Employer of Record in Japon

Le Japon possède l’un des marchés du travail les plus uniques au monde dans la mesure où sa population en âge de travailler est en déclin, et cette tendance devrait se poursuivre au cours des prochaines décennies. Pour cette raison, les entreprises étrangères souhaitant entrer sur le marché économique de l’Asie de l’Est peuvent relocaliser des travailleurs au Japon, car le Japon encourage les entreprises étrangères à contribuer à améliorer son économie.

Les travailleurs japonais sont très instruits et qualifiés, ce qui rend l’embauche internationale attrayante ; cependant, le taux de chômage au Japon est actuellement d’environ 2,6 %, et le Japon bénéficie d’une grande sécurité de l’emploi, ce qui signifie que les employés ne recherchent pas d’autres opportunités. Tous ces facteurs combinés rendent plus difficile l’attraction des talents locaux.

Cela signifie-t-il que le marché du travail japonais est hors de portée des pays étrangers ? Absolument pas, car ces défis créent également un espace pour trouver des perles rares parmi les employés japonais, ou pour relocaliser l’un de vos meilleurs travailleurs. Le Japon offre une très bonne qualité de vie, ce qui constitue un argument de poids pour les employés intéressés par une relocalisation.

Le Japon est un marché du travail « employee-first ». Ils exercent un contrôle strict sur les lois du travail et les conditions de travail. En fait, toute leur culture valorise fortement la conformité aux lois. C’est pourquoi un Employer of Record (EOR) au Japon vous offrira plus de flexibilité que si vous essayez d’entrer sur ce marché par vous-même.

En fournissant la base légale, ainsi que la paie, les taxes, les avantages pour les employés, et la pleine conformité aux contrats de travail japonais, ils prennent en charge les défis liés à la navigation dans les lois du travail locales.

Pour une gestion complète de la relation, vous pouvez explorer des services comme Rivermate (https://rivermate.com/employer-of-record). Ils vous aideront à embaucher un employé afin que vous puissiez vous concentrer sur les activités quotidiennes du processus d’expansion.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) au Japon

L’utilisation d’un EOR au Japon simplifie le processus d’embauche. Voici comment cela fonctionne :

1. Vous trouvez le candidat. Vous recrutez le talent que vous souhaitez embaucher au Japon.
2. L’EOR embauche votre candidat. L’EOR embauche légalement l’employé en votre nom par le biais d’un contrat de travail local conforme.
3. Le processus d’intégration commence. L’EOR gère l’ensemble du processus d’intégration. Cela comprend la gestion de toute la paperasserie nécessaire pour le nouvel embauché. Ce processus prend entre 1 à 3 semaines pour les employés japonais, et jusqu’à 3 mois pour les employés étrangers.
4. La gestion quotidienne vous revient. L’employé travaille pour votre société. Vous gérez ses tâches et responsabilités quotidiennes.
5. L’EOR s’occupe des RH et de la paie. L’EOR prend en charge toutes les tâches administratives liées aux ressources humaines. Ils traitent la paie, les taxes, et les cotisations sociales conformément aux réglementations japonaises. Vous recevez une facture unique mensuelle.

Pourquoi utiliser un Employer of Record au Japon

L’utilisation d’un EOR au Japon facilite et accélère l’expansion mondiale. Cela élimine le principal obstacle qu’est la création d’une entité légale dans le pays, ce qui peut être un processus long et coûteux. Au lieu d’opérer en tant qu’employeur direct, la société qui embauche peut constituer une équipe rapidement tout en assurant une conformité complète avec les lois du travail.

Voici quelques avantages clés :

• Entrer sur le marché plus rapidement. Embauchez des employés et démarrez vos opérations en quelques jours, pas en plusieurs mois.
• Garantir une conformité totale. Les EOR sont experts en droit du travail japonais. Ils veillent à ce que vos pratiques d’embauche respectent toutes les exigences légales en matière de contrats, d’avantages et de protections. Cela inclut la navigation dans les systèmes d’assurance maladie, de pension, et d’assurance chômage, dont vous pouvez en savoir plus auprès du Ministère de la Santé, du Travail et du Bien-être (https://www.mhlw.go.jp/english/).
• Réduire les coûts. Évitez les coûts élevés liés à la mise en place et au maintien d’une entité légale au Japon.
• Simplifier les ressources humaines et l’administration. L’EOR gère tout votre système de paie, la retenue d’impôts, et l’administration des avantages. Cela vous libère du temps pour vous concentrer sur vos objectifs d’entreprise.
• Offrir des avantages compétitifs. Attirez et retenez les meilleurs talents en leur proposant des packages d’avantages concurrentiels et conformes localement.

