Employer of Record in Vietnam

Les entreprises internationales intéressées à pénétrer le marché sud-asiatique se concentrent sur le Vietnam pour plusieurs raisons. Premièrement, sa situation stratégique est avantageuse. La Chine, la Thaïlande et les Philippines sont proches, ce qui rend les activités économiques transfrontalières moins coûteuses. Deuxièmement, le pays dispose d'une population de talents jeune et diversifiée, avec un nombre croissant d'experts dans les domaines de la tech, des services partagés et de la fabrication numérique.

Les entreprises entrent au Vietnam dans le cadre d'une stratégie China+1 (où les pays diversifient leurs chaînes d'approvisionnement en créant des hubs dans toute l'Asie du Sud-Est) car la croissance du PIB du pays est restée constante au cours de la dernière décennie.

Le Vietnam rivalise avec d'autres pays de l'ASEAN pour les investissements étrangers, cependant le pays bénéficie d’un avantage compétitif grâce à une main-d'œuvre plus importante pour attirer des compétences. Des pays comme la Malaisie se concentrent fortement sur les industries de haute technologie, mais le Vietnam se spécialise dans des industries à forte intensité de main-d'œuvre où le salaire mensuel moyen vietnamien est de 290 $. Les entreprises étrangères peuvent également profiter d'incitations à l'investissement telles que des allégements fiscaux et la simplification des processus commerciaux.

Actuellement, le Sud concentre la majeure partie de la puissance industrielle du Vietnam. À Ho Chi Minh-Ville, il y a environ 4,93 millions de travailleurs. Les efforts éducatifs sont axés sur l'IA, l'automatisation et les industries de la connaissance ici, où ils espèrent produire 1 million de nouveaux travailleurs d'ici 2030. Le plus grand avantage pour les entreprises est la possibilité de constituer une équipe complète au Vietnam, combinant ventes, technologie, support back-office et support client à un coût d'emploi faible.

Le droit du travail vietnamien exige que les entreprises soient enregistrées en tant que personnes morales pour employer des citoyens. Au Vietnam, cela peut prendre du temps, mais si votre objectif est de tester le marché ou d'y entrer rapidement sans créer une entreprise, alors un Employer of Record (EOR) est une alternative viable. Collaborer avec un EOR, comme Rivermate, aide à employer des talents locaux et à respecter la législation vietnamienne.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) au Vietnam

L'utilisation d'un EOR au Vietnam simplifie le processus de recrutement. Voici comment cela fonctionne généralement :

1. Vous trouvez le candidat. Vous recrutez et sélectionnez la meilleure personne pour le poste.
2. L’EOR embauche votre candidat. L’EOR embauche légalement l'employé au Vietnam via un contrat de travail local conforme.
3. L’intégration commence. L’EOR gère tout le processus d’intégration. Cela inclut la collecte des documents nécessaires et la vérification de la conformité légale. L’ensemble du processus dure entre 1 et 3 semaines, mais s’il y a une immigration impliquée, cela peut prendre entre 8 et 12 semaines.
4. L’EOR gère les RH et la paie. L’EOR prend en charge toute la gestion de la paie, des retenues fiscales, des cotisations de sécurité sociale et de l’administration des avantages conformément à la législation vietnamienne.
5. Vous gérez votre employé. Vous donnez des directives quotidiennes et définissez les responsabilités de votre employé. L’EOR reste l’employeur légal, mais vous contrôlez le travail.

Pourquoi utiliser un Employer of Record au Vietnam

Un EOR offre une solution pratique pour les entreprises souhaitant embaucher au Vietnam. Il vous évite de consacrer un temps et des ressources considérables à la création d’une entité légale dans le pays. Cela vous permet d’entrer sur le marché et de démarrer les opérations beaucoup plus rapidement.

