Employer of Record in Chine

Un Employer of Record (EOR) en Chine est une société qui embauche légalement des employés en votre nom. Cela signifie que vous pouvez constituer une équipe en Chine sans créer d'entité juridique locale. L'EOR gère toutes les responsabilités liées à l'emploi local, telles que la paie, les taxes, les avantages sociaux et la conformité avec les lois du travail chinoises. Cela vous permet de vous concentrer sur la gestion du travail quotidien de votre équipe. Les fournisseurs d'Employer of Record comme Rivermate simplifient votre expansion en Chine en prenant en charge les tâches RH complexes.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) en Chine

L'utilisation d'un EOR en Chine suit un processus simple. L'EOR devient l'employeur légal, tandis que vous gérez les tâches quotidiennes et les projets de votre employé.

Voici comment cela fonctionne généralement :

1. Vous Trouvez le Candidat : Vous recrutez et sélectionnez la personne que vous souhaitez embaucher en Chine.
2. L'EOR l'Embauche : L'EOR rédige un contrat de travail conforme à la législation locale. Il embauche ensuite votre candidat choisi sous leur entité chinoise enregistrée.
3. Démarrage de l'Intégration : L'EOR gère tout le processus d'intégration. Cela inclut la collecte des documents nécessaires et la mise en place de la paie et des avantages sociaux.
4. Gestion Quotidienne : Vous gérez les responsabilités quotidiennes, les projets et la performance de votre employé. L'EOR s'occupe de toutes les tâches administratives RH en arrière-plan.
5. Paie et Avantages Sociaux : L'EOR traite la paie chaque mois, en assurant la conformité avec les réglementations fiscales et de sécurité sociale en Chine. Il gère également tous les avantages obligatoires, comme l'assurance santé et les fonds de retraite.
6. Conformité Continue : L'EOR reste à jour avec toutes les modifications de la législation du travail chinoise. Cela garantit que vos pratiques d'emploi restent entièrement conformes.

Pourquoi utiliser un Employer of Record en Chine

L'expansion de votre entreprise en Chine offre des opportunités importantes. Cependant, elle comporte également des lois du travail complexes et des obstacles administratifs. Un EOR simplifie ce processus, vous faisant gagner du temps et de l'argent tout en assurant le respect de toutes les réglementations locales. C'est une solution pratique pour les entreprises qui souhaitent tester le marché chinois ou embaucher des talents sans l'investissement majeur de créer une société locale.

Voici quelques raisons clés d'utiliser un EOR en Chine :

• Évite la Création d'une Entité Juridique : Vous pouvez embaucher légalement des employés sans le processus long et coûteux de création d'une société en Chine.
• Assure la Conformité Légale : Les EOR sont experts en droit du travail chinois. Ils gèrent les réglementations complexes concernant les contrats, les heures de travail et les procédures de licenciement, réduisant ainsi votre risque de problèmes juridiques. Le Ministère des Ressources Humaines et de la Sécurité Sociale de Chine (MOHRSS) décrit ces exigences complexes (http://www.mohrss.gov.cn/).
• Simplifie la Paie et les Taxes : L'EOR s'occupe de tous les calculs de paie, des retenues fiscales et des paiements. Cela inclut les cotisations à la sécurité sociale et aux fonds de logement, obligatoires en Chine.
• Gère les Avantages pour les Employés : Les EOR administrent tous les avantages sociaux légalement requis. Cela inclut l'assurance santé, le chômage, l'assurance contre les accidents du travail et la maternité, ainsi que les cotisations de retraite.
• Réduit la Charge Administrative : Vous déléguez les tâches RH chronophages. Cela permet à votre équipe de se concentrer sur les activités principales et la croissance.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Chine comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Chine.

Recruter en Chine signifie naviguer dans un paysage avec des lois et des normes culturelles uniques. Vous ne pouvez pas simplement faire une offre et vous attendre à ce que tout fonctionne comme dans votre pays d'origine. Pour embaucher des employés, vous devez avoir une entité commerciale légale en Chine. De nombreuses entreprises étrangères créent une Entreprise Étrangère Entièrement Étrangère (WFOE), mais ce processus peut être complexe et long. Une alternative consiste à s'associer avec un Employer of Record (EOR), qui peut embaucher légalement des employés en votre nom, vous évitant ainsi la difficulté de créer une entité locale.

Contrats de travail & clauses indispensables

Vous devez fournir un contrat de travail écrit dans le délai d’un mois à compter de la date de début d’un employé. Ne pas le faire peut entraîner des pénalités, y compris le paiement à l’employé d’un double salaire. Les contrats peuvent être à durée déterminée ou indéterminée.

