Permis de travail et visas dans Japon

Permis de travail et visas pour le Japon : Guide pour les employeurs et les travailleurs à distance

Naviguer dans le processus de visas et de permis de travail au Japon est crucial pour tout employeur embauchant des talents étrangers ou des professionnels déménageant pour un travail à distance. Le Japon est une destination attractive pour les talents mondiaux, mais ses règles d’immigration sont strictes. Les employeurs et les professionnels doivent naviguer avec soin dans la réglementation des visa de travail pour rester en conformité. Travailler avec un visa touristique est illégal au Japon, et les autorités renforcent les contrôles à mesure que le travail à distance gagne en popularité.

Le non-respect de ces règles peut entraîner de lourdes amendes ou même une peine de prison pour les employeurs. Ce guide complet explique les permis de travail et visas japonais, en ciblant les employeurs déplaçant des talents, les personnes avec une offre d’emploi, et les nomades numériques capables de subvenir à leurs besoins. Nous aborderons qui a besoin d’un visa de travail, les principaux types de visas, les étapes de la demande, et comment des solutions comme un Employer of Record (EOR) et le Support Visa de Rivermate peuvent simplifier le processus.

Pourquoi la conformité en matière d’immigration est importante pour les employeurs au Japon

Se tenir à jour concernant la conformité en matière d’immigration est essentiel pour toute entreprise recrutant au Japon. La loi japonaise exige que tout ressortissant étranger travaillant au Japon possède le visa ou le permis de travail approprié. Les employeurs doivent s’assurer que les travailleurs n’entrent pas avec un visa touristique ou un autre statut incorrect, même si le travail est à distance. Les autorités renforcent de plus en plus l’application de ces règles, donc les entreprises doivent vérifier le statut du visa de chaque embauche non japonaise pour éviter des ennuis juridiques.

En résumé, si vous envisagez d’embaucher ou de repositionner un employé étranger au Japon, vous devez obtenir un permis de travail adéquat avant qu’il ne commence tout travail rémunéré. Ne pas le faire pourrait entraîner des amendes, des sanctions légales ou des risques pour votre activité. En comprenant les exigences en matière de visa au Japon et en suivant les procédures correctes, les employeurs protègent leur entreprise et leur équipe internationale.

Qui a besoin d’un visa ou permis de travail au Japon ?

Presque tous les individus non japonais qui envisagent de travailler au Japon ont besoin d’un visa de travail. Il existe seulement quelques exceptions. Les citoyens japonais (y compris les doubles nationaux) n’ont pas besoin de visa pour travailler. De plus, certains résidents étrangers disposent d’une autorisation de travail intrinsèque au Japon, tels que :

Résidents permanents
Résidents de longue durée
Conjoints ou enfants de citoyens japonais
Conjoints ou enfants de résidents permanents japonais

Si un travailleur ne relève pas d’une des catégories ci-dessus, il devra obtenir un visa de travail valide avant de commencer son emploi au Japon. Les employeurs sont responsables de confirmer que tout nouvelle embauche internationale détient le bon visa pour son rôle. Cette “vérification de l’autorisation de travail” doit être effectuée avant que la personne ne commence à travailler, afin d’assurer une conformité totale avec les lois d’immigration japonaises. Essentiellement, à moins que votre candidat ne détienne déjà la citoyenneté japonaise ou un statut de résident éligible, vous (ou votre partenaire de recrutement) devez parrainer un visa de travail pour lui.

Catégories de visas de travail au Japon pour les employeurs déplaçant des talents

Le Japon propose une gamme de types de visas de travail adaptés à différentes professions et objectifs. En tant qu’employeur déplaçant des talents au Japon, il est important de choisir la catégorie de visa qui correspond le mieux au rôle de votre employé. Les principales options de visas pour déplacer des talents au Japon incluent :

Visa d’ingénieur / Spécialiste en sciences humaines / Services internationaux pour le Japon

Il s’agit d’un visa large pour les professionnels dans des domaines comme l’informatique, l’ingénierie, les sciences humaines, l’éducation, la finance, le marketing, la traduction, le design et autres services internationaux. C’est l’un des visas de travail les plus courants pour les employés étrangers qualifiés.

Visa de transfert intra-entreprise pour le Japon

Ce visa concerne les entreprises multinationales transférant un employé d’une filiale à l’étranger vers un bureau au Japon. Le salarié doit avoir été employé par la société à l’étranger pendant au moins un an avant le transfert. Ce visa permet une affectation temporaire au Japon tout en restant sur le payroll mondial.

