Het uitbreiden van je team naar Vietnam vereist een duidelijk begrip van de lokale arbeidsregels. Bedrijven die werknemers willen aannemen in deze dynamische markt hebben doorgaans een paar hoofdwegen voor betrokkenheid, elk met zijn eigen administratieve en juridische overwegingen. Het begrijpen van deze opties is cruciaal voor conforme en efficiënte wereldwijde uitbreiding.

Wanneer je overweegt werknemers in Vietnam aan te nemen, hebben bedrijven over het algemeen drie hoofdbenaderingen:

• Het opzetten van een lokale entiteit: Dit houdt in dat je een dochteronderneming of een filiaal in Vietnam opricht, wat aanzienlijke voorafgaande investering in tijd, kapitaal en het navigeren door complexe registratieprocessen vereist.
• Gebruik maken van een Employer of Record (EOR): Samenwerken met een EOR zoals Rivermate stelt bedrijven in staat om conform te werk te gaan bij het aannemen van werknemers in Vietnam zonder dat ze een lokale entiteit nodig hebben. De EOR fungeert als de juridische werkgever en regelt alle lokale naleving.
• Aannemen als zelfstandige Contractors: Hoewel het ogenschijnlijk eenvoudig lijkt, brengt het classificeren van werknemers als Contractors aanzienlijke risico's met zich mee in Vietnam als de arbeidsrelatie lijkt op die van een werknemer. Foutieve classificatie kan leiden tot aanzienlijke boetes.

Hoe een EOR werkt in Vietnam

Een Employer of Record (EOR) dienst vereenvoudigt wereldwijde aanwervingen door de juridische en administratieve complexiteiten van arbeid in Vietnam te beheren. Wanneer je samenwerkt met een EOR, behoudt je bedrijf het dagelijkse management van je Vietnamese team, terwijl de EOR de formele arbeidsaspecten afhandelt. Dit omvat:

• Onboarding: Zorgen voor conforme arbeidsdocumentatie, achtergrondcontroles en het genereren van lokale contracten.
• Loonadministratie: Het beheren van correcte en tijdige salarisbetalingen, inclusief lokale belastingen en sociale bijdragen.
• Belasting- en sociale zekerheidsbijdragen: Het berekenen en betalen van alle verplichte werkgevers- en werknemersbijdragen aan de Vietnamese autoriteiten.
• Voordelenbeheer: Het faciliteren van inschrijving en beheer van lokaal conforme voordelenpakketten.
• HR-naleving: Zorgen voor naleving van Vietnam's arbeidswetten met betrekking tot werkuren, verlofregelingen, beëindigingsprocedures en andere arbeidsregels.

Voordelen voor bedrijven die willen aannemen in Vietnam zonder een lokale entiteit op te zetten

Het kiezen voor een EOR biedt verschillende overtuigende voordelen voor bedrijven die de Vietnamese markt willen betreden zonder de last van het opzetten van een lokale entiteit:

• Snelle markttoetreding: Werf werknemers in Vietnam veel sneller aan, en vermijd het langdurige en complexe proces van entiteitsregistratie.
• Verlaagde kosten: Vermijd de aanzienlijke kapitaalinvestering en doorlopende operationele kosten die gepaard gaan met het oprichten en onderhouden van een lokale juridische entiteit.
• Gegarandeerde naleving: Beperk juridische risico's doordat de EOR volledige naleving garandeert van Vietnam's ingewikkelde arbeidswetten, belastingregels en sociale zekerheidsvereisten.
• Focus op kernactiviteiten: Delegeer administratieve lasten, zodat je team zich kan richten op strategische doelstellingen en het direct beheren van je Vietnamese personeel.
• Flexibiliteit en schaalbaarheid: Schaal je team in Vietnam gemakkelijk op of af zonder de rigide verplichtingen van een lokale entiteit.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Vietnam uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Vietnam garandeert.

De belastingverplichtingen voor werkgevers in Vietnam in 2025 omvatten bijdragen aan sociale verzekeringen, ziektekostenverzekeringen, werkloosheidsverzekeringen en een vakbondsfonds. Werkgevers moeten 17% bijdragen voor sociale verzekeringen, 3% voor ziektekostenverzekeringen, 1% voor werkloosheid en 0,5% voor ongevallen op het werk, gebaseerd op werknemerssalarissen tot 20 keer het basissalaris. Daarnaast is een bijdrage van 2% aan het vakbondsfonds vereist. Deze bijdragen worden maandelijks berekend en zijn essentieel voor naleving.

