Employer of Record in Vietnam

Un Employer of Record (EOR) vous aide à embaucher des employés au Vietnam sans créer d’entité juridique locale. Il agit en tant qu’employeur légal pour les membres de votre équipe, en gérant toutes les tâches administratives et légales liées à l’emploi. Cela inclut la paie, les taxes, les avantages sociaux et la conformité avec les lois du travail vietnamiennes. Vous continuez à gérer le travail quotidien et les responsabilités de vos employés. Un EOR comme Rivermate (https://rivermate.com/employer-of-record) facilite et rend efficace l’expansion de votre équipe au Vietnam.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) au Vietnam

L’utilisation d’un EOR au Vietnam simplifie le processus de recrutement. Voici comment cela fonctionne généralement :

1. Vous trouvez le candidat. Vous recrutez et sélectionnez la meilleure personne pour le poste.
2. L’EOR embauche votre candidat. L’EOR embauche légalement l’employé au Vietnam via un contrat de travail local conforme.
3. L’intégration commence. L’EOR gère tout le processus d’intégration. Cela inclut la collecte des documents nécessaires et la vérification de la conformité légale.
4. L’EOR gère les RH et la paie. L’EOR s’occupe de toute la paie, des retenues fiscales, des cotisations sociales et de l’administration des avantages selon la loi vietnamienne.
5. Vous gérez votre employé. Vous dirigez les tâches quotidiennes et responsabilités de votre employé. L’EOR reste l’employeur légal, mais vous contrôlez le travail.

Pourquoi utiliser un Employer of Record au Vietnam

Un EOR offre une solution pratique pour les entreprises souhaitant embaucher au Vietnam. Cela vous évite le temps et les coûts importants liés à la création d’une entité juridique dans le pays. Cela vous permet d’entrer sur le marché et de commencer les opérations beaucoup plus rapidement.

Voici quelques avantages clés :

• Entrer rapidement sur le marché. Vous pouvez embaucher des employés et commencer à travailler au Vietnam en quelques jours plutôt qu’en plusieurs mois.
• Assurer la conformité légale. Les EOR sont experts en droit du travail vietnamien. Ils veillent à ce que vos contrats de travail, votre paie et vos avantages soient entièrement conformes aux réglementations locales.
• Réduire les coûts. Vous évitez les coûts élevés liés à l’enregistrement de l’entreprise, aux frais juridiques et à la mise en place d’une infrastructure RH locale.
• Offrir des avantages compétitifs. Un EOR peut fournir à vos employés des packages d’avantages complets, vous aidant à attirer et à retenir les meilleurs talents.
• Simplifier les RH et l’administration. Vous déléguez des tâches administratives complexes telles que la gestion de la paie, la déclaration fiscale et la gestion des contributions statutaires.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Vietnam comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Vietnam.

Recruter au Vietnam est une démarche intelligente pour de nombreuses entreprises. Vous accédez à une main-d'œuvre jeune et qualifiée dans une économie en pleine croissance. Mais, comme dans tout pays, le Vietnam a ses propres règles en matière d'emploi. Il est important de maîtriser les détails pour assurer la conformité de votre entreprise et le bonheur de votre équipe.

Contrats de travail & clauses indispensables

Lorsque vous embauchez un employé au Vietnam, vous devez établir un contrat de travail écrit. C'est une exigence légale qui protège à la fois vous et votre employé. Les accords oraux ne sont autorisés que pour des emplois d'une durée inférieure à un mois.

Il existe deux principaux types de contrats de travail au Vietnam :

• Contrat à durée indéterminée : Ce type de contrat n'a pas de date de fin.
• Contrat à durée déterminée : Ce contrat a une date de fin précise, jusqu’à 36 mois. Vous ne pouvez renouveler un contrat à durée déterminée qu'une seule fois. Passé ce délai, il devient automatiquement un contrat à durée indéterminée.

Vos contrats de travail doivent inclure certaines clauses clés pour être conformes à la loi vietnamienne. Considérez-les comme les éléments non négociables.

Périodes d'essai

Une période d'essai est un bon moyen de vérifier si un nouveau recrutement correspond à votre entreprise. Au Vietnam, vous pouvez inclure une période d'essai dans le contrat de travail, mais il existe des règles concernant sa durée. La durée de la période d'essai dépend du type d'emploi :

• 180 jours : Pour les postes de cadres d'entreprise.
• 60 jours : Pour les emplois nécessitant un diplôme universitaire ou supérieur.
• 30 jours : Pour les emplois nécessitant des certificats professionnels intermédiaires ou pour les travailleurs qualifiés.
• 6 jours ouvrables : Pour tous les autres emplois.