Visa de travail qualifié pour le Japon

Ce visa est destiné aux travailleurs étrangers possédant des compétences spécialisées dans certains métiers ou domaines comme cuisiniers, architectes ou artisans. Une expertise spécifique et éventuellement des certifications sont requises selon le métier.

Visa de professionnel hautement qualifié pour le Japon

Il s’agit d’un visa spécial de cinq ans pour les travailleurs hautement qualifiés, évalués selon un système de points prenant en compte des facteurs comme le niveau d’études, l’expérience professionnelle, les réalisations, le salaire, et même l’âge. Les candidats avec un score élevé bénéficient de privilèges, comme un chemin plus rapide vers la résidence permanente.

Visa de travailleur qualifié spécifié pour le Japon

Cette catégorie a été créée pour répondre aux pénuries de main-d’œuvre dans des industries désignées (par exemple, soins infirmiers, construction, hôtellerie). Elle nécessite généralement de passer des examens de compétences ou d’avoir une formation préalable, et permet aux travailleurs intermédiaires qualifiés de travailler au Japon dans ces secteurs.

D’autres types de visas existent, comme les visas culturels, étudiants, ou le visa Start-up pour entrepreneurs, mais ceux ci-dessus sont les principaux visas de travail que les employeurs utiliseront pour faire venir des talents professionnels au Japon. Chaque visa possède ses propres critères d’éligibilité et activités permises, donc le choix de la bonne catégorie est crucial.

Principales exigences pour obtenir un visa de travail japonais

Obtenir un visa de travail pour le Japon implique de satisfaire à des conditions d’éligibilité spécifiques pour le candidat étranger et l’employeur parrain. En général, les principales exigences suivantes doivent être remplies pour obtenir un permis de travail au Japon :

Qualifications ou expérience pertinentes pour les visas japonais

Le candidat doit avoir un parcours adapté au poste. Pour de nombreux visas professionnels, un diplôme de licence ou supérieur dans un domaine apparenté est attendu. Dans certains cas, une expérience significative (souvent 10+ années) en lieu et place d’un diplôme peut suffire, notamment pour certains métiers experts.

Une offre d’emploi confirmée d’une entreprise au Japon est obligatoire. L’employeur japonais agit en tant que sponsor du visa, c’est-à-dire qu’il déposera la paperasserie pour le salarié. Sans employeur sponsor, un visa de travail standard ne peut être obtenu. (Exception : certains visas auto-sponsorisés ou start-up existent, mais ils sortent du cadre habituel de recrutement par un employeur.)

Certificat d’éligibilité (CoE) pour les visas japonais

Ce document officiel, délivré par l’Agence des services d’immigration du Japon, constitue une étape clé du processus. L’employeur au Japon doit demander le CoE en soumettant des preuves de l’offre d’emploi, des détails sur la société, et des qualifications du candidat aux autorités d’immigration. Le CoE sert à pré-vituer le candidat à l’emploi prévu. Un CoE valide est nécessaire avant que le candidat ne puisse faire la demande du visa réel dans un consulat.

Casier judiciaire vierge pour les visas japonais

L’immigration japonaise peut exiger une preuve que le candidat n’a pas de casier judiciaire sérieux. Cela peut impliquer la soumission de certificats de bonne conduite de police en provenance du pays d’origine du candidat.

Santé et autres considérations pour les visas japonais

Selon le type de visa, des documents supplémentaires peuvent être requis, comme un bilan médical ou une preuve de qualifications (licences professionnelles). En général, il est conseillé que le candidat soit en bonne santé et ait tous les certificats nécessaires si requis pour son emploi.

Pour les employeurs, satisfaire ces exigences signifie souvent rassembler des documents tels que l’enregistrement de la société, les états financiers, un contrat de travail, et une lettre d’explication de l’embauche. Vérifier que le candidat répond bien aux critères d’éducation ou d’expérience pour la catégorie de visa facilitera l’obtention.

Comment faire une demande de visa de travail pour le Japon (Étapes)

Une fois les prérequis en place (notamment l’offre d’emploi et les documents justificatifs), la procédure de demande de visa peut commencer. Tant l’employeur que l’employé participeront à différentes étapes. Voici un aperçu étape par étape pour obtenir un visa de travail au Japon :

Le processus débute lorsque le travailleur étranger obtient une offre d’emploi d’une entreprise japonaise. L’entreprise accepte de parrainer le visa. Un contrat officiel ou une lettre d’offre doit être signé, car ils seront nécessaires pour le dossier de visa.

