Employer of Record in Vietnam

Étendre votre équipe au Vietnam nécessite une compréhension claire des réglementations locales en matière d'emploi. Les entreprises souhaitant embaucher des employés sur ce marché dynamique disposent généralement de quelques voies principales pour l'engagement, chacune avec ses propres considérations administratives et juridiques. Comprendre ces options est crucial pour une expansion mondiale conforme et efficace.

Lorsqu'il s'agit d'embaucher des employés au Vietnam, les entreprises disposent généralement de trois approches principales :

• Établir une entité locale : Cela implique de créer une filiale ou un bureau de représentation au Vietnam, ce qui nécessite un investissement important en temps, en capital, et la navigation dans des processus d'enregistrement complexes.
• Utiliser un Employer of Record (EOR) : Collaborer avec un EOR comme Rivermate permet aux entreprises d'embaucher des employés au Vietnam en toute conformité sans avoir besoin d'une entité locale. L'EOR agit en tant qu'employeur légal, gérant toute la conformité locale.
• Embaucher en tant que Contractors : Bien que cela semble simple, classer les travailleurs en tant que Contractors comporte des risques importants au Vietnam si la relation de travail ressemble à celle d'un employé. Une mauvaise classification peut entraîner des pénalités importantes.

Comment fonctionne un EOR au Vietnam

Un service d'Employer of Record (EOR) simplifie l'embauche mondiale en gérant les complexités juridiques et administratives de l'emploi au Vietnam. Lorsque vous vous associez à un EOR, votre entreprise conserve la gestion quotidienne de votre équipe vietnamienne, tandis que l'EOR s'occupe des aspects formels de l'emploi. Cela inclut :

• Intégration : Assurer une documentation d'embauche conforme, vérifications des antécédents, et génération de contrats locaux.
• Gestion de la paie : Gérer des paiements de salaires précis et en temps voulu, y compris les taxes locales et les cotisations sociales.
• Remise des impôts et de la sécurité sociale : Gérer le calcul et le paiement de toutes les contributions obligatoires de l'employeur et des employés aux autorités vietnamiennes.
• Administration des avantages : Faciliter l'inscription et la gestion des packages d'avantages conformes localement.
• Conformité RH : Assurer le respect des lois du travail vietnamiennes concernant les heures de travail, les droits aux congés, les procédures de licenciement, et autres réglementations en matière d'emploi.

Avantages pour les entreprises souhaitant embaucher au Vietnam sans établir une entité locale

Opter pour un EOR offre plusieurs avantages convaincants pour les entreprises désireuses d'entrer sur le marché vietnamien sans le fardeau de créer une entité locale :

• Entrée rapide sur le marché : Embaucher des employés au Vietnam beaucoup plus rapidement, en évitant le processus long et complexe d'enregistrement d'une entité.
• Réduction des coûts : Éviter l'investissement en capital important et les dépenses opérationnelles continues liées à la création et à la gestion d'une entité légale locale.
• Conformité garantie : Atténuer les risques juridiques puisque l'EOR assure une conformité totale avec les lois du travail vietnamiennes, la réglementation fiscale et la sécurité sociale.
• Focalisation sur le cœur de métier : Décharger les charges administratives, permettant à votre équipe de se concentrer sur des objectifs stratégiques et de gérer directement votre main-d'œuvre vietnamienne.
• Flexibilité et évolutivité : Augmenter ou réduire facilement votre équipe au Vietnam sans les engagements rigides d'une entité locale.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec un seul tarif mensuel compétitif par employé. Contrairement aux fournisseurs traditionnels de PEO, notre tarification en Vietnam inclut un support RH complet, la gestion des avantages, la conformité réglementaire et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses en temps réel de la main-d'œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — simplement une tarification claire qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale en Vietnam.

