Employer of Record in Kenya

Un Employer of Record (EOR) au Kenya est une solution simple pour embaucher des employés sans créer une entité locale. Considérez un EOR comme un partenaire qui gère toutes les tâches juridiques et RH liées à l'emploi. Vous trouvez le talent, et l'EOR le met sur sa paie. Cela signifie qu'ils prennent en charge les salaires, les taxes, les avantages et la conformité au droit du travail kenyan. Vous gérez le travail quotidien de votre équipe, tandis que l'EOR s'occupe de la paperasserie. Pour les entreprises souhaitant embaucher au Kenya, des prestataires comme Rivermate peuvent simplifier le processus.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) au Kenya

L'utilisation d'un EOR au Kenya suit un processus simple. Voici comment cela fonctionne :

• Vous choisissez votre candidat : Vous recrutez et sélectionnez la personne que vous souhaitez embaucher au Kenya.
• L'EOR rédige un contrat conforme : L'EOR crée un contrat de travail conforme aux lois du travail kenyanes.
• L'EOR intègre votre nouvelle recrue : Ils gèrent toute la paperasserie nécessaire pour employer officiellement votre nouveau membre de l'équipe.
• Ils gèrent la paie et les taxes : L'EOR traite la paie et veille à ce que toutes les taxes et cotisations sociales requises soient payées. Cela inclut les paiements à la Kenya Revenue Authority (KRA) (https://www.kra.go.ke), au National Social Security Fund (NSSF) (https://www.nssf.or.ke), et au National Hospital Insurance Fund (NHIF) (https://www.nhif.or.ke).
• Support RH continu : L'EOR fournit un soutien continu pour les questions RH, de la gestion des avantages à la réponse aux questions des employés.
• Vous gérez le travail de l'employé : Vous dirigez ses tâches quotidiennes et responsabilités, comme pour tout autre membre de votre équipe.

Pourquoi utiliser un Employer of Record au Kenya

Utiliser un EOR au Kenya peut vous aider à développer votre activité plus rapidement et avec moins de risques. C'est une méthode pratique pour constituer une équipe dans un nouveau pays sans être ralenti par des obstacles administratifs.

Voici quelques-uns des principaux avantages :

• Entrer rapidement sur le marché : Vous pouvez embaucher des employés et commencer les opérations en quelques jours, au lieu de plusieurs mois nécessaires pour enregistrer une société locale.
• Rester conforme aux lois locales : Les lois du travail kenyanes peuvent être complexes. Un EOR possède l'expertise locale pour s'assurer que vos pratiques d'embauche sont entièrement conformes, réduisant ainsi vos risques juridiques.
• Réduire le travail administratif : L'EOR gère la paie, les déclarations fiscales et l'administration des avantages. Cela vous libère pour vous concentrer sur vos activités principales.
• Économiser de l'argent : La création et la maintenance d'une entité légale au Kenya entraînent des coûts importants. Un EOR offre une solution plus économique pour embaucher dans le pays.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Kenya comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Kenya.

Recruter au Kenya consiste à naviguer dans une main-d'œuvre dynamique et jeune tout en comprenant les lois du travail spécifiques. Vous trouverez un vivier de talents solide, notamment dans la technologie et l'innovation mobile, centré autour de la "Silicon Savannah". Mais, pour réussir votre recrutement, vous devez maîtriser les réglementations locales en matière d'emploi. Cela implique de prêter une attention particulière aux contrats, aux heures de travail et à la classification de vos travailleurs.

Contrats de travail & clauses indispensables

Chaque employé que vous embauchez pour plus de trois mois doit disposer d’un contrat écrit. Ce document constitue la base de votre relation, donc la clarté est essentielle. Il protège à la fois vous et votre employé en établissant des attentes claires dès le départ.

Selon la Kenyan Employment Act, 2007, vous devez inclure des détails spécifiques dans chaque contrat de travail. Considérez-les comme les éléments non négociables.

Clauses essentielles pour vos contrats de travail kenyans :

• Informations sur l'employé : Nom complet, âge, sexe, et adresse permanente.
• Informations sur l'employeur : Nom de votre entreprise.
• Détails du poste : Une description claire du poste et la date de début de l’emploi.
• Durée du contrat : Indiquer s'il s'agit d’un contrat à durée déterminée ou indéterminée.
• Lieu de travail : Le lieu principal de travail.
• Heures de travail : Les heures de travail prévues.
• Rémunération : Le salaire, sa méthode de calcul, et la date de paiement.
• Droit aux congés : Détails sur les congés annuels, les jours fériés et les congés maladie.
• Préavis de résiliation : La période de préavis requise pour mettre fin au contrat.

