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Kazakhstan

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Recruter dans Kazakhstan en un coup d'œil

Voici quelques faits clés concernant le recrutement dans Kazakhstan

Capitale
Astana
Monnaie
Kazakhstani Tenge
Langue
Russe
Population
18,776,707
Croissance du PIB
4.1%
Part du PIB mondial
0.2%
Fréquence de la paie
Monthly
Heures de travail
40 hours/week

Vue d'ensemble en Kazakhstan

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Employeur de Record à Kazakhstan

Rivermate est une entreprise mondiale d'Employeur de Record qui vous aide à recruter des employés à Kazakhstan sans avoir besoin de créer une entité légale. Nous agissons en tant qu'Employeur de Record pour vos employés à Kazakhstan, en nous occupant de tous les aspects légaux et de conformité de l'emploi, afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Comment ça fonctionne ?

Lorsque vous recrutez des employés à Kazakhstan via Rivermate, nous devenons l'employeur légal de votre personnel. Cela signifie que nous prenons en charge toutes les responsabilités d'un employeur, tandis que vous conservez la gestion quotidienne de vos employés.

En tant qu'entreprise, vous maintenez la relation directe avec l'employé, vous lui attribuez le travail et gérez sa performance. Rivermate s'occupe de la paie locale de l'employé, des contrats, des RH, des avantages et de la conformité.

Responsabilités d'un Employeur de Record

En tant qu'Employeur de Record à Kazakhstan, Rivermate est responsable de :

  • Créer et gérer les contrats de travail
  • Effectuer la paie mensuelle
  • Fournir des avantages locaux et mondiaux
  • Assurer une conformité locale à 100 %
  • Fournir un soutien RH local

Responsabilités de l'entreprise qui recrute l'employé

En tant qu'entreprise qui recrute l'employé via l'Employeur de Record, vous êtes responsable de :

  • Gestion quotidienne de l'employé
  • Attributions de travail
  • Gestion de la performance
  • Formation et développement

Taxes en Kazakhstan

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  • Taxe Sociale : Les employeurs au Kazakhstan paient une taxe de 9,5 % sur les salaires bruts des employés.
  • Contributions Sociales : Une contribution de 3,5 % est requise des employeurs pour les citoyens kazakhs, non applicable aux expatriés sans résidence permanente.
  • Contributions Obligatoires aux Pensions (COP) : Les employeurs retiennent 10 % du salaire brut de l'employé pour le fonds de pension.
  • Contributions Professionnelles Obligatoires aux Pensions (CPOP) : Un supplément de 5 % est requis pour les employés travaillant dans des conditions dangereuses.
  • Contributions Obligatoires à l'Assurance Médicale : Les employeurs contribuent à hauteur de 3 % et les employés à hauteur de 2 % du salaire brut pour les citoyens kazakhs.
  • Impôt sur les Sociétés (IS) : Le taux standard est de 20 %, calculé sur le revenu imposable.
  • Autres Taxes et Contributions : Celles-ci incluent un impôt sur le revenu des personnes physiques (IRPP) de 10 % retenu par les employeurs, la taxe foncière, la taxe sur les terrains et la taxe sur les véhicules.
  • Dates Limites de Paiement : La plupart des taxes et contributions sur les salaires sont dues mensuellement avant le 25 ; l'IS est payé annuellement avec des paiements anticipés potentiels pour les grands contribuables.
  • Déductions Standard et Supplémentaires : Diverses déductions sont disponibles telles que pour les primes d'assurance, les frais médicaux et les intérêts hypothécaires.
  • Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) : Le taux standard est de 12 %, avec des exemptions pour les services essentiels et un taux zéro pour les exportations et certaines transactions. Des changements récents obligent les fournisseurs étrangers de services électroniques à s'enregistrer pour la TVA.
  • Incitations à l'Investissement : Celles-ci incluent des crédits d'impôt, des exemptions dans les zones économiques spéciales et des options fiscales alternatives pour certaines industries.

Congés en Kazakhstan

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  • Congés annuels payés : Les employés au Kazakhstan ont droit à un minimum de 24 jours calendaires de congés payés par an, hors jours fériés officiels. Ces congés s'accumulent tout au long de l'année et peuvent être reportés à l'année suivante, mais doivent généralement être utilisés dans les trois ans.

  • Compensation pour congés non utilisés : En cas de cessation d'emploi, les employés sont indemnisés pour tout congé non utilisé. Le Code du travail interdit de remplacer les congés annuels par une compensation monétaire, sauf en cas de cessation d'emploi.

  • Congés prolongés pour travaux dangereux : Des jours de congé payés supplémentaires sont accordés à ceux qui travaillent dans des conditions dangereuses ou nocives, le nombre de jours dépendant de l'environnement de travail spécifique.

  • Jours fériés nationaux : Le Kazakhstan observe plusieurs jours fériés nationaux, y compris le jour de l'An, la Journée internationale des femmes, Nauryz Meyramy et la Journée de l'indépendance, entre autres.

  • Fêtes religieuses : Les principales fêtes religieuses comprennent Noël orthodoxe et Qurban Ait (Eid al-Adha), les dates des fêtes islamiques variant en fonction du calendrier lunaire.

  • Autres types de congés : Le Code du travail prévoit également des congés maladie avec certificat médical, des congés sociaux non payés à la discrétion de l'employeur, et des congés spéciaux pour des événements personnels tels que le mariage ou le deuil.

Le Code du travail de la République du Kazakhstan régit ces réglementations, supervisées par le Ministère du Travail et de la Protection sociale de la Population.