Pendant la période d'essai, vous devez payer votre employé au moins 85 % de son salaire habituel.

Heures de travail & heures supplémentaires

Les heures de travail standard au Vietnam sont de 8 heures par jour et 48 heures par semaine. Vous devez accorder à vos employés au moins un jour complet de repos chaque semaine.

Les heures supplémentaires sont autorisées, mais avec des limites. Le temps de travail total d’un employé, y compris les heures supplémentaires, ne peut pas dépasser 12 heures par jour et 40 heures par mois. La limite annuelle d'heures supplémentaires est généralement de 200 heures, mais elle peut être portée à 300 heures dans certains secteurs spécifiques.

Vous devez également rémunérer vos employés en supplément pour les heures supplémentaires. Voici comment cela se décompose :

• Jours de semaine : Au moins 150 % de leur rémunération habituelle.
• Week-ends : Au moins 200 % de leur rémunération habituelle.
• Jours fériés : Au moins 300 % de leur rémunération habituelle.

Jours fériés & jours régionaux

Vos employés au Vietnam ont droit à des congés payés pour les jours fériés. Il est judicieux de connaître ces dates afin de planifier votre calendrier de travail en conséquence.

Voici les jours fériés pour 2025 :

Embauche de contractors au Vietnam

Vous pouvez également recruter des contractors indépendants au Vietnam. Cela peut être une solution flexible pour obtenir des compétences spécialisées pour des projets spécifiques. Cependant, il est très important de classer correctement vos travailleurs.

Un contractor indépendant est un travailleur autonome. Il contrôle son propre travail et n’est pas considéré comme un employé. Cela signifie qu’il n’est pas couvert par le Code du travail et n’a pas droit à des avantages comme l’assurance sociale ou le congé payé. Il est également responsable de ses propres impôts.

Une mauvaise classification d’un employé en tant que contractor peut entraîner de graves problèmes, notamment :

• Des arriérés de paiements pour les cotisations à l’assurance sociale.
• Le paiement des avantages que vous auriez dû lui accorder.
• Des amendes de la part des autorités fiscales et du travail.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à éviter ces risques. Un EOR peut embaucher légalement des employés en votre nom au Vietnam, en veillant à ce que vous respectiez toutes les lois du travail locales. Ainsi, vous pouvez obtenir les talents dont vous avez besoin sans les complications juridiques.

Naviguer dans la rémunération et la paie au Vietnam nécessite une compréhension claire des règles locales. Vous constaterez que les salaires sont négociés entre vous et vos employés, mais ils ne peuvent pas être inférieurs au salaire minimum fixé par le gouvernement. Tous les paiements aux employés doivent être effectués en Dong Vietnamien (VND). Vos packages de salaire mensuels typiques incluront le salaire brut et les cotisations d'assurance obligatoires.

Cycles de paie & structure des salaires

Au Vietnam, vous paierez généralement vos employés sur une base mensuelle. Il est courant d'offrir une prime de 13ème mois aux employés, bien que cela ne soit pas obligatoire par la loi.

La structure de salaire de vos employés comprendra :

• Salaire Brut : Le montant total avant toute déduction.
• Salaire Net : Le montant que l'employé reçoit après toutes les déductions.
• Salaire de Base : Cela constitue généralement une part importante du salaire brut.
• Indemnités et Primes : Celles-ci peuvent être incluses pour attirer et retenir les talents.

Heures supplémentaires & minimums

La semaine de travail standard au Vietnam est de 48 heures, généralement réparties sur six jours. Toute heure travaillée au-delà est considérée comme des heures supplémentaires. Les taux de rémunération des heures supplémentaires sont :

• 150% du salaire normal pour les heures supplémentaires en jour ouvrable.
• 200% pour le travail le week-end.
• 300% pour le travail lors des jours fériés.

Le salaire minimum au Vietnam varie selon la région. En 2024, les salaires minimums mensuels varient de VND 3 250 000 à VND 4 680 000, selon la localisation.

Taxes et cotisations de l'Employer of Record

En tant qu'Employer of Record au Vietnam, vous êtes tenu de verser plusieurs cotisations au nom de vos employés. Celles-ci sont calculées en pourcentage du salaire brut de l'employé.

