Employer of Record in Vietnam

Ein Employer of Record (EOR) hilft Ihnen, Mitarbeiter in Vietnam einzustellen, ohne eine lokale Rechtspersönlichkeit zu gründen. Es fungiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Teammitglieder und übernimmt alle administrativen und rechtlichen Aufgaben, die mit Beschäftigung verbunden sind. Dazu gehören Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und die Einhaltung vietnamesischer Arbeitsgesetze. Sie verwalten weiterhin die tägliche Arbeit und Verantwortlichkeiten Ihrer Mitarbeiter. Ein EOR wie Rivermate (https://rivermate.com/employer-of-record) macht die Erweiterung Ihres Teams nach Vietnam einfach und effizient.

Wie ein Employer of Record (EOR) in Vietnam funktioniert

Die Nutzung eines EOR in Vietnam vereinfacht den Einstellungsprozess. So funktioniert es typischerweise:

1. Sie finden den Kandidaten. Sie rekrutieren und wählen die beste Person für die Stelle aus.
2. Der EOR stellt Ihren Kandidaten ein. Der EOR stellt den Mitarbeiter rechtlich in Vietnam durch einen lokalen, konformen Arbeitsvertrag ein.
3. Der Onboarding-Prozess beginnt. Der EOR übernimmt den gesamten Onboarding-Prozess. Dazu gehört das Sammeln der erforderlichen Dokumente und die Sicherstellung, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
4. Der EOR kümmert sich um HR und Gehaltsabrechnung. Der EOR erledigt alle Gehaltsabrechnungen, Steuerabzüge, Sozialversicherungsbeiträge und die Verwaltung der Leistungen gemäß vietnamesischem Recht.
5. Sie verwalten Ihren Mitarbeiter. Sie leiten die täglichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten Ihres Mitarbeiters. Der EOR bleibt der rechtliche Arbeitgeber, aber Sie kontrollieren die Arbeit.

Warum einen Employer of Record in Vietnam nutzen

Ein EOR bietet eine praktische Lösung für Unternehmen, die in Vietnam einstellen möchten. Es spart Ihnen die erheblichen Zeit- und Kostenaufwände für die Gründung einer Rechtspersönlichkeit im Land. So können Sie schneller in den Markt eintreten und den Betrieb aufnehmen.

Hier sind einige wichtige Vorteile:

• Schneller in den Markt eintreten. Sie können Mitarbeiter einstellen und in Vietnam innerhalb weniger Tage mit der Arbeit beginnen, anstatt Monate zu benötigen.
• Rechtliche Konformität sicherstellen. EORs sind Experten im vietnamesischen Arbeitsrecht. Sie stellen sicher, dass Ihre Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Leistungen vollständig den lokalen Vorschriften entsprechen.
• Kosten reduzieren. Sie vermeiden die hohen Kosten für die Unternehmensregistrierung, Rechtsgebühren und den Aufbau einer lokalen HR-Infrastruktur.
• Wettbewerbsfähige Leistungen anbieten. Ein EOR kann Ihren Mitarbeitern Zugang zu umfassenden Leistungspaketen bieten, was Ihnen hilft, Top-Talente zu gewinnen und zu halten.
• HR und Verwaltung vereinfachen. Sie entlasten sich von komplexen administrativen Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Steuererklärung und Verwaltung gesetzlicher Beiträge.

Rivermates transparentes Preismodell beseitigt Komplexität mit einer einzigen, wettbewerbsfähigen monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Vietnam umfassende HR-Unterstützung, Benefits-Verwaltung, Compliance-Management und den Zugriff auf unser firmeneigenes Dashboard für Analysen der Belegschaft in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren — einfach klare Preisgestaltung, die sich am Bedarf Ihres Unternehmens ausrichtet, während in Vietnam gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität gewährleistet ist.

Einstellung in Vietnam ist für viele Unternehmen eine kluge Entscheidung. Sie erhalten Zugang zu einer jungen, qualifizierten Arbeitskraft in einer schnell wachsenden Wirtschaft. Aber wie in jedem Land hat Vietnam seine eigenen Regeln für Beschäftigung. Es ist wichtig, die Details richtig zu erfassen, um Ihr Geschäft konform zu halten und Ihr Team zufrieden.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

Wenn Sie einen Mitarbeiter in Vietnam einstellen, benötigen Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag. Dies ist eine gesetzliche Anforderung und schützt sowohl Sie als auch Ihren Mitarbeiter. Mündliche Vereinbarungen sind nur bei Jobs erlaubt, die weniger als einen Monat dauern.