Obtenir un Certificat d’éligibilité (CoE) pour le Japon

L’employeur, en tant que sponsor, dépose la demande de CoE au nom du salarié auprès du bureau régional d’immigration au Japon. La société doit soumettre un formulaire accompagné de documents sur le poste, sur la société, et les qualifications du candidat. Les autorités d’immigration examinent la conformité. L’obtention d’un CoE peut prendre jusqu’à 3 mois, étant donné la vérification approfondie, donc il est conseillé de déposer cette demande dès que possible. Une fois approuvé, le CoE est délivré, et l’employeur l’envoie au futur employé.

Déposer une demande de visa au consulat ou ambassade japonaise

Une fois le CoE en main, le travailleur étranger dépose sa demande de visa dans son pays d’origine ou de résidence, auprès d’un consulat ou ambassade japonaise. Il doit fournir le CoE, un formulaire de demande rempli, un passeport valide, des photos d’identité, et tout document supplémentaire requis pour la catégorie de visa (tel que contrat de travail, CV, preuve de qualifications). La demande de visa est généralement traitée en environ 5 jours ouvrables si tout est en ordre.

Obtenir le visa et entrer au Japon

Une fois le visa approuvé, il est apposé sous forme de sticker dans le passeport du candidat. Il peut alors voyager au Japon. À l’arrivée, les autorités d’immigration délivreront une Carte de Résidence (在留カード) pour la majorité des titulaires de visas de moyen ou long terme. Cette carte témoigne de leur statut au Japon.

Enregistrer la résidence locale au Japon

Après arrivée, le nouvel employé étranger doit enregistrer son adresse auprès du bureau de la mairie locale dans les 14 jours suivant son emménagement. C’est une étape obligatoire pour finaliser la résidence. La personne sera également inscrite au système national d’assurance maladie et de pension si nécessaire. Les employeurs aident souvent ou rappellent cette étape dans le cadre du soutien à la relocation.

Tout au long de ce processus, prêter une attention particulière est essentiel. Toute erreur ou document manquant dans le CoE ou la demande de visa peut entraîner des retards. Les employeurs doivent garder une communication ouverte avec le nouvel embauché, s’assurer que tous les documents sont bien préparés pour chaque étape. Commencer la procédure de visa bien à l’avance par rapport à la date d’entrée prévue est judicieux, compte tenu du délai potentiel de 2 à 3 mois pour l’émission du CoE.

Options de visas pour les travailleurs à distance au Japon

Et si vous êtes un travailleur à distance ou un nomade numérique souhaitant vivre au Japon tout en travaillant pour une entreprise étrangère ? Traditionnellement, le Japon ne proposait pas de visa “nomade numérique” dédié, ce qui signifiait que les travailleurs à distance devaient obtenir un autre visa (tel qu’un visa de travail, étudiant, ou holiday-travail) pour rester légalement et travailler depuis le Japon. Travailler à distance avec un visa touristique était techniquement contre la réglementation et pouvait entraîner des complications légales si l’on se faisait prendre. Cependant, des développements récents ont introduit une nouvelle option spécifiquement pour les travailleurs à distance :

Visa Nomade Numérique (Activités désignées) pour le Japon

En avril 2024, le gouvernement japonais a annoncé un nouveau visa dans la catégorie “Activités désignées” pour les nomades numériques. Ce visa permet aux travailleurs éligibles de vivre au Japon jusqu’à 6 mois tout en travaillant pour un employeur étranger. Important à noter, ce n’est pas un visa de travail traditionnel — les titulaires ne peuvent pas exercer un emploi local avec une entreprise japonaise durant leur séjour. Les critères d’éligibilité clés incluent un seuil de revenu élevé (les demandeurs doivent prouver un revenu annuel d’au moins ¥10 millions, environ USD 65,000) et une assurance santé privée couvrant au moins ¥10 millions en dépenses médicales. Seuls certains pays sont éligibles (Actuellement, États-Unis, Canada, la plupart des nations européennes, Australie, Nouvelle-Zélande, Singapour, Hong Kong, et quelques autres). Le visa nomade numérique n’est pas renouvelable au-delà de 6 mois — après avoir quitté le Japon pour six mois, il est possible de faire une nouvelle demande pour un séjour supplémentaire.