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Taxes et déductions des employés

Vos employés contribuent également aux fonds de sécurité sociale à partir de leur salaire brut. Vous êtes responsable de déduire ces montants lors du traitement de la paie. Le Vietnam dispose d'un système d'impôt sur le revenu progressif, avec des taux allant de 5% à 35%.

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En Vietnam, offrir de solides avantages sociaux et congés aux employés est essentiel pour attirer et retenir les meilleurs talents. Les lois du travail du pays fixent des exigences minimales pour tous les employeurs. Comprendre ces règles est la première étape pour construire un package d’avantages compétitif qui favorise la croissance de votre entreprise.

Congés légaux

La loi du travail vietnamienne oblige les employeurs à fournir plusieurs types de congés payés.

• Congé annuel : Les employés ayant travaillé pendant 12 mois ont droit à 12 jours de congé payé. Ce nombre augmente d’un jour tous les cinq ans de service chez le même employeur.
• Congé maladie : Les employés peuvent prendre un congé maladie et percevoir une partie de leur salaire de la caisse d’assurance sociale. Le nombre de jours dépend de la durée de leur contribution à la caisse, à partir de 30 jours par an pour ceux ayant cotisé moins de 15 ans.
• Congé de maternité : Les employées bénéficient de six mois de congé de maternité entièrement payé, pris en charge par le système d’assurance sociale.
• Congé de paternité : Les pères reçoivent au moins cinq jours ouvrables de congé payé après la naissance d’un enfant.

Jours fériés publics & jours fériés régionaux

Les employés au Vietnam ont droit à un congé payé pour les jours fériés publics. Si un jour férié tombe un week-end, le jour ouvrable suivant est généralement accordé en congé.

Avantages complémentaires typiques

Au-delà des avantages légalement requis, de nombreuses entreprises offrent des avantages supplémentaires pour rester compétitives. Voici un aperçu des avantages obligatoires et courants.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place des avantages pour les employés dans un nouveau pays peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie ce processus pour vous. Un EOR agit en tant qu’employeur légal de votre personnel au Vietnam, prenant en charge la paie, les taxes, les avantages et la conformité.

Voici comment un EOR peut aider :

• Assurer la conformité : Un EOR reste à jour avec les lois du travail du Vietnam pour que vous n’ayez pas à le faire. Il veille à ce que vos packages d’avantages respectent toutes les exigences légales.
• Gérer les avantages : Un EOR administre tout, de l’assurance santé aux congés payés, vous faisant gagner du temps et du travail administratif.
• Proposer des packages compétitifs : Les EOR disposent de connaissances du marché local. Ils peuvent vous aider à créer des packages d’avantages attractifs pour attirer les meilleurs talents au Vietnam.
• Simplifier la paie : Un EOR gère tout le traitement de la paie et les déductions fiscales liées aux avantages.

Utiliser un EOR vous permet de vous concentrer sur vos opérations principales tout en garantissant à vos employés des avantages conformes et compétitifs.

Mettre fin à une relation de travail au Vietnam comporte des règles spécifiques que vous devez suivre. Le processus doit être géré avec soin pour rester conforme aux lois du travail locales. Lorsqu’un contrat prend fin, vous devez remettre à l’employé un avis écrit. Cette lettre doit expliquer pourquoi l’emploi se termine, la date finale, et les détails concernant les paiements finaux comme les congés non pris ou l’indemnité de licenciement. Une communication claire et le respect des procédures correctes vous aident à éviter des problèmes juridiques.

Périodes de préavis

Vous devez fournir un avis écrit avant la résiliation. La durée du préavis dépend du type de contrat de travail.

Aucun préavis n’est requis pendant la période d’essai.

Indemnité de licenciement

Les employés qui ont travaillé pour vous pendant 12 mois ou plus ont généralement droit à une indemnité de licenciement. Le montant du paiement est égal à la moitié d’un salaire mensuel pour chaque année de service. Vous devez effectuer tous les paiements finaux, y compris l’indemnité de licenciement, dans les 14 jours ouvrables suivant le dernier jour de l’employé. Dans certains cas particuliers, cela peut être prolongé jusqu’à 30 jours.

Comment Rivermate gère des départs conformes

Naviguer dans la résiliation d’un employé dans un pays différent peut être complexe. Nous veillons à ce que tout le processus de départ soit géré correctement et en conformité avec la loi vietnamienne.

