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Japon

599 EURpar employé/mois

Découvrez tout ce que vous devez savoir sur Japon

Embaucher dans Japon en un coup d'œil

Voici quelques faits clés concernant l'embauche en Japon

Capital
Tokyo
Devise
Japanese Yen
Langue
Sorry, I can only translate into French. Please provide the text in Japanese that you want to be translated into French.
Population
126,476,461
Croissance du PIB
1.71%
Part mondiale du PIB
6.02%
Fréquence de paie
Monthly
Heures de travail
40 hours/week

Aperçu en Japon

Le paysage du recrutement au Japon en 2025 est façonné par des défis démographiques tels qu'une population vieillissante et une main-d'œuvre en diminution, impactant particulièrement des secteurs comme la technologie, la santé, la finance, la fabrication et l'énergie renouvelable. Les rôles en forte demande incluent les ingénieurs logiciels, les professionnels de la santé, les spécialistes en fintech, les ingénieurs en robotique et les gestionnaires de projets en énergie renouvelable. Les principaux viviers de talents comprennent les diplômés universitaires, les professionnels expérimentés, les talents mondiaux et les personnes en reconversion, avec des entreprises souvent investissant dans la formation pour combler les lacunes en compétences.

Les canaux de recrutement efficaces sont principalement les job boards (60 %), les sites web des entreprises (20 %), les agences de recrutement (15 %) et les réseaux sociaux (5 %), LinkedIn gagnant en importance. Le processus d'embauche met l'accent sur l'adéquation culturelle, les entretiens structurés, les questions comportementales et les vérifications de références, avec une attention particulière à une communication claire. Des défis tels que les barrières linguistiques, les différences culturelles, des délais d'embauche longs et une forte concurrence peuvent être atténués par la formation linguistique, la sensibilisation culturelle, la simplification des processus et le branding employeur. Les attentes salariales varient selon l'industrie, l'expérience et la région, avec des salaires généralement plus élevés à Tokyo :

Niveau d'expérience Tokyo (¥) Autres régions (¥)
Débutant 3,5M–5M 3M–4,5M
Mi-carrière 6M–9M 5M–8M
Senior 10M+ 9M+

Les candidats valorisent la sécurité de l'emploi, l'équilibre vie professionnelle/vie privée et la responsabilité sociale, tandis que les différences régionales influencent les stratégies de recrutement, avec des salaires plus élevés à Tokyo et un engagement communautaire local dans les zones rurales.

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Comprenez quels sont les coûts liés à l'emploi que vous devez prendre en compte lors de l'embauche dans Japon

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Guide Employer of Record pour Japon

Votre guide étape par étape pour l'embauche, la conformité et la gestion de la paie en Japon avec des solutions Employer of Record, EOR, Global Employment.

Responsabilités d'un Employer of Record

En tant qu Employer of Record en Japon, Rivermate est responsable de :

  • Création et gestion des contrats d'emploi
  • Gestion de la paie mensuelle
  • Fournir des avantages locaux et globaux
  • Assurer une conformité locale à 100%
  • Fournir un support RH local

Responsabilités de l'entreprise qui embauche l'employé

En tant que l'entreprise qui embauche l'employé via the Employer of Record, vous êtes responsable de :

  • Gestion quotidienne de l'employé
  • Assignments de travail
  • Gestion de la performance
  • Formation et développement

Impôts en Japon

Le système fiscal japonais exige que les employeurs contribuent aux programmes de sécurité sociale, y compris l'assurance maladie (~5%), la pension (~9,15%), l'assurance chômage (variable, majorité payée par l'employeur), et l'indemnisation des travailleurs (coût total pour l'employeur). Les employeurs doivent également retenir l'impôt sur le revenu auprès des employés en fonction du revenu mensuel et des allocations, en effectuant des ajustements de fin d'année pour concilier les obligations réelles.

Les points clés pour les employeurs incluent :

Programme Taux de contribution de l'employeur Notes
Assurance Maladie ~5% Partagée avec l'employé
Assurance Pension des Employés ~9,15% Partagée avec l'employé
Assurance Chômage Variable La majorité est payée par l'employeur
Assurance Indemnisation des Travailleurs 100% Responsabilité totale de l'employeur

La conformité fiscale implique le versement des taxes sur la paie avant le 10 du mois suivant, la réalisation des ajustements de fin d'année d'ici la fin janvier, et la déclaration des déclarations individuelles entre le 16 février et le 15 mars. Les employeurs doivent conserver les registres de paie pendant sept ans.

Les entités étrangères et les travailleurs font face à des considérations supplémentaires, telles que la fiscalité basée sur la résidence, les conventions fiscales applicables, et les règles pour les expatriés. Les entreprises disposant d'une établissement permanent au Japon peuvent être redevables de l'impôt sur les sociétés sur les bénéfices attribuables à cet établissement. Les entreprises étrangères vendant au Japon peuvent également devoir s'enregistrer pour la taxe sur la consommation.

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Congé en Japon

Les politiques de congé et de vacances au Japon, régies par la Labor Standards Act, comprennent le congé annuel payé, les jours fériés publics et le congé pour soins familiaux. Les employés accumulent des congés payés en fonction de leur ancienneté, débutant à 10 jours après 6 mois et augmentant jusqu'à 20 jours pour 6,5 ans ou plus. Les employeurs doivent accorder le congé demandé, avec un minimum de 5 jours pris chaque année ; les congés non utilisés expirent après deux ans. Les jours fériés publics en 2025 incluent des observances nationales telles que le Jour de l'An, la Golden Week et la Journée du Respect des Aînés, avec des jours de compensation si les fêtes tombent un dimanche.

