Employer of Record in Vietnam

Een Employer of Record (EOR) helpt u bij het aannemen van werknemers in Vietnam zonder dat u een lokale juridische entiteit hoeft op te zetten. Het fungeert als de juridische werkgever voor uw teamleden en verzorgt alle administratieve en juridische taken die bij employment komen kijken. Dit omvat salarisadministratie, belastingen, voordelen en naleving van de Vietnamese arbeidswetgeving. U blijft verantwoordelijk voor het dagelijkse werk en de verantwoordelijkheden van uw werknemers. Een EOR zoals Rivermate (https://rivermate.com/employer-of-record) maakt het uitbreiden van uw team naar Vietnam eenvoudig en efficiënt.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Vietnam

Het gebruik van een EOR in Vietnam vereenvoudigt het wervingsproces. Zo werkt het meestal:

1. U vindt de kandidaat. U werft en selecteert de beste persoon voor de baan.
2. De EOR neemt uw kandidaat in dienst. De EOR huurt de werknemer legaal in Vietnam via een lokale, conforme arbeidsovereenkomst.
3. Het onboardingproces begint. De EOR beheert het volledige onboardingproces. Dit omvat het verzamelen van benodigde documenten en het waarborgen dat aan alle wettelijke vereisten wordt voldaan.
4. De EOR verzorgt HR en salarisadministratie. De EOR zorgt voor alle salarisadministratie, belastinginhoudingen, sociale zekerheidsbijdragen en voordelenadministratie volgens de Vietnamese wet.
5. U beheert uw werknemer. U stuurt de dagelijkse taken en verantwoordelijkheden van uw werknemer aan. De EOR blijft de juridische werkgever, maar u controleert het werk.

Waarom een Employer of Record gebruiken in Vietnam

Een EOR biedt een praktische oplossing voor bedrijven die willen aannemen in Vietnam. Het bespaart u de aanzienlijke tijd en kosten van het oprichten van een juridische entiteit in het land. Hierdoor kunt u sneller de markt betreden en operaties starten.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Snel de markt betreden. U kunt werknemers aannemen en binnen enkele dagen aan de slag in Vietnam in plaats van maanden.
• Zorg voor wettelijke naleving. EORs zijn experts in Vietnamese arbeidswetgeving. Ze zorgen ervoor dat uw arbeidsovereenkomsten, salarisadministratie en voordelen volledig voldoen aan de lokale regelgeving.
• Kosten besparen. U vermijdt de hoge kosten die gepaard gaan met bedrijfsregistratie, juridische kosten en het opzetten van lokale HR-infrastructuur.
• Concurrerende voordelen bieden. Een EOR kan uw werknemers toegang geven tot uitgebreide voordelenpakketten, waardoor u toptalent kunt aantrekken en behouden.
• HR en administratie vereenvoudigen. U besteedt complexe administratieve taken uit, zoals salarisverwerking, belastingaangifte en het beheren van wettelijke bijdragen.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Vietnam uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Vietnam wordt gewaarborgd.

Werven in Vietnam is een slimme zet voor veel bedrijven. Je krijgt toegang tot een jonge, bekwame arbeidsmarkt in een snelgroeiende economie. Maar, zoals elk land, heeft Vietnam zijn eigen regels voor werkgelegenheid. Het is belangrijk om de details goed te krijgen om je bedrijf compliant te houden en je team tevreden.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Wanneer je een werknemer in Vietnam aanneemt, heb je een schriftelijke arbeidsovereenkomst nodig. Dit is een wettelijke vereiste en beschermt zowel jou als je werknemer. Mondelinge afspraken zijn alleen toegestaan voor banen die minder dan een maand duren.

Er zijn twee hoofdtypen arbeidsovereenkomsten in Vietnam:

• Onbepaalde tijd: Dit type contract heeft geen einddatum.
• Bepaalde tijd: Dit contract heeft een specifieke einddatum, tot 36 maanden. Je kunt een contract voor bepaalde tijd slechts één keer verlengen. Daarna wordt het automatisch een contract voor onbepaalde tijd.

Je arbeidsovereenkomsten moeten enkele belangrijke clausules bevatten om te voldoen aan de Vietnamese wetgeving. Zie deze als de niet-onderhandelbare voorwaarden.

Proeftijd

Een proeftijd is een goede manier om te zien of een nieuwe medewerker geschikt is voor jouw bedrijf. In Vietnam kun je een proeftijd opnemen in de arbeidsovereenkomst, maar er zijn regels over hoe lang deze mag duren. De lengte van de proeftijd hangt af van het type baan:

• 180 dagen: Voor leidinggevende functies binnen een bedrijf.
• 60 dagen: Voor banen die een universitair diploma of hoger vereisen.
• 30 dagen: Voor banen die een middelbaar beroepscertificaat vereisen of voor vakbekwame werknemers.
• 6 werkdagen: Voor alle andere banen.

