Employer of Record in Chine

La Chine, située en Asie de l'Est, est la deuxième économie mondiale et partage ses frontières avec 14 pays. Elle dispose également d’un accès maritime majeur à la mer de Chine orientale, à la mer jaune et à la mer de Chine méridionale.

Le pays compte cinq grands centres économiques, à savoir, Shanghai, Pékin, Shenzhen, Guangzhou et Hangzhou. Ces centres offrent à la Chine une infrastructure étendue, des capacités de fabrication et un marché intérieur massif (1,4 milliard de personnes).

La Chine possède une grande et diversifiée base industrielle. La main-d'œuvre détient un certain nombre de compétences spécialisées et avancées en fabrication, technologie, commerce électronique, services financiers, logistique et énergie renouvelable. Elle dispose aussi d’un secteur en croissance dans la santé et la biotechnologie.

Le pays produit également chaque année des millions de diplômés universitaires dans les disciplines de l’ingénierie, de la technologie et des affaires. De plus, la Chine est devenue un centre mondial d’apprentissage pour l’innovation dans des secteurs comme l’IA, la fintech, les véhicules électriques, la biotechnologie et l’énergie renouvelable.

Les entreprises étrangères qui achètent et vendent des produits en Chine embauchent des managers locaux dans la région, les opérations et les ventes. Cela est essentiel car les relations commerciales, les attentes des clients et les plateformes en ligne diffèrent considérablement de celles des marchés occidentaux.

Les entreprises entrant sur le marché découvriront que la Chine dispose d’un cadre juridique du travail exhaustif et protecteur pour les employés. Ce cadre impose une responsabilité importante aux employeurs pour respecter les règles et réglementations en matière d’emploi.

Une solution pratique pour entrer sur le marché sans créer une entité légale est un Employer of Record, comme Rivermate. Le EOR agit en tant qu’employeur légal, en gérant la paie, les taxes et toute conformité pour les employeurs étrangers.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) en Chine

Le EOR en Chine suit un processus simple et fluide pour embaucher et intégrer conformémment vos employés.

1. Recruter des candidats : Vous recrutez et sélectionnez la personne que vous souhaitez embaucher en Chine.
2. Embaucher des employés : Le EOR rédige un contrat de travail conforme à la législation locale. Il embauche ensuite votre candidat choisi sous leur entité chinoise enregistrée.
3. Intégrer les employés : Le EOR gère tout le processus d’intégration. Cela inclut la collecte des documents nécessaires et la mise en place de la paie et des avantages. Ce processus prend généralement 2-3 semaines pour les employés locaux.
4. Gérer les employés : Vous gérez les responsabilités quotidiennes, les projets et la performance de votre employé. Le EOR se charge de toutes les tâches administratives RH en arrière-plan.
5. Paie et avantages : Le EOR traite la paie chaque mois, en veillant à respecter la réglementation fiscale et de sécurité sociale en Chine. Il gère également tous les avantages obligatoires, comme l’assurance santé et les fonds de retraite.
6. Conformité continue : Le EOR reste à jour avec toute modification de la législation du travail chinoise. Cela garantit que vos pratiques d’emploi restent entièrement conformes.

Pourquoi utiliser un Employer of Record en Chine

L’expansion sur le marché chinois offre aux entreprises étrangères l’accès à des opportunités lucratives. La Chine possède deux grands avantages : la deuxième économie mondiale et un marché du travail hautement spécialisé. Un EOR facilite une entrée rapide sur ce marché en vous aidant à embaucher et intégrer des employés. Les principaux bénéfices sont :

• Vous ne créez pas d’entité légale locale : Vous pouvez embaucher légalement des employés sans passer par le processus long et coûteux de création d’une entreprise en Chine.
• Vous ne gérez pas la conformité complexe : Les EOR sont des experts en droit du travail chinois. Ils gèrent les réglementations complexes concernant les contrats, les heures de travail et les procédures de licenciement, réduisant ainsi votre risque de problèmes juridiques. Le ministère des Ressources Humaines et de la Sécurité Sociale en Chine (MOHRSS) décrit ces exigences complexes (http://www.mohrss.gov.cn/).
• Vous n’avez pas besoin d’apprendre de nouveaux systèmes de paie et de fiscalité : Le EOR gère tous les calculs de paie, retenues fiscales et paiements. Cela inclut les contributions à la sécurité sociale et aux fonds de logement, obligatoires en Chine.
• Le EOR administre tous les avantages pour les employés : Le EOR prend en charge la gestion des avantages, notamment l’assurance santé, l’assurance chômage, l’indemnisation en cas d’accident du travail, l’assurance maternité, ainsi que les cotisations de pension.
• Le EOR gère toutes les RH et la conformité : Vous déchargez votre équipe des tâches RH chronophages. Cela permet à votre équipe de se concentrer sur les activités principales et la croissance.

