Employer of Record in Chine

La Chine, située en Asie de l'Est, est la deuxième économie mondiale et partage ses frontières avec 14 pays. Elle dispose également d’un accès maritime majeur à la mer de Chine orientale, à la mer Jaune et à la mer de Chine méridionale.

Le pays possède cinq grands centres économiques, à savoir, * Shanghai, Pékin, Shenzhen, Guangzhou et Hangzhou*. Ces centres confèrent à la Chine une infrastructure étendue, des capacités de fabrication et un marché intérieur massif (1,4 milliard de personnes).

La Chine possède une base industrielle large et diversifiée. La main-d'œuvre détient de nombreuses compétences spécialisées et avancées dans la fabrication, la technologie, le commerce électronique, les services financiers, la logistique et les énergies renouvelables. Elle dispose également d’un secteur de la santé et de la biotechnologie en croissance.

Les entreprises étrangères recrutent en Chine car elle possède un vivier de talents large et profond avec des compétences spécialisées. Le pays forme également chaque année des millions de diplômés universitaires dans les disciplines de l'ingénierie, de la technologie et des affaires. De plus, la Chine est devenue un centre mondial d’apprentissage et d’innovation dans des secteurs tels que l’IA, la fintech, les véhicules électriques (VE), la biotechnologie et l’énergie renouvelable.

Les entreprises souhaitant pénétrer le marché découvriront que la Chine dispose d’un cadre juridique du travail complet et protecteur pour les employés. Ce cadre impose une responsabilité importante aux employeurs afin de respecter les règles et réglementations en matière d’emploi.

Une solution pratique pour accéder au marché sans créer une entité juridique est un Employer of Record, comme Rivermate. L’EOR agit en tant qu’employeur légal, gérant la paie, les impôts et toute conformité pour les employeurs étrangers.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) en Chine

L’EOR en Chine suit un processus simple et fluide pour embaucher et intégrer vos employés en conformité avec la réglementation.

1. Recruter des candidats : Vous recrutez et sélectionnez la personne que vous souhaitez embaucher en Chine.
2. Embaucher des employés : L’EOR rédige un contrat de travail conforme à la législation locale. Il embauche ensuite votre candidat choisi sous leur entité chinoise enregistrée.
3. Intégrer les employés : L’EOR gère tout le processus d’intégration. Cela inclut la collecte des documents nécessaires et la mise en place de la paie et des avantages.
4. Gérer les employés : Vous gérez les responsabilités quotidiennes, les projets et la performance de vos employés. L’EOR s’occupe de toutes les tâches administratives RH en arrière-plan.
5. Paie et avantages : L’EOR traite la paie chaque mois, en assurant la conformité avec les réglementations fiscales et sociales en Chine. Il gère également tous les avantages obligatoires, comme l’assurance santé et les fonds de retraite.
6. Conformité continue : L’EOR reste à jour avec toute modification de la législation du travail en Chine, garantissant que vos pratiques d’emploi restent totalement conformes.

Pourquoi utiliser un Employer of Record en Chine

S’implanter sur le marché chinois offre aux entreprises étrangères un accès à des opportunités lucratives. La Chine possède deux grands avantages : la deuxième économie mondiale et un marché du travail hautement spécialisé. Un EOR facilite une entrée rapide sur ce marché en vous aidant à recruter et intégrer des employés. Les principaux avantages sont :

• Vous ne créez pas d’entité juridique locale : Vous pouvez embaucher légalement des employés sans passer par le processus long et coûteux de création d’une société en Chine.
• Vous ne gérez pas une conformité complexe : Les EOR sont experts en droit du travail chinois. Ils gèrent des réglementations complexes concernant les contrats, les horaires de travail et les procédures de licenciement, réduisant ainsi votre risque de problèmes juridiques. Le ministère des Ressources humaines et de la Sécurité sociale (MOHRSS) de la Chine détaille ces exigences complexes (http://www.mohrss.gov.cn/).
• Vous n’avez pas besoin d’apprendre de nouveaux systèmes de paie et d’impôts : L’EOR se charge de tous les calculs de paie, retenues d’impôts et paiements. Cela inclut les cotisations à la sécurité sociale et aux fonds de logement, obligatoires en Chine.
• L’EOR administre tous les avantages pour les employés : Il prend en charge la gestion des avantages, notamment l’assurance santé, l’assurance chômage, l’assurance en cas d’accidents du travail et la maternité, ainsi que les cotisations de pension.
• L’EOR gère tous les aspects RH et conformité : Vous déchargez votre équipe des tâches RH chronophages. Cela permet à votre personnel de se concentrer sur les activités principales et la croissance.

Les coûts d'emploi, les attentes salariales, les taux d'assurance sociale et la disponibilité des talents varient selon les villes telles que Shanghai, Pékin, Shenzhen, ainsi que dans les villes intérieures à moindre coût. Il n’est pas inhabituel que les employeurs versent des salaires considérablement différents pour le même poste, en fonction de l’emplacement du candidat.

Les entreprises internationales constateront que les coûts d'emploi en Chine sont inférieurs à ceux des États-Unis, de l'Europe de l'Ouest, du Japon et de la Corée du Sud. Cependant, ils sont beaucoup plus élevés que dans d’autres régions d’Asie, ce qui pousse le transfert des emplois à forte intensité de main-d'œuvre vers le Vietnam, le Bangladesh ou le Cambodge.

En Chine, les candidats les plus forts, notamment dans la technologie, l'IA, les semi-conducteurs et les rôles de fabrication avancée, reçoivent plusieurs offres. Les meilleurs talents du pays en sont venus à attendre des packages de rémunération compétitifs qui reflètent leur niveau de compétence, ainsi que la haute qualité de vie dans les grands centres.

L'environnement de l'emploi en Chine est très organisé, avec des réglementations locales aussi importantes que les lois du travail nationales. Beaucoup d'employeurs considèrent la Chine comme l’un des marchés d’embauche les plus complexes au monde, rendant une compréhension approfondie du paysage local de l’emploi essentielle pour réussir ses embauches.

Les autorités du travail chinoises et les employés sont très conscients de leurs droits statutaires. Par conséquent, les contrats écrits, l'enregistrement de l'assurance sociale, et une administration correcte de la paie sont indispensables.

Contrats de travail & clauses incontournables

Vous devez fournir un contrat de travail écrit dans le mois suivant la date de début de l'employé. Ne pas le faire peut entraîner des pénalités, notamment le paiement à l’employé d’un double salaire. Les contrats peuvent être à durée déterminée ou indéterminée.

Vos contrats doivent toujours inclure :

• Informations d’identification de l'entreprise et de l’employé
• Une description claire du poste et du lieu de travail
• Les modalités d’emploi, y compris les heures de travail et les périodes de repos
• Détails de la rémunération en Yuan chinois (CNY)
• Les conditions de résiliation

Il est une exigence légale que les contrats soient rédigés en chinois. Fournir une version bilingue est une bonne pratique pour assurer la clarté à la fois pour vous et pour votre employé.

Périodes d'essai

Une période d’essai en Chine est une phase d’évaluation pour vous et le nouvel employé. Elle vous permet de juger de leur adéquation pour le poste, et pour eux d’évaluer l'entreprise. Vous ne pouvez avoir qu'une seule période d'essai par employé, même s'il reçoit une promotion ou change de poste par la suite.

La durée maximale de cette période dépend de la durée du contrat :

Durée du contrat	Durée maximale de la période d’essai
3 mois à moins d’un an	1 mois
1 an à moins de 3 ans	2 mois
3 ans ou plus	6 mois
Contrat à durée indéfinie	6 mois

Pendant la période d’essai, vous pouvez payer un salaire d’au moins 80 % du salaire contractuel, mais il ne peut pas descendre en dessous du salaire minimum local. Vous restez également tenu de payer l’intégralité des contributions à l’assurance sociale.

Heures de travail & heures supplémentaires

La semaine de travail standard en Chine est de 40 heures, avec une journée de travail typique de 8 heures. Les employés ont droit à au moins un jour de repos par semaine.

