Employer of Record in Colombia

Colombia presenta un panorama atractivo para las empresas internacionales que buscan ampliar su talento, contando con una fuerza laboral calificada y una economía en crecimiento. Sin embargo, involucrar con éxito a los empleados en el país requiere una comprensión profunda de sus leyes laborales únicas, sistema de seguridad social y regulaciones fiscales. Las empresas que desean contratar deben evaluar cuidadosamente su enfoque para garantizar el cumplimiento total y la eficiencia operativa.

Al considerar la contratación de empleados en Colombia, las empresas generalmente tienen algunas vías principales:

• Establecer una entidad local: Este método tradicional implica crear un negocio legalmente registrado en Colombia, lo cual requiere una inversión significativa de tiempo y capital para el registro, cumplimiento legal continuo, nómina y gestión de recursos humanos.
• Asociarse con un Employer of Record (EOR): Un servicio de EOR, como Rivermate, permite a las empresas contratar empleados en Colombia de manera conforme sin necesidad de tener su propia entidad legal local. El EOR emplea legalmente al personal, gestionando todas las responsabilidades laborales locales mientras la empresa cliente mantiene el control total sobre las tareas diarias y operaciones del empleado.
• Contratar como Contractor of Record (COR): Este enfoque implica contratar a individuos como profesionales autónomos en lugar de empleados a tiempo completo. Aunque puede parecer más sencillo, conlleva un riesgo sustancial de clasificación incorrecta si la relación laboral se asemeja a la de un empleado, lo que podría derivar en severas sanciones legales y responsabilidades financieras.

Cómo funciona un EOR en Colombia

Un Employer of Record en Colombia actúa como tu empleador legal para tu equipo local, asumiendo todas las responsabilidades y cargas administrativas asociadas. Este servicio integral asegura que tus operaciones permanezcan completamente conformes con las leyes laborales colombianas y generalmente cubre:

• Administración de nómina e impuestos: Garantizando el procesamiento preciso y oportuno de salarios, deducciones obligatorias y remesas de todos los impuestos relevantes tanto del empleador como del empleado.
• Gestión de seguridad social: Encargándose de las contribuciones obligatorias a salud (EPS), pensiones (AFP) y fondos de riesgos profesionales (ARL), además de fondos de compensación familiar y otros pagos estatutarios.
• Creación de contratos laborales: Redactando y manteniendo contratos de trabajo legalmente conformes en español, adaptados a las regulaciones colombianas y roles específicos.
• Administración de beneficios: Gestionando beneficios estatutarios como cesantías, primas de servicios, licencias pagadas y otros derechos exigidos por la ley colombiana.
• Cumplimiento de la legislación laboral: Asegurando el cumplimiento total de todos los aspectos de la ley laboral colombiana, incluyendo horarios de trabajo, procedimientos de terminación y derechos de los empleados.

Beneficios para las empresas que desean contratar en Colombia sin establecer una entidad local

Utilizar un servicio de EOR ofrece ventajas significativas para las empresas que buscan ampliar su fuerza laboral en Colombia de manera eficiente y conforme, sin el compromiso de establecer una entidad local:

• Entrada rápida al mercado: Incorporar empleados en Colombia rápidamente, a menudo en cuestión de días o semanas, evitando el largo proceso de registro de una entidad local.
• Reducción del riesgo de incumplimiento: Mitigar las complejidades y posibles fallos legales al navegar las intrincadas regulaciones laborales, de nómina y fiscales de Colombia.
• Eficiencia en costos: Evitar los gastos sustanciales asociados con la creación de una entidad, honorarios legales continuos y la implementación de una infraestructura interna de recursos humanos y nómina.
• Acceso a talento diverso: Aprovechar la rica reserva de talento en Colombia sin limitaciones geográficas ni la carga administrativa de establecer operaciones locales.
• Enfoque estratégico: Delegar tareas administrativas y de cumplimiento, permitiendo que tus equipos internos se concentren en el crecimiento del negocio y las iniciativas estratégicas.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestra tarifa en Colombia incluye soporte integral de HR, administración de beneficios, gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel propietario para análisis en tiempo real de la fuerza laboral. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, solo una tarifa sencilla que se ajusta a las necesidades de su negocio y garantiza el cumplimiento legal completo en Colombia.

