Employer of Record in Kazakhstan

L’expansion de vos opérations au Kazakhstan en 2025 offre des opportunités uniques, mais nécessite également une compréhension claire des réglementations en matière d’emploi du pays. Les entreprises étrangères souhaitant recruter des talents locaux disposent généralement de quelques voies principales, chacune avec son propre niveau de complexité administrative et de responsabilité juridique. Naviguer dans les subtilités des codes du travail locaux, des contributions sociales et des exigences en matière de paie est crucial pour une entrée sur le marché conforme et réussie.

Voici les principales options pour embaucher des employés au Kazakhstan :

• Établir une entité juridique locale, ce qui implique des coûts de mise en place importants, du temps, et des charges administratives continues pour gérer la paie, les taxes et les fonctions RH.
• Engager un Employer of Record (EOR), tel que Rivermate, qui prend en charge toutes les responsabilités légales et RH pour vos employés au Kazakhstan, vous permettant de vous concentrer uniquement sur leur travail quotidien.
• Embaucher des individus en tant que Contractors, une option flexible qui évite les obligations d’employeur mais comporte des risques spécifiques de mauvaise classification des travailleurs si la relation de travail ressemble à un emploi.

Comment fonctionne un EOR au Kazakhstan

Un service d’Employer of Record au Kazakhstan agit en tant qu’employeur légal pour votre main-d’œuvre, assumant toutes les responsabilités et obligations liées à l’emploi local tout en conservant le contrôle total sur la gestion quotidienne et les tâches. Cette approche simplifie considérablement l’expansion mondiale.

• Traitement de la paie et retenue à la source des impôts : Assurer des paiements de salaire précis et en temps voulu, ainsi que le calcul correct et le versement de toutes les contributions sociales obligatoires et des impôts sur le revenu aux autorités kazakhes.
• Conformité avec les lois du travail locales : Respecter tous les aspects du Code du travail de la République du Kazakhstan, y compris les contrats de travail, les heures de travail, les droits aux congés et les procédures de licenciement.
• Gestion des avantages pour les employés : Gérer et administrer les avantages statutaires tels que l’assurance sociale, les cotisations de retraite, et tout avantage supplémentaire offert aux employés.
• Processus d’intégration et de départ : Gérer toute la paperasserie et les procédures nécessaires pour les nouvelles embauches et assurer une procédure de licenciement conforme, si nécessaire.
• Gestion des contrats de travail : Rédiger et maintenir des contrats de travail légalement conformes conformément à la réglementation kazakhe.

Avantages de l’utilisation d’un EOR au Kazakhstan

Pour les entreprises souhaitant entrer sur le marché kazakh ou étendre leur équipe sans la complexité de créer une entité locale, un EOR offre des avantages substantiels :

• Entrée rapide sur le marché : Recruter rapidement des employés au Kazakhstan sans les délais et coûts liés à la création d’une filiale.
• Réduction des risques de non-conformité : Atténuer les risques de non-respect des lois complexes du travail, de la paie et des taxes kazakhes, puisque l’EOR en assume la responsabilité.
• Pas besoin d’une entité locale : Opérer légalement au Kazakhstan sans l’investissement important et la charge administrative continue d’une entreprise locale enregistrée.
• Accès à l’expertise locale : Tirer parti de la connaissance approfondie de l’EOR du paysage juridique et RH du Kazakhstan.
• Simplification des fonctions RH et paie : Consolider les fonctions RH et paie auprès d’un seul prestataire expérimenté, libérant ainsi des ressources internes.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec un seul tarif mensuel compétitif par employé. Contrairement aux fournisseurs traditionnels de PEO, notre tarification en Kazakhstan inclut un support RH complet, la gestion des avantages, la conformité réglementaire et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses en temps réel de la main-d'œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — simplement une tarification claire qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale en Kazakhstan.