Tout ce qui dépasse les heures standards est considéré comme des heures supplémentaires. Ces heures sont réglementées et généralement ne doivent pas excéder 36 heures par mois. Les taux de rémunération des heures supplémentaires sont :

• 150 % du taux horaire normal pour le travail effectué un jour ouvrable.
• 200 % du taux horaire normal pour le travail effectué un jour de repos.
• 300 % du taux horaire normal pour le travail effectué un jour férié.

Jours fériés publics & régionaux

La Chine dispose de sept jours fériés officiels que tous les citoyens célèbrent. Le gouvernement organise souvent ces fêtes pour créer des périodes de repos plus longues, parfois en désignant les week-ends adjacents comme jours de travail officiels.

Les principaux jours fériés sont :

• Jour de l'An : 1 jour
• Fête du Printemps (Nouvel An chinois) : La plus longue, souvent 7 ou 8 jours.
• Festival de Qingming (Jour de balayage des tombes) : 1 jour
• Fête du Travail : 5 jours
• Fête des bateaux--dragon : 1 jour
• Fête de la Mi-Automne : 1 jour
• Jour National : Une "semaine dorée" de 7 jours.

Embauche de contractors en Chine

Les contractors indépendants existent en Chine, mais ils sont beaucoup moins courants qu’en Europe, aux États-Unis ou dans certaines parties de l’Amérique du Sud. La loi du travail chinoise privilégie les relations d’emploi traditionnelles, et une entreprise ne peut pas simplement classifier un travailleur comme un contractor par simple accord des deux parties.

En conséquence, de nombreuses sociétés réservent les arrangements avec contractants indépendants à des secteurs spécifiques tels que le conseil en informatique, l’ingénierie, le conseil aux entreprises, les services de traduction, la recherche et les projets à court terme.

Les contractors ne sont généralement pas embauchés pour des rôles impliquant des horaires réguliers, des tâches supervisées ou une intégration dans les opérations quotidiennes. Ces rôles devraient être occupés par des employés traditionnels afin d’éviter tout risque de mauvaise classification.

Un EOR atténue ce risque. En embauchant votre travailleur comme salarié officiel via le EOR, vous garantissez une conformité totale avec les lois du travail locales. Le EOR gère le contrat de travail, la paie, les taxes et les prestations sociales, éliminant ainsi le danger de mauvaise classification. Cela vous permet de collaborer avec des talents en Chine sans les risques juridiques et financiers.

Les structures de rémunération les plus courantes en Chine combinent un salaire mensuel fixe avec des incitations variables et plusieurs avantages (tant obligatoires que supplémentaires).

Les employés en Chine pensent en termes de salaire mensuel lorsqu'ils examinent la rémunération, plutôt que du salaire annuel. Les candidats s'attendent à voir une ventilation claire du salaire indiquant le salaire de base, les primes annuelles et un paiement éventuel du 13e mois. Dans certaines juridictions, les employeurs offrent également des incitations basées sur la performance et des commissions de vente.

Conseil d'expert : Pour les employeurs étrangers, l'une des plus grandes adaptations culturelles est que les primes annuelles sont considérées comme faisant partie de la rémunération totale plutôt que comme une récompense basée sur la performance.

Cycles de paie et structure de salaire

En Chine, vous payez généralement les employés mensuellement. La plupart des entreprises traitent la paie et versent les salaires vers la fin du mois. Il est également courant de payer un "13e mois" de salaire, souvent autour du Nouvel An lunaire.

Le salaire d'un employé ne se limite pas à son salaire de base. Il est structuré en plusieurs parties :

• Salaire fixe : C'est le montant régulier et prévisible indiqué dans le contrat de travail.
• Salaire variable : Cette part varie d'un mois à l'autre. Elle peut inclure des commissions, des primes et des heures supplémentaires.
• Allocations : Vous pouvez offrir des allocations pour des dépenses telles que le logement, les repas ou l'éducation des enfants.
• Prime annuelle : De nombreuses entreprises offrent une prime annuelle basée sur la performance de l'entreprise ou de l'individu.

