Employer of Record in China

Ein Employer of Record (EOR) in China ist ein Unternehmen, das legal Mitarbeiter in Ihrem Namen einstellt. Das bedeutet, Sie können ein Team in China aufbauen, ohne eine lokale juristische Person zu gründen. Der EOR übernimmt alle lokalen Beschäftigungsverantwortlichkeiten, wie Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und die Einhaltung chinesischer Arbeitsgesetze. So können Sie sich auf die tägliche Führung Ihres Teams konzentrieren. EOR-Anbieter wie Rivermate vereinfachen Ihre Expansion nach China, indem sie sich um die komplexen HR-Aufgaben kümmern.

Wie ein Employer of Record (EOR) in China funktioniert

Die Nutzung eines EOR in China folgt einem einfachen Prozess. Der EOR wird zum rechtlichen Arbeitgeber, während Sie die täglichen Aufgaben und Projekte Ihrer Mitarbeiter verwalten.

So funktioniert es typischerweise:

1. Sie finden den Kandidaten: Sie rekrutieren und wählen die Person aus, die Sie in China einstellen möchten.
2. Der EOR stellt sie ein: Der EOR erstellt einen lokal konformen Arbeitsvertrag. Anschließend stellt er Ihren ausgewählten Kandidaten über seine registrierte chinesische Einheit ein.
3. Onboarding beginnt: Der EOR übernimmt den gesamten Onboarding-Prozess. Dazu gehört das Sammeln der erforderlichen Dokumente sowie die Einrichtung von Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen.
4. Tägliche Verwaltung: Sie verwalten die täglichen Verantwortlichkeiten, Projekte und die Leistung Ihres Mitarbeiters. Der EOR kümmert sich im Hintergrund um alle HR-Administrationsaufgaben.
5. Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen: Der EOR verarbeitet die Gehaltsabrechnung jeden Monat und stellt die Einhaltung der chinesischen Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften sicher. Er verwaltet auch alle obligatorischen Leistungen wie Krankenversicherung und Rentenfonds.
6. Laufende Einhaltung: Der EOR bleibt über Änderungen im chinesischen Arbeitsrecht auf dem Laufenden. So stellen Sie sicher, dass Ihre Beschäftigungspraktiken stets vollständig konform sind.

Warum einen Employer of Record in China nutzen

Die Expansion Ihres Geschäfts nach China bietet bedeutende Chancen. Allerdings bringt sie auch komplexe Arbeitsgesetze und administrative Hürden mit sich. Ein EOR vereinfacht diesen Prozess, spart Ihnen Zeit und Geld und sorgt dafür, dass Sie alle lokalen Vorschriften einhalten. Es ist eine praktische Lösung für Unternehmen, die den chinesischen Markt testen oder Talente einstellen möchten, ohne die große Investition einer lokalen Firmengründung.

Hier sind einige Hauptgründe, warum Sie einen EOR in China nutzen sollten:

• Vermeidung der Gründung einer juristischen Person: Sie können rechtlich Mitarbeiter einstellen, ohne den zeitaufwändigen und kostspieligen Prozess der Unternehmensgründung in China durchlaufen zu müssen.
• Sicherstellung der Rechtssicherheit: EORs sind Experten im chinesischen Arbeitsrecht. Sie verwalten komplexe Vorschriften bezüglich Verträgen, Arbeitszeiten und Kündigungsverfahren, was Ihr Risiko rechtlicher Probleme reduziert. Das Ministerium für Personal und soziale Sicherheit Chinas (MOHRSS) beschreibt diese komplexen Anforderungen (http://www.mohrss.gov.cn/).
• Vereinfachung der Gehaltsabrechnung und Steuern: Der EOR übernimmt alle Gehaltsberechnungen, Steuerabzüge und Zahlungen. Dazu gehören Beiträge zur Sozialversicherung und zu den Wohnungsfonds, die in China verpflichtend sind.
• Verwaltung der Mitarbeiterleistungen: EORs verwalten alle gesetzlich vorgeschriebenen Mitarbeiterleistungen. Dazu gehören Kranken-, Arbeitslosen-, Unfall- und Mutterschaftsversicherung sowie Rentenbeiträge.
• Reduzierung der administrativen Belastung: Sie entlasten Ihr Team von zeitaufwändigen HR-Aufgaben. So können sich Ihre Mitarbeiter auf Kerngeschäft und Wachstum konzentrieren.

