Employer of Record in Vietnam

Internationale bedrijven die geïnteresseerd zijn in het betreden van de Zuid-Aziatische markt richten zich om verschillende redenen op Vietnam. Ten eerste is het strategisch gelegen. China, Thailand en de Filipijnen liggen in de buurt, waardoor grensoverschrijdende economische activiteiten goedkoper worden. Ten tweede heeft het een jonge en diverse talentenpopulatie, met een groeiend aantal experts in technologie, shared services en digitale productie.

Bedrijven betreden Vietnam als onderdeel van een China+1-strategie (waar landen hun toeleveringsketens diversifiëren door hubs op te zetten in landen door heel Zuidoost-Azië), omdat de GDP-groei van het land de afgelopen tien jaar stabiel is gebleven.

Vietnam concurreert met andere ASEAN-landen om buitenlandse investeringen, maar het land heeft een competitief voordeel omdat het een grotere beroepsbevolking heeft waaruit vaardigheden kunnen worden getrokken. Landen zoals Maleisië richten zich sterk op hightech-industrieën, maar Vietnam specialiseert zich in arbeidsintensieve industrieën, waarbij het gemiddelde maandelijkse salaris in Vietnam $ 290 is. Buitenlandse bedrijven kunnen ook profiteren van investeringsprikkels zoals belastingvoordelen en vereenvoudigde bedrijfsprocessen.

Momenteel bevindt het grootste deel van Vietnam’s industriële kracht zich in het zuiden. In Ho Chi Minh-stad werken ongeveer 4,93 miljoen mensen. Onderwijsinspanningen zijn gericht op AI, automatisering en kennisindustrieën, waarvan wordt gehoopt dat zij tegen 2030 1 miljoen nieuwe werknemers zullen opleveren.

Vietnamese arbeidswetgeving vereist dat bedrijven geregistreerd staan als juridische entiteiten om burgers in dienst te nemen. In Vietnam kan dit enige tijd duren, maar als je doel is om de markt te testen of snel te betreden zonder een bedrijf in Vietnam op te richten, dan is een Employer of Record (EOR) een haalbaar alternatief. Samenwerken met een EOR, zoals Rivermate, helpt je lokale talent aan te trekken en te voldoen aan de Vietnamese wetgeving.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Vietnam

Het gebruik van een EOR in Vietnam vereenvoudigt het wervingsproces. Zo werkt het meestal:

1. Je vindt de kandidaat. Je werft en selecteert de beste persoon voor de baan.
2. De EOR neemt de kandidaat in dienst. De EOR neemt de werknemer wettelijk in dienst in Vietnam via een lokaal, conforme arbeidscontract.
3. Het onboardingproces begint. De EOR beheert het hele onboardingproces. Dit omvat het verzamelen van benodigde documenten en het zorgen dat alle wettelijke vereisten worden nageleefd. Het hele proces duurt tussen de 5-10 dagen, maar indien immigratie betrokken is, kan dit tussen de 8-12 weken zijn.
4. De EOR verzorgt HR en salarisadministratie. De EOR zorgt voor alle salarisbetalingen, belastinginhoudingen, sociale zekerheidsbijdragen en voordelenadministratie volgens de Vietnamese wet.
5. Je beheert je werknemer. Je stuurt de dagelijkse taken en verantwoordelijkheden van je werknemer aan. De EOR blijft de legale werkgever, maar jij hebt controle over het werk.

Waarom een Employer of Record gebruiken in Vietnam

Een EOR biedt een praktische oplossing voor bedrijven die willen aannemen in Vietnam. Het bespaart je de aanzienlijke tijd en kosten van het opzetten van een juridische entiteit in het land. Hierdoor kun je sneller de markt betreden en de activiteiten starten.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Snel de Markt Betreden. Je kunt werknemers aannemen en binnen enkele dagen aan de slag in Vietnam, in plaats van maanden.
• Zorg voor Wettelijke Naleving. EORs zijn experts in Vietnamees arbeidsrecht. Ze zorgen ervoor dat je arbeidscontracten, salarisadministratie en voordelen volledig voldoen aan de lokale regelgeving.
• Kostenbesparing. Je vermijdt de hoge kosten verbonden aan registratie van een bedrijf, juridische kosten en het opzetten van lokale HR-infrastructuur.
• Aanbieden van Concurrerende Voordelen. Een EOR kan je werknemers toegang bieden tot uitgebreide voordelenpakketten, wat je helpt om top talent aan te trekken en te behouden.
• Eenvoudig HR en Administratie. Je draagt complexe administratieve taken aan over zoals salarisverwerking, belastingaangifte en het beheren van wettelijke bijdragen.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkele, concurrerende maandelijkse vergoeding per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijsstelling in Vietnam uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingbeheer, en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en tegelijk zorgt voor volledige wettelijke naleving in Vietnam.