Pour les travailleurs à distance remplissant ces conditions strictes, le visa nomade numérique du Japon offre une possibilité de vivre temporairement au Japon tout en continuant à travailler à distance. Ceux qui ne remplissent pas ces critères doivent rechercher d’autres visas. Certaines options incluent des visas de professionnel hautement qualifié (si vous avez une société parrainante et des qualifications exceptionnelles) ou des visas vacances-travail (si vous avez moins de 30 ans et que vous venez d’un pays éligible, pour un séjour court avec possibilité de petits boulots). En tout état de cause, les travailleurs à distance doivent s’assurer d’un statut de visa approprié s’ils envisagent de travailler depuis le Japon. Les employeurs doivent également garder à l’esprit qu’un statut d’immigration correct est requis même pour le personnel à distance temporaire au Japon — sinon l’individu et potentiellement l’entreprise pourraient s’exposer à des sanctions. Vérifiez toujours les dernières règles, car la politique du Japon en matière de visas pour le travail à distance pourrait évoluer.

Responsabilités et processus de parrainage de l’employeur au Japon

Lors de l’embauche d’un ressortissant étranger, l’employeur japonais assume une responsabilité importante dans le processus de parrainage visa. Les employeurs sponsors doivent faire plus que fournir une offre d’emploi — ils agissent en tant que liaison avec les autorités d’immigration. Voici quelques responsabilités clés et considérations pour les entreprises :

Déposer la demande de CoE au Japon

Comme mentionné, l’employeur gère la demande de Certificat d’éligibilité. Cela implique la préparation de formulaires et la soumission de preuves de la légitimité de l’entreprise (immatriculation, stabilité financière) et des détails du poste. Les autorités peuvent demander la preuve que le rôle et les compétences du candidat étranger sont légitimes et nécessaires. Par exemple, les entreprises peuvent fournir une lettre expliquant pourquoi le poste ne peut pas être rempli par des talents locaux et en quoi le candidat étranger est particulièrement qualifié. Demonstrating this need from a specialized field can strengthen the case.

Lettre de garantie et invitation pour les visas japonais

Les autorités d’immigration peuvent demander des documents tels qu’une lettre de garantie de l’employeur, des lettres d’invitation officielles pour le demandeur du visa ou un itinéraire de séjour. Ces documents visent à rassurer le gouvernement que l’entreprise soutient ce travailleur et que la visite a une finalité légitime. Les sponsors doivent être prêts à fournir ces documents si demandés.

Conformité avec le droit du travail au Japon

Le parrainage d’un visa implique également que l’employeur doit respecter toutes les réglementations du travail japonaises pour cet employé. Cela inclut fournir un salaire équitable (habituellement au moins égal à celui d’un employé japonais dans un poste similaire), inscrire l’employé aux systèmes d’assurance santé et de pension obligatoires, et respecter les lois sur les heures de travail. Lors de l’étude d’une demande de visa, les agents d’immigration peuvent considérer si le salaire et les conditions proposées respectent les normes légales. La non-conformité au droit du travail peut compromettre l’approbation du visa et causer des problèmes juridiques futurs.

Tenue de registres et notifications pour les visas japonais

Les employeurs devraient conserver des dossiers précis sur le statut de visa des employés étrangers et leurs dates de renouvellement. Si un employé sponsorisé quitte l’entreprise ou si des modifications interviennent dans son rôle, l’employeur doit notifier les autorités d’immigration. Maintenir une documentation complète évite que le visa d’un employé ne dérive sans que l’employeur ne s’en aperçoive.

En remplissant soigneusement ces obligations de parrainage, les entreprises améliorent leurs chances d’obtenir une approbation de visa fluide tout en bâtissant une relation de confiance avec l’immigration japonaise. Cela montre que votre société est un sponsor fiable qui valorise la conformité légale. Si ce processus vous semble ardu, faire appel à un soutien d’experts en immigration (interne ou via un prestataire) peut être extrêmement bénéfique.

Coûts et délais de traitement des visas de travail japonais

Les employeurs et candidats doivent connaître les coûts et délais liés aux permis de travail japonais. Heureusement, les coûts directs pour les visas japonais sont relativement faibles, mais les délais d’attente peuvent être importants :

Frais de demande gouvernementaux pour les visas japonais

Les frais standards pour un visa de travail délivré par une ambassade ou consulat japonais sont de ¥3,000 pour un visa à entrée simple ou ¥6,000 pour un visa à entrées multiples. Ces frais sont payés à l’émission du visa (habituellement en devise locale). Ils restent modestes (environ 20 à 40 USD). Si le demandeur souhaite entrer au Japon, sortir puis revenir, un visa à entrées multiples est nécessaire. La majorité des visas de longue durée sont délivrés en tant qu’entrées multiples par défaut.