Rivermates transparentes Preismodell beseitigt Komplexität mit einer einzigen, wettbewerbsfähigen monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in China umfassende HR-Unterstützung, Benefits-Verwaltung, Compliance-Management und den Zugriff auf unser firmeneigenes Dashboard für Analysen der Belegschaft in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren — einfach klare Preisgestaltung, die sich am Bedarf Ihres Unternehmens ausrichtet, während in China gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität gewährleistet ist.

Einstellung in China bedeutet, sich in einer Landschaft mit einzigartigen Gesetzen und kulturellen Normen zurechtzufinden. Man kann nicht einfach ein Angebot unterbreiten und erwarten, dass alles so funktioniert wie in Ihrem Heimatland. Um Mitarbeiter einzustellen, müssen Sie eine rechtliche Geschäftseinheit in China haben. Viele ausländische Unternehmen gründen eine Wholly Foreign-Owned Enterprise (WFOE), aber dieser Prozess kann komplex und zeitaufwendig sein. Eine Alternative ist die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record (EOR), der legal Mitarbeiter in Ihrem Namen einstellen kann und Ihnen so die Mühe erspart, eine lokale Einheit zu gründen.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

Sie müssen innerhalb eines Monats nach dem Startdatum eines Mitarbeiters einen schriftlichen Arbeitsvertrag vorlegen. Das Versäumnis kann zu Strafen führen, einschließlich der Zahlung eines doppelten Gehalts an den Mitarbeiter. Verträge können befristet oder unbefristet sein.

Ihre Verträge sollten immer enthalten:

• Identifikationsinformationen des Unternehmens und des Mitarbeiters
• Eine klare Stellenbeschreibung und Arbeitsort
• Bedingungen des Arbeitsverhältnisses, einschließlich Arbeitszeiten und Ruhezeiten
• Vergütungsdetails in Chinesischen Yuan (CNY)
• Kündigungsbedingungen

Es ist eine gesetzliche Anforderung, dass Verträge auf Chinesisch verfasst sind. Das Bereitstellen einer zweisprachigen Version ist eine gute Praxis, um Klarheit für sowohl Sie als auch Ihren Mitarbeiter zu gewährleisten.

Probezeit

Eine Probezeit in China ist eine Testphase für Sie und den neuen Mitarbeiter. Sie ermöglicht es Ihnen, die Eignung für die Rolle zu beurteilen, und dem Mitarbeiter, das Unternehmen zu evaluieren. Sie können nur eine Probezeit pro Mitarbeiter haben, auch wenn dieser später befördert wird oder die Rolle wechselt.

Die maximale Dauer der Probezeit hängt von der Vertragslaufzeit ab:

Während der Probezeit können Sie ein Gehalt zahlen, das mindestens 80 % des vertraglich vereinbarten Gehalts beträgt, darf aber nicht unter dem lokalen Mindestlohn liegen. Sie sind weiterhin verpflichtet, volle Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen.

Arbeitszeiten & Überstunden

Die Standardarbeitswoche in China beträgt 40 Stunden, mit einem typischen 8-Stunden-Arbeitstag. Mitarbeiter haben Anspruch auf mindestens einen Ruhetag pro Woche.

Alles, was über die Standardstunden hinausgeht, gilt als Überstunden. Überstunden sind geregelt und sollten in der Regel 36 Stunden pro Monat nicht überschreiten. Die Überstundenvergütung ist:

• 150 % des regulären Stundenlohns für Arbeit an einem normalen Arbeitstag.
• 200 % des regulären Stundenlohns für Arbeit an einem Ruhetag.
• 300 % des regulären Stundenlohns für Arbeit an einem Feiertag.