De arbeidsmarkt in Vietnam is een mix van laag betaalde banen, kortlopende werknemers, freelancers, vaste werknemers en zelfstandige contractors. Dit biedt internationale bedrijven meerdere opties voor het inzetten van Vietnamese werknemers.

Werkvergunningen voor buitenlandse werknemers kunnen traag verlopen. Als u remote werknemers naar Vietnam stuurt, moet u minimaal 8-12 weken de tijd nemen om de paperwork af te ronden. Zodra goedgekeurd, is de werkvergunning geldig voor maximaal 2 jaar.

Wettelijke voordelen in Vietnam worden geleid door de Labour Code 2019. Deze voordelen omvatten sociale zekerheids- en gezondheidsbijdragen, betaald jaarlijks verlof, 11 nationale feestdagen, wettelijke ziekte- en zwangerschapsverlof, en ontslagvergoedingen. Er is een ‘bonus cultuur’ waarbij bedrijven een 13e maand salaris aanbieden. Buitenlandse bedrijven moeten deze voordelen meenemen in de totale arbeidskosten in Vietnam.

Arbeidsovereenkomsten in Vietnam kunnen vast of bepaalde tijd (niet langer dan 36 maanden) zijn. Het is raadzaam om alle arbeidsaanbiedingen schriftelijk vast te leggen om uw bedrijf te beschermen tegen boetes of straffen wegens niet-naleving.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Wanneer u een werknemer in Vietnam aanneemt, heeft u een schriftelijke arbeidsovereenkomst nodig. Dit is een wettelijke vereiste en beschermt zowel u als uw werknemer. Mondelinge afspraken zijn alleen toegestaan voor banen die minder dan één maand duren.

Er zijn twee hoofdtypen arbeidsovereenkomsten in Vietnam:

• Onbepaalde tijd: Dit type contract heeft geen einddatum.
• Bepaalde tijd: Dit contract heeft een specifieke einddatum, tot 36 maanden. U kunt een bepaald tijd contract slechts eenmaal verlengen. Daarna wordt het automatisch een onbepaalde tijd contract.

Uw arbeidsovereenkomsten moeten enkele kernclausules bevatten om compliant te zijn met de Vietnamese wet. Zie deze als de niet-onderhandelbare voorwaarden.

Proefperiodes

Een proefperiode is een goede manier om te zien of een nieuwe werknemer geschikt is voor uw bedrijf. In Vietnam kunt u een proefperiode opnemen in de arbeidsovereenkomst, maar er zijn regels over de duur hiervan. De lengte van de proefperiode hangt af van het soort werk:

• 180 dagen: Voor leidinggevende functies binnen het bedrijf.
• 60 dagen: Voor banen die een universitair diploma of hoger vereisen.
• 30 dagen: Voor banen die een middelbareschooldiploma of middelbaar beroepsonderwijs vereisen, of voor vakbekwame werknemers.
• 6 werkdagen: Voor alle andere banen.

Tijdens de proefperiode moet u minimaal 85% van het reguliere salaris betalen.

Werkuren & overwerk

De standaard werkuren in Vietnam bedragen 8 uur per dag en 48 uur per week. U moet uw werknemers minimaal één volledige vrije dag per week geven.

Overwerk is toegestaan, maar er zijn limieten. De totale arbeidstijd van een werknemer, inclusief overwerk, mag niet meer dan 12 uur per dag en 40 uur per maand zijn. Het jaarlijkse overurenlimiet is over het algemeen 200 uur, maar kan worden uitgebreid tot 300 uur in bepaalde sectoren.

U moet uw werknemers ook extra betalen voor overwerk. Hier is een overzicht:

• Weekdagen: Minimaal 150% van hun normale salaris.
• Weekenden: Minimaal 200% van hun normale salaris.
• Nationale feestdagen: Minimaal 300% van hun normale salaris.

Nationale & regionale feestdagen

Uw werknemers in Vietnam hebben recht op betaald verlof op nationale feestdagen. Het is handig om deze data te kennen zodat u uw werkschema daarop kunt aanpassen.

Hier zijn de nationale feestdagen voor 2025:

Contractor van Record in Vietnam inhuren

In vergelijking met sommige buren is Vietnam geen contractor-vriendelijke omgeving. Echter, dit verandert langzaam nu de AI-industrie de werksituatie revolutioneert. Traditioneel hebben werknemers banen aangenomen in de productie-industrie, die het grootste deel van het Vietnam’s BBP uitmaken.

Zoals in elke andere ASEAN-landen moet het werk voor contractors duidelijk worden gedefinieerd, en de meeste contracten kunnen niet worden verlengd buiten 36 maanden.

Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot ernstige problemen, waaronder:

• Achterstallige betalingen voor sociale verzekeringsbijdragen.
• Betaling van werknemersvoordelen die u verschuldigd zou zijn.
• Boetes van belasting- en arbeidsautoriteiten.

Een Employer of Record (EOR) kan u helpen deze risico’s te vermijden. Een EOR kan legaal werknemers namens u in Vietnam aannemen, waardoor u zich aan alle lokale arbeidswetten houdt. Op deze manier krijgt u het talent dat u nodig hebt zonder de juridische hoofdpijn.

Navigeren door compensatie en loonadministratie in Vietnam vereist een duidelijk begrip van de lokale regels. Je zult merken dat salarissen worden onderhandeld tussen jou en je werknemers, maar ze mogen niet onder het door de overheid vastgestelde minimumloon komen. Alle betalingen aan werknemers moeten worden gedaan in Vietnamese Dong (VND). Je typische maandelijkse salarisprogramma's zullen het bruto salaris en verplichte verzekeringsbijdragen bevatten.

Looncycli & loonstructuur

In Vietnam betaal je je werknemers over het algemeen maandelijks. Het is gebruikelijk om een 13e maand bonus aan te bieden aan werknemers, hoewel dit niet wettelijk verplicht is.

De loonstructuur van je werknemers zal bestaan uit:

• Bruto Salaris: Het totale bedrag voordat aftrekposten worden gemaakt.
• Netto Salaris: Het bedrag dat een werknemer meeneemt na alle aftrekposten.
• BasisSalaris: Dit vormt doorgaans een aanzienlijk deel van het bruto salaris.
• Vergoedingen en Bonussen: Deze kunnen worden toegevoegd om talent aan te trekken en te behouden.

Overwerk & minimumnormen

De standaard werkweek in Vietnam is 48 uur, meestal verdeeld over zes dagen. Alle uren die hierbuiten werken worden als overwerk beschouwd. Overwerkvergoedingstarieven zijn:

• 150% van het reguliere loon voor extra uren op een normale werkdag.
• 200% voor werk in het weekend.
• 300% voor werk op nationale feestdagen.

Het minimumloon in Vietnam varieert per regio. Vanaf 2026 liggen de maandelijkse minimumlonen tussen VND 3.700.000 en VND 5.310.000, afhankelijk van de locatie.

Werkgeversbelasting en -bijdragen

Als werkgever in Vietnam ben je verplicht om verschillende bijdragen te leveren namens je werknemers. Deze worden berekend als een percentage van het bruto salaris van de werknemer.

**

Werknemersbelasting en inhoudingen

Je werknemers dragen ook bij aan sociale zekerheidsfondsen uit hun bruto salaris. Jij bent verantwoordelijk voor het inhouden van deze bedragen tijdens de loonadministratie. Vietnam heeft een progressief inkomstenbelastingstelsel, met tarieven variërend van 5% tot 35%.

**

In Vietnam is het bieden van goede werknemersvoordelen en verlof de sleutel om het beste talent aan te trekken en te behouden. De arbeidswetten van het land stellen minimumeisen voor alle werkgevers. Het begrijpen van deze regels is de eerste stap naar het opbouwen van een concurrerend voordelenpakket dat de groei van uw bedrijf ondersteunt.

Wettelijk verlof

Vietnamese arbeidswetgeving vereist dat werkgevers verschillende soorten betaald verlof bieden.

• Jaarlijks verlof: Werknemers die 12 maanden hebben gewerkt, hebben recht op 12 dagen betaald verlof. Dit wordt met één dag verhoogd voor elke vijf jaar dienst bij dezelfde werkgever.
• Ziekteverlof: Werknemers kunnen ziekteverlof opnemen en ontvangen een deel van hun salaris uit het socialezekerheidsfonds. Het aantal dagen hangt af van hoe lang ze hebben bijgedragen aan het fonds, beginnend bij 30 dagen per jaar voor degenen die minder dan 15 jaar hebben betaald.
• Zwangerschapsverlof: Vrouwelijke werknemers krijgen zes maanden volledig betaald zwangerschapsverlof, dat wordt gedekt door het socialezekerheidsstelsel.
• Vaderschapsverlof: Vaders krijgen minimaal vijf werkdagen betaald verlof na de geboorte van een kind.

Nationale en regionale feestdagen

Werknemers in Vietnam hebben recht op betaalde vrije tijd voor nationale feestdagen. Als een feestdag in het weekend valt, wordt meestal de volgende werkdag vrijgegeven.

Typische aanvullende voordelen

Naast de wettelijk verplichte voordelen bieden veel bedrijven extra voordelen om concurrerend te blijven. Hier is een overzicht van zowel verplichte als gebruikelijke aanvullende voordelen.

Hoe een EOR kan helpen met het opzetten van voordelen

Het opzetten van werknemersvoordelen in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor u. Een EOR fungeert als de wettelijke werkgever voor uw personeel in Vietnam en neemt de verantwoordelijkheden van salarisadministratie, belastingen, voordelen en naleving op zich.

Zo kan een EOR helpen:

• Zorg voor Naleving: Een EOR blijft op de hoogte van Vietnam's arbeidswetgeving zodat u dat niet hoeft te doen. Ze zorgen dat uw voordelenpakketten aan alle wettelijke vereisten voldoen.
• Beheer van Voordelen: Een EOR regelt alles van ziektekostenverzekering tot betaald verlof, waardoor u tijd en administratief werk bespaart.
• Aanbieden van Concurrerende Pakketten: EOR's beschikken over lokale marktkennis. Ze kunnen u helpen om voordelenpakketten te creëren die top talent in Vietnam aantrekken.
• Vereenvoudigen van Salarisadministratie: Een EOR verzorgt alle salarisverwerking en belastinginhoudingen gerelateerd aan voordelen.

Het gebruik van een EOR stelt u in staat om u te richten op uw kernactiviteiten terwijl u verzekerd bent van conforme en competitieve voordelen voor uw werknemers.

Het beëindigen van een arbeidsrelatie in Vietnam heeft specifieke regels die je moet volgen. Het proces moet zorgvuldig worden uitgevoerd om compliant te blijven met de lokale arbeidswetgeving. Wanneer een contract eindigt, moet je de werknemer schriftelijk opzeggen. Deze brief moet uitleggen waarom het dienstverband eindigt, de laatste werkdag en details over de laatste betalingen zoals niet-verbruikte vakantiedagen of ontslagvergoeding. Duidelijke communicatie en het volgen van de juiste procedures helpen je juridische problemen te voorkomen.

Opzeggingsperioden

Je moet schriftelijk opzeggen vóór beëindiging. De duur van de opzegging hangt af van het type arbeidscontract.

Tijdens de proeftijd is geen opzegging vereist.

Ontslagvergoeding

Werknemers die bij jou werken gedurende 12 maanden of langer, hebben meestal recht op ontslagvergoeding. Het bedrag bedraagt de helft van een maandsalaris per jaar dienst. Je moet alle laatste betalingen, inclusief ontslagvergoeding, binnen 14 werkdagen na de laatste werkdag van de werknemer uitvoeren. In bijzondere gevallen kan dit worden verlengd tot 30 dagen.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Het navigeren door werknemerstransacties in een ander land kan complex zijn. Wij zorgen ervoor dat het volledige offboarding-proces correct en volgens de Vietnamese wet wordt afgehandeld.

Zo helpen wij:

• Documentatie: Wij bereiden en regelen alle noodzakelijke beëindigingsdocumenten, zodat ze voldoen aan de wettelijke normen.
• Eindloon: Wij berekenen en verwerken alle laatste betalingen, inclusief salaris, niet-verbruikte verlofdagen en eventuele vereiste ontslagvergoeding.
• Compliance: Wij zorgen ervoor dat elke stap van het beëindigingsproces voldoet aan de nieuwste arbeidswetten om juridische risico’s voor jouw bedrijf te minimaliseren.
• Duidelijke communicatie: Wij helpen bij het beheer van de communicatie met de vertrekkende werknemer om een soepele en professionele exit te garanderen.

