Employer of Record in Vietnam

Internationale bedrijven die geïnteresseerd zijn in het betreden van de Zuid-Aziatische markt richten zich op Vietnam om een aantal redenen. Ten eerste ligt het strategisch gunstig. China, Thailand en de Filippijnen liggen dichtbij, waardoor grensoverschrijdende economische activiteiten goedkoper worden. Ten tweede heeft het een jonge en diverse talentenpopulatie, met een groeiend aantal experts op het gebied van tech, gedeelde diensten en digitale productie.

Bedrijven betreden Vietnam als onderdeel van een China+1-strategie (waar landen hun toeleveringsketens diversifiëren door hubs op te zetten in landen in heel Zuidoost-Azië) omdat de GDP-groei van het land de afgelopen tien jaar consistent is gebleven.

Vietnam concurreert met andere ASEAN-landen om buitenlandse investeringen, maar het land heeft het concurrentievoordeel omdat het een grotere beroepsbevolking heeft waaruit vaardigheden kunnen worden gehaald. Landen zoals Maleisië richten zich sterk op hightech-industrieën, maar Vietnam specialiseert zich in arbeidsintensieve industrieën, met een gemiddeld maandelijks salaris van $290. Buitenlandse bedrijven kunnen ook profiteren van investeringsstimuli zoals belastingvoordelen en vereenvoudigde bedrijfsprocessen.

Momenteel is het zuiden waar het grootste deel van Vietnam’s industriële kracht geconcentreerd is. In Ho Chi Minh-stad werken ongeveer 4,93 miljoen werknemers. Opleidingsinspanningen richten zich hier op AI, automatisering en kennisindustrieën, waar ze hopen tegen 2030 een miljoen nieuwe werknemers te produceren. Het grootste voordeel voor bedrijven is de mogelijkheid om een volledig team in Vietnam op te bouwen, met verkoop, technologie, support op de achtergrond en klantenservice tegen lage tewerkstellingskosten.

Vietnamese arbeidswetgeving vereist dat bedrijven geregistreerd staan als rechtspersonen om burgers in dienst te nemen. In Vietnam kan dit tijd kosten, maar als je doel is om de markt te testen, of er snel in te stappen zonder een bedrijf op te richten in Vietnam, dan is een Employer of Record (EOR) een haalbaar alternatief. Samenwerken met een EOR, zoals Rivermate, helpt je om lokaal talent in te huren en te voldoen aan de Vietnamese wetgeving.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Vietnam

Het gebruik van een EOR in Vietnam vereenvoudigt het wervingsproces. Zo verloopt het meestal:

1. Je vindt de kandidaat. Je werft en selecteert de beste persoon voor de baan.
2. De EOR huurt je kandidaat in. De EOR huurt de medewerker wettelijk in Vietnam in via een lokale, conforme arbeidsovereenkomst.
3. De onboarding begint. De EOR beheert het hele onboardingproces. Dit omvat het verzamelen van benodigde documenten en het zorgen dat alle wettelijke eisen worden nageleefd. Het hele proces duurt tussen 1-3 weken, maar als immigratie betrokken is, kan het tussen 8-12 weken duren.
4. De EOR verzorgt HR en salaris. De EOR regelt alle salarisadministratie, belastinginhouders, sociale zekerheidsbijdragen en benefitadministratie volgens Vietnamese wetgeving.
5. Je beheert je medewerker. Je geeft instructies over de dagelijkse taken en verantwoordelijkheden van je medewerker. De EOR blijft de wettelijke werkgever, maar jij controleert het werk.