Les obligations fiscales des employeurs au Vietnam en 2025 incluent des cotisations à l'assurance sociale, à l'assurance maladie, à l'assurance chômage et à un fonds syndical. Les employeurs doivent contribuer à hauteur de 17 % pour l'assurance sociale, 3 % pour l'assurance maladie, 1 % pour le chômage et 0,5 % pour les accidents du travail, sur la base des salaires des employés jusqu'à 20 fois le salaire de base. De plus, une contribution de 2 % au fonds syndical est requise. Ces cotisations sont calculées mensuellement et sont essentielles pour assurer la conformité.

Les employeurs sont responsables de la retenue de l'impôt sur le revenu des personnes physiques (PIT) sur les salaires des employés, avec des taux progressifs allant de 5 % à 35 %, en fonction des niveaux de revenus imposables. Les employés bénéficient de déductions telles qu'une allocation personnelle de 11 millions VND par mois et 4,4 millions VND par mois par personne à charge, ainsi que des déductions pour les cotisations d'assurance et les dons caritatifs. Les échéances de déclaration PIT comprennent les déclarations mensuelles avant le 20 du mois suivant, les déclarations trimestrielles si applicable, et la finalisation annuelle avant le 31 mars.

Les travailleurs étrangers sont imposés en fonction de leur statut de résidence : les résidents (≥183 jours/an) paient l'impôt sur le revenu à des taux de résident, tandis que les non-résidents sont imposés à un taux forfaitaire de 20 %. Le Vietnam a conclu des DTAs avec de nombreux pays pour atténuer la double imposition, et les entreprises étrangères peuvent être soumises à la taxe sur les entrepreneurs étrangers (FCT) sur les revenus issus de services ou de biens fournis au Vietnam. La rapatriation des bénéfices est autorisée dans certaines conditions.

Le paysage salarial du Vietnam en 2025 est façonné par une croissance économique rapide, une augmentation des investissements étrangers et l'évolution des lois du travail. Les salaires spécifiques à chaque secteur varient considérablement, avec des rôles dans la technologie tels que Software Engineers gagnant entre 30 et 80 millions VND/mois, et des postes dans la finance, la fabrication et les biens de consommation offrant des packages compétitifs. Le salaire minimum dépend de la région, allant de 3,45 millions VND dans les zones rurales (Région IV) à 4,96 millions VND dans les centres urbains (Région I).

Les employeurs doivent respecter les réglementations sur le salaire minimum et complètent souvent la rémunération de base par des bonus et des allocations telles que les bonus de Têt (équivalant à un mois de salaire), les bonus de performance, ainsi que des allocations pour le logement, le transport, les repas et le téléphone. Les salaires sont généralement versés mensuellement par virement bancaire, avec les cotisations fiscales et sociales prélevées à la source. Les tendances indiquent une augmentation des salaires, stimulée par la demande de main-d'œuvre qualifiée, l'inflation et une attention accrue aux avantages complets, ainsi qu'une adoption croissante de la paie numérique et une plus grande transparence.

Les politiques de congé du Vietnam, régies par le Code du travail, incluent le congé annuel, les jours fériés, le congé maladie, le congé parental et d’autres congés spéciaux. Les employeurs doivent respecter les droits statutaires tout en équilibrant les besoins opérationnels.

Congé annuel varie selon l’âge et la profession :

Le congé annuel non utilisé peut être reporté avec accord mutuel, et les employés sont payés à leur salaire régulier pendant le congé.

Jours fériés incluent le Nouvel An, le Nouvel An lunaire (Têt), les Hung Kings, la Journée de la réunification, la Fête du Travail internationale et la Fête nationale, totalisant environ 11 jours par an. Si les jours fériés tombent un week-end, les employés reçoivent un jour de congé supplémentaire, avec pleine rémunération.

Congé maladie dépend des cotisations à l’assurance sociale :

Les maladies liées au travail peuvent permettre un congé plus long.

Congé parental comprend :

• Maternité : 6 mois avec 100% du salaire, plus 60 jours de congé prénatal ; jours supplémentaires pour naissances multiples.
• Paternité : 5–14 jours selon le type de naissance, dans les 30 jours suivant la naissance.
• Adoption : 6 mois pour les enfants de moins de six mois, avec allocations de l’assurance sociale.