Öffentliche & regionale Feiertage

China hat sieben offizielle Feiertage, die alle Bürger genießen. Die Regierung arrangiert oft, diese Feiertage zu verlängern, indem sie angrenzende Wochenendtage als offizielle Arbeitstage festlegt.

Die wichtigsten Feiertage sind:

• Neujahrstag: 1 Tag
• Frühlingsfest (Chinesisches Neujahr): Der längste Feiertag, oft 7 oder 8 Tage.
• Qingming-Festival (Totenkopfwanderungstag): 1 Tag
• Tag der Arbeit: 5 Tage
• Drachenbootfest: 1 Tag
• Mondfest (Mid-Autumn Festival): 1 Tag
• Nationalfeiertag: Eine 7-tägige "Goldene Woche".

Einstellung von Contractors in China

Sie können unabhängige Contractors in China für kurzfristige oder spezifische Projekte einstellen. Dies kann eine flexible Möglichkeit sein, auf spezialisierte Fähigkeiten zuzugreifen, ohne sich auf eine Vollzeitbeschäftigung festzulegen. Allerdings ist die Grenze zwischen einem Contractor und einem Arbeitnehmer schmal, und eine Fehlklassifizierung birgt erhebliche Risiken.

Wenn eine Beziehung zu sehr wie ein Arbeitsverhältnis aussieht (z.B. Kontrolle über Arbeitszeiten und -methoden), können Behörden den Contractor als Arbeitnehmer umklassifizieren. Dies könnte Sie haftbar machen für rückständige Löhne, Sozialversicherungsbeiträge und andere Strafen.

Ein EOR mindert dieses Risiko. Indem Sie Ihren Worker als formellen Mitarbeiter über den EOR einstellen, stellen Sie die vollständige Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze sicher. Der EOR übernimmt den Arbeitsvertrag, die Gehaltsabrechnung, Steuern und Sozialleistungen und eliminiert so die Gefahr der Fehlklassifizierung. Dies gibt Ihnen die Freiheit, mit Talenten in China zu arbeiten, ohne rechtliche und finanzielle Risiken.

Das Navigieren durch Vergütung und Gehaltsabrechnung in China kann komplex erscheinen. Das System umfasst eine Mischung aus Grundgehalt, variabler Vergütung, obligatorischen Sozialversicherungsbeiträgen und einem Wohnungsfonds. Gesetze und Beitragssätze können sich je nach Stadt und Provinz, in der Sie tätig sind, ebenfalls ändern. Das Verständnis dieser lokalen Regeln ist entscheidend, um die Compliance zu gewährleisten.

Gehaltsabrechnungszyklen & Gehaltsstruktur

In China zahlen Sie Ihre Mitarbeitenden in der Regel monatlich. Die meisten Unternehmen führen die Gehaltsabrechnung durch und zahlen die Gehälter gegen Ende des Monats. Es ist auch üblich, ein "13. Monatsgehalt" zu zahlen, oft rund um das Lunar New Year.

Das Gehalt eines Mitarbeiters besteht aus mehr als nur seinem Grundgehalt. Es ist in mehrere Teile gegliedert:

• Festgehalt: Dies ist der regelmäßige, vorhersehbare Betrag, der im Arbeitsvertrag festgelegt ist.
• Variable Vergütung: Dieser Anteil variiert von Monat zu Monat. Er kann Provisionen, Boni und Überstundenvergütung umfassen.
• Zuschüsse: Sie können Zuschüsse für Ausgaben wie Wohnen, Verpflegung oder Kindererziehung anbieten.
• Jahresbonus: Viele Unternehmen gewähren einen jährlichen Bonus, der auf der Leistung des Unternehmens oder des Einzelnen basiert.