Coûts liés à l'emploi, attentes salariales, taux de sécurité sociale, et disponibilité des talents varient entre des villes telles que Shanghai, Pékin, Shenzhen et les villes intérieures à moindre coût. Il n'est pas rare que les employeurs paient des salaires sensiblement différents pour le même poste, selon l’emplacement du candidat.

Les entreprises internationales trouveront que les coûts d'emploi en Chine sont inférieurs à ceux des États-Unis, de l'Europe de l'Ouest, du Japon et de la Corée du Sud. Cependant, ils sont beaucoup plus élevés que dans d'autres parties de l'Asie, ce qui pousse les emplois à forte intensité de main-d'œuvre à être délocalisés au Vietnam, au Bangladesh ou au Cambodge.

En Chine, les candidats les plus forts, notamment dans les domaines de la technologie, de l'IA, des semi-conducteurs et de la fabrication avancée, reçoivent plusieurs propositions. Les meilleurs talents du pays en sont venus à attendre des packages de rémunération compétitifs qui reflètent leur niveau de compétence, ainsi que la haute qualité de vie dans les grands centres.

L'environnement de l'emploi en Chine est très organisé, avec des réglementations locales aussi importantes que les lois du travail nationales. Beaucoup d'employeurs considèrent la Chine comme l'un des marchés de recrutement les plus complexes au monde, rendant une compréhension approfondie du paysage de l'emploi local essentielle pour réussir ses embauches.

Les autorités du travail chinoises et les employés sont très conscients de leurs droits statutaires. Par conséquent, les contrats écrits, l’enregistrement à la sécurité sociale, et une administration de la paie correctement gérée sont essentiels.

Recruter en Chine signifie naviguer dans un paysage doté de lois et de normes culturelles uniques. Il ne suffit pas d'étendre une offre et d'espérer que tout fonctionne comme dans votre pays d'origine. Pour embaucher des employés, vous devez disposer d'une entité commerciale légale en Chine. De nombreuses entreprises étrangères créent une Wholly Foreign-Owned Enterprise (WFOE), mais ce processus peut être complexe et chronophage. Une alternative consiste à s'associer avec un Employer of Record (EOR), qui peut embaucher légalement des employés en votre nom, vous évitant ainsi les tracas de la création d'une entité locale.

Contrats de travail & clauses indispensables

Vous devez fournir un contrat de travail écrit dans le mois suivant la date de début d’un employé. Ne pas le faire peut entraîner des pénalités, y compris le paiement à l’employé d’un double salaire. Les contrats peuvent être à durée déterminée ou indéterminée.

Vos contrats doivent toujours inclure :

• Informations d’identification de l’entreprise et de l’employé

• Une description claire du poste et du lieu de travail

• Conditions d'emploi, y compris horaires de travail et périodes de repos

• Détails de la rémunération en Yuan chinois (CNY)

• Conditions de résiliation

• Durée / terme du contrat

• Cotisations à la sécurité sociale

• Protection du travail et contre les risques professionnels

Il est une exigence légale que les contrats soient en chinois. Fournir une version bilingue est une bonne pratique pour assurer la clarté pour vous et votre employé.

Périodes d’épreuve

Une période d’épreuve en Chine est une phase d’essai pour vous et le nouvel embauché. Elle vous permet d’évaluer leur adéquation au poste et leur compatibilité avec l’entreprise. Vous ne pouvez avoir qu’une seule période d’épreuve par employé, même s’il obtient une promotion ou change de rôle plus tard.