Voici quelques avantages clés :

• Entrer sur le marché rapidement. Vous pouvez embaucher des employés et commencer à travailler au Vietnam en quelques jours plutôt qu’en plusieurs mois.
• Assurer la conformité légale. Les EOR sont experts en droit du travail vietnamien. Ils veillent à ce que vos contrats de travail, votre paie et vos avantages soient entièrement conformes aux réglementations locales.
• Réduire les coûts. Vous évitez les coûts élevés liés à l’enregistrement d’une entreprise, aux frais juridiques et à la mise en place d’une infrastructure RH locale.
• Offrir des avantages compétitifs. Un EOR peut fournir à vos employés des packages d’avantages complets, ce qui vous aide à attirer et à retenir les meilleurs talents.
• Simplifier la gestion RH et administrative. Vous déléguez les tâches administratives complexes comme la gestion de la paie, la déclaration fiscale et la gestion des cotisations légales.

Rivermate's modèle de tarification transparent élimine la complexité avec un seul forfait mensuel par employé, compétitif. À la différence des fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification en Vietnam comprend un soutien RH complet, l'administration des prestations, la gestion de la conformité et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses de la main-d'œuvre en temps réel. Aucun coût caché, pas de frais de mise en place — une tarification simple qui s'adapte aux besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale dans Vietnam.

Le marché du travail au Vietnam est un mélange d'emplois à bas salaire, de travailleurs à court terme, de freelancers, d'employés permanents et de contractors indépendants. Cela offre aux entreprises internationales plusieurs options pour employer des employés vietnamiens.

Les permis de travail pour les travailleurs étrangers peuvent être lents à obtenir. Si vous envoyez des travailleurs en télétravail au Vietnam, vous devrez prévoir au moins 8 à 12 semaines pour finaliser la paperasserie. Une fois approuvé, le permis de travail est valable jusqu'à 2 ans.

Les avantages sociaux obligatoires au Vietnam sont régis par le Code du travail 2019. Ces avantages incluent les cotisations à la sécurité sociale et à la santé, le congé annuel payé, 11 jours fériés, les congés maladie et maternité légaux, ainsi que l’indemnité de licenciement. Il existe une « culture du bonus » où les entreprises offrent un salaire sur 13 mois. Les entreprises étrangères doivent intégrer ces avantages dans le calcul du coût total de l'emploi au Vietnam.

Bien que le Vietnam soit attractif pour ses faibles coûts d'emploi, les employeurs pour la première fois devront suivre de près les lois et réglementations du travail, y compris les horaires de travail et les congés payés.

Les contrats de travail au Vietnam peuvent être permanents ou à durée déterminée (pas plus de 36 mois). Il est conseillé de mettre toutes les offres d’emploi par écrit pour protéger votre entreprise contre des amendes ou sanctions pour non-conformité.

Contrats de travail & clauses indispensables

Lorsque vous embaucher un salarié au Vietnam, vous devez disposer d’un contrat de travail écrit. Ceci est une obligation légale et protège à la fois vous et votre salarié. Les accords verbaux ne sont autorisés que pour des emplois de moins d’un mois.

Il existe deux principaux types de contrats de travail au Vietnam :

• Indéterminé : Ce type de contrat n’a pas de date de fin.
• Déterminé : Ce contrat a une date de fin spécifique, jusqu’à 36 mois. Vous ne pouvez renouveler un contrat à durée déterminée qu’une seule fois. Au-delà, il devient automatiquement un contrat à durée indéterminée.

Vos contrats de travail doivent comporter certaines clauses clés pour être conformes à la loi vietnamienne. Considérez-les comme les éléments non négociables.

Périodes d'essai

Une période d'essai est un bon moyen de voir si un nouvel embauché convient à votre entreprise. Au Vietnam, vous pouvez inclure une période d’essai dans le contrat de travail, mais il existe des règles concernant sa durée. La durée de la période d’essai dépend du type d’emploi :

• 180 jours : Pour les postes de cadres d'entreprise.
• 60 jours : Pour les emplois nécessitant un diplôme universitaire ou supérieur.
• 30 jours : Pour les emplois nécessitant des certificats professionnels intermédiaires ou pour les travailleurs qualifiés.
• 6 jours ouvrés : Pour tous les autres emplois.

Pendant la période d’essai, vous devez payer votre salarié au moins 85 % de son salaire normalement versé.

Horaires de travail & heures supplémentaires

Les heures de travail standard au Vietnam sont de 8 heures par jour et 48 heures par semaine. Vous devez accorder à vos employés au moins une journée complète de repos par semaine.