Es gibt zwei Hauptarten von Arbeitsverträgen in Vietnam:

• Unbefristet: Dieser Vertrag hat kein Enddatum.
• Befristet: Dieser Vertrag hat ein konkretes Enddatum, bis zu 36 Monate. Sie können einen befristeten Vertrag nur einmal verlängern. Danach wird er automatisch zu einem unbefristeten Vertrag.

Ihre Arbeitsverträge müssen einige Schlüsselklauseln enthalten, um mit vietnamesischem Recht konform zu sein. Betrachten Sie diese als die unverhandelbaren Punkte.

Probezeit

Eine Probezeit ist eine gute Möglichkeit, um zu sehen, ob ein neuer Mitarbeiter gut zu Ihrem Unternehmen passt. In Vietnam können Sie eine Probezeit in den Arbeitsvertrag aufnehmen, aber es gibt Regeln, wie lange diese dauern darf. Die Dauer der Probezeit hängt von der Art der Stelle ab:

• 180 Tage: Für leitende Positionen im Unternehmen.
• 60 Tage: Für Jobs, die einen Hochschulabschluss oder höher erfordern.
• 30 Tage: Für Jobs, die mittlere Berufsabschlüsse oder qualifizierte Fachkräfte erfordern.
• 6 Arbeitstage: Für alle anderen Jobs.

Während der Probezeit müssen Sie Ihren Mitarbeiter mindestens 85 % seines regulären Gehalts zahlen.

Arbeitszeiten & Überstunden

Standardarbeitszeit in Vietnam sind 8 Stunden pro Tag und 48 Stunden pro Woche. Sie müssen Ihren Mitarbeitern mindestens einen freien Tag pro Woche gewähren.

Überstunden sind erlaubt, aber es gibt Grenzen. Die Gesamtarbeitszeit eines Mitarbeiters, einschließlich Überstunden, darf an einem Tag nicht mehr als 12 Stunden und im Monat nicht mehr als 40 Stunden betragen. Das jährliche Überstundenlimit liegt in der Regel bei 200 Stunden, kann aber in bestimmten Branchen auf 300 Stunden erhöht werden.

Sie müssen Ihren Mitarbeitern auch Zuschläge für Überstunden zahlen. So sieht es aus:

• Wochentage: Mindestens 150 % ihres regulären Lohns.
• Wochenenden: Mindestens 200 % ihres regulären Lohns.
• Feiertage: Mindestens 300 % ihres regulären Lohns.

Öffentliche & regionale Feiertage

Ihre Mitarbeiter in Vietnam haben Anspruch auf bezahlte Freizeit an öffentlichen Feiertagen. Es ist eine gute Idee, sich diese Termine zu merken, um Ihren Arbeitsplan entsprechend zu gestalten.

Hier sind die öffentlichen Feiertage für 2025:

Contractors in Vietnam einstellen

Sie können in Vietnam auch unabhängige Contractors einstellen. Dies kann eine flexible Möglichkeit sein, spezielle Fähigkeiten für bestimmte Projekte zu erhalten. Es ist jedoch sehr wichtig, Ihre Workers korrekt zu klassifizieren.

Ein independent contractor ist selbstständig. Er kontrolliert seine eigene Arbeit und gilt nicht als Arbeitnehmer. Das bedeutet, er ist nicht durch das Arbeitsrecht abgedeckt und hat keinen Anspruch auf Leistungen wie Sozialversicherung und bezahlten Urlaub. Er ist auch für seine eigenen Steuern verantwortlich.

Eine falsche Einstufung eines Mitarbeiters als Contractor kann zu ernsthaften Problemen führen, darunter:

• Nachzahlungen für Beiträge zur Sozialversicherung.
• Zahlung von Arbeitnehmerleistungen, die Sie hätten zahlen müssen.
• Bußgelder von Steuer- und Arbeitsbehörden.

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, diese Risiken zu vermeiden. Ein EOR kann legal Mitarbeiter in Ihrem Auftrag in Vietnam einstellen und sicherstellen, dass Sie alle lokalen Arbeitsgesetze einhalten. So können Sie die benötigten Talente gewinnen, ohne rechtliche Kopfschmerzen zu bekommen.