Voici comment nous aidons :

• Documentation : Nous préparons et gérons tous les documents de résiliation nécessaires, en veillant à ce qu’ils respectent les normes légales.
• Paie finale : Nous calculons et traitons tous les paiements finaux, y compris le salaire, les congés non utilisés, et toute indemnité requise.
• Conformité : Nous veillons à ce que chaque étape du processus de résiliation respecte les lois du travail en vigueur pour minimiser les risques juridiques pour votre entreprise.
• Communication claire : Nous aidons à gérer la communication avec l’employé partant pour assurer une sortie fluide et professionnelle.

Naviguer dans le paysage des visas et des permis de travail au Vietnam peut sembler complexe. La clé est de comprendre la différence entre un permis de travail, qui vous autorise à travailler, et un visa, qui vous permet d'entrer et de rester dans le pays. Pour tout étranger souhaitant travailler au Vietnam pendant une période prolongée, un permis de travail est essentiel, et constitue la base pour obtenir un visa de travail à long terme. Le processus implique généralement que votre employeur justifie la nécessité d'embaucher un ressortissant étranger plutôt qu’un candidat local.

Visas de travail & réalités du parrainage

Un Employer of Record (EOR) peut être votre employeur légal au Vietnam, gérant les complexités des permis de travail et du parrainage de visa. C’est une solution pratique si votre entreprise ne possède pas d’entité légale dans le pays. L’EOR prend en charge la responsabilité de s’assurer que vous êtes conforme aux lois du travail locales, en gérant votre paie, vos taxes et vos avantages.

Cependant, il y a des réalités à considérer :

• Ce qu’un EOR peut parrainer : Un EOR peut parrainer un permis de travail pour des professionnels qualifiés dans des rôles qui répondent aux exigences légales du Vietnam. Cela inclut généralement les managers, cadres, spécialistes et techniciens. L’EOR vous guidera dans la paperasserie nécessaire, qui comprend souvent votre diplôme, une preuve d’expérience professionnelle pertinente, un contrôle médical et un casier judiciaire vierge.

• Ce qu’un EOR ne peut probablement pas parrainer : Un EOR n’est pas une baguette magique. Il opère dans le cadre de la loi vietnamienne et est soumis à un contrôle. Le parrainage pour des rôles qui ne semblent pas nécessiter un expert étranger ou pour des personnes qui ne disposent pas des qualifications appropriées sera probablement infructueux. Il peut également y avoir des limitations dues à des quotas de visas en place.

• Voies pratiques : Pour beaucoup, la voie la plus simple consiste à obtenir une offre d’emploi légitime d’une entreprise qui utilise ensuite un EOR pour gérer les formalités d’emploi. Pour les freelances ou ceux ayant des arrangements de travail plus indépendants, un « Personal EOR » est apparu comme une option. Cela consiste à payer une entité locale pour vous employer légalement, vous permettant ainsi d’obtenir un permis de travail et de sécuriser votre séjour à long terme.

Conformité lors des déplacements professionnels

Pour les voyages d’affaires de courte durée, il est crucial d’utiliser le bon visa et de suivre les règles pour éviter les complications.

• Le bon visa pour les affaires : Le visa DN est conçu pour les activités liées aux affaires telles que réunions, signatures de contrats ou études de marché. Il est parrainé par l’entreprise vietnamienne que vous visitez. Cela formalise votre visite et facilite la conformité.

• Le problème des e-visas pour les affaires : Bien que pratique, l’utilisation d’un e-visa à des fins professionnelles fait l’objet d’un contrôle accru. Ces visas sont auto-parrainés, et si vous collaborez avec une entreprise locale, les autorités d’immigration s’attendent à ce que vous disposiez d’un visa DN parrainé par un hôte. Utiliser fréquemment des e-visas pour des voyages d’affaires peut soulever des drapeaux rouges et entraîner des refus de visa.

• Étapes clés de conformité :

  • Obtenir un visa DN parrainé : C’est l’approche recommandée pour tout déplacement professionnel impliquant une entité locale.
  • Déclarer votre objectif : Si vous utilisez un e-visa, vous devez clairement indiquer « affaires » comme motif d’entrée.
  • Enregistrer votre séjour : Votre propriétaire est responsable de l’enregistrement de votre séjour temporaire auprès de la police locale, mais il est important de s’assurer que cela est fait. Un visa DN parrainé par un hôte facilite ce processus.