Employer of Record in Malta

Het uitbreiden van je team naar Malta biedt toegang tot een gekwalificeerde beroepsbevolking en een strategische Europese locatie. Het opzetten van een lokale entiteit kan echter een complex en tijdrovend proces zijn, dat aanzienlijke investeringen vereist in het begrijpen van lokale arbeidswetten, loonadministratie en nalevingsregels. Het navigeren door deze vereisten kan een barrière vormen voor bedrijven die snel en efficiënt talent in het land willen aannemen.

Voor bedrijven die overwegen om in 2025 in Malta te werven, zijn er verschillende manieren om lokaal talent te betrekken, elk met eigen overwegingen met betrekking tot wettelijke verplichtingen en operationele overhead.

Wervingsopties in Malta

• Het opzetten van een lokale entiteit: Dit houdt in dat je een dochteronderneming of filiaal in Malta opricht, wat registratie bij lokale autoriteiten vereist, het verkrijgen van de benodigde licenties, en het intern afhandelen van alle aspecten van loonadministratie, belasting en HR-naleving.
• Gebruik maken van een Employer of Record (EOR): Samenwerken met een EOR-dienst zoals Rivermate stelt je in staat om werknemers in Malta aan te nemen zonder een eigen juridische entiteit op te zetten. De EOR fungeert als de juridische werkgever en beheert alle lokale arbeidsverplichtingen.
• Het aannemen van zelfstandige Contractors: Het inzetten van personen als zelfstandige Contractors biedt flexibiliteit, maar het is cruciaal om te zorgen voor naleving van de Maltese classificatiewetten om risico’s op misclassificatie te voorkomen, wat kan leiden tot aanzienlijke boetes.

Hoe een EOR werkt in Malta

Een Employer of Record (EOR) dienst vereenvoudigt internationale werving door de juridische en administratieve lasten van tewerkstelling op zich te nemen. In Malta behandelt een EOR essentiële functies, zodat jouw bedrijf zich kan richten op het beheren van je remote team. Specifiek zorgt de EOR voor:

• Juridieke tewerkstelling: Dient als de juridische werkgever voor je Maltese personeel.
• Loonadministratie: Beheert de lokale payroll, inclusief salarisuitbetalingen, belastinginhoudingen en sociale zekerheidsbijdragen.
• Naleving van belasting- en sociale zekerheidsregels: Zorgt voor naleving van alle Maltese belastingwetten en sociale zekerheidsregels.
• Benefits administratie: Beheert lokale werknemersvoordelen, zoals ziektekostenverzekering, pensioenbijdragen en verlofregelingen, in overeenstemming met Maltese normen.
• HR en arbeidswetgeving naleving: Stelt conforme arbeidsovereenkomsten op, beheert beëindigingsprocessen en zorgt dat alle HR-praktijken in lijn zijn met Maltese arbeidswetten.

Voordelen van het gebruik van een EOR in Malta

Het inschakelen van een EOR-dienst biedt een gestroomlijnde en conforme oplossing voor bedrijven die hun aanwezigheid in Malta willen uitbreiden zonder de overhead van het opzetten van een entiteit. Belangrijke voordelen zijn onder andere:

• Snelle markttoegang: Neem snel werknemers in Malta aan, vaak binnen dagen of weken, zonder het langdurige proces van het opzetten van een lokale entiteit.
• Verminderde risico’s en naleving: Verminder de risico’s die gepaard gaan met het navigeren door complexe Maltese arbeidswetten, belastingregels en loonadministratie.
• Kostenbesparing: Vermijd de aanzienlijke financiële en administratieve kosten die gepaard gaan met het oprichten en onderhouden van een lokale dochteronderneming.
• Toegang tot top talent: Werven en behouden van talent in heel Malta, waardoor je bereik wordt uitgebreid naar een diverse pool van gekwalificeerde professionals.
• Operationele eenvoud: Besteed de complexiteit van internationale HR, loonadministratie en juridische naleving uit, waardoor interne middelen vrijkomen.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Malta uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Malta garandeert.

Malta's belastingstelsel onderscheidt inwoners, die wereldwijd inkomen belasten, van niet-inwoners, die alleen belast worden op Maltese-broninkomen. Werkgevers moeten ongeveer 10% van de bruto lonen van werknemers bijdragen aan de sociale zekerheid, waarbij zowel werkgever- als werknemerbijdragen jaarlijks worden beperkt. Er zijn geen aanvullende loonbelasting behalve sociale zekerheid en loonbelastinginhouding.

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het inhouden van inkomstenbelasting via het Final Settlement System (FSS), met progressieve tarieven op basis van inkomen en burgerlijke staat. Maandelijkse FSS-aangiften moeten voor de 15e van de volgende maand worden ingediend, en er moet een jaarlijkse reconciliatie worden gedaan. Werknemers kunnen een jaarlijkse belastingaangifte moeten indienen voor 30 juni, waarin aftrekposten zoals pensioenbijdragen, levensverzekering en liefdadigheidsdonaties worden opgegeven, ondersteund door documentatie.

Buitenlandse werknemers en bedrijven moeten rekening houden met residentieregels, belastingverdragen en speciale stimulansen zoals Malta's HQP-regeling, die verlaagde belastingtarieven biedt voor hooggekwalificeerde professionals. Vennootschapsbelasting bedraagt 35%, met vrijstellingen en stimulansen beschikbaar, en btw wordt geheven op 18% op goederen en diensten. Niet-naleving kan leiden tot boetes, sancties en rente.

Het salarislandschap in Malta in 2025 varieert per industrie, rol en ervaring, met typische jaarlijkse salarissen die variëren van €22.000 voor instapfuncties in de productie tot €70.000+ voor senior IT- en financiële functies. Belangrijke salarisranges zijn onder andere:

Het wettelijke minimumloon in 2025 is €835,27/maand (€192,73/week) voor personen van 18 jaar en ouder, met lagere tarieven voor jongere werknemers. Werkgevers vullen vaak de basislonen aan met bonussen zoals prestatiebonussen, 13e en 14e maandbetalingen, en toelagen voor huisvesting, vervoer, maaltijden en ziektekostenverzekering. De loonadministratie wordt doorgaans maandelijks verwerkt via bankoverschrijving, met loonstrookjes die inkomsten en inhoudingen specificeren.

Salaristrends worden verwacht te stijgen, vooral voor gespecialiseerde rollen in IT, financiën en gaming, gedreven door tekorten aan vaardigheden en industriegroei. Bedrijven moeten bij het plannen van beloningsstrategieën rekening houden met inflatie, vraag naar vaardigheden en regelgevende veranderingen.

Malta's arbeidswetten garanderen diverse verlofregelingen ter ondersteuning van het welzijn van werknemers en familieverantwoordelijkheden. Voltijdse werknemers die 40 uur per week werken, hebben recht op minimaal 24 dagen (192 uur) jaarlijkse betaalde verlof, met pro-rata aanpassingen voor deeltijdwerkers. Verlof wordt gedurende het jaar opgebouwd en kan doorgaans worden overgedragen met instemming van de werkgever. Malta erkent jaarlijks 14 feestdagen, met betaalde vrije dagen; als een feestdag op een weekend valt, wordt een extra dag toegevoegd aan het jaarlijkse verlof.

Werknemers hebben recht op ziekteverlof, waarbij de eerste drie dagen doorgaans onbetaald zijn tenzij anders vermeld; langere afwezigheid kan in aanmerking komen voor overheidsuitkeringen, afhankelijk van sociale zekerheidsbijdragen. Ziekteverlof vereist medische certificering, en werknemers moeten werkgevers tijdig informeren.

Ouderschapsverlof omvat 14 weken moederschapsverlof voor vrouwen, betaald via socialezekerheidsuitkeringen, en 10 dagen betaald vaderschapsverlof voor vaders. Adoptieouders ontvangen over het algemeen vergelijkbare voordelen, onder voorwaarden. Aanvullende verloftypes zoals rouwverlof, studie- en sabbaticalverlof zijn beschikbaar, maar variëren per werkgeversbeleid.

De werknemersvoordelen in Malta in 2025 worden gereguleerd door wettelijke vereisten en marktpraktijken. Verplichte voordelen omvatten een minimumloon van €835,52/maand voor werknemers ouder dan 18 jaar, 25 dagen jaarlijkse vakantie, ziekteverlof (gedekt door sociale zekerheid), 14 weken volledig betaald zwangerschapsverlof, 10 dagen volledig betaald vaderschapsverlof, 14 nationale feestdagen, en sociale zekerheidsbijdragen van zowel werkgever als werknemer. Werknemers hebben ook recht op opzegtermijn en ontslagvergoeding op basis van de duur van de dienst.

Werkgevers verbeteren de vergoeding vaak met optionele voordelen zoals privéziektekostenverzekering, bedrijfspensioenregelingen, levens- en invaliditeitsverzekeringen, bedrijfsauto's, mobiele vergoedingen, training, flexibel werken en Employee Assistance Programs. Privéziektekostenverzekering dekt intramurale en poliklinische zorg, waarbij de kosten en fiscale implicaties variëren. Bedrijfspensioenen zijn doorgaans defined contribution plannen, die fiscale voordelen bieden en voldoen aan regelgeving.

Aanbod van voordelen varieert per sector en bedrijfsgrootte, waarbij financiële diensten en gamingsectoren uitgebreide pakketten bieden, inclusief gezondheidszorg, pensioen en extra's. Techbedrijven richten zich op flexibel werken en ontwikkeling, terwijl KMO's mogelijk basisverplichte voordelen bieden met enkele extra's. Grote ondernemingen hebben doorgaans bredere en aantrekkelijkere voordelenprogramma's.

Arbeidsovereenkomsten in Malta zijn essentieel voor het definiëren van de werkgever-werknemer relatie, en zorgen voor wettelijke naleving onder de Employment and Industrial Relations Act. Ze moeten belangrijke elementen specificeren zoals betrokken partijen, functiebeschrijving, startdatum, werkplek, uren, vergoeding, verlofregelingen, beëindigingsprocedures en verwijzingen naar collectieve overeenkomsten indien van toepassing. Deze contracten helpen geschillen te voorkomen en bevorderen transparantie.

Malta erkent twee hoofdtypen contracten: fixed-term, dat automatisch eindigt op een bepaalde datum en mogelijk wordt verlengd, en indefinite, dat voortdurende arbeid biedt totdat het wordt beëindigd met geldige redenen en opzegtermijnen. Proeftijd duurt doorgaans zes maanden, gedurende welke arbeid kan worden beëindigd met kortere opzegtermijn, en clausules over vertrouwelijkheid en niet-concurrentie komen vaak voor, waarbij de afdwingbaarheid afhangt van redelijkheid en compensatie.

Wijzigingen in contracten moeten schriftelijk en wederzijds overeengekomen zijn. Beëindiging vereist geldige redenen, naleving van opzegtermijnen op basis van de diensttijd, en kan ontslagvergoeding omvatten, vooral in geval van ontslag wegens overmacht. Werkgevers moeten zorgen voor naleving om juridische geschillen te voorkomen en positieve arbeidsrelaties te behouden.

Malta is een aantrekkelijk centrum geworden voor remote work vanwege de strategische EU-locatie en de groeiende digitale infrastructuur. Hoewel er geen specifieke wetgeving voor remote work bestaat, zijn de bestaande arbeidswetten van toepassing, wat vereist dat er duidelijke arbeidscontracten worden opgesteld, dat er maatregelen voor gezondheid en veiligheid worden genomen, dat er wordt voldaan aan de regelgeving omtrent werktijden, en dat er naleving is van gegevensbescherming (met name GDPR). Werkgevers moeten de voorwaarden voor remote work expliciet definiëren en zorgen voor naleving van normen op het gebied van gezondheid, veiligheid en gegevensbeveiliging.

Flexibele regelingen die in Malta beschikbaar zijn, omvatten fulltime remote work, hybride modellen, flextijd, gecomprimeerde werkweken en job sharing. Belangrijke overwegingen voor werkgevers zijn het vaststellen van beleid over de levering van apparatuur, vergoeding van kosten, en de inrichting van de thuiswerkplek, naast het zorgen voor betrouwbare internetverbindingen, effectieve communicatietools en cybersecuritymaatregelen. Gegevensbescherming blijft cruciaal, met protocollen voor gegevensbeveiliging, beheer van datalekken en staff training.

Al met al biedt Malta een flexibele, conforme omgeving voor remote work, met de nadruk op duidelijke beleidslijnen, gegevensbeveiliging en robuuste technologische ondersteuning voor werkgevers die remote work-regelingen willen implementeren of uitbreiden in 2025.

In Malta moet beëindiging van werknemers volgen de Employment and Industrial Relations Act (EIRA), met de nadruk op juiste procedures, documentatie en naleving van wettelijke vereisten. Opzegtermijnen variëren op basis van de duur van de dienst, van geen opzegging voor minder dan 6 maanden tot 8 weken voor werknemers met meer dan 8 jaar dienst. Ontslagvergoeding is vooral van toepassing bij ontslag wegens overmacht, berekend als een derde van het wekelijkse loon van de werknemer vermenigvuldigd met het aantal dienstjaren, met uitzonderingen voor ontslagen om gegronde redenen.

Belangrijke gronden voor beëindiging zijn wangedrag (met gegronde reden) of operationele redenen (zonder gegronde reden). Beëindiging met gegronde reden vereist bewijs van ernstig wangedrag en geen verplichting tot opzegging of ontslagvergoeding, terwijl zonder gegronde reden correcte opzegging en ontslagvergoeding vereist. Procedurele eerlijkheid omvat schriftelijke kennisgevingen, consultaties in geval van overmacht, kansen voor werknemers om te reageren bij disciplinaire ontslagen, en grondige documentatie. Werknemers zijn beschermd tegen onrechtmatig ontslag, met rechtsmiddelen beschikbaar via het Industrial Tribunal als procedures niet correct worden gevolgd.

Malta is een aantrekkelijke bestemming voor bedrijven die op zoek zijn naar flexibel talent via freelancing en onafhankelijke contracten, vooral in digitale en financiële diensten. De strategische ligging en het ondersteunende economische klimaat maken het ideaal voor wereldwijde uitbreiding zonder een volledige lokale entiteit op te richten. Belangrijke overwegingen voor werkgevers zijn het navigeren door juridische kaders, het correct classificeren van werknemers en zelfstandigen, en het structureren van contracten om belastingverplichtingen en intellectuele eigendomsrechten effectief te beheren.

Correcte classificatie tussen werknemers en Contractors is cruciaal om juridische en financiële boetes te voorkomen. De Maltese wet evalueert factoren zoals controle, integratie, afhankelijkheid, vervanging, het verstrekken van hulpmiddelen, risico, exclusiviteit en betalingsstructuur. Contracten moeten de relatie, scope van het werk, betalingsvoorwaarden, vertrouwelijkheid en intellectuele eigendomsrechten duidelijk definiëren. Foute classificatie kan leiden tot achterstallige betalingen en claims met betrekking tot arbeidsrechten.

Independent Contractors in Malta moeten zich registreren als zelfstandige, een Tax Identification Number verkrijgen en mogelijk registreren voor BTW, afhankelijk van de omzet. Inkomstenbelasting is progressief, met tarieven variërend van 0% tot 35% op basis van inkomensschijven. Bijdragen aan de Sociale Zekerheid zijn verplicht en financieren voordelen zoals pensioenen en gezondheidszorg. Professionele aansprakelijkheids- en publieke aansprakelijkheidsverzekering worden aanbevolen, vooral in de sectoren consulting en IT. Veelgebruikte sectoren voor Contractors zijn onder andere iGaming, financiële diensten, IT, creatieve en marketing, consulting en toerisme, waarbij Contractors worden ingezet voor gespecialiseerde vaardigheden en projectgebaseerd werk.

Malta biedt diverse werkvergunningen op maat van verschillende categorieën buitenlandse werknemers, waarbij de Single Permit de belangrijkste optie is voor niet-EU/EEA onderdanen die langer dan drie maanden willen werken. Andere vergunningen omvatten de ICT Permit voor intra-bedrijfstransfers, KEI voor hooggekwalificeerde professionals, en de EU Blue Card voor gekwalificeerde niet-EU onderdanen. Het aanvraagproces vereist dat de werkgever voldoet aan eisen zoals een bedrijfsvergunning, vacatureadvertentie en rechtvaardiging voor het aannemen van een buitenlandse werknemer, naast documenten van de werknemer zoals een paspoort, CV en medisch attest. Aanvragen worden ingediend bij Identity Malta, met verwerkingstijden doorgaans tussen 4 en 6 maanden, hoewel KEI-aanvragen sneller worden afgehandeld (~4 weken). De kosten variëren afhankelijk van het type vergunning.

Werkgevers moeten zorgen voor naleving van sponsorverplichtingen, waaronder het rapporteren van wijzigingen en het naleven van arbeidsmarktevaluaties, om boetes te voorkomen. Werknemers moeten de visumvoorwaarden volgen, vergunningen tijdig verlengen en persoonlijke wijzigingen melden. Buitenlandse werknemers kunnen in aanmerking komen voor permanente verblijfsvergunning na vijf jaar onafgebroken verblijf, wat bewijs vereist van stabiliteit en integratie. Gezinsleden, zoals echtgenoten en kinderen, kunnen visa aanvragen maar ondervinden vaak beperkingen op werkgelegenheid tenzij ze aparte werkvergunningen verkrijgen.