Employer of Record in Vietnam

Expandir tu equipo en Vietnam requiere una comprensión clara de las regulaciones laborales locales. Las empresas que buscan contratar empleados en este mercado dinámico generalmente tienen algunas vías principales para el compromiso, cada una con su propio conjunto de consideraciones administrativas y legales. Entender estas opciones es crucial para una expansión global conforme y eficiente.

Al considerar contratar empleados en Vietnam, las empresas generalmente tienen tres enfoques principales:

• Establecer una Entidad Local: Esto implica crear una subsidiaria o una oficina filial en Vietnam, lo cual requiere una inversión significativa de tiempo, capital y navegar por procesos de registro complejos.
• Utilizar un Employer of Record (EOR): Asociarse con un EOR como Rivermate permite a las empresas contratar empleados en Vietnam de manera conforme sin necesidad de una entidad local. El EOR actúa como el empleador legal, manejando toda la conformidad local.
• Contratar como Contractors: Aunque parece sencillo, clasificar a los trabajadores como Contractors puede conllevar riesgos sustanciales en Vietnam si la relación laboral se asemeja a la de un empleado. La mala clasificación puede resultar en sanciones importantes.

Cómo funciona un EOR en Vietnam

Un Employer of Record (EOR) simplifica la contratación global gestionando las complejidades legales y administrativas del empleo en Vietnam. Cuando te asocias con un EOR, tu empresa mantiene la gestión diaria de tu equipo vietnamita, mientras que el EOR se encarga de los aspectos formales del empleo. Esto incluye:

• Incorporación: Garantizar documentación de contratación conforme, verificaciones de antecedentes y generación de contratos locales.
• Procesamiento de Nómina: Gestionar pagos de salarios precisos y oportunos, incluyendo impuestos locales y contribuciones sociales.
• Remesas de Impuestos y Seguridad Social: Manejar el cálculo y pago de todas las contribuciones obligatorias del empleador y del empleado a las autoridades vietnamitas.
• Administración de Beneficios: Facilitar la inscripción y gestión de paquetes de beneficios conformes a la normativa local.
• Cumplimiento de Recursos Humanos: Asegurar la adherencia a las leyes laborales de Vietnam respecto a horarios de trabajo, derechos de licencia, procedimientos de terminación y otras regulaciones laborales.

Beneficios para las empresas que buscan contratar en Vietnam sin establecer una entidad local

Elegir un EOR ofrece varias ventajas convincentes para las empresas interesadas en ingresar al mercado vietnamita sin la carga de crear una entidad local:

• Entrada Rápida al Mercado: Contratar empleados en Vietnam mucho más rápido, evitando el proceso largo y complejo de registro de entidad.
• Reducción de Costos: Evitar la inversión de capital significativa y los gastos operativos continuos asociados con establecer y mantener una entidad legal local.
• Cumplimiento Garantizado: Mitigar riesgos legales ya que el EOR asegura el cumplimiento total de las leyes laborales, regulaciones fiscales y requisitos de seguridad social de Vietnam.
• Enfoque en el Negocio Principal: Descargar las cargas administrativas, permitiendo que tu equipo se concentre en objetivos estratégicos y en gestionar directamente a tu fuerza laboral vietnamita.
• Flexibilidad y Escalabilidad: Escalar fácilmente tu equipo hacia arriba o hacia abajo en Vietnam sin los compromisos rígidos de una entidad local.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestra tarifa en Vietnam incluye soporte integral de HR, administración de beneficios, gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel propietario para análisis en tiempo real de la fuerza laboral. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, solo una tarifa sencilla que se ajusta a las necesidades de su negocio y garantiza el cumplimiento legal completo en Vietnam.

Las obligaciones fiscales de Vietnam para los empleadores en 2025 incluyen contribuciones a la seguridad social, seguro de salud, seguro de desempleo y un fondo sindical. Los empleadores deben contribuir con un 17% para la seguridad social, un 3% para el seguro de salud, un 1% para el desempleo y un 0,5% por accidentes laborales, basándose en los salarios de los empleados hasta 20 veces el salario base. Además, se requiere una contribución del 2% al fondo sindical. Estas contribuciones se calculan mensualmente y son esenciales para el cumplimiento.

Los empleadores son responsables de retener el impuesto sobre la renta personal (PIT) de los salarios de los empleados, con tasas progresivas que van desde el 5% hasta el 35%, dependiendo de los niveles de ingreso gravable. Los empleados se benefician de deducciones como una asignación personal de VND 11 millones/mes y VND 4,4 millones/mes por dependiente, junto con deducciones por contribuciones a seguros y donaciones benéficas. Los plazos para la presentación del PIT incluyen declaraciones mensuales antes del día 20 del mes siguiente, declaraciones trimestrales si corresponde y la finalización anual antes del 31 de marzo.

Los trabajadores extranjeros están gravados en función de su condición de residencia: los residentes (≥183 días/año) pagan PIT a tasas de residente, mientras que los no residentes son gravados a una tasa fija del 20%. Vietnam tiene DTA con muchos países para mitigar la doble imposición, y las empresas extranjeras pueden estar sujetas al impuesto sobre contratistas extranjeros (FCT) sobre los ingresos por servicios o bienes proporcionados en Vietnam. La repatriación de beneficios está permitida bajo ciertas condiciones.

El panorama salarial de Vietnam en 2025 está moldeado por un rápido crecimiento económico, un aumento en la inversión extranjera y una evolución en las leyes laborales. Los salarios específicos de la industria varían ampliamente, con roles en tecnología como Ingenieros de Software que ganan entre 30-80 millones de VND/mes, y roles en finanzas, manufactura y bienes de consumo que ofrecen paquetes competitivos. El salario mínimo depende de la región, oscilando desde 3,45 millones de VND en áreas rurales (Región IV) hasta 4,96 millones de VND en centros urbanos (Región I).

Los empleadores deben cumplir con las regulaciones de salario mínimo y, a menudo, complementar la remuneración base con bonificaciones y asignaciones como bonificaciones de Tet (equivalentes a un mes de salario), bonificaciones por desempeño, vivienda, transporte, comida y teléfono. Los salarios se pagan generalmente mensualmente mediante transferencia bancaria, con las contribuciones de impuestos y seguro social deducidas en origen. Las tendencias indican salarios en aumento impulsados por la demanda de mano de obra calificada, la inflación y un enfoque en beneficios integrales, junto con una mayor transparencia y adopción digital de nóminas.

Las políticas de licencia de Vietnam, regidas por el Código Laboral, incluyen licencia anual, días festivos, licencia por enfermedad, licencia parental y otras licencias especiales. Los empleadores deben cumplir con los derechos estatutarios mientras equilibran las necesidades operativas.

Licencia anual varía según la edad y la ocupación:

La licencia anual no utilizada puede transferirse con acuerdo mutuo, y los empleados reciben su salario regular durante la licencia.

Días festivos incluyen Año Nuevo, Año Nuevo Lunar (Tet), Reyes Hung, Día de la Reunificación, Día Internacional del Trabajo y Día Nacional, sumando aproximadamente 11 días anualmente. Si los días festivos caen en fin de semana, los empleados reciben un día libre adicional, con pago completo.

Licencia por enfermedad depende de las contribuciones al seguro social:

Las enfermedades relacionadas con el trabajo pueden permitir una licencia más larga.

Licencia parental incluye:

• Maternidad: 6 meses con el 100% del salario, más 60 días de licencia prenatal; días adicionales para partos múltiples.
• Paternidad: 5–14 días dependiendo del tipo de parto, dentro de los 30 días posteriores al nacimiento.
• Adopción: 6 meses para niños menores de seis meses, con asignaciones del seguro social.

Otras licencias incluyen duelo (3 días), matrimonio (3 días para uno mismo, 1 día para el matrimonio del hijo), con opción a licencia de estudio o sabática según las políticas del empleador.

Vietnam exige varias prestaciones básicas para empleados para garantizar la seguridad social y el bienestar. Los empleadores deben proporcionar seguro social, seguro de salud, seguro de desempleo, días festivos públicos pagados y vacaciones anuales pagadas. Además, es habitual un bono de Tet (bono de Año Nuevo Lunar), y se requieren indemnizaciones por despido para empleados con más de un año de servicio en caso de redundancia. El salario mínimo varía según la región, y las tasas de contribución para el seguro social, salud y desempleo se comparten entre empleadores y empleados.

Más allá de los requisitos legales, muchos empleadores ofrecen beneficios opcionales para atraer y retener talento, incluyendo seguros privados de salud y vida, bonos por rendimiento, asignaciones (transporte, vivienda, comidas), programas de capacitación, coches de empresa, programas de asistencia a empleados y días adicionales de permiso. El seguro privado de salud suele complementar la cobertura obligatoria, proporcionando acceso a servicios de atención médica privada, con los costos generalmente cubiertos en su totalidad por los empleadores.

Los beneficios de jubilación incluyen pensiones de seguro social basadas en contribuciones y años de servicio, con algunas empresas ofreciendo planes de pensiones complementarios financiados conjuntamente por empleadores y empleados. Los paquetes de beneficios varían según la industria y el tamaño de la empresa; las corporaciones multinacionales tienden a ofrecer beneficios integrales como seguros privados de salud y vida, mientras que las PYMES pueden centrarse en beneficios obligatorios básicos y asignaciones esenciales. La industria tecnológica enfatiza el trabajo flexible y las oportunidades de desarrollo, mientras que las empresas manufactureras suelen priorizar asignaciones y beneficios de salud ocupacional.

Los acuerdos laborales en Vietnam son fundamentales para el cumplimiento legal y para establecer relaciones claras entre empleador y empleado. Deben seguir el Código Laboral, que especifica los tipos de contratos, cláusulas esenciales, períodos de prueba y procedimientos de terminación. Los contratos redactados correctamente ayudan a prevenir disputas y a garantizar que se protejan los derechos de ambas partes.

Vietnam reconoce dos tipos principales de contrato: de duración determinada y de duración indefinida. Las cláusulas contractuales clave incluyen descripción del trabajo, salario, horas de trabajo, período de prueba y condiciones de terminación. Los acuerdos laborales deben incluir estas cláusulas esenciales para ser legalmente válidos.

Los empleadores deben asegurarse de que los acuerdos laborales incluyan estas cláusulas clave y cumplan con los estándares legales para mantener el cumplimiento y fomentar relaciones laborales positivas.

La economía de Vietnam está adoptando cada vez más el trabajo remoto, impulsada por la necesidad de flexibilidad, productividad y ahorro de costos. A partir de 2025, las empresas están implementando activamente políticas remotas, con marcos legales en evolución para apoyar este cambio. Los empleadores deben navegar por las leyes laborales, definir claramente los términos del trabajo remoto en los contratos de empleo y garantizar el cumplimiento de la salud, seguridad y protección de datos. Las consideraciones legales clave incluyen establecer políticas para arreglos a tiempo completo, híbridos, de horario flexible, semanas laborales comprimidas y compartición de trabajo.

La seguridad de los datos es primordial, requiriendo que las empresas apliquen controles de acceso estrictos, cifrado de datos, capacitación de empleados y planes de respuesta a incidentes. La provisión de equipos y las políticas de reembolso de gastos deben estar claramente definidas, incluyendo estipendios para la configuración de oficina en casa y costos de internet. Una infraestructura tecnológica confiable —como VPNs, herramientas de colaboración en la nube, monitoreo remoto y soporte técnico— es esencial para un trabajo remoto efectivo.

En Vietnam, la terminación del empleo debe cumplir con el Código Laboral, incluyendo períodos de aviso específicos según el tipo de contrato y la razón de la terminación. Los empleadores deben respetar estos plazos para evitar disputas legales y responsabilidades. Los períodos de aviso varían de la siguiente manera:

Los empleadores deben proporcionar aviso con anticipación, y las obligaciones de indemnización por despido también pueden aplicarse dependiendo de las circunstancias de la terminación. La adecuada adhesión a estas regulaciones garantiza procesos de terminación legales y minimiza los riesgos legales.

La economía de Vietnam está adoptando cada vez más arreglos laborales flexibles, con el trabajo freelance y la contratación independiente ganando terreno en diversos sectores. Este cambio proporciona a las empresas agilidad y acceso a habilidades especializadas, mientras que ofrece a los individuos autonomía y oportunidades laborales variadas. Los empleadores deben comprender los marcos legales, contractuales y fiscales para evitar riesgos de clasificación incorrecta y sanciones. Las diferencias clave entre empleados y contractors incluyen el control sobre el trabajo, la integración en las operaciones comerciales, la provisión de herramientas, el riesgo financiero, la duración, la exclusividad y los métodos de pago.

Las relaciones con Contractors en Vietnam se rigen por acuerdos de servicios, los cuales deben definir claramente el alcance del trabajo, entregables, plazos, términos de pago y otras condiciones. Estos acuerdos se enmarcan bajo el derecho civil o comercial, en lugar del derecho laboral. Los derechos de propiedad intelectual deben abordarse explícitamente en los contratos para prevenir disputas, siendo comunes los arreglos que incluyen retención del contractor, adquisición por parte del cliente o copropiedad de los derechos de PI.

Los contractors son responsables de sus propias obligaciones fiscales, incluyendo el Impuesto sobre la Renta Personal y, potencialmente, el Impuesto al Valor Agregado, dependiendo de los umbrales de ingresos. Deben registrarse con un código fiscal, calcular el PIT según tasas presuntas y presentar declaraciones trimestral y anualmente. El seguro no es obligatorio para los contractors, quienes deben gestionar su propio seguro de salud y de indemnización profesional. Las industrias clave que utilizan contractors independientes incluyen TI, servicios creativos, consultoría, educación, medios y servicios profesionales, impulsadas por la necesidad de habilidades especializadas y personal flexible.

Nota: Las tasas son ilustrativas y están sujetas a cambios según las regulaciones y los umbrales de ingresos.

Las regulaciones de permisos de trabajo y visas de Vietnam son fundamentales para que los profesionales extranjeros y los empleadores aseguren el cumplimiento legal. Los tipos de visa comunes incluyen el DN (hasta 12 meses, para negocios), LĐ (hasta 2 años, con un permiso de trabajo válido), ĐT (hasta 5 años, para inversores) y DL (turista, hasta 3 meses). La mayoría de los trabajadores extranjeros requieren un permiso de trabajo, lo cual implica cumplir con criterios de edad, cualificación, salud y antecedentes penales, además de presentar documentos como copias del pasaporte, CV, títulos, controles de salud y referencias. El proceso de solicitud incluye la aprobación del empleador por parte del MOLISA, seguido de la solicitud del permiso del trabajador, que generalmente toma de 15 a 20 días hábiles, con tarifas que varían según el caso.

La residencia permanente está limitada a aquellos con contribuciones significativas, residencia a largo plazo (más de 3 años) o matrimonio con ciudadanos vietnamitas, involucrando solicitudes al Ministerio de Seguridad Pública. Los dependientes (cónyuge e hijos menores de 18 años) pueden obtener visas TT con documentos de respaldo como certificados de matrimonio o de nacimiento. Los empleadores deben asegurarse de que todo el personal extranjero tenga permisos y visas válidos, reportar cambios y apoyar los procesos de renovación, mientras que los empleados deben mantener documentación válida y cumplir con las leyes. La no conformidad con estas regulaciones implica riesgos de multas, deportación y sanciones, enfatizando la importancia de mantenerse informado y buscar orientación profesional.