Employer of Record in Vietnam

Das Erweitern Ihres Teams in Vietnam erfordert ein klares Verständnis der lokalen Beschäftigungsregelungen. Unternehmen, die in diesem dynamischen Markt Mitarbeiter einstellen möchten, haben in der Regel einige Hauptwege für die Beschäftigung, die jeweils ihre eigenen administrativen und rechtlichen Überlegungen mit sich bringen. Das Verständnis dieser Optionen ist entscheidend für eine regelkonforme und effiziente globale Expansion.

Wenn Sie die Einstellung von Mitarbeitern in Vietnam in Betracht ziehen, stehen Unternehmen im Allgemeinen drei Hauptansätze zur Verfügung:

• Gründung einer lokalen Einheit: Dies beinhaltet die Einrichtung einer Tochtergesellschaft oder einer Niederlassung in Vietnam, was erhebliche Vorlaufinvestitionen in Zeit, Kapital und die Navigation durch komplexe Registrierungsprozesse erfordert.
• Nutzung eines Employer of Record (EOR): Die Zusammenarbeit mit einem EOR wie Rivermate ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiter in Vietnam regelkonform einzustellen, ohne eine lokale Einheit zu benötigen. Der EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber und übernimmt alle lokalen Compliance-Anforderungen.
• Einstellung als unabhängige Auftragnehmer: Obwohl dies auf den ersten Blick unkompliziert erscheint, birgt die Klassifizierung von Arbeitern als Contractors erhebliche Risiken in Vietnam, wenn das Arbeitsverhältnis einem Angestellten ähnelt. Eine Fehlklassifizierung kann zu erheblichen Strafen führen.

Wie ein EOR in Vietnam funktioniert

Ein Employer of Record (EOR)-Service vereinfacht die globale Einstellung, indem er die rechtlichen und administrativen Komplexitäten der Beschäftigung in Vietnam verwaltet. Wenn Sie mit einem EOR zusammenarbeiten, behält Ihr Unternehmen die tägliche Verwaltung Ihres vietnamesischen Teams bei, während der EOR die formalen Beschäftigungsaspekte übernimmt. Dazu gehören:

• Onboarding: Sicherstellung regelkonformer Einstellungsdokumente, Hintergrundüberprüfungen und Erstellung lokaler Verträge.
• Lohnabrechnung: Verwaltung korrekter und pünktlicher Gehaltszahlungen, einschließlich lokaler Steuern und Sozialabgaben.
• Steuer- und Sozialversicherungsabführung: Handhabung der Berechnung und Zahlung aller obligatorischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge an die vietnamesischen Behörden.
• Leistungsverwaltung: Unterstützung bei der Anmeldung und Verwaltung von lokal konformen Sozialleistungen.
• HR-Compliance: Sicherstellung der Einhaltung der vietnamesischen Arbeitsgesetze bezüglich Arbeitszeiten, Urlaubsansprüchen, Kündigungsverfahren und anderer Beschäftigungsregelungen.

Vorteile für Unternehmen, die in Vietnam ohne lokale Einheit einstellen möchten

Die Wahl eines EOR bietet mehrere überzeugende Vorteile für Unternehmen, die den vietnamesischen Markt betreten möchten, ohne die Belastung durch die Gründung einer lokalen Einheit:

• Schneller Markteintritt: Mitarbeiter in Vietnam viel schneller einstellen, ohne den langwierigen und komplexen Prozess der Registrierung einer Einheit durchlaufen zu müssen.
• Reduzierte Kosten: Vermeidung der erheblichen Kapitalinvestitionen und laufenden Betriebskosten, die mit der Einrichtung und dem Betrieb einer lokalen juristischen Person verbunden sind.
• Garantierte Compliance: Minimierung rechtlicher Risiken, da der EOR die vollständige Einhaltung der komplexen vietnamesischen Arbeitsgesetze, Steuerregelungen und Sozialversicherungsanforderungen sicherstellt.
• Fokus auf das Kerngeschäft: Administrative Belastungen auslagern, sodass Ihr Team sich auf strategische Ziele konzentrieren und Ihre vietnamesische Belegschaft direkt verwalten kann.
• Flexibilität und Skalierbarkeit: Das Team in Vietnam problemlos vergrößern oder verkleinern, ohne die starren Verpflichtungen einer lokalen Einheit.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Vietnam umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Vietnam gewährleistet.