Avantages en Kazakhstan

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Au Kazakhstan, les employeurs sont tenus de fournir un ensemble complet d'avantages sociaux comprenant une assurance sociale, des congés payés et des programmes supplémentaires de santé et de bien-être. Le système d'assurance sociale couvre les pensions, l'invalidité, les pensions de survivant et les soins de santé de base, les employeurs contribuant à hauteur de 10 % du salaire brut de l'employé à un fonds de pension obligatoire. Les employés bénéficient d'un minimum de 24 jours de congé annuel payé, de jours fériés et de congés spécifiques pour la maternité et d'autres événements de la vie.

Les avantages en matière de santé vont au-delà de la couverture de base grâce aux plans d'assurance santé fournis par l'employeur, qui peuvent inclure les soins dentaires et de la vue. Les employeurs contribuent également à hauteur de 3 % des salaires mensuels à l'Assurance Sociale de Santé Obligatoire (ASSO), qui couvre divers services médicaux. Les employés peuvent opter pour une assurance santé privée pour une couverture plus complète.

Le système de retraite est à plusieurs niveaux, impliquant des contributions obligatoires au Fonds de Pension Accumulatif Unifié et des plans de pension privés optionnels. Les employés peuvent augmenter leurs économies de retraite grâce à des contributions volontaires et des plans parrainés par l'employeur.

L'équilibre entre vie professionnelle et vie privée est soutenu par des aménagements de travail flexibles et des politiques de congés payés potentiellement plus généreuses que le minimum légal. Dans l'ensemble, ces avantages visent à améliorer la sécurité financière et le bien-être des employés au Kazakhstan.

Droits des travailleurs en Kazakhstan

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En Kazakhstan, la résiliation de l'emploi et les réglementations sur le lieu de travail sont détaillées de manière exhaustive dans le Code du travail de la République du Kazakhstan. Le Code spécifie les raisons valables de la résiliation de l'emploi, y compris l'accord mutuel, l'expiration d'un contrat à durée déterminée, l'initiative de l'employé et la faillite ou la liquidation de l'employeur. Les licenciements initiés par l'employeur peuvent se produire pour des raisons telles que des manquements répétés aux devoirs, des violations graves, l'absentéisme et le vol, entre autres.

Les employeurs doivent fournir un préavis écrit d'au moins un mois pour la résiliation, sauf lorsque le contrat à durée déterminée expire. Une indemnité de départ est obligatoire dans des cas comme la liquidation de l'employeur, la réduction de personnel et la résiliation pour des raisons de santé ou le refus de déménager avec l'employeur.

La discrimination en matière d'emploi est interdite sur la base du sexe, de la race et d'autres caractéristiques, la Constitution et le Code du travail fournissant un cadre contre la discrimination. Les plaintes peuvent être adressées aux Inspections du travail de l'État, au bureau du procureur ou par le biais des tribunaux civils.

Le Code du travail fixe également des normes pour les heures de travail, les périodes de repos et les exigences ergonomiques, en mettant l'accent sur une semaine de travail de 40 heures, avec des dispositions pour les heures supplémentaires et le repos. Les employeurs sont tenus d'assurer un environnement de travail sûr, de réaliser des évaluations des risques, de fournir une formation appropriée et des équipements de protection individuelle, et de signaler les accidents.

Les droits des employés dans le cadre de la santé et de la sécurité incluent le droit à un lieu de travail sûr, l'accès à une formation en sécurité et le droit de refuser un travail dangereux. Le Comité pour la sécurité au travail applique ces réglementations par le biais d'inspections et peut infliger des amendes en cas de non-conformité. De plus, la loi sur l'assurance sociale du Kazakhstan soutient financièrement et médicalement les employés en cas de blessures ou de maladies liées au travail.

Accords en Kazakhstan

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Au Kazakhstan, le Code du travail régit divers types de contrats de travail, y compris les contrats à durée indéterminée, les contrats à durée déterminée et les contrats pour un travail spécifique ou de remplacement. Les contrats à durée indéterminée, qui n'ont pas de date de fin fixée, sont les plus répandus et offrent une sécurité d'emploi significative. Les contrats à durée déterminée sont utilisés pour des rôles temporaires ou des projets spécifiques, avec une durée généralement comprise entre trois mois et un an, et peuvent être renouvelés deux fois, chaque prolongation durant au moins un an. Les contrats pour un travail spécifique ou de remplacement se terminent lorsque la tâche est accomplie ou que l'employé remplacé revient.

Le Code du travail exige également que les contrats de travail contiennent des clauses essentielles telles que l'identification des parties, les détails du poste, la rémunération et les avantages, l'horaire de travail, les dispositions relatives aux congés, les clauses de résiliation, la confidentialité et les droits de propriété intellectuelle. De plus, il définit les règles pour les périodes d'essai, qui peuvent durer jusqu'à trois mois pour la plupart des postes et jusqu'à six mois pour les rôles de niveau supérieur, avec une période raccourcie pour les contrats à court terme.

Le Code aborde également les clauses de confidentialité et de non-concurrence. Alors que les clauses de confidentialité sont strictement appliquées pour protéger les informations sensibles, les clauses de non-concurrence ont une portée juridique limitée et doivent être soigneusement adaptées pour être exécutoires. Il est conseillé aux employeurs de consulter des experts juridiques pour assurer la conformité à ces dispositions et gérer efficacement les relations de travail dans le cadre des lois du travail kazakhes.