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het inhouden van de persoonlijke inkomstenbelasting (PIT) op de salarissen van werknemers, met progressieve tarieven variërend van 5% tot 35%, afhankelijk van het belastbare inkomen. Werknemers profiteren van aftrekposten zoals een persoonlijke vrijstelling van VND 11 miljoen/maand en VND 4,4 miljoen/maand per persoon ten laste, evenals aftrek voor verzekeringsbijdragen en liefdadigheidsdonaties. De deadlines voor PIT-aangifte zijn onder andere maandelijkse aangiften vóór de 20e van de volgende maand, kwartaal aangiften indien van toepassing, en jaarlijkse afrekening voor 31 maart.

Buitenlandse werknemers worden belast op basis van hun residentiestatus: inwoners (≥183 dagen/jaar) betalen PIT tegen residententarieven, terwijl niet-inwoners worden belast tegen een vast tarief van 20%. Vietnam heeft DTA's met veel landen om dubbele belasting te voorkomen, en buitenlandse bedrijven kunnen onderworpen zijn aan foreign contractor tax (FCT) over inkomsten uit diensten of goederen die in Vietnam worden geleverd. Repatriëring van winsten is onder bepaalde voorwaarden toegestaan.

Het salarislandschap in Vietnam in 2025 wordt gevormd door snelle economische groei, toenemende buitenlandse investeringen en evoluerende arbeidswetten. Salarissen die specifiek zijn voor de industrie variëren sterk, waarbij technologische functies zoals Software Engineers tussen 30-80 miljoen VND/maand verdienen, en functies in financiën, productie en consumentengoederen competitieve pakketten bieden. Het minimumloon is regio-afhankelijk, variërend van 3,45 miljoen VND in landelijke gebieden (Regio IV) tot 4,96 miljoen VND in stedelijke centra (Regio I).

Werkgevers moeten voldoen aan de regelgeving voor minimumloon en vullen vaak het basissalaris aan met bonussen en vergoedingen zoals Tet-bonussen (gelijk aan één maand salaris), prestatiebonussen, huisvesting, vervoer, maaltijd- en telefoonkostenvergoedingen. Salarissen worden doorgaans maandelijks uitbetaald via bankoverschrijving, waarbij belasting- en sociale zekerheidsbijdragen bij de bron worden ingehouden. Trends wijzen op stijgende salarissen, gedreven door de vraag naar gekwalificeerd personeel, inflatie en een focus op uitgebreide voordelen, naast een toenemende transparantie en digitale loonadministratie.

Vietnamese verlofregelingen, beheerd door de Arbeidswet, omvatten jaarlijks verlof, feestdagen, ziekteverlof, ouderschapsverlof en andere speciale verlofregelingen. Werkgevers moeten voldoen aan de wettelijke rechten terwijl ze de operationele behoeften in balans houden.

Jaarlijks verlof varieert op basis van leeftijd en beroep:

Ongebruikt jaarlijks verlof kan worden overgedragen met wederzijdse overeenkomst, en werknemers ontvangen hun reguliere salaris tijdens het verlof.

Feestdagen omvatten Nieuwjaar, Chinees Nieuwjaar (Tet), Hung Koningen, Dag van de hereniging, Internationale Arbeidsdag en Nationale Dag, in totaal ongeveer 11 dagen per jaar. Als feestdagen op weekends vallen, krijgen werknemers een extra vrije dag, met volledige betaling.

Ziekteverlof hangt af van sociale verzekeringsbijdragen:

Ziekte die verband houdt met werk kan langer verlof toestaan.

Ouderschapsverlof omvat:

• Zwangerschapsverlof: 6 maanden met 100% salaris, plus 60 dagen prenataal verlof; extra dagen voor meerdere geboorten.
• Vaderschapsverlof: 5–14 dagen afhankelijk van het type geboorte, binnen 30 dagen na de geboorte.
• Adoptie: 6 maanden voor kinderen jonger dan zes maanden, met toeslagen van sociale verzekeringen.

Andere verlofregelingen omvatten rouwverlof (3 dagen), huwelijksverlof (3 dagen voor jezelf, 1 dag voor het huwelijk van het kind), met optioneel studie- of sabbaticalverlof op basis van het beleid van de werkgever.