Vietnams Steuerpflichten für Arbeitgeber im Jahr 2025 umfassen Beiträge zur Sozialversicherung, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung und einen Gewerkschaftsfonds. Arbeitgeber müssen 17 % für die Sozialversicherung, 3 % für die Krankenversicherung, 1 % für die Arbeitslosenversicherung und 0,5 % für Arbeitsunfälle basierend auf den Gehältern der Mitarbeiter bis zu 20 Mal des Grundgehalts beitragen. Zusätzlich ist ein Beitrag von 2 % zum Gewerkschaftsfonds erforderlich. Diese Beiträge werden monatlich berechnet und sind essenziell für die Einhaltung der Vorschriften.

Arbeitgeber sind verantwortlich für die Einbehaltung der Personal Income Tax (PIT) von den Gehältern der Mitarbeiter, mit progressiven Steuersätzen von 5 % bis 35 %, abhängig vom steuerpflichtigen Einkommen. Arbeitnehmer profitieren von Abzügen wie einem persönlichen Freibetrag von VND 11 Millionen/Monat und VND 4,4 Millionen/Monat pro Angehörigen, sowie Abzügen für Versicherungsbeiträge und wohltätige Spenden. Die Fristen für die PIT-Meldung umfassen monatliche Erklärungen bis zum 20. des Folgemonats, vierteljährliche Erklärungen, falls zutreffend, und die jährliche Abschlussmeldung bis zum 31. März.

Ausländische Arbeiter werden je nach Residenzstatus besteuert: Ansässige (≥183 Tage/Jahr) zahlen PIT zu Ansässigenraten, während Nicht-Ansässige mit einem Pauschalsatz von 20 % besteuert werden. Vietnam hat Doppelbesteuerungsabkommen (DTAs) mit vielen Ländern, um Doppelbesteuerung zu vermeiden, und ausländische Unternehmen können der Steuer auf ausländische Auftragnehmer (FCT) auf Einkünfte aus Dienstleistungen oder Warenlieferungen in Vietnam unterliegen. Die Rückführung von Gewinnen ist unter bestimmten Bedingungen erlaubt.

Das Gehaltsbild in Vietnam im Jahr 2025 wird durch schnelles Wirtschaftswachstum, zunehmende ausländische Investitionen und sich entwickelnde Arbeitsgesetze geprägt. Branchenabhängige Gehälter variieren stark, wobei Technologiepositionen wie Software Engineers zwischen 30-80 Millionen VND/Monat verdienen, und Positionen in Finanzen, Fertigung und Konsumgütern wettbewerbsfähige Pakete bieten. Der Mindestlohn ist regionsabhängig und reicht von 3,45 Millionen VND in ländlichen Gebieten (Region IV) bis zu 4,96 Millionen VND in städtischen Zentren (Region I).

Arbeitgeber müssen die Vorschriften zum Mindestlohn einhalten und ergänzen das Grundgehalt oft durch Boni und Zulagen wie Tet-Boni (entsprechend einem Monatsgehalt), Leistungsboni sowie Zulagen für Wohnen, Transport, Verpflegung und Telefon. Gehälter werden in der Regel monatlich per Banküberweisung gezahlt, wobei Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge an der Quelle abgezogen werden. Trends zeigen steigende Gehälter, getrieben durch die Nachfrage nach qualifizierten Arbeitskräften, Inflation und einen Fokus auf umfassende Leistungen, neben erhöhter Transparenz und der Einführung digitaler Gehaltsabrechnungen.

Vietnams Urlaubsregelungen, die durch den Arbeitsgesetzbuch geregelt sind, umfassen Jahresurlaub, Feiertage, Krankheitsurlaub, Elternurlaub und andere Sonderurlaube. Arbeitgeber müssen die gesetzlichen Ansprüche einhalten und gleichzeitig die betrieblichen Bedürfnisse ausbalancieren.

Jahresurlaub variiert je nach Alter und Beruf:

Nicht genutzter Jahresurlaub kann mit gegenseitigem Einvernehmen übertragen werden, und Mitarbeitende erhalten während des Urlaubs ihr reguläres Gehalt.

Feiertage umfassen Neujahr, Lunar New Year (Tet), Hung-Könige, Tag der Wiedervereinigung, Internationaler Arbeitertag und Nationalfeiertag, insgesamt etwa 11 Tage jährlich. Falls Feiertage auf Wochenenden fallen, erhalten Mitarbeitende einen zusätzlichen freien Tag mit vollem Gehalt.

Krankheitsurlaub hängt von den Sozialversicherungsbeiträgen ab:

Arbeitsbedingte Krankheiten können längeren Urlaub erlauben.

Elternurlaub umfasst:

• Mutterschaft: 6 Monate mit 100% Gehalt, plus 60 Tage pränatalen Urlaub; zusätzliche Tage bei Mehrlingsgeburten.
• Vaterschaft: 5–14 Tage je nach Geburtsart, innerhalb von 30 Tagen nach der Geburt.
• Adoption: 6 Monate für Kinder unter sechs Monaten, mit Leistungen aus der Sozialversicherung.

Weitere Urlaube umfassen Beileidsurlaub (3 Tage), Hochzeitsurlaub (3 Tage für den Selbst, 1 Tag für die Hochzeit des Kindes), sowie optional Bildungs- oder Sabbatical-Urlaub basierend auf den Richtlinien des Arbeitgebers.

Vietnam schreibt mehrere zentrale Mitarbeitervorteile vor, um soziale Sicherheit und Wohlfahrt zu gewährleisten. Arbeitgeber müssen Sozialversicherung, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung, bezahlte Feiertage und bezahlten Jahresurlaub bereitstellen. Zusätzlich ist ein Tet-Bonus (Lunar New Year Bonus) üblich, und Abfindungsleistungen sind für Mitarbeitende mit über einem Jahr Dienstzeit bei Kündigung vorgeschrieben. Der Mindestlohn variiert je nach Region, und die Beitragssätze für Sozial-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung werden zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitenden aufgeteilt.

Neben den gesetzlichen Anforderungen bieten viele Arbeitgeber optionale Vorteile an, um Talente anzuziehen und zu binden, darunter private Kranken- und Lebensversicherung, Leistungsprämien, Zulagen (Transport, Wohnen, Verpflegung), Schulungsprogramme, Firmenwagen, Mitarbeitendenhilfsprogramme und zusätzliche Urlaubstage. Private Krankenversicherung ergänzt oft die obligatorische Abdeckung und bietet Zugang zu privaten Gesundheitsdiensten, wobei die Kosten in der Regel vollständig von Arbeitgebern getragen werden.

Rentenleistungen umfassen Sozialversicherungsrenten basierend auf Beiträgen und Dienstjahren, wobei einige Unternehmen ergänzende Pensionspläne anbieten, die gemeinsam von Arbeitgebern und Mitarbeitenden finanziert werden. Leistungsangebote unterscheiden sich je nach Branche und Unternehmensgröße; multinationale Konzerne bieten tendenziell umfassende Vorteile wie private Kranken- und Lebensversicherung, während KMUs sich auf grundlegende gesetzliche Leistungen und wesentliche Zulagen konzentrieren. Die Tech-Branche legt Wert auf flexible Arbeit und Entwicklungsmöglichkeiten, während Fertigungsunternehmen oft Zulagen und arbeitsmedizinische Leistungen priorisieren.