Les employeurs au Kazakhstan doivent remplir diverses obligations en matière de sécurité sociale et de taxes sur la paie, notamment le paiement d'une taxe sociale de 9,5 % sur les fonds de la paie, la retenue de 10 % de contributions pension obligatoires (MPC), et la contribution de 3 % à l'Assurance Maladie Sociale Obligatoire (MSHI). De plus, ils déduisent 2 % du salaire des employés pour l'assurance maladie sociale. Ces contributions financent la sécurité sociale, les soins de santé et les régimes de retraite.

En ce qui concerne l'impôt sur le revenu, les employeurs sont responsables de la retenue d'un impôt sur le revenu des personnes physiques (IIT) fixe de 10 % sur les salaires des employés et de la soumission de rapports mensuels et annuels. Les employés bénéficient de déductions telles que MPC, cotisations volontaires de retraite, dépenses médicales, intérêts hypothécaires, et une déduction standard basée sur le salaire minimum.

Les échéances clés de conformité incluent :

Le traitement fiscal des travailleurs étrangers dépend du statut de résidence (passant plus de 183 jours au Kazakhstan), avec des avantages potentiels issus des conventions fiscales. Les entreprises étrangères doivent prendre en compte les règles de établissement permanent et l'enregistrement à la TVA si applicable.

Le paysage salarial du Kazakhstan en 2025 reflète la croissance économique et les variations sectorielles. Des industries clés telles que le pétrole et le gaz, la finance et la technologie offrent des salaires annuels allant d'environ 7 millions à 15 millions KZT (15 500 à 33 000 USD), avec des postes d'entrée de gamme débutant autour de 2,5 millions KZT et des postes seniors dépassant 12 millions KZT. Les augmentations de salaire sont prévues entre 5 % et 8 %, influencées par la demande de main-d'œuvre qualifiée, l'inflation et les politiques gouvernementales.

Les employeurs doivent respecter un salaire minimum légal de 85 000 KZT/mois (185 USD), avec des déductions obligatoires comprenant 10 % d'impôt sur le revenu, 10 % de cotisations de retraite et une assurance santé sociale. Les packages de rémunération incluent souvent des bonus (performance, vacances, annuel), des allocations (logement, transport, repas) et une assurance médicale privée. Les paiements sont principalement effectués par virement bancaire sur un cycle mensuel, avec des obligations de déclaration auprès des autorités fiscales.

La législation du travail kazakhe impose un minimum de 24 jours civils de congé annuel payé pour tous les employés, qui peuvent être pris en totalité ou répartis, avec au moins 14 jours en une seule période. Les employeurs doivent assurer le paiement en temps voulu, au moins trois jours avant le début du congé, et le congé non utilisé peut généralement être reporté jusqu'à deux ans. Les jours fériés publics en 2025 incluent le Nouvel An, la Journée internationale de la femme, Nauryz, la Journée de la victoire, et d'autres, dont certains tombent le week-end, entraînant des jours de substitution.

Les employés ont droit à un congé maladie sur présentation d’un certificat médical, avec les premiers paiements couverts par l'employeur jusqu'à trois jours, et les paiements suivants effectués par le Fonds d’assurance sociale, généralement à 60-80 % du salaire. Le congé de maternité dure environ 126 jours (70 avant la naissance, 56 après), entièrement payé via l’assurance sociale, avec possibilité de prolongation en cas de naissances compliquées. Les pères ont droit à un congé de paternité non payé, tandis que le congé parental jusqu’à l’âge de trois ans est non payé mais protégé par l’emploi. Le congé d’adoption est similaire aux conditions du congé de maternité.

Les lois du travail au Kazakhstan obligent à fournir plusieurs avantages aux employés, notamment l'assurance sociale, les cotisations pension, l'assurance santé, le congé annuel payé (minimum 24 jours), les jours fériés, le congé maladie, le congé de maternité et le congé parental. Les employeurs sont responsables des cotisations au Fonds Social d'Assurance Sociale (SSIF) et à l'Assurance Maladie Sociale Obligatoire (MSHI), garantissant la sécurité sociale et l'accès aux soins pour les employés. Le respect de ces avantages légaux est essentiel, les employeurs devant tenir des registres précis et effectuer les paiements en temps voulu.

