Employer of Record in Vietnam

Las empresas internacionales interesadas en ingresar al mercado del sur de Asia se enfocan en Vietnam por varias razones. Primero, está estratégicamente situada. China, Tailandia y Filipinas están cerca, lo que hace que las actividades económicas transfronterizas sean más baratas. En segundo lugar, cuenta con una población de talento joven y diversa, con un número creciente de expertos en tecnología, servicios compartidos y fabricación digital.

Las empresas están entrando en Vietnam como parte de una estrategia China+1 (donde los países diversifican sus cadenas de suministro estableciendo centros en países de toda el sudeste asiático) porque el crecimiento del PIB del país ha sido consistente en la última década.

Vietnam compite con otros países de la ASEAN por la inversión extranjera, sin embargo, el país tiene la ventaja competitiva porque dispone de una fuerza laboral mayor de la que puede extraer habilidades. Países como Malasia se enfocan mucho en industrias de alta tecnología, pero Vietnam se especializa en industrias intensivas en mano de obra, con un salario mensual promedio en Vietnam de $290. Las empresas extranjeras también pueden aprovechar incentivos a la inversión como beneficios fiscales y procesos empresariales simplificados.

Actualmente, en el sur se concentra la mayor parte del poder industrial de Vietnam. En Ciudad Ho Chi Minh hay alrededor de 4,93 millones de trabajadores. Los esfuerzos educativos están enfocados en IA, automatización y industrias del conocimiento aquí, donde esperan producir 1 millón de nuevos trabajadores para 2030. El mayor beneficio para las empresas es la capacidad de construir un equipo completo en Vietnam, combinando ventas, tecnología, soporte de oficina administrativa y atención al cliente a bajo costo laboral.

La ley laboral vietnamita requiere que las empresas estén registradas como entidades legales para emplear a ciudadanos. En Vietnam esto puede tomar tiempo, pero si tu objetivo es probar el mercado, o ingresarlo rápidamente sin establecer un negocio en Vietnam, entonces un Employer of Record (EOR) es una alternativa viable. Asociarse con un EOR, como Rivermate, ayuda a que contrates talento local y cumplas con la ley vietnamita.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Vietnam

Usar un EOR en Vietnam simplifica el proceso de contratación. Así es como funciona normalmente:

1. Encuentras al Candidato. Reclutas y seleccionas a la mejor persona para el puesto.
2. El EOR Contrata a tu Candidato. El EOR contrata legalmente al empleado en Vietnam mediante un contrato de trabajo local y conforme a la normativa.
3. Comienza la Incorporación. El EOR gestiona todo el proceso de incorporación. Esto incluye recolectar los documentos necesarios y asegurar que se cumplan todos los requisitos legales. Todo el proceso dura entre 1-3 semanas, pero si hay inmigración involucrada puede ser entre 8-12 semanas.
4. El EOR Se Encarga de RR.HH. y Nómina. El EOR se ocupa de toda la nómina, retenciones fiscales, contribuciones a la seguridad social y administración de beneficios según la ley vietnamita.
5. Tú Gestionas a tu Empleado. Diriges las tareas y responsabilidades diarias de tu empleado. El EOR sigue siendo el empleador legal, pero tú controlas el trabajo.

Por qué usar un Employer of Record en Vietnam

Un EOR ofrece una solución práctica para las empresas que buscan contratar en Vietnam. Te ahorra un tiempo y costo significativos de establecer una entidad legal en el país. Esto te permite ingresar al mercado y comenzar operaciones mucho más rápido.

Aquí algunos beneficios clave:

• Entrar al Mercado Rápidamente. Puedes contratar empleados y comenzar a trabajar en Vietnam en cuestión de días en lugar de meses.
• Asegurar el Cumplimiento Legal. Los EOR son expertos en la ley laboral vietnamita. Garantizan que tus contratos de trabajo, nómina y beneficios cumplan completamente con las regulaciones locales.
• Reducir Costos. Evitas los altos costos asociados con el registro de la empresa, honorarios legales y la creación de infraestructura local de RR.HH.
• Ofrecer Beneficios Competitivos. Un EOR puede brindar a tus empleados acceso a paquetes de beneficios integrales, ayudándote a atraer y retener el mejor talento.
• Simplificar RR.HH. y Administración. Descargas tareas administrativas complejas como procesamiento de nómina, declaración de impuestos y gestión de contribuciones estatutarias.

Rivermate's modelo de precios transparente elimina la complejidad con una tarifa mensual única y competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Vietnam incluyen soporte integral de RR. HH., administración de beneficios, gestión del cumplimiento y acceso a nuestro panel de control propio para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de instalación — solo precios simples y claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, garantizando al mismo tiempo el pleno cumplimiento legal en Vietnam.

El mercado laboral en Vietnam es una mezcla de trabajos de bajos salarios, trabajadores a corto plazo, freelancers, empleados permanentes y Contractors independientes. Esto ofrece a las empresas internacionales múltiples opciones para emplear empleados vietnamitas.

Los permisos de trabajo para trabajadores extranjeros pueden ser lentos. Si envía trabajadores remotos a Vietnam, deberá reservarse al menos de 8 a 12 semanas para completar la documentación. Una vez aprobado, el permiso de trabajo es válido por hasta 2 años.

Los beneficios estatutarios en Vietnam están gobernados por el Código Laboral 2019. Estos beneficios incluyen contribuciones a la seguridad social y salud, licencia anual pagada, 11 días festivos públicos, licencias por enfermedad y maternidad estatutarias, y indemnización por despido. Existe una “cultura de bonificación” donde las empresas ofrecen un salario de 13 meses. Las empresas extranjeras deben tener en cuenta estos beneficios al calcular el costo total de empleo en Vietnam.

Aunque Vietnam es atractivo por sus bajos costos laborales, los empleadores primerizos aún deberán seguir de cerca las leyes y regulaciones laborales, incluyendo las horas de trabajo y los permisos remunerados.

Los contratos de empleo en Vietnam pueden ser permanentes o a plazo fijo (no más de 36 meses). Se aconseja poner todas las ofertas de empleo por escrito para proteger a su empresa de multas o sanciones por incumplimiento.

Contratos de empleo y cláusulas imprescindibles

Cuando contrate a un empleado en Vietnam, necesita un contrato de empleo por escrito. Esto es un requisito legal y protege tanto a usted como a su empleado. Los acuerdos verbales solo están permitidos para trabajos que duren menos de un mes.

Existen dos tipos principales de contratos de empleo en Vietnam:

• Indefinido: Este tipo de contrato no tiene fecha de finalización.
• A plazo fijo: Este contrato tiene una fecha de finalización específica, hasta 36 meses. Solo puede renovar un contrato a plazo fijo una vez. Después de eso, se convierte automáticamente en un contrato indefinido.

Sus contratos de empleo deben incluir algunas cláusulas clave para cumplir con la ley vietnamita. Piense en estas como las no negociables.

Períodos de prueba

Un período de prueba es una buena manera de evaluar si una nueva contratación encaja bien en su empresa. En Vietnam, puede incluir un período de prueba en el contrato de empleo, pero existen reglas sobre su duración. La duración del período de prueba depende del tipo de trabajo:

• 180 días: Para cargos ejecutivos de empresas.
• 60 días: Para trabajos que requieran un nivel universitario o superior.
• 30 días: Para trabajos que requieran certificados vocacionales intermedios o para trabajadores calificados.
• 6 días laborales: Para todos los demás trabajos.

Durante el período de prueba, debe pagar a su empleado al menos el 85% de su salario habitual.

Horas de trabajo y horas extra

Las horas de trabajo estándar en Vietnam son 8 horas diarias y 48 horas semanales. Debe otorgar a sus empleados al menos un día completo de descanso cada semana.

Se permite realizar horas extra, pero con límites. El tiempo total de trabajo, incluyendo horas extra, no puede exceder las 12 horas en un día y las 40 horas en un mes. El límite anual de horas extra suele ser de 200 horas, pero puede extenderse a 300 horas en algunos sectores específicos.

También debe pagar a sus empleados un extra por horas extra. Así se desglosa:

• Días laborables: Al menos el 150% de su pago habitual.
• Fines de semana: Al menos el 200% de su pago habitual.
• Días festivos públicos: Al menos el 300% de su pago habitual.

Días festivos públicos y regionales

Sus empleados en Vietnam tienen derecho a permisos pagados por días festivos públicos. Es recomendable conocer estas fechas para planificar su calendario laboral en consecuencia.

Aquí están los días festivos públicos para 2025:

Contratación de contractors en Vietnam

En comparación con algunos de sus vecinos, Vietnam no es un entorno muy favorable para contractors. Sin embargo, esto está cambiando lentamente a medida que la industria de la IA revoluciona el panorama laboral. Tradicionalmente, los trabajadores han aceptado empleos en industrias manufactureras que constituyen la mayor parte del PIB de Vietnam.

Al igual que en otros países de la región ASEAN, el trabajo como contractor debe estar claramente definido, y la mayoría de los contratos no pueden extendirse más allá de 36 meses.

Clasificar incorrectamente a un empleado como contractor puede conducir a graves problemas, incluyendo:

• Pagos atrasados por contribuciones a la seguridad social.
• Pago de beneficios a empleados que corresponderían.
• Multas por parte de las autoridades fiscales y laborales.

Un Employer of Record (EOR) puede ayudarlo a evitar estos riesgos. Un EOR puede contratar legalmente empleados en su nombre en Vietnam, asegurando el cumplimiento de todas las leyes laborales locales. De esta manera, puede conseguir el talento que necesita sin complicaciones legales.

Navegar en compensaciones y nómina en Vietnam requiere una comprensión clara de las reglas locales. Encontrarás que los salarios se negocian entre tú y tus empleados, pero no pueden ser inferiores al salario mínimo establecido por el gobierno. Todos los pagos a los empleados deben realizarse en Dong Vietnam (VND). Los paquetes salariales mensuales típicos incluirán el salario bruto y las contribuciones de seguro obligatorio.

Ciclos de nómina y estructura salarial

En Vietnam, generalmente pagarás a tus empleados de forma mensual. Es común ofrecer un bono de 13º mes, aunque no es obligatorio por ley.

La estructura salarial de tus empleados consistirá en:

• Salario Bruto: La cantidad total antes de cualquier deducción.
• Salario Neto: La cantidad que un empleado recibe después de todas las deducciones.
• Salario Base: Esto suele constituir una parte significativa del salario bruto.
• Asignaciones y Bonificaciones: Estas pueden incluirse para atraer y retener talento.

Horas extras y mínimos

La semana laboral estándar en Vietnam es de 48 horas, generalmente repartidas en seis días. Cualquier hora trabajada más allá de esto se considera horas extras. Las tasas de pago por horas extras son:

• 150% del salario regular por horas extras en un día laboral normal.
• 200% por trabajo en fines de semana.
• 300% por trabajo en días festivos.

El salario mínimo en Vietnam varía por región. A partir de 2026, los salarios mínimos mensuales oscilan entre VND 3,700,000 y VND 5,310,000, dependiendo de la ubicación.

Impuestos y contribuciones del Employer of Record (EOR)

Como Employer of Record en Vietnam, estás obligado a realizar varias contribuciones en nombre de tus empleados. Estas se calculan como un porcentaje del salario bruto del empleado.

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Impuestos y deducciones de los empleados

Tus empleados también contribuyen a fondos de seguridad social desde su salario bruto. Tú eres responsable de deducir estos montos durante el procesamiento de la nómina. Vietnam tiene un sistema de impuesto sobre la renta progresivo, con tasas que van del 5% al 35%.

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En Vietnam, ofrecer beneficios sólidos para los empleados y permisos es clave para atraer y retener el mejor talento. Las leyes laborales del país establecen requisitos mínimos para todos los empleadores. Comprender estas reglas es el primer paso para construir un paquete de beneficios competitivo que ayude al crecimiento de su negocio.

Permiso legal

La legislación laboral vietnamita requiere que los empleadores proporcionen varios tipos de permisos remunerados.

• Permiso Anual: Los empleados que han trabajado durante 12 meses tienen derecho a 12 días de permiso pagado. Este aumento en un día por cada cinco años de servicio con el mismo empleador.
• Permiso por Enfermedad: Los empleados pueden tomar permiso por enfermedad y recibir una parte de su salario del fondo de seguro social. La cantidad de días depende del tiempo que hayan contribuido al fondo, comenzando en 30 días por año para quienes hayan aportado menos de 15 años.
• Permiso de Maternidad: Las empleadas reciben seis meses de permiso de maternidad completamente pagado, cubierto por el sistema de seguro social.
• Permiso de Paternidad: Los padres reciben al menos cinco días hábiles de permiso pagado después del nacimiento de un hijo.

Feriados públicos y regionales

Los empleados en Vietnam tienen derecho a tiempo libre remunerado por feriados públicos. Si un feriado cae en fin de semana, generalmente se otorga el siguiente día hábil como día de descanso.

Beneficios suplementarios típicos

Más allá de los beneficios legalmente requeridos, muchas empresas ofrecen beneficios adicionales para mantenerse competitivas. Aquí una mirada a los beneficios requeridos y comunes complementos.

Cómo un EOR puede ayudar con la configuración de beneficios

Configurar beneficios para empleados en un país nuevo puede ser complejo. Un Employer of Record (EOR) simplifica este proceso para usted. Un EOR actúa como el empleador legal de su personal en Vietnam, asumiendo las responsabilidades de nómina, impuestos, beneficios y cumplimiento.

Así es como un EOR puede ayudar:

• Garantizar Cumplimiento: Un EOR se mantiene actualizado con las leyes laborales de Vietnam para que usted no tenga que hacerlo. Aseguran que los paquetes de beneficios cumplan con todos los requisitos legales.
• Administrar Beneficios: Un EOR gestiona todo, desde el seguro de salud hasta permisos pagados, ahorrándole tiempo y trabajo administrativo.
• Ofrecer Paquetes Competitivos: Los EOR tienen conocimiento del mercado local. Pueden ayudarle a crear paquetes de beneficios que atraigan al mejor talento en Vietnam.
• Simplificar Nómina: Un EOR se encarga de todo el proceso de nómina y las deducciones fiscales relacionadas con los beneficios.

Utilizar un EOR le permite concentrarse en las operaciones principales de su negocio, mientras garantiza que sus empleados reciban beneficios legales y competitivos.

Terminar una relación laboral en Vietnam tiene reglas específicas que debes seguir. El proceso debe manejarse cuidadosamente para mantener el cumplimiento con las leyes laborales locales. Cuando un contrato termina, debes entregar al empleado una notificación por escrito. Esta carta debe explicar por qué finaliza el empleo, la fecha final y detalles sobre los pagos finales, como días de vacaciones no utilizados o indemnización. La comunicación clara y seguir los procedimientos correctos te ayudan a evitar problemas legales.

Períodos de aviso

Debes proporcionar un aviso por escrito antes de la terminación. La duración del período de aviso depende del tipo de contrato de trabajo.

No se requiere aviso durante el período de prueba.

Indemnización por despido

Los empleados que hayan trabajado contigo durante 12 meses o más generalmente tienen derecho a una indemnización por despido. La cantidad de pago es la mitad de un salario mensual por cada año de servicio. Debes realizar todos los pagos finales, incluida la indemnización, dentro de los 14 días hábiles posteriores al último día del empleado. En algunos casos especiales, esto puede extenderse a 30 días.

Cómo Rivermate maneja salidas en cumplimiento

Navegar las terminaciones de empleados en un país diferente puede ser complejo. Nos aseguramos de que todo el proceso de desvinculación se maneje correctamente y en cumplimiento con la ley vietnamita.