Bien qu'il n'existe pas de congé maladie statutaire, de nombreuses entreprises l'offrent dans le cadre des avantages sociaux, avec des politiques variables. Le congé parental est bien protégé : le congé de maternité dure six semaines avant et huit semaines après l'accouchement, et le congé de paternité permet jusqu'à huit semaines après la naissance. Les deux parents peuvent également prendre un congé pour garde d'enfants jusqu'à ce que l'enfant ait un an (ou deux dans certains cas), avec des prestations du système d'assurance emploi. D'autres types de congé incluent le deuil, l'études, le congé sabbatique et le congé pour soins familiaux, souvent à la discrétion de l'employeur.

Type de congé Durée / Détails Avantages / Notes
Congé annuel payé 10–20 jours selon l'ancienneté Doit être accordé sur demande ; minimum 5 jours/an ; expire après 2 ans
Jours fériés publics (2025) 16 jours, par ex., Jour de l'An, Golden Week, Journée du Respect des Aînés Si un dimanche, le lundi suivant est un jour férié
Congé maladie Non statutaire ; varie selon l'employeur Souvent basé sur les avantages ; une documentation peut être requise
Congé de maternité 6 semaines avant la naissance, 8 semaines après Prestations de l'Employment Insurance
Congé de paternité Jusqu'à 8 semaines après la naissance Prestations de l'Employment Insurance
Congé pour garde d'enfants Jusqu'à ce que l'enfant ait 1 an (ou 2 dans certains cas) Prestations de l'Employment Insurance
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Avantages en Japon

Le système d'avantages sociaux des employés au Japon combine des dispositions légalement obligatoires avec des offres coutumières, mettant l'accent sur la sécurité de l'emploi et des packages complets pour attirer les talents. Les avantages obligatoires comprennent l'assurance santé, l'assurance pension, l'assurance chômage, l'indemnisation des accidents du travail et l'assurance congé parental, formant le socle des protections sociales. Les employeurs doivent contribuer à ces avantages, dont les coûts varient en fonction du salaire et du type d'avantages.

En plus des avantages obligatoires, les entreprises proposent souvent des avantages optionnels tels que des allocations logement et transport, des dortoirs d'entreprise, des bilans de santé, une assurance vie, des plans d'actionnariat et des installations récréatives. Le niveau des avantages diffère selon la taille de l'entreprise et le secteur, les grandes entreprises offrant des packages plus étendus, incluant des allocations logement et des plans de retraite, tandis que les startups peuvent se concentrer sur des options d'actions et la flexibilité du travail.

Les points clés incluent :

Type d'avantage Taux de contribution / Détails de la couverture
Assurance santé des employés (EHI) Contributions de l'employeur et de l'employé, couvrant les services médicaux, médicaments sur ordonnance, soins dentaires
Assurance pension des employés (EPI) Obligatoire, contributions de l'employeur et de l'employé, offrant des prestations de retraite, d'invalidité, de survivant
Plans de retraite Inclut l'EPI obligatoire et des plans de pension d'entreprise optionnels (prestations définies ou à cotisations définies)
Partage des coûts Les employés paient généralement un pourcentage des frais médicaux, le reste étant couvert par l'EHI

Les employeurs doivent assurer la conformité avec les lois du travail japonaises et gérer efficacement les coûts des avantages, souvent en faisant appel à des services de conseil pour la conception des programmes et le respect légal. Dans l'ensemble, les avantages sociaux sont un outil stratégique pour la rétention des talents, les grandes entreprises proposant des packages plus complets et les startups mettant l'accent sur la flexibilité et l'actionnariat.

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Droits des travailleurs en Japon

La législation du travail au Japon offre de fortes protections aux travailleurs, en mettant l'accent sur la sécurité de l'emploi, un traitement équitable et des conditions de travail sûres. Les employeurs doivent avoir une cause juste pour la résiliation, avec un préavis minimum de 30 jours ou une indemnité de départ, et les employés à long terme reçoivent souvent une indemnité de licenciement. Les employés peuvent contester les licenciements injustes par le biais de tribunaux du travail ou de tribunaux civils, qui peuvent ordonner la réintégration ou des dommages-intérêts.

Les lois anti-discrimination interdisent tout biais basé sur des attributs tels que le sexe, la nationalité, le handicap, l'âge, et de plus en plus, l'orientation sexuelle et l'identité de genre. L'application est supervisée par le Ministère de la Santé, du Travail et du Bien-être, et les recours incluent la réintégration, le paiement rétroactif et les dommages-intérêts. Les conditions de travail sont réglementées avec une semaine de travail standard de 40 heures, des primes d'heures supplémentaires d'au moins 25 %, des jours de repos obligatoires, et des congés annuels payés qui augmentent avec l'ancienneté, jusqu'à 20 jours pour plus de six ans de service.

Point de donnée clé Détails
Semaine de travail standard 40 heures
Taux de prime d'heures supplémentaires ≥25 % du salaire régulier
Jours de repos Au moins 1 par semaine ou 4 par 4 semaines
Congé payé (après 6 mois) 10 jours
Congé payé (après 6,5 ans) 20 jours
Salaire minimum Révisé annuellement par région

La santé et la sécurité au travail sont prioritaires, les employeurs étant responsables de fournir des environnements sûrs, des contrôles de santé réguliers et des rapports d'accidents. Les employés ont le droit de refuser un travail dangereux. Les options de résolution des conflits incluent des procédures internes de plainte, des bureaux de normes du travail, des tribunaux, la médiation et la litige, offrant plusieurs voies pour traiter efficacement les problèmes sur le lieu de travail.

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Accords en Japon

Les accords d'emploi au Japon sont essentiels pour définir les droits et responsabilités des employeurs et des employés. Les contrats écrits sont la norme, garantissant clarté et stabilité dans la relation d'emploi. Le Japon reconnaît deux types principaux : contrats à durée déterminée et contrats à durée indéterminée, chacun ayant des implications juridiques distinctes.

Type de contrat Caractéristiques clés
Contrat à durée déterminée Temporaire, avec une durée spécifiée ; renouvelable mais limité par la loi.
Contrat à durée indéterminée Embauche permanente, offrant une plus grande sécurité de l'emploi et stabilité.

