Employer of Record in Japon

Un Employer of Record (EOR) au Japon vous aide à embaucher des employés sur place sans créer d’entité locale. Cela signifie que vous pouvez entrer sur le marché japonais et recruter des talents rapidement. L’EOR assume les responsabilités légales d’un employeur. Il gère la paie, les taxes, les avantages sociaux et la conformité avec les lois du travail japonaises. Cela vous permet de vous concentrer sur la gestion de votre équipe et la croissance de votre entreprise. Pour une solution complète, vous pouvez explorer des services comme Rivermate (https://rivermate.com/employer-of-record).

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) au Japon

Utiliser un EOR au Japon simplifie le processus de recrutement. Voici comment cela fonctionne :

1. Vous Trouvez le Candidat. Vous recrutez le talent que vous souhaitez embaucher au Japon.
2. L’EOR Embauche Votre Candidat. L’EOR embauche légalement l’employé en votre nom via un contrat de travail local conforme.
3. L’Intégration Commence. L’EOR gère tout le processus d’intégration. Cela inclut la gestion de toute la paperasserie nécessaire pour le nouvel employé.
4. La Gestion Quotidienne Vous Appartient. L’employé travaille pour votre entreprise. Vous gérez ses tâches et responsabilités quotidiennes.
5. L’EOR Gère les RH et la Paie. L’EOR s’occupe de toutes les tâches administratives RH. Il traite la paie, les taxes et les cotisations sociales selon la réglementation japonaise. Vous recevez une seule facture mensuelle.

Pourquoi utiliser un Employer of Record au Japon

Utiliser un EOR au Japon facilite et accélère l’expansion mondiale. Cela élimine le principal obstacle qu’est la création d’une entité légale dans le pays, ce qui peut être un processus long et coûteux. Un EOR vous offre une manière rapide et conforme de constituer une équipe au Japon.

Voici quelques avantages clés :

• Entrer sur le Marché Plus Rapidement. Embauchez des employés et démarrez vos opérations en quelques jours, pas en plusieurs mois.
• Assurer une Conformité Totale. Les EOR sont experts en droit du travail japonais. Ils veillent à ce que vos pratiques d’embauche respectent toutes les exigences légales pour les contrats, les avantages et les protections. Cela inclut la navigation dans les systèmes d’assurance maladie, de pension et d’assurance chômage, dont vous pouvez en apprendre davantage auprès du Ministère de la Santé, du Travail et du Bien-être (https://www.mhlw.go.jp/english/).
• Réduire les Coûts. Évitez les coûts élevés liés à la création et à la gestion d’une entité légale au Japon.
• Simplifier les RH et l’Administration. L’EOR s’occupe de toute la paie, de la retenue d’impôts et de l’administration des avantages sociaux. Cela vous libère du temps pour vous concentrer sur vos objectifs commerciaux.
• Offrir des Avantages Concurrentiels. Attirez et retenez les meilleurs talents en leur proposant des packages d’avantages compétitifs et conformes localement.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Japon comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Japon.

Recruter au Japon peut sembler complexe, mais nous allons vous l'expliquer en détail. La main-d'œuvre est hautement éduquée et le gouvernement encourage les affaires étrangères. Ce guide vous accompagnera à travers les aspects clés du recrutement au Japon, des contrats aux Contractors.

Contrats de travail & clauses indispensables

Bien que vous puissiez avoir un accord verbal, un contrat de travail écrit est la norme au Japon. Il apporte de la clarté et vous aide, vous et votre employé, à comprendre les termes de l'emploi. Vous devez fournir certains termes clés de l'emploi par écrit.

Voici les clauses essentielles à inclure :

• Durée du contrat : Indiquez si le contrat est à durée déterminée ou indéterminée.
• Lieu de travail et responsabilités : Décrivez clairement les responsabilités du poste et le lieu de travail.
• Heures de travail : Détaillez les heures de début et de fin, les pauses, et toute attente concernant les heures supplémentaires.
• Salaires : Expliquez comment vous calculez et versez les salaires, y compris les dates de paiement.
• Résiliation : Décrivez les raisons et la procédure de fin de contrat.
• Renouvellements : Pour les contrats à durée déterminée, précisez les critères de renouvellement.

Périodes d'essai

Au Japon, vous pouvez inclure une période d'essai dans vos contrats de travail. Cette période d'essai vous permet d'évaluer les compétences et l'adaptation d'un nouvel employé.