Así es como ayudamos:

• Documentación: Preparamos y gestionamos todos los documentos necesarios para la terminación, asegurando que cumplan con los estándares legales.
• Nómina final: Calculamos y procesamos todos los pagos finales, incluyendo salario, permisos no utilizados y cualquier indemnización requerida.
• Cumplimiento: Aseguramos que cada paso del proceso de terminación siga las leyes laborales más recientes para minimizar riesgos legales para tu negocio.
• Comunicación clara: Ayudamos a gestionar la comunicación con el empleado que se despide para garantizar una salida fluida y profesional.

Navegar por el panorama de visas y permisos de trabajo en Vietnam puede parecer complejo. La clave es entender la diferencia entre un permiso de trabajo, que te autoriza a trabajar, y una visa, que te permite ingresar y permanecer en el país. Para cualquier extranjero que busque trabajar en Vietnam por un período prolongado, un permiso de trabajo es esencial, y es la base para obtener una visa de trabajo a largo plazo. El proceso generalmente implica que tu empleador justifique la necesidad de contratar a un extranjero en lugar de un candidato local.

Visas de empleo y realidades del patrocinio

Un Employer of Record (EOR) puede ser tu empleador legal en Vietnam, manejando las complejidades de los permisos de trabajo y el patrocinio de visas. Esta es una solución práctica si tu empresa no tiene una entidad legal en el país. El EOR asume la responsabilidad de asegurarse de que cumplas con las leyes laborales locales, gestionando tu nómina, impuestos y beneficios.

Sin embargo, hay realidades a considerar:

• Lo que un EOR puede patrocinar: Un EOR puede patrocinar un permiso de trabajo para profesionales calificados en roles que cumplen con los requisitos legales de Vietnam. Esto generalmente incluye gerentes, ejecutivos, especialistas y técnicos. El EOR te guiará a través de la documentación necesaria, que a menudo incluye tu título, prueba de experiencia laboral relevante, un chequeo de salud y un historial criminal limpio.

• Lo que un EOR probablemente no puede patrocinar: Un EOR no es una varita mágica. Operan dentro de los límites de la ley vietnamita y están sujetos a escrutinio. El patrocinio para roles que no parecen requerir un experto extranjero o para individuos que carecen de las cualificaciones adecuadas probablemente será infructuoso. También puede haber limitaciones debido a cuotas de visas que puedan estar en vigor.

• Rutas prácticas: Para muchos, la ruta más sencilla es tener una oferta de trabajo legítima de una empresa que luego utilice un EOR para gestionar las formalidades laborales. Para freelancers o aquellos con arreglos de trabajo más independientes, ha surgido una opción llamada "Personal EOR". Esto implica pagar a una entidad local para que te emplee legalmente, permitiéndote obtener un permiso de trabajo y asegurar tu estadía a largo plazo.

Cumplimiento en viajes de negocios

Para viajes de negocios a corto plazo, es crucial usar la visa correcta y seguir las reglas para evitar complicaciones.

• La visa adecuada para negocios: La visa DN está diseñada para actividades relacionadas con negocios como reuniones, firma de contratos o investigación de mercado. Es patrocinada por la empresa vietnamita que visitas. Esto formaliza tu visita y simplifica el cumplimiento.

• El problema con las e-visas para negocios: Aunque son convenientes, el uso de una e-visa para fines comerciales está siendo sometido a una mayor supervisión. Estas visas son autofinanciadas, y si interactúas con una empresa local, las autoridades de inmigración esperan que tengas una visa DN patrocinada por un anfitrión. Usar repetidamente e-visas para viajes de negocios puede levantar señales de alerta y puede conducir a denegaciones de visa.

• Pasos clave para el cumplimiento:

  • Obtener una visa DN patrocinada: Este es el enfoque recomendado para cualquier viaje de negocios que involucre una entidad local.
  • Declarar tu propósito: Si usas una e-visa, debes indicar claramente "negocios" como tu motivo de entrada.
  • Registrar tu estadía: Tu arrendador es responsable de registrar tu estadía temporal con la policía local, pero es importante asegurarse de que esto se haga. Una visa DN patrocinada por un anfitrión hace que este proceso sea más sencillo.