Überstunden & Mindestlöhne

Die reguläre Arbeitswoche in China beträgt 40 Stunden, basierend auf einem 8-Stunden-Tag. Wenn Ihre Mitarbeitenden über diese Stunden hinaus arbeiten, müssen Sie ihnen Überstundenvergütung zahlen. Die Sätze sind:

• Werktage: 150 % des regulären Stundenlohns.
• Wochenenden: 200 % des regulären Stundenlohns.
• Feiertage: 300 % des regulären Stundenlohns.

China hat keinen einheitlichen nationalen Mindestlohn. Stattdessen legt jede Provinz und manchmal jede Stadt ihren eigenen Mindestlohn fest. Diese Sätze werden regelmäßig aktualisiert, um die lokalen Lebenshaltungskosten und wirtschaftlichen Bedingungen widerzuspiegeln. Zum Beispiel haben große Städte wie Shanghai und Peking höhere Mindestlöhne als kleinere Städte.

Arbeitgebersteuern und Beiträge

Als Arbeitgeber sind Sie verantwortlich für die Zahlung mehrerer Beiträge im Namen Ihrer Mitarbeitenden. Diese Zahlungen finanzieren Sozialversicherungsprogramme und einen Wohnungsfonds. Die genauen Prozentsätze können je nach Standort variieren, hier ist eine allgemeine Übersicht:

Mitarbeitende Steuern und Abzüge

Ihre Mitarbeitenden leisten ebenfalls Beiträge zur Sozialversicherung und zahlen die persönliche Einkommenssteuer. Sie müssen diese Beträge von ihrem Gehalt einbehalten.

In China ist die Bereitstellung der richtigen Benefits und Urlaubsregelungen entscheidend, um Talente anzuziehen und zu halten. Das System ist eine Mischung aus staatlich vorgeschriebenen Sozialversicherungen, gesetzlichem Urlaub und ergänzenden Benefits, die je nach Region variieren können. Das Verständnis dieser Komponenten hilft Ihnen, ein wettbewerbsfähiges und rechtskonformes Benefits-Paket für Ihr Team zu erstellen.

Gesetzlicher Urlaub

Chinas Arbeitsgesetze regeln mehrere Arten von verpflichtendem Urlaub zur Unterstützung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

• Jahresurlaub: Mitarbeitende haben Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub, basierend auf ihrer kumulierten Dienstzeit. Wenn ein Mitarbeitender seinen Jahresurlaub nicht nutzt, müssen Sie ihm 300 % seines regulären Lohns für die ungenutzten Tage zahlen.
  • 1 bis 10 Jahre Dienstzeit: 5 Tage
  • 10 bis 20 Jahre Dienstzeit: 10 Tage
  • Mehr als 20 Jahre Dienstzeit: 15 Tage
• Krankheitstage: Die Menge an bezahltem Krankheitsurlaub, die ein Mitarbeitender nehmen kann, hängt von seiner Dienstzeit und den lokalen Vorschriften ab. Die Entschädigung für Krankheitsurlaub liegt typischerweise zwischen 60 % und 100 % seines Gehalts.
• Mutterschaftsurlaub: Weibliche Mitarbeitende haben Anspruch auf Mutterschaftsurlaub. Dieser wird durch Mutterschaftsversicherung abgedeckt, die in den meisten Gebieten mit der Krankenversicherung zusammengeführt wurde.
• Heiratsurlaub: Mitarbeitende haben Anspruch auf Urlaub bei Heirat, wobei die Dauer je nach Region variiert.
• Trauerurlaub: Ein Mitarbeitender kann einige Tage Urlaub nehmen, wenn ein nahes Familienmitglied verstirbt.

Öffentliche Feiertage & regionale Feiertage

China hat jährlich 11 nationale Feiertage. In einigen Regionen können zusätzliche Feiertage bestehen.

Typische ergänzende Benefits

Neben den verpflichtenden Benefits bieten viele Unternehmen zusätzliche Vorteile, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Benefits helfen kann

Die Navigation durch Chinas Benefits-Landschaft kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht den Prozess für Sie.

Ein EOR hilft Ihnen:

• Die Einhaltung nationaler und lokaler Vorschriften sicherzustellen.
• Sozialversicherungs- und Wohngeldbeiträge zu verwalten.
• Ihr Benefits-Paket mit den lokalen Marktstandards zu vergleichen.
• Gehaltsabrechnung und Urlaubsverwaltung zu managen.
• Neue Mitarbeitende schnell und effizient einzuarbeiten.

Durch die Übernahme der administrativen Aufgaben ermöglicht Ihnen ein EOR, sich auf das Wachstum Ihres Geschäfts zu konzentrieren.

Beendigung des Arbeitsverhältnisses in China erfordert eine sorgfältige Navigation durch spezifische rechtliche Anforderungen. Der Prozess ist nicht so einfach wie in einigen anderen Ländern. Sie müssen einem strukturierten Verfahren folgen, um sicherzustellen, dass Sie Ihren ehemaligen Mitarbeiter fair behandeln und die gesetzlichen Vorgaben einhalten. Dies beinhaltet das Verständnis von Kündigungsfristen, Abfindungsverpflichtungen und den richtigen rechtlichen Gründen für die Kündigung.

Kündigungsfristen

Bei der Kündigung eines Mitarbeiters aus Gründen, die nicht mit Fehlverhalten zusammenhängen, müssen Sie eine Kündigungsfrist von 30 Tagen einhalten. Alternativ können Sie anstelle der Kündigungsfrist eine Monatsvergütung zahlen. Dies ist bekannt als Zahlung anstelle der Kündigungsfrist.

Wenn ein Mitarbeiter kündigt, ist er ebenfalls verpflichtet, Ihnen eine Kündigungsfrist von 30 Tagen zu geben. Während der Probezeit wird diese Frist für den Mitarbeiter auf drei Tage verkürzt.

Es ist wichtig zu beachten, dass Sie einen Arbeitsvertrag nicht willkürlich ohne einen gültigen rechtlichen Grund kündigen können. Kündigungen fallen im Allgemeinen in einige Kategorien:

• Einvernehmliche Auflösung: Sie und der Mitarbeiter können sich auf die Beendigung des Arbeitsverhältnisses einigen.
• Aus wichtigem Grund: Sie können einen Mitarbeiter bei schwerwiegendem Fehlverhalten oder einem erheblichen Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinien kündigen. In diesen Fällen müssen Sie keine Kündigungsfrist oder Abfindung zahlen.
• Ohne Verschulden: Dies gilt in Situationen wie einem Mitarbeiter, der aufgrund einer nicht arbeitsbezogenen Verletzung nicht arbeiten kann, oder wenn er nach Schulung für die Rolle ungeeignet ist. In diesen Fällen gelten die 30-tägige Kündigungsfrist oder die Zahlung anstelle der Kündigungsfrist.

Abfindung

In den meisten Kündigungsfällen müssen Sie eine Abfindung zahlen. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil des Prozesses in China. Abfindungen sind erforderlich, wenn Sie im gegenseitigen Einvernehmen kündigen, aus schuldlosen Gründen oder bei Situationen wie Insolvenz oder Massenentlassungen.

Die Standardberechnung für die Abfindung ist ein Monatsgehalt für jedes Jahr, das der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen gearbeitet hat.

Hier eine einfache Übersicht, wie sie berechnet wird:

Wie Rivermate bei konformen Austritten unterstützt

Die Navigation durch die Komplexität der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in einem anderen Land kann herausfordernd sein. Bei Rivermate übernehmen wir den gesamten Offboarding-Prozess, um sicherzustellen, dass Sie alle lokalen Arbeitsgesetze in China einhalten.

Wir kümmern uns um die Details, damit Sie es nicht müssen. Dazu gehören:

• Dokumentation: Wir bereiten alle notwendigen Beendigungsdokumente gemäß chinesischem Recht vor.
• Berechnungen: Wir berechnen Kündigungsfristen und Abfindungen genau basierend auf dem Vertrag und der Dauer der Beschäftigung.
• Kommunikation: Wir erleichtern eine klare Kommunikation mit dem ausscheidenden Mitarbeiter, um einen reibungslosen und professionellen Austritt zu gewährleisten.
• Abschlussgehalt: Wir verarbeiten das letzte Gehalt und alle ausstehenden Zahlungen korrekt und pünktlich.

