Employer of Record in Colombia

Un Employer of Record, o EOR, te permite contratar personas en Colombia sin necesidad de establecer tu propia empresa local. Es una forma sencilla de construir un equipo en un país nuevo. El EOR se convierte en el empleador legal de tus trabajadores, encargándose de todas las tareas de recursos humanos locales. Esto incluye nómina, impuestos, beneficios y asegurarse de cumplir con todas las leyes laborales de Colombia. Tú gestionas el trabajo diario de tu equipo, mientras que el EOR se ocupa de las responsabilidades legales y administrativas del empleo. Para las empresas que buscan contratar en Colombia, proveedores como Rivermate pueden simplificar el proceso.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Colombia

Usar un EOR en Colombia es un proceso sencillo. El EOR se encarga del aspecto legal del empleo para que puedas concentrarte en gestionar tu equipo.

1. Tú encuentras el talento. Reclutas y seleccionas a la persona que deseas contratar en Colombia.
2. El EOR los contrata. El EOR contrata legalmente al empleado en tu nombre mediante un contrato de trabajo local y conforme a la normativa.
3. Comienza la incorporación. El EOR gestiona todo el proceso de onboarding, incluyendo la recopilación de documentos necesarios y la configuración de la nómina.
4. Se gestionan recursos humanos y nómina. El EOR se encarga de la nómina mensual, impuestos y contribuciones a la seguridad social según lo requerido por la ley colombiana. Esto incluye pagos a fondos de pensiones, salud y bienestar familiar.
5. Tú gestionas a tu empleado. Diriges las tareas diarias, proyectos y rendimiento de tu empleado, igual que cualquier otro miembro del equipo.
6. Se garantiza el cumplimiento continuo. El EOR se mantiene actualizado con las leyes laborales de Colombia para mantener tus prácticas de empleo en cumplimiento.

Por qué usar un Employer of Record en Colombia

Usar un EOR es una solución práctica para contratar en Colombia. Ahorra tiempo y reduce la complejidad de la expansión internacional. Puedes construir un equipo rápidamente sin enredarte en obstáculos legales y administrativos locales.

• Evita establecer una empresa local. La mayor ventaja es que no necesitas crear una entidad legal en Colombia, lo cual puede ser un proceso largo y costoso.
• Mantente en cumplimiento con las leyes locales. Los EOR son expertos en la legislación laboral colombiana. Aseguran que tus prácticas de contratación, contratos y nómina cumplan con todos los requisitos legales.
• Simplifica recursos humanos y nómina. El EOR se encarga de todas las tareas administrativas. Esto incluye procesar salarios, retener impuestos y gestionar beneficios para empleados.
• Contrata más rápido. Puedes incorporar nuevos empleados en una fracción del tiempo que tomaría si estuvieras creando tu propia entidad.
• Reduce riesgos. Al manejar los aspectos legales y de cumplimiento, un EOR minimiza el riesgo de multas y sanciones por incumplir accidentalmente las reglas laborales locales.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Colombia incluyen un apoyo integral de RR. HH., la administración de beneficios, la gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel de control propietario para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, unos precios directos y claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, mientras garantizan el pleno cumplimiento legal en Colombia.

Contratar en Colombia es una excelente manera de acceder a un gran y calificado talento. La fuerza laboral está creciendo, con fortalezas particulares en áreas como desarrollo de software y soporte al cliente. Pero, antes de contratar, es importante entender las leyes laborales locales. Estas están diseñadas para proteger a los empleados y tienen requisitos específicos que debes seguir.

Contratos de empleo y cláusulas imprescindibles

Siempre usa un contrato escrito en Colombia. Aunque los acuerdos verbales pueden ser válