend für die Einhaltung der Vorschriften und einen reibungslosen Ablauf der Gehaltsabrechnung.

Das Verständnis der spezifischen Regeln für das Steuerjahr, das vom 6. April bis zum 5. April läuft, ist essenziell. Das Steuerjahr 2025/2026 wird eigene Steuersätze, Schwellenwerte und Vorschriften haben, die Arbeitgeber bei der Gehaltsverarbeitung und Meldung an HM Revenue and Customs (HMRC) einhalten müssen.

Arbeitgeber Sozialversicherungs- und Lohnsteuerpflichten

Arbeitgeber im UK sind in erster Linie verantwortlich für die Berechnung, Abführung und Zahlung der National Insurance Contributions (NICs) im Auftrag ihrer Arbeitnehmer, zusätzlich zu ihren eigenen Arbeitgeberbeiträgen. Diese Beiträge finanzieren staatliche Leistungen und Dienste.

Der Arbeitgeber trägt Class 1 NICs auf Einkünfte der Arbeitnehmer über einem bestimmten Schwellenwert. Der Satz wird auf Einkünfte über die sekundäre Schwelle angewendet, ohne Begrenzung des Höchsteinkommens für den Arbeitgeberbeitrag.

Einkommensperiode	Sekundäre Schwelle (pro Woche)	Sekundäre Schwelle (pro Monat)	Sekundäre Schwelle (pro Jahr)	Arbeitgeber Class 1 NIC Rate
Wöchentlich	£175	-	-	13,8%
Monatlich	-	£758	-	13,8%
Jährlich	-	-	£9.100	13,8%

Hinweis: Diese Schwellenwerte und Raten basieren auf dem Steuerjahr 2024/2025 und können sich für das Steuerjahr 2025/2026 ändern.

Arbeitgeber könnten außerdem verpflichtet sein, den Apprenticeship Levy zu zahlen, wenn ihre jährliche Gehaltsabrechnung £3 Millionen übersteigt. Der Levy-Satz beträgt 0,5 % des jährlichen Bruttogehalts, und Arbeitgeber erhalten einen Freibetrag von £15.000, der gegen ihre Levy-Zahlung verrechnet werden kann.

Einkommensteuer-Abzugsanforderungen

Arbeitgeber sind verpflichtet, das Pay As You Earn (PAYE)-System zu verwenden, um die Einkommensteuer von den Löhnen oder Gehältern ihrer Arbeitnehmer vor der Auszahlung abzuziehen. Die Höhe der einbehaltenen Steuer hängt vom Steuercode des Arbeitnehmers, seinen Einkünften und den aktuellen Einkommensteuersätzen und -bands ab.

Der Steuercode eines Arbeitnehmers wird von HMRC ausgegeben und spiegelt seine steuerfreien Freibeträge wider. Der Standard-Personal-Allowance ist der Betrag des Einkommens, den eine Person verdienen kann, bevor Einkommensteuer fällig wird. Für das Steuerjahr 2024/2025 beträgt der Standard-Personal-Allowance £12.570. Dieser Freibetrag wird für Personen mit einem Einkommen über £100.000 reduziert und entfällt bei Einkommen über £125.140 vollständig.

Die Einkommensteuersätze variieren je nach Einkommenshöhe und Region im UK, in der der Arbeitnehmer lebt (England, Wales, Nordirland oder Schottland).

Einkommensteuersätze und -bands (England, Wales und Nordirland - Steuerjahr 2024/2025)

Steuerpflichtiges Einkommensband	Rate
Bis zu £12.570	0%
£12.571 bis £50.270	20%
£50.271 bis £125.140	40%
Über £125.140	45%

Einkommensteuersätze und -bands (Schottland - Steuerjahr 2024/2025)

Steuerpflichtiges Einkommensband	Rate
Bis zu £12.570	0%
£12.571 bis £14.732	19%
£14.733 bis £25.296	20%
£25.297 bis £43.662	21%
£43.663 bis £75.000	42%
£75.001 bis £125.140	46%
Über £125.140	48%

Hinweis: Diese Raten und Bänder basieren auf dem Steuerjahr 2024/2025 und können sich für das Steuerjahr 2025/2026 ändern. Die schottischen Raten und Bänder legt das schottische Parlament fest.

Arbeitgeber berechnen die Steuerabzüge für jede Abrechnungsperiode auf Basis des Steuercodes des Mitarbeiters und des Anteils der jährlichen Steuerbänder, der für diese Periode gilt (z.B. wöchentlich, monatlich).

Arbeitnehmer Steuerabzüge und Freibeträge

Die Steuerpflicht eines Arbeitnehmers wird durch seinen persönlichen Freibetrag sowie möglicherweise andere Freibeträge oder steuerliche Entlastungen reduziert. Der Standard-Personal-Allowance ist der häufigste Abzug.