Travail à distance en Kazakhstan

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  • Article 138 du Code du travail du Kazakhstan (2015) définit le travail à distance et permet aux employeurs et aux employés de convenir mutuellement de passer à des arrangements de travail à distance. Il précise que des détails tels que les heures de travail, les méthodes de communication et la rémunération doivent être décrits dans un accord supplémentaire au contrat de travail.

  • Projet de loi et développements : Un projet de loi est en cours qui permettrait aux employés de demander des arrangements de travail à distance, indiquant un changement vers des politiques plus centrées sur les employés.

  • Importance des contrats clairs : En raison de l'absence d'un cadre juridique complet, il est crucial que les accords de travail à distance au Kazakhstan définissent clairement des aspects tels que la nature du travail, les heures de travail et la rémunération.

  • Infrastructure technologique : Un travail à distance efficace au Kazakhstan dépend d'un accès fiable à Internet et d'outils de communication appropriés. Le Code du travail ne précise pas les obligations de l'employeur concernant la fourniture de l'équipement.

  • Considérations pour les employeurs : Les employeurs doivent se concentrer sur la sécurité des données, fournir l'équipement nécessaire ou des allocations, et envisager de développer une politique formelle de travail à distance pour définir divers aspects opérationnels et de sécurité du travail à distance.

  • Responsabilités de l'employeur : Celles-ci incluent la formation des employés, la gestion des performances et la promotion d'une culture de travail positive pour assurer la productivité et l'engagement dans des environnements de travail à distance.

  • Considérations supplémentaires : Les employeurs doivent être conscients des défis potentiels liés à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et à la santé mentale dans les scénarios de travail à distance.

  • Horaires flexibles et partage de poste : Le Code du travail définit des heures de travail standard mais permet une certaine flexibilité avec l'approbation de l'employeur. Le partage de poste n'est pas explicitement abordé mais peut être arrangé par le biais de contrats.

  • Protection des données : Les employeurs doivent protéger les données des employés en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles et en étant transparents sur l'utilisation des données. Les employés ont des droits concernant leurs données personnelles et des responsabilités pour respecter les protocoles de sécurité.

Dans l'ensemble, bien que le cadre juridique du Kazakhstan pour le travail à distance évolue, les employeurs et les employés doivent naviguer prudemment dans les réglementations actuelles, en veillant à ce que des contrats clairs et des mesures de protection des données robustes soient en place.

Heures de travail en Kazakhstan

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  • Semaine de travail standard : Au Kazakhstan, la semaine de travail standard est limitée à 40 heures, réparties sur cinq jours (du lundi au vendredi), chaque jour ayant un maximum de huit heures de travail.

  • Exceptions pour certains groupes :

    • Employés âgés de 14 à 16 ans : Maximum de 24 heures par semaine.
    • Employés âgés de 16 à 18 ans et ceux occupant des emplois dangereux ou physiquement exigeants : Maximum de 36 heures par semaine.
  • Réglementation des heures supplémentaires :

    • Les heures supplémentaires sont définies comme le travail au-delà des heures standard, limitées à deux heures par jour, ou une heure pour les emplois pénibles.
    • La rémunération des heures supplémentaires doit être au moins 1,5 fois le taux normal, avec la possibilité de taux plus élevés selon les contrats spécifiques.
  • Exemptions des heures supplémentaires :

    • Les femmes enceintes, les employés de moins de 18 ans et les employés handicapés (sauf autorisation médicale) sont exemptés des heures supplémentaires obligatoires.
  • Périodes de repos et pauses :

    • Pauses quotidiennes d'au moins 30 minutes pour les quarts de travail de moins de huit heures, et d'une heure pour les quarts plus longs.
    • Un minimum de 12 heures de repos entre les journées de travail.
    • Deux jours de repos consécutifs par semaine, incluant généralement le dimanche.
  • Travail de nuit et de fin de semaine :

    • Le travail de nuit (22h à 6h) est payé au moins 1,5 fois le taux normal.
    • Le travail de fin de semaine est payé le double du taux normal, avec des options de repos compensatoire.
    • Un consentement écrit est requis pour programmer le travail de fin de semaine, sauf en cas d'urgence.
  • Tenue des registres et conformité légale :

    • Les employeurs doivent tenir des registres précis des heures supplémentaires et assurer la conformité avec les lois de compensation conformément au Code du travail.

Salaire en Kazakhstan

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Comprendre les salaires compétitifs au Kazakhstan est essentiel pour attirer et retenir les talents. Les facteurs influençant la compétitivité des salaires incluent le titre du poste, l'industrie, l'expérience, les compétences, l'éducation, la localisation et la taille de l'entreprise. Le salaire minimum est fixé annuellement et constitue un salaire de base excluant les avantages supplémentaires. Les employeurs doivent s'assurer que les salaires atteignent ou dépassent ce minimum et fournir des bulletins de paie détaillés.

Les avantages statutaires mandatés par la loi incluent les congés payés, les cotisations de sécurité sociale, divers types de congés et les paiements des heures supplémentaires. De plus, de nombreuses entreprises offrent des primes discrétionnaires et des allocations telles que des primes basées sur la performance, des allocations de logement, de transport et d'éducation pour améliorer les packages de rémunération.

Les salaires sont payés mensuellement, et bien qu'il n'y ait pas d'obligation pour une prime de 13ème mois, certaines entreprises choisissent de l'offrir. Les employeurs sont responsables de la retenue de l'impôt sur le revenu et des cotisations sociales, assurant la conformité avec les réglementations du travail au Kazakhstan.

Résiliation en Kazakhstan

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Au Kazakhstan, le Code du travail régit les délais de préavis pour la résiliation de l'emploi, qui varient en fonction de qui initie la résiliation et des raisons qui la motivent.