Los empleadores en Colombia tienen obligaciones fiscales clave, principalmente relacionadas con las contribuciones a la seguridad social y los impuestos sobre la nómina. Deben contribuir a salud (8.5%), pensión (12%), seguro de riesgos laborales (0.522%-6.96%), bienestar familiar (4%), ICBF (3%) y SENA (2%), siendo el empleador quien asume la mayor parte. Además, los empleadores deben depositar las cesantías equivalentes a un mes de salario anualmente y pagar un interés del 12% sobre estos depósitos.

En cuanto al impuesto sobre la renta, los empleadores son responsables de retener los impuestos según los niveles de ingreso de los empleados, con tasas que varían del 0% al 39% en diferentes rangos de ingreso medidos en UVT (Unidad de Valor Tributario). Los empleados pueden beneficiarse de deducciones como dependientes, intereses hipotecarios, salud prepagada, aportes voluntarios a pensiones y donaciones benéficas, que reducen la base gravable.

Los empleadores deben cumplir con plazos estrictos para la presentación de informes, incluyendo las retenciones mensuales (Formulario 350), las declaraciones anuales de impuesto sobre la renta (Formulario 110) y la reportación de nómina mediante PILA. El incumplimiento puede acarrear sanciones. Los trabajadores y empresas extranjeros enfrentan reglas adicionales, como el estado de residencia que afecta las obligaciones fiscales, tratados de doble imposición, regulaciones de precios de transferencia y consideraciones sobre establecimiento permanente. Mantenerse actualizado y buscar asesoría profesional es fundamental para el cumplimiento.

El panorama salarial en Colombia varía significativamente entre industrias, roles y regiones, con salarios mensuales típicos que oscilan desde COP 1.8 millones para agentes de servicio al cliente hasta COP 12 millones para ingenieros de software. Posiciones clave como ingenieros de software (COP 4M–12M), gerentes de marketing (COP 3.5M–10M) y gerentes de operaciones (COP 4M–11M) reflejan los diversos sectores económicos del país. Los empleadores deben considerar las diferencias regionales, niveles de habilidades y experiencia para ofrecer paquetes competitivos.

El salario mínimo legal en 2025 es de COP 1.3 millones, más una asignación de transporte de COP 162,000, aplicable a empleados que ganan hasta dos salarios mínimos. Los paquetes de compensación a menudo incluyen bonificaciones como la prima de Navidad (equivalente a un mes de salario), prima de vacaciones, asignación de transporte y bonificaciones por desempeño o alimentación. Los salarios se pagan predominantemente mensualmente mediante transferencia bancaria, con recibos de sueldo detallados requeridos por ley.

Se espera que las tendencias salariales aumenten en 2025, impulsadas por el crecimiento económico, la inflación y la demanda de profesionales calificados, especialmente en los sectores de tecnología, finanzas y salud. Las empresas deben monitorear la inflación, abordar la escasez de habilidades y adaptarse a las tendencias de trabajo remoto para seguir siendo competitivas en la atracción de talento.

La ley laboral de Colombia establece 15 días de licencia anual pagada después de un año de servicio, los cuales deben tomarse dentro del año siguiente. Las vacaciones pueden dividirse en dos períodos, con al menos seis días consecutivos, pero no pueden ser compensadas en dinero a menos que finalice la relación laboral, en cuyo caso se requiere una compensación monetaria por los días no utilizados.

El país observa numerosos días festivos en 2025, incluyendo Año Nuevo, Día del Trabajo, Día de la Independencia y Navidad, con los empleados generalmente con derecho a tiempo libre pagado. Trabajar en estos días suele implicar un pago adicional.

La licencia por enfermedad requiere un certificado médico; los primeros dos días son pagados por el empleador, mientras que los días siguientes son cubiertos por la EPS de Colombia en aproximadamente el 66.67% del salario por hasta 180 días. La licencia parental incluye 18 semanas de licencia por maternidad pagada y dos semanas de licencia por paternidad pagada, ambas pagadas al 100% por la EPS. La licencia por adopción se alinea con los beneficios de los padres biológicos.