Les clauses essentielles incluent généralement les heures de travail, les salaires, la confidentialité, les accords de non-concurrence, les périodes d'essai et les procédures de licenciement. Les périodes d'essai durent généralement jusqu'à six mois, durant lesquels l'une ou l'autre partie peut mettre fin au contrat avec un préavis minimal. Les clauses de confidentialité et de non-concurrence sont courantes pour protéger les intérêts commerciaux, en particulier dans les industries sensibles.

Clauses clés du contrat Durée/détails typiques
Période d'essai Jusqu'à 6 mois ; peut être prolongée dans les limites légales.
Confidentialité & Non-concurrence Généralement stipulées pour protéger les informations propriétaires.
Préavis de licenciement En général 30 jours sauf indication contraire.

Les employeurs doivent veiller à respecter ces normes pour favoriser un environnement de travail stable et éviter les problèmes juridiques. Des accords bien rédigés aident à clarifier les attentes et à protéger les intérêts des deux parties tout au long du cycle de vie de l'emploi.

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Travail à distance en Japon

Le travail à distance au Japon est de plus en plus adopté par les entreprises pour améliorer l’équilibre vie professionnelle/vie privée, attirer des talents et augmenter la productivité, malgré les normes traditionnelles favorisant la présence au bureau. Les lois du travail japonaises, y compris la Labour Standards Act et les réglementations connexes, traitent les travailleurs à distance de manière similaire aux employés sur site, en insistant sur les obligations de l’employeur en matière de santé, de sécurité et de rémunération équitable. Les employés n’ont généralement pas de droits explicites pour demander le travail à distance, mais les employeurs sont encouragés à considérer ces demandes, notamment pour des raisons personnelles ou de soins. Les employeurs doivent également gérer les heures de travail, assurer la protection des données et fournir une couverture d’indemnisation pour les blessures survenues en télétravail.

Les arrangements flexibles incluent le télétravail à temps plein, le modèle hybride et le télétravail limité, avec des meilleures pratiques mettant l’accent sur des politiques claires, une communication efficace et un soutien approprié. La confidentialité des données est régie par la Act on the Protection of Personal Information (APPI), qui exige une gestion sécurisée des données, la formation des employés et des méthodes d’accès à distance sécurisées comme les VPN. Les politiques concernant l’équipement et les dépenses varient, avec des entreprises fournissant des appareils ou permettant le Bring Your Own Device (BYOD), et remboursant les coûts tels que l’internet et les services publics dans la limite fixée. Une infrastructure technologique robuste — comprenant des outils de communication, du stockage en nuage, un internet haut débit et des mesures de sécurité — est essentielle pour assurer des opérations à distance sans interruption.

Aspect Points Clés
Cadre Juridique Pas de loi spécifique sur le travail à distance ; application des lois du travail standard ; obligations de l’employeur incluant sécurité, horaires et rémunération
Droits des Employés Pas de droit explicite de demander le travail à distance ; encouragement à la considération par l’employeur
Arrangements Flexibles Télétravail à temps plein, hybride, limité ; politiques claires et communication efficace recommandées
Protection des Données Régie par l’APPI ; gestion sécurisée des données, formation des employés, utilisation de VPN, plans d’incidents
Équipement & Dépenses Appareils fournis par l’entreprise ou BYOD ; remboursement pour internet, services publics et communication dans la limite fixée
Infrastructure Technologique Plateformes de communication, stockage en nuage, VPN, logiciels de sécurité, internet haut débit nécessaires
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Heures de travail en Japon

Les lois du travail japonaises stipulent une semaine de travail standard de 40 heures et 8 heures par jour. Les heures supplémentaires sont réglementées avec des limites de 45 heures par mois et 360 heures par an, extensibles via un "36 Agreement" avec des restrictions. La rémunération des heures supplémentaires doit être d'au moins 25 %, passant à 35 % pour le travail pendant les jours fériés ou les jours de congé, avec une majoration minimale de 25 % pour les quarts de nuit. Les employeurs sont tenus de prévoir des pauses : 45 minutes pour plus de 6 heures et 1 heure pour plus de 8 heures, ainsi qu'au moins un jour de repos par semaine ou quatre en quatre semaines.

Les employeurs doivent enregistrer avec précision les heures de travail, y compris les heures de début/fin, les pauses et les heures supplémentaires, pendant au moins trois ans, en utilisant des méthodes approuvées telles que les cartes de pointage ou les systèmes électroniques. Le non-respect peut entraîner des sanctions du Ministère de la Santé, du Travail et du Bien-être. Ces réglementations visent à protéger le bien-être des employés et à assurer une rémunération équitable.

Aspect Détails
Heures standard par semaine 40 heures
Heures de travail quotidiennes 8 heures
Limites d'heures supplémentaires 45 heures/mois, 360 heures/an (extensibles avec restrictions)
Taux de rémunération des heures supplémentaires Minimum 25 % ; 35 % pendant les jours fériés
Prime pour travail de nuit Au moins 25 % du salaire horaire
Pauses 45 min (>6 hrs), 1 hr (>8 hrs)
Jours de repos 1 jour/semaine ou 4 jours/4 semaines
Durée de conservation des enregistrements Au moins 3 ans
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Salaire en Japon

La structure salariale du Japon varie considérablement selon l'industrie, le rôle et la localisation, avec des salaires annuels typiques allant de ¥4 millions pour des postes comme infirmiers à plus de ¥25 millions pour des médecins. Par exemple, les ingénieurs en logiciel gagnent entre ¥6 millions et ¥12 millions, tandis que les data scientists peuvent percevoir entre ¥7 millions et ¥14 millions. Les professionnels de la finance, tels que les investment bankers, ont des échelles de rémunération plus élevées, atteignant ¥20 millions ou plus. Les références salariales sont influencées par des facteurs régionaux, Tokyo offrant des salaires plus élevés (par exemple, le salaire minimum de ¥1 150/heure) par rapport à d'autres préfectures comme Okinawa (¥896/heure).

