Employer of Record in China

Die Bewältigung der Komplexitäten des Arbeitsmarktes in China erfordert ein umfassendes Verständnis der einzigartigen Arbeitsgesetze, Sozialversicherungsbeiträge und Steuerregelungen. Für Unternehmen, die in diesen dynamischen Markt expandieren möchten, beinhaltet eine direkte Einstellung in der Regel die Gründung einer lokalen juristischen Person, ein Prozess, der zeitaufwändig und ressourcenintensiv sein kann. Es gibt jedoch mehrere alternative Wege, um Talente in China zu engagieren, ohne die erheblichen Vorlaufkosten für die Gründung einer Tochtergesellschaft zu investieren.

Wenn Unternehmen darüber nachdenken, wie sie Mitarbeiter in China einstellen können, stehen ihnen im Allgemeinen einige Hauptoptionen zur Verfügung. Sie können den traditionellen Weg wählen, Ihre eigene juristische Person in China zu gründen, was volle Kontrolle bietet, aber auch die höchste administrative Belastung mit sich bringt. Alternativ können Sie mit einem Employer of Record (EOR) zusammenarbeiten, einem Dienst, der alle lokalen Beschäftigungsverantwortlichkeiten in Ihrem Auftrag übernimmt. Eine dritte Option besteht darin, Personen als Contractors, also Freelancers, einzustellen, wobei in China strenge Richtlinien gelten, um Risiken der Fehlklassifizierung zu vermeiden. Für einen reibungslosen Ansatz bei der globalen Expansion sollten Sie eine Partnerschaft mit einem EOR wie Rivermate in Betracht ziehen.

Wie ein EOR in China funktioniert

Ein Employer of Record (EOR) fungiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Belegschaft in China, übernimmt alle komplexen Details der lokalen Beschäftigung, während Sie die volle Kontrolle über das Tagesgeschäft und die strategische Ausrichtung behalten. Konkret kümmert sich ein EOR in China um:

• Rechtliche Compliance: Sicherstellung der Einhaltung aller chinesischen Arbeitsgesetze, einschließlich Verträge, Arbeitszeiten und Kündigungsverfahren.
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Verwaltung der lokalen Gehaltsabrechnung, einschließlich Berechnung und Abführung von Gehältern, Einkommensteuer der Mitarbeiter und obligatorischer Sozialversicherungsbeiträge (Rente, medizinische Versorgung, Arbeitslosigkeit, Arbeitsunfall-, Mutterschaftsversicherung).
• Leistungsverwaltung: Unterstützung bei der obligatorischen Housing Provident Fund und Verwaltung etwaiger Zusatzleistungen, die Sie anbieten möchten.
• HR-Administration: Abwicklung von Onboarding, Offboarding, Urlaubsverwaltung und anderen wichtigen HR-Aufgaben.
• Visa- und Arbeitserlaubnisse: Unterstützung bei den erforderlichen Dokumenten und Prozessen für die Beantragung von Arbeitsvisa und -genehmigungen für ausländische Mitarbeiter.

Vorteile der Nutzung eines EOR in China

Die Zusammenarbeit mit einem EOR-Service bietet erhebliche Vorteile für Unternehmen, die eine Präsenz in China aufbauen möchten, ohne die Herausforderungen einer Entity-Gründung:

• Schneller Markteintritt: Schnelle Einstellung von Mitarbeitern in China, oft innerhalb von Tagen oder Wochen, und Umgehung des langwierigen Prozesses der lokalen Registrierung.
• Reduziertes Risiko und Compliance: Minimierung der erheblichen rechtlichen, finanziellen und HR-bezogenen Risiken, die mit der Navigation durch Chinas komplexe und sich ständig weiterentwickelnde Arbeitsgesetze verbunden sind.
• Kosteneffizienz: Vermeidung der erheblichen Kosten und administrativen Aufwände, die mit der Gründung und dem Betrieb einer lokalen Tochtergesellschaft verbunden sind.
• Zugang zu Top-Talenten: Rekrutierung und Einstellung von Talenten aus ganz China, ohne geografische Einschränkungen oder die Notwendigkeit eines physischen Büros.
• Vereinfachte globale Abläufe: Konsolidierung Ihrer internationalen Gehaltsabrechnung und HR-Funktionen unter einem einzigen, compliant Partner, sodass sich Ihre internen Teams auf die Kernziele des Geschäfts konzentrieren können.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in China umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in China gewährleistet.