Waarom een Employer of Record gebruiken in Vietnam

Een EOR biedt een praktische oplossing voor bedrijven die in Vietnam willen aannemen. Het bespaart je de aanzienlijke tijd en kosten van het oprichten van een rechtspersoon in het land. Hierdoor kun je veel sneller de markt betreden en operaties starten.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• De markt snel betreden. Je kunt werknemers aannemen en binnen enkele dagen in Vietnam aan de slag gaan in plaats van maanden.
• Zorg voor juridische naleving. EORs zijn experts in de Vietnamese arbeidswetgeving. Zij zorgen dat je arbeidscontracten, salarisadministratie en voordelen volledig conform de lokale regelgeving zijn.
• Kosten verlagen. Je vermijdt de hoge kosten die gepaard gaan met bedrijfsregistratie, wettelijke kosten en het opzetten van lokale HR-infrastructuur.
• Concurrerende voordelen bieden. Een EOR kan je medewerkers toegang geven tot uitgebreide voordelenpakketten, wat je helpt het beste talent aan te trekken en te behouden.
• HR en administratie vereenvoudigen. Je neemt complexe administratieve taken uit handen zoals salarisverwerking, belastingaangifte en het beheren van wettelijke bijdragen.

De arbeidsmarkt in Vietnam is een mix van laagbetaalde banen, kortetermijnwerkers, freelancers, vaste werknemers en onafhankelijke contractors. Dit biedt internationale bedrijven meerdere opties voor het in dienst nemen van Vietnamese werknemers.

Werkvergunningen voor buitenlandse werknemers kunnen traag verlopen. Als u remote werknemers naar Vietnam stuurt, moet u minstens 8-12 weken inplannen om de papierwinkel te regelen. Zodra goedgekeurd, is de werkvergunning geldig tot 2 jaar.

Wettelijke voordelen in Vietnam worden bepaald door de Labor Code 2019. Deze voordelen omvatten sociale zekerheids- en gezondheidsbijdragen, betaalde jaarlijkse vakantie, 11 nationale feestdagen, wettelijke ziekte- en moederschapsverlof, en ontslagvergoeding. Er heerst een ‘bonus cultuur’ waarbij bedrijven een 13e maandsalaris aanbieden. Buitenlandse bedrijven moeten deze voordelen meerekenen bij het berekenen van de totale arbeidskosten in Vietnam.

Hoewel Vietnam aantrekkelijk is vanwege de lage arbeidskosten, moeten beginnende werkgevers de arbeidswetgeving en -regels nauwgezet volgen, inclusief werkuren en betaald verlof.

Arbeidsovereenkomsten in Vietnam kunnen permanent zijn, of voor bepaalde tijd (maximaal 36 maanden). Het is raadzaam om alle arbeidsaanbiedingen schriftelijk vast te leggen om uw bedrijf te beschermen tegen boetes of sancties wegens niet-naleving.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Wanneer u een werknemer in Vietnam in dienst neemt, hebt u een schriftelijke arbeidsovereenkomst nodig. Dit is een wettelijke vereiste en beschermt zowel u als uw werknemer. Mondelinge overeenkomsten zijn alleen toegestaan voor functies die minder dan een maand duren.

Er zijn twee hoofdtypen arbeidsovereenkomsten in Vietnam:

• Onbepaalde termijn: Dit type overeenkomst heeft geen einddatum.
• Bepaalde termijn: Deze overeenkomst heeft een specifieke einddatum, tot 36 maanden. U kunt een overeenkomst voor bepaalde tijd slechts één keer verlengen. Daarna wordt deze automatisch een overeenkomst voor onbepaalde tijd.

Uw arbeidsovereenkomsten moeten enkele kernclausules bevatten om te voldoen aan de Vietnamese wetgeving. Zie deze als de niet-onderhandelbare onderdelen.

Clausule	Wat het betekent
Functiegegevens	De rol, verantwoordelijkheden, en werkplek van de werknemer.
Contractduur	Of het een contract voor bepaalde of onbepaalde tijd is en de specifieke data.
Salaris en betaling	Het salaris van de werknemer, hoe en wanneer dit wordt uitbetaald, en eventuele toeslagen.
Werkuren en rust	De dagelijkse en wekelijkse werkuren, pauzes, en vrije dagen.
Sociale verzekering	Details over sociale, gezondheids- en werkloosheidsverzekering bijdragen.
Ontslagclausules	De voorwaarden waaronder u of de werknemer het contract kan beëindigen.