Vos contrats doivent toujours inclure :

• Informations d’identification de l’entreprise et de l’employé
• Une description claire du poste et du lieu de travail
• Les modalités d’emploi, y compris les heures de travail et les périodes de repos
• Détails de la rémunération en Yuan chinois (CNY)
• Conditions de résiliation

Il est obligatoire légalement que les contrats soient en chinois. Fournir une version bilingue est une bonne pratique pour assurer la clarté pour vous et votre employé.

Périodes d’essai

Une période d’essai en Chine est une phase de test pour vous et le nouvel embauché. Elle vous permet d’évaluer leur adéquation au poste et leur perception de l’entreprise. Vous ne pouvez avoir qu’une seule période d’essai par employé, même s’il obtient une promotion ou change de rôle par la suite.

La durée maximale de la période d’essai dépend de la durée du contrat :

Pendant la période d’essai, vous pouvez payer un salaire d’au moins 80 % du salaire contractuel, mais il ne peut pas être inférieur au salaire minimum local. Vous êtes toujours tenu de payer la totalité des cotisations sociales.

Horaires de travail & heures supplémentaires

La semaine de travail standard en Chine est de 40 heures, avec une journée de travail typique de 8 heures. Les employés ont droit à au moins un jour de repos par semaine.

Tout ce qui dépasse les heures standard est considéré comme des heures supplémentaires. Les heures supplémentaires sont réglementées et ne doivent généralement pas dépasser 36 heures par mois. Les taux de rémunération des heures supplémentaires sont :

• 150 % du taux horaire normal pour le travail effectué un jour ouvrable.
• 200 % du taux horaire normal pour le travail effectué un jour de repos.
• 300 % du taux horaire normal pour le travail effectué un jour férié.

Jours fériés & jours régionaux

La Chine compte sept jours fériés officiels dont tous les citoyens bénéficient. Le gouvernement organise souvent ces jours pour créer de plus longues périodes de repos, parfois en désignant les jours de week-end adjacents comme jours ouvrables officiels.

Les principaux jours fériés sont :

• Jour de l’An : 1 jour
• Fête du Printemps (Nouvel An chinois) : La plus longue période de congé, souvent 7 ou 8 jours.
• Fête de Qingming (Jour de nettoyage des tombes) : 1 jour
• Fête du Travail : 5 jours
• Fête des Bateaux-Dragons : 1 jour
• Fête de la Mi-Automne : 1 jour
• Fête nationale : Une période de 7 jours appelée "Semaine d’or".

Embauche de contractors en Chine

Vous pouvez embaucher des contractors indépendants en Chine pour des projets à court terme ou spécifiques. Cela peut être une solution flexible pour accéder à des compétences spécialisées sans les engagements d’un emploi à temps plein. Cependant, la frontière entre un contractor indépendant et un employé est mince, et une mauvaise classification comporte des risques importants.

Si une relation ressemble trop à un emploi (par exemple, si vous contrôlez leurs horaires et méthodes de travail), les autorités peuvent requalifier le contractor en employé. Cela pourrait vous rendre responsable du paiement rétroactif, des cotisations sociales et d’autres pénalités.

Un EOR atténue ce risque. En embauchant votre travailleur en tant qu’employé formel via l’EOR, vous assurez une conformité totale avec les lois du travail locales. L’EOR gère le contrat de travail, la paie, les taxes et les avantages sociaux, éliminant ainsi le danger de mauvaise classification. Cela vous donne la liberté de travailler avec des talents en Chine sans risques juridiques et financiers.

Naviguer dans la rémunération et la paie en Chine peut sembler complexe. Le système implique un mélange de salaire de base, de rémunération variable, de cotisations sociales obligatoires et d'un fonds de logement. Les lois et les taux de contribution peuvent également changer en fonction de la ville et de la province où vous opérez. Comprendre ces règles locales est essentiel pour rester conforme.

Cycles de paie & structure des salaires

En Chine, vous payez généralement les employés mensuellement. La plupart des entreprises traitent la paie et versent les salaires vers la fin du mois. Il est également courant de payer un "13ème mois" de salaire, souvent autour du Nouvel An lunaire.

Le salaire d’un employé ne se limite pas à son salaire de base. Il est structuré en plusieurs parties :

• Salaire fixe : Il s'agit du montant régulier et prévisible indiqué dans le contrat de travail.
• Salaire variable : Cette partie varie d’un mois à l’autre. Elle peut inclure des commissions, des primes et des heures supplémentaires.
• Indemnités : Vous pouvez offrir des indemnités pour des dépenses telles que le logement, les repas ou l’éducation des enfants.
• Prime annuelle : De nombreuses entreprises versent une prime annuelle basée sur la performance de l'entreprise ou de l’individu.