Les heures supplémentaires sont autorisées, mais sous certaines limites. La durée totale de travail d’un salarié, y compris les heures supplémentaires, ne peut pas dépasser 12 heures par jour et 40 heures par mois. La limite annuelle d’heures supplémentaires est généralement de 200 heures, mais elle peut être étendue à 300 heures dans certains secteurs spécifiques.

Vous devez également rémunérer vos employés en supplément pour les heures supplémentaires effectuées. Voici la répartition :

• Jours de semaine : Au moins 150 % de leur rémunération normale.
• Week-ends : Au moins 200 % de leur rémunération normale.
• Jours fériés : Au moins 300 % de leur rémunération normale.

Jours fériés & régionaux

Vos employés au Vietnam ont droit à du congé payé pendant les jours fériés publics. Il est judicieux de connaître ces dates afin de planifier votre emploi du temps en conséquence.

Voici les jours fériés pour 2025 :

Embauche de contractors au Vietnam

Comparé à certains de ses voisins, le Vietnam n’est pas un environnement particulièrement friendly pour les contractors. Cependant, cela change lentement avec la révolution dans l’industrie de l’IA qui bouleverse le paysage du travail. Traditionnellement, les travailleurs occupent des emplois dans les industries manufacturières, qui constituent la majeure partie du PIB du Vietnam.

Comme dans tous les autres pays de la région ASEAN, le travail en contractor doit être clairement défini, et la plupart des contrats ne peuvent pas être prolongés au-delà de 36 mois.

Une mauvaise classification d’un employé en tant que contractor peut entraîner des problèmes graves, notamment :

• Des arriérés de paiement pour les cotisations de sécurité sociale.
• Le paiement des avantages sociaux dus au salarié.
• Des amendes des autorités fiscales et du travail.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à éviter ces risques. Un EOR peut embaucher légalement des employés en votre nom au Vietnam, en veillant à ce que vous respectiez toutes les lois locales du travail. De cette façon, vous pouvez attirer les talents dont vous avez besoin sans tracas juridiques.

Naviguer dans la rémunération et la paie au Vietnam nécessite une compréhension claire des règles locales. Vous constaterez que les salaires sont négociés entre vous et vos employés, mais ils ne peuvent pas descendre en dessous du salaire minimum fixé par le gouvernement. Tous les paiements aux employés doivent être effectués en Dong Vietnamien (VND). Vos packages de salaire mensuels typiques comprendront le salaire brut et les cotisations d'assurance obligatoires.

Cycles de paie & structure salariale

Au Vietnam, vous paierez généralement vos employés sur une base mensuelle. Il est courant d'offrir une prime de 13ème mois aux employés, bien que cela ne soit pas exigé par la loi.

La structure du salaire de vos employés sera composée de :

• Salaire Brut : Le montant total avant toute déduction.
• Salaire Net : Le montant qu’un employé perçoit après toutes les déductions.
• Salaire de Base : Cela constitue généralement une part importante du salaire brut.
• Allocations et Primes : Celles-ci peuvent être incluses pour attirer et fidéliser les talents.

Heures supplémentaires & minimums

La semaine de travail standard au Vietnam est de 48 heures, généralement réparties sur six jours. Toute heure travaillée au-delà est considérée comme des heures supplémentaires. Les taux de rémunération des heures supplémentaires sont :

• 150% du salaire régulier pour les heures supplémentaires en jour ouvrable.
• 200% pour le travail le week-end.
• 300% pour le travail durant les jours fériés.

Le salaire minimum au Vietnam varie selon la région. En 2026, les salaires minimums mensuels varient de VND 3 700 000 à VND 5 310 000, selon l'emplacement.

Taxes et cotisations de l'Employer of Record (EOR)

En tant qu'Employer of Record au Vietnam, vous êtes tenu de verser plusieurs cotisations au nom de vos employés. Celles-ci sont calculées en pourcentage du salaire brut de l'employé.

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Taxes et déductions pour les employés

Vos employés contribuent également aux fonds de sécurité sociale à partir de leur salaire brut. Vous êtes responsable de déduire ces montants lors du traitement de la paie. Le Vietnam dispose d'un système d'impôt sur le revenu progressif, avec des taux allant de 5 % à 35 %.

