Employer of Record in Japon

Pourquoi les entreprises étrangères utilisent un EOR au Japon ?

Les raisons d'utiliser un Employer of Record (EOR) au Japon varient. L'embauche internationale sans établissement d'une entité locale est la raison la plus courante, suivie par le test du marché du travail et la relocalisation d'employés clés. Une société d'EOR, telle que Rivermate, devient l'employeur légal, embauchant votre employé via sa propre entité juridique. Nous sommes responsables de :

• Fournir un contrat de travail conforme à la législation locale.
• Gestion de la paie globale, retenues fiscales et avantages sociaux des employés.
• Administration RH continue.
• Conformité avec la législation du travail japonaise, telle que la Labor Standards Act et la Labor Contract Act.

Cela vous laisse libre de gérer les opérations quotidiennes avec l’employé, en sachant que nos experts RH s’occupent de lui localement.

Marché du travail japonais : un aperçu

Le marché de l'embauche
Activité d'embauche la plus importante :	Tokyo domine en nombre d’opportunités d’emploi, sièges sociaux, entreprises internationales et nombre de postes spécialisés dans la finance, l’informatique et la banque.
Délais d’intégration :	Locaux : <1 semaine Étranger : 8 semaines+
Secteurs en demande :	IT et ingénierie logicielle, santé, finance, fintech, construction, hôtellerie, fabrication et automatisation industrielle.
Secteurs with pénuries de compétences :	Construction, transport, logistique, santé, soins infirmiers

Le marché salarial
Coûts statutaires :	Cotisations employeur-salarié combinées : Assurance maladie (Kenko Hoken) : équivaut à la contribution de l’employé, les taux varient selon la préfecture et la société d’assurance maladie. Les primes sont incluses dans les calculs. Assurance de soins infirmiers supplémentaire (Kaigo Hoken) : applicable uniquement aux employés âgés de 40 à 64 ans inclus. Contribution uniforme à l’échelle nationale de 1,62 %. Les primes sont incluses dans le calcul. Retraite (Kosei Nenkin) : équivaut à la contribution de l’employé. Taux national de 18,3 %. Les primes sont incluses dans le calcul. Assurance chômage (Koyo Hoken) : contribution dépendant de l’industrie. Les primes sont incluses dans le calcul. Contribution au fonds de soutien à l’enfance et à la garde d’enfants : nouvelle contribution combinée de 0,23 % à partir d’avril 2026). Les primes sont incluses dans le calcul. Cotisations uniquement employeur : Assurance indemnité accident du travail (Rousai Hoken) : taux selon l’industrie. Contribution à la garde d’enfants et à la petite enfance : Contribution nationale de 0,36 %. Les primes sont incluses dans le calcul. Taxe de soulagement des dégâts liés à l’amiante : 0,002 %
Salaire horaire minimum :	Le salaire horaire minimum varie selon la préfecture. Moyenne nationale pondérée : ¥1 177 Tokyo : ¥1 280 (taux le plus élevé, à partir du 1er oct. 2026) Miyazaki : ¥1 085 (taux le plus bas, à partir du 24 oct. 2026)
Taux d’imposition sur le revenu personnel national :	Taux progressifs de 5 % à 45 %. Moins de ¥1 950 000 : 5 % ¥40 000 000+ : 45 %

Coûts d’emploi au Japon : ce que les employeurs doivent considérer

Le coût total de l’emploi pour le Japon dépend de plusieurs éléments qu’il convient d’examiner avant de finaliser votre budget d’embauche. Une formule simplifiée serait la suivante :

Salaire fixe (salaire de base) + rémunération variable + coûts statutaires + avantages facultatifs + obligations financières futures = coûts d’emploi totaux

Coût financier	Explication
Salaire fixe	Salaire mensuel prédéfini qui n’est pas affecté par le nombre d’heures travaillées ou la performance individuelle.
Rémunération variable	Paiements ponctuels qui fluctuent en fonction des heures travaillées, de la performance individuelle, de la performance de l’entreprise, des chiffres de vente et des exigences sectorielles.
Coûts statutaires	Contributions obligatoires de l’employeur et de l’employé fixées par le gouvernement.
Avantages facultatifs	Paiements non statutaires que l’employeur choisit d’offrir
Engagements financiers futurs	Coûts que l’employeur pourrait devoir payer lorsque l’emploi prend fin ou que des droits s’accumulent.