Heures supplémentaires & minimums

La semaine de travail standard en Chine est de 40 heures, basée sur une journée de 8 heures. Si vos employés travaillent au-delà de ces heures, vous devez leur payer des heures supplémentaires. Les taux sont :

• Jours de semaine : 150 % du taux horaire normal.
• Week-ends : 200 % du taux horaire normal.
• Jours fériés : 300 % du taux horaire normal.

La Chine ne dispose pas d’un salaire minimum national unique. À la place, chaque province, et parfois chaque ville, fixe son propre salaire minimum. Ces taux sont mis à jour périodiquement pour refléter le coût de la vie local et les conditions économiques. Par exemple, des grandes villes comme Shanghai et Pékin ont des salaires minimums plus élevés que des villes plus petites.

Taxes et contributions de l'employeur

En tant qu'employeur, vous êtes responsable de verser plusieurs contributions au nom de vos employés. Ces paiements financent les programmes de sécurité sociale et un fonds de logement. Les pourcentages exacts peuvent varier selon la localisation, mais voici une ventilation générale :

Taxes et déductions des employés

Vos employés contribuent également à la sécurité sociale et paient l’impôt sur le revenu individuel. Vous devez retenir ces montants sur leur salaire.

En Chine, fournir les bons avantages et congés est essentiel pour attirer et retenir les talents. Le système est un mélange d'assurance sociale obligatoire, de congés statutaires et d'avantages complémentaires qui peuvent varier selon la région. Comprendre ces composantes vous aide à créer un package d'avantages compétitif et conforme pour votre équipe.

Congés statutaires

Les lois du travail en Chine définissent plusieurs types de congés obligatoires pour soutenir le bien-être des employés.

• Congé annuel : Les employés ont droit à un congé annuel payé en fonction de leur ancienneté. Si un employé ne prend pas son congé annuel, vous devez lui verser 300 % de son salaire régulier pour les jours non utilisés.
  • 1 à 10 ans d'ancienneté : 5 jours
  • 10 à 20 ans d'ancienneté : 10 jours
  • Plus de 20 ans d'ancienneté : 15 jours
• Congé maladie : La durée du congé maladie payé qu'un employé peut prendre dépend de son ancienneté et des réglementations locales. La compensation pour le congé maladie varie généralement de 60 % à 100 % de leur salaire.
• Congé maternité : Les employées ont droit à un congé maternité. Cela est couvert par l'assurance maternité, qui est désormais fusionnée avec l'assurance médicale dans la plupart des régions.
• Congé mariage : Les employés ont droit à un congé lorsqu'ils se marient, dont la durée varie selon la région.
• Congé de deuil : Un employé peut prendre quelques jours de congé si un membre de sa famille proche décède.

Jours fériés publics & jours fériés régionaux

La Chine compte 11 jours fériés nationaux chaque année. Certaines régions peuvent avoir des jours fériés supplémentaires.

Avantages complémentaires typiques

Au-delà des avantages obligatoires, de nombreuses entreprises offrent des avantages supplémentaires pour rester compétitives.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Naviguer dans le paysage des avantages en Chine peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie le processus pour vous.

Un EOR vous aide à :

• Assurer la conformité avec les réglementations nationales et locales.
• Gérer les contributions à l'assurance sociale et au fonds de logement.
• Comparer votre package d'avantages aux standards du marché local.
• Gérer la paie et le suivi des congés.
• Intégrer rapidement et efficacement de nouveaux employés.

En prenant en charge la charge administrative, un EOR vous libère pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Mettre fin à un emploi en Chine nécessite une navigation attentive des exigences légales spécifiques. Le processus n'est pas aussi simple que dans certains autres pays. Vous devez suivre un processus structuré pour vous assurer de traiter votre ancien employé équitablement et de respecter la loi. Cela implique de comprendre les périodes de préavis, les obligations en matière d'indemnités de départ, et les motifs légaux appropriés pour la résiliation.

Périodes de préavis

Lors de la résiliation d’un employé pour des raisons non liées à une faute, vous devez fournir un préavis de 30 jours. Alternativement, vous pouvez verser un salaire équivalent à un mois au lieu du préavis. Cela est connu sous le nom de paiement en lieu de préavis.

Si un employé démissionne, il doit également vous donner un préavis de 30 jours. Pendant une période d’essai, ce préavis est réduit à trois jours pour l’employé.

Il est important de noter que vous ne pouvez pas résilier un contrat de travail à volonté sans motif valable légal. Les résiliations relèvent généralement de quelques catégories :

• Accord Mutuel : Vous et l’employé pouvez convenir de mettre fin à la relation d’emploi.
• Pour Cause : Vous pouvez résilier un employé pour faute grave ou violation majeure de la politique de l’entreprise. Dans ces cas, vous n’avez pas besoin de fournir de préavis ni d’indemnités de départ.
• Sans Faute : Cela s’applique dans des situations comme un employé incapable de travailler en raison d’une blessure non liée au travail ou étant incompétent pour le poste après formation. Dans ces cas, la période de préavis de 30 jours ou le paiement en lieu de préavis s’appliquent.

Indemnités de départ

Dans la plupart des cas de résiliation, vous devrez fournir une indemnité de départ. C’est une étape clé du processus en Chine. L’indemnité de départ est requise lorsque vous résiliez par accord mutuel, pour des raisons sans faute, ou en raison de situations telles que la faillite ou des licenciements massifs.

Le calcul standard de l’indemnité de départ est d’un mois de salaire pour chaque année de service de l’employé dans votre entreprise.

Voici une répartition simple de la façon dont elle est calculée :

Comment Rivermate gère des départs conformes

Naviguer dans la complexité de la résiliation d’un employé dans un pays différent peut être difficile. Chez Rivermate, nous gérons l’ensemble du processus de départ pour vous assurer de rester conforme à toutes les lois du travail locales en Chine.

Nous nous occupons des détails pour que vous n’ayez pas à le faire. Cela inclut :

• Documentation : Nous préparons tous les documents de résiliation nécessaires conformément à la loi chinoise.
• Calculs : Nous calculons avec précision les périodes de préavis et les indemnités de départ en fonction du contrat de l’employé et de la durée de service.
• Communication : Nous facilitons une communication claire avec l’employé partant pour assurer une sortie fluide et professionnelle.
• Paie finale : Nous traitons le dernier salaire et tout paiement en retard de manière correcte et ponctuelle.

En gérant ces étapes, nous vous aidons à éviter les risques de litiges juridiques et à assurer un processus équitable et respectueux pour vos employés sortants.

Naviguer dans le système de visas et de permis de travail en Chine peut sembler complexe. Le pays utilise un système de visas pour l'entrée et des permis de résidence pour les séjours plus longs, avec des permis de travail spécifiques requis pour l'emploi. Tous les non-Chinois qui prévoient de travailler en Chine doivent obtenir un permis de travail et le visa approprié avant de commencer leur emploi. Le processus et les exigences peuvent varier en fonction de votre nationalité, du type d'emploi et du lieu où vous travaillerez en Chine.

Visas d'emploi & réalités du parrainage

Lorsqu'il s'agit de travailler en Chine, le visa Z est le visa principal pour les ressortissants étrangers qui seront employés pendant plus de six mois. Pour obtenir un visa Z, vous devez d'abord recevoir une offre d'emploi d'une entreprise enregistrée en Chine. Cet employeur doit ensuite demander une Notification de Permis de Travail en votre nom. Une fois cette notification obtenue, vous pouvez faire une demande de visa Z auprès d'une ambassade ou d'un consulat chinois dans votre pays d'origine. Après votre entrée en Chine avec le visa Z, vous devez demander une Carte de Permis de Travail pour Étranger et un Permis de Résidence chinois.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider dans ce processus. Un EOR est une entreprise qui emploie légalement des travailleurs au nom d'une autre entreprise. Voici ce qu'un EOR en Chine peut généralement faire pour le parrainage de visa :

• Agir en tant que votre employeur légal : Un EOR peut être votre employeur légal en Chine, ce qui est une exigence pour obtenir un visa Z.
• Gérer la paperasserie : Ils peuvent gérer le processus de demande pour le Visa de Travail Z et s'assurer que tous les documents sont correctement déposés auprès des autorités locales.
• Assurer la conformité : Un EOR vous aide à rester conforme aux lois chinoises en matière d'immigration, de fiscalité et de travail.

Cependant, il y a quelques réalités importantes à garder à l'esprit :

• Pas de service "visa uniquement" : Vous ne pouvez pas utiliser un EOR uniquement pour obtenir un visa. Le parrainage de visa fait partie d'un service d'emploi complet, ce qui signifie que vous devez être activement employé et rémunéré par l'EOR.
• Quotas gouvernementaux : Certains EOR en Chine peuvent avoir des limites sur le nombre de ressortissants étrangers qu'ils peuvent embaucher en raison des quotas gouvernementaux.

Conformité lors de voyages d'affaires

Pour les voyages d'affaires de courte durée, vous aurez probablement besoin d'un visa M. Ce visa est destiné aux activités commerciales et de commerce.

Pour faire une demande de visa M, vous aurez généralement besoin des documents suivants :

Il est important de faire votre demande de visa bien avant la date prévue de votre voyage. Le visa M ne vous permet pas d'être employé à temps plein par une entreprise chinoise.