Heures supplémentaires & minima

La semaine de travail standard en Chine est de 40 heures, basée sur une journée de 8 heures. Si vos employés travaillent au-delà de ces heures, vous devez leur payer des heures supplémentaires. Les taux sont :

• Jours de semaine : 150 % du taux horaire normal.
• Week-ends : 200 % du taux horaire normal.
• Jours fériés : 300 % du taux horaire normal.

La Chine ne dispose pas d’un salaire minimum national unique. Au lieu de cela, chaque province, et parfois chaque ville, fixe son propre salaire minimum. Ces taux sont mis à jour périodiquement pour refléter le coût de la vie local et les conditions économiques. Par exemple, des villes majeures comme Shanghai et Pékin ont des salaires minimums plus élevés que des villes plus petites.

Taxes et contributions de l'employeur

En tant qu'employeur, vous êtes responsable de plusieurs contributions au nom de vos employés. Ces paiements financent des programmes de sécurité sociale et un fonds de logement. Les pourcentages exacts peuvent varier selon la localisation, mais voici une ventilation générale :

Contribution	Description
Pension	Financement du système national de retraite.
Assurance maladie	Couvre les coûts de santé pour les employés.
Assurance chômage	Fournit une assistance financière aux personnes sans emploi.
Assurance accident du travail	Couvre les coûts liés aux accidents sur le lieu de travail.
Assurance maternité	Fournit des prestations pour les employées en congé maternité.
Fonds de logement	Un plan d’épargne obligatoire pour aider les employés à acheter un logement.

Taxes et déductions des employés

Vos employés contribuent également à la sécurité sociale et paient l'impôt sur le revenu individuel. Vous devez retenir ces montants sur leurs paies.

Déduction	Description
Pension	Contribution de l'employé à son fonds de retraite.
Assurance maladie	Part de l'employé pour sa couverture santé.
Assurance chômage	Contribution de l'employé au fonds de chômage.
Fonds de logement	Contribution obligatoire de l'employé à ses économies pour le logement.
Impôt sur le revenu individuel (IIT)	Impôt progressif prélevé sur le salaire de l'employé. Le taux augmente avec le revenu.

En Chine, les avantages sociaux légaux sont étendus, mais les employeurs proposent encore des avantages complémentaires pour attirer les meilleurs talents. Ceux-ci peuvent inclure des compléments d’assurance médicale, des économies supplémentaires pour la retraite, des allocations logement (courantes parmi les expatriés), des allocations repas, des programmes de bien-être et des initiatives de développement professionnel.

Congé Statutaire

Les lois du travail en Chine décrivent plusieurs types de congé obligatoire pour soutenir le bien-être des employés.

• Congé annuel : Les employés ont droit à un congé annuel payé en fonction de leurs années de service cumulées. Si un employé n’utilise pas son congé annuel, vous devez lui payer 300 % de son salaire régulier pour les jours non utilisés.
  • 1 à 10 ans de service : 5 jours
  • 10 à 20 ans de service : 10 jours
  • Plus de 20 ans de service : 15 jours
• Congé maladie : Le montant de congé maladie payé qu’un employé peut prendre dépend de ses années de service et des réglementations locales. La compensation pour le congé maladie varie généralement de 60 % à 100 % de son salaire.
• Congé de maternité : Les employées féminines ont droit à un congé de maternité. Celui-ci est couvert par l’assurance maternité, qui est désormais fusionnée avec l’assurance médicale dans la plupart des régions.
• Congé de mariage : Les employés ont droit à un congé lors de leur mariage, dont la durée varie selon les régions.
• Congé pour décès : Un employé peut prendre quelques jours de congé si un membre de sa famille immédiate décède.

Congés publics & jours fériés régionaux

La Chine dispose de 13 jours fériés nationaux chaque année. Certaines régions peuvent avoir des jours fériés supplémentaires.