Rivermate's modèle de tarification transparent élimine la complexité avec un seul forfait mensuel par employé, compétitif. À la différence des fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification en Japon comprend un soutien RH complet, l'administration des prestations, la gestion de la conformité et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses de la main-d'œuvre en temps réel. Aucun coût caché, pas de frais de mise en place — une tarification simple qui s'adapte aux besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale dans Japon.

Le marché du travail japonais est hautement compétitif et fortement protégé par la réglementation de l'emploi au Japon. Du début à la fin, les entreprises étrangères doivent savoir que ces réglementations seront strictement appliquées, en particulier en ce qui concerne les licenciements. Par exemple, le non-respect des procédures de licenciement peut coûter plusieurs mois d'indemnités aux entreprises étrangères.

Les contrats de travail sont structurés autour de clauses obligatoires, et omettre ces clauses peut également entraîner des problèmes avec les autorités locales.

Si vous relocalisez un employé au Japon, les lois sur l'immigration seront appliquées et enforceables. Elles sont strictes à propos de ces processus. Ainsi, bien qu'elles encouragent les affaires étrangères, elles ne le font pas en risquant la conformité à l'immigration. Ces règles peuvent être beaucoup plus complexes que vous ne l’imaginez, vous devrez donc obtenir de l’aide pour les naviguer.

Si vous embauchez au Japon pour la première fois, soyez conscient des défis, car ils peuvent faire ou défaire votre stratégie d’embauche internationale pour le Japon.

Contrats de travail & clauses obligatoires

Bien que vous puissiez avoir un accord verbal, un contrat de travail écrit est la norme au Japon. Il apporte de la clarté et vous aide, vous et votre employé, à comprendre les termes de l’emploi. Vous devez fournir par écrit certains termes clés de l’emploi.

Voici les clauses essentielles à inclure :

• Durée du contrat : Indiquez si le contrat est à durée déterminée ou indéterminée.
• Lieu de travail et responsabilités : Décrivez clairement les responsabilités du poste et l’emplacement du travail.
• Heures de travail : Précisez les heures de début et de fin, les pauses, et toute attente concernant les heures supplémentaires.
• Salaires : Expliquez comment vous calculez et payez les salaires, y compris les dates de paiement.
• Résiliation : Décrivez les raisons et les procédures pour mettre fin à l’emploi.
• Renouvellements : Pour les contrats à durée déterminée, spécifiez les critères de renouvellement.

Périodes d’essai

Au Japon, vous pouvez inclure une période d’essai dans vos contrats de travail. Cette période d’essai vous permet d’évaluer les compétences et l’adéquation d’un nouvel employé.

• Durée typique : Les périodes d’essai durent généralement de trois à six mois.
• Résiliation : Vous avez plus de marge de manœuvre pour résilier un contrat durant la période d’essai.
• Préavis : Si l’employé a travaillé plus de 14 jours, vous devez donner un préavis de 30 jours pour la résiliation.

Heures de travail & heures supplémentaires

La semaine de travail standard au Japon est de 40 heures, avec un maximum de huit heures par jour.

• Heures supplémentaires : Tout travail au-delà de ces heures constitue des heures supplémentaires.
• Paiement des heures supplémentaires : Vous devez payer une prime pour les heures supplémentaires.
• Travail de nuit : Le travail entre 22h et 5h nécessite également une majoration.

Voici une répartition simple des taux de paiement pour les heures supplémentaires :

Jours fériés publics & régionaux

Le Japon compte 17 jours fériés nationaux en 2026. Si un jour férié tombe un dimanche, le lundi suivant devient un jour férié.

Voici la liste des jours fériés pour 2026 :

Embauche de contractors au Japon

Vous pouvez également recruter des contractors indépendants au Japon. C’est une manière flexible d’accéder à des compétences spécialisées. Cependant, vous devez faire attention à la classification du travailleur.