Périodes d'essai

Les périodes d'essai sont courantes au Kenya et vous donnent l'occasion de voir si un nouvel employé est adapté. La période d’essai initiale peut aller jusqu’à six mois. Si vous avez besoin de plus de temps, vous pouvez la prolonger de six mois supplémentaires, mais uniquement avec le consentement écrit de l’employé. Cela porte la durée maximale de la période d’essai à un an.

Pendant la période d’essai, vous ou l’employé pouvez mettre fin au contrat avec un préavis écrit d’au moins sept jours.

Heures de travail & heures supplémentaires

Une semaine de travail standard au Kenya est généralement de 40 à 52 heures, réparties sur six jours. Les employés doivent bénéficier d’au moins un jour de repos par semaine.

Les heures supplémentaires correspondent à tout travail effectué au-delà des heures normales. Vous devez la rémunérer à un taux supérieur.

Jours fériés publics & régionaux

Le Kenya célèbre plusieurs jours fériés nationaux chaque année. Vos employés ont droit à un jour de congé payé pour ces occasions. S’ils travaillent un jour férié, vous devez leur payer le double de leur taux normal.

Voici quelques-uns des principaux jours fériés :

• Jour de l'An
• Vendredi Saint
• Lundi de Pâques
• Fête du Travail
• Journée de Madaraka
• Journée des Héros (Mashujaa)
• Journée de la République (Jamhuri)
• Noël
• Lendemain de Noël (Boxing Day)

Les fêtes musulmanes comme l’Eid al-Fitr et l’Eid al-Adha sont également observées, avec des dates variables chaque année selon le calendrier lunaire.

Recruter des contractors au Kenya

Vous pouvez également embaucher des contractors indépendants au Kenya, ce qui offre une flexibilité pour des travaux basés sur des projets. Les contractors sont considérés comme auto-entrepreneurs et sont responsables de leurs propres impôts. Ils ne sont pas couverts par les mêmes lois du travail que votre personnel permanent. Cela signifie que les termes de votre relation sont régis par le contrat que vous signez tous les deux.

Cependant, il est crucial de classifier correctement les travailleurs. Si un tribunal décide qu’un contractor est en réalité un employé, vous pourriez faire face à des sanctions importantes. C’est ce qu’on appelle le risque de mauvaise classification.

Un Employer of Record (EOR) vous aide à éviter ce risque. Un EOR emploie légalement des travailleurs en votre nom, garantissant une conformité totale avec les lois du travail kenyannes. Ainsi, vous pouvez travailler avec des talents au Kenya sans créer une entité locale ni vous soucier de la mauvaise classification. L’EOR gère la paie, les impôts, les avantages et toute la paperasserie légale, vous laissant vous concentrer sur la gestion de votre équipe et la croissance de votre entreprise.

Naviguer dans la rémunération et la paie au Kenya

Payer votre équipe au Kenya implique plus que simplement transférer de l'argent. Vous devez comprendre les règles locales concernant les salaires, les taxes et les cotisations. Bien faire les choses permet de maintenir la conformité de votre entreprise et la satisfaction de vos employés. C’est une étape clé pour gérer une opération réussie dans le pays.

Cycles de paie & structure des salaires

Au Kenya, le cycle de paie est généralement mensuel, la plupart des employeurs payant les employés le dernier jour ouvrable du mois. Bien que des paiements hebdomadaires ou bi-hebdomadaires soient possibles, le calendrier mensuel reste la norme.

Un salaire kenyan comporte deux parties principales :

• Salaire de base : Il s'agit de la partie fixe de la rémunération d'un employé. Il doit être égal ou supérieur au salaire minimum fixé par le gouvernement pour ce poste et cette localisation.
• Allocations : Ce sont des paiements additionnels pour des choses comme le logement ou le transport. Certaines sont obligatoires par la loi, tandis que d'autres sont offertes par les employeurs pour attirer et retenir les talents.