Férié	Date 2026	Durée
Jour de l'An	1-3 janvier	3 jours
Fête du Printemps (Nouvel An chinois)	15-23 février	9 jours
Journée de la Tombée de la neige	4-6 avril	3 jours
Fête du Travail	1-5 mai	5 jours
Festival des Bateaux-Dragons	19-21 juin	3 jours
Fête de la Mi-Automne	25-27 septembre	3 jours
Fête nationale	1-7 octobre	7 jours

Avantages complémentaires typiques

Au-delà des avantages obligatoires, de nombreuses entreprises proposent des perks additionnels pour rester compétitives.

Avantages Sociaux Statutaires	Avantages non statutaires (Supplémentaires)
Assurance retraite	Congés payés supplémentaires
Assurance médicale	Aménagements de travail flexibles
Assurance chômage	Assurance santé privée
Assurance accidents du travail	Contributions au fonds immobilier au-delà du minimum
Assurance maternité	Prestations de décès pour la famille de l’employé
Fonds logement	Allocations repas et transport

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Naviguer dans le paysage des avantages en Chine peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie le processus pour vous.

Un EOR vous aide à :

• Garantir la conformité avec les réglementations nationales et locales.
• Administrer les cotisations d’assurance sociale et du fonds logement.
• Comparer votre package d’avantages avec les standards du marché local.
• Gérer la paie et le suivi des congés.
• Intégrer rapidement et efficacement de nouveaux employés.

En prenant en charge la charge administrative, un EOR vous permet de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Les licenciements en Chine sont fortement réglementés, et l'employeur doit disposer d'une base légale pour le licenciement. Les licenciements d’un commun accord sont autorisés dans le pays, mais il est toujours conseillé pour l'Employer of Record de documenter le processus.

Certains employés bénéficient d'une protection renforcée contre le licenciement. Cela inclut les employés enceintes ou en congé de maternité. Cela concerne également les employés recevant un traitement médical et ceux proches de la retraite. Un licenciement injustifié de ces employés « vulnérables » peut entraîner des responsabilités en matière d’indemnisation.

Périodes de préavis

Lorsqu’il faut licencier un employé pour des raisons autres qu’un manquement, vous devez lui donner un préavis de 30 jours. Alternativement, vous pouvez lui verser un salaire d’un mois au lieu du préavis. Il s'agit du paiement en lieu et place du préavis.

Si un employé démissionne, il doit également vous donner un préavis de 30 jours. Pendant la période d'essai, ce préavis est réduit à trois jours pour l'employé.

Il est important de noter que vous ne pouvez pas résilier un contrat de travail à volonté sans motif juridique valable. Les licenciements se répartissent généralement en plusieurs catégories :

• Accord mutuel : Vous et l’Employer of Record pouvez convenir de mettre fin à la relation de travail.
• Pour motif valable : Vous pouvez licencier un employé pour faute grave ou violation majeure de la politique de l'entreprise. Dans ces cas, vous n'avez pas besoin de préavis ni d’indemnité de départ.
• Sans faute : Cela s’applique dans des situations comme un employé étant incapable de travailler en raison d’une blessure non liée au travail ou n’étant pas compétent pour le poste après formation. Dans ces cas, la période de préavis de 30 jours ou le paiement en lieu et place s'appliquent.

Indemnités de départ

Dans la majorité des cas de licenciement, vous devrez fournir une indemnité de départ. C’est une étape clé du processus en Chine. L’indemnité est exigée lorsque vous terminez par accord mutuel, pour des raisons sans faute, ou dans des situations telles que la faillite ou des licenciements collectifs.

Le calcul standard de l’indemnité de départ est d’un mois de salaire par année de service de l’employé dans votre entreprise.

Voici un résumé simple de la façon dont elle est calculée :

Ancienneté	Indemnité de départ
Moins de 6 mois	Moitié d’un mois de salaire
6 mois à 1 an	Un mois de salaire
Chaque année complète	Un mois de salaire

Comment Rivermate gère des départs conformes

Naviguer dans la complexité du licenciement d’un employé dans un pays différent peut être difficile. Chez Rivermate, nous gérons l’ensemble du processus de départ pour assurer votre conformité avec toutes les lois du travail locales en Chine.