Tijdens de proeftijd moet je je werknemer minstens 85% van hun reguliere salaris betalen.

Werkuren & overwerk

Standaard werkuren in Vietnam zijn 8 uur per dag en 48 uur per week. Je moet je werknemers minstens één volledige vrije dag per week geven.

Overwerk is toegestaan, maar er zijn limieten. De totale werkduur van een werknemer, inclusief overwerk, mag niet meer dan 12 uur per dag en 40 uur per maand zijn. De jaarlijkse overwerktijdlimiet is over het algemeen 200 uur, maar kan in sommige specifieke industrieën worden verlengd tot 300 uur.

Je moet je werknemers ook extra betalen voor overwerk. Zo wordt het verdeeld:

• Weekdagen: Minimaal 150% van hun reguliere loon.
• Weekenden: Minimaal 200% van hun reguliere loon.
• Feestdagen: Minimaal 300% van hun reguliere loon.

Nationale & regionale feestdagen

Je werknemers in Vietnam hebben recht op betaald verlof op nationale feestdagen. Het is handig om deze data te kennen zodat je je werkschema daarop kunt afstemmen.

Hier zijn de nationale feestdagen voor 2025:

Werven van contractors in Vietnam

Je kunt ook zelfstandige contractors in Vietnam inhuren. Dit kan een flexibele manier zijn om gespecialiseerde vaardigheden voor specifieke projecten te krijgen. Het is echter zeer belangrijk om je werknemers correct te classificeren.

Een zelfstandige contractor is zelfstandig ondernemer. Ze controleren hun eigen werk en worden niet als werknemers beschouwd. Dit betekent dat ze niet onder de Arbeidswet vallen en geen recht hebben op voordelen zoals sociale verzekering en betaald verlof. Ze zijn ook zelf verantwoordelijk voor hun belastingen.

Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot ernstige problemen, waaronder:

• Achterstallige betalingen voor sociale verzekeringsbijdragen.
• Betaling van werknemersvoordelen die je verschuldigd zou zijn.
• Boetes van belasting- en arbeidsautoriteiten.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen deze risico’s te vermijden. Een EOR kan wettelijk werknemers voor jou inhuren in Vietnam, zodat je voldoet aan alle lokale arbeidswetten. Op deze manier kun je het talent krijgen dat je nodig hebt zonder de juridische hoofdpijn.

Navigeren door compensatie en loonadministratie in Vietnam vereist een duidelijk begrip van de lokale regels. Je zult merken dat salarissen worden onderhandeld tussen jou en je werknemers, maar ze mogen niet onder het door de overheid vastgestelde minimumloon komen. Alle betalingen aan werknemers moeten worden gedaan in Vietnamese Dong (VND). Je typische maandelijkse salarispakketten omvatten het bruto salaris en verplichte verzekeringsbijdragen.

Looncycli & loonstructuur

In Vietnam betaal je je werknemers over het algemeen maandelijks. Het is gebruikelijk om een 13e maand bonus aan te bieden aan werknemers, hoewel dit niet wettelijk verplicht is.

De salarisstructuur van je werknemers bestaat uit:

• Bruto Salaris: Het totale bedrag voordat enige inhoudingen worden gedaan.
• Netto Salaris: Het bedrag dat een werknemer mee naar huis neemt na alle inhoudingen.
• Basisloon: Dit vormt meestal een aanzienlijk deel van het bruto salaris.
• Toeslagen en Bonussen: Deze kunnen worden opgenomen om talent aan te trekken en te behouden.

Overwerk & minimumlonen

De standaard werkweek in Vietnam is 48 uur, meestal verdeeld over zes dagen. Elke extra gewerkt uur wordt beschouwd als overwerk. Overwerkvergoedingstarieven zijn:

• 150% van het reguliere loon voor extra uren op een normale werkdag.
• 200% voor werk in het weekend.
• 300% voor werk op feestdagen.

Het minimumloon in Vietnam varieert per regio. Vanaf 2024 liggen de maandelijkse minimumlonen tussen VND 3.250.000 en VND 4.680.000, afhankelijk van de locatie.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in Vietnam ben je verplicht om verschillende bijdragen te doen namens je werknemers. Deze worden berekend als een percentage van het bruto salaris van de werknemer.

**

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je werknemers dragen ook bij aan sociale zekerheidsfondsen uit hun bruto salaris. Jij bent verantwoordelijk voor het inhouden van deze bedragen tijdens de loonadministratie. Vietnam heeft een progressief inkomstenbelastingstelsel, met tarieven variërend van 5% tot 35%.

