Employer of Record in Canada

Un Employer of Record, ou EOR, est une entreprise qui embauche légalement des employés en votre nom au Canada. Cela signifie que vous pouvez constituer une équipe canadienne sans créer d'entité locale. L'EOR gère toutes les tâches légales et administratives liées à l'emploi. Cela inclut la paie, les taxes, les avantages sociaux et les contrats de travail, en veillant à ce que vous respectiez les lois locales en matière d'emploi.

Vous gérez toujours le travail quotidien de votre équipe. Un EOR se charge simplement des responsabilités RH complexes. Pour un fournisseur pouvant vous aider dans ce domaine, pensez à Rivermate.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) au Canada

L'utilisation d'un EOR au Canada simplifie votre expansion. Vous trouvez les talents, et l'EOR s'occupe du reste. Voici comment cela fonctionne généralement :

• Vous trouvez le candidat : Vous recrutez et sélectionnez la personne que vous souhaitez embaucher au Canada.
• L'EOR embauche le candidat : L'EOR embauche légalement l'employé via un contrat de travail local conforme.
• Intégration : L'EOR gère tout le processus d'intégration. Cela inclut tout, des formalités administratives à la mise en place des avantages.
• Paie et avantages sociaux : L'EOR traite la paie, retient les taxes et administre les avantages selon la réglementation canadienne.
• Support RH continu : L'EOR fournit un soutien RH constant à vous et à votre employé. Ils gèrent tout problème pouvant survenir.
• Vous gérez votre employé : Vous dirigez le travail quotidien et les responsabilités de votre employé. L'EOR s'occupe de l'aspect administratif de l'emploi.

Pourquoi utiliser un Employer of Record au Canada ?

Commencez plus tôt. Embauchez en quelques jours, pas en plusieurs mois. Aucun entité ou enregistrement requis. Nous alignons les dates de début sur les cycles de paie bi-hebdomadaires courants pour que le premier jour se déroule sans souci.

Moins d'administration, moins de risques. Nous gérons la paie, le RPC/QPP et l'AE, ainsi que la mise en place de la compensation des travailleurs. Vous dirigez le travail ; nous gérons la paperasserie.

Conformité conforme aux provinces. Les règles diffèrent en Ontario, au Québec, et au-delà. Nous émettons le bon contrat, le calendrier des congés et les règles d'heures supplémentaires dès le premier jour.

Offres plus attractives. Une couverture santé étendue, dentaire, et une simple correspondance RRSP sont ce que les candidats attendent. Ces options peuvent être ajoutées facilement via Rivermate.

Coût prévisible. Un seul tarif mensuel. Aucune surprise lors de la mise en place.

Exemple concret : Maintenir les talents clés au Canada

IT Svit, une entreprise européenne de services informatiques, a été confrontée à la perte d’un employé précieux lorsqu’il a déménagé au Canada pour des raisons personnelles. Sans entité canadienne, ils n’avaient aucun moyen de l’employer directement. En collaborant avec Rivermate, IT Svit a pu mettre en place un emploi conforme dans la bonne province, garder l’employé dans son équipe, et rester entièrement conforme aux lois du travail canadiennes. L’employé a rapporté une transition fluide, tandis qu’IT Svit a évité le coût et la complexité d’ouvrir un bureau au Canada.

“La flexibilité et l’approche proactive de Rivermate les distinguent sur le marché de l’EOR. Ils n’ont pas seulement répondu à nos attentes ; ils ont constamment dépassé nos attentes.”
— Anastasiia Drozd, Conseillère juridique @ IT Svit

PEO vs. EOR au Canada : Quelle est la différence ?

Choisir entre une Organisation d’Employeurs Professionnels (PEO) et un Employer of Record (EOR) au Canada revient à une question principale : qui est l’employeur légal ?

Un EOR devient l’employeur légal pour vos travailleurs. C’est le meilleur choix si vous souhaitez embaucher au Canada sans créer votre propre entité locale. L’EOR assume toute la responsabilité légale pour la paie, les avantages, les taxes et la conformité avec les lois du travail canadiennes. Vous gérez le travail quotidien de votre équipe, tandis que l’EOR s’occupe du reste.

Une PEO, en revanche, établit une relation de co-emploi avec vous. Vous devez avoir votre propre entité légale au Canada pour utiliser une PEO. Avec une PEO, vous restez l’employeur légal et partagez les responsabilités. La PEO vous soutient dans des tâches RH comme la paie et les avantages, mais vous conservez la responsabilité légale.