Il n'existe aucune obligation légale d'un bonus de 13ème mois au Kenya.

Heures supplémentaires & minimums

La semaine de travail standard au Kenya est de 45 à 52 heures. Tout au-delà de ces heures est considéré comme des heures supplémentaires.

• Heures supplémentaires en semaine : Payées à 1,5 fois le taux horaire normal de l'employé.
• Heures supplémentaires lors des jours fériés et jours de repos : Payées au double du taux horaire normal.

À partir de 2025, le salaire minimum général est de 15 201 KES par mois. Cependant, cela peut varier selon l'industrie et la localisation, il est donc important de vérifier le taux spécifique pour vos employés.

Taxes et cotisations de l'employeur

En tant qu'employeur au Kenya, vous êtes responsable de plusieurs cotisations en plus du salaire brut d'un employé. Ces paiements financent la sécurité sociale, la santé et les programmes de formation.

Taxes et déductions des employés

Vous devez déduire les taxes et cotisations du salaire de vos employés et les verser aux agences gouvernementales compétentes. Les principales déductions incluent l'impôt sur le revenu, la sécurité sociale et l'assurance santé.

En Kenya, fournir des avantages sociaux et des congés aux employés est une étape clé dans la gestion de votre équipe. Il s'agit de plus que simplement respecter la loi. De bons avantages montrent à vos employés que vous les valorisez. Cela peut vous aider à construire une équipe forte et engagée. Comprendre les règles locales concernant les congés et les avantages est votre première étape.

Congé légal

La loi kenyane établit le minimum de congés auxquels les employés ont droit.

• Congé annuel : Les employés bénéficient de 21 jours ouvrables de congé annuel payé après avoir terminé une année de service. Cela équivaut à 1,75 jour par mois travaillé.
• Congé maladie : Après deux mois de service, un employé a droit à sept jours de congé maladie avec plein salaire et sept autres jours avec moitié salaire chaque année. Pour obtenir ce congé, un employé doit fournir un certificat médical.
• Congé de maternité : Les employées reçoivent trois mois de congé de maternité entièrement payé. Elles peuvent prendre cela en plus de leur congé annuel.
• Congé de paternité : Les employés masculins bénéficient de deux semaines de congé de paternité payé.

Jours fériés publics & jours fériés régionaux

Les employés au Kenya ont droit à des jours de congé payés lors des jours fériés publics. Si un employé doit travailler un jour férié public, vous devez le payer double de son taux normal.

Avantages complémentaires typiques

Pour attirer et retenir les meilleurs talents, de nombreux employeurs offrent plus que le minimum légal. Voici un aperçu des avantages obligatoires et supplémentaires que vous pouvez proposer.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place des avantages sociaux pour les employés dans un nouveau pays peut être compliqué. Un Employer of Record (EOR) simplifie cela.

Un EOR comprend déjà les lois locales et ce que les employés attendent. Il peut vous aider à créer un package d'avantages à la fois conforme et compétitif. Cela signifie que vous n'avez pas à passer du temps à comprendre des réglementations complexes.

Un EOR gère l'administration des avantages. Cela inclut tout, de l'inscription des employés à l'assurance santé à la gestion des cotisations de pension. Cela vous libère pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. En utilisant un EOR, vous pouvez être sûr de prendre soin de votre équipe au Kenya.

Lorsque votre relation commerciale avec un employé au Kenya prend fin, vous devez suivre un processus clair. La loi kenyane, en particulier la Employment Act de 2007, définit les étapes pour la résiliation et l'offboarding. Vous devez avoir une raison valable pour mettre fin à l'emploi, et suivre une procédure équitable. Cela protège à la fois vous et votre employé et vous aide à éviter des problèmes juridiques.

Périodes de préavis

Vous devez donner à votre employé un préavis écrit avant la résiliation. La durée du préavis dépend de la fréquence de paiement de votre employé.

Source : Rivermate

Vous pouvez choisir de payer un employé pendant la période de préavis au lieu de le faire travailler. Cela s'appelle le paiement en lieu de préavis. Si vous faites cela, l'emploi prend fin immédiatement.

Indemnité de départ

Vous n'avez besoin de payer une indemnité de départ que lorsque vous faites un employé redondant. La redondance se produit lorsque vous devez réduire votre effectif pour des raisons opérationnelles.