Un contractor indépendant :

• Travaille sans votre supervision directe.
• Peut accepter ou rejeter des projets.
• Détermine ses propres méthodes et horaires de travail.
• Est responsable de la déclaration de ses revenus professionnels.

Une erreur de classification d’un employé comme contractor peut entraîner de graves conséquences, y compris des amendes et le paiement rétroactif des taxes et cotisations sociales.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à réduire ce risque. Un EOR agit comme l’employeur légal de vos travailleurs au Japon. Il gère toutes les tâches légales et administratives, notamment :

• Rédaction de contrats de travail conformes.
• Gestion de la paie et des impôts.
• Garantie de conformité aux lois du travail locales.

Utiliser un EOR vous permet d’embaucher au Japon sans créer une entité locale, vous faisant gagner du temps et réduire vos risques juridiques.

Au Japon, la gestion de la rémunération et de la paie implique la compréhension d'un système structuré avec des règles spécifiques. Vous constaterez que des éléments tels que les cycles de paie, les taxes et les contributions sociales sont assez définis. Ce système garantit que vous et vos employés savez à quoi vous attendre. Il constitue une étape clé pour gérer une équipe conforme et heureuse dans le pays.

Cycles de paie & structure salariale

Au Japon, vous payez généralement vos employés une fois par mois. La date de paye la plus courante est le 25 du mois. Si cette date tombe un jour férié, vous les payez le jour ouvrable précédent. Bien que la paie mensuelle soit standard, vous pouvez également choisir de payer hebdomadairement ou toutes les deux semaines si cela convient mieux à votre entreprise.

Les bulletins de salaire de vos employés comporteront une répartition claire de leur salaire brut et de toute déduction. De nombreuses entreprises au Japon proposent également une allocation de transport pour couvrir les frais de déplacement. C'est une pratique courante, bien que non obligatoire par la loi. Les bonus font également partie intégrante de la structure de rémunération, souvent versés deux fois par an, en été et en hiver.

Heures supplémentaires & minima

Les heures de travail standard au Japon sont de huit heures par jour et 40 heures par semaine. Si vos employés travaillent plus que cela, vous devez leur verser des heures supplémentaires. Le taux exact des heures supplémentaires sera précisé dans leur contrat d'emploi.

Le salaire minimum au Japon varie selon la préfecture, il est donc important de connaître le taux spécifique pour votre région. Par exemple, Tokyo a un salaire minimum plus élevé que d'autres zones. Ces minima sont fixés par le gouvernement et sont mis à jour périodiquement.

Taxes et contributions de l'employeur

En tant qu'employeur au Japon, vous êtes responsable de plusieurs contributions à la paie. Celles-ci concernent les systèmes d'assurance sociale et professionnelle qui bénéficient à vos employés.

Taxes et déductions des employés

Vos employés verront également plusieurs déductions sur leurs fiches de paie. Vous êtes tenu de retenir ces montants sur leur salaire et de les verser au gouvernement.

En Japon, vous trouverez une base solide de congés et d'avantages pour les employés. Le système garantit que les personnes disposent de temps pour se reposer et observer des traditions culturelles. Il offre également un filet de sécurité par le biais de l'assurance sociale obligatoire. Cette approche contribue à créer une force de travail stable et saine.

Congés légaux

La législation japonaise prévoit plusieurs types de congés pour les employés.

• Congé annuel : Vous bénéficiez d’un congé payé en fonction de votre ancienneté. Il commence à 10 jours après six mois d’emploi continu. Il augmente chaque année, atteignant un maximum de 20 jours après 6,5 années de service. Les employeurs doivent s’assurer que vous preniez au moins cinq de vos jours de congé payés chaque année.
• Congé de maternité et de paternité : Les jeunes mères reçoivent 14 semaines de congé de maternité payé. Les pères peuvent prendre jusqu’à quatre semaines de congé payé dans les huit semaines suivant la naissance de leur enfant.
• Congé d’accueil de l’enfant : Après le congé de maternité ou de paternité, l’un ou l’autre parent peut prendre un congé d’accueil jusqu’à ce que l’enfant ait un an. Ce congé peut être prolongé si certaines conditions sont remplies.
• Congé d’aidant familial : Vous pouvez prendre un congé pour vous occuper d’un membre de la famille ayant une condition de santé à long terme.
• Congé maladie : Le Japon ne dispose pas d’une politique de congé maladie légale nationale. En cas de maladie, il est généralement attendu que vous utilisiez votre congé annuel payé. Cependant, de nombreuses entreprises offrent un certain congé maladie en tant qu’avantage supplémentaire.