Voici une simple synthèse :

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Canada comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Canada.

Recruter au Canada possède ses propres règles, et il est important de bien les connaître. Le pays dispose d'une économie forte et d'une main-d'œuvre qualifiée, ce qui en fait un endroit idéal pour développer votre équipe. Mais les lois du travail canadiennes peuvent être complexes, avec des règles établies tant au niveau fédéral que provincial. Cela signifie que vous devez prêter une attention particulière aux réglementations spécifiques de la province où vous recrutez.

Contrats de travail

Bien qu'ils ne soient pas toujours obligatoires à l'écrit, un contrat formel est fortement recommandé. Il évite les malentendus et protège les deux parties. Au minimum, les contrats doivent couvrir :

• Intitulé du poste et responsabilités
• Salaire, primes et avantages
• Horaires de travail et modalités de paiement des heures supplémentaires
• Résiliation et périodes de préavis
• Clauses de confidentialité et de protection des données
• Période d'essai, si applicable

Conseil professionnel : En Québec, les contrats de travail doivent être disponibles en français. Même si vous fournissez une version en anglais, le contrat en français est celui qui a force de loi. Utiliser un EOR garantit que vos contrats sont rédigés et signés dans la langue appropriée.

Périodes d'essai

La plupart des contrats incluent une période d'essai, généralement de trois mois. Celle-ci doit être mentionnée dans le contrat. Pendant la période d'essai, mettre fin à la relation est plus simple, mais les employeurs doivent toujours agir de bonne foi et donner à l'employé une chance équitable de démontrer ses compétences.

Horaires de travail & heures supplémentaires

Les horaires standards sont de 8 heures par jour, 40 par semaine, mais les seuils d'heures supplémentaires diffèrent selon la province :

• Ontario et Nouveau-Brunswick : après 44 heures par semaine
• Québec et Colombie-Britannique : après 40 heures par semaine
• Alberta : après 8 heures par jour ou 44 heures par semaine

La rémunération des heures supplémentaires est généralement de 1,5 fois le salaire régulier de l'employé. Certains employés, comme les gestionnaires et certains professionnels, peuvent être exemptés du paiement des heures supplémentaires.

Jours fériés et régionaux

Il y a cinq jours fériés légaux à l’échelle nationale (Jour de l’An, Vendredi saint, Fête du Canada, Fête du Travail et Noël). D’autres jours fériés dépendent de la province. Par exemple, la Journée de la famille en Ontario et en Alberta, ou la Fête de la Saint-Jean-Baptiste au Québec. Les employés ont droit à un jour de congé payé ou à une rémunération majorée s’ils travaillent.

Recrutement de contractors au Canada

Les contractors indépendants sont courants, notamment dans les secteurs technologiques et créatifs. Cependant, la frontière entre contractor et employé est étroitement surveillée par l’Agence du revenu du Canada (ARC). Une mauvaise classification peut entraîner des arriérés d’impôts et des pénalités.

Rivermate aide les entreprises à naviguer dans ces règles en émettant des contrats conformes, en appliquant les normes provinciales appropriées et en conseillant sur la classification correcte des travailleurs. Cela réduit les risques et offre aux employés un début clair et professionnel.

Perspectives des experts RH mondiaux de Rivermate

Quels profils d’entreprises bénéficient le plus d’un Employer of Record (EOR) ?

Un EOR aide une large gamme d’entreprises à recruter à l’international. Vous pouvez obtenir les talents dont vous avez besoin sans les tracas de la création d’une entité légale locale. Cela fait de l’EOR une option solide pour de nombreux types d’entreprises.

Voici quelques exemples d’entreprises qui en tirent le plus de bénéfices :

• Startups : Vous devez agir rapidement et gérer votre budget intelligemment. Un EOR vous permet d’embaucher les meilleurs talents du monde entier sans les coûts élevés et les longs délais liés à la création d’une entité légale dans chaque pays. Cela vous permet de constituer une équipe mondiale dès le premier jour et de concentrer vos ressources sur la croissance de votre entreprise.