Arbeitsverträge in Vietnam sind entscheidend für die rechtliche Einhaltung und die Etablierung klarer Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehungen. Sie müssen dem Arbeitsgesetzbuch entsprechen, das Vertragstypen, wesentliche Klauseln, Probezeiten und Kündigungsverfahren festlegt. Richtig formulierte Verträge helfen, Streitigkeiten zu vermeiden und die Rechte beider Parteien zu schützen.

Vietnam erkennt zwei Hauptvertragstypen an: befristet und unbefristet. Wichtige vertragliche Klauseln umfassen Stellenbeschreibung, Gehalt, Arbeitszeiten, Probezeit und Kündigungsbedingungen. Arbeitsverträge müssen diese wesentlichen Klauseln enthalten, um rechtlich gültig zu sein.

Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass Arbeitsverträge diese Schlüsselklammern enthalten und den gesetzlichen Standards entsprechen, um die Einhaltung zu gewährleisten und positive Beschäftigungsverhältnisse zu fördern.

Die Wirtschaft Vietnams setzt zunehmend auf Remote-Arbeit, angetrieben durch den Bedarf an Flexibilität, Produktivität und Kosteneinsparungen. Ab 2025 implementieren Unternehmen aktiv Remote-Richtlinien, wobei sich rechtliche Rahmenbedingungen weiterentwickeln, um diesen Wandel zu unterstützen. Arbeitgeber müssen Arbeitsgesetze navigieren, die Bedingungen für Remote-Arbeit klar in Arbeitsverträgen definieren und die Einhaltung von Gesundheit, Sicherheit und Datenschutz sicherstellen. Wichtige rechtliche Überlegungen umfassen die Festlegung von Richtlinien für Vollzeit-, Hybrid-, Flextime-, verkürzte Arbeitswochen und Job-Sharing-Arrangements.

Datensicherheit hat höchste Priorität, weshalb Unternehmen strenge Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung, Mitarbeiterschulungen und Pläne zur Incident-Response umsetzen müssen. Die Bereitstellung von Ausrüstung und die Erstattung von Ausgaben sollten klar geregelt sein, einschließlich Zuschüssen für die Einrichtung des Home-Office und Internetkosten. Eine zuverlässige Technologieinfrastruktur—wie VPNs, Cloud-Kollaborationstools, Remote-Monitoring und technischer Support—is essentiell für eine effektive Remote-Arbeit.

In Vietnam muss die Beendigung des Arbeitsverhältnisses den Arbeitsgesetzbuch entsprechen, einschließlich spezifischer Kündigungsfristen basierend auf Vertragsart und Kündigungsgrund. Arbeitgeber sollten diese Fristen einhalten, um rechtliche Streitigkeiten und Haftungen zu vermeiden. Die Kündigungsfristen sind wie folgt:

Arbeitgeber müssen die Kündigung im Voraus ankündigen, und Abfindungsverpflichtungen können je nach Kündigungsumständen ebenfalls gelten. Die ordnungsgemäße Einhaltung dieser Vorschriften gewährleistet rechtmäßige Kündigungsprozesse und minimiert rechtliche Risiken.

Die vietnamesische Wirtschaft setzt zunehmend auf flexible Arbeitsmodelle, wobei Freelancing und unabhängige Vertragsarbeit in verschiedenen Branchen an Bedeutung gewinnen. Dieser Wandel bietet Unternehmen Agilität und Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten, während Einzelpersonen Autonomie und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten erhalten. Arbeitgeber müssen die rechtlichen, vertraglichen und steuerlichen Rahmenbedingungen verstehen, um Risiken der Fehlklassifizierung und Strafzahlungen zu vermeiden. Wesentliche Unterscheidungsmerkmale zwischen Mitarbeitern und Contractors umfassen die Kontrolle über die Arbeit, die Integration in die Geschäftsabläufe, die Bereitstellung von Arbeitsmitteln, das finanzielle Risiko, die Dauer, Exklusivität und Zahlungsweisen.