Résiliation initiée par l'employeur :

  • Les employeurs doivent généralement fournir un préavis écrit d'au moins un mois.
  • Les exceptions incluent des périodes de préavis plus courtes si convenu, ou aucun préavis pour des raisons spécifiques stipulées dans le contrat.
  • En cas de réduction massive des effectifs ou de liquidation de l'entreprise, les employeurs doivent également notifier l'autorité du travail un mois à l'avance.

Résiliation initiée par l'employé :

  • Les employés peuvent résilier leur emploi à tout moment avec un préavis écrit, généralement sans période de préavis légalement obligatoire, sauf indication contraire dans un contrat ou une convention collective.

Résiliation par accord mutuel :

  • Pas de période de préavis définie ; les termes sont convenus par les deux parties.

Indemnité de départ :

  • Un mois de salaire moyen pour la liquidation de l'entreprise ou la réduction des effectifs.
  • Deux mois de salaire moyen pour le licenciement pour raisons économiques.
  • Un mois de salaire moyen si l'employeur viole le contrat.

Considérations supplémentaires :

  • Les conventions collectives peuvent offrir des avantages de départ plus importants.
  • Les contrats individuels peuvent spécifier des conditions, y compris l'indemnité de départ et les conditions de résiliation sans préavis.

Il est crucial de consulter les contrats de travail spécifiques, les conventions collectives et les lois du travail pour obtenir des informations précises sur les procédures de résiliation et les droits.

Travail indépendant en Kazakhstan

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En Kazakhstan, la distinction entre les employés et les travailleurs indépendants a un impact significatif sur les droits des employés, les cotisations de sécurité sociale et les obligations fiscales. Les employés opèrent sous le contrôle de l'employeur avec des horaires et des tâches définis, tandis que les travailleurs indépendants maintiennent leur autonomie, définissant leurs propres horaires et méthodes. Une mauvaise classification des travailleurs peut entraîner des conséquences juridiques et des pénalités financières pour les employeurs.

Les travailleurs indépendants peuvent choisir parmi plusieurs structures de contrat, telles que les contrats de droit civil ou l'enregistrement en tant qu'entrepreneurs individuels, chacun ayant des implications juridiques et fiscales spécifiques. La négociation efficace des termes du contrat, y compris le paiement et l'étendue du travail, est cruciale, et comprendre les pratiques commerciales culturelles peut améliorer ces négociations.

Divers secteurs en Kazakhstan, y compris les technologies de l'information, les secteurs créatifs, le marketing et les services juridiques, utilisent des travailleurs indépendants. Ces travailleurs doivent gérer leurs propres cotisations fiscales et de sécurité sociale, avec des options pour une couverture d'assurance supplémentaire pour une plus grande protection.

Les droits de propriété intellectuelle sont particulièrement importants pour les freelances, qui par défaut conservent la propriété de leurs créations en vertu de la loi kazakhe, sauf transfert contraire par contrat. Il est conseillé aux freelances de prendre des mesures pour protéger leur propriété intellectuelle et de consulter des professionnels du droit pour naviguer efficacement dans ces aspects.

Santé & Sécurité en Kazakhstan

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Les réglementations en matière de santé et de sécurité du Kazakhstan mettent l'accent sur la sécurité au travail, en imposant des responsabilités aux employeurs et aux employés ainsi qu'une application par le gouvernement. Le Code du travail et d'autres lois spécifiques fournissent un cadre pour la prévention des risques, les droits des employés et les obligations des employeurs, y compris des évaluations régulières des risques et des formations à la sécurité. Le ministère de la Santé et du Développement social, par l'intermédiaire de l'Inspection du travail, supervise la conformité, effectue des inspections et impose des sanctions en cas de non-conformité. Les défis incluent l'application dans les petites entreprises et la garantie d'une compréhension complète des réglementations de sécurité par tous les employés. Des mises à jour continues des lois et des normes, y compris des normes internationales comme ST RK ISO 45001-2018, visent à améliorer la sécurité au travail dans divers secteurs.

Résolution des conflits en Kazakhstan

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Le système de résolution des conflits du travail au Kazakhstan comprend des tribunaux du travail et des commissions d'arbitrage. Les tribunaux du travail traitent des litiges individuels et collectifs liés à l'emploi, en opérant selon les principes de la procédure civile avec des adaptations pour les questions de travail. Les commissions d'arbitrage offrent une alternative volontaire, avec des Commissions de Conciliation et des Tribunaux d'Arbitrage du Travail fournissant une expertise spécifique à l'industrie.

Le Code du Travail et la Loi "Sur la Médiation" régissent ces mécanismes, en mettant l'accent sur la conformité grâce à des audits et des inspections menés par l'Inspection d'État du Travail et d'autres organismes autorisés. Ces inspections, qui peuvent être déclenchées par des plaintes de travailleurs ou des plans programmés, visent à garantir le respect des lois du travail et des pratiques équitables.

Le non-respect peut entraîner des avertissements, des amendes ou des sanctions plus sévères comme la suspension des opérations ou des poursuites pénales. Des protections pour les lanceurs d'alerte sont en place pour protéger les individus signalant des violations, bien que des défis pratiques comme la peur des représailles et le manque de sensibilisation persistent.

Le Kazakhstan a ratifié plusieurs conventions de l'OIT influençant ses lois du travail, y compris celles contre le travail forcé, la discrimination et le travail des enfants. Cependant, des lacunes dans l'application et des restrictions sur les activités syndicales suggèrent des domaines à améliorer pour s'aligner sur les normes internationales du travail.