• Votre premier recrutement dans un nouveau pays : S’étendre sur un nouveau marché est une étape importante. Un EOR simplifie et réduit les risques. Vous pouvez embaucher votre premier employé dans un nouveau pays en quelques jours, et non en plusieurs mois. L’EOR gère toutes les complexités juridiques et RH locales, vous permettant de tester le marché sans investissement majeur.

• Transitions Contractor vers Employé : Convertir un contractor en employé à temps plein, surtout dans un autre pays, peut être compliqué. Un EOR gère cette transition en douceur. Il veille à ce que vous respectiez les lois du travail locales, réduisant ainsi le risque de pénalités pour mauvaise classification. Cela offre à votre nouvel employé la sécurité et les avantages d’un poste à temps plein tout en simplifiant la gestion pour vous.

• Équipes pilotes : Lorsque vous souhaitez explorer un nouveau marché, il faut être agile. Un EOR est idéal pour embaucher une petite « équipe pilote » afin de tester une nouvelle région. Vous pouvez rapidement constituer une équipe locale pour recueillir des informations sur le marché sans vous engager dans une présence permanente. Cela vous permet d’apprendre et de vous adapter avant d’investir davantage.

Payer votre équipe au Canada implique de comprendre les règles tant au niveau fédéral que provincial. Cela signifie que vous devez naviguer entre différentes réglementations en fonction de l'endroit où vivent vos employés. Nous décomposons l'essentiel pour vous aider à bien faire.

Cycles de paie & structure des salaires

Vous pouvez payer les employés selon un calendrier régulier, comme hebdomadaire, bi-hebdomadaire ou mensuel. Chaque chèque doit indiquer clairement tous les gains, y compris les salaires, les heures supplémentaires et tout autre paiement. La rémunération totale d’un employé avant toute déduction est son salaire brut. À partir de là, vous soustrayez les déductions obligatoires pour obtenir leur salaire net final.

Heures supplémentaires & minimums

La loi fédérale fixe la norme pour les heures supplémentaires à 1,5 fois le salaire régulier d’un employé pour tout travail au-delà de 40 heures par semaine. Le Canada dispose également d’un salaire minimum fédéral. Cependant, de nombreuses provinces et territoires ont leurs propres taux de salaire minimum, et vous devez payer le plus élevé des deux.

Taxes et contributions de l'employeur

En tant qu'employeur, vous devez payer plusieurs taxes et contributions au nom de vos employés. Ces paiements financent des programmes nationaux pour la retraite, l’assurance emploi, ainsi que la santé et l’indemnisation des travailleurs gérées au niveau provincial.

Conseil professionnel : De nombreuses entreprises américaines qui s’étendent au Canada sous-estiment le coût de l’indemnisation des travailleurs. Les primes varient non seulement selon la province, mais aussi selon la classification de l’industrie. Un EOR vous permet de rester aligné avec les taux provinciaux corrects dès le premier jour.

Taxes et déductions des employés

Vous devez retenir les taxes et déductions sur les chèques de paie de vos employés et les verser au gouvernement. Ces déductions financent les services publics et les programmes de sécurité sociale.

Avantages des employés au Canada combinent programmes gouvernementaux et avantages fournis par l'employeur. Les lois fédérales et provinciales établissent la base, mais la plupart des entreprises vont au-delà du minimum pour attirer et retenir les talents.

Congé Statutaire

La loi canadienne oblige les employeurs à fournir divers types de congés protégés par la loi. Ces droits garantissent aux employés de pouvoir prendre du temps libre pour se reposer, pour des responsabilités familiales et pour leur santé personnelle sans risquer leur emploi.

• Congé de vacances : Vous avez généralement droit à deux semaines de vacances payées après un an de service chez le même employeur. Ce droit passe à trois semaines après cinq années de service continu. Certaines provinces ont des minimums plus généreux. Par exemple, en Saskatchewan, vous bénéficiez de trois semaines de vacances après un an.
• Congé de maladie : Si vous travaillez dans une industrie réglementée fédéralement, vous avez droit à 10 jours de congé maladie payé par an. Les droits au congé de maladie varient selon la province. Par exemple, la Colombie-Britannique offre cinq jours de maladie payés, tandis que le Québec en offre deux.
• Congé de maternité et parental : Les mères peuvent prendre jusqu’à 15 semaines de congé de maternité. Après cela, l’un ou l’autre des parents peut prendre un congé parental. La durée standard du congé parental est de 40 semaines, mais peut être prolongée jusqu’à 69 semaines à un taux de prestations réduit. Ces congés ne sont pas payés par l’employeur, mais vous pouvez recevoir des paiements du programme d’assurance-emploi (AE).
• Congé personnel : Vous pouvez prendre jusqu’à cinq jours de congé personnel chaque année pour des raisons telles que prendre soin d’un membre de la famille ou assister à votre cérémonie de citoyenneté. Pour les employés réglementés fédéralement, les trois premiers jours sont payés après trois mois d’emploi continu.
• Congé de deuil : Si un membre de la famille immédiate décède, vous avez droit à une période de congé non payé. La durée de ce congé peut varier selon la province.