La durée maximale de la période d’épreuve dépend de la durée du contrat :

Durée du contrat	Période d’épreuve maximale
3 mois à moins d’1 an	1 mois
1 an à moins de 3 ans	2 mois
3 ans ou plus	6 mois
Contrat à durée indéfinie	6 mois

Pendant l’épreuve, vous pouvez verser un salaire d’au moins 80 % du salaire contractuel, mais il ne peut pas être inférieur au salaire minimum local. Vous devez toujours payer intégralement les cotisations sociales.

Horaires de travail & heures supplémentaires

La semaine de travail standard en Chine est de 40 heures, avec une journée de travail typique de 8 heures. Les employés ont droit à au moins un jour de repos par semaine.

Tout au-delà des heures standard est considéré comme des heures supplémentaires. Les heures supplémentaires sont réglementées et ne doivent généralement pas dépasser 36 heures par mois. Les taux de rémunération des heures supplémentaires sont :

• 150% du taux horaire régulier pour le travail effectué un jour ouvrable normal.

• 200% du taux horaire régulier pour le travail effectué un jour de repos.

• 300% du taux horaire régulier pour le travail effectué un jour férié.

Jours fériés & jours régionaux

La Chine compte sept jours fériés officiels dont tous les citoyens bénéficient. Le gouvernement organise souvent ces jours pour créer des longues périodes de congé, parfois en désignant les week-ends adjacents comme jours ouvrables officiels.

Les principaux jours fériés sont :

• Jour de l’An : 1 jour

• Festival du printemps (Nouvel An chinois) : La plus longue période de congé — 9 jours en 2026, bien que la durée varie d’une année à l’autre selon le calendrier de l’ajustement des weekends par le gouvernement.

• Fête de Qingming (Jour de nettoyage des tombes) : 1 jour

• Fête du Travail : 5 jours

• Fête du Dragon (Fête des bateaux-dragons) : 1 jour

• Fête de la Lune (Mid-Autumn Festival) : 1 jour

• Fête nationale : Une semaine d’or de 7 jours.

Embauche de Contractors en Chine

Vous pouvez embaucher des Contractors indépendants en Chine pour des projets à court terme ou spécifiques. Cela peut être une manière flexible d'accéder à des compétences spécialisées sans les engagements d’un emploi à temps plein. Cependant, la frontière entre un Contractor indépendant et un employé est mince, et une erreur de classification comporte des risques importants.

Si une relation ressemble trop à une relation d’emploi (par exemple, si vous contrôlez leurs horaires et méthodes de travail), les autorités peuvent requalifier le Contractor en employé. Cela pourrait vous rendre responsable du paiement rétroactif, des cotisations sociales et d’autres pénalités.

Un EOR atténue ce risque. En embauchant votre travailleur comme un employé formel via l’EOR, vous assurez une conformité complète avec les lois du travail locales. L’EOR gère le contrat de travail, la paie, les taxes, et les avantages sociaux, éliminant ainsi le danger de mauvaise classification. Cela vous donne la liberté de travailler avec des talents en Chine sans risques juridiques et financiers.

En Chine, vous payez généralement les employés mensuellement. La plupart des entreprises effectuent la paie et versent les salaires vers la fin du mois. Il est également courant de payer un « 13ème mois » de salaire, souvent autour du Nouvel An lunaire.

Le salaire d’un employé est plus qu’un simple salaire de base. Il se structure avec plusieurs parties :

• Salaire fixe : Il s’agit du montant régulier, prévisible, indiqué dans le contrat de travail.

• Salaire variable : Cette partie varie d’un mois à l’autre. Elle peut inclure des commissions, des primes et des heures supplémentaires.

• Indemnités : Vous pouvez offrir des indemnités pour des dépenses telles que le logement, les repas ou l’éducation des enfants.

• Prime annuelle : De nombreuses entreprises offrent une prime annuelle basée sur la performance de l’entreprise ou de l’individu.

Heures supplémentaires & minimums

La semaine de travail standard en Chine est de 40 heures, basée sur une journée de 8 heures. Si vos employés travaillent au-delà de ces heures, vous devez leur payer des heures supplémentaires. Les taux sont :

• Jours de semaine : 150 % du taux horaire régulier.

• Week-ends : 200 % du taux horaire régulier.