Vietnam verplicht enkele kernvoordelen voor werknemers om sociale zekerheid en welzijn te waarborgen. Werkgevers moeten sociale verzekeringen, ziektekostenverzekeringen, werkloosheidsverzekeringen, betaalde feestdagen en betaalde jaarlijkse vakantie bieden. Daarnaast is een Tet-bonus (Lunar New Year-bonus) gebruikelijk, en ontslagvergoedingen zijn vereist voor werknemers met meer dan een jaar dienst bij ontslag. Het minimumloon varieert per regio, en de bijdragepercentages voor sociale, ziektekosten- en werkloosheidsverzekeringen worden gedeeld tussen werkgevers en werknemers.

Naast wettelijke vereisten bieden veel werkgevers optionele voordelen aan om talent aan te trekken en te behouden, waaronder privé ziektekosten- en levensverzekeringen, prestatiebonussen, vergoedingen (vervoer, huisvesting, maaltijden), opleidingsprogramma's, bedrijfsauto's, werknemershulpprogramma's en extra vakantiedagen. Privé ziektekostenverzekeringen vullen vaak de verplichte dekking aan, waardoor toegang wordt geboden tot privé gezondheidszorgdiensten, waarbij de kosten meestal volledig door werkgevers worden gedekt.

Pensioenvoordelen omvatten sociale verzekeringspensioenen op basis van bijdragen en dienstjaren, waarbij sommige bedrijven aanvullende pensioenregelingen aanbieden die gezamenlijk door werkgevers en werknemers worden gefinancierd. Voordelenpakketten verschillen per industrie en bedrijfsgrootte; multinationale ondernemingen bieden doorgaans uitgebreide voordelen zoals privé ziektekosten- en levensverzekeringen, terwijl KMO's zich kunnen richten op basisverplichtingen en essentiële vergoedingen. De technologiesector benadrukt flexibel werken en ontwikkelingsmogelijkheden, terwijl productiebedrijven vaak prioriteit geven aan vergoedingen en arbeidsgezondheidsvoordelen.

Arbeidsovereenkomsten in Vietnam zijn essentieel voor juridische naleving en het vastleggen van duidelijke werkgever-werknemerrelaties. Ze moeten voldoen aan de Arbeidswet, die contracttypes, essentiële clausules, proeftijd en beëindigingsprocedures specificeert. Correct opgestelde contracten helpen geschillen te voorkomen en zorgen ervoor dat de rechten van beide partijen worden beschermd.

Vietnam erkent twee hoofdcontracttypes: vast contract en onbepaalde tijd. Belangrijke contractclausules omvatten functiebeschrijving, salaris, werktijden, proeftijd en beëindigingsvoorwaarden. Arbeidsovereenkomsten moeten deze essentiële clausules bevatten om wettelijk geldig te zijn.

Werkgevers dienen ervoor te zorgen dat arbeidsovereenkomsten deze belangrijke clausules bevatten en voldoen aan de wettelijke normen om naleving te waarborgen en positieve arbeidsrelaties te bevorderen.

De economie van Vietnam neemt steeds meer remote werken over, gedreven door de behoefte aan flexibiliteit, productiviteit en kostenbesparing. Vanaf 2025 implementeren bedrijven actief remote policies, met evoluerende juridische kaders die deze verschuiving ondersteunen. Werkgevers moeten arbeidswetten navigeren, de voorwaarden voor remote werken duidelijk vastleggen in arbeidscontracten en zorgen voor naleving van gezondheids-, veiligheids- en gegevensbeschermingsregels. Belangrijke juridische overwegingen omvatten het opstellen van beleid voor fulltime, hybride, flextime, gecomprimeerde werkweken en job sharing regelingen.

Gegevensbeveiliging is van het grootste belang en vereist dat bedrijven strikte toegangscontroles, gegevensversleuteling, werknemersopleiding en incidentresponsplannen handhaven. Beleidslijnen voor het verstrekken van apparatuur en het vergoeden van kosten moeten duidelijk worden omschreven, inclusief vergoedingen voor thuiswerkplek en internetkosten. Betrouwbare technologische infrastructuur—zoals VPNs, cloud samenwerkingshulpmiddelen, remote monitoring en technische ondersteuning—is essentieel voor effectief remote werken.