Jours Fériés Publics & Jours Fériés Régionaux

Les employés ont droit à un congé payé lors des jours fériés statutaires. S’ils travaillent ces jours-là, ils doivent recevoir une rémunération majorée. En plus de cinq jours fériés nationaux, les provinces ajoutent leurs propres jours. Par exemple :

• Fête de la famille en Ontario, Alberta et plusieurs autres provinces
• Fête de la Saint-Jean-Baptiste au Québec
• Fête de Louis Riel au Manitoba

Avantages Supplémentaires Typiques

De nombreux employeurs offrent des avantages au-delà des exigences légales pour créer un package de rémunération plus attractif.

Comment un EOR Peut Aider à la Mise en Place des Avantages

Rivermate inscrit les employés dans des packages d’avantages conformes qui incluent à la fois les couvertures obligatoires et des extras compétitifs. Nous gérons l’administration, les renouvellements et les cotisations, afin que vous puissiez vous concentrer sur la constitution de votre équipe.

Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, le processus doit être géré avec soin. Au Canada, vous ne pouvez pas simplement licencier quelqu’un « à volonté ». Chaque étape est guidée par des règles fédérales et provinciales qui protègent à la fois vous et l’employé. Bien fait, l’offboarding est plus qu’une exigence légale. C’est une occasion de partir en bons termes, de protéger votre réputation et de réduire le risque de litiges.

Périodes de préavis

Si vous résiliez le contrat de quelqu’un sans motif valable, vous devez soit fournir un préavis, soit payer une indemnité en lieu et place du préavis. La durée du préavis dépend de deux choses : la province où travaille l’employé et la durée de son emploi dans votre entreprise.

Voici le cadre général suivi par la plupart des provinces. Vérifiez toujours la norme locale :

Pour les licenciements massifs, où 50 employés ou plus sont licenciés en l’espace de quatre semaines, des règles différentes s’appliquent. Dans ces cas, vous devez fournir un préavis plus long aux employés concernés et également notifier l’organisme gouvernemental approprié.

Indemnité de départ

L’indemnité de départ est distincte de l’indemnité de licenciement (paiement en lieu de préavis). Elle constitue une compensation pour la perte d’ancienneté et d’autres avantages d’un employé de longue date lorsque son emploi est résilié. Tous les employés n’y ont pas droit. Elle concerne généralement les employés ayant une ancienneté plus longue.

Au Ontario, par exemple, un employé peut avoir droit à une indemnité de départ s’il a travaillé pour l’employeur pendant cinq ans ou plus et si l’employeur dispose d’une masse salariale globale d’au moins 2,5 millions de dollars. L’indemnité de départ est calculée en fonction du salaire régulier de l’employé pour une semaine de travail normale et de ses années de service.

Les facteurs pouvant influencer le montant de l’indemnité de départ incluent :

• Ancienneté
• Âge de l’employé
• Type de travail effectué
• Disponibilité d’un emploi similaire

Il est courant de penser à tort que les employés avec une courte ancienneté n’ont pas droit à une indemnité. Selon les circonstances, même les employés avec quelques mois de service peuvent y avoir droit.

Conseil professionnel : L’indemnité de départ est souvent confondue avec l’indemnité de licenciement. Au Canada, l’indemnité de départ est une compensation supplémentaire pour les employés de longue date et est calculée séparément du paiement en lieu de préavis. Un Employer of Record (EOR) veille à appliquer la bonne formule pour éviter des litiges coûteux.

Comment Rivermate gère des départs conformes

Chez Rivermate, nous gérons l’ensemble du processus d’offboarding pour garantir qu’il soit effectué correctement et avec respect. Nous comprenons que chaque départ est unique, et notre processus est conçu pour être clair et conforme aux lois locales.