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En Vietnam, offrir de solides avantages sociaux et congés est essentiel pour attirer et retenir les meilleurs talents. La législation du travail du pays établit des exigences minimales pour tous les employeurs. Comprendre ces règles est la première étape pour constituer un package d’avantages compétitif qui favorise la croissance de votre entreprise.

Congés légaux

La législation du travail vietnamienne oblige les employeurs à accorder plusieurs types de congés payés.

• Congé annuel : Les employés ayant travaillé pendant 12 mois ont droit à 12 jours de congé payé. Ce nombre augmente d’un jour tous les cinq ans de service avec le même employeur.
• Congé maladie : Les employés peuvent prendre un congé maladie et recevoir une partie de leur salaire de la caisse d’assurance sociale. Le nombre de jours dépend de la durée de contribution à la caisse, à partir de 30 jours par an pour ceux ayant cotisé moins de 15 ans.
• Congé de maternité : Les employées femmes bénéficient de six mois de congé de maternité entièrement payé, couvert par le système d’assurance sociale.
• Congé de paternité : Les pères reçoivent au moins cinq jours ouvrables de congé payé après la naissance d’un enfant.

Jours fériés publics & jours fériés régionaux

Les employés en Vietnam ont droit à un congé payé pour les jours fériés publics. Si un jour férié tombe un week-end, le jour ouvrable suivant est généralement accordé comme jour de congé.

Avantages complémentaires typiques

Au-delà des avantages obligatoires, de nombreuses entreprises proposent des avantages supplémentaires pour rester compétitives. Voici un aperçu des avantages obligatoires et courants.

Comment un EOR peut aider à mettre en place des avantages

Mettre en place des avantages pour les employés dans un nouveau pays peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie ce processus pour vous. Un EOR agit en tant qu’employeur légal de votre personnel en Vietnam, prenant en charge la paie, les taxes, les avantages, et la conformité.

Voici comment un EOR peut aider :

• Assurer la conformité : Un EOR se tient à jour avec la législation du travail du Vietnam, vous évitant ainsi de le faire. Il s’assure que vos packages d’avantages répondent à toutes les exigences légales.
• Gérer les avantages : Un EOR administre tout, de l’assurance santé au congé payé, vous faisant gagner du temps et du travail administratif.
• Proposer des packages compétitifs : Les EOR ont une connaissance du marché local. Ils peuvent vous aider à créer des packages d’avantages attractifs pour attirer les meilleurs talents au Vietnam.
• Simplifier la paie : Un EOR gère toute la paie et les déductions fiscales liées aux avantages.

Utiliser un EOR vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier tout en garantissant à vos employés des avantages conformes et compétitifs.

Mettre fin à une relation de travail au Vietnam comporte des règles spécifiques que vous devez suivre. Le processus doit être géré avec soin pour rester conforme aux lois du travail locales. Lorsqu’un contrat prend fin, vous devez remettre à l’employé un avis écrit. Cette lettre doit expliquer pourquoi l’emploi se termine, la date finale, et les détails concernant les paiements finaux comme les congés non pris ou l’indemnité de licenciement. Une communication claire et le respect des procédures correctes vous aident à éviter des problèmes juridiques.

Périodes de préavis

Vous devez fournir un avis écrit avant la résiliation. La durée du préavis dépend du type de contrat de travail.

Aucun préavis n’est requis pendant la période d’essai.

Indemnité de licenciement

Les employés qui ont travaillé pour vous pendant 12 mois ou plus ont généralement droit à une indemnité de licenciement. Le montant du paiement est égal à la moitié d’un salaire mensuel pour chaque année de service. Vous devez effectuer tous les paiements finaux, y compris l’indemnité de licenciement, dans les 14 jours ouvrables suivant le dernier jour de l’employé. Dans certains cas particuliers, cela peut être prolongé jusqu’à 30 jours.

Comment Rivermate gère des départs conformes

Naviguer dans la résiliation d’un employé dans un pays différent peut être complexe. Nous veillons à ce que tout le processus de départ soit géré correctement et en conformité avec la loi vietnamienne.

