Employer of Record in Vietnam

Un Employer of Record (EOR) te ayuda a contratar empleados en Vietnam sin necesidad de establecer una entidad legal local. Actúa como el empleador legal para los miembros de tu equipo, gestionando todas las tareas administrativas y legales que conlleva el empleo. Esto incluye nómina, impuestos, beneficios y cumplimiento con las leyes laborales vietnamitas. Tú sigues gestionando el trabajo diario y las responsabilidades de tus empleados. Un EOR como Rivermate (https://rivermate.com/employer-of-record) hace que expandir tu equipo en Vietnam sea sencillo y eficiente.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Vietnam

Utilizar un EOR en Vietnam simplifica el proceso de contratación. Así es como funciona normalmente:

1. Encuentras al Candidato. Reclutas y seleccionas a la mejor persona para el puesto.
2. El EOR Contrata a tu Candidato. El EOR contrata legalmente al empleado en Vietnam mediante un contrato laboral local y conforme a la normativa.
3. Comienza la Incorporación. El EOR gestiona todo el proceso de incorporación. Esto incluye recopilar los documentos necesarios y asegurar que se cumplan todos los requisitos legales.
4. El EOR Se Encarga de RRHH y Nómina. El EOR se ocupa de toda la nómina, retenciones de impuestos, contribuciones a la seguridad social y administración de beneficios según la ley vietnamita.
5. Gestionas a tu Empleado. Diriges las tareas diarias y responsabilidades de tu empleado. El EOR sigue siendo el empleador legal, pero tú controlas el trabajo.

Por qué usar un Employer of Record en Vietnam

Un EOR ofrece una solución práctica para las empresas que buscan contratar en Vietnam. Te ahorra el tiempo y los costos significativos de establecer una entidad legal en el país. Esto te permite ingresar al mercado y comenzar operaciones mucho más rápido.

Aquí algunos beneficios clave:

• Entrar al Mercado Rápidamente. Puedes contratar empleados y comenzar a trabajar en Vietnam en cuestión de días en lugar de meses.
• Asegurar el Cumplimiento Legal. Los EOR son expertos en la legislación laboral vietnamita. Se aseguran de que tus contratos laborales, nómina y beneficios cumplan totalmente con las regulaciones locales.
• Reducir Costos. Evitas los altos costos asociados con el registro de la empresa, honorarios legales y la creación de infraestructura de RRHH local.
• Ofrecer Beneficios Competitivos. Un EOR puede proporcionar a tus empleados acceso a paquetes de beneficios integrales, ayudándote a atraer y retener talento de alto nivel.
• Simplificar RRHH y Administración. Descargas tareas administrativas complejas como el procesamiento de nómina, la presentación de impuestos y la gestión de contribuciones estatutarias.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Vietnam incluyen un apoyo integral de RR. HH., la administración de beneficios, la gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel de control propietario para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, unos precios directos y claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, mientras garantizan el pleno cumplimiento legal en Vietnam.

Contratar en Vietnam es una decisión inteligente para muchas empresas. Obtienes acceso a una fuerza laboral joven y calificada en una economía de rápido crecimiento. Pero, como en cualquier país, Vietnam tiene su propio conjunto de reglas para el empleo. Es importante entender los detalles para mantener tu negocio en cumplimiento y a tu equipo feliz.

Contratos laborales y cláusulas imprescindibles

Cuando contratas a un empleado en Vietnam, necesitas un contrato laboral por escrito. Esto es un requisito legal y protege tanto a ti como a tu empleado. Los acuerdos verbales solo están permitidos para trabajos que duren menos de un mes.

Existen dos tipos principales de contratos laborales en Vietnam:

• Indefinido: Este tipo de contrato no tiene fecha de finalización.
• Fijo: Este contrato tiene una fecha de finalización específica, hasta 36 meses. Solo puedes renovar un contrato de duración determinada una vez. Después de eso, se convierte automáticamente en un contrato indefinido.

Tus contratos laborales deben incluir algunas cláusulas clave para cumplir con la ley vietnamita. Piensa en ellas como los aspectos no negociables.