Les bonus, généralement versés deux fois par an, peuvent représenter plusieurs mois de salaire, complétés par des indemnités telles que le transport, le logement, la famille et des avantages liés au poste. Le cycle de paie standard est mensuel, avec des salaires versés autour du 25, par virement bancaire, et des bulletins de salaire détaillés sont obligatoires. Les tendances émergentes incluent un passage à une rémunération basée sur la performance, une demande accrue pour des compétences spécialisées, une plus grande transparence, l'influence du télétravail, et l'élargissement des avantages liés au bien-être des employés. Dans l'ensemble, la croissance salariale reste modérée, mettant l'accent sur des packages compétitifs et le développement professionnel pour attirer les talents.

Points clés Valeurs
Salaire minimum moyen (2025) ¥1 000/heure (moyenne nationale)
Salaire minimum à Tokyo ¥1 150/heure
Fourchette salariale pour les Software Engineers ¥6M - ¥12M
Fourchette salariale pour les Data Scientists ¥7M - ¥14M
Fréquence des bonus Deux fois par an (été, hiver)
Date typique de paie 25 de chaque mois
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Résiliation en Japon

Terminating employees in Japan requires strict adherence to labor laws that favor employee rights. Employers must have justifiable grounds and follow procedural steps, including providing adequate notice and proper documentation. The minimum notice period is generally 30 days, with pay in lieu of notice permitted. For regular employees and long-term fixed-term contract employees (>3 years), this period is mandatory, while probationary employees can be terminated with less notice if justified.

Severance pay, though not legally mandated in all cases, is a common practice influenced by company policy, length of service, and reason for termination. It is calculated based on factors such as base salary, years of service, and termination reason, often using formulas like (Base Salary x Years of Service x Multiplier). Employers should carefully consider these factors to avoid legal issues.

Japanese law distinguishes between termination for cause (e.g., misconduct) and without cause (redundancy). Terminations for cause require serious misconduct, while redundancy dismissals must meet the "Four Requirements for Redundancy Dismissal," including necessity, efforts to avoid dismissal, fairness in employee selection, and good-faith consultation. Proper procedural steps—such as documentation, explanation, employee response, and issuance of a termination certificate—are essential to ensure legality and reduce wrongful dismissal risks.

Données clés Détails
Période de préavis minimum 30 jours ou paye en lieu (employés réguliers & employés en contrat à durée déterminée longue)
Facteurs de l'indemnité de départ Ancienneté, salaire de base, motif de la résiliation, politique de l'entreprise
Motifs de résiliation Cause (mauvaise conduite) ou redondance (avec critères stricts)
"Quatre exigences" pour la redondance Nécessité, effort pour éviter, sélection équitable, consultation
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Freelancing en Japon

Le marché du travail au Japon adopte de plus en plus le freelancing et le contracting indépendant, avec des distinctions juridiques essentielles pour que les employeurs évitent les risques de mauvaise classification. Les différences clés incluent le contrôle et la supervision, la dépendance économique, la fourniture d’outils, l’intégration organisationnelle et l’exclusivité, résumées ci-dessous :

Caractéristique Employee Independent Contractor
Contrôle & Supervision Contrôle élevé Contrôle limité
Dépendance Économique Dépendant de l’employeur Plusieurs clients, indépendant
Outils & Équipements Fournis par l’employeur Fournis par le contractor of Record
Intégration Fait partie de l’organisation Fonctionne de manière indépendante
Exclusivité Souvent exclusive Généralement non exclusive

Les pratiques de contracting impliquent généralement des accords écrits détaillant la portée, le paiement, les droits de propriété intellectuelle et les clauses de résiliation, avec les types de contrat courants comprenant les contrats à prix fixe, à temps et matériaux, et les contrats de retenue. Les droits de propriété intellectuelle reviennent généralement au créateur, sauf transfert explicite, et les contractors conservent les droits moraux selon la loi japonaise.

Les obligations fiscales et d’assurance incombent aux contractors, qui doivent déclarer l’impôt sur le revenu, collecter la taxe de consommation si le chiffre d’affaires dépasse ¥10 millions, et s’inscrire à la pension nationale ainsi qu’à l’assurance maladie. Une tenue de registres précise est essentielle pour assurer la conformité. Les secteurs les plus actifs pour les freelancers incluent l’IT, les médias créatifs, l’éducation, le conseil et la traduction, stimulés par l’économie des gigs et la demande de compétences spécialisées.

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Santé & Sécurité en Japon

Le Japon met l'accent sur la santé et la sécurité au travail à travers un cadre juridique complet, principalement régulé par la loi sur la sécurité et la santé au travail (ISHA) appliquée par le ministère de la Santé, du Travail et du Bien-être (MHLW). Les employeurs sont tenus de réaliser des évaluations des risques, d'assurer la sécurité des machines et des produits chimiques, de promouvoir l'ergonomie, et de fournir des examens de santé réguliers. Pour les entreprises comptant plus de 50 employés, il est obligatoire de créer des comités de sécurité et de dispenser des formations en sécurité, tout en tenant une documentation détaillée sur la sécurité.

Les inspections sur le lieu de travail par le MHLW peuvent être planifiées ou inopinées, afin d’évaluer la conformité aux normes de sécurité. Les sanctions en cas de violation incluent des amendes, des suspensions ou des poursuites pénales. En cas d’accident, les employeurs doivent fournir les premiers secours, enquêter sur les causes, et signaler les incidents graves aux autorités.