Voici comment nous aidons :

• Documentation : Nous préparons et gérons tous les documents de résiliation nécessaires, en veillant à ce qu’ils respectent les normes légales.
• Paie finale : Nous calculons et traitons tous les paiements finaux, y compris le salaire, les congés non utilisés, et toute indemnité requise.
• Conformité : Nous veillons à ce que chaque étape du processus de résiliation respecte les lois du travail en vigueur pour minimiser les risques juridiques pour votre entreprise.
• Communication claire : Nous aidons à gérer la communication avec l’employé partant pour assurer une sortie fluide et professionnelle.

Naviguer dans le paysage des visas et des permis de travail au Vietnam peut sembler complexe. La clé est de comprendre la différence entre un permis de travail, qui vous autorise à travailler, et un visa, qui vous permet d'entrer et de rester dans le pays. Pour tout étranger souhaitant travailler au Vietnam pendant une période prolongée, un permis de travail est essentiel, et constitue la base pour obtenir un visa de travail à long terme. Le processus implique généralement que votre employeur justifie la nécessité d'embaucher un ressortissant étranger plutôt qu’un candidat local.

Visas de travail & réalités du parrainage

Un Employer of Record (EOR) peut être votre employeur légal au Vietnam, gérant les complexités des permis de travail et du parrainage de visa. C’est une solution pratique si votre entreprise ne possède pas d’entité légale dans le pays. L’EOR prend en charge la responsabilité de s’assurer que vous êtes conforme aux lois du travail locales, en gérant votre paie, vos taxes et vos avantages.

Cependant, il y a des réalités à considérer :

• Ce qu’un EOR peut parrainer : Un EOR peut parrainer un permis de travail pour des professionnels qualifiés dans des rôles qui répondent aux exigences légales du Vietnam. Cela inclut généralement les managers, cadres, spécialistes et techniciens. L’EOR vous guidera dans la paperasserie nécessaire, qui comprend souvent votre diplôme, une preuve d’expérience professionnelle pertinente, un contrôle médical et un casier judiciaire vierge.

• Ce qu’un EOR ne peut probablement pas parrainer : Un EOR n’est pas une baguette magique. Il opère dans le cadre de la loi vietnamienne et est soumis à un contrôle. Le parrainage pour des rôles qui ne semblent pas nécessiter un expert étranger ou pour des personnes qui ne disposent pas des qualifications appropriées sera probablement infructueux. Il peut également y avoir des limitations dues à des quotas de visas en place.

• Voies pratiques : Pour beaucoup, la voie la plus simple consiste à obtenir une offre d’emploi légitime d’une entreprise qui utilise ensuite un EOR pour gérer les formalités d’emploi. Pour les freelances ou ceux ayant des arrangements de travail plus indépendants, un « Personal EOR » est apparu comme une option. Cela consiste à payer une entité locale pour vous employer légalement, vous permettant ainsi d’obtenir un permis de travail et de sécuriser votre séjour à long terme.

Conformité lors des déplacements professionnels

Pour les voyages d’affaires de courte durée, il est crucial d’utiliser le bon visa et de suivre les règles pour éviter les complications.

• Le bon visa pour les affaires : Le visa DN est conçu pour les activités liées aux affaires telles que réunions, signatures de contrats ou études de marché. Il est parrainé par l’entreprise vietnamienne que vous visitez. Cela formalise votre visite et facilite la conformité.

• Le problème des e-visas pour les affaires : Bien que pratique, l’utilisation d’un e-visa à des fins professionnelles fait l’objet d’un contrôle accru. Ces visas sont auto-parrainés, et si vous collaborez avec une entreprise locale, les autorités d’immigration s’attendent à ce que vous disposiez d’un visa DN parrainé par un hôte. Utiliser fréquemment des e-visas pour des voyages d’affaires peut soulever des drapeaux rouges et entraîner des refus de visa.

• Étapes clés de conformité :

  • Obtenir un visa DN parrainé : C’est l’approche recommandée pour tout déplacement professionnel impliquant une entité locale.
  • Déclarer votre objectif : Si vous utilisez un e-visa, vous devez clairement indiquer « affaires » comme motif d’entrée.
  • Enregistrer votre séjour : Votre propriétaire est responsable de l’enregistrement de votre séjour temporaire auprès de la police locale, mais il est important de s’assurer que cela est fait. Un visa DN parrainé par un hôte facilite ce processus.