In Vietnam moet beëindiging van het dienstverband voldoen aan de Arbeidswet, inclusief specifieke opzegtermijnen op basis van het type contract en de reden voor beëindiging. Werkgevers dienen zich aan deze termijnen te houden om juridische geschillen en aansprakelijkheden te voorkomen. De opzegtermijnen variëren als volgt:

Werkgevers moeten vooraf opzeggen, en ontslagvergoedingen kunnen ook van toepassing zijn, afhankelijk van de omstandigheden van de beëindiging. Correct naleven van deze regelgeving zorgt voor wettelijke beëindigingsprocessen en minimaliseert juridische risico's.

De economie van Vietnam neemt steeds meer flexibele werkregelingen over, waarbij freelancen en zelfstandige contractering aan populariteit winnen in diverse sectoren. Deze verschuiving biedt bedrijven wendbaarheid en toegang tot gespecialiseerde vaardigheden, terwijl individuen autonomie en diverse werkmogelijkheden krijgen. Werkgevers moeten de juridische, contractuele en fiscale kaders begrijpen om risico's op misclassificatie en boetes te voorkomen. Belangrijke onderscheidingen tussen werknemers en contractors omvatten controle over het werk, integratie in bedrijfsactiviteiten, het verstrekken van tools, financieel risico, duur, exclusiviteit en betalingsmethoden.

Relaties met zelfstandige contractors in Vietnam worden gereguleerd door serviceovereenkomsten, die duidelijk de scope van het werk, opleveringen, tijdlijnen, betalingsvoorwaarden en andere voorwaarden moeten definiëren. Deze overeenkomsten vallen onder civiel of handelsrecht in plaats van arbeidsrecht. Intellectuele eigendomsrechten moeten expliciet in contracten worden behandeld om geschillen te voorkomen, met gebruikelijke regelingen zoals contractor retention, klantacquisitie of gezamenlijk eigendom van IP-rechten.

Contractors zijn verantwoordelijk voor hun eigen fiscale verplichtingen, waaronder inkomstenbelasting en mogelijk btw, afhankelijk van omzetdrempels. Ze moeten zich registreren voor een fiscaal nummer, PIT berekenen op basis van geachte tarieven en kwartaal- en jaaropgaven indienen. Verzekering is niet verplicht voor contractors, die zelf hun ziektekosten- en beroepsaansprakelijkheidsverzekering moeten regelen. Belangrijke sectoren die gebruik maken van zelfstandige contractors zijn onder andere IT, creatieve diensten, advies, onderwijs, media en professionele diensten, gedreven door de behoefte aan gespecialiseerde vaardigheden en flexibele personeelsbezetting.

Opmerking: Tarieven zijn illustratief en onderhevig aan wijzigingen op basis van regelgeving en omzetdrempels.

De werkvergunning- en visumregels van Vietnam zijn essentieel voor buitenlandse professionals en werkgevers om wettelijke naleving te waarborgen. Veelvoorkomende visumtypes zijn onder andere de DN (tot 12 maanden, voor zaken), LĐ (tot 2 jaar, met een geldige werkvergunning), ĐT (tot 5 jaar, voor investeerders), en DL (toeristenvisum, tot 3 maanden). De meeste buitenlandse werknemers vereisen een werkvergunning, wat inhoudt dat voldaan moet worden aan criteria zoals leeftijd, kwalificaties, gezondheid en strafblad, evenals het indienen van documenten zoals kopieën van paspoorten, CV, kwalificaties, gezondheidscontroles en referenties. Het aanvraagproces omvat goedkeuring van de werkgever door MOLISA, gevolgd door de aanvraag voor de werkvergunning van de werknemer, wat doorgaans 15-20 werkdagen duurt, met variërende kosten afhankelijk van het geval.

Permanent verblijf is beperkt tot degenen met significante bijdragen, langdurig verblijf (meer dan 3 jaar), of huwelijk met Vietnamese burgers, en vereist een aanvraag bij het Ministerie van Openbare Veiligheid. Afhankelijken (echtgenoot en kinderen onder de 18) kunnen TT visa verkrijgen met ondersteunende documenten zoals huwelijks- of geboorteakten. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat al het buitenlandse personeel geldige vergunningen en visa hebben, wijzigingen melden en het verlengingsproces ondersteunen, terwijl werknemers geldige documentatie moeten behouden en zich aan de wetten moeten houden. Niet-naleving brengt risico's op boetes, uitzetting en straffen met zich mee, wat het belang benadrukt van geïnformeerd blijven en professionele begeleiding zoeken.