Impôts en Kenya

Naviguer dans la complexité de la fiscalité de l'emploi est un aspect essentiel de l'exploitation dans n'importe quel pays, et le Kenya ne fait pas exception. Le système fiscal kényan, principalement supervisé par la Kenya Revenue Authority (KRA), oblige les employeurs à comprendre et à respecter diverses obligations relatives à leur main-d'œuvre. Cela inclut le calcul correct et le versement des taxes sur la paie, des cotisations de sécurité sociale, et l'assurance d'une retenue précise de l'impôt sur le revenu sur les salaires des employés.

La conformité aux lois fiscales kényanes est indispensable pour que les entreprises évitent pénalités, intérêts et problèmes juridiques. Les employeurs et les employés ont des responsabilités distinctes concernant les contributions et déductions, destinées à financer les services publics et les programmes de welfare social. Comprendre ces exigences est la clé pour des opérations commerciales fluides et légales au Kenya.

Obligations de l'Employer of Record en matière de Sécurité Sociale et d'Impôt sur la Paie

Les employeurs au Kenya sont responsables de contribuer à plusieurs régimes obligatoires de sécurité sociale et d'impôt sur la paie au nom de leurs employés. Les principales contributions incluent le National Social Security Fund (NSSF) et le National Hospital Insurance Fund (NHIF).

National Social Security Fund (NSSF)

Le NSSF est un régime obligatoire d’épargne pour la retraite. Les contributions sont partagées entre l’employeur et l’employé. La loi sur le NSSF, 2013, a introduit une structure de contribution à plusieurs niveaux basée sur les revenus pensionnables mensuels de l’employé.

Pour 2025, on s’attend à ce que les contributions suivent la mise en œuvre progressive de la loi NSSF, 2013. La contribution est calculée sur deux niveaux de revenus pensionnables :

• Niveau I : Revenus jusqu’à la Limite Inférieure (KSh 7 000 par mois).
• Niveau II : Revenus entre la Limite Inférieure et la Limite Supérieure (KSh 36 000 par mois).

Le taux total de contribution est de 12 % des revenus pensionnables, réparti également entre l’employeur et l’employé (6 % chacun).

Niveau	Plage de revenus pensionnables	Contribution mensuelle totale (12%)	Part de l'employeur (6%)	Part de l'employé (6%)
Niveau I	Jusqu’à KSh 7 000	KSh 840	KSh 420	KSh 420
Niveau II	KSh 7 001 à KSh 36 000	KSh 3 480 (sur KSh 29 000)	KSh 1 740	KSh 1 740
Maximum	KSh 36 000	KSh 4 320	KSh 2 160	KSh 2 160

Les employeurs doivent s’enregistrer auprès du NSSF et verser les cotisations mensuellement avant le 9e jour du mois suivant.

National Hospital Insurance Fund (NHIF)

Le NHIF est un régime obligatoire d’assurance santé. Les contributions sont calculées en fonction du revenu brut mensuel de l’employé. La contribution est uniquement déduite du salaire de l’employé, mais c’est à l’employeur de la reverser au NHIF.

Revenu brut mensuel	Contribution mensuelle
Jusqu’à KSh 5 999	KSh 150
KSh 6 000 - 7 999	KSh 300
KSh 8 000 - 11 999	KSh 400
KSh 12 000 - 14 999	KSh 500
KSh 15 000 - 19 999	KSh 600
KSh 20 000 - 24 999	KSh 750
KSh 25 000 - 29 999	KSh 850
KSh 30 000 - 34 999	KSh 900
KSh 35 000 - 39 999	KSh 950
KSh 40 000 - 44 999	KSh 1 000
KSh 45 000 - 49 999	KSh 1 100
KSh 50 000 - 59 999	KSh 1 200
KSh 60 000 - 69 999	KSh 1 300
KSh 70 000 - 79 999	KSh 1 400
KSh 80 000 - 89 999	KSh 1 500
KSh 90 000 - 99 999	KSh 1 600
KSh 100 000 et plus	KSh 1 700

Les employeurs doivent s’enregistrer auprès du NHIF et verser les cotisations mensuelles avant le 9e jour du mois suivant.