Períodos de prueba

Un período de prueba es una buena forma de ver si un nuevo contratado encaja en tu empresa. En Vietnam, puedes incluir un período de prueba en el contrato laboral, pero hay reglas sobre cuánto puede durar. La duración del período de prueba depende del tipo de trabajo:

• 180 días: Para cargos ejecutivos en empresas.
• 60 días: Para trabajos que requieren un título universitario o superior.
• 30 días: Para trabajos que requieren certificados vocacionales intermedios o para trabajadores calificados.
• 6 días laborables: Para todos los demás trabajos.

Durante el período de prueba, debes pagar a tu empleado al menos el 85% de su salario habitual.

Horas de trabajo y horas extra

Las horas de trabajo estándar en Vietnam son 8 horas al día y 48 horas a la semana. Debes dar a tus empleados al menos un día completo de descanso cada semana.

Se permite trabajar horas extra, pero hay límites. El tiempo total de trabajo de un empleado, incluyendo horas extra, no puede ser superior a 12 horas en un día y 40 horas en un mes. El límite anual de horas extra generalmente es de 200 horas, pero puede extenderse a 300 horas en algunas industrias específicas.

También necesitas pagar a tus empleados un extra por horas extra. Así se desglosa:

• Días laborables: Al menos 150% de su salario regular.
• Fines de semana: Al menos 200% de su salario regular.
• Días festivos públicos: Al menos 300% de su salario regular.

Días festivos públicos y regionales

Tus empleados en Vietnam tienen derecho a tiempo libre pagado por días festivos públicos. Es buena idea conocer estas fechas para planificar tu calendario laboral en consecuencia.

Aquí están los días festivos para 2025:

Contratación de contractors en Vietnam

También puedes contratar contractors independientes en Vietnam. Esto puede ser una forma flexible de obtener habilidades especializadas para proyectos específicos. Sin embargo, es muy importante clasificar correctamente a tus trabajadores.

Un independent contractor es autónomo. Controla su propio trabajo y no se considera un empleado. Esto significa que no está cubierto por el Código Laboral y no tiene derecho a beneficios como seguridad social y licencia pagada. También es responsable de sus propios impuestos.

Clasificar incorrectamente a un empleado como contractor puede generar problemas graves, incluyendo:

• Pagos atrasados por contribuciones a la seguridad social.
• Pago de beneficios laborales que corresponderían.
• Multas por parte de las autoridades fiscales y laborales.

Un Employer of Record (EOR) puede ayudarte a evitar estos riesgos. Un EOR puede contratar legalmente a empleados en tu nombre en Vietnam, asegurando que cumplas con todas las leyes laborales locales. De esta manera, puedes obtener el talento que necesitas sin complicaciones legales.

Navegar por la compensación y la nómina en Vietnam requiere una comprensión clara de las reglas locales. Verás que los salarios se negocian entre tú y tus empleados, pero no pueden ser inferiores al salario mínimo establecido por el gobierno. Todos los pagos a los empleados deben realizarse en Vietnamese Dong (VND). Los paquetes salariales mensuales típicos incluirán el salario bruto y las contribuciones obligatorias a seguros.

Ciclos de nómina y estructura salarial

En Vietnam, generalmente pagarás a tus empleados mensualmente. Es común ofrecer un bono de 13º mes a los empleados, aunque no es obligatorio por ley.

La estructura salarial de tus empleados consistirá en:

• Salario Bruto: La cantidad total antes de realizar cualquier deducción.
• Salario Neto: La cantidad que un empleado recibe después de todas las deducciones.
• Salario Básico: Esto suele constituir una parte significativa del salario bruto.
• Asignaciones y Bonificaciones: Estas pueden incluirse para atraer y retener talento.

Horas extras y mínimos

La semana laboral estándar en Vietnam es de 48 horas, generalmente distribuidas en seis días. Cualquier hora trabajada más allá de esto se considera horas extras. Las tarifas de pago por horas extras son:

• 150% del salario regular por horas adicionales en un día laboral normal.
• 200% por trabajo en fines de semana.
• 300% por trabajo en días festivos.

El salario mínimo en Vietnam varía según la región. A partir de 2024, los salarios mínimos mensuales oscilan entre VND 3,250,000 y VND 4,680,000, dependiendo de la ubicación.

Impuestos y contribuciones del Employer of Record (EOR)

Como Employer of Record en Vietnam, estás obligado a realizar varias contribuciones en nombre de tus empleados. Estas se calculan como un porcentaje del salario bruto del empleado.