Die Navigation durch Vergütung und Gehaltsabrechnung in Vietnam erfordert ein klares Verständnis der lokalen Vorschriften. Sie werden feststellen, dass Gehälter zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern ausgehandelt werden, aber sie dürfen nicht unter dem vom Staat vorgeschriebenen Mindestlohn liegen. Alle Zahlungen an Mitarbeiter müssen in vietnamesischer Dong (VND) erfolgen. Ihre typischen monatlichen Gehaltspakete umfassen das Bruttogehalt und obligatorische Versicherungsbeiträge.

Gehaltsabrechnungszyklen & Lohnstruktur

In Vietnam zahlen Sie Ihre Mitarbeiter in der Regel monatlich. Es ist üblich, den Mitarbeitern einen 13. Monatsbonus anzubieten, obwohl dies gesetzlich nicht vorgeschrieben ist.

Die Gehaltsstruktur Ihrer Mitarbeiter besteht aus:

• Bruttogehalt: Der Gesamtbetrag vor Abzügen.
• Netto-Gehalt: Der Betrag, den ein Mitarbeiter nach allen Abzügen mit nach Hause nimmt.
• Grundgehalt: Dieses macht in der Regel einen erheblichen Anteil am Bruttogehalt aus.
• Zuschläge und Boni: Diese können eingeschlossen werden, um Talente anzuziehen und zu halten.

Überstunden & Mindestlöhne

Die reguläre Arbeitswoche in Vietnam beträgt 48 Stunden, die typischerweise auf sechs Tage verteilt sind. Alle Stunden, die darüber hinaus gearbeitet werden, gelten als Überstunden. Die Überstundenvergütungssätze sind:

• 150% des regulären Lohns für zusätzliche Stunden an einem normalen Arbeitstag.
• 200% für Arbeit an Wochenenden.
• 300% für Arbeit an Feiertagen.

Der Mindestlohn in Vietnam variiert je nach Region. Ab 2024 liegen die monatlichen Mindestlöhne zwischen VND 3.250.000 und VND 4.680.000, abhängig vom Standort.

Arbeitgebersteuern und Beiträge

Als Arbeitgeber in Vietnam sind Sie verpflichtet, mehrere Beiträge im Namen Ihrer Mitarbeiter zu leisten. Diese werden als Prozentsatz des Bruttogehalts des Mitarbeiters berechnet.

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Mitarbeitersteuern und Abzüge

Ihre Mitarbeiter leisten ebenfalls Beiträge zu den Sozialversicherungsfonds aus ihrem Bruttogehalt. Sie sind verantwortlich für die Abzüge dieser Beträge während der Gehaltsabrechnung. Vietnam verfügt über ein progressives Einkommensteuersystem mit Raten zwischen 5% und 35%.

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In Vietnam ist die Bereitstellung attraktiver Mitarbeitervorteile und Urlaubstage entscheidend, um die besten Talente anzuziehen und zu halten. Die Arbeitsgesetze des Landes legen Mindestanforderungen für alle Arbeitgeber fest. Das Verständnis dieser Regeln ist der erste Schritt, um ein wettbewerbsfähiges Leistungspaket aufzubauen, das das Wachstum Ihres Unternehmens fördert.

Gesetzlicher Urlaub

Das vietnamesische Arbeitsrecht verpflichtet Arbeitgeber, verschiedene Arten von bezahltem Urlaub anzubieten.

• Jahresurlaub: Mitarbeiter, die 12 Monate gearbeitet haben, haben Anspruch auf 12 Tage bezahlten Urlaub. Dieser erhöht sich um einen Tag für alle fünf Jahre Betriebszugehörigkeit beim selben Arbeitgeber.
• Krankheitstage: Mitarbeiter können Krankheitsurlaub nehmen und erhalten einen Teil ihres Gehalts aus dem Sozialversicherungssystem. Die Anzahl der Tage hängt von der Dauer ihrer Beitragszahlungen ab, beginnend bei 30 Tagen pro Jahr für diejenigen, die weniger als 15 Jahre eingezahlt haben.
• Mutterschaftsurlaub: Weibliche Mitarbeiterinnen erhalten sechs Monate vollständig bezahlten Mutterschaftsurlaub, der vom Sozialversicherungssystem abgedeckt ist.
• Vaterschaftsurlaub: Väter erhalten mindestens fünf Arbeitstage bezahlten Urlaub nach der Geburt eines Kindes.

Feiertage & regionale Feiertage

Mitarbeiter in Vietnam haben Anspruch auf bezahlte Freizeit für gesetzliche Feiertage. Falls ein Feiertag auf ein Wochenende fällt, wird in der Regel der folgende Werktag als freier Tag gewährt.