Das Steuersystem Chinas, überwacht von der State Taxation Administration, auferlegt verschiedene Verpflichtungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, einschließlich Sozialversicherungsbeiträge, Einkommenssteuerabzug und Meldepflichten. Arbeitgeber müssen Beiträge zu Sozialversicherungsprogrammen wie Rente (ca. 16%), Medizin (8%), Arbeitslosigkeit (0,5%), Unfall (0,2-1,9%), Mutterschaft (0,5%) und Wohnungsfonds (5-12%) basierend auf regionalen Sätzen leisten. Arbeitgeber sind verantwortlich für den monatlichen Abzug und die Überweisung der Individual Income Tax (IIT), die mit progressiven Tarifen bis zu 45% berechnet wird, und müssen diese bis zum 15. des Folgemonats einreichen.

Arbeitnehmer profitieren von Abzügen wie einem Grundfreibetrag von 5.000 CNY und zusätzlichen Ausgaben für Bildung, Gesundheitswesen, Wohnen und Pflege älterer Menschen, die das zu versteuernde Einkommen reduzieren. Arbeitgeber müssen außerdem jährliche IIT-Abrechnungen durchführen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Das Versäumen von Meldefristen oder die ungenaue Abführung der Steuern kann zu Strafen führen. Ausländische Arbeitnehmer werden auf in China erzielte Einkünfte besteuert, mit möglichen Vorteilen unter Doppelbesteuerungsabkommen, während ausländische Unternehmen komplexen Verpflichtungen wie CIT und VAT gegenüberstehen. Es ist entscheidend, sich über Vorschriften auf dem Laufenden zu halten und professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen, um die Einhaltung sicherzustellen.

Chinas Gehaltslandschaft variiert erheblich je nach Branche, Rolle und Region, wobei Branchen mit hoher Nachfrage wie Technologie, Finanzen und Fertigung Premiumvergütungen bieten. Zum Beispiel verdienen Softwareingenieure in Shanghai zwischen CNY 300.000 und 600.000 jährlich, während Finanzanalysten in Peking zwischen CNY 250.000 und 500.000 verdienen. Küstenstädte bieten im Allgemeinen höhere Gehälter im Vergleich zu Binnenregionen.

Mindestlöhne sind regionsabhängig, wobei Shanghai bei CNY 2.690/Monat liegt und Peking bei CNY 2.530/Monat, was die Arbeitgeber verpflichtet, die lokalen Vorschriften einzuhalten. Vergütungspakete umfassen oft Boni (Leistung, gesetzlich vorgeschrieben oder Jahresende), Zulagen (Wohnen, Transport, Verpflegung, Kommunikation) und werden monatlich per Direktüberweisung auf das Bankkonto gezahlt. Arbeitgeber müssen die Einkommenssteuer und Sozialversicherungsbeiträge einbehalten, wobei detaillierte Gehaltsabrechnungen obligatorisch sind.

Gehaltserhöhungen werden in den High-Tech- und Gesundheitssektoren erwartet, insbesondere in Küsten- und sich entwickelnden Binnenregionen, beeinflusst durch wirtschaftliche Politiken und technologische Fortschritte.

Chinas Urlaubs- und Freistellungspolitik verlangt von Arbeitgebern, dass sie Mindeststandards für Jahresurlaub, gesetzliche Feiertage, Krankheitsurlaub und Elternzeit einhalten, mit regionalen Unterschieden. Der Jahresurlaub hängt von der kumulierten Beschäftigungsdauer ab: weniger als 1 Jahr (0 Tage), 1-10 Jahre (5 Tage), 10-20 Jahre (10 Tage) und über 20 Jahre (15 Tage). Mitarbeitende müssen ihren Urlaub nehmen; wenn nicht, müssen Arbeitgeber sie mit 300 % des regulären Lohns für nicht genommene Tage entschädigen, mit anteiligen Ansprüchen bei Teilzeitbeschäftigung.