Aspect Points clés
Loi principale Loi sur la sécurité et la santé au travail (ISHA)
Organisme de réglementation Ministère de la Santé, du Travail et du Bien-être (MHLW)
Exigences pour l'employeur Évaluations des risques, sécurité des machines/produits chimiques, ergonomie, examens de santé, formation en sécurité, documentation
Comités de sécurité Obligatoires pour les entreprises de plus de 50 employés
Types d'inspections Inspections planifiées ou inopinées
Sanctions en cas de non-conformité Amendes, suspension, poursuites pénales
Signalement des accidents Signaler les décès, blessures ou maladies à l’Inspection des normes du travail
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Résolution des litiges en Japon

Le Japon met l'accent sur la résolution amiable des différends fondée sur le consensus et des relations à long terme, mais offre des voies légales formelles lorsque cela est nécessaire. Les litiges liés à l'emploi peuvent être traités par des tribunaux du travail, des tribunaux ou une médiation administrative, ces tribunaux étant plus rapides et moins formels, impliquant généralement trois audiences pour parvenir à un règlement ou à des décisions contraignantes. Les tribunaux traitent des cas complexes mais sont plus longs et plus coûteux. Le Ministère de la Santé, du Travail et du Bien-être (MHLW) fournit des services de médiation gratuits pour faciliter des résolutions amiables.

Les audits de conformité sont régulièrement effectués par le MHLW, en se concentrant sur les salaires, la sécurité, la sécurité sociale et la gestion des travailleurs étrangers. Les inspections peuvent être planifiées ou déclenchées par des plaintes, les entreprises étant tenues de corriger rapidement les violations pour éviter des pénalités. Les employeurs doivent établir des canaux de signalement internes et protéger les whistleblowers en vertu de la Whistleblower Protection Act, en garantissant la confidentialité et en protégeant les employés contre les représailles.

Aspect Détails
Forums de litiges Labor tribunals (rapides, informels), courts (formels, longs), médiation administrative (gratuite, amiable)
Processus du Labor Tribunal 3 audiences, médiation pour règlement ou décision contraignante
Contentieux judiciaire Pour les différends complexes, durée plus longue, coûts plus élevés
Axes de conformité Salaires, heures de travail, sécurité, sécurité sociale, travailleurs étrangers
Types d'inspections Régulières (planifiées), ad hoc (sur plainte)
Protections des whistleblowers Signalement confidentiel, protection contre les représailles en vertu de la Whistleblower Protection Act
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Considérations culturelles en Japon

La culture d'entreprise japonaise met l'accent sur la communication indirecte, l'harmonie et le respect hiérarchique. Une communication efficace implique la lecture des signaux non verbaux, la compréhension de la distinction entre les véritables sentiments (honne) et le comportement public (tatemae), ainsi que la valorisation du silence et du contexte. Les négociations sont lentes, axées sur la relation, et impliquent souvent des pratiques comme "nemawashi" (construction informelle du consensus), avec des décisions généralement prises collectivement et avec patience.

La dynamique en milieu de travail est façonnée par des hiérarchies bien définies qui privilégient l'ancienneté et l'autorité, favorisant le travail d'équipe et le succès collectif. Le respect des mentors ("sensei") et le respect des protocoles sont essentiels. Les normes culturelles influencent également les relations professionnelles, en insistant sur la politesse, l'étiquette du cadeau et la manipulation appropriée des cartes de visite. La compréhension des jours fériés japonais est cruciale pour la planification, car de nombreuses entreprises fonctionnent avec un personnel réduit pendant ces périodes.

Aspect Points Clés
Style de Communication Indirect, contexte élevé, accent sur les signaux non verbaux
Approche de Négociation Construction de la relation, patience, nemawashi
Structure Hiérarchique Respect de l'ancienneté, prise de décision descendante
Étiquette Commerciale Salutations respectueuses, échange de cadeaux, protocole des cartes de visite
Normes Culturelles Politesse, participation sociale, respect de l'autorité
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Questions fréquemment posées en Japon

Is it possible to hire independent contractors in Japan?

Yes, it is possible to hire independent contractors in Japan. However, there are several important considerations and potential challenges that employers should be aware of:

  1. Legal Classification: In Japan, the distinction between an employee and an independent contractor is crucial. Employees are protected by labor laws, including minimum wage, working hours, and social insurance, whereas independent contractors are not. Misclassification can lead to legal issues and penalties.

  2. Contractual Agreement: When hiring an independent contractor, it is essential to have a clear and detailed contract that outlines the scope of work, payment terms, duration, and other relevant conditions. This helps in establishing the nature of the relationship and can be useful in case of disputes.

  3. Tax Implications: Independent contractors in Japan are responsible for their own tax filings, including income tax and consumption tax (if applicable). Employers do not withhold taxes for contractors, but they must ensure that the contractor is compliant with tax regulations.

  4. Social Insurance: Unlike employees, independent contractors are not covered by the employer's social insurance schemes. Contractors must enroll in and pay for their own health insurance and pension plans.

  5. Control and Independence: To maintain the status of an independent contractor, the individual must have a significant degree of control over how they perform their work. They should not be subject to the same level of supervision and control as an employee.

  6. Risk of Reclassification: If an independent contractor is found to be working under conditions similar to an employee, there is a risk of reclassification by authorities. This can result in the employer being liable for unpaid benefits, social insurance contributions, and other employee entitlements.

Using an Employer of Record (EOR) like Rivermate can help mitigate these risks. An EOR can manage compliance with local laws, handle payroll and tax filings, and ensure that the contractual relationship is appropriately structured. This allows companies to focus on their core business activities while ensuring that their workforce in Japan is legally compliant.

What is the timeline for setting up a company in Japan?