Pour calculer l'indemnité de départ, vous donnez 15 jours de salaire de base pour chaque année complète de service de l'employé.

Voici les points clés à retenir concernant l'indemnité de départ :

• Éligibilité : Elle s'applique aux employés qui sont rendus redondants.
• Calcul : La formule est (Salaire de base / 30 jours) * 15 jours * Nombre d'années complètes de service.
• Processus : Vous devez informer l'employé et l'officier du travail local de la redondance. Vous devez également consulter l'employé ou son représentant.

Comment Rivermate gère des sorties conformes

Naviguer dans la sortie d’un employé dans un pays différent peut être complexe. Nous veillons à ce que chaque résiliation soit gérée correctement et conformément à la loi kenyane.

Voici comment nous aidons :

• Conformité légale : Nous restons à jour sur les lois du travail kenyanes pour que vous n’ayez pas à le faire. Nous veillons à ce que chaque résiliation respecte les procédures légales requises.
• Documentation : Nous gérons toute la paperasserie nécessaire, du préavis initial aux registres de paiement final. Cela vous permet de rester organisé et conforme.
• Communication claire : Nous vous aidons à communiquer clairement avec vos employés sortants. Cela inclut l’explication de leur dernier paiement et de leurs avantages.
• Réduction des risques : En suivant les bonnes procédures, nous vous aidons à éviter des réclamations juridiques pour licenciement injustifié. Au Kenya, cela peut entraîner une indemnisation pouvant aller jusqu’à 12 mois de salaire de l’employé.

Nous gérons tout le processus d’offboarding pour vous. Cela vous donne la tranquillité d’esprit et vous permet de vous concentrer sur la gestion de votre entreprise.

Naviguer dans le paysage des visas et des permis de travail au Kenya est simple lorsque vous comprenez les exigences. Pour tout non-citoyen souhaitant travailler dans le pays, obtenir les permis appropriés est essentiel. Le gouvernement kényan exige que tous les étrangers disposent de l'autorisation adéquate avant de pouvoir travailler légalement. Ce processus garantit votre conformité aux lois locales sur l'immigration et le travail.

Visas d'emploi & réalités du parrainage

La voie la plus courante pour un étranger de travailler au Kenya est via un permis de travail de classe D. Ce permis est destiné aux personnes qui ont reçu une offre d'emploi spécifique. Pour obtenir un permis de classe D, vous devez posséder des compétences et des qualifications qui ne sont pas disponibles au Kenya.

Un Employer of Record (EOR) peut parrainer des permis de travail pour des employés étrangers. C'est une option pratique si votre entreprise ne possède pas d'entité légale au Kenya. L'EOR devient l'employeur légal et gère toutes les responsabilités liées à l'emploi, y compris le parrainage de visas et de permis de travail.

Voici les principales réalités concernant les visas d'emploi et le parrainage :

• Parrainage EOR : Un EOR avec une entité légale enregistrée au Kenya peut parrainer un permis de travail de classe D pour des employés étrangers à temps plein.
• Exigence d'entité locale : Pour parrainer un travailleur étranger, un employeur doit être une entité légalement enregistrée au Kenya.
• Contractors / Freelancers : Les freelances et contractors indépendants ne sont pas éligibles au parrainage par l'employeur et doivent suivre un processus différent.

Le processus de demande de permis de travail prend généralement entre deux et six mois. Il est important de commencer la procédure bien à l'avance de votre date de début prévue.

Conformité aux voyages d'affaires (visites à court terme)

Pour les visites d'affaires de courte durée, le Kenya dispose d'un système d'Autorisation de Voyage Électronique (eTA). Cela concerne les activités non liées au travail, comme assister à des réunions, conférences ou négociations. L'eTA est obligatoire pour tous les visiteurs et doit être obtenu avant votre voyage au Kenya.

Voici ce que vous devez savoir sur les voyages d'affaires à court terme :

• Exigence eTA : Tous les visiteurs doivent disposer d'une eTA approuvée avant d'entrer au Kenya.
• Objectif de la visite : L'eTA convient pour des engagements commerciaux à court terme qui ne sont pas considérés comme du travail.
• Demande : Vous devez faire la demande d'eTA en ligne via le portail officiel du gouvernement.

Pour demander une eTA pour affaires, vous aurez généralement besoin des documents suivants :