Accords en Japon

Naviguer dans le droit du travail est crucial lors de l'embauche au Japon. Un accord d'embauche rédigé avec soin, connu sous le nom de koyo keiyaku (雇用契約), constitue la base de la relation de travail entre un Employer of Record, un EOR et un employé. Ces accords doivent respecter la Labor Standards Act ainsi que d'autres réglementations pertinentes, en assurant la clarté des termes et conditions tels que les salaires, les horaires de travail et les procédures de licenciement. Comprendre les subtilités des contrats de travail japonais est essentiel pour garantir la conformité et favoriser un environnement de travail stable pour les employés locaux et internationaux.

Le droit du travail japonais fournit un cadre qui équilibre les besoins de l'Employer of Record avec la protection des employés. Bien qu'il existe une flexibilité dans la structuration de certains aspects de la relation d'embauche, des conditions obligatoires spécifiques doivent toujours être incluses dans l'accord écrit ou un document séparé fourni à l'employé. Respecter ces exigences n'est pas seulement une obligation légale mais aussi une bonne pratique qui aide à prévenir les litiges et à assurer le bon fonctionnement lors de l'embauche de Contractors, Freelancers ou autres personnels au Japon.

Types d’accords d’embauche

Au Japon, la distinction principale entre les accords d’embauche réside dans la durée du contrat. Les deux principaux types sont les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée.

• Contrats à Durée Indéterminée (Seishain - 正社員): Ce sont le type d'embauche le plus courant pour les employés réguliers. Ils n'ont pas de date de fin spécifiée et se poursuivent jusqu'à ce qu'ils soient résiliés par l'une ou l'autre partie selon les procédures légales ou un accord mutuel. Les employés en contrat à durée indéterminée bénéficient généralement de protections juridiques renforcées en matière de licenciement.

• Contrats à Durée Déterminée (Yuki Koyo Keiyaku - 有期雇用契約): Ces contrats ont une date de fin prédéfinie. Ils sont souvent utilisés pour des projets spécifiques, des rôles temporaires ou pour des employés à temps partiel. La durée maximale d'un contrat à durée déterminée est généralement de trois ans, bien que des exceptions existent pour certains professionnels hautement qualifiés ou employés âgés de 60 ans ou plus, où la limite peut être portée à cinq ans. En vertu de la “Règle des 5 Ans” (également appelée “Règle de Conversion Muki”), si le contrat d’un Contractor of Record est renouvelé de façon répétée pour une période totale dépassant cinq ans, l’employé a le droit de demander la conversion en contrat à durée indéterminée, que l'Employer of Record doit accepter sauf en cas de raisons justifiées de refus.

Type de Contrat	Durée	Cas d’Utilisation Typiques	Caractéristique Clé
Contrat à Durée Indéterminée	Pas de date de fin	Postes réguliers, permanents	Protections accrues pour l’employé, sans renouvellement
Contrat à Durée Déterminée	Date de fin précisée	Projets, rôles temporaires, temps partiel	Max 3 ans (en général), possibilité de renouvellement

Clauses Essentielles Requises dans les Contrats d’Embache

La loi japonaise oblige l'Employer of Record à fournir à l'employé un document écrit précisant certains termes et conditions clés de l'embauche. Bien qu’un contrat écrit complet soit courant, au minimum, une *Lettre de Conditions d’Embauche (Rodo Joken Tsūchisho) doit être fournie. Les termes suivants sont obligatoires et doivent être clairement indiqués :

• Période du contrat (si à durée déterminée)

• Lieu de travail

• Fonctions professionnelles

• Horaires de début et de fin de la journée, périodes de repos, congés, et absences

• Règles concernant les pauses (si applicables)

• Méthodes de détermination, de calcul et de paiement du salaire ; période de paie ; dates de paiement

• Règles concernant la démission et la résiliation (y compris les motifs de licenciement)

• Règles concernant la retraite (si applicables)

• Règles concernant le licenciement temporaire (si applicable)

• Champ des modifications du lieu ou des fonctions de travail

• Existences et contenu des limites de renouvellement du contrat

• Opportunités de conversion en contrat à durée indéterminée et conditions post-conversion

En complément de ces éléments obligatoires, il est fortement conseillé d’inclure d’autres clauses importantes telles que :

• Détails de la période d’essai

• Détails sur les primes et indemnités

• Détails sur l’assurance sociale et l’assurance travail

• Obligations de confidentialité

• Droits de propriété intellectuelle

• Clauses de non-concurrence (si applicables et exécutoires)

• Formation et éducation

• Procédures disciplinaires

Période d’Essai

Les périodes d’essai (shoyo kikan - 試用期間) sont une pratique courante au Japon pour évaluer la compatibilité d’un nouvel employé pour le poste. Bien qu’elles ne soient pas légalement obligatoires, elles sont presque toujours incluses dans les accords d’embauche.

• Durée Typique: La période d’essai la plus courante est de trois mois. Cependant, des périodes allant jusqu’à six mois sont également fréquemment utilisées et généralement considérées comme raisonnables. Des durées plus longues peuvent être permises selon la nature du poste, mais des périodes d’essai excessivement longues (par exemple, un an ou plus) peuvent être jugées invalides par les tribunaux.

• Résiliation pendant la Période d’Essai: La résiliation durant la période d’essai est généralement plus simple que la résiliation d’un Contractor of Record en contrat à durée indéterminée après la période d’essai. Cependant, cela n’est pas automatique ni sans cause. L’employeur doit toujours démontrer une raison valable pour la résiliation, telle qu’une mauvaise performance ou une faute, et fournir un préavis d’au moins 30 jours ou une indemnité équivalente si l'employé a été employé pendant plus de 14 jours. Si l’emploi dure 14 jours ou moins, aucun préavis n’est requis.

• Prolongation: Les périodes d’essai peuvent parfois être prolongées si l’évaluation initiale est inconclusive, à condition que cette possibilité soit stipulée dans l’accord d’embauche ou les règles de l’entreprise, et que la prolongation ne dépasse pas une durée raisonnable.

Clauses de Confidentialité et de Non-Concurrence

Les clauses de confidentialité et de non-concurrence sont importantes pour protéger les intérêts commerciaux d’un Employer of Record.

• Confidentialité : Les clauses exigeant que les employés maintiennent la confidentialité des informations de l’entreprise pendant et après la période d’emploi sont généralement exécutoires au Japon. Ces clauses doivent définir clairement ce que constituent les informations confidentielles.

• Non-Concurrence : Les clauses de kyogo higai kinshi gimu - 競業避止義務) limitent la capacité d’un employé à travailler pour un concurrent ou à créer une activité concurrente après avoir quitté l’entreprise. Leur applicabilité au Japon n’est pas absolue et fait l’objet d’une revue judiciaire. Les tribunaux évalueront la raisonnabilité de la clause en fonction de plusieurs facteurs :

• Portée de la Restriction : La zone géographique, la durée et l’étendue des activités commerciales restreintes doivent être raisonnables.

• Durée : Six mois à un an est couramment considéré comme une période raisonnable selon la pratique japonaise, bien que ce ne soit pas une durée légale fixe — des périodes plus longues peuvent être admises dans certains cas (par exemple, rôles très spécialisés), et la raisonnabilité est finalement évaluée au cas par cas et en fonction des autres facteurs ci-dessous.

• Zone Géographique : La restriction doit se limiter à la zone où l’entreprise exerce réellement ses activités ou où la concurrence est probable.

• Rémunération : Bien que non strictement obligatoire, fournir une compensation à l’employé pendant la période de non-concurrence augmente fortement la probabilité que la clause soit appliquée.

• Intérêt Légitime : L’employeur doit démontrer un intérêt légitime à protéger, tel que des secrets commerciaux ou des informations confidentielles sur la clientèle.

Les clauses excessivement larges en portée, durée ou zone géographique, ou qui restreignent sévèrement la capacité d’une employée à trouver un emploi, sont susceptibles d’être jugées invalides par les tribunaux car elles peuvent être considérées comme portant atteinte au droit de l’employé à choisir sa profession.

Modification et Résiliation du Contrat : Exigences Juridiques

Modifier ou résilier un contrat d’embauche au Japon nécessite le respect de procédures légales spécifiques.

• Modification : La modification unilatérale d’un contrat d’embauche par l’Employer of Record n’est généralement pas permise sauf si la modification repose sur un accord valable avec l’employé ou sur des exceptions liées aux changements dans les Work Rules (Shugyo Kisoku - 就業規則). Les changements importants des conditions de travail nécessitent généralement le consentement de l’employé. Toutefois, si l’employeur révise les Work Rules (Shugyo Kisoku) de l'entreprise et que les modifications sont jugées raisonnables et correctement communiquées, elles peuvent parfois engager l’obligation des employés même sans leur consentement individuel, sous réserve d’une interprétation stricte de la loi.

• Résiliation (Licenciement): La résiliation d’un Contractor of Record au Japon est notoirement difficile en raison des protections juridiques fortes contre le licenciement injustifié. L’employeur doit avoir des “motifs objectivement raisonnables” et la résiliation doit être considérée comme “appropriée dans des termes sociétaux généraux.” Ce standard élevé signifie qu’une mauvaise performance ou une infraction mineure seule ne suffisent généralement pas à justifier un licenciement immédiat.

• Préavis: Sauf en cas de faute grave ou autres exceptions spécifiques approuvées par l’Office d’Inspection des Normes du Travail, l’employeur doit donner un préavis d’au moins 30 jours avant de licencier un employé. Alternativement, il peut verser à l’employé le salaire moyen correspondant à la période de préavis de 30 jours.

• Motifs de Licenciement: Les motifs légalement acceptables sont limités et incluent généralement une faute grave (ex. vol, violence), des violations importantes des règles de l'entreprise ou des circonstances inévitables comme la Redondance (qui nécessite de respecter des critères stricts, incluant l’exploitation d’alternatives au licenciement).

• Contrats à Durée Déterminée: La résiliation d’un contrat à durée déterminée avant son expiration est généralement autorisée uniquement en cas de circonstances inévitables. À l’expiration, la relation d’embauche se termine automatiquement sauf renouvellement. Cependant, si le contrat a été renouvelé à plusieurs reprises ou si une attente de renouvellement existe, l’employeur peut encore avoir besoin de motifs justifiables pour ne pas renouveler.

• Démission: Les employés peuvent démissionner conformément aux termes de leur contrat ou règles d’entreprise, généralement en donnant un préavis (souvent deux semaines pour un contrat à durée indéterminée, bien que les règles de l’entreprise puissent prévoir une période plus longue jusqu’à 30 jours).

Veiller à la conformité avec ces réglementations est vital pour les entreprises opérant au Japon. Faire appel à des experts connaissant le droit du travail japonais peut aider à rédiger des accords conformes et à naviguer dans des situations d’emploi complexes.