Unabhängige Contractor-Beziehungen in Vietnam werden durch Servicevereinbarungen geregelt, die den Umfang der Arbeit, die zu liefernden Ergebnisse, Zeitpläne, Zahlungsbedingungen und weitere Konditionen klar definieren sollten. Diese Vereinbarungen fallen unter Zivil- oder Handelsrecht und nicht unter Arbeitsrecht. Die Rechte an geistigem Eigentum sollten ausdrücklich in den Verträgen geregelt werden, um Streitigkeiten zu vermeiden. Übliche Regelungen umfassen die Beibehaltung des Contractors, die Akquisition von Kunden oder die gemeinsame Eigentümerschaft an IP-Rechten.

Contractors sind selbst für ihre steuerlichen Verpflichtungen verantwortlich, einschließlich der Personal Income Tax (PIT) und möglicherweise der Value Added Tax (VAT), abhängig von Umsatzschwellen. Sie müssen eine Steuer-Identifikationsnummer (Tax Code) registrieren, die PIT auf Basis angenommener Sätze berechnen und vierteljährlich sowie jährlich Steuererklärungen einreichen. Für Contractors ist eine Versicherung nicht verpflichtend; sie müssen ihre eigene Kranken- und Berufshaftpflichtversicherung organisieren. Branchen, die häufig unabhängige Contractors nutzen, umfassen IT, kreative Dienstleistungen, Beratung, Bildung, Medien und professionelle Dienste, getrieben durch den Bedarf an spezialisierten Fähigkeiten und flexibler Personalplanung.

Hinweis: Die Sätze sind beispielhaft und können sich je nach gesetzlichen Vorgaben und Umsatzschwellen ändern.

Die Arbeitsgenehmigungs- und Visabestimmungen in Vietnam sind entscheidend für ausländische Fachkräfte und Arbeitgeber, um die rechtliche Konformität sicherzustellen. Gängige Visatypen umfassen das DN (bis zu 12 Monate, für Geschäftsreisen), LĐ (bis zu 2 Jahre, mit gültiger Arbeitsgenehmigung), ĐT (bis zu 5 Jahre, für Investoren) und DL (Touristen, bis zu 3 Monate). Die meisten ausländischen Arbeitnehmer benötigen eine Arbeitsgenehmigung, die die Erfüllung von Alters-, Qualifikations-, Gesundheits- und Vorstrafenanforderungen umfasst, zusammen mit der Einreichung von Dokumenten wie Passkopien, Lebenslauf, Qualifikationen, Gesundheitschecks und Referenzen. Der Antragsprozess beinhaltet die Genehmigung des Arbeitgebers durch MOLISA, gefolgt von der Beantragung der Arbeitserlaubnis durch den Arbeitnehmer, die in der Regel 15-20 Arbeitstage dauert, wobei die Gebühren je nach Fall variieren.

Die Dauer des Daueraufenthalts ist auf diejenigen beschränkt, die bedeutende Beiträge leisten, einen langfristigen Aufenthalt (über 3 Jahre) haben oder mit vietnamesischen Staatsbürgern verheiratet sind, wobei Anträge beim Ministerium für öffentliche Sicherheit gestellt werden. Angehörige (Ehepartner und Kinder unter 18 Jahren) können TT-Visa mit unterstützenden Dokumenten wie Heirats- oder Geburtsurkunden erhalten. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass alle ausländischen Mitarbeiter gültige Genehmigungen und Visa besitzen, Änderungen melden und Verlängerungsprozesse unterstützen, während die Mitarbeiter gültige Dokumente aufbewahren und die Gesetze einhalten müssen. Nichteinhaltung kann zu Geldstrafen, Abschiebung und Strafen führen, weshalb es wichtig ist, informiert zu bleiben und professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen.