Employer of Record in Porto Rico

Un Employer of Record (EOR) à Porto Rico est une entreprise qui embauche et paie légalement des employés en votre nom. Cela signifie que vous pouvez constituer une équipe à Porto Rico sans créer votre propre entité locale. L'EOR gère toutes les tâches administratives et juridiques liées à l'emploi. Considérez-les comme votre partenaire RH local, gérant la paie, les taxes, les avantages et la conformité avec les lois du travail portoricaines. Vous gérez le travail quotidien de votre équipe, tandis que l'EOR s'occupe du reste. Pour les entreprises souhaitant embaucher à Porto Rico, des prestataires comme Rivermate peuvent simplifier le processus.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) à Porto Rico

Utiliser un EOR pour embaucher à Porto Rico est un processus simple. Cela vous permet d'intégrer rapidement et correctement de nouveaux talents.

Voici comment cela fonctionne généralement :

1. Vous trouvez le talent : Vous identifiez la personne que vous souhaitez embaucher à Porto Rico.
2. L'EOR les embauche : L'EOR embauche légalement l'employé via leur entité locale portoricaine. Ils gèrent le contrat de travail, en veillant à ce qu'il respecte toutes les lois du travail locales.
3. Intégration : L'EOR gère le processus d'intégration. Cela inclut la mise en place de la paie, l'inscription de l'employé aux avantages obligatoires, et la vérification que toute la paperasserie est correcte.
4. Gestion de la paie et des avantages : L'EOR s'occupe de payer votre employé avec précision et à temps. Ils gèrent également toutes les retenues pour les taxes et cotisations sociales conformément à la loi portoricaine.
5. Conformité continue : L'EOR reste à jour avec les lois du travail de Porto Rico. Ils gèrent tout problème RH pouvant survenir, en veillant à ce que vous restiez conforme.
6. Vous gérez votre employé : Vous dirigez les tâches quotidiennes et responsabilités de votre employé, comme tout autre membre de votre équipe. L'EOR s'occupe de l'aspect administratif de l'emploi.

Pourquoi utiliser un Employer of Record à Porto Rico

Utiliser un EOR à Porto Rico simplifie votre expansion. Cela élimine les obstacles juridiques et administratifs liés à l'embauche dans un nouveau territoire, vous permettant de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. Vous pouvez accéder à une nouvelle réserve de talents sans le temps et les coûts liés à la création d'une entité légale vous-même.

Voici quelques avantages clés :

• Entrer sur le marché plus rapidement : Vous pouvez embaucher des employés et commencer les opérations à Porto Rico rapidement. Vous n'avez pas à passer par le processus long de création d'une société locale.
• Assurer la conformité légale : Porto Rico a ses propres lois et réglementations du travail. Un EOR possède l'expertise locale pour naviguer dans ces complexités, réduisant votre risque de non-conformité.
• Gagner du temps et de l'argent : La création et la maintenance d'une entité légale impliquent des coûts importants et du travail administratif. Un EOR gère toutes les tâches RH, vous faisant économiser sur les frais juridiques et le personnel administratif interne.
• Offrir des avantages compétitifs : Un EOR peut fournir à vos employés des packages d'avantages légalement requis et compétitifs, y compris l'assurance santé et les plans de retraite. Cela vous aide à attirer et retenir les meilleurs talents du marché local.
• Gagner en flexibilité : Un EOR vous donne la flexibilité d'augmenter ou de réduire votre effectif selon l'évolution de vos besoins commerciaux, sans les complexités des contrats de travail directs.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Porto Rico comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Porto Rico.

Embaucher à Porto Rico signifie naviguer dans un paysage juridique unique qui mêle les lois fédérales américaines à ses propres réglementations du travail spécifiques. En tant que territoire américain, de nombreuses normes d'emploi sembleront familières, mais des différences clés existent que vous devez connaître. Par exemple, une prime de Noël est un avantage obligatoire pour les employés. Pour embaucher directement, vous devez vous enregistrer en tant qu'Employer of Record, auprès de plusieurs agences gouvernementales, y compris le Département du Travail et le Département du Trésor. Vous serez également responsable de la gestion des taxes sur la paie et du respect des lois locales concernant les salaires, les heures et les congés.

Contrats de travail & clauses indispensables

Bien que les accords verbaux soient reconnus, nous recommandons fortement des contrats écrits à Porto Rico pour assurer clarté et protection pour toutes les parties impliquées. Vous pouvez rédiger le contrat dans n'importe quelle langue, tant que vous et l'employé le comprenez.

Vos contrats de travail doivent clairement indiquer ce qui suit :

• Responsabilités professionnelles : Ce que l'employé devra faire.
• Salaire et rémunération : Combien et à quelle fréquence l'employé sera payé.
• Heures de travail : L'horaire prévu.
• Avantages : Cela inclut les avantages obligatoires comme le congé payé et les cotisations sociales.
• Période d'essai : La durée de la période d'essai.
• Politiques de résiliation : Les conditions dans lesquelles l'une ou l'autre partie peut mettre fin au contrat.

Périodes d'essai

À Porto Rico, les nouveaux embauchés ont généralement une période d'essai. Cela vous permet d'évaluer leur performance avant qu'ils n'obtiennent le statut d'employé à part entière.

Sauf indication contraire dans votre contrat de travail, cette période d'essai est automatique.

Heures de travail & heures supplémentaires

La semaine de travail standard à Porto Rico est de 40 heures, basée sur une journée de 8 heures. Si un employé travaille plus de 8 heures par jour ou 40 heures par semaine, il a droit à une rémunération pour heures supplémentaires. Le taux d'heures supplémentaires est généralement au moins 1,5 fois leur salaire horaire normal.

Jours fériés publics & régionaux

Les employés à Porto Rico ont droit à un certain nombre de jours fériés publics. Gardez ces dates à l'esprit lors de la planification du travail et du calcul des congés.

• 1er janvier : Jour de l'An
• 6 janvier : Épiphanie
• 15 janvier : Jour de Martin Luther King Jr.
• 19 février : Jour des Présidents
• 22 mars : Jour de l'Émancipation
• 29 mars : Vendredi Saint
• 16 avril : Jour de José de Diego
• 27 mai : Jour de la Memoria
• 19 juin : Juneteenth
• 4 juillet : Fête nationale des États-Unis
• 25 juillet : Jour de la Constitution de Porto Rico
• 2 septembre : Fête du Travail
• 14 octobre : Jour de Christophe Colomb
• 11 novembre : Jour des Vétérans
• 19 novembre : Jour de la Découverte de Porto Rico
• 28 novembre : Action de grâce
• 25 décembre : Noël

Embaucher des contractors à Porto Rico

Vous pouvez également embaucher des Contractors indépendants à Porto Rico. Cela peut être une option flexible, mais il est important de classer les travailleurs correctement. Une mauvaise classification d’un Contractor of Record en tant qu’Employee of Record peut entraîner des sanctions juridiques et financières importantes.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à éviter ces risques. Un EOR assume la responsabilité légale pour vos travailleurs à Porto Rico. Cela inclut :

• Assurer des contrats conformes
• Gérer la paie et les taxes
• Fournir les avantages statutaires

En utilisant un EOR, vous pouvez embaucher des talents à Porto Rico sans avoir besoin de créer une entité locale ou de vous soucier de naviguer dans des lois du travail complexes. Cela vous permet de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise pendant que nous gérons les RH et la conformité.

Lorsque vous embauchez à Porto Rico, vous devez comprendre les pratiques locales en matière de rémunération et de paie. Cela implique un système dual où vous suivez à la fois les lois fédérales américaines et portoricaines. Ce guide décompose ce que vous devez savoir pour payer correctement votre équipe et rester conforme.

Cycles de paie & structure des salaires

Vous pouvez payer vos employés à Porto Rico sur une base bi-hebdomadaire, mensuelle ou semi-mensuelle. Peu importe le cycle que vous choisissez, vous devez effectuer le paiement le 15 du mois.

Une semaine de travail standard est de 40 heures, généralement huit heures par jour sur cinq jours.

Porto Rico dispose également d’un 13ème mois de salaire obligatoire, qui est une prime de Noël versée en décembre. Le montant dépend du nombre de vos employés :

• Plus de 21 employés : 2 % du salaire annuel de l’employé, jusqu’à un maximum de 600 $.
• 21 employés ou moins : 2 % du salaire annuel de l’employé, jusqu’à un maximum de 300 $.

Heures supplémentaires & minimums

Le salaire minimum à Porto Rico est de 10,50 $ de l’heure à partir du 1er juillet 2024. Cela s’applique à la plupart des employés non exemptés.

Vous devez payer des heures supplémentaires pour toute heure travaillée au-delà de la semaine de 40 heures standard. Le taux d’heure supplémentaire est de 150 % du salaire régulier. Si un employé travaille un jour férié, le taux d’heure supplémentaire est également de 150 %. Pour toute heure supplémentaire dépassant 10 heures par semaine, le taux augmente à 200 % du salaire régulier.

Taxes et contributions de l'employeur

En tant qu’Employer of Record, vous êtes responsable de plusieurs taxes et contributions. Celles-ci incluent à la fois des obligations fédérales et locales.

Taxes et déductions des employés

Vous devez retenir plusieurs taxes et déductions sur la paie de vos employés.

En Porto Rico, les avantages sociaux et les congés pour les employés sont un mélange de lois fédérales américaines et de réglementations locales. Cela signifie que vous trouverez certaines protections familières, mais aussi des exigences uniques auxquelles vous devez vous conformer. Offrir les bons avantages est essentiel pour attirer et fidéliser d’excellents employés. Cela montre que vous valorisez votre équipe et que vous investissez dans leur bien-être.

Congés légaux

La loi de Porto Rico oblige les employeurs à fournir plusieurs types de congés payés. Ce sont les minimums, et vous pouvez toujours en offrir davantage.

• Congé annuel : La quantité de vacances payées qu’un employé reçoit dépend de ses années de service dans votre entreprise. Pour être éligible, les employés doivent travailler au moins 115 à 130 heures par mois, selon le type de congé.
  • Première année : 6 jours.
  • 1 à 5 ans : 9 jours.
  • 5 à 15 ans : 12 jours.
  • Plus de 15 ans : 15 jours.
• Congé maladie : Les employés gagnent un jour de congé maladie payé pour chaque mois où ils travaillent au moins 130 heures. Cela peut totaliser jusqu’à 12 jours par an.
• Congé de maternité : Les employées féminines ont droit à huit semaines de congé de maternité payé. En général, quatre semaines sont prises avant la naissance et quatre après.
• Congé familial et médical : La loi fédérale américaine sur le congé familial et médical (FMLA) s’applique à Porto Rico. Elle offre aux employés éligibles jusqu’à 12 semaines de congé non payé, protégé par la loi, pour certaines raisons familiales et médicales.

Jours fériés publics et régionaux

Les employés à Porto Rico ont droit à un congé payé pour les jours fériés publics. Voici les jours fériés pour 2025.

Avantages complémentaires typiques

Pour rester compétitifs, de nombreux employeurs à Porto Rico offrent des avantages au-delà de ce que la loi exige.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place un package d’avantages dans un nouveau lieu peut être compliqué. Un Employer of Record (EOR) peut simplifier cela.

Un EOR agit en tant qu’employeur légal pour votre équipe à Porto Rico. Cela signifie qu’il gère toutes les tâches RH, y compris l’administration des avantages. Voici comment un EOR peut aider :

• Conformité : Un EOR veille à ce que votre package d’avantages respecte toutes les lois du travail locales. Il reste à jour sur les réglementations changeantes pour que vous n’ayez pas à le faire.
• Paie et taxes : Il gère la paie, les retenues fiscales et les cotisations pour des avantages comme la sécurité sociale.
• Attirer des talents : Un EOR peut vous aider à créer un package d’avantages compétitif qui attire et retient les meilleurs talents du marché local.
• Gagner du temps et de l’argent : Vous évitez le coût et le temps de créer une entité légale à Porto Rico et d’embaucher une équipe RH interne.

En collaborant avec un EOR, vous pouvez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise pendant qu’ils gèrent la complexité des avantages pour les employés.

Lorsque qu'une relation d'emploi se termine à Porto Rico, vous devez suivre des règles spécifiques. Le processus diffère de celui du continent américain en raison des lois locales qui protègent les employés. Vous devez gérer les licenciements avec soin pour éviter des problèmes juridiques et financiers.

Périodes de préavis

La loi de Porto Rico ne vous oblige pas à donner un préavis de licenciement à un employé. Un employé n'est également pas légalement tenu de vous donner un préavis avant de démissionner. Même ainsi, fournir un préavis est une bonne pratique professionnelle qui facilite la transition pour tout le monde.

Indemnités de départ

Si vous licenciez un employé sans « cause juste », vous devez lui verser une indemnité de départ. La Loi sur le licenciement injustifié de Porto Rico, ou Loi 80, établit les règles à ce sujet. Un employé licencié sans raison valable a droit à une indemnité de départ basée sur la durée de son emploi chez vous.

Le calcul de l’indemnité peut varier en fonction de la date d’embauche de l’employé. Pour les employés embauchés à partir du 26 janvier 2017, l’indemnité de départ est :

• Un paiement de base équivalent à trois mois de salaire.
• Deux semaines de salaire supplémentaires pour chaque année complète de service.
• Le montant total de l’indemnité de départ est plafonné à un maximum de neuf mois de salaire.

Vous n’êtes pas tenu de payer une indemnité de départ si vous pouvez prouver qu’il y avait une cause juste pour le licenciement.

Comment Rivermate gère des départs conformes

Lorsque vous collaborez avec un Employer of Record comme Rivermate, nous gérons l’ensemble du processus de départ pour vous. Nous veillons à ce que chaque licenciement respecte les lois du travail de Porto Rico.

Voici comment nous aidons :

• Conformité légale : Nous naviguons dans la complexité des lois locales, y compris la Loi 80, pour garantir que chaque licenciement est effectué correctement.
• Documentation : Nous préparons tous les documents nécessaires pour le départ, y compris le paiement final et tout accord de séparation requis.
• Calcul des indemnités : Nous calculons précisément toute indemnité de départ requise en fonction de la durée de service de l’employé et de la raison du licenciement.
• Communication claire : Nous vous aidons à communiquer la décision de manière professionnelle et respectueuse, réduisant ainsi le risque de litiges.

En gérant ces étapes, nous vous aidons à décharger les employés à Porto Rico en douceur et sans risquer de problèmes juridiques.

Naviguer dans le paysage des visas et des permis de travail à Porto Rico est simple une fois que vous comprenez un fait clé : Porto Rico est un territoire des États-Unis. Cela signifie qu'il suit les lois fédérales d'immigration américaines. Si vous êtes citoyen américain, vous pouvez vivre et travailler à Porto Rico sans permis spécial. Pour les ressortissants étrangers, le processus est le même que pour entrer et travailler dans n'importe quel État américain. Vous aurez besoin du visa américain approprié pour travailler légalement sur l'île.

Visas de travail & réalités du parrainage

Lorsque vous embauchez des talents étrangers pour travailler à Porto Rico, vous devez obtenir le bon visa de travail américain. Un Employer of Record (EOR) peut vous aider dans cette démarche. Un EOR peut légalement employer des travailleurs en votre nom, en gérant la paie, les taxes et la conformité avec les lois du travail locales.

Voici quelques types courants de visas pour travailler à Porto Rico :

• Visa H-1B : Pour les professionnels exerçant dans des occupations spécialisées nécessitant un diplôme de licence ou équivalent.
• Visa L-1 : Pour les employés transférés d'une entreprise étrangère vers une filiale, succursale ou affiliée aux États-Unis.
• Visa E-2 : Pour les investisseurs issus de pays ayant un traité, ayant réalisé un investissement important dans une entreprise américaine.

Un EOR peut parrainer ces visas, mais ils doivent être enregistrés auprès du Département du Travail et des Ressources Humaines de Porto Rico. L'EOR prend en charge la responsabilité de s'assurer que toutes les réglementations en matière d'immigration et de travail sont respectées. Cela simplifie le processus pour vous, surtout si vous ne disposez pas d'une entité légale à Porto Rico.

Gardez à l'esprit que les Contractors sont considérés comme auto-entrepreneurs et doivent demander leur propre visa approprié.

Conformité lors de déplacements professionnels

Pour des visites professionnelles de courte durée à Porto Rico, vous avez deux options selon votre nationalité. Ces visites concernent des activités telles que participer à des réunions, des conférences ou négocier des contrats. Vous ne pouvez pas effectuer de travail ni percevoir de salaire avec un visa de visiteur d'affaires.

Voici une répartition des options courantes pour les déplacements professionnels de courte durée :

Si vous venez d'un pays participant au Programme d'exemption de visa, vous pouvez faire une demande en ligne pour une Autorisation de Voyage Électronique (ESTA). C'est un processus plus rapide et plus fluide que de demander un visa B-1. Un ESTA approuvé est valable deux ans et permet plusieurs entrées.