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Impuestos y deducciones de los empleados

Tus empleados también contribuyen a fondos de seguridad social desde su salario bruto. Tú eres responsable de deducir estos montos durante el procesamiento de la nómina. Vietnam tiene un sistema de impuesto sobre la renta progresivo, con tasas que van del 5% al 35%.

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En Vietnam, ofrecer beneficios sólidos para los empleados y permisos es clave para atraer y retener el mejor talento. Las leyes laborales del país establecen requisitos mínimos para todos los empleadores. Entender estas reglas es el primer paso para construir un paquete de beneficios competitivo que ayude a hacer crecer su negocio.

Permisos legales

La ley laboral vietnamita requiere que los empleadores proporcionen varios tipos de permisos pagados.

• Permiso Anual: Los empleados que hayan trabajado durante 12 meses tienen derecho a 12 días de permiso pagado. Esto aumenta en un día por cada cinco años de servicio con el mismo empleador.
• Permiso por Enfermedad: Los empleados pueden tomar permiso por enfermedad y recibir una parte de su salario del fondo de seguro social. La cantidad de días depende de cuánto hayan contribuido al fondo, comenzando en 30 días por año para quienes hayan contribuido durante menos de 15 años.
• Permiso de Maternidad: Las empleadas femeninas reciben seis meses de permiso de maternidad completamente pagado, cubierto por el sistema de seguro social.
• Permiso de Paternidad: Los padres reciben al menos cinco días laborables de permiso pagado después del nacimiento de un hijo.

Días festivos públicos y regionales

Los empleados en Vietnam tienen derecho a tiempo libre pagado por días festivos públicos. Si un día festivo cae en fin de semana, generalmente se otorga el día hábil siguiente como día libre.

Beneficios complementarios típicos

Más allá de los beneficios requeridos por ley, muchas empresas ofrecen ventajas adicionales para mantenerse competitivas. Aquí una mirada a los beneficios tanto obligatorios como complementarios comunes.

Cómo puede ayudar un EOR a configurar beneficios

Configurar beneficios para empleados en un país nuevo puede ser complejo. Un Employer of Record (EOR) simplifica este proceso para usted. Un EOR actúa como el empleador legal de su personal en Vietnam, asumiendo las responsabilidades de nómina, impuestos, beneficios y cumplimiento.

Así es como un EOR puede ayudar:

• Garantizar Cumplimiento: Un EOR se mantiene actualizado con las leyes laborales de Vietnam para que usted no tenga que hacerlo. Aseguran que sus paquetes de beneficios cumplan con todos los requisitos legales.
• Administrar Beneficios: Un EOR gestiona todo, desde seguros de salud hasta permisos pagados, ahorrándole tiempo y trabajo administrativo.
• Ofrecer Paquetes Competitivos: Los EORs tienen conocimiento del mercado local. Pueden ayudarle a crear paquetes de beneficios que atraigan a los mejores talentos en Vietnam.
• Simplificar la Nómina: Un EOR se encarga de todo el procesamiento de nómina y las deducciones fiscales relacionadas con los beneficios.

Utilizar un EOR le permite centrarse en sus operaciones principales mientras asegura que sus empleados reciban beneficios conformes y competitivos.

Terminar una relación laboral en Vietnam tiene reglas específicas que debes seguir. El proceso debe manejarse cuidadosamente para mantener el cumplimiento con las leyes laborales locales. Cuando un contrato termina, debes entregar al empleado una notificación por escrito. Esta carta debe explicar por qué finaliza el empleo, la fecha final y detalles sobre los pagos finales, como días de vacaciones no utilizados o indemnización. La comunicación clara y seguir los procedimientos correctos te ayudan a evitar problemas legales.

Períodos de aviso

Debes proporcionar un aviso por escrito antes de la terminación. La duración del período de aviso depende del tipo de contrato de trabajo.

No se requiere aviso durante el período de prueba.

Indemnización por despido

Los empleados que hayan trabajado contigo durante 12 meses o más generalmente tienen derecho a una indemnización por despido. La cantidad de pago es la mitad de un salario mensual por cada año de servicio. Debes realizar todos los pagos finales, incluida la indemnización, dentro de los 14 días hábiles posteriores al último día del empleado. En algunos casos especiales, esto puede extenderse a 30 días.

Cómo Rivermate maneja salidas en cumplimiento

Navegar las terminaciones de empleados en un país diferente puede ser complejo. Nos aseguramos de que todo el proceso de desvinculación se maneje correctamente y en cumplimiento con la ley vietnamita.

Así es como ayudamos:

• Documentación: Preparamos y gestionamos todos los documentos necesarios para la terminación, asegurando que cumplan con los estándares legales.
• Nómina final: Calculamos y procesamos todos los pagos finales, incluyendo salario, permisos no utilizados y cualquier indemnización requerida.
• Cumplimiento: Aseguramos que cada paso del proceso de terminación siga las leyes laborales más recientes para minimizar riesgos legales para tu negocio.
• Comunicación clara: Ayudamos a gestionar la comunicación con el empleado que se despide para garantizar una salida fluida y profesional.

Navegar por el panorama de visas y permisos de trabajo en Vietnam puede parecer complejo. La clave es entender la diferencia entre un permiso de trabajo, que te autoriza a trabajar, y una visa, que te permite ingresar y permanecer en el país. Para cualquier extranjero que busque trabajar en Vietnam por un período prolongado, un permiso de trabajo es esencial, y es la base para obtener una visa de trabajo a largo plazo. El proceso generalmente implica que tu empleador justifique la necesidad de contratar a un extranjero en lugar de un candidato local.

Visas de empleo y realidades del patrocinio

Un Employer of Record (EOR) puede ser tu empleador legal en Vietnam, manejando las complejidades de los permisos de trabajo y el patrocinio de visas. Esta es una solución práctica si tu empresa no tiene una entidad legal en el país. El EOR asume la responsabilidad de asegurarse de que cumplas con las leyes laborales locales, gestionando tu nómina, impuestos y beneficios.

Sin embargo, hay realidades a considerar:

• Lo que un EOR puede patrocinar: Un EOR puede patrocinar un permiso de trabajo para profesionales calificados en roles que cumplen con los requisitos legales de Vietnam. Esto generalmente incluye gerentes, ejecutivos, especialistas y técnicos. El EOR te guiará a través de la documentación necesaria, que a menudo incluye tu título, prueba de experiencia laboral relevante, un chequeo de salud y un historial criminal limpio.

• Lo que un EOR probablemente no puede patrocinar: Un EOR no es una varita mágica. Operan dentro de los límites de la ley vietnamita y están sujetos a escrutinio. El patrocinio para roles que no parecen requerir un experto extranjero o para individuos que carecen de las cualificaciones adecuadas probablemente será infructuoso. También puede haber limitaciones debido a cuotas de visas que puedan estar en vigor.

• Rutas prácticas: Para muchos, la ruta más sencilla es tener una oferta de trabajo legítima de una empresa que luego utilice un EOR para gestionar las formalidades laborales. Para freelancers o aquellos con arreglos de trabajo más independientes, ha surgido una opción llamada "Personal EOR". Esto implica pagar a una entidad local para que te emplee legalmente, permitiéndote obtener un permiso de trabajo y asegurar tu estadía a largo plazo.

Cumplimiento en viajes de negocios

Para viajes de negocios a corto plazo, es crucial usar la visa correcta y seguir las reglas para evitar complicaciones.

• La visa adecuada para negocios: La visa DN está diseñada para actividades relacionadas con negocios como reuniones, firma de contratos o investigación de mercado. Es patrocinada por la empresa vietnamita que visitas. Esto formaliza tu visita y simplifica el cumplimiento.

• El problema con las e-visas para negocios: Aunque son convenientes, el uso de una e-visa para fines comerciales está siendo sometido a una mayor supervisión. Estas visas son autofinanciadas, y si interactúas con una empresa local, las autoridades de inmigración esperan que tengas una visa DN patrocinada por un anfitrión. Usar repetidamente e-visas para viajes de negocios puede levantar señales de alerta y puede conducir a denegaciones de visa.

• Pasos clave para el cumplimiento:

  • Obtener una visa DN patrocinada: Este es el enfoque recomendado para cualquier viaje de negocios que involucre una entidad local.
  • Declarar tu propósito: Si usas una e-visa, debes indicar claramente "negocios" como tu motivo de entrada.
  • Registrar tu estadía: Tu arrendador es responsable de registrar tu estadía temporal con la policía local, pero es importante asegurarse de que esto se haga. Una visa DN patrocinada por un anfitrión hace que este proceso sea más sencillo.