• Jours fériés : 300 % du taux horaire régulier.

La Chine n’a pas de salaire minimum national unique. À la place, chaque province, et parfois chaque ville, fixe son propre salaire minimum. Ces taux sont mis à jour périodiquement pour refléter le coût de la vie local et les conditions économiques. Par exemple, de grandes villes comme Shanghai et Pékin ont des salaires minimums plus élevés que des villes plus petites.

Taxes et cotisations de l’Employer of Record (EOR)

En tant qu’employeur, vous êtes responsable de verser plusieurs cotisations au nom de vos employés. Ces paiements financent les programmes de sécurité sociale et un fonds de logement. Les pourcentages exacts peuvent varier selon la localisation, mais voici une répartition générale :

Contribution	Description
Retraite	Finance le système national de retraite.
Assurance maladie	Couvre les coûts de santé pour les employés.
Assurance chômage	Fournit un soutien financier aux personnes sans emploi.
Assurance accident du travail	Couvre les coûts liés aux blessures sur le lieu de travail.
Assurance maternité	Accordez des prestations aux employées pendant leur congé de maternité.
Fonds de logement	Un plan d’épargne obligatoire pour aider les employés à acheter un logement.

Taxes et déductions des employés

Vos employés contribuent également à la sécurité sociale et paient l’impôt sur le revenu individuel. Vous devez retenir ces montants sur leurs salaires.

Déduction	Description
Retraite	Contribution de l’employé à son fonds de retraite.
Assurance maladie	Part de l’employé dans sa couverture santé.
Assurance chômage	Contribution de l’employé au fonds de chômage.
Fonds de logement	Contribution obligatoire de l’employé à son épargne logement. Remarque : les employés étrangers sont généralement exemptés de cette exigence, bien que la participation puisse être optionnelle ou obligatoire selon la ville où ils travaillent.
Impôt sur le revenu individuel (IRI)	Un impôt progressif retenu sur le salaire de l’employé. Le taux augmente avec le revenu.

En Chine, offrir les bons avantages et congés est essentiel pour attirer et retenir les talents. Le système est un mélange d'assurance sociale obligatoire, de congés statutaires et d'avantages complémentaires qui peuvent varier selon la région. Comprendre ces composants vous aide à créer un package d’avantages compétitif et conforme pour votre équipe.

Congés statutaires

Les lois du travail en Chine définissent plusieurs types de congés obligatoires pour soutenir le bien-être des employés.

• Congé annuel : Les employés ont droit à un congé annuel payé en fonction de leurs années de service cumulées. Si un employé n’utilise pas son congé annuel, vous devez lui payer 300 % de son salaire régulier pour les jours non pris.

• 1 à 10 années de service : 5 jours

• 10 à 20 années de service : 10 jours

• Plus de 20 années de service : 15 jours

• Congé de maladie : La durée du congé de maladie payé qu’un employé peut prendre dépend de ses années de service et des réglementations locales. La compensation varie généralement de 60 % à 100 % du salaire pour un congé de maladie jusqu’à 6 mois, puis de 40 % à 60 % pour un congé de maladie au-delà de 6 mois, en fonction de la durée du service.

• Congé de maternité : Les employées ont droit à un congé de maternité. Celui-ci est couvert par l’assurance maternité, désormais fusionnée avec l’assurance médicale dans la plupart des régions.

• Congé de mariage : Les employés ont droit à un congé lorsqu’ils se marient, la durée variant selon la région.

• Congé de deuil : Un employé peut prendre quelques jours de congé en cas de décès d’un membre de la famille immédiate.

Jours fériés publics & holidays régionaux

La Chine compte 13 jours fériés nationaux chaque année. Certaines régions peuvent avoir des jours fériés supplémentaires.

Férié	Date 2026	Durée
Jour de l’An	1–3 janvier	3 jours
Fête du Printemps (Nouvel An chinois)	15–23 février	9 jours
Journée du balayage des tombes	4–6 avril	3 jours
Fête du Travail	1–5 mai	5 jours
Fête des bateaux-dragons	19–21 juin	3 jours
Fête de la Mi-Automne	25–27 septembre	3 jours
Fête nationale	1–7 octobre	7 jours

Avantages complémentaires typiques

Au-delà des avantages obligatoires, de nombreuses entreprises proposent des perks additionnels pour rester compétitives.