Au-delà des avantages obligatoires, de nombreux employeurs améliorent les packages avec une assurance santé complémentaire, des cotisations pension supplémentaires, une assurance vie et invalidité, des allocations (pour le transport, les repas, les téléphones mobiles) et des programmes de bien-être. Le système de santé combine des prestataires publics et privés, avec une assurance privée de plus en plus appréciée par les employés. Le système de pension comprend des cotisations obligatoires gérées par l'UAPF, avec des cotisations volontaires proposées par certains employeurs, et l'âge de la retraite augmente progressivement pour atteindre 63 ans pour les hommes et 61 ans pour les femmes d'ici 2025.

Les employeurs varient les avantages en fonction de la taille de l'entreprise et du secteur, les grandes multinationales offrant des packages complets, tandis que les PME tendent à fournir les avantages statutaires de base plus quelques avantages spécifiques. Assurer la conformité légale et offrir des avantages compétitifs sont essentiels pour attirer et retenir les talents au Kazakhstan.

Les accords d'emploi au Kazakhstan sont régis par le Code du travail, qui exige que les contrats définissent clairement les droits, responsabilités et conditions d'emploi. Les employeurs doivent inclure des clauses obligatoires telles que la description du poste, la date de début, le lieu de travail, le salaire, les heures de travail, les droits aux congés, l'assurance sociale et les conditions de résiliation. Le non-respect peut entraîner des sanctions juridiques, rendant une rédaction soignée essentielle.

Le Kazakhstan reconnaît deux principaux types de contrats : à durée déterminée (jusqu'à cinq ans, renouvelable ou convertible) et à durée indéterminée (en cours jusqu'à la résiliation). La période d'essai est limitée à trois mois, extensible à six mois pour les postes de direction, l'employeur pouvant mettre fin au contrat durant cette période avec un préavis d'au moins trois jours. Les clauses de confidentialité et de non-concurrence sont courantes ; leur applicabilité dépend de leur raisonnabilité, avec des durées typiques de non-concurrence allant de six mois à un an.

Les modifications du contrat de travail nécessitent le consentement mutuel et doivent être documentées. La résiliation peut intervenir par accord mutuel, expiration, démission ou pour des raisons initiées par l'employeur telles que la redondance ou une faute, avec une stricte conformité aux procédures, y compris des préavis écrits et, le cas échéant, des paiements de départ.

Le travail à distance au Kazakhstan est de plus en plus adopté par les entreprises recherchant de la flexibilité, avec l'évolution des considérations juridiques et pratiques. Les employeurs doivent intégrer des clauses claires sur le travail à distance dans les contrats d'emploi, traiter la sécurité des données, assurer la conformité légale, et fournir l'équipement et le soutien nécessaires. Les employés ont le droit de demander des arrangements à distance, notamment pour des raisons de garde d'enfants ou de santé, et les employeurs sont responsables de maintenir un environnement de travail à distance sûr.

Les principales options de travail flexible incluent le télétravail à temps plein, le mode hybride, les semaines comprimées, le flexitime, et le job sharing. La protection des données est essentielle, nécessitant des politiques sur la sécurité, le chiffrement, l'accès sécurisé au réseau, et la conformité à la vie privée. Les politiques concernant l'équipement et le remboursement des dépenses doivent préciser les dispositions pour les appareils, Internet, et l'installation du bureau à domicile, avec une documentation claire. Une infrastructure technologique solide — outils de communication fiables, services cloud, support informatique, et cybersécurité — est indispensable pour un travail à distance efficace.

Les lois du travail du Kazakhstan prévoient des procédures claires pour la résiliation de l'emploi, en insistant sur la conformité afin d'éviter les litiges juridiques. Les délais de préavis varient selon le type de contrat : au moins un mois pour les contrats à durée indéterminée, un minimum d'une semaine pour les contrats à durée déterminée (ou selon la spécification), et trois jours pendant la période d'essai. La indemnité de licenciement est obligatoire dans des cas tels que les licenciements initiés par l'employeur, la réduction des effectifs ou les licenciements pour raisons de santé, et s'élève à au moins un mois de salaire moyen. La indemnité de licenciement n'est pas requise si le salarié est en faute.

Les motifs principaux de résiliation incluent des problèmes de performance, des violations des règlements, une conduite inappropriée ou des conditions de santé empêchant le travail. La résiliation pour motif valable nécessite des preuves documentées, tandis que sans motif implique des procédures telles que la notification, la consultation et la proposition de transferts appropriés. Les employés sont protégés contre les licenciements abusifs, avec des droits d'appel, une potentialité de réintégration et une compensation, notamment pour les groupes vulnérables comme les femmes enceintes ou les employés en situation de handicap.

Le Kazakhstan adopte de plus en plus des modalités de travail flexibles, avec de nombreux professionnels optant pour des rôles de freelance ou de contractor indépendant. Cette tendance est influencée par les pratiques mondiales de télétravail, le désir d'autonomie et le besoin des entreprises de compétences spécialisées sans les coûts liés à l'emploi traditionnel. Pour les entreprises, comprendre le cadre juridique pour l'engagement de Contractors est essentiel afin d'éviter les risques de mauvaise classification et les pénalités. Les distinctions clés entre employés et Contractors au Kazakhstan incluent le contrôle, l'intégration, la dépendance financière, la nature de la relation et les termes contractuels. Une mauvaise classification peut entraîner des responsabilités telles que des arriérés d'impôts et des réclamations légales.

Les accords de Contractor of Record au Kazakhstan sont régis par le Code civil et doivent définir clairement le périmètre du travail, les livrables, les modalités de paiement et d'autres clauses essentielles. Les droits de propriété intellectuelle appartiennent généralement au contractor, sauf si explicitement transférés au client dans le contrat. Les Contractors doivent gérer leurs propres impôts et cotisations sociales, en s'inscrivant souvent en tant qu'Entrepreneurs Individuels (EI) et en choisissant des régimes fiscaux simplifiés. Ils sont responsables de leur assurance, tandis que les entreprises clientes ne fournissent généralement pas de couverture. Les secteurs courants utilisant des Contractors incluent l'informatique, les services créatifs, le conseil, l'éducation, la santé, la construction, ainsi que le pétrole et le gaz, permettant aux entreprises d'accéder à une expertise de manière flexible.

Le Kazakhstan propose diverses visas pour les travailleurs étrangers, la Work Visa (Catégorie M) étant l'option principale pour l'emploi, valable jusqu'à 3 ans et renouvelable. Parmi les autres visas courants figurent la Business Visa (jusqu'à 90 jours), la Investor Visa (jusqu'à 5 ans), et la Family Reunification Visa, qui permet aux membres de la famille de rejoindre les travailleurs étrangers sous des périodes de validité similaires.

Le processus de permis de travail nécessite que les employeurs obtiennent une quota auprès du Ministère du Travail, suivi de la soumission d'une demande avec des documents tels qu'un passeport, des diplômes, un contrat de travail, une attestation médicale et pénale, ainsi qu'une preuve de paiement. Les délais de traitement sont généralement de 15 à 30 jours ouvrables pour les permis et de 5 à 10 jours pour les visas, avec des frais allant de 200 $ à 800 $. Les ressortissants étrangers doivent remplir des critères de qualification, de santé et de sécurité pour être éligibles.

Les résidents de longue durée (après cinq ans de résidence et de travail légaux) peuvent faire une demande de résidence permanente, qui leur confère la plupart des droits sauf le droit de vote et les fonctions publiques. Les personnes à charge, y compris les conjoints et les enfants, peuvent obtenir des visas en fournissant les documents pertinents et une preuve de soutien. Tant les employeurs que les employés doivent respecter les obligations de conformité, telles que le maintien de permis valides, la déclaration des changements, et le respect des lois sur l'immigration, le non-respect pouvant entraîner des amendes, une expulsion ou une interdiction.