Proeftijd

Een proeftijd is een goede manier om te zien of een nieuwe werknemer geschikt is voor uw bedrijf. In Vietnam kunt u een proeftijd opnemen in de arbeidsovereenkomst, maar er zijn regels voor de duur ervan. De lengte van de proeftijd hangt af van het type functie:

• 180 dagen: Voor leidinggevende functies binnen het bedrijf.
• 60 dagen: Voor functies die een universitair diploma of hoger vereisen.
• 30 dagen: Voor functies die een tussenopleiding of vakdiploma vereisen, of voor geschoolde arbeiders.
• 6 werkdagen: voor alle andere functies.

Tijdens de proeftijd moet u uw werknemer minimaal 85% van het reguliere salaris betalen.

Werkuren & overwerk

Standaard werkuren in Vietnam zijn 8 uur per dag en 48 uur per week. U moet uw werknemers minimaal één dag vrij per week geven.

Overwerk is toegestaan, maar er zijn grenzen. De totale werkduur van een werknemer, inclusief overwerk, mag niet meer dan 12 uur per dag en 40 uur per maand bedragen. De jaarlijkse overurenlimiet is doorgaans 200 uur, maar kan worden verlengd tot 300 uur in bepaalde sectoren.

U moet uw werknemers ook extra betalen voor overwerk. Zo wordt het berekend:

• Weekdagen: Minimaal 150% van het reguliere salaris.
• Weekenden: Minimaal 200% van het reguliere salaris.
• Feestdagen: Minimaal 300% van het reguliere salaris.

Nationale & regionale feestdagen

Uw werknemers in Vietnam hebben recht op betaald verlof tijdens nationale feestdagen. Het is verstandig om deze data te kennen zodat u uw werkschema daarop kunt afstemmen.

Hier zijn de feestdagen voor 2025:

Feestdag	Datum
Nieuwjaarsdag	1 januari
Tet, Lunar Nieuwjaar	27 januari - 31 januari
Herdenking van de Hung Kings	7 april
Reunificatiedag	30 april
Internationale Dag van de Arbeid	1 mei
Nationale feestdag	1 - 2 september

Contractors in Vietnam aanwerven

In vergelijking met enkele van zijn buren is Vietnam niet een bijzonder contractor-vriendelijk klimaat. Echter, dit verandert langzaam nu de AI-sector de werkwereld revolutioneert. Traditioneel nemen werknemers banen aan in de productie, die de meerderheid uitmaken van het BNP van Vietnam.

Net als in andere landen binnen de ASEAN-regio, moeten contractor werk duidelijk worden gedefinieerd, en de meeste contracten mogen niet worden verlengd voorbij de 36 maanden.

Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot ernstige problemen, waaronder:

• Achterstallige betalingen voor sociale verzekeringsbijdragen.
• Betaling van werknemer voordelen waar u anders voor zou hebben betaald.
• Boetes door belasting- en arbeidsautoriteiten.

Een Employer of Record (EOR) kan u helpen deze risico’s te vermijden. Een EOR kan wettelijk werknemers voor u in dienst nemen in Vietnam, zodat u voldoet aan alle lokale arbeidswetten. Op deze manier krijgt u het talent dat u nodig hebt zonder de juridische hoofdbrekens.

Navigeren door compensatie en loonadministratie in Vietnam vereist een duidelijk begrip van de lokale regels. Je zult merken dat salarissen worden onderhandeld tussen jou en je werknemers, maar ze mogen niet onder het door de overheid vastgestelde minimumloon komen. Alle betalingen aan werknemers moeten worden gedaan in Vietnamese Dong (VND). Je typische maandelijkse salarisprogramma's zullen het bruto salaris en verplichte verzekeringsbijdragen bevatten.

Looncycli & loonstructuur

In Vietnam betaal je je werknemers over het algemeen maandelijks. Het is gebruikelijk om een 13e maand bonus aan te bieden aan werknemers, hoewel dit niet wettelijk verplicht is.

De loonstructuur van je werknemers zal bestaan uit:

• Bruto Salaris: Het totale bedrag voordat aftrekposten worden gemaakt.
• Netto Salaris: Het bedrag dat een werknemer meeneemt na alle aftrekposten.
• BasisSalaris: Dit vormt doorgaans een aanzienlijk deel van het bruto salaris.
• Vergoedingen en Bonussen: Deze kunnen worden toegevoegd om talent aan te trekken en te behouden.