Avantages statutaires	Avantages non statutaires (complémentaires)
Assurance retraite	Congés payés supplémentaires
Assurance médicale	Aménagements de travail flexibles
Assurance chômage	Assurance privée santé
Assurance accidents du travail	Cotisations au fonds logement supérieures au minimum
Assurance maternité	Prestations accrues décès/invalidité au-delà du minimum obligatoire (les prestations de décès de base sont déjà obligatoires dans le cadre de l’Assurance accidents du travail)
Fonds logement	Allocations repas et transport

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Naviguer dans le paysage des avantages en Chine peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie le processus pour vous.

Un EOR vous aide à :

• Assurer la conformité avec les réglementations nationales et locales.

• Gérer les contributions à l’assurance sociale et au fonds logement.

• Benchmarkiser votre package d’avantages par rapport aux standards du marché local.

• Gérer la paie et le suivi des congés.

• Intégrer rapidement et efficacement de nouveaux employés.

En prenant en charge la charge administrative, un EOR vous libère pour vous concentrer sur la croissance de votre activité.

Les licenciements en Chine sont fortement réglementés, et les employeurs doivent disposer d'une base légale pour procéder au licenciement. Les licenciements d'un commun accord sont autorisés dans le pays, mais il est toujours conseillé que les employeurs documentent le processus.

Certains employés bénéficient de protections renforcées contre le licenciement. Cela inclut les employées enceintes ou en congé de maternité. Cela concerne également les employés recevant un traitement médical et ceux proches de la retraite. Un licenciement abusif de ces employés « vulnérables » peut entraîner des responsabilités en matière d'indemnisation.

Durées de préavis

Lors du licenciement d’un employé pour des raisons non liées à une faute, vous devez donner un préavis de 30 jours. Alternativement, vous pouvez verser un salaire équivalent à un mois au lieu du préavis. Cela s’appelle un paiement en lieu et place du préavis.

Si un employé démissionne, il est également tenu de vous donner un préavis de 30 jours. Pendant une période d'essai, ce préavis est réduit à trois jours pour l’employé.

Il est important de noter que vous ne pouvez pas résilier un contrat de travail à volonté sans raison légale valable. Les licenciements relèvent généralement de quelques catégories :

• Accord mutuel : Vous et l’employé pouvez convenir de mettre fin à la relation de travail.

• Pour cause : Vous pouvez licencier un employé pour faute grave ou violation majeure de la politique de l'entreprise. Dans ces cas, vous n’avez pas besoin de fournir de préavis ni d’indemnité de départ.

• Sans faute : Cela s'applique dans des situations telles qu’un employé incapable de travailler en raison d’une blessure non liée au travail ou étant incompétent pour le poste après formation. Dans ces cas, le préavis de 30 jours ou le paiement en lieu s’applique.

Indemnités de départ

Dans la plupart des cas de licenciement, vous devrez verser une indemnité de départ. C’est une étape clé du processus en Chine. Une indemnité est requise lorsque vous licenciez d’un commun accord, pour des raisons sans faute ou dans des situations comme la faillite ou des licenciements massifs.

Le calcul standard de l’indemnité de départ est d’un mois de salaire pour chaque année travaillée dans votre entreprise.

Voici un résumé simple de la façon dont elle est calculée :

Années de service	Indemnité de départ
Moins de 6 mois	La moitié d’un mois de salaire
6 mois à 1 an	Un mois de salaire
Chaque année complète	Un mois de salaire

Note : Si le salaire mensuel de l’employé dépasse trois fois le salaire mensuel moyen local, l’indemnité est calculée en utilisant trois fois cette moyenne, avec un plafond de 12 ans de service.

Comment Rivermate gère des départs conformes

Naviguer dans les complexités du licenciement d’un employé dans un pays différent peut être difficile. Chez Rivermate, nous gérons tout le processus de départ pour assurer que vous restez conforme à toutes les lois du travail locales en Chine.

Nous prenons en charge les détails pour que vous n’ayez pas à le faire. Cela inclut :

• Documentation : Nous préparons tous les documents nécessaires au licenciement conformément à la loi chinoise.