Jours fériés publics & jours fériés régionaux

Le Japon compte 16 jours fériés nationaux. Si un jour férié tombe un dimanche, le lundi suivant devient un jour férié.

Le Japon dispose également de quelques périodes de vacances clés :

• Golden Week : Il s’agit d’un ensemble de quatre jours fériés nationaux à la fin avril et début mai.
• Silver Week : Une série de jours fériés en septembre.
• Obon : Bien que ce ne soit pas un jour férié officiel, de nombreuses entreprises ferment pour cette fête de mi-août qui honore les ancêtres.

Avantages complémentaires typiques

De nombreuses entreprises au Japon proposent des avantages au-delà des exigences légales pour attirer et retenir des talents.

Comment un EOR peut aider à mettre en place des avantages

Mettre en place un package d’avantages compétitif et conforme dans un nouveau pays peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie ce processus pour vous.

Un EOR dispose déjà d’une entité légale au Japon. Cela signifie qu’il peut embaucher des employés en votre nom et gérer toutes les tâches RH locales.

Voici comment un EOR aide avec les avantages :

• Conformité : Nous veillons à ce que votre package d’avantages respecte toutes les exigences légales du Japon.
• Expertise locale : Nous comprenons le marché local et ce que les candidats attendent en termes d’avantages. Cela vous aide à offrir un package compétitif qui attire les meilleurs talents.
• Administration : Nous gérons l’ensemble du processus d’administration des avantages. Cela inclut l’inscription des employés à l’assurance sociale et la gestion des avantages supplémentaires que vous choisissez d’offrir.
• Simplicité : Vous recevez une seule facture simple pour tous les coûts liés à l’emploi, y compris les salaires et les avantages. Nous prenons en charge le reste.

Utiliser un EOR vous fait gagner du temps et réduit les risques. Vous pouvez vous concentrer sur vos objectifs commerciaux pendant que nous nous occupons des complexités de l’emploi local.

Parlons de la fin d'emploi au Japon. C’est un processus qui nécessite du soin et une compréhension des lois et coutumes locales. Les lois du travail japonaises protègent les employés, vous ne pouvez donc pas simplement licencier quelqu’un sans raison valable. Le processus est structuré, et vous devez suivre des étapes spécifiques pour garantir que tout soit géré correctement.

Préavis

Lorsque vous décidez de mettre fin à l’emploi d’un salarié, vous devez fournir un préavis d’au moins 30 jours. C’est une exigence légale en vertu de la Loi sur les normes du travail du Japon.

Alternativement, vous pouvez choisir de payer au salarié son salaire moyen pour 30 jours au lieu de lui faire travailler pendant cette période. Cela est souvent appelé paiement en lieu et place du préavis. Si vous donnez, par exemple, 10 jours de préavis, vous devez payer pour les 20 jours restants.

Il existe quelques exceptions à la règle du préavis de 30 jours. L’une concerne les cas de faute grave du salarié. Une autre est si une catastrophe naturelle ou un événement inévitable rend impossible la poursuite de l’activité.

Indemnités de départ

La loi japonaise ne vous oblige pas à verser une indemnité de départ à un salarié licencié. Cependant, il s’agit d’une pratique courante. De nombreuses entreprises choisissent d’offrir un package de départ.

Pourquoi ? Offrir une indemnité de départ peut faciliter le départ. Elle est souvent utilisée pour encourager un salarié à démissionner volontairement, ce qui peut être une solution plus amicale que le licenciement. Le montant de l’indemnité peut varier, mais il est souvent équivalent à plusieurs mois de salaire.

Comment Rivermate gère les sorties conformes

Chez Rivermate, nous veillons à ce que chaque fin d’emploi soit gérée en conformité totale avec la loi japonaise. Nous vous guidons tout au long du processus, étape par étape.

