Horaires de travail en Japon

Naviguer dans les réglementations du travail est crucial pour les entreprises opérant au Japon ou employant des résidents japonais. La Loi sur les normes du travail du pays établit des directives claires concernant les heures de travail, les heures supplémentaires, les périodes de repos et les obligations de l’Employeur of Record, conçues pour assurer un traitement équitable et prévenir les charges de travail excessives sur les employés. Comprendre et respecter ces règles est essentiel pour la conformité et pour favoriser un environnement de travail sain.

La conformité avec les lois japonaises sur le temps de travail implique plus que simplement suivre les heures ; il faut mettre en place des systèmes appropriés pour l’enregistrement, calculer avec précision les primes d’heures supplémentaires, et garantir que les employés bénéficient de leurs pauses et jours de congé obligatoires. Rester informé des exigences spécifiques aide les entreprises à gérer efficacement leur main-d’œuvre tout en respectant leurs obligations légales.

Heures de travail standard et structure de la semaine de travail

Selon la Loi sur les normes du travail, les heures de travail standard légales sont limitées à 8 heures par jour et 40 heures par semaine. Les employeurs sont généralement interdits d’exiger que les employés travaillent au-delà de ces limites sauf dans des conditions spécifiques.

La structure standard de la semaine de travail implique généralement cinq jours de 8 heures, ce qui donne une semaine de 40 heures. Cependant, des variations existent, telles qu’une semaine de six jours avec des heures quotidiennes plus courtes, à condition que le total hebdomadaire ne dépasse pas 40 heures. Une exception spéciale selon le règlement d’application de la Loi sur les normes du travail permet une semaine légale de 44 heures pour certaines catégories de lieux de travail employant moins de 10 travailleurs — notamment dans le commerce/détail, le cinéma et le théâtre (à l’exclusion de la production cinématographique), les services de santé et d’hygiène, et l’industrie du divertissement/hospitalité — plutôt qu’en tant qu’exception générale pour toute petite entreprise.

Les systèmes d’horaires flexibles, tels que le flextime ou les systèmes d’heures de travail variables calculés sur une période plus longue qu’une semaine (par exemple un mois ou une année), permettent des fluctuations quotidiennes ou hebdomadaires des heures, à condition que la moyenne hebdomadaire sur la période de calcul ne dépasse pas la limite légale (habituellement 40 heures).

Règlementation et rémunération des heures supplémentaires

Les heures de travail dépassant les limites légales (8 heures par jour ou 40 heures par semaine) sont considérées comme des heures supplémentaires. Les employeurs ne peuvent demander aux employés de faire des heures supplémentaires que s’ils ont conclu un accord de gestion du travail, connu sous le nom de « Accord 36 » (Article 36 Accord), avec le représentant des employés et l’ont soumis à l’Inspection du travail compétente.

L’Accord 36 doit préciser le cadre du travail supplémentaire, le nombre d’employés concernés, et les limites maximales d’heures supplémentaires. Les limites légales d’heures supplémentaires s’appliquent généralement :

• Limite standard : 45 heures par mois et 360 heures par an.

• Limite d’exception spéciale : dans des circonstances spécifiques et temporaires décrites dans l’Accord 36, ces limites peuvent être dépassées, mais avec des plafonds stricts :

  • Pas plus de 100 heures d’heures supplémentaires (y compris le travail pendant les jours fériés) dans un seul mois.

  • En moyenne pas plus de 80 heures d’heures supplémentaires (y compris le travail pendant les jours fériés) par mois sur une période de deux, trois, quatre, cinq ou six mois.

  • Un total ne dépassant pas 720 heures d’heures supplémentaires par an.