Las licencias adicionales incluyen duelo, matrimonio y licencia por votación, cuyos detalles a menudo son determinados por las políticas del empleador.

Colombia exige un conjunto completo de beneficios para empleados que los empleadores deben proporcionar, incluyendo contribuciones a la seguridad social (salud, pensión, riesgos laborales), subsidios familiares, cesantías, prima de servicios, vacaciones pagadas y días festivos legales. Estos beneficios conforman el núcleo de la compensación de los empleados y son legalmente innegociables, requiriendo una planificación cuidadosa de los costos asociados y el cumplimiento normativo.

Los beneficios obligatorios clave incluyen:

Comprender estos requisitos legales y las expectativas del mercado es esencial para las empresas que buscan atraer y retener talento en Colombia. Mientras que los beneficios obligatorios son fijos, los beneficios opcionales son cada vez más competitivos, y ofrecer un paquete que cumpla con la normativa y sea atractivo puede impactar significativamente en el éxito del empleador en el mercado laboral colombiano.

Los acuerdos laborales en Colombia están regidos por el Código Laboral y deben cumplir con requisitos legales específicos para garantizar su validez. Definen la relación de empleo, incluyendo derechos y responsabilidades, y deben incluir cláusulas esenciales como identificación de las partes, descripción del trabajo, lugar de trabajo, salario, horario laboral, tipo de contrato, fecha de inicio, período de prueba (si aplica) y condiciones de terminación. Los contratos redactados correctamente ayudan a los empleadores a cumplir con la ley colombiana y proteger sus intereses.

La ley colombiana reconoce dos tipos principales de contrato: contratos a término fijo (hasta tres años, que se convierten en indefinidos si se renuevan o extienden más allá de este período) y contratos a término indefinido, que ofrecen mayor seguridad laboral. Los períodos de prueba están limitados a dos meses y no pueden exceder de una quinta parte de la duración del contrato si este es menor a un año. Durante el período de prueba, los empleados conservan todos sus derechos, y cualquiera de las partes puede terminar sin causa con la notificación adecuada.

Las cláusulas adicionales a menudo incluyen acuerdos de confidencialidad y no competencia, que deben ser razonables en alcance y duración para ser ejecutables. Las cláusulas de confidencialidad protegen secretos comerciales, mientras que las cláusulas de no competencia están limitadas geográficamente y en el tiempo (típicamente hasta un año) para restringir la competencia post-empleo.

Colombia ha experimentado un notable aumento en el trabajo remoto, respaldado por marcos legales como la Ley 1221 de 2008 y el Decreto 884 de 2012, que regulan los derechos de los empleados y las obligaciones del empleador. Los empleados pueden solicitar trabajo remoto, y los empleadores deben proporcionar el equipo necesario, garantizar la seguridad y cumplir con las leyes laborales, incluyendo el registro en la seguridad social. Los requisitos legales clave incluyen acuerdos escritos que detallen los términos del trabajo y la adhesión a las normas de salud ocupacional.

Se permiten arreglos flexibles como trabajo a tiempo parcial, semanas laborales comprimidas, flextime y job sharing, permitiendo soluciones adaptadas para ambas partes. La seguridad y privacidad de los datos son fundamentales, requiriendo políticas robustas, capacitación de empleados y cumplimiento con la Ley 1581 de 2012. Los empleadores también deben establecer políticas claras sobre la provisión de equipos y el reembolso de gastos, asegurando equidad y transparencia.

El éxito del trabajo remoto depende de una infraestructura tecnológica confiable, incluyendo velocidades mínimas de internet, herramientas de colaboración y soporte técnico. La siguiente tabla resume los puntos clave de datos:

En Colombia, las leyes de terminación del empleo diferencian entre con y sin justa causa, cada una con obligaciones procedimentales y financieras específicas. Los empleadores deben cumplir con los períodos de aviso según la antigüedad del empleado: menos de 1 año (30 días), 1–5 años (30 días), 5–10 años (60 días) y más de 10 años (90 días). La falta de aviso adecuado requiere una compensación equivalente al salario del empleado durante el período de aviso.