Overwerk & minimumnormen

De standaard werkweek in Vietnam is 48 uur, meestal verdeeld over zes dagen. Alle uren die hierbuiten werken worden als overwerk beschouwd. Overwerkvergoedingstarieven zijn:

• 150% van het reguliere loon voor extra uren op een normale werkdag.
• 200% voor werk in het weekend.
• 300% voor werk op nationale feestdagen.

Het minimumloon in Vietnam varieert per regio. Vanaf 2026 liggen de maandelijkse minimumlonen tussen VND 3.700.000 en VND 5.310.000, afhankelijk van de locatie.

Werkgeversbelasting en -bijdragen

Als werkgever in Vietnam ben je verplicht om verschillende bijdragen te leveren namens je werknemers. Deze worden berekend als een percentage van het bruto salaris van de werknemer.

Bijdrage	Tarief
Sociale Verzekering	17%
Ziektekostenverzekering	3%
Werkloosheidsverzekering	1%

**

Werknemersbelasting en inhoudingen

Je werknemers dragen ook bij aan sociale zekerheidsfondsen uit hun bruto salaris. Jij bent verantwoordelijk voor het inhouden van deze bedragen tijdens de loonadministratie. Vietnam heeft een progressief inkomstenbelastingstelsel, met tarieven variërend van 5% tot 35%.

Inhouding	Tarief
Sociale Verzekering	8%
Ziektekostenverzekering	1,5%
Werkloosheidsverzekering	1%

**

In Vietnam is het bieden van goede werknemersvoordelen en verlof de sleutel om het beste talent aan te trekken en te behouden. De arbeidswetten van het land stellen minimumeisen voor alle werkgevers. Het begrijpen van deze regels is de eerste stap naar het opbouwen van een concurrerend voordelenpakket dat de groei van uw bedrijf ondersteunt.

Wettelijk verlof

Vietnamese arbeidswetgeving vereist dat werkgevers verschillende soorten betaald verlof bieden.

• Jaarlijks verlof: Werknemers die 12 maanden hebben gewerkt, hebben recht op 12 dagen betaald verlof. Dit wordt met één dag verhoogd voor elke vijf jaar dienst bij dezelfde werkgever.
• Ziekteverlof: Werknemers kunnen ziekteverlof opnemen en ontvangen een deel van hun salaris uit het socialezekerheidsfonds. Het aantal dagen hangt af van hoe lang ze hebben bijgedragen aan het fonds, beginnend bij 30 dagen per jaar voor degenen die minder dan 15 jaar hebben betaald.
• Zwangerschapsverlof: Vrouwelijke werknemers krijgen zes maanden volledig betaald zwangerschapsverlof, dat wordt gedekt door het socialezekerheidsstelsel.
• Vaderschapsverlof: Vaders krijgen minimaal vijf werkdagen betaald verlof na de geboorte van een kind.

Nationale en regionale feestdagen

Werknemers in Vietnam hebben recht op betaalde vrije tijd voor nationale feestdagen. Als een feestdag in het weekend valt, wordt meestal de volgende werkdag vrijgegeven.

Feestdag	Datum 2026
Nieuwjaarsdag	1-4 januari
Vietnamees Nieuwjaar (Tet)	14-22 februari
Gedenkdag aan de Hung-Koningen	26-27 april
Reunificatiedag	30 april
Internationale Arbeidersdag	1 mei
Nationale Feestdag	29 augustus-2 september
Cultuurdag	24 november

Typische aanvullende voordelen

Naast de wettelijk verplichte voordelen bieden veel bedrijven extra voordelen om concurrerend te blijven. Hier is een overzicht van zowel verplichte als gebruikelijke aanvullende voordelen.