Typische zusätzliche Leistungen

Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen bieten viele Unternehmen zusätzliche Vorteile, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Hier ein Überblick über gesetzliche und übliche ergänzende Leistungen.

Wie ein Employer of Record bei der Einrichtung von Vorteilen helfen kann

Die Einrichtung von Mitarbeitervorteilen in einem neuen Land kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht diesen Prozess für Sie. Ein EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihr Personal in Vietnam und übernimmt die Verantwortung für Gehaltsabrechnung, Steuern, Leistungen und Compliance.

So kann ein EOR helfen:

• Sicherstellung der Einhaltung: Ein EOR bleibt stets über die Arbeitsgesetze Vietnams informiert, sodass Sie das nicht müssen. Sie stellen sicher, dass Ihre Leistungspakete alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
• Verwaltung der Leistungen: Ein EOR kümmert sich um alles von Krankenversicherung bis bezahltem Urlaub, was Ihnen Zeit und Verwaltungsaufwand erspart.
• Wettbewerbsfähige Pakete anbieten: EORs verfügen über lokale Marktkenntnisse. Sie können Ihnen helfen, Leistungspakete zu erstellen, die Top-Talente in Vietnam anziehen.
• Vereinfachung der Gehaltsabrechnung: Ein EOR übernimmt die gesamte Gehaltsabrechnung und Steuerabzüge im Zusammenhang mit den Leistungen.

Der Einsatz eines EOR ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihre Kernaktivitäten zu konzentrieren, während Sie gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter gesetzeskonforme und wettbewerbsfähige Vorteile erhalten.

Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in Vietnam hat spezifische Regeln, die Sie befolgen müssen. Der Prozess muss sorgfältig durchgeführt werden, um die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze sicherzustellen. Wenn ein Vertrag endet, müssen Sie dem Mitarbeiter eine schriftliche Kündigung zukommen lassen. Dieses Schreiben sollte erklären, warum das Arbeitsverhältnis beendet wird, das letzte Datum und Details zu Abschlusszahlungen wie nicht genutztem Urlaub oder Abfindung. Klare Kommunikation und die Befolgung der richtigen Verfahren helfen Ihnen, rechtliche Probleme zu vermeiden.

Kündigungsfristen

Sie müssen vor der Kündigung eine schriftliche Kündigung aussprechen. Die Dauer der Kündigungsfrist hängt vom Typ des Arbeitsvertrags ab.

Während der Probezeit ist keine Kündigungsfrist erforderlich.

Abfindung

Mitarbeiter, die mindestens 12 Monate bei Ihnen beschäftigt sind, haben in der Regel Anspruch auf eine Abfindung. Die Höhe der Zahlung beträgt das halbe Monatsgehalt für jedes Jahr der Beschäftigung. Sie müssen alle Abschlusszahlungen, einschließlich Abfindung, innerhalb von 14 Arbeitstagen nach dem letzten Arbeitstag des Mitarbeiters leisten. In besonderen Fällen kann dies auf 30 Tage verlängert werden.

Wie Rivermate compliant Austritte handhabt

Die Beendigung von Mitarbeitenden in einem anderen Land kann komplex sein. Wir stellen sicher, dass der gesamte Offboarding-Prozess korrekt und in Übereinstimmung mit vietnamesischem Recht durchgeführt wird.

So helfen wir:

• Dokumentation: Wir bereiten alle notwendigen Kündigungsdokumente vor und kümmern uns um deren Einhaltung der gesetzlichen Standards.
• Abschlussgehalt: Wir berechnen und verarbeiten alle Abschlusszahlungen, einschließlich Gehalt, nicht genutztem Urlaub und etwaiger erforderlicher Abfindungen.
• Compliance: Wir stellen sicher, dass jeder Schritt des Kündigungsprozesses den neuesten Arbeitsgesetzen entspricht, um rechtliche Risiken für Ihr Unternehmen zu minimieren.
• Klare Kommunikation: Wir unterstützen bei der Kommunikation mit dem ausscheidenden Mitarbeiter, um einen reibungslosen und professionellen Austritt zu gewährleisten.