Le travail supplémentaire doit être rémunéré à un taux majoré basé sur le salaire horaire standard de l’employé. Les taux minimums de majoration sont réglementés par la loi :

Type de travail	Taux de majoration minimum (Multiplicateur)	Taux total (Multiplicateur)
Heures supplémentaires standard (au-delà de 8/40 heures)	25%	1.25
Heures supplémentaires dépassant 60 heures par mois	50%	1.50
Travail de nuit (22:00 - 05:00)	25%	1.25
Travail pendant les jours fériés légaux	35%	1.35
Heures supplémentaires + Travail de nuit	25% + 25%	1.50
Heures supplémentaires (> 60 h/mois) + Travail de nuit	50% + 25%	1.75
Travail pendant les jours fériés + Travail de nuit	35% + 25%	1.60

Notez que la majoration de 50% pour les heures supplémentaires dépassant 60 heures par mois est devenue obligatoire pour les PME à partir du 1er avril 2023, les alignant sur les grandes entreprises. Les employeurs peuvent proposer un congé payé en lieu et place de cette majoration de 50% pour les heures supplémentaires dépassant 60 heures par mois, si un accord distinct est en place.

Périodes de repos et droits aux pauses

Les employeurs sont légalement tenus de fournir aux employés des périodes de repos suffisantes durant la journée de travail. Ces pauses sont non rémunérées et doivent être accordées pendant les heures de travail. Les droits minimaux concernant les pauses sont basés sur le nombre total d’heures travaillées dans une journée :

Heures travaillées dans une journée	Droits minimaux en pauses
Plus de 6 heures	Au moins 45 minutes
Plus de 8 heures	Au moins 60 minutes

Les employés ont également droit à des jours fériés légaux. La loi oblige les employeurs à donner au moins un jour de congé par semaine, ou quatre jours sur une période de quatre semaines. Ces jours sont considérés comme des jours fériés légaux et le travail effectué ces jours-là est soumis à la majoration pour travail pendant les jours fériés.

Réglementations sur le travail de nuit et le travail le weekend

Le travail effectué durant la période de nuit, définie comme entre 22h00 et 5h00, est soumis à une majoration obligatoire de 25 %, en plus de toute majoration applicable pour heures supplémentaires ou travail pendant les jours fériés.

Travailler le weekend ne déclenche pas automatiquement une majoration sauf si le jour du weekend est désigné comme jour férié légal de l’employé. Si un jour férié légal tombe un jour de semaine, et que l’employé travaille ce jour-là, la majoration pour travail pendant un jour férié s’applique. S’il travaille un weekend qui n’est pas un jour férié légal mais dépasse ses heures standard journalières ou hebdomadaires, ce sont les majorations pour heures supplémentaires qui s’appliquent. Si le travail du weekend a lieu durant un jour férié légal, la majoration de 35 % pour travail en jour férié s’applique.

Obligation d’enregistrement du temps de travail

Les employeurs au Japon ont une obligation légale stricte d’enregistrer avec précision les heures de travail de leurs employés. Cela est crucial pour assurer la conformité aux limites d’heures, le calcul correct des salaires et des primes d’heures supplémentaires, et pour démontrer le respect des lois du travail.

Les heures de travail doivent être enregistrées de façon objective. Les méthodes acceptables incluent :

• Badgeage ou pointeuse

• Cartes IC ou autres systèmes d’identification électronique

• Connexion/déconnexion sur ordinateur

• Autres méthodes objectives capturant précisément les heures de début et de fin

Bien que l’auto-déclaration des heures soit parfois utilisée, les employeurs doivent prendre des mesures nécessaires pour vérifier l’exactitude de ces déclarations et prévenir toute manipulation. Se contenter d’autodéclarations sans vérification objective n’est généralement pas considéré comme suffisant pour la conformité.

Les employeurs doivent conserver les registres relatifs aux heures de travail, salaires, et autres conditions importantes liées au travail pour une période déterminée. La réglementation actuelle exige de conserver ces documents pendant cinq ans, bien qu’à l’heure actuelle, l’obligation de les conserver pendant trois ans reste en vigueur.