Wettelijke voordelen	Niet-wettelijke (aanvullende) voordelen
Sociale, Gezondheids- & Werkloosheidsverzekering	Private Ziekte- en Levensverzekering
Betaald jaarlijks verlof	13e maand salaris & Prestatiebonussen
Nationale feestdagen	Huisvestings- en vervoersvergoedingen
Zwangerschaps- en vaderschapsverlof	Sportschoolabonnementen en welzijnsprogramma's
Ziekteverlof	Professionele ontwikkeling en training

Hoe een EOR kan helpen met het opzetten van voordelen

Het opzetten van werknemersvoordelen in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor u. Een EOR fungeert als de wettelijke werkgever voor uw personeel in Vietnam en neemt de verantwoordelijkheden van salarisadministratie, belastingen, voordelen en naleving op zich.

Zo kan een EOR helpen:

• Zorg voor Naleving: Een EOR blijft op de hoogte van Vietnam's arbeidswetgeving zodat u dat niet hoeft te doen. Ze zorgen dat uw voordelenpakketten aan alle wettelijke vereisten voldoen.
• Beheer van Voordelen: Een EOR regelt alles van ziektekostenverzekering tot betaald verlof, waardoor u tijd en administratief werk bespaart.
• Aanbieden van Concurrerende Pakketten: EOR's beschikken over lokale marktkennis. Ze kunnen u helpen om voordelenpakketten te creëren die top talent in Vietnam aantrekken.
• Vereenvoudigen van Salarisadministratie: Een EOR verzorgt alle salarisverwerking en belastinginhoudingen gerelateerd aan voordelen.

Het gebruik van een EOR stelt u in staat om u te richten op uw kernactiviteiten terwijl u verzekerd bent van conforme en competitieve voordelen voor uw werknemers.

Het beëindigen van een arbeidsrelatie in Vietnam heeft specifieke regels die je moet volgen. Het proces moet zorgvuldig worden uitgevoerd om compliant te blijven met de lokale arbeidswetgeving. Wanneer een contract eindigt, moet je de werknemer schriftelijk opzeggen. Deze brief moet uitleggen waarom het dienstverband eindigt, de laatste werkdag en details over de laatste betalingen zoals niet-verbruikte vakantiedagen of ontslagvergoeding. Duidelijke communicatie en het volgen van de juiste procedures helpen je juridische problemen te voorkomen.

Opzeggingsperioden

Je moet schriftelijk opzeggen vóór beëindiging. De duur van de opzegging hangt af van het type arbeidscontract.

Contracttype	Opzeggingsperiode
Onbepaalde tijd	45 dagen
Bepaalde tijd (1-3 jaar)	30 dagen
Seizoenswerk (minder dan 1 jaar)	3 werkdagen

Tijdens de proeftijd is geen opzegging vereist.

Ontslagvergoeding

Werknemers die bij jou werken gedurende 12 maanden of langer, hebben meestal recht op ontslagvergoeding. Het bedrag bedraagt de helft van een maandsalaris per jaar dienst. Je moet alle laatste betalingen, inclusief ontslagvergoeding, binnen 14 werkdagen na de laatste werkdag van de werknemer uitvoeren. In bijzondere gevallen kan dit worden verlengd tot 30 dagen.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Het navigeren door werknemerstransacties in een ander land kan complex zijn. Wij zorgen ervoor dat het volledige offboarding-proces correct en volgens de Vietnamese wet wordt afgehandeld.

Zo helpen wij:

• Documentatie: Wij bereiden en regelen alle noodzakelijke beëindigingsdocumenten, zodat ze voldoen aan de wettelijke normen.
• Eindloon: Wij berekenen en verwerken alle laatste betalingen, inclusief salaris, niet-verbruikte verlofdagen en eventuele vereiste ontslagvergoeding.
• Compliance: Wij zorgen ervoor dat elke stap van het beëindigingsproces voldoet aan de nieuwste arbeidswetten om juridische risico’s voor jouw bedrijf te minimaliseren.
• Duidelijke communicatie: Wij helpen bij het beheer van de communicatie met de vertrekkende werknemer om een soepele en professionele exit te garanderen.