Notre processus comprend :

• Documentation claire : Nous préparons et fournissons toute la documentation nécessaire, y compris la lettre de licenciement. Cette lettre indique clairement la raison du départ et la date d’effet.
• Conformité avec les lois locales : Nous restons à jour avec les lois canadiennes sur l’emploi pour assurer que chaque licenciement soit conforme. Cela inclut la gestion des périodes de préavis et le calcul correct de l’indemnité de départ.
• Paiement final et avantages : Nous gérons la dernière paie, en veillant à ce que l’employé quitte avec tous les salaires, indemnités de vacances et autres avantages dus. Nous gérons également la clôture des plans d’avantages sociaux et fournissons les documents fiscaux nécessaires.
• Offboarding structuré : Nous suivons une liste de contrôle complète pour gérer tous les aspects du processus d’offboarding. Cela inclut le transfert de connaissances, le retour du matériel de l’entreprise et la révocation des accès aux systèmes de l’entreprise.
• Communication respectueuse : Nous croyons en une gestion professionnelle et respectueuse des licenciements. Notre processus est conçu pour minimiser les impacts négatifs et traiter l’employé partant avec dignité.

Obtenir l'autorisation de travailler au Canada peut sembler accablant. Il existe différentes voies, chacune avec ses propres règles. Les deux plus courantes sont :

• Permis de travail spécifique à l'employeur : Lié à un employeur et un lieu précis. Considérez-le comme un pass dédié pour un seul emploi.
• Permis de travail ouvert : Moins courant et généralement disponible uniquement dans des cas spéciaux, tels que les conjoints de travailleurs qualifiés ou les récents diplômés canadiens. Ceux-ci offrent plus de flexibilité pour travailler pour différents employeurs.

Comment un EOR soutient les visas et le parrainage

Un Employer of Record (EOR) comme Rivermate peut simplifier le processus. Nous prenons en charge la paie, les avantages sociaux et la conformité, et dans de nombreux cas, nous pouvons également parrainer des permis de travail pour des employés étrangers. Nous gérons la paperasserie et coordonnons avec des experts en immigration afin que les demandes avancent plus rapidement et avec moins d’erreurs.

Cela dit, il existe des limites. Les règles et quotas du Canada s’appliquent à chaque employeur, y compris les EOR. Par exemple, le permis standard spécifique à l’employeur nécessite souvent une Labour Market Impact Assessment (LMIA), qui prouve qu’il y a un besoin d’embauche étrangère et qu’aucun Canadien n’est disponible. Cette étape ne peut pas toujours être sautée, même avec un EOR impliqué.

Voies courantes pour les visas

• Permis de travail spécifique à l’employeur : La voie standard, généralement liée à une LMIA.

• Global Talent Stream : Un programme accéléré pour les rôles en demande dans la tech et hautement qualifiés, parfois approuvé en seulement deux semaines.

• Permis de travail ouvert : Disponible dans des cas limités, comme pour les conjoints ou les récents diplômés.

Rivermate vous aide à choisir la bonne voie, préparer les documents et rester conforme à la législation canadienne en matière d’immigration.

Conformité aux voyages d’affaires

Parfois, vous avez simplement besoin de visiter le Canada pour un court voyage d’affaires. Pour cela, vous n’avez pas besoin de permis de travail. Vous venez en tant que visiteur d’affaires. Ce statut concerne les activités commerciales internationales, et non l’entrée sur le marché du travail canadien.

Vous pouvez venir au Canada en tant que visiteur d’affaires pour :

• Assister à des réunions, conférences ou salons professionnels.
• Rencontrer des clients ou partenaires.
• Suivre une formation auprès d’une société mère canadienne.

Règles clés pour les visiteurs d’affaires :

• Vous ne pouvez pas entrer sur le marché du travail canadien.
• Votre principal lieu d’activité et source de revenus doit être en dehors du Canada.
• Vous pouvez généralement rester moins de six mois.

Selon votre pays de citoyenneté, vous aurez besoin soit d’un visa de visiteur (également appelé Visa de résident temporaire ou VRT), soit d’une Autorisation de voyage électronique (AVE) pour entrer au Canada. Vous devez prouver à l’agent des frontières que votre visite est temporaire et que vous disposez de suffisamment d’argent pour votre séjour. Soyez toujours clair sur le but de votre visite pour éviter des problèmes.