Vous souhaitez connaître le coût réel de l’embauche au Japon ? Utilisez notre calculateur de coûts d’emploi pour une vision plus claire des chiffres.

Calculateur de coûts d’emploi

Droits et avantages statutaires

Finaliser une structure de rémunération est une étape importante dans le processus d’embauche, mais avant de conclure le contrat de travail, il faut aussi comprendre les droits statutaires des employés. Ces droits façonnent essentiellement la relation d’emploi, influençant tout, des horaires de travail aux procédures de licenciement.

Avantage statutaire	Disposition statutaire
Salaires minimaux	Les employés ont droit au moins au salaire horaire minimum fixé par la préfecture où ils travaillent.
Congés publics	Les congés publics sont principalement nationaux. Certains employeurs ajoutent des jours de congé d’entreprise. Des observances locales peuvent exister mais ne sont généralement pas des jours fériés statutaires.
Horaires de travail	Labor Standards Act, Article 32 : Pas plus de 40 heures par semaine, hors pauses. Pas plus de 8 heures par jour pour chaque jour de la semaine, hors pauses. Seules certaines catégories de travailleurs sont exclues des règlements standard sur les heures de travail, selon l’Article 41 du LSA.
Temps supplémentaire	Le temps supplémentaire nécessite un cadre juridique approprié (Labor Standards Act, Article 36) et un suivi. Les employeurs doivent pouvoir prouver le temps de travail, y compris les heures supplémentaires et le travail de nuit, pour assurer les bonnes primes et conformité. Les limites générales sont de 45 heures par mois et 360 heures par an.
Primes pour heures supplémentaires-,Article%2037,-(1)Si) sont obligatoires et ne peuvent être annulées. Le taux dépend de la catégorie d’heures supplémentaires. Le temps supplémentaire doit être documenté avec un ‘accord 36’ et déposé au Bureau d’Inspection des Normes du Travail avant qu’un employé ne travaille au-delà des limites légales.
Congé annuel payé	Le congé annuel payé commence à 10 jours après 6 mois de service continu avec ≥80 % de présence. Il augmente avec l’ancienneté jusqu’à 20 jours par an à 6,5 ans+. L’employeur doit s’assurer que les employés bénéficiant d’au moins 10 jours de congé annuel payé prennent au moins 5 jours dans une année concernée.
Congé maladie	Il n’existe pas de congé maladie payé général obligatoire.
Dans de nombreux cas, les employés peuvent réclamer allocation maladie-,Article%2099,-(1) via l'assurance maladie (habituellement environ deux tiers de la rémunération standard après une période de carence, sous réserve de conditions).
Les employeurs gèrent souvent les absences courtes par une politique, non par la loi.
Congé de maternité	Labor Standards Act, Article 65-,Article%2065, : 14 semaines, réparties comme suit :
6 semaines avant la naissance prévue (ou 14 semaines en cas de multiples fœtus) 8 semaines après l’accouchement
Un employeur n’est pas légalement tenu de payer l’employé pendant le congé de maternité. La salariée est indemnisée par l’assurance sociale du gouvernement.
L’article 19-,Article%2019,-(1) du Labor Standards Act interdit le licenciement d’une femme pendant la période de congé de maternité, ni dans les 30 jours qui suivent.
Congé de paternité après la naissance	Jusqu’à un maximum de 4 semaines (28 jours), dans les 8 semaines suivant la naissance de l’enfant. Les employés éligibles doivent remplir certaines conditions, telles que prescrites par le Ministère de la Santé, du Travail et du Bien-être. L’allocation est versée par l’assurance emploi.
Congé parental supplémentaire	Disponible pour les deux parents. Dure jusqu’à ce que l’enfant ait un an, mais peut être prolongé de 18 mois ou deux ans, dans des circonstances spécifiques. Les employés éligibles peuvent recevoir une compensation via l’assurance emploi.
Indemnité de licenciement	Selon le droit du travail japonais, il n’y a pas d’obligation statutaire pour l’employeur de verser une indemnité de licenciement lors de la rupture du contrat.

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Embauche au Japon : à quoi faut-il vraiment s’attendre

Pour un employeur étranger pour la première fois, l’environnement du travail peut être inconnu et les différences culturelles difficiles à gérer. C’est là que la connaissance directe et l’expérience d’experts locaux peuvent faire une énorme différence*. Les insights vous aident à mieux comprendre le marché et à recruter avec succès.

Stabilité de l’infrastructure

Il existe de nombreuses juridictions attrayantes pour l’investissement étranger en APAC, mais le Japon se distingue par ses infrastructures très développées, telles que des transports, télécoms et services publics matures. Cela fait du Japon un choix pratique pour les entreprises nécessitant une continuité opérationnelle et une prestation de services cohérente.

Grandes centres de recrutement

Dans d’autres pays, plusieurs villes peuvent détenir des compétences spécifiques ou avoir des pôles industriels établis, mais le Japon est géographiquement très concentré. Le recrutement se fait principalement à Tokyo et dans ses environs comme Chiba et Kanagawa, avec Osaka en seconde position. Inévitablement, Tokyo a tendance à être plus cher que d’autres régions, mais c’est là que se trouvent la majorité des entreprises étrangères. C’est aussi l’endroit le plus facile pour trouver des travailleurs bilingues ayant une expérience dans des entreprises internationales.

Marché du travail rentable

Il existe une idée générale selon laquelle le marché de l’embauche au Japon est coûteux, mais en réalité, il est extrêmement rentable. Le dernier salaire horaire minimum de ¥1 280 pour Tokyo équivaut à 8 $. Bien que ce ne soit pas ce que la majorité des cols blancs gagnent, le salaire horaire est bien inférieur à ce que la plupart des employeurs internationaux attendent pour le Japon.

Pratiques de recrutement

Les candidats japonais n’utilisent pas souvent LinkedIn, il sera donc nécessaire de recourir à une agence de recrutement ou à la publicité locale. Les recruteurs facturent généralement 30 à 35 %, ce qui peut être très coûteux selon le poste embauché.

Lors des entretiens, il est important que l'entreprise soit perçue comme stable financièrement et engagée sur le marché. Les entreprises étrangères doivent également comprendre la gestion locale et les attentes de carrière, sinon le candidat ne quittera pas un employeur stable pour une nouvelle opportunité. De plus, les jobs à durée déterminée sont considérés comme moins stables au Japon et attireront probablement moins d’intérêt qu’un contrat permanent.

Culture au travail

La main-d’œuvre japonaise est bien formée et très compétente. La culture du lieu de travail valorise la responsabilité professionnelle et la fiabilité, donc lorsque vous demandez quelque chose, cela est pris au sérieux par les employés. Cette approche est bénéfique pour assurer la qualité et fournir un service client excellent.

Les lieux de travail japonais ont une approche conservatrice quant à l’introduction proactive de nouvelles idées et changements. Ils ont tendance à mettre l’accent sur les hiérarchies et la prise de décision consensuelle. Donc, si une entreprise étrangère veut encourager l’innovation et le développement technologique rapide, elle devra former ses employés à cette culture.

La vision de l’emploi au Japon

Dans la culture japonaise, les engagements sont pris très au sérieux, et l’offre ou l’acceptation d’un emploi ne fait pas exception. Pour cette raison, surtout si l’employeur est nouveau sur le marché japonais et n’a pas encore construit une réputation établie, cela peut prendre du temps pour attirer les meilleurs talents, et il faut être prêt à répondre à leurs attentes.

Il est vital que l’employeur comprenne les attentes de ses employés, ainsi que ses propres responsabilités. Il est également important de noter que le droit du travail favorise fortement les employés, donc dans les questions disciplinaires ou de licenciement, une connaissance approfondie et une gestion culturellement sensible sont essentielles. Chris Alderson, fondateur du groupe Eos en APAC, devenu partie de Rivermate, a donné des conseils sur ce sujet à de nombreuses organisations gouvernementales et multinationales.

«Avant d’entrer sur le marché japonais, il est important de bien comprendre la structure d’emploi, les attentes du personnel local, et comment gérer l’équipe. Ne pas planifier correctement et préparer la structure de soutien pour les nouveaux employés peut être très préjudiciable aux opportunités d’une nouvelle organisation sur le marché. La culture japonaise attache une grande importance à la perfection et les gens sont fiers de faire leur travail du mieux possible, de façon très organisée.

Lorsque vous vous rendez à une station-service, les employés courent vers la voiture avec une salutation chaleureuse et enthousiasme, malgré un salaire minimum. Si une tâche est entreprise, elle doit toujours être faite à 100%. Les employés attendent de l’entreprise qu’elle reflète cela en offrant une structure d’emploi bien organisée et une attitude responsable envers leur sécurité d’emploi à long terme et leur bien-être. Ne pas préparer correctement peut être très destructeur pour la culture d’entreprise et le succès de votre entreprise. »**

Développez à l’international en toute confiance. Les conseillers mondiaux de Rivermate offrent une assistance pratique pour vous aider à entrer sur de nouveaux marchés, à construire des opérations conformes, et à gérer efficacement des équipes internationales.

Où la rupture d’un contrat de travail peut poser problème au Japon

Puisqu’une relation d’emploi est considérée comme un engagement sérieux au Japon, sa fin peut présenter certains défis. Nous discutons des risques et pratiques courantes de résiliation que les employeurs doivent connaître dès le départ, car ils peuvent modifier votre perception des décisions d’embauche et de gestion de la performance.

Obligation de conformité	Défi
Résiliations	La législation du travail locale japonaise est très protectrice des employés. Ils ne peuvent pas être licenciés « à volonté ». Les licenciements exigent des motifs objectivement raisonnables. Pour les employeurs, un préavis d’au moins 30 jours doit être fourni ou une indemnité de licenciement équivalente au moins au salaire moyen sur 30 jours doit être versée. Les règlements finaux doivent couvrir les salaires impayés et les droits accumulés.
Indemnité de licenciement n’est pas automatiquement requise par la loi.
Licenciement pour mauvaise performance	Une mauvaise performance n’est pas considérée comme un motif unilatéral pour rompre un contrat. En pratique, si un employeur met en place un Plan d’Amélioration de la Performance (PIP), il doit être équitable et durer assez longtemps pour voir un résultat (expérimentalement entre 2 et 3 mois). Le PIP doit être supporté par des exemples de défaillances passées, des KPI spécifiques, un retour d’information régulier et des opportunités d’amélioration. Même si le PIP échoue, cela ne signifie pas nécessairement que le licenciement est immédiatement légal. Dans ce cas, l’employé peut toujours demander à être muté vers un autre poste (si disponible).
Périodes d’essai	Les périodes d’essai au Japon sont perçues comme une période d’évaluation, non comme un droit automatique de licencier un employé. Des périodes d’essai de 3 à 6 mois sont courantes, mais l’employeur doit suivre une procédure de résiliation s’il souhaite licencier pendant la période d’essai.
Accords de termination mutuelle (MTAs)	Un accord de résiliation mutuelle doit être utilisé avec précaution. Il doit discuter des termes de la séparation et être conclu sans pousser l’employé à accepter ces termes. La règlementation convenue doit être équitable si l’employeur veut éviter un conflit du travail.

Comment Rivermate peut vous aider à embaucher en conformité au Japon

Les services d’EOR, tels que Rivermate, ont gagné en popularité au Japon ces dix dernières années car ils facilitent une entrée rapide sur le marché. Ils aident également les employeurs à gérer la complexité de la paie étrangère, des taxes, des coûts statutaires et de l’administration des avantages. Avec des experts RH mondiaux au Japon qui comprennent la législation locale, nous sommes idéalement placés pour gérer la conformité en emploi en votre nom.

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Sources :

Labor Standards Act - English - Japanese Law Translation
Labor Contracts Act - Japanese/English
Health Insurance Act - Japanese/English
Industrial Safety and Health Act - English - Japanese Law Translation
Act on Comprehensively Advancing Labor Measures, and Stabilizing the Employment of Workers, and Enriching Workers' Vocational Lives - English - Japanese Law Translation
Labor Union Act - English - Japanese Law Translation
Act on Equal Opportunity and Treatment between Men and Women in Employment - Japanese/English
Act on Improvement of Personnel Management and Conversion of Employment Status for Part-Time Workers and Fixed-Term Workers - English - Japanese Law Translation
Labor ministry ends blanket 45-hour overtime guidance | The Asahi Shimbun: Breaking News, Japan News and Analysis
Japan - Individual - Taxes on personal income
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