Setting up a company in Japan involves several steps and can take a considerable amount of time, often ranging from a few weeks to several months. Here is a detailed timeline for setting up a company in Japan:

  1. Preliminary Research and Planning (1-2 weeks):

    • Conduct market research to understand the Japanese market and business environment.
    • Decide on the type of company structure (e.g., Kabushiki Kaisha (KK) or Godo Kaisha (GK)).
    • Prepare a business plan and financial projections.
  2. Legal and Administrative Preparations (2-4 weeks):

    • Choose a company name and check its availability.
    • Draft the Articles of Incorporation.
    • Determine the amount of capital and shareholders.
    • Appoint directors and other key officers.
  3. Notarization of Articles of Incorporation (1 week):

    • Have the Articles of Incorporation notarized by a Japanese notary public.
  4. Opening a Bank Account and Depositing Capital (1-2 weeks):

    • Open a temporary bank account in Japan.
    • Deposit the initial capital into the bank account.
    • Obtain a certificate of deposit from the bank.
  5. Company Registration (2-4 weeks):

    • Submit the notarized Articles of Incorporation, certificate of deposit, and other required documents to the Legal Affairs Bureau.
    • Pay the registration fee.
    • The Legal Affairs Bureau will review and process the application, which can take a few weeks.
  6. Post-Registration Procedures (2-4 weeks):

    • Register for taxes with the local tax office.
    • Enroll in social insurance and labor insurance.
    • Obtain necessary business licenses and permits, if applicable.
    • Open a permanent corporate bank account.
  7. Setting Up Operations (Ongoing):

    • Secure office space.
    • Hire employees.
    • Set up accounting and administrative systems.

Overall, the entire process of setting up a company in Japan can take anywhere from 2 to 4 months, depending on the complexity of the business and the efficiency of the administrative processes. Using an Employer of Record (EOR) service like Rivermate can significantly streamline this process by handling many of the administrative and legal requirements, allowing you to focus on your core business activities.

Who handles the filing and payment of employees' taxes and social insurance contributions when using an Employer of Record in Japan?

When using an Employer of Record (EOR) in Japan, the EOR, such as Rivermate, handles the filing and payment of employees' taxes and social insurance contributions. This includes the following responsibilities:

  1. Income Tax Withholding: The EOR is responsible for withholding the appropriate amount of income tax from employees' salaries. This tax is then filed and paid to the Japanese tax authorities on behalf of the employees.

  2. Social Insurance Contributions: The EOR manages the enrollment of employees in Japan's social insurance programs, which include health insurance, pension insurance, unemployment insurance, and workers' compensation insurance. The EOR calculates the contributions required from both the employer and the employee, withholds the employee's portion from their salary, and ensures that the total contributions are paid to the relevant Japanese social insurance agencies.

  3. Annual Tax Reporting: The EOR also handles the annual tax reporting requirements, ensuring that all necessary documentation is submitted to the Japanese tax authorities in compliance with local regulations.

By managing these complex and time-consuming tasks, an EOR like Rivermate allows companies to focus on their core business activities while ensuring full compliance with Japanese tax and social insurance laws.

What is HR compliance in Japan, and why is it important?

HR compliance in Japan refers to the adherence to the country's labor laws, regulations, and standards that govern employment practices. This includes a wide range of legal requirements related to hiring, wages, working hours, employee benefits, workplace safety, termination, and more. Ensuring HR compliance in Japan is crucial for several reasons:

  1. Legal Obligations: Japan has a comprehensive set of labor laws, including the Labor Standards Act, the Industrial Safety and Health Act, and the Equal Employment Opportunity Act. Companies must comply with these laws to avoid legal penalties, fines, and potential lawsuits.

  2. Employee Rights and Protections: Japanese labor laws are designed to protect employee rights and ensure fair treatment in the workplace. Compliance ensures that employees receive their entitled benefits, such as paid leave, overtime pay, and social insurance. This fosters a positive work environment and enhances employee satisfaction and retention.

  3. Reputation and Trust: Adhering to HR compliance builds a company's reputation as a fair and responsible employer. This is particularly important in Japan, where business relationships and trust are highly valued. Non-compliance can damage a company's reputation and hinder its ability to attract and retain top talent.

  4. Operational Efficiency: Proper HR compliance helps streamline HR processes and reduces the risk of disputes and disruptions. By following established guidelines, companies can ensure smooth operations and focus on their core business activities without the distraction of legal issues.

  5. Cultural Sensitivity: Understanding and respecting Japanese labor laws and workplace norms demonstrate cultural sensitivity and respect for local practices. This is essential for multinational companies operating in Japan, as it helps integrate seamlessly into the local business environment.

  6. Risk Management: Non-compliance with HR regulations can lead to significant financial and legal risks. By ensuring compliance, companies can mitigate these risks and avoid costly legal battles, fines, and damage to their brand.

In summary, HR compliance in Japan is vital for legal adherence, protecting employee rights, maintaining a good reputation, ensuring operational efficiency, demonstrating cultural sensitivity, and managing risks. Companies operating in Japan must prioritize HR compliance to succeed in the competitive and regulated Japanese market.

What options are available for hiring a worker in Japan?

In Japan, employers have several options for hiring workers, each with its own set of legal and administrative requirements. Here are the primary options available:

  1. Direct Employment:

    • Establishing a Legal Entity: To hire employees directly, a foreign company must establish a legal entity in Japan, such as a Kabushiki Kaisha (KK) or a Godo Kaisha (GK). This process involves significant time and financial investment, including registration, compliance with local laws, and setting up payroll and tax systems.
    • Compliance: Employers must adhere to Japanese labor laws, including working hours, minimum wage, social insurance, and employment contracts. They must also handle payroll, tax withholding, and social security contributions.
  2. Employer of Record (EOR) Services:

    • Simplified Hiring: An EOR, like Rivermate, allows companies to hire employees in Japan without establishing a local entity. The EOR becomes the legal employer, handling all administrative and compliance tasks.
    • Compliance and Risk Management: The EOR ensures compliance with Japanese labor laws, reducing the risk of legal issues. They manage payroll, taxes, social security, and benefits, ensuring all statutory requirements are met.
    • Cost-Effective: Using an EOR can be more cost-effective than setting up a local entity, especially for companies looking to hire a small number of employees or test the market.
    • Speed and Flexibility: EOR services enable faster onboarding of employees, providing flexibility to scale the workforce up or down as needed.
  3. Staffing Agencies:

    • Temporary Staffing: Companies can hire temporary workers through staffing agencies. This option is suitable for short-term projects or when there is a need for flexibility in workforce management.
    • Compliance: The staffing agency handles payroll, taxes, and compliance with labor laws. However, the company must ensure that the working conditions and treatment of temporary workers comply with Japanese regulations.
  4. Independent Contractors:

    • Freelancers and Consultants: Companies can engage independent contractors for specific projects or tasks. This option provides flexibility and can be cost-effective for short-term needs.
    • Compliance: It is crucial to ensure that the contractor relationship does not resemble an employment relationship, as misclassification can lead to legal and financial penalties. Proper contracts and adherence to Japanese laws governing independent contractors are essential.
  5. Professional Employer Organization (PEO):

    • Co-Employment Model: A PEO provides HR services and shares employer responsibilities with the client company. This model can help manage HR functions, but the client company still needs to have a legal entity in Japan.
    • Compliance and Support: The PEO assists with compliance, payroll, benefits administration, and other HR tasks, helping the company navigate Japanese employment laws.

In summary, while direct employment requires establishing a legal entity and managing compliance independently, using an Employer of Record like Rivermate offers a streamlined, compliant, and cost-effective solution for hiring employees in Japan. This approach is particularly advantageous for companies looking to enter the Japanese market quickly and with minimal administrative burden.

What are the costs associated with employing someone in Japan?

Employing someone in Japan involves several costs that employers need to consider. These costs can be broadly categorized into direct compensation, statutory benefits, and other employment-related expenses. Here’s a detailed breakdown:

  1. Direct Compensation:

    • Base Salary: This is the primary component of an employee's compensation. Salaries in Japan can vary widely depending on the industry, job role, and experience level.
    • Bonuses: Many companies in Japan offer bi-annual bonuses, typically in summer and winter. These bonuses can be equivalent to several months' worth of salary and are often tied to company performance and individual performance.
  2. Statutory Benefits:

    • Social Insurance Contributions: Employers in Japan are required to contribute to several social insurance programs, including:
      • Health Insurance: Employers typically cover around 50% of the health insurance premiums.
      • Pension Insurance: Employers also contribute approximately 50% of the pension insurance premiums.
      • Unemployment Insurance: The employer's contribution rate for unemployment insurance is around 0.6% of the employee's salary.
      • Workers' Accident Compensation Insurance: This rate varies depending on the industry but generally ranges from 0.25% to 8.8% of the employee's salary.
    • Childcare and Nursing Care Insurance: Employers contribute to these insurances, which are part of the social insurance system.
  3. Other Employment-Related Expenses:

    • Commuting Allowance: It is common practice in Japan for employers to reimburse employees for their commuting expenses.
    • Housing Allowance: Some companies provide housing allowances or company housing, especially for expatriates or employees relocating from other regions.
    • Overtime Pay: Japan has strict labor laws regarding overtime. Employers must pay overtime rates for hours worked beyond the standard 40-hour workweek. The rates can be 125% to 150% of the regular hourly wage, and higher for late-night or holiday work.
    • Annual Leave: Employees are entitled to paid annual leave, which increases with the length of service. Employers must cover the cost of this leave.
    • Sick Leave and Other Leaves: While not mandated by law, many companies offer paid sick leave and other types of leave, such as maternity and paternity leave.
  4. Recruitment and Training Costs:

    • Recruitment Fees: These can include costs associated with job advertisements, recruitment agency fees, and other hiring-related expenses.
    • Training and Development: Employers often invest in training and development programs to enhance employee skills and productivity.
  5. Compliance and Administrative Costs:

    • Legal and Compliance Costs: Ensuring compliance with Japanese labor laws and regulations can incur legal and administrative costs.
    • Payroll Processing: Managing payroll, including tax withholdings and social insurance contributions, can require dedicated resources or outsourcing to a payroll service provider.

Using an Employer of Record (EOR) like Rivermate can help manage these costs more efficiently. An EOR handles all aspects of employment, including payroll, benefits administration, compliance, and other HR functions, allowing companies to focus on their core business activities while ensuring compliance with local laws and regulations. This can be particularly beneficial for companies entering the Japanese market for the first time or those without a local HR infrastructure.

Do employees receive all their rights and benefits when employed through an Employer of Record in Japan?

Yes, employees in Japan receive all their rights and benefits when employed through an Employer of Record (EOR) like Rivermate. An EOR ensures compliance with local labor laws and regulations, which is crucial in a country like Japan where employment laws are stringent and employee rights are strongly protected.

Here are some key aspects of how an EOR like Rivermate ensures that employees receive their rights and benefits in Japan:

  1. Compliance with Labor Laws: Japan has comprehensive labor laws that cover various aspects of employment, including working hours, overtime, minimum wage, and termination procedures. An EOR ensures that all these regulations are strictly followed, thereby protecting the rights of the employees.

  2. Social Insurance and Benefits: In Japan, employers are required to enroll their employees in various social insurance programs, including health insurance, pension insurance, unemployment insurance, and workers' compensation insurance. An EOR handles all these enrollments and ensures that contributions are made accurately and timely, ensuring employees receive their entitled benefits.

  3. Paid Leave and Holidays: Japanese labor laws mandate paid annual leave and public holidays. An EOR ensures that employees receive their entitled paid leave and are compensated for public holidays as per the legal requirements.

  4. Employment Contracts: An EOR provides legally compliant employment contracts that clearly outline the terms and conditions of employment, including job responsibilities, salary, benefits, and termination conditions. This transparency helps in safeguarding employee rights.