D’autres congés incluent le deuil (3 jours), le mariage (3 jours pour soi, 1 jour pour le mariage de l’enfant), avec un congé d’étude ou sabbatical optionnel selon les politiques de l’employeur.

Vietnam impose plusieurs avantages sociaux essentiels pour assurer la sécurité sociale et le bien-être. Les employeurs doivent fournir une assurance sociale, une assurance santé, une assurance chômage, des jours fériés payés et des congés annuels payés. De plus, une prime de Tet (prime du Nouvel An lunaire) est courante, et des indemnités de licenciement sont requises pour les employés ayant plus d’un an de service en cas de licenciement. Le salaire minimum varie selon la région, et les taux de contribution pour l’assurance sociale, la santé et le chômage sont partagés entre les employeurs et les employés.

Au-delà des exigences légales, de nombreux employeurs offrent des avantages optionnels pour attirer et fidéliser les talents, notamment une assurance santé et vie privée, des primes de performance, des allocations (transport, logement, repas), des programmes de formation, des voitures de société, des programmes d’aide aux employés et des jours de congé supplémentaires. L’assurance santé privée complète souvent la couverture obligatoire, offrant un accès à des services de santé privés, avec des coûts généralement entièrement pris en charge par les employeurs.

Les avantages de retraite incluent des pensions d’assurance sociale basées sur les cotisations et les années de service, certaines entreprises proposant des plans de pension complémentaires financés conjointement par les employeurs et les employés. Les packages d’avantages diffèrent selon l’industrie et la taille de l’entreprise ; les multinationales ont tendance à offrir des avantages complets comme l’assurance santé et vie privée, tandis que les PME peuvent se concentrer sur les avantages obligatoires de base et les allocations essentielles. L’industrie technologique met l’accent sur la flexibilité du travail et les opportunités de développement, tandis que les entreprises manufacturières privilégient souvent les allocations et les avantages en santé au travail.

Les accords d'emploi au Vietnam sont essentiels pour assurer la conformité légale et établir des relations claires entre l'employeur et l'employé. Ils doivent respecter le Code du travail, qui précise les types de contrats, les clauses essentielles, les périodes d'essai et les procédures de résiliation. Des contrats correctement rédigés aident à prévenir les litiges et à protéger les droits des deux parties.

Le Vietnam reconnaît deux principaux types de contrats : à durée déterminée et à durée indéterminée. Les clauses contractuelles clés incluent la description du poste, le salaire, les heures de travail, la période d'essai et les conditions de résiliation. Les accords d'emploi doivent inclure ces clauses essentielles pour être légalement valides.

Les employeurs doivent s'assurer que les accords d'emploi incluent ces clauses clés et respectent les normes légales pour maintenir la conformité et favoriser des relations de travail positives.

L'économie du Vietnam adopte de plus en plus le travail à distance, stimulée par le besoin de flexibilité, de productivité et d'économies de coûts. En 2025, les entreprises mettent en œuvre activement des politiques de télétravail, avec des cadres juridiques en évolution pour soutenir cette transition. Les employeurs doivent naviguer dans les lois du travail, définir clairement les modalités de travail à distance dans les contrats d'emploi, et assurer la conformité en matière de santé, de sécurité et de protection des données. Les principales considérations juridiques incluent l'établissement de politiques pour le temps plein, le travail hybride, la flexibilité horaire, les semaines de travail compressées et les arrangements de partage d'emploi.

La sécurité des données est primordiale, nécessitant que les entreprises appliquent des contrôles d'accès stricts, le chiffrement des données, la formation des employés et des plans de réponse aux incidents. La fourniture d'équipement et les politiques de remboursement des dépenses doivent être clairement définies, y compris les indemnités pour l'installation du bureau à domicile et les coûts Internet. Une infrastructure technologique fiable — telles que VPN, outils de collaboration en nuage, surveillance à distance et support technique — est essentielle pour un travail à distance efficace.

Au Vietnam, la résiliation du contrat de travail doit respecter le Code du travail, y compris des délais de préavis spécifiques en fonction du type de contrat et du motif de la résiliation. Les employeurs doivent respecter ces délais pour éviter les litiges et les responsabilités légales. Les délais de préavis varient comme suit :

Les employeurs doivent donner un préavis à l'avance, et les obligations de licenciement peuvent également s'appliquer en fonction des circonstances de la résiliation. Le respect adéquat de ces réglementations garantit des processus de résiliation légaux et minimise les risques juridiques.

L'économie du Vietnam adopte de plus en plus des modalités de travail flexibles, avec la montée en puissance du freelancing et du contracting indépendant dans divers secteurs. Ce changement offre aux entreprises agilité et accès à des compétences spécialisées, tout en offrant aux individus autonomie et diverses opportunités professionnelles. Les employeurs doivent comprendre les cadres juridiques, contractuels et fiscaux pour éviter les risques de mauvaise classification et les sanctions. Les distinctions clés entre employés et contractors incluent le contrôle sur le travail, l'intégration dans les opérations de l'entreprise, la fourniture des outils, le risque financier, la durée, l'exclusivité et les méthodes de paiement.

Les relations de Contractor of Record (COR) au Vietnam sont régies par des accords de service, qui doivent définir clairement la portée du travail, les livrables, les délais, les modalités de paiement et autres conditions. Ces accords relèvent du droit civil ou commercial plutôt que du droit du travail. Les droits de propriété intellectuelle doivent être explicitement abordés dans les contrats pour éviter les litiges, avec des arrangements courants tels que la rétention du contractor, l'acquisition par le client ou la copropriété des droits de propriété intellectuelle.

Les contractors sont responsables de leurs propres obligations fiscales, notamment l'impôt sur le revenu des personnes physiques (PIT) et potentiellement la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), en fonction des seuils de revenus. Ils doivent s’inscrire à un code fiscal, calculer le PIT selon des taux présumés, et déposer des déclarations trimestrielles et annuelles. L’assurance n’est pas obligatoire pour les contractors, qui doivent organiser leur propre assurance santé et responsabilité professionnelle. Les industries clés utilisant des contractors indépendants incluent l’informatique, les services créatifs, le conseil, l’éducation, les médias et les services professionnels, motivées par le besoin de compétences spécialisées et de personnel flexible.

Note : Les taux sont illustratifs et sujets à modification en fonction des réglementations et des seuils de revenus.

Les réglementations sur le permis de travail et les visas au Vietnam sont essentielles pour que les professionnels étrangers et les employeurs assurent leur conformité légale. Les types de visas courants incluent le DN (jusqu'à 12 mois, pour les affaires), LĐ (jusqu'à 2 ans, avec un permis de travail valide), ĐT (jusqu'à 5 ans, pour les investisseurs), et DL (touristique, jusqu'à 3 mois). La plupart des travailleurs étrangers nécessitent un permis de travail, ce qui implique de remplir des critères d'âge, de qualification, de santé et de casier judiciaire, ainsi que de soumettre des documents tels que des copies de passeport, CV, diplômes, contrôles de santé et références. Le processus de demande comprend l'approbation de l'employeur par le MOLISA, suivi par la demande de permis du travailleur, qui prend généralement 15-20 jours ouvrables, avec des frais variables selon le cas.

La résidence permanente est limitée à ceux qui ont apporté des contributions significatives, une résidence à long terme (plus de 3 ans), ou un mariage avec des citoyens vietnamiens, impliquant des demandes auprès du Ministère de la Sécurité Publique. Les personnes à charge (conjoint et enfants de moins de 18 ans) peuvent obtenir des visas TT avec des documents justificatifs tels que certificats de mariage ou de naissance. Les employeurs doivent s'assurer que tout le personnel étranger détient des permis et visas valides, signaler tout changement, et soutenir les processus de renouvellement, tandis que les employés doivent maintenir une documentation valide et respecter les lois. La non-conformité comporte des risques d'amendes, d'expulsion et de sanctions, soulignant l'importance de rester informé et de demander des conseils professionnels.