• Durée typique : Les périodes d'essai durent généralement de trois à six mois.
• Résiliation : Vous avez plus de latitude pour résilier un contrat pendant la période d'essai.
• Préavis : Si l'employé a travaillé plus de 14 jours, vous devez fournir un préavis de 30 jours pour la résiliation.

Heures de travail & heures supplémentaires

La semaine de travail standard au Japon est de 40 heures, avec un maximum de huit heures par jour.

• Heures supplémentaires : Tout travail au-delà de ces heures est considéré comme des heures supplémentaires.
• Paiement des heures supplémentaires : Vous devez payer une prime pour les heures supplémentaires.
• Travail de nuit : Le travail entre 22h et 5h nécessite également une rémunération supplémentaire.

Voici une répartition simple des taux de rémunération des heures supplémentaires :

Jours fériés & jours régionaux

Le Japon compte 16 jours fériés nationaux. Si un jour férié tombe un dimanche, le lundi suivant devient un jour férié.

Voici la liste des jours fériés au Japon pour 2025 :

Recrutement de Contractors au Japon

Vous pouvez également recruter des Contractors indépendants au Japon. Cela peut être une manière flexible d’accéder à des compétences spécialisées. Cependant, vous devez faire attention à la classification des travailleurs.

Un Contractor indépendant :

• Travaille sans votre supervision directe.
• Peut accepter ou refuser des projets.
• Détermine ses propres méthodes et horaires de travail.
• Est responsable de la déclaration de ses revenus professionnels.

Une mauvaise classification d’un employé en tant que Contractor peut entraîner de graves conséquences, y compris des amendes et le paiement rétroactif des taxes et cotisations sociales.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à atténuer ce risque. Un EOR agit en tant qu’employeur légal pour vos travailleurs au Japon. Cela signifie qu’il gère toutes les tâches légales et administratives, notamment :

• La rédaction de contrats de travail conformes.
• La gestion de la paie et des taxes.
• La conformité avec les lois du travail locales.

Utiliser un EOR vous permet de recruter au Japon sans créer une entité locale, vous faisant gagner du temps et réduire vos risques juridiques.

En Japon, la gestion de la rémunération et de la paie signifie comprendre un système structuré avec des règles spécifiques. Vous constaterez que des éléments tels que les calendriers de paiement, les taxes et les cotisations sociales sont assez définis. Ce système garantit que vous et vos employés savez à quoi vous attendre. C’est une partie essentielle pour gérer une équipe conforme et heureuse dans le pays.

Cycles de paie & structure des salaires

En Japon, vous payez généralement vos employés une fois par mois. La date de paiement la plus courante est le 25 du mois. Si ce jour tombe un jour férié, vous les payez le jour ouvrable précédent. Bien que le paiement mensuel soit la norme, vous pouvez également choisir de payer hebdomadairement ou toutes les deux semaines si cela convient mieux à votre entreprise.

Les fiches de paie de vos employés comporteront une ventilation claire de leur salaire brut et de toutes déductions. De nombreuses entreprises au Japon proposent également une indemnité de transport pour couvrir les frais de déplacement. C’est une pratique courante, bien que non obligatoire par la loi. Les primes sont également une grande partie de la structure de rémunération, souvent versées deux fois par an, en été et en hiver.

Heures supplémentaires & minimums

Les heures de travail standard au Japon sont de huit heures par jour et 40 heures par semaine. Si vos employés travaillent plus que cela, vous devez leur payer des heures supplémentaires. Le taux exact des heures supplémentaires sera indiqué dans leur contrat de travail.

Le salaire minimum au Japon varie selon la préfecture, il est donc important de connaître le taux spécifique pour votre région. Par exemple, Tokyo a un salaire minimum plus élevé que d’autres zones. Ces minimums sont fixés par le gouvernement et sont mis à jour périodiquement.

Taxes et cotisations de l'employeur

En tant qu'employeur au Japon, vous êtes responsable de plusieurs cotisations de paie. Celles-ci concernent les systèmes d’assurance sociale et de travail qui bénéficient à vos employés.

Taxes et déductions des employés

Vos employés verront également plusieurs déductions sur leur fiche de paie. Vous êtes tenu de retenir ces montants sur leur salaire et de les verser au gouvernement.

En Japon, vous trouverez une base solide en matière de congés et d'avantages pour les employés. Le système garantit que les personnes disposent de temps pour se reposer et observer les traditions culturelles. Il offre également un filet de sécurité grâce à une assurance sociale obligatoire. Cette approche contribue à créer une main-d'œuvre stable et saine.

Congés légaux

La loi japonaise prévoit plusieurs types de congés pour les employés.