Wichtige gesetzliche Feiertage sind Neujahr, Frühlingsfest (7 Tage), Qingming, Tag der Arbeit (5 Tage), Drachenbootfest, Mondfest und Nationalfeiertag (7 Tage). Wenn Feiertage auf Wochenenden fallen, werden in der Regel Ausgleichstage gewährt. Krankheitsurlaub erfordert eine ärztliche Bescheinigung, wobei die Vergütungssätze je nach Region und Beschäftigungsdauer variieren. Elternzeit umfasst 158 Tage Mutterschaftsurlaub (in einigen Regionen verlängert) und 10-30 Tage Vaterschaftsurlaub, wobei die Leistungen in der Regel dem regulären Gehalt entsprechen. Zusätzliche Urlaubsarten wie Trauerurlaub (1-3 Tage), Heirat, Studium und Sabbaticals sind verfügbar, variieren jedoch regional und sind nicht immer gesetzlich vorgeschrieben.

In China sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die "Five Insurances and One Fund" bereitzustellen, die Beiträge zur Rente, Krankenversicherung, Arbeitsunfallversicherung, Arbeitslosengeld, Mutterschaftsversicherung und Wohnungsfonds abdecken. Die Beitragssätze variieren je nach Region, liegen jedoch im Allgemeinen zwischen 0,2 % und 20 %, wobei Arbeitgeber mehr beitragen als Arbeitnehmer. Die Einhaltung erfordert die Registrierung bei den lokalen Behörden, und Verstöße können zu Strafen führen.

Neben den obligatorischen Leistungen bieten viele Unternehmen freiwillige Vorteile wie ergänzende Krankenversicherung, Lebens- und Unfallversicherung, zusätzliche bezahlte Urlaubstage, Gesundheitschecks, Schulungen, Verpflegungs- und Transportzuschüsse sowie Wohngeld. Diese verbessern die Mitarbeitermotivation und die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Arbeitsmarkt. Die Erwartungen der Mitarbeiter umfassen zunehmend umfassende Gesundheitsversorgung, insbesondere ergänzende Krankenversicherungen, die private Krankenhäuser und internationale Deckung einschließen können.

Rentenleistungen bestehen aus obligatorischen Rentenbeiträgen und optionalen Zusatzplänen wie Unternehmensrenten, die steuerlich begünstigt sind und von professionellen Fonds verwaltet werden. Branche und Unternehmensgröße beeinflussen das Angebot an Leistungen: Tech-Firmen bieten oft umfangreiche Pakete, während KMU sich eher auf Arbeitsumfeld und Entwicklungsmöglichkeiten konzentrieren. Große multinationale Unternehmen passen ihre Leistungen an globale Standards an und legen Wert auf Gesundheit, Ruhestands- und Mitarbeitersupportprogramme.

Arbeitsverträge in China sind unerlässlich, um die Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern zu definieren, und müssen den Arbeitsgesetz und die damit verbundenen Vorschriften einhalten. Sie dienen als rechtliche Dokumentation des Arbeitsverhältnisses und helfen, Streitigkeiten zu vermeiden. Arbeitgeber sollten Verträge sorgfältig formulieren, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, insbesondere angesichts der Komplexität des chinesischen Arbeitsrechts.

Es gibt hauptsächlich zwei Arten von Arbeitsverträgen:

Die Einhaltung gesetzlicher Standards ist entscheidend, einschließlich obligatorischer Bestimmungen zu Arbeitnehmerrechten, Kündigungsverfahren und Vertragslaufzeit. Richtig strukturierte Vereinbarungen helfen, die rechtliche Einhaltung zu gewährleisten und die Interessen des Arbeitgebers im regulierten Arbeitsumfeld Chinas zu schützen.

Remote-Arbeit in China expandiert, beeinflusst durch technologischen Fortschritt und sich ändernde Mitarbeitserwartungen, mit Fokus auf Work-Life-Balance. Bis 2025 fehlt in China ein umfassendes nationales Gesetz für Remote-Arbeit, aber bestehende Arbeitsgesetze—wie das Arbeitsgesetz und das Gesetz über Arbeitsverträge—gelten, die klare Arbeitsverträge, gleiche Löhne, Sozialversicherungsbeiträge und Maßnahmen zur Arbeitssicherheit, einschließlich Datenschutz, vorschreiben.

Wichtige flexible Vereinbarungen umfassen Vollzeit-Remote, Hybridarbeit, verkürzte Arbeitswochen, Gleitzeit und Jobsharing. Arbeitgeber sollten klare Richtlinien entwickeln, eine effektive Kommunikation, Leistungsmanagement sicherstellen und die notwendige Technologie sowie Schulungen bereitstellen. Datenschutz ist entscheidend, wobei Cybersicherheit, Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und die Einhaltung des Personal Information Protection Law (PIPL) Chinas unerlässlich sind. Arbeitgeber wird außerdem empfohlen, Richtlinien für Geräte- und Spesenrückerstattungen zu etablieren, die Gegenstände wie Laptops, Home-Office-Ausstattung, Internet und Nebenkosten abdecken.

In China, employment termination must comply with strict legal procedures to avoid disputes and penalties. Notice periods vary based on contract type and tenure, with typical durations ranging from 30 days to three months, depending on the employee's length of service. Severance pay is calculated as the employee's average monthly salary over the past year multiplied by their years of service, with a cap at three times the local average salary for the months exceeding the average.

Terminations can be with cause or without cause. For cause, reasons include violations of company rules or criminal activity. Without cause, employers must provide notice or pay in lieu, especially during restructuring or employee incapacity. Procedural compliance involves documentation, formal meetings, and timely severance payments, alongside issuing a termination certificate.

Employees are protected against wrongful dismissal during pregnancy, maternity leave, or injury treatment, and have the right to dispute dismissals through legal channels. If a termination is deemed unlawful, employees may be reinstated or awarded compensation, emphasizing the importance for employers to follow lawful procedures meticulously.

Chinas Wirtschaft setzt zunehmend auf flexible Arbeitsmodelle, was zu einem Anstieg bei Freelancern und unabhängigen Auftragnehmern führt. Für Unternehmen ist es entscheidend, die rechtlichen, vertraglichen und steuerlichen Rahmenbedingungen zu verstehen, um Fehlklassifizierungen zu vermeiden und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Die Unterscheidung zwischen Mitarbeitern und Auftragnehmern erfordert die Prüfung von Faktoren wie Kontrolle, Integration und wirtschaftliche Abhängigkeit. Fehlklassifizierungen können zu Strafen führen, einschließlich Nachzahlungen und Bußgeldern.

Die Beschäftigung von Auftragnehmern erfordert gut ausgearbeitete Servicevereinbarungen, die vom Vertragsrecht und nicht vom Arbeitsrecht geregelt werden. Diese sollten den Umfang der Arbeit, Liefergegenstände, Zahlungsbedingungen und IP-Rechte festlegen. Ohne explizite IP-Klauseln behalten die Auftragnehmer das Eigentum, was Risiken für Unternehmen birgt. Auftragnehmer verwalten ihre eigenen Steuern, in der Regel unter "Einkommen aus der Erbringung unabhängiger persönlicher Dienstleistungen", wobei die Steuersätze je nach Einkommenshöhe variieren. Sie sind nicht durch die obligatorische Sozialversicherung abgedeckt, im Gegensatz zu Mitarbeitern, und müssen ihre eigene Versicherung organisieren.

Unabhängige Auftragnehmer sind in Branchen wie Technologie, Kreativwirtschaft, Beratung, Marketing und Bildung weit verbreitet, wo spezialisierte Fähigkeiten und projektbasierte Arbeit üblich sind. Diese flexible Personalbereitstellung ist effizient für Unternehmen, die spezifisches Fachwissen benötigen.

Ausländische Staatsangehörige, die in China arbeiten möchten, müssen vor der Beschäftigung eine Arbeitserlaubnis und ein Visum erhalten. Das primäre Arbeitervisum ist das Z-Visum, das für langfristige Beschäftigung geeignet ist, während andere Visa wie das M-Visum für kurzfristige Aktivitäten gedacht sind. Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter eine gültige Genehmigung besitzen, und die Mitarbeiter müssen die Visabestimmungen einhalten, um Strafen wie Geldbußen, Haft oder Abschiebung zu vermeiden.

Wichtige Visa-Details sind unten zusammengefasst:

Der Prozess umfasst die Sicherung eines Beschäftigungsangebots, die Beantragung einer Arbeitserlaubnis und anschließend die Beantragung des Z-Visums. Die Vorschriften können komplex sein und Änderungen unterliegen, weshalb es für Arbeitgeber wichtig ist, informiert zu bleiben und die Einhaltung für ihre ausländischen Mitarbeiter sicherzustellen.