Considérations culturelles en Kazakhstan

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Comprendre les styles de communication est crucial dans les lieux de travail kazakhs, qui sont façonnés par les traditions nomades et les influences soviétiques. Voici une répartition des aspects clés :

  • Direct avec Nuance : Bien que les Kazakhs valorisent la communication directe, ils utilisent souvent des méthodes indirectes pour les retours afin de maintenir l'harmonie et d'éviter les confrontations. La confiance est essentielle, et être trop direct sans relation établie peut être perçu comme impoli.

  • Formalité par Hiérarchie : Le style de communication varie selon la hiérarchie ; formel lors des réunions et avec les supérieurs, et moins formel avec les pairs au fil du temps. Les legs soviétiques de formalité et de respect pour l'autorité persistent.

  • Communication Non Verbale : Les indices non verbaux comme le contact visuel, le hochement de tête et le maintien de l'espace personnel jouent un rôle significatif dans la transmission du respect et de l'attention.

  • Pragmatisme et Relations à Long Terme : Les négociateurs kazakhs se concentrent sur des solutions pragmatiques et mutuellement bénéfiques et valorisent les relations à long terme, reflétant l'accent culturel sur les liens familiaux et les obligations de groupe.

  • Stratégies pour Réussir : Établir des relations personnelles et comprendre les indices non verbaux sont cruciaux. La patience et l'acceptation des silences pendant les négociations sont recommandées.

  • Structures Hiérarchiques : Les entreprises kazakhes ont généralement des hiérarchies verticales, avec une prise de décision concentrée au sommet. Bien que cela puisse accélérer les décisions, cela peut également limiter la créativité et l'engagement des employés.

  • Styles de Leadership : Les leaders sont censés être paternalistes mais inspirants, guidant les équipes vers la réalisation de leur potentiel tout en maintenant une autorité claire.

  • Jours Fériés Statutaires et Régionaux : Comprendre les jours fériés nationaux et locaux est important pour les opérations commerciales, car ils peuvent affecter de manière significative les horaires de travail et la productivité.

En somme, réussir dans les environnements commerciaux kazakhs nécessite une compréhension de la communication nuancée, du respect des structures hiérarchiques et de la sensibilité culturelle envers les traditions et les jours fériés locaux.

Questions Fréquemment Posées pour les services d'Employeur de Record à Kazakhstan

Who handles the filing and payment of employees' taxes and social insurance contributions when using an Employer of Record in Kazakhstan?

When using an Employer of Record (EOR) like Rivermate in Kazakhstan, the EOR handles the filing and payment of employees' taxes and social insurance contributions. This includes the calculation, withholding, and remittance of income taxes, as well as contributions to social insurance programs such as pension funds, social security, and health insurance. The EOR ensures compliance with local tax laws and regulations, thereby relieving the client company of the administrative burden and complexities associated with payroll and tax compliance in Kazakhstan. This allows the client company to focus on its core business activities while ensuring that all legal obligations related to employee compensation are met accurately and on time.

What is the timeline for setting up a company in Kazakhstan?

Setting up a company in Kazakhstan involves several steps and can take a varying amount of time depending on the efficiency of the processes and the preparedness of the applicant. Here is a detailed timeline for setting up a company in Kazakhstan:

  1. Name Reservation (1-2 days):

    • The first step is to reserve a unique company name. This can be done online through the Ministry of Justice's website or in person at the Public Service Center. The process typically takes 1-2 days.
  2. Preparation of Documents (2-5 days):

    • Prepare the necessary documents, including the charter (articles of association), the decision of the founder(s) to establish the company, and other required forms. This step can take between 2 to 5 days depending on the complexity and the number of founders.
  3. Notarization of Documents (1-2 days):

    • The prepared documents need to be notarized. This can be done at a local notary office and usually takes 1-2 days.
  4. State Registration (5-7 days):

    • Submit the notarized documents to the Public Service Center for state registration. The registration process typically takes 5-7 business days. Upon completion, you will receive a certificate of state registration and a business identification number (BIN).
  5. Tax Registration (1-2 days):

    • Register the company with the tax authorities to obtain a taxpayer identification number (TIN). This process usually takes 1-2 days and can often be done simultaneously with the state registration.
  6. Opening a Bank Account (1-3 days):

    • Open a corporate bank account in a local bank. This process can take between 1 to 3 days, depending on the bank's requirements and procedures.
  7. Social Security and Pension Fund Registration (1-2 days):

    • Register the company with the social security and pension fund authorities. This step typically takes 1-2 days and is necessary for compliance with local labor laws.
  8. Obtaining Necessary Licenses and Permits (Variable):

    • Depending on the nature of your business, you may need to obtain additional licenses or permits. The time required for this step can vary widely based on the specific industry and regulatory requirements.

In summary, the entire process of setting up a company in Kazakhstan can take approximately 2 to 4 weeks, assuming there are no significant delays or complications. However, this timeline can be extended if additional licenses or permits are required or if there are issues with document preparation or submission.

Using an Employer of Record (EOR) service like Rivermate can significantly streamline this process. An EOR can handle many of these steps on your behalf, ensuring compliance with local laws and regulations, and allowing you to focus on your core business activities. This can be particularly beneficial for companies looking to enter the Kazakh market quickly and efficiently.

What options are available for hiring a worker in Kazakhstan?

In Kazakhstan, employers have several options for hiring workers, each with its own set of legal, administrative, and financial implications. Here are the primary methods:

  1. Direct Employment:

    • Local Entity Establishment: This involves setting up a local subsidiary or branch office in Kazakhstan. This option requires navigating the local business registration process, understanding tax obligations, and complying with Kazakhstani labor laws. It provides full control over the hiring process and employee management but can be time-consuming and costly.
    • Compliance with Local Labor Laws: Employers must adhere to Kazakhstan's labor code, which includes regulations on employment contracts, working hours, minimum wage, social security contributions, and employee benefits.
  2. Independent Contractors:

    • Freelancers and Consultants: Hiring independent contractors can be a flexible and cost-effective option. However, it is crucial to ensure that the relationship is genuinely that of an independent contractor and not an employee to avoid misclassification risks. Misclassification can lead to legal and financial penalties.
    • Contractual Agreements: Clear, well-drafted contracts are essential to define the scope of work, payment terms, and other conditions to avoid disputes and ensure compliance with local laws.
  3. Employer of Record (EOR) Services:

    • Using an EOR like Rivermate: An EOR can simplify the process of hiring employees in Kazakhstan by acting as the legal employer on behalf of the client company. This allows businesses to hire local talent without establishing a legal entity in Kazakhstan.
    • Compliance and Administration: The EOR handles all aspects of employment, including payroll, tax withholding, social security contributions, benefits administration, and compliance with local labor laws. This reduces the administrative burden and ensures compliance with local regulations.
    • Risk Mitigation: By using an EOR, companies can mitigate risks associated with employment law compliance, such as wrongful termination claims, misclassification issues, and other legal disputes.
  4. Staffing Agencies:

    • Temporary and Contract Staffing: Staffing agencies can provide temporary or contract workers for short-term projects or to meet seasonal demand. This can be a flexible solution for businesses needing to scale their workforce quickly.
    • Agency Compliance: The staffing agency is responsible for ensuring compliance with local labor laws, including payroll, taxes, and benefits. However, the client company should still perform due diligence to ensure the agency's compliance practices are robust.
  5. Outsourcing:

    • Business Process Outsourcing (BPO): Companies can outsource specific business functions, such as customer service, IT support, or accounting, to third-party providers in Kazakhstan. This can be a cost-effective way to access specialized skills and services.
    • Service Level Agreements (SLAs): Clear SLAs should be established to define the scope of services, performance metrics, and other terms to ensure the outsourcing arrangement meets business needs.

Each of these options has its advantages and considerations. For companies looking to expand into Kazakhstan without the complexities of establishing a local entity, using an Employer of Record like Rivermate can be an efficient and compliant solution. It allows businesses to focus on their core operations while the EOR manages the intricacies of local employment laws and administrative tasks.

Is it possible to hire independent contractors in Kazakhstan?

Yes, it is possible to hire independent contractors in Kazakhstan. However, there are several important considerations and legal nuances to keep in mind:

  1. Legal Framework: Independent contractors in Kazakhstan are governed by the Civil Code rather than the Labor Code. This means that the relationship is based on a civil contract (service agreement) rather than an employment contract. The terms and conditions of the engagement, including payment, scope of work, and duration, are outlined in this civil contract.

  2. Taxation: Independent contractors are responsible for their own tax filings and social contributions. They must register with the tax authorities and pay individual income tax, which is typically 10% of their income. Additionally, they may be required to make social security contributions.

  3. Employment Misclassification: One of the risks of hiring independent contractors is the potential for misclassification. If the relationship between the company and the contractor resembles that of an employer-employee relationship (e.g., fixed working hours, direct supervision, provision of tools and equipment), the authorities may reclassify the contractor as an employee. This can lead to penalties, back taxes, and social contributions.

  4. Benefits and Protections: Unlike employees, independent contractors are not entitled to benefits such as paid leave, health insurance, or severance pay. They also do not have the same protections under labor laws, such as protection against unfair dismissal.

  5. Compliance and Documentation: It is crucial to have a well-drafted service agreement that clearly defines the nature of the relationship, the scope of work, payment terms, and other relevant conditions. Proper documentation helps mitigate the risk of reclassification and ensures compliance with local laws.

  6. Employer of Record (EOR) Services: To navigate the complexities of hiring in Kazakhstan, many companies opt to use an Employer of Record (EOR) service like Rivermate. An EOR can handle all aspects of employment, including payroll, tax compliance, and benefits administration, ensuring that the company remains compliant with local laws. This can be particularly beneficial for companies that do not have a legal entity in Kazakhstan or are unfamiliar with local regulations.

In summary, while it is possible to hire independent contractors in Kazakhstan, it is essential to understand the legal and tax implications and ensure proper documentation to avoid potential issues. Using an EOR service can simplify the process and provide peace of mind by ensuring compliance with local laws.

What are the costs associated with employing someone in Kazakhstan?

Employing someone in Kazakhstan involves several costs that employers need to consider. These costs can be broadly categorized into direct compensation, statutory contributions, and administrative expenses. Here is a detailed breakdown:

  1. Direct Compensation:

    • Gross Salary: This is the primary cost and includes the agreed-upon salary between the employer and the employee. Salaries in Kazakhstan can vary widely depending on the industry, role, and experience level.
    • Bonuses and Incentives: Depending on the employment contract and company policy, employers may also need to budget for performance bonuses, annual bonuses, and other incentive payments.
  2. Statutory Contributions:

    • Social Tax: Employers in Kazakhstan are required to pay a social tax, which is calculated at a rate of 9.5% of the employee's gross salary.
    • Pension Contributions: Employers must contribute 10% of the employee's gross salary to the Unified Accumulative Pension Fund.
    • Social Insurance: Employers are also required to contribute to social insurance, which covers various social benefits. The rate is 3.5% of the employee's gross salary.
    • Mandatory Health Insurance: Employers must contribute to the mandatory health insurance system, which is 2% of the employee's gross salary.
  3. Administrative Expenses:

    • Recruitment Costs: These include expenses related to advertising job openings, conducting interviews, and possibly using recruitment agencies.
    • Onboarding and Training: Costs associated with onboarding new employees, including training programs, orientation sessions, and any necessary certifications.
    • HR Management: Ongoing HR management costs, including payroll processing, compliance management, and employee relations.
    • Legal and Compliance Costs: Ensuring compliance with local labor laws and regulations may require legal consultations and regular audits.
  4. Other Benefits and Allowances:

    • Health and Safety: Employers may need to provide additional health and safety measures, especially in industries with higher risks.
    • Transportation and Housing Allowances: Depending on the location and industry, employers might offer transportation or housing allowances to attract talent.
    • Meal Allowances: Some employers provide meal allowances or subsidized meals as part of the employment package.

Using an Employer of Record (EOR) like Rivermate can help manage these costs more efficiently. An EOR handles all aspects of employment, including payroll, tax compliance, and benefits administration, ensuring that all statutory contributions and legal requirements are met. This can significantly reduce the administrative burden and potential risks associated with employing staff directly in Kazakhstan.

Do employees receive all their rights and benefits when employed through an Employer of Record in Kazakhstan?

Yes, employees in Kazakhstan can receive all their rights and benefits when employed through an Employer of Record (EOR) like Rivermate. An EOR ensures compliance with local labor laws and regulations, which is crucial for protecting employee rights and benefits. Here are some key points to consider:

  1. Compliance with Labor Laws: An EOR in Kazakhstan ensures that employment contracts, payroll, and benefits administration comply with the country's labor laws. This includes adhering to regulations regarding working hours, overtime, minimum wage, and termination procedures.

  2. Social Security and Taxes: The EOR is responsible for managing social security contributions and tax withholdings. In Kazakhstan, this includes contributions to the State Social Insurance Fund, the Pension Fund, and mandatory health insurance. The EOR ensures that these contributions are made accurately and on time, safeguarding employees' social security rights.

  3. Employee Benefits: Employees are entitled to statutory benefits such as paid annual leave, sick leave, and maternity/paternity leave. An EOR like Rivermate ensures that these benefits are provided in accordance with Kazakhstani law. Additionally, the EOR can offer supplementary benefits such as private health insurance or additional leave, depending on the employer's policies.

  4. Work Permits and Visas: For foreign employees, an EOR handles the complexities of obtaining work permits and visas, ensuring that all legal requirements are met. This is particularly important in Kazakhstan, where immigration laws can be stringent.

  5. Local Expertise: An EOR has in-depth knowledge of local employment practices and cultural nuances. This expertise helps in creating a positive work environment and addressing any issues that may arise, ensuring that employees feel supported and valued.

  6. Risk Mitigation: By using an EOR, companies mitigate the risks associated with non-compliance, such as fines or legal disputes. This protection extends to employees, who can be confident that their employment is legally sound and their rights are protected.

In summary, an Employer of Record like Rivermate ensures that employees in Kazakhstan receive all their rights and benefits by maintaining strict compliance with local labor laws, managing social security and tax obligations, providing statutory and supplementary benefits, handling work permits and visas, leveraging local expertise, and mitigating legal risks.

How does Rivermate, as an Employer of Record in Kazakhstan, ensure HR compliance?

Rivermate, as an Employer of Record (EOR) in Kazakhstan, ensures HR compliance through several key mechanisms:

  1. Local Expertise and Knowledge: Rivermate employs local HR professionals who are well-versed in Kazakhstan's labor laws, regulations, and cultural nuances. This local expertise ensures that all employment practices are compliant with national legislation, including hiring, contracts, benefits, and terminations.

  2. Employment Contracts: Rivermate prepares and manages employment contracts that comply with Kazakhstan's legal requirements. This includes ensuring that contracts are written in the local language, contain all mandatory clauses, and adhere to the standards set by Kazakh labor laws.

  3. Payroll Management: Rivermate handles payroll processing in accordance with Kazakhstan's tax laws and social security regulations. This includes accurate calculation of wages, tax withholdings, and contributions to social insurance funds, ensuring timely and correct payments to employees and government authorities.

  4. Tax Compliance: Rivermate ensures that all tax obligations are met, including income tax, social security contributions, and any other mandatory deductions. They stay updated on any changes in tax legislation to ensure ongoing compliance.

  5. Employee Benefits Administration: Rivermate manages statutory benefits such as health insurance, pension contributions, and other mandatory employee benefits. They also offer additional benefits that align with local market practices, ensuring competitive and compliant compensation packages.

  6. Labor Law Adherence: Rivermate ensures compliance with Kazakhstan's labor laws, including working hours, overtime regulations, leave entitlements, and occupational health and safety standards. They monitor and implement any changes in labor legislation to maintain compliance.

  7. Termination and Severance: Rivermate manages the termination process in accordance with Kazakh labor laws, ensuring that all legal requirements are met, including notice periods, severance pay, and proper documentation. This minimizes the risk of legal disputes and ensures fair treatment of employees.

  8. Data Protection and Privacy: Rivermate adheres to Kazakhstan's data protection laws, ensuring that employee data is handled securely and confidentially. They implement robust data protection measures to safeguard personal information and comply with local privacy regulations.

  9. Regular Audits and Reporting: Rivermate conducts regular audits and provides detailed reporting to ensure ongoing compliance with all HR and employment regulations. This proactive approach helps identify and address any potential compliance issues before they become problematic.

By leveraging these mechanisms, Rivermate ensures that companies operating in Kazakhstan can focus on their core business activities while maintaining full compliance with local HR and employment laws.

What legal responsibilities does a company have when using an Employer of Record service like Rivermate in Kazakhstan?

When a company uses an Employer of Record (EOR) service like Rivermate in Kazakhstan, the EOR assumes many of the legal responsibilities associated with employment. Here are the key legal responsibilities that the EOR handles:

  1. Employment Contracts: The EOR is responsible for drafting and maintaining compliant employment contracts in accordance with Kazakh labor laws. This includes ensuring that contracts include all necessary terms and conditions, such as job description, salary, working hours, and termination clauses.

  2. Payroll Management: The EOR manages payroll processing, ensuring that employees are paid accurately and on time. This includes calculating wages, withholding taxes, and making necessary deductions for social security and other contributions.

  3. Tax Compliance: The EOR ensures compliance with Kazakh tax laws by withholding the appropriate amount of income tax from employees' salaries and remitting these taxes to the relevant authorities. They also handle the filing of necessary tax returns and reports.

  4. Social Security Contributions: The EOR is responsible for making contributions to Kazakhstan's social security system on behalf of both the employer and the employee. This includes contributions to pension funds, health insurance, and other mandatory social security programs.

  5. Labor Law Compliance: The EOR ensures that all employment practices comply with Kazakh labor laws, including regulations on working hours, overtime, rest periods, and leave entitlements. They also ensure compliance with laws related to workplace safety and anti-discrimination.

  6. Employee Benefits: The EOR manages employee benefits as required by Kazakh law, such as paid leave, maternity/paternity leave, and any other statutory benefits. They may also administer additional benefits provided by the employer, such as health insurance or retirement plans.

  7. Termination and Severance: The EOR handles the legal aspects of employee termination, ensuring that terminations are conducted in compliance with Kazakh labor laws. This includes providing the appropriate notice period, calculating severance pay, and managing any disputes that may arise.

  8. Record Keeping: The EOR maintains accurate and up-to-date employment records as required by Kazakh law. This includes records of employment contracts, payroll, tax filings, and any other relevant documentation.

  9. Legal Representation: In the event of a labor dispute or legal issue, the EOR may represent the employer in dealings with Kazakh labor authorities or in court. They ensure that the employer's interests are protected and that any legal proceedings are handled in compliance with local laws.

By using an EOR service like Rivermate in Kazakhstan, companies can significantly reduce their administrative burden and ensure full compliance with local employment laws. This allows them to focus on their core business activities while mitigating the risks associated with international employment.

What is HR compliance in Kazakhstan, and why is it important?

HR compliance in Kazakhstan refers to the adherence to the country's labor laws, regulations, and standards that govern employment practices. This includes compliance with the Labor Code of Kazakhstan, which outlines the rights and obligations of employers and employees, as well as other relevant legislation such as tax laws, social security regulations, and occupational health and safety standards.

Key aspects of HR compliance in Kazakhstan include:

  1. Employment Contracts: Employers must provide written employment contracts that specify the terms and conditions of employment, including job duties, working hours, salary, and other benefits. These contracts must comply with the Labor Code and other relevant laws.

  2. Working Hours and Overtime: The standard working week in Kazakhstan is 40 hours. Any work beyond this must be compensated as overtime, with specific rates and conditions outlined in the Labor Code.

  3. Minimum Wage: Employers must adhere to the national minimum wage, which is periodically adjusted by the government. This ensures that employees receive fair compensation for their work.

  4. Leave Entitlements: Employees are entitled to various types of leave, including annual paid leave, sick leave, maternity and paternity leave, and other statutory leave. Employers must ensure that these entitlements are granted in accordance with the law.

  5. Health and Safety: Employers are required to provide a safe working environment and comply with occupational health and safety regulations. This includes conducting regular risk assessments, providing necessary safety equipment, and ensuring that employees are trained in safety procedures.

  6. Social Security Contributions: Employers must make contributions to the state social security system on behalf of their employees. This includes contributions for pensions, health insurance, and other social benefits.

  7. Termination and Severance: The Labor Code outlines the procedures for terminating employment, including notice periods, valid reasons for termination, and severance pay. Employers must follow these procedures to avoid legal disputes.

Importance of HR Compliance in Kazakhstan:

  1. Legal Protection: Compliance with HR laws protects employers from legal disputes and potential penalties. Non-compliance can result in fines, legal action, and damage to the company's reputation.

  2. Employee Rights: Ensuring compliance helps protect the rights of employees, fostering a fair and equitable work environment. This can lead to higher employee satisfaction and retention.

  3. Business Reputation: Companies that adhere to HR compliance standards are viewed more favorably by employees, customers, and business partners. This can enhance the company's reputation and competitiveness in the market.

  4. Operational Efficiency: Proper HR compliance ensures that employment practices are standardized and transparent, leading to more efficient and effective HR management.

  5. Risk Management: By adhering to HR compliance, companies can mitigate risks associated with labor disputes, workplace accidents, and other employment-related issues.

Using an Employer of Record (EOR) like Rivermate can significantly simplify HR compliance in Kazakhstan. An EOR takes on the responsibility of ensuring that all employment practices comply with local laws and regulations. This includes managing payroll, tax filings, social security contributions, and other administrative tasks. By partnering with an EOR, companies can focus on their core business activities while ensuring that they remain compliant with Kazakhstan's HR laws.

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