Navigeren door het landschap van visa en werkvergunningen in Vietnam kan complex aanvoelen. De sleutel is het begrijpen van het verschil tussen een werkvergunning, die je toestemming geeft om te werken, en een visa, die je toestaat het land binnen te komen en er te verblijven. Voor elke buitenlander die voor een langere periode in Vietnam wil werken, is een werkvergunning essentieel, en het vormt de basis voor het verkrijgen van een langetermijnwerkvisum. Het proces omvat meestal dat jouw werkgever de noodzaak rechtvaardigt om een buitenlandse kracht aan te nemen boven een lokale kandidaat.

Employment visas & sponsoring realiteiten

Een Employer of Record (EOR) kan jouw juridische werkgever in Vietnam zijn en de complexiteit van werkvergunningen en visa-sponsoring afhandelen. Dit is een praktische oplossing als jouw bedrijf geen juridische entiteit in het land heeft. De EOR neemt de verantwoordelijkheid op zich om ervoor te zorgen dat je voldoet aan de lokale arbeidswetten, en beheert jouw loon, belastingen en voordelen.

Echter, er zijn realiteiten waarmee rekening moet worden gehouden:

• Wat een EOR kan sponsoren: Een EOR kan een werkvergunning sponsoren voor gekwalificeerde professionals in functies die voldoen aan de wettelijke vereisten van Vietnam. Dit omvat meestal managers, leidinggevenden, specialisten en technici. De EOR begeleidt je door het benodigde papierwerk, dat vaak je diploma, bewijs van relevante werkervaring, een gezondheidscontrole en een schoon strafblad omvat.

• Wat een EOR waarschijnlijk niet kan sponsoren: Een EOR is geen toverstokje. Ze opereren binnen de grenzen van de Vietnamese wet en staan onder beoordeling. Sponsoring voor functies die niet lijken te vereisen dat de werknemer een buitenlandse expert is, of voor personen die niet de juiste kwalificaties hebben, zal waarschijnlijk niet lukken. Er kunnen ook beperkingen zijn door visaquotums die van toepassing zijn.

• Praktische routes: Voor velen is de meest eenvoudige route het hebben van een legitiem baanaanbod van een bedrijf dat vervolgens een EOR gebruikt om de werkgelegenheidsformaliteiten af te handelen. Voor freelancers of personen met meer zelfstandige werkregelingen is een "Persoonlijke EOR" ontstaan als optie. Dit houdt in dat je betaalt aan een lokale entiteit om je legaal in dienst te nemen, waardoor je een werkvergunning kunt verkrijgen en je langdurig verblijf veilig kunt stellen.

Business travel compliance

Voor korte zakenreizen is het cruciaal om het juiste visa te gebruiken en de regels te volgen om complicaties te voorkomen.

• Het juiste visa voor zaken: Het DN-visum is ontworpen voor zakelijke activiteiten zoals vergaderingen, contractondertekeningen of marktonderzoek. Het wordt gesponsord door het Vietnamese bedrijf dat je bezoekt. Dit formaliseert je bezoek en vereenvoudigt de naleving.

• Het probleem met e-visa voor zaken: Hoewel handig, komt het gebruik van een e-visa voor zakelijke doeleinden onder toenemende controle. Deze visa worden zelf gesponsord, en als je zaken doet met een lokaal bedrijf, verwachten immigratieautoriteiten dat je op een door de gastheer gesponsord DN-visum bent. Herhaald gebruik van e-visa voor zakenreizen kan rode vlaggen oproepen en leiden tot weigeringen van visa.

• Belangrijke nalevingsstappen:

  • Krijg een gesponsord DN-visum: Dit is de aanbevolen aanpak voor zakelijke reizen waarbij een lokale entiteit betrokken is.
  • Declareer je doel: Als je toch een e-visa gebruikt, moet je duidelijk aangeven dat "zaken" je reden voor toegang is.
  • Registreer je verblijf: Je verhuurder is verantwoordelijk voor het registreren van je tijdelijke verblijf bij de lokale politie, maar het is belangrijk om ervoor te zorgen dat dit gebeurt. Een hostsponsord DN-visum maakt dit proces eenvoudiger.