• Congé annuel : Vous bénéficiez d’un congé payé en fonction de votre ancienneté. Il commence à 10 jours après six mois d’emploi continu. Ce nombre augmente chaque année, atteignant un maximum de 20 jours après 6,5 ans de service. Les employeurs doivent s’assurer que vous preniez au moins cinq de vos jours de congé payé auxquels vous avez droit chaque année.
• Congé de maternité et de paternité : Les nouvelles mères reçoivent 14 semaines de congé de maternité payé. Les pères peuvent prendre jusqu’à quatre semaines de congé payé dans les huit semaines suivant la naissance de leur enfant.
• Congé d’accueil de l’enfant : Après le congé de maternité ou de paternité, l’un ou l’autre parent peut prendre un congé d’accueil jusqu’à ce que l’enfant ait un an. Cela peut être prolongé si certaines conditions sont remplies.
• Congé pour aidants familiaux : Vous pouvez prendre un congé pour prendre soin d’un membre de la famille souffrant d’une maladie de longue durée.
• Congé maladie : Le Japon ne dispose pas d’une politique nationale de congé maladie statutaire. En cas de maladie, il est généralement attendu que vous utilisiez votre congé annuel payé. Cependant, de nombreuses entreprises offrent un certain congé maladie en tant qu’avantage supplémentaire.

Jours fériés publics & jours fériés régionaux

Le Japon compte 16 jours fériés nationaux. Si un jour férié tombe un dimanche, le lundi suivant devient un jour férié.

Le Japon possède également quelques périodes de fêtes clés :

• Golden Week : Il s’agit d’une série de quatre jours fériés nationaux fin avril et début mai.
• Silver Week : Une série de jours fériés en septembre.
• Obon : Bien que ce ne soit pas un jour férié officiel, de nombreuses entreprises ferment pour ce festival mi-août qui honore les ancêtres.

Avantages complémentaires typiques

De nombreuses entreprises au Japon offrent des avantages au-delà des exigences légales pour attirer et retenir les talents.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place un package d’avantages compétitif et conforme dans un nouveau pays peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie ce processus pour vous.

Un EOR dispose déjà d’une entité légale au Japon. Cela signifie qu’il peut embaucher des employés en votre nom et gérer toutes les tâches RH locales.

Voici comment un EOR aide avec les avantages :

• Conformité : Nous veillons à ce que votre package d’avantages respecte toutes les exigences légales du Japon.
• Expertise locale : Nous comprenons le marché local et les avantages que les candidats attendent. Cela vous aide à offrir un package compétitif qui attire les meilleurs talents.
• Administration : Nous gérons l’ensemble du processus d’administration des avantages. Cela inclut l’inscription des employés à l’assurance sociale et la gestion de tous les avantages supplémentaires que vous choisissez d’offrir.
• Simplicité : Vous recevez une seule facture simple pour tous les coûts d’emploi, y compris les salaires et les avantages. Nous nous occupons du reste.

Utiliser un EOR vous fait gagner du temps et réduit les risques. Vous pouvez vous concentrer sur vos objectifs commerciaux pendant que nous prenons en charge les complexités de l’emploi local.

Parlons de la fin d'emploi au Japon. C’est un processus qui nécessite du soin et une compréhension des lois et coutumes locales. Les lois du travail japonaises protègent les employés, vous ne pouvez donc pas simplement licencier quelqu’un sans raison valable. Le processus est structuré, et vous devez suivre des étapes spécifiques pour garantir que tout soit géré correctement.

Périodes de préavis

Lorsque vous décidez de mettre fin à un emploi, vous devez fournir un préavis d’au moins 30 jours. C’est une exigence légale en vertu de la Labor Standards Act du Japon.

Alternativement, vous pouvez choisir de payer à l’employé son salaire moyen pour 30 jours au lieu de le faire travailler pendant cette période. Cela est souvent appelé paiement en lieu de préavis. Si vous donnez, par exemple, un préavis de 10 jours, vous devez payer pour les 20 jours restants.

Il existe quelques exceptions à la règle du préavis de 30 jours. L’une concerne les cas de faute grave de l’employé. Une autre est si une catastrophe naturelle ou un événement inévitable rend impossible la poursuite de l’activité.

Indemnité de départ

La loi japonaise ne vous oblige pas à verser une indemnité de départ à un employé licencié. Cependant, c’est une pratique courante. Beaucoup d’entreprises choisissent d’offrir un package de départ.

Pourquoi ? Offrir une indemnité de départ peut faciliter une séparation à l’amiable. Elle est souvent utilisée pour encourager un employé à démissionner volontairement, ce qui peut être une solution plus amicale que le licenciement. Le montant de l’indemnité peut varier, mais il est souvent équivalent à plusieurs mois de salaire.