Das Navigieren durch die Visa- und Arbeitserlaubnislandschaft in Vietnam kann komplex erscheinen. Der Schlüssel liegt darin, den Unterschied zwischen einer Arbeitserlaubnis, die Sie zur Arbeit berechtigt, und einem Visum, das Ihnen die Einreise und den Aufenthalt im Land erlaubt, zu verstehen. Für jeden Ausländer, der beabsichtigt, in Vietnam für einen längeren Zeitraum zu arbeiten, ist eine Arbeitserlaubnis unerlässlich, und sie bildet die Grundlage für die Beantragung eines langfristigen Arbeitsvisums. Der Prozess beinhaltet in der Regel, dass Ihr Arbeitgeber den Bedarf rechtfertigt, einen ausländischen Staatsbürger gegenüber einem lokalen Kandidaten einzustellen.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihr rechtlicher Arbeitgeber in Vietnam sein und die Komplexitäten von Arbeitserlaubnissen und Visumsponsoring abwickeln. Dies ist eine praktische Lösung, wenn Ihr Unternehmen keine rechtliche Einheit im Land hat. Der EOR übernimmt die Verantwortung, sicherzustellen, dass Sie die lokalen Arbeitsgesetze einhalten, verwaltet Ihre Gehaltsabrechnung, Steuern und Leistungen.

Es gibt jedoch Realitäten, die zu berücksichtigen sind:

• Was ein EOR sponsern kann: Ein EOR kann eine Arbeitserlaubnis für qualifizierte Fachkräfte in Rollen sponsern, die den gesetzlichen Anforderungen Vietnams entsprechen. Dies umfasst typischerweise Manager, Führungskräfte, Spezialisten und Techniker. Der EOR wird Sie durch die erforderliche Bürokratie führen, die oft Ihren Abschluss, Nachweis relevanter Berufserfahrung, eine Gesundheitsprüfung und ein sauberes polizeiliches Führungszeugnis umfasst.

• Was ein EOR wahrscheinlich nicht sponsern kann: Ein EOR ist kein Zauberstab. Sie agieren im Rahmen des vietnamesischen Rechts und unterliegen der Kontrolle. Sponsoring für Rollen, die nicht offensichtlich einen ausländischen Experten erfordern, oder für Personen, die nicht die entsprechenden Qualifikationen besitzen, wird wahrscheinlich erfolglos sein. Es können auch Einschränkungen durch Visaquoten bestehen, die möglicherweise gelten.

• Praktische Wege: Für viele ist der einfachste Weg, ein legitimes Jobangebot von einem Unternehmen zu haben, das dann einen EOR nutzt, um die Beschäftigungsformalitäten zu regeln. Für Freelancer oder Personen mit unabhängigen Arbeitsvereinbarungen hat sich ein "Personal EOR" als Option herausgebildet. Dabei wird eine lokale Einheit bezahlt, um Sie legal zu beschäftigen, was es Ihnen ermöglicht, eine Arbeitserlaubnis zu erhalten und Ihren langfristigen Aufenthalt zu sichern.

Geschäftliche Reisetätigkeit und Compliance

Für kurzfristige Geschäftsreisen ist es entscheidend, das richtige Visum zu verwenden und die Regeln zu befolgen, um Komplikationen zu vermeiden.

• Das richtige Visum für Geschäftsreisen: Das DN-Visum ist für geschäftsbezogene Aktivitäten wie Meetings, Vertragsunterzeichnungen oder Marktforschung vorgesehen. Es wird von dem vietnamesischen Unternehmen gesponsert, das Sie besuchen. Dies formalisiert Ihren Besuch und vereinfacht die Einhaltung der Vorschriften.

• Das Problem mit E-Visas für Geschäftsreisen: Während sie bequem sind, geraten E-Visas für geschäftliche Zwecke zunehmend in die Kritik. Diese sind selbstgesponsert, und wenn Sie mit einem lokalen Unternehmen zusammenarbeiten, erwarten die Einwanderungsbehörden, dass Sie ein vom Gastgeber gesponsertes DN-Visum besitzen. Die wiederholte Nutzung von E-Visas für Geschäftsreisen kann Warnsignale setzen und zu Visumsablehnungen führen.

• Wichtige Schritte zur Einhaltung:

  • Erhalten Sie ein gesponsertes DN-Visum: Dies ist der empfohlene Ansatz für jede Geschäftsreise mit einer lokalen Einheit.
  • Deklarieren Sie Ihren Zweck: Wenn Sie ein E-Visum verwenden, müssen Sie klar "Geschäft" als Ihren Einreisegrund angeben.
  • Registrieren Sie Ihren Aufenthalt: Ihr Vermieter ist verantwortlich für die Anmeldung Ihres temporären Aufenthalts bei der örtlichen Polizei, aber es ist wichtig, sicherzustellen, dass dies erfolgt. Ein vom Gastgeber gesponsertes DN-Visum macht diesen Prozess einfacher.