La cesantías, o cesantías, son obligatorias y se calculan como un mes de salario por año de servicio, más cantidades proporcionales por años parciales. Se aplica una indemnización adicional si la terminación ocurre sin justa causa: menos de 1 año (45 días de salario), y para más de 1 año, 45 días más 15 días por cada año adicional. Las terminaciones con justa causa están limitadas a incumplimientos como mala conducta, violencia o negligencia grave, y requieren documentación exhaustiva, notificación al empleado y oportunidad de responder para garantizar la legalidad.

Los empleadores deben seguir pasos procedimentales estrictos—documentar las razones, notificar por escrito a los empleados, permitirles responder y, posiblemente, involucrar revisión legal—para evitar reclamaciones por despido injustificado. Los empleados pueden impugnar las terminaciones injustas en los tribunales laborales, lo que puede resultar en la reinstalación, compensación o sanciones para los empleadores. La adecuada adherencia a los procedimientos legales y la documentación son esenciales para una terminación legal en Colombia.

El mercado laboral en Colombia presenta de manera destacada el contratación independiente, ofreciendo flexibilidad para empresas e individuos. Este modelo permite a las empresas acceder a habilidades especializadas para proyectos específicos sin compromisos laborales tradicionales, mientras que los individuos disfrutan de autonomía y la capacidad de trabajar con múltiples clientes. Sin embargo, distinguir entre un empleado y un Contractor of Record es crucial para evitar repercusiones legales y financieras, como pagos atrasados y contribuciones a la seguridad social. El marco legal define una relación laboral por tres criterios: servicio personal, subordinación y remuneración. Los Contractors operate de manera autónoma, utilizando sus propios métodos y recursos.

Contratar Contractors of Record generalmente implica un acuerdo de servicios, que detalla el alcance del trabajo, la remuneración, la independencia y los derechos de propiedad intelectual. Los contratos debidamente redactados deben reflejar la relación laboral real para garantizar el cumplimiento. Los Contractors son responsables de sus propias obligaciones fiscales y de seguridad social, incluyendo impuesto sobre la renta, IVA y contribuciones a pensiones, salud y riesgos laborales. Estas se calculan en base a un porcentaje de sus ingresos, con umbrales y tasas específicos sujetos a la ley colombiana.

Los Contractors of Record son prevalentes en sectores como tecnología, servicios creativos, consultoría, educación y servicios profesionales, donde las habilidades especializadas y la flexibilidad son altamente valoradas. Estas industrias se benefician de la capacidad de adaptarse y escalar equipos rápidamente sin las obligaciones a largo plazo de un empleo tradicional.

Colombia ofrece varias visas relacionadas con el trabajo, principalmente la Visa M para empleo y la Visa R para residencia permanente, con requisitos específicos para cada una. La Visa M requiere una oferta formal de trabajo de un empleador colombiano, prueba de calificaciones y presentación de los documentos necesarios. La Visa R está disponible después de haber tenido una visa de trabajo o migrante válida durante típicamente cinco años, con algunas excepciones para inversores. Además, la Visa R para inversores está disponible para inversiones significativas, con montos mínimos que varían según la regulación.

El proceso de solicitud implica obtener una oferta de trabajo, solicitar la visa correspondiente en un consulado colombiano o en línea, presentar la documentación requerida, someterse a verificaciones de antecedentes y registrar la visa en Migración Colombia. Los tiempos de procesamiento pueden variar desde unas pocas semanas hasta varios meses, con tarifas que varían según el tipo de visa. Los empleadores deben asegurarse de que su personal extranjero tenga permisos válidos, cumpla con las leyes laborales y reporte cambios a las autoridades. Los empleados son responsables de cumplir con las condiciones de la visa, registrar sus visas a tiempo y evitar estancias prolongadas no autorizadas.

El cumplimiento es fundamental; las violaciones pueden llevar a multas, deportación o sanciones. Tanto empleadores como empleados deben mantenerse informados y buscar asesoría profesional para garantizar el cumplimiento de las leyes de inmigración colombianas.