Comment Rivermate gère des départs conformes

Chez Rivermate, nous veillons à ce que chaque fin d’emploi soit gérée en totale conformité avec la loi japonaise. Nous vous guidons tout au long du processus, étape par étape.

Voici comment nous aidons :

• Documentation : Nous travaillons avec vous pour nous assurer que toutes les raisons du licenciement sont bien documentées. Cela est crucial si le licenciement est pour cause, comme une mauvaise performance.
• Préavis et Paiement : Nous gérons les exigences relatives au préavis, qu’il s’agisse de fournir le préavis complet de 30 jours ou d’organiser un paiement en lieu de préavis.
• Transition en douceur : Nous gérons la dernière paie et toute la paperasserie nécessaire pour la sortie.
• Communication claire : Nous vous aidons à communiquer la décision de manière respectueuse et claire, ce qui est important dans la culture d’affaires japonaise.

Notre objectif est de rendre le processus aussi clair et simple que possible. Nous vous aidons à naviguer dans la complexité du droit du travail japonais pour assurer une sortie conforme et équitable pour vos employés.

Obtenir un visa pour travailler au Japon implique quelques étapes clés. Le processus est clair, mais il nécessite une préparation minutieuse. Votre employeur au Japon commencera par obtenir un Certificat d’Éligibilité (COE) pour vous. Ce document est essentiel. Il prouve que vous remplissez les conditions pour entrer et travailler dans le pays. Une fois le COE délivré, vous pouvez faire une demande de visa de travail auprès de l’ambassade ou du consulat japonais dans votre pays. Le Japon propose près de 30 types de permis de travail et de visas à long terme, chacun étant lié à des catégories d’emploi spécifiques.

Visas de travail & réalités du parrainage

Un Employer of Record (EOR) peut être votre employeur légal au Japon, gérant la paie, les taxes et les ressources humaines. C’est une solution pratique si votre entreprise ne possède pas d’entité légale au Japon. L’EOR parrainera votre visa de travail, ce qui signifie qu’il se chargera de la demande de votre Certificat d’Éligibilité.

Ce qu’un EOR peut généralement parrainer :

• Visas de travail généraux : destinés aux professionnels dans des domaines comme l’ingénierie, les sciences humaines et les services internationaux. C’est l’une des voies les plus courantes.
• Visas pour travailleurs qualifiés : pour les personnes possédant des compétences spécifiques dans certains secteurs.
• Visas de transfert intra-entreprise : si vous transférez d’un bureau étranger à une filiale japonaise de la même entreprise, un EOR peut faciliter cela.

Ce qu’un EOR ne peut pas parrainer :

• Visa de professionnel hautement qualifié : ce visa utilise un système basé sur des points et est destiné aux personnes ayant des qualifications avancées. Bien qu’un EOR puisse aider à la demande, l’éligibilité dépend fortement de vos qualifications personnelles, telles que votre parcours académique, votre expérience professionnelle et votre salaire.
• Visa pour start-up : ce visa concerne les entrepreneurs souhaitant lancer une entreprise au Japon et sort généralement du cadre des services d’un EOR.

La réalité est qu’un EOR simplifie le processus pour de nombreuses catégories courantes de visas de travail. Ils disposent de l’expertise locale pour naviguer dans la paperasserie et les exigences légales, rendant votre déménagement au Japon plus fluide.

Conformité lors de voyages d’affaires

Pour les voyages d’affaires de courte durée, vous n’avez peut-être pas besoin de visa. Le Japon a des accords avec plus de 60 pays permettant une entrée sans visa pour une durée maximale de 90 jours. Cela inclut des pays comme les États-Unis, le Royaume-Uni, le Canada et l’Australie.

Ce que vous pouvez faire lors d’une visite d’affaires de courte durée :

• Assister à des réunions et conférences
• Mener des recherches de marché
• Participer à des activités commerciales non rémunérées

Limitations importantes :

• Vous ne pouvez pas exercer de travail rémunéré pour une entreprise japonaise.
• Vous devez disposer d’un billet de retour ou de continuation.

Si votre nationalité exige un visa pour les visites de courte durée, vous devrez faire une demande auprès d’une ambassade ou d’un consulat japonais avant de voyager. Les documents généralement requis incluent :

• Un passeport valide
• Un formulaire de demande de visa dûment rempli
• Une photo d’identité récente
• Une lettre d’invitation d’une entreprise japonaise
• Votre itinéraire de voyage