Exigences de retenue de l’impôt sur le revenu

Les employeurs doivent retenir l'impôt sur le revenu sur les salaires et traitements de leurs employés dans le cadre du système Pay As You Earn (PAYE). Cet impôt retenu est ensuite reversé à la KRA au nom de l’employé. Le PAYE est calculé sur le revenu imposable de l’employé après déduction des déductions et allègements admissibles.

Le revenu imposable inclut le salaire de base, les allocations, les avantages (sauf exemption spécifique), et les bonus.

Les taux d’impôt sur le revenu pour les résidents sont progressifs, ce qui signifie que les revenus plus élevés sont taxés à des taux plus élevés. Pour 2025, les tranches et taux d’impôt devraient être comme suit :

Revenu imposable mensuel	Revenu imposable annuel	Taux d’imposition
Jusqu’à KSh 24 000	Jusqu’à KSh 288 000	10 %
KSh 24 001 – 32 333	KSh 288 001 – 388 000	25 %
KSh 32 334 – 500 000	KSh 388 001 – 6 000 000	30 %
KSh 500 001 – 800 000	KSh 6 000 001 – 9 600 000	35 %
Au-dessus de KSh 800 000	Au-dessus de KSh 9 600 000	40 %

Les employeurs doivent calculer le montant correct de PAYE pour chaque employé en se basant sur leur revenu imposable mensuel et les tranches et taux applicables, en tenant compte de tout allègement fiscal éligible.

Déductions fiscales et allocations pour les employés

Les employés au Kenya ont droit à certains allègements fiscaux et peuvent réclamer des déductions qui réduisent leur revenu imposable, diminuant ainsi leur responsabilité PAYE. Les employeurs doivent prendre en compte ces éléments dans le calcul du PAYE.

Allègement personnel : Un allègement fixe mensuel accordé à tous les individus résidents. Pour 2025, cet allègement devrait être de KSh 2 400 par mois (KSh 28 800 annuellement). Ce montant est directement déduit de l’impôt calculé.

Allègement d’assurance : Disponible pour les employés payant des primes d’assurance vie, santé ou éducation pour eux-mêmes, leur conjoint ou leurs enfants. L’allègement est accordé à 15 % des primes payées, plafonné à KSh 5 000 par mois (KSh 60 000 annuellement).

Allègement d’intérêt hypothécaire : Disponible pour les employés ayant souscrit un prêt hypothécaire auprès d’un établissement financier enregistré pour acheter ou améliorer leur maison résidentielle occupée par leur propriétaire. L’allègement est accordé sur les intérêts payés, plafonné à KSh 8 333,33 par mois (KSh 100 000 annuellement).

Allègement pour logement abordable : Introduit pour soutenir la Contribution au Levy de Logement Abordable. Cet allègement est accordé à 15 % de la contribution de l’employé au Levy de Logement Abordable, plafonné à KSh 2 400 par mois.

Cotisations de retraite : Contributions obligatoires aux régimes de retraite enregistrés (comme le NSSF) et contributions volontaires à des régimes approuvés, déductibles du revenu imposable, dans la limite de certains plafonds.

Les employeurs doivent obtenir la documentation nécessaire auprès des employés pour appliquer correctement ces allègements et déductions.

Délais de conformité fiscale et de déclaration

Les employeurs ont des délais stricts pour déposer leurs déclarations et reverser taxes et autres contributions au Kenya. Le non-respect entraîne des pénalités et intérêts.