  5. Payroll Management: An EOR manages payroll processing, ensuring that employees are paid accurately and on time. This includes calculating and withholding the correct amount of taxes and social insurance contributions, which can be complex in Japan due to its progressive tax system.

  6. Dispute Resolution: In case of any employment disputes, an EOR can provide support and guidance to ensure that issues are resolved in accordance with Japanese labor laws, protecting the interests of the employees.

By using an EOR like Rivermate, companies can ensure that their employees in Japan receive all their legal rights and benefits, while also simplifying the complexities of managing international employment. This not only helps in maintaining employee satisfaction and retention but also mitigates the risk of legal issues arising from non-compliance with local labor laws.

What legal responsibilities does a company have when using an Employer of Record service like Rivermate in Japan?

When a company uses an Employer of Record (EOR) service like Rivermate in Japan, the EOR assumes many of the legal responsibilities associated with employment. However, the company still retains certain obligations and must ensure compliance with Japanese labor laws. Here are the key legal responsibilities and considerations:

  1. Compliance with Japanese Labor Laws: The EOR is responsible for ensuring that all employment practices comply with Japanese labor laws, including the Labor Standards Act, the Industrial Safety and Health Act, and other relevant regulations. This includes adherence to working hours, overtime pay, minimum wage, and other statutory benefits.

  2. Employment Contracts: The EOR will draft and manage employment contracts in accordance with Japanese law. These contracts must include specific details such as job description, salary, working hours, and termination conditions. The company must ensure that the job roles and responsibilities provided to the EOR are accurately reflected in these contracts.

  3. Payroll and Tax Compliance: The EOR handles payroll processing, ensuring that employees are paid accurately and on time. This includes calculating and withholding the appropriate taxes, social insurance contributions, and other statutory deductions. The EOR also manages the submission of necessary tax filings and payments to Japanese authorities.

  4. Social Insurance and Benefits: In Japan, employers are required to enroll employees in various social insurance programs, including health insurance, pension insurance, unemployment insurance, and workers' compensation insurance. The EOR takes on the responsibility of enrolling employees in these programs and making the necessary contributions.

  5. Employee Onboarding and Offboarding: The EOR manages the onboarding process, ensuring that all necessary documentation is completed and that employees are registered with the appropriate authorities. Similarly, the EOR handles the offboarding process, including the calculation of final pay, severance, and ensuring compliance with termination procedures.

  6. Workplace Safety and Health: The EOR must ensure that the workplace complies with the Industrial Safety and Health Act, which includes providing a safe working environment, conducting regular safety inspections, and implementing necessary health and safety measures.

  7. Dispute Resolution and Legal Compliance: In the event of employment disputes or legal issues, the EOR is responsible for managing and resolving these matters in accordance with Japanese law. This includes handling grievances, disciplinary actions, and potential litigation.

  8. Data Protection and Privacy: The EOR must comply with Japan's Act on the Protection of Personal Information (APPI), ensuring that employee data is handled securely and that privacy rights are respected.

While the EOR takes on these significant responsibilities, the company must maintain oversight and ensure that the EOR is fulfilling its obligations. The company should also provide clear communication and collaboration with the EOR to ensure that business objectives and compliance requirements are met.

How does Rivermate, as an Employer of Record in Japan, ensure HR compliance?

Rivermate, as an Employer of Record (EOR) in Japan, ensures HR compliance through a comprehensive understanding and application of Japanese labor laws and regulations. Here are several ways Rivermate achieves this:

  1. Local Expertise and Knowledge: Rivermate employs local HR professionals who are well-versed in Japanese employment laws, including the Labor Standards Act, the Industrial Safety and Health Act, and other relevant regulations. This local expertise ensures that all HR practices are compliant with national and regional laws.

  2. Employment Contracts: Rivermate ensures that employment contracts are drafted in accordance with Japanese legal requirements. This includes specifying terms of employment, job descriptions, working hours, salary, benefits, and termination conditions. These contracts are also provided in Japanese to ensure clarity and compliance.

  3. Payroll Management: Rivermate handles payroll processing in strict adherence to Japanese laws. This includes accurate calculation of wages, overtime, bonuses, and deductions for taxes and social insurance. They ensure timely and correct payments to employees, which is crucial for compliance.

  4. Tax Compliance: Rivermate manages all aspects of tax compliance, including withholding and remitting income taxes, social security contributions, and other statutory deductions. They stay updated with any changes in tax laws to ensure ongoing compliance.

  5. Social Insurance and Benefits: Rivermate ensures that all employees are enrolled in mandatory social insurance programs, such as health insurance, pension insurance, unemployment insurance, and workers' compensation insurance. They also manage contributions and benefits administration in compliance with Japanese regulations.

  6. Labor Law Adherence: Rivermate ensures compliance with labor laws related to working hours, overtime, rest periods, and holidays. They monitor employee working hours to prevent violations of the maximum working hours and ensure that employees receive appropriate rest periods and paid leave.

  7. Employee Rights and Protections: Rivermate upholds employee rights by ensuring compliance with anti-discrimination laws, workplace safety regulations, and other protective legislation. They provide training and resources to both employees and employers to foster a compliant and respectful workplace environment.

  8. Termination and Severance: Rivermate manages the termination process in accordance with Japanese labor laws, which include specific procedures and notice periods. They ensure that any severance payments or other entitlements are correctly calculated and provided to the departing employee.

  9. Regular Audits and Updates: Rivermate conducts regular audits of their HR practices and stays informed about changes in Japanese labor laws and regulations. This proactive approach helps them to continuously update their processes and ensure ongoing compliance.

  10. Employee Support and Communication: Rivermate provides support to employees regarding their rights and obligations under Japanese law. They maintain open lines of communication to address any concerns or questions employees may have about their employment terms or legal protections.

By leveraging their local expertise and comprehensive HR management services, Rivermate ensures that companies can operate in Japan with full compliance to local employment laws, thereby mitigating risks and focusing on their core business activities.