Navigeren door het landschap van visa en werkvergunningen in Vietnam kan complex aanvoelen. De sleutel is het begrijpen van het verschil tussen een werkvergunning, die je toestemming geeft om te werken, en een visa, die je toestaat het land binnen te komen en er te verblijven. Voor elke buitenlander die voor een langere periode in Vietnam wil werken, is een werkvergunning essentieel, en het vormt de basis voor het verkrijgen van een langetermijnwerkvisum. Het proces omvat meestal dat jouw werkgever de noodzaak rechtvaardigt om een buitenlandse kracht aan te nemen boven een lokale kandidaat.

Employment visas & sponsoring realiteiten

Een Employer of Record (EOR) kan jouw juridische werkgever in Vietnam zijn en de complexiteit van werkvergunningen en visa-sponsoring afhandelen. Dit is een praktische oplossing als jouw bedrijf geen juridische entiteit in het land heeft. De EOR neemt de verantwoordelijkheid op zich om ervoor te zorgen dat je voldoet aan de lokale arbeidswetten, en beheert jouw loon, belastingen en voordelen.

Echter, er zijn realiteiten waarmee rekening moet worden gehouden:

• Wat een EOR kan sponsoren: Een EOR kan een werkvergunning sponsoren voor gekwalificeerde professionals in functies die voldoen aan de wettelijke vereisten van Vietnam. Dit omvat meestal managers, leidinggevenden, specialisten en technici. De EOR begeleidt je door het benodigde papierwerk, dat vaak je diploma, bewijs van relevante werkervaring, een gezondheidscontrole en een schoon strafblad omvat.

• Wat een EOR waarschijnlijk niet kan sponsoren: Een EOR is geen toverstokje. Ze opereren binnen de grenzen van de Vietnamese wet en staan onder beoordeling. Sponsoring voor functies die niet lijken te vereisen dat de werknemer een buitenlandse expert is, of voor personen die niet de juiste kwalificaties hebben, zal waarschijnlijk niet lukken. Er kunnen ook beperkingen zijn door visaquotums die van toepassing zijn.

• Praktische routes: Voor velen is de meest eenvoudige route het hebben van een legitiem baanaanbod van een bedrijf dat vervolgens een EOR gebruikt om de werkgelegenheidsformaliteiten af te handelen. Voor freelancers of personen met meer zelfstandige werkregelingen is een "Persoonlijke EOR" ontstaan als optie. Dit houdt in dat je betaalt aan een lokale entiteit om je legaal in dienst te nemen, waardoor je een werkvergunning kunt verkrijgen en je langdurig verblijf veilig kunt stellen.

Business travel compliance

Voor korte zakenreizen is het cruciaal om het juiste visa te gebruiken en de regels te volgen om complicaties te voorkomen.

• Het juiste visa voor zaken: Het DN-visum is ontworpen voor zakelijke activiteiten zoals vergaderingen, contractondertekeningen of marktonderzoek. Het wordt gesponsord door het Vietnamese bedrijf dat je bezoekt. Dit formaliseert je bezoek en vereenvoudigt de naleving.

• Het probleem met e-visa voor zaken: Hoewel handig, komt het gebruik van een e-visa voor zakelijke doeleinden onder toenemende controle. Deze visa worden zelf gesponsord, en als je zaken doet met een lokaal bedrijf, verwachten immigratieautoriteiten dat je op een door de gastheer gesponsord DN-visum bent. Herhaald gebruik van e-visa voor zakenreizen kan rode vlaggen oproepen en leiden tot weigeringen van visa.

• Belangrijke nalevingsstappen:

  • Krijg een gesponsord DN-visum: Dit is de aanbevolen aanpak voor zakelijke reizen waarbij een lokale entiteit betrokken is.
  • Declareer je doel: Als je toch een e-visa gebruikt, moet je duidelijk aangeven dat "zaken" je reden voor toegang is.
  • Registreer je verblijf: Je verhuurder is verantwoordelijk voor het registreren van je tijdelijke verblijf bij de lokale politie, maar het is belangrijk om ervoor te zorgen dat dit gebeurt. Een hostsponsord DN-visum maakt dit proces eenvoudiger.