Voici comment nous aidons :

• Documentation : Nous travaillons avec vous pour assurer que toutes les raisons de la fin d’emploi soient bien documentées. Ceci est crucial si le licenciement est pour cause réelle et sérieuse, comme une mauvaise performance.
• Préavis et Paiement : Nous gérons les exigences relatives au préavis, que ce soit fournir le préavis complet de 30 jours ou organiser un paiement en lieu et place du préavis.
• Transition fluide : Nous gérons la paie finale et toute la paperasserie nécessaire à la sortie.
• Communication claire : Nous vous aidons à communiquer la décision avec respect et clarté, ce qui est important dans la culture d’affaires japonaise.

Notre objectif est de rendre le processus aussi clair et simple que possible. Nous vous aidons à naviguer dans la complexité du droit du travail japonais afin d’assurer une sortie conforme et équitable pour vos employés.

Obtenir un visa pour travailler au Japon implique quelques étapes clés. Le processus est clair, mais il nécessite une préparation minutieuse. Votre employeur au Japon commencera par obtenir un Certificat d'Éligibilité (COE) pour vous. Ce document est essentiel. Il prouve que vous remplissez les conditions pour entrer et travailler dans le pays. Une fois le COE délivré, vous pouvez faire une demande de visa de travail auprès de l'ambassade ou du consulat japonais dans votre pays. Le Japon propose près de 30 types de permis de travail et de visas de long séjour, chacun étant lié à des catégories professionnelles spécifiques.

Visas de travail & réalités du parrainage

Un Employer of Record (EOR) peut être votre employeur légal au Japon, en gérant la paie, les taxes et les ressources humaines. C'est une solution pratique si votre entreprise ne possède pas d'entité légale au Japon. L'EOR sponsorisera votre visa de travail, ce qui signifie qu'il s'occupera de la demande pour votre Certificat d'Éligibilité.

Ce qu’un EOR peut généralement sponsoriser :

• Visas de Travail Général : destinés aux professionnels dans des domaines comme l’ingénierie, les sciences humaines et les services internationaux. C’est l’un des parcours les plus courants.
• Visas de Main-d’Œuvre Qualifiée : pour les individus possédant des compétences spécifiques dans certains secteurs.
• Visas de Transfert Intra-entreprise : si vous transférez d’un bureau étranger à une filiale japonaise du même groupe, un EOR peut faciliter cela.

Ce qu’un EOR peut ne pas sponsoriser :

• Visa de Professionnel Hautement Qualifié : ce visa utilise un système basé sur des points et est destiné aux personnes disposant de qualifications avancées. Bien qu’un EOR puisse aider à la demande, l’éligibilité dépend fortement de vos qualifications personnelles, telles que votre parcours académique, votre expérience professionnelle et votre salaire.
• Visa de Startup : ce visa s’adresse aux entrepreneurs souhaitant lancer une entreprise au Japon et sort généralement du champ d’action des services d’un EOR.

La réalité est qu’un EOR facilite le processus pour de nombreuses catégories de visas de travail courantes. Ils disposent de l’expertise locale pour naviguer dans la paperasserie et les exigences légales, rendant votre transition vers le Japon plus fluide.

Conformité aux déplacements professionnels

Pour les voyages d'affaires de courte durée, vous n’avez peut-être pas besoin de visa. Le Japon a des accords avec plus de 60 pays permettant une entrée sans visa pour jusqu’à 90 jours. Cela inclut des pays comme les États-Unis, le Royaume-Uni, le Canada et l’Australie.

Ce que vous pouvez faire lors d’une visite d'affaires de courte durée :

• Assister à des réunions et conférences
• Mener des études de marché
• Participer à des activités commerciales non rémunérées

Limitations importantes :

• Vous ne pouvez pas exercer un travail rémunéré pour une entreprise japonaise.
• Vous devez disposer d’un billet de retour ou de continuation.

Si votre nationalité exige un visa pour des visites de courte durée, vous devrez faire une demande auprès d’une ambassade ou d’un consulat japonais avant votre voyage. Les documents requis comprennent généralement :

• Un passeport valide
• Un formulaire de demande de visa rempli
• Une photo d’identité récente
• Une lettre d’invitation d’une entreprise japonaise
• Votre itinéraire de voyage