• Calculs : Nous calculons précisément les délais de préavis et l’indemnité de départ en fonction du contrat de l’employé et de sa durée de service.

• Communication : Nous facilitons une communication claire avec l’employé partant pour assurer une sortie fluide et professionnelle.

• Paie finale : Nous traitons le salaire final et tous paiements en retard de manière correcte et ponctuelle.

En gérant ces étapes, nous vous aidons à éviter les risques de litiges juridiques et à garantir un processus équitable et respectueux pour vos employés sortants.

Les ressortissants étrangers doivent faire finaliser leurs visas et leurs permis de travail avant de commencer à travailler en Chine. Le pays utilise un cadre de classification qui catégorise les travailleurs étrangers selon leurs qualifications, compétences, niveau de salaire et expérience.

Le parrainage par un Employer of Record (EOR) sera requis pour obtenir un permis de travail, et à l’arrivée, les travailleurs étrangers doivent obtenir un permis de résidence lié à leur autorisation de travail. Les travailleurs ne seront autorisés à effectuer leur travail que dans le cadre de leurs permis approuvés.

Visas d’emploi & réalités du parrainage

En ce qui concerne le travail en Chine, le visa Z est le visa d’entrée principal pour l’emploi étranger, couvrant à la fois le travail qualifiant de 90 jours ou moins et le travail dépassant 90 jours ; pour un travail de plus de 90 jours, un permis de résidence de type travail est généralement requis après l’entrée. Pour obtenir un visa Z, vous devez d’abord recevoir une offre d’emploi d’une entreprise enregistrée en Chine. Cet employeur doit ensuite faire une demande de Work Permit Notification en votre nom. Une fois cette notification obtenue, vous pouvez faire une demande de visa Z auprès d’une ambassade ou d’un consulat chinois dans votre pays d’origine. Après votre entrée en Chine avec le visa Z, vous devrez demander une Join in Card (qui a remplacé la Carte de Permis de Travail pour Étrangers physique en décembre 2024) et un Permis de Résidence chinois.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider dans ce processus. Un EOR est une société qui emploie légalement des travailleurs pour le compte d’une autre entreprise. Voici ce qu’un EOR en Chine peut généralement faire pour le parrainage de visa :

• Agir en tant que votre employeur légal : Un EOR peut être votre employeur légal en Chine, ce qui est une exigence pour l’obtention du visa Z.

• Gérer la paperasserie : Ils peuvent gérer le processus de demande pour le Z-Work Visa et s’assurer que tous les documents sont correctement déposés auprès des autorités locales.

• Assurer la conformité : Un EOR vous aide à rester conforme aux lois d’immigration, fiscales et du travail en Chine.

Cependant, il y a quelques réalités importantes à garder à l’esprit :

• Pas de service “visa uniquement” : Vous ne pouvez pas utiliser un EOR uniquement pour obtenir un visa. Le parrainage de visa fait partie d’un service complet d’emploi, ce qui signifie que vous devez être activement employé et rémunéré par l’EOR.

• Quotas gouvernementaux : Certains EOR en Chine peuvent avoir des limites quant au nombre de ressortissants étrangers qu’ils peuvent embaucher en raison des quotas gouvernementaux.

Conformité lors de déplacements professionnels

Pour les voyages d’affaires de courte durée, vous aurez probablement besoin d’un visa M. Ce visa concerne les activités commerciales et de commerce.

Pour faire une demande de visa M, vous aurez généralement besoin des documents suivants :

Document	Description
Passeport valide	Votre passeport doit avoir au moins six mois de validité restante.
Formulaire de demande de visa	Vous devez remplir le formulaire de demande avec précision.
Photographie	Une photo récente au format passeport est requise.
Lettre d’invitation	Vous devrez fournir une lettre d’invitation d’un partenaire commercial en Chine. Cette lettre doit préciser le but de votre visite et inclure des informations sur vous-même ainsi que sur l’entreprise invitante.
Validité	Séjours typiques de 30 à 90 jours, renouvelables jusqu’à un maximum de 180 jours.

Il est important de faire votre demande de visa bien avant la date prévue de votre voyage. Le visa M ne permet pas d’être employé à temps plein par une entreprise chinoise.