• Impôt sur la paie mensuel (PAYE), NSSF, et NHIF : Les employeurs doivent déposer leurs déclarations et verser l’impôt retenu ainsi que les cotisations pour le NSSF et le NHIF avant le 9e jour du mois suivant. La déclaration et le paiement se font généralement électroniquement via le portail KRA iTax et ceux de NSSF/NHIF.
• Déclarations annuelles PAYE : Les employeurs doivent déposer une déclaration annuelle PAYE (formulaire P10) résumant l’ensemble des rémunérations versées et PAYE retenu pour tous les employés durant l’année. Cette déclaration doit être faite avant le dernier jour de février suivant la fin de l’année civile (par exemple, pour l’année se terminant le 31 décembre 2024, le P10 doit être déposé avant le 28 février 2025). Les employeurs doivent également fournir à chaque employé un formulaire P9A détaillant leurs gains et retenues PAYE pour l’année.
• Autres déclarations annuelles : Selon la structure de l’entreprise et ses activités, d’autres déclarations annuelles comme la déclaration d’impôt sur les sociétés doivent aussi respecter des échéances spécifiques.

Maintenir des registres de paie précis est crucial pour une déclaration correcte et en temps voulu.

Considérations fiscales spécifiques pour les travailleurs et entreprises étrangers

Les travailleurs et entreprises étrangères opérant au Kenya doivent faire face à des considérations fiscales spécifiques en fonction de leur statut de résidence et de la nature de leurs activités.

Travailleurs étrangers :

• Statut de résidence : L’obligation fiscale d’un travailleur étranger dépend de s’il est considéré comme résident ou non-résident. La résidence est généralement déterminée par le nombre de jours passés au Kenya (183 jours dans une année fiscale ou une moyenne de 122 jours sur trois années consécutives, parmi d’autres critères).
• Taux d’imposition : Les travailleurs étrangers résidents sont imposés sur leur revenu mondial selon les mêmes taux progressifs que les citoyens kényans. Les travailleurs non résidents sont imposés uniquement sur leur revenu provenant du Kenya. Les taux d’impôt pour les non-résidents sont généralement équivalents à ceux des résidents, mais ils ne bénéficient pas d’allègements personnels.
• PAYE : Les employeurs doivent appliquer le PAYE sur le revenu des travailleurs étrangers gagnant un revenu au Kenya, indépendamment de leur statut de résidence, bien que le calcul puisse différer légèrement pour les non-résidents (sans allègements personnels).
• Sécurité sociale : Les travailleurs étrangers en mission temporaire ou sous contrat spécifique peuvent être exemptés des cotisations NSSF s’ils sont couverts par un régime de sécurité sociale de leur pays d’origine avec un accord réciproque avec le Kenya. La NHIF est généralement obligatoire pour tous les employés percevant un revenu au Kenya.

Entreprises étrangères :

• Perception d’établissement permanent (PE) : La responsabilité fiscale d’une entreprise étrangère au Kenya dépend de la constitution ou non d’un établissement permanent. Un PE survient généralement si l’entreprise dispose d’un lieu d’affaires fixe ou exerce des activités au Kenya pendant une période significative.
• Impôt sur les sociétés : Si une entreprise étrangère possède un PE au Kenya, elle est soumise à l’impôt sur les sociétés sur les bénéfices attribuables à ce PE, au taux actuel de 30 %. S’il n’y a pas de PE, la société peut néanmoins être soumise à une retenue à la source sur certains types de revenus provenant du Kenya (frais de gestion, royalties, etc.).
• Obligations de l’employeur : Une entreprise étrangère qui emploie du personnel au Kenya, même sans PE, peut être tenue de s’enregistrer en tant qu’employeur et de respecter ses obligations PAYE, NSSF, et NHIF pour ces employés.

Comprendre ces particularités est essentiel pour les entités étrangères et leurs employés afin d’assurer la conformité complète aux lois fiscales kényanes. Utiliser un Employer of Record peut aider les entreprises étrangères à gérer ces obligations locales complexes d’emploi et de fiscalité sans avoir besoin de créer une entité ou un PE local.