Nous prenons en charge les détails afin que vous n’ayez pas à le faire. Cela inclut :

• Documentation : Nous préparons tous les documents nécessaires au licenciement conformément à la loi chinoise.
• Calculs : Nous calculons précisément les périodes de préavis et les indemnités de départ en fonction du contrat de l’employé et de la durée de son service.
• Communication : Nous facilitons une communication claire avec l'employé sortant pour assurer un départ fluide et professionnel.
• Paie finale : Nous traitons le dernier salaire et tout paiement en retard de manière correcte et ponctuelle.

En gérant ces étapes, nous vous aidons à éviter les risques de litiges juridiques et à garantir un processus équitable et respectueux pour vos employés sortants.

Les ressortissants étrangers doivent faire finaliser leurs visas et permis de travail avant de commencer à travailler en Chine. Le pays utilise un cadre de classification qui catégorise les travailleurs étrangers selon leurs qualifications, compétences, niveau de salaire et expérience.

Le sponsorship par un Employer of Record sera requis pour obtenir un permis de travail, et à l'arrivée, les travailleurs étrangers doivent obtenir un permis de séjour lié à leur autorisation d'emploi. Les travailleurs ne seront autorisés à effectuer des travaux que sous leurs permis approuvés.

Visas d'emploi & réalités du sponsorship

Lorsqu'il s'agit de travailler en Chine, le visa Z est le visa principal pour les ressortissants étrangers qui seront employés pour une durée supérieure à six mois. Pour obtenir un visa Z, vous devez d'abord recevoir une offre d'emploi d'une entreprise enregistrée en Chine. Cet employeur doit ensuite demander une Notification de Permis de Travail en votre nom. Une fois que vous avez cette notification, vous pouvez faire une demande de visa Z auprès d'une ambassade ou d'un consulat chinois dans votre pays d'origine. Après votre entrée en Chine avec le visa Z, vous devrez faire une demande de Carte de Permis de Travail pour Étranger et de Permis de Séjour chinois.

Un Employer of Record (EOR) peut aider dans ce processus. Un EOR est une entreprise qui embauche légalement des travailleurs au nom d'une autre entreprise. Voici ce qu'un EOR en Chine peut généralement faire pour le sponsorship de visa :

• Agir en tant que votre employeur légal : Un EOR peut être votre employeur légal en Chine, ce qui est une exigence pour obtenir un visa Z.
• Gérer la paperasserie : Ils peuvent gérer le processus de demande pour le Visa de Travail Z et s'assurer que tous les documents sont correctement déposés auprès des autorités locales.
• Assurer la conformité : Un EOR vous aide à rester conforme aux lois chinoises en matière d'immigration, de fiscalité et de travail.

Cependant, il y a quelques réalités importantes à garder en tête :

• Pas de service "visa uniquement" : Vous ne pouvez pas utiliser un EOR uniquement pour obtenir un visa. Le sponsorship de visa fait partie d’un service d’emploi complet, ce qui signifie que vous devez être employé activement et rémunéré par l’EOR.
• Quotas gouvernementaux : Certains EOR en Chine peuvent avoir des limites sur le nombre de ressortissants étrangers qu’ils peuvent embaucher en raison de quotas gouvernementaux.

Conformité au voyage d'affaires

Pour les voyages d'affaires de courte durée, vous aurez probablement besoin d’un visa M. Ce visa est destiné aux activités commerciales et de commerce.

Pour faire une demande de visa M, vous aurez généralement besoin de ce qui suit :

Document	Description
Passeport valide	Votre passeport doit être valable encore au moins six mois.
Formulaire de demande de visa	Vous devez remplir le formulaire de demande avec exactitude.
Photographie	Une photo récente de format passeport est requise.
Lettre d'invitation	Vous aurez besoin d'une lettre d'invitation d’un partenaire commercial en Chine. Cette lettre doit préciser le but de votre visite et fournir des renseignements sur vous et l'entreprise invitante.

Il est important de faire votre demande de visa bien avant la date prévue de votre voyage. Le visa M ne permet pas d’être employé à plein temps par une entreprise chinoise.