Durch die Verwaltung dieser Schritte helfen wir Ihnen, die Risiken rechtlicher Streitigkeiten zu vermeiden und einen fairen sowie respektvollen Prozess für Ihre ausscheidenden Mitarbeiter sicherzustellen.

Das Navigieren durch das Visa- und Arbeitserlaubnissystem Chinas kann komplex erscheinen. Das Land verwendet ein System von Visa für die Einreise und Aufenthaltserlaubnisse für längere Aufenthalte, wobei für die Beschäftigung spezielle Arbeitserlaubnisse erforderlich sind. Alle Nicht-Chinesen, die in China arbeiten möchten, müssen vor Beginn ihrer Tätigkeit eine Arbeitserlaubnis und das richtige Visum sichern. Der Prozess und die Anforderungen können sich je nach Staatsangehörigkeit, Art der Tätigkeit und dem Arbeitsort in China ändern.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Wenn es um die Arbeit in China geht, ist das Z-Visum das primäre Visum für ausländische Staatsangehörige, die länger als sechs Monate beschäftigt werden. Um ein Z-Visum zu erhalten, benötigen Sie zunächst ein Jobangebot von einem in China registrierten Unternehmen. Dieser Arbeitgeber muss dann im Namen des Arbeitnehmers eine Work Permit Notification beantragen. Sobald Sie diese Benachrichtigung haben, können Sie das Z-Visum bei einer chinesischen Botschaft oder einem Konsulat in Ihrem Heimatland beantragen. Nachdem Sie mit dem Z-Visum nach China eingereist sind, müssen Sie eine Foreigner's Work Permit Card und eine chinesische Aufenthaltserlaubnis beantragen.

Ein Employer of Record (EOR) kann bei diesem Prozess helfen. Ein EOR ist ein Unternehmen, das rechtlich Arbeitnehmer im Auftrag eines anderen Unternehmens beschäftigt. Hier ist, was ein EOR in China typischerweise für die Visa-Sponsoring tun kann:

• Als Ihr rechtlicher Arbeitgeber auftreten: Ein EOR kann Ihr rechtlicher Arbeitgeber in China sein, was eine Voraussetzung für die Beantragung eines Z-Visums ist.
• Die Bürokratie erledigen: Sie können den Antragsprozess für das Z-Work Visa verwalten und sicherstellen, dass alle Unterlagen korrekt bei den lokalen Behörden eingereicht werden.
• Sicherstellung der Einhaltung: Ein EOR hilft Ihnen, die Einhaltung der chinesischen Einwanderungs-, Steuer- und Arbeitsgesetze zu gewährleisten.

Es gibt jedoch einige wichtige Realitäten, die Sie im Hinterkopf behalten sollten:

• Kein "Visa-nur"-Service: Sie können einen EOR nicht nur zur Erlangung eines Visums nutzen. Visa-Sponsoring ist Teil eines vollständigen Beschäftigungsservices, was bedeutet, dass Sie aktiv beschäftigt und durch den EOR bezahlt werden müssen.
• Regierungsquoten: Einige EORs in China könnten Begrenzungen hinsichtlich der Anzahl der ausländischen Staatsangehörigen haben, die sie einstellen dürfen, aufgrund von Regierungsquoten.

Compliance bei Geschäftsreisen

Für kurzfristige Geschäftsreisen benötigen Sie wahrscheinlich ein M-Visum. Dieses Visum ist für kommerzielle und Handelsaktivitäten vorgesehen.

Um ein M-Visum zu beantragen, benötigen Sie in der Regel folgende Dokumente:

Es ist wichtig, Ihren Visumantrag rechtzeitig vor Ihrem geplanten Reisedatum zu stellen. Das M-Visum erlaubt keine Vollzeitbeschäftigung bei einem chinesischen Unternehmen.