**

In Vietnam, het bieden van sterke werknemersvoordelen en verlof is essentieel om het beste talent aan te trekken en te behouden. De arbeidswetgeving van het land stelt minimale eisen voor alle werkgevers. Het begrijpen van deze regels is de eerste stap naar het opbouwen van een concurrerend voordelenpakket dat uw bedrijf helpt groeien.

Wettelijk verlof

Vietnamese arbeidswet vereist dat werkgevers verschillende soorten betaald verlof bieden.

• Jaarlijks verlof: Werknemers die 12 maanden hebben gewerkt, hebben recht op 12 dagen betaald verlof. Dit wordt met één dag verhoogd voor elke vijf jaar dienst bij dezelfde werkgever.
• Ziekteverlof: Werknemers kunnen ziekteverlof opnemen en een deel van hun salaris ontvangen uit het socialezekerheidsfonds. Het aantal dagen hangt af van hoe lang ze hebben bijgedragen aan het fonds, beginnend bij 30 dagen per jaar voor degenen die minder dan 15 jaar hebben betaald.
• Zwangerschapsverlof: Vrouwelijke werknemers krijgen zes maanden volledig betaald zwangerschapsverlof, dat wordt gedekt door het socialezekerheidsstelsel.
• Vaderschapsverlof: Vaders krijgen minimaal vijf werkdagen betaald verlof na de geboorte van een kind.

Feestdagen & regionale feestdagen

Werknemers in Vietnam hebben recht op betaald verlof voor feestdagen. Als een feestdag in het weekend valt, wordt meestal de volgende werkdag vrijgegeven.

Typische aanvullende voordelen

Naast de wettelijk verplichte voordelen bieden veel bedrijven extra voordelen om concurrerend te blijven. Hier is een overzicht van zowel verplichte als veel voorkomende aanvullende voordelen.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van werknemersvoordelen in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor u. Een EOR fungeert als de wettelijke werkgever voor uw personeel in Vietnam en neemt de verantwoordelijkheden van salarisadministratie, belastingen, voordelen en naleving op zich.

Hier is hoe een EOR kan helpen:

• Zorg voor naleving: Een EOR blijft op de hoogte van de arbeidswetgeving in Vietnam, zodat u dat niet hoeft te doen. Ze zorgen ervoor dat uw voordelenpakketten aan alle wettelijke eisen voldoen.
• Beheer van voordelen: Een EOR beheert alles van ziektekostenverzekering tot betaald verlof, waardoor u tijd en administratief werk bespaart.
• Aanbieden van concurrerende pakketten: EORs beschikken over lokale marktkennis. Ze kunnen u helpen bij het creëren van voordelenpakketten die top talent in Vietnam aantrekken.
• Vereenvoudig salarisadministratie: Een EOR verzorgt alle salarisverwerking en belastingaftrek met betrekking tot voordelen.

Het gebruik van een EOR stelt u in staat zich te richten op uw kernactiviteiten terwijl u ervoor zorgt dat uw werknemers voldoen aan de regelgeving en concurrerende voordelen ontvangen.

Het beëindigen van een arbeidsrelatie in Vietnam heeft specifieke regels die u moet volgen. Het proces moet zorgvuldig worden afgehandeld om te voldoen aan de lokale arbeidswetgeving. Wanneer een contract eindigt, moet u de werknemer schriftelijk op de hoogte stellen. Deze brief moet uitleggen waarom het dienstverband wordt beëindigd, de laatste werkdag en details over de laatste betalingen zoals niet-gebruikte vakantiedagen of ontslagvergoeding. Duidelijke communicatie en het volgen van de juiste procedures helpen u juridische problemen te voorkomen.

Opzegtermijnen

U moet schriftelijk opzeggen voordat u het contract beëindigt. De duur van de opzegtermijn hangt af van het type arbeidscontract.

Tijdens de proeftijd is geen opzegging vereist.

Ontslagvergoeding

Werknemers die bij u hebben gewerkt voor 12 maanden of langer, hebben meestal recht op ontslagvergoeding. Het bedrag is een half maandsalaris voor elk jaar dienst. U moet alle laatste betalingen, inclusief ontslagvergoeding, binnen 14 werkdagen na de laatste werkdag van de werknemer uitvoeren. In sommige speciale gevallen kan dit worden verlengd tot 30 dagen.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Het navigeren door het beëindigen van werknemers in een ander land kan complex zijn. Wij zorgen ervoor dat het volledige offboarding-proces correct en in overeenstemming met de Vietnamese wet wordt afgehandeld.

Zo helpen wij:

• Documentatie: Wij bereiden en regelen alle benodigde beëindigingsdocumenten, zodat ze voldoen aan de wettelijke normen.
• Eindloon: Wij berekenen en verwerken alle laatste betalingen, inclusief salaris, niet-gebruikte verlof en eventuele verplichte ontslagvergoeding.
• Compliance: Wij zorgen ervoor dat elke stap van het beëindigingsproces voldoet aan de nieuwste arbeidswetten om juridische risico’s voor uw bedrijf te minimaliseren.
• Duidelijke communicatie: Wij helpen bij het beheren van de communicatie met de vertrekkende werknemer om een soepele en professionele exit te garanderen.

Navigeren door het visa- en werkvergunningenlandschap in Vietnam kan complex aanvoelen. De sleutel is het begrijpen van het verschil tussen een werkvergunning, die je toestemming geeft om te werken, en een visum, dat je toestaat het land binnen te komen en er te verblijven. Voor elke buitenlander die voor een langere periode in Vietnam wil werken, is een werkvergunning essentieel, en het vormt de basis voor het verkrijgen van een langetermijnwerkvisum. Het proces omvat doorgaans dat je werkgever de noodzaak rechtvaardigt om een buitenlandse werknemer aan te nemen boven een lokale kandidaat.

Employment visas & sponsorship realities

Een Employer of Record (EOR) kan je wettelijke werkgever in Vietnam zijn, die de complexiteit van werkvergunningen en visumsponsoring afhandelt. Dit is een praktische oplossing als je bedrijf geen juridische entiteit in het land heeft. De EOR neemt de verantwoordelijkheid op zich om ervoor te zorgen dat je voldoet aan de lokale arbeidswetten, en beheert je salarisadministratie, belastingen en voordelen.

Echter, er zijn realiteiten om rekening mee te houden:

• Wat een EOR kan sponsoren: Een EOR kan een werkvergunning sponsoren voor gekwalificeerde professionals in functies die voldoen aan de wettelijke vereisten van Vietnam. Dit omvat doorgaans managers, executives, specialisten en technici. De EOR begeleidt je door het benodigde papierwerk, dat vaak je diploma, bewijs van relevante werkervaring, een gezondheidsverklaring en een schoon strafblad omvat.

• Wat een EOR waarschijnlijk niet kan sponsoren: Een EOR is geen toverstaf. Ze opereren binnen de grenzen van de Vietnamese wet en staan onder toezicht. Sponsoring voor functies die niet lijken te vereisen dat een buitenlander wordt ingezet of voor personen die niet over de juiste kwalificaties beschikken, zal waarschijnlijk niet succesvol zijn. Er kunnen ook beperkingen zijn vanwege visaquota die van toepassing kunnen zijn.

• Praktische routes: Voor velen is de meest eenvoudige route het hebben van een legitiem baanaanbod van een bedrijf dat vervolgens een EOR gebruikt om de arbeidsformaliteiten af te handelen. Voor freelancers of degenen met meer zelfstandige werkregelingen is een "Personal EOR" ontstaan als optie. Dit houdt in dat je een lokale entiteit betaalt om je legaal in dienst te nemen, waardoor je een werkvergunning kunt verkrijgen en je langetermijnverblijf veiligstelt.

Business travel compliance

Voor korte zakelijke reizen is het cruciaal om het juiste visum te gebruiken en de regels te volgen om complicaties te voorkomen.

• Het juiste visum voor zaken: Het DN-visum is bedoeld voor zakelijke activiteiten zoals vergaderingen, contractondertekeningen of marktonderzoek. Het wordt gesponsord door het Vietnamese bedrijf dat je bezoekt. Dit formaliseert je bezoek en vereenvoudigt de naleving.

• Het probleem met e-visums voor zaken: Hoewel handig, wordt het gebruik van een e-visum voor zakelijke doeleinden steeds meer onder de loep genomen. Deze zijn zelfgesponsord, en als je contact hebt met een lokaal bedrijf, verwachten immigratieautoriteiten dat je op een door de host gesponsord DN-visum staat. Herhaald gebruik van e-visums voor zakenreizen kan rode vlaggen opleveren en kan leiden tot weigering van visa.

• Belangrijke nalevingsstappen:

  • Vraag een gesponsord DN-visum aan: Dit is de aanbevolen aanpak voor elke zakelijke reis met een lokale entiteit.
  • Declareer je doel: Als je een e-visum gebruikt, moet je duidelijk "business" aangeven als reden voor je binnenkomst.
  • Registreer je verblijf: Je verhuurder is verantwoordelijk voor het registreren van je tijdelijke verblijf bij de lokale politie, maar het is belangrijk om ervoor te zorgen dat dit gebeurt. Een door de host gesponsord DN-visum maakt dit proces eenvoudiger.