Weitere Freibeträge und Entlastungen, die sich auf den Steuercode eines Arbeitnehmers auswirken können, umfassen:

• Ehegattenfreibetrag: Ermöglicht einem Ehepartner oder eingetragenen Lebenspartner, 10 % seines Personal Allowance an den Partner zu übertragen, wenn dieser weniger als den Personal Allowance verdient und der Partner kein höherer oder zusätzlicher Steuersatz ist.
• Blindenfreibetrag: Ein zusätzlicher steuerfreier Freibetrag für registrierte Blinde.
• Steuerliche Entlastung für Rentenbeiträge: Beiträge zu registrierten Renten zusammen mit steuerlichen Vorteilen. Diese werden oft direkt vom Rentenanbieter gewährt, bei manchen Schemen erhält der Arbeitnehmer die Steuerentlastung über seinen Steuercode.
• Gift Aid: Spenden an Wohltätigkeitsorganisationen im Rahmen von Gift Aid können die Grundfreibetragsgrenze für den Spender erweitern.
• Berufsausgaben: Arbeitnehmer können unter Umständen steuerliche Vorteile für bestimmte berufsbedingte Ausgaben einfordern, die nicht vom Arbeitgeber erstattet werden, z.B. Geschäftsreisen, Fachgebühren oder Uniformen.

Diese Freibeträge und Entlastungen sind typischerweise in den Steuercode des Arbeitnehmers eingerechnet, der den Arbeitgeber anweist, wie viel steuerfreies Einkommen vor der Berechnung der Steuerabzüge angewendet werden soll.

Fristen für Steuerkonformität und Meldungen

UK-Arbeitgeber müssen die Anforderungen der Real Time Information (RTI) erfüllen. Das bedeutet, sie müssen Gehaltsinformationen spätestens am Tag der Zahlung an HMRC übermitteln.

Wichtige RTI-Meldungen umfassen:

• Full Payment Submission (FPS): Wird jedes Mal eingereicht, wenn ein Arbeitgeber Arbeitnehmer bezahlt und Details zu Zahlungen, Abzügen sowie neuen oder ausscheidenden Mitarbeitern enthält.
• Employer Payment Summary (EPS): Wird monatlich (falls zutreffend) eingereicht, um Beträge wie NICs zurückgefordert (z.B. gesetzliche Leistungen), den Apprenticeship Levy oder wenn in einem Zeitraum keine Mitarbeiter bezahlt wurden, zu melden.

Arbeitgeber müssen außerdem:

• Den Arbeitnehmern am Ende des Steuerjahres (bis 31. Mai) eine P60-Formular ausstellen, das ihre Gesamtvergütung und Abzüge für das Jahr aufzeigt.
• Ausgaben und Vorteile, die Mitarbeitern außerhalb der Lohnbuchhaltung gewährt wurden, auf P11D-Formularen (bis 6. Juli nach Ende des Steuerjahres) melden.
• Die PAYE-Steuer und NICs, die von den Gehältern der Arbeitnehmer abgezogen wurden, zuzüglich der Arbeitgeber-NICs an HMRC zahlen, meist bis zum 22. des Monats nach der Gehaltsabrechnung (bei Postversand bis zum 19.).

Das Versäumnis dieser Fristen für Meldungen und Zahlungen kann zu Bußgeldern und Zinsen führen.

Besondere Steuerfragen für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen

Die Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer oder das Betreiben eines ausländischen Unternehmens im UK führt zu zusätzlichen steuerlichen Komplexitäten.

• Residenzstatus: Die Steuerpflicht eines Individuums im UK hängt von seinem Residenzstatus ab. Verschiedene Regeln gelten für Residents, Non-Residents und vorübergehend Nicht-Residenten. Dies beeinflusst, wie ihr weltweites Einkommen im UK steuerlich behandelt wird.
• National Insurance Contributions: Die Pflicht, britische NICs zu zahlen, hängt im Allgemeinen davon ab, wo die Arbeit ausgeübt wird. Sonderregeln und Abkommen (wie Sozialversicherungsabkommen oder EU-Regelungen, obwohl nach Brexit andere gelten) können beeinflussen, ob NICs im UK oder in einem anderen Land fällig sind, insbesondere bei entsandten Arbeitnehmern.
• Doppelbesteuerungsabkommen: Das UK hat Doppelbesteuerungsabkommen mit vielen Ländern. Diese Abkommen bestimmen, welches Land das Recht hat, bestimmte Einkommensarten zu besteuern, und bieten Entlastungen, um eine doppelte Besteuerung auf denselben Einkünften zu verhindern.
• Betriebsstätte: Eine ausländische Firma kann der Körperschaftsteuer im UK unterliegen, wenn sie als 'permanente Vertretung' im UK gilt. Das Beschäftigen von Personal im UK kann dazu beitragen, eine Betriebsstätte zu begründen.
• PAYE für ausländische Arbeitgeber: Auch wenn eine ausländische Firma kein registriertes Büro oder Zweigstelle im UK hat, kann sie dennoch verpflichtet sein, PAYE zu betreiben, wenn sie Personen beschäftigt, die in UK arbeiten. In solchen Fällen ist oft die Beauftragung eines Employer of Record(/glossary/employer-of-record-eor/) notwendig, um die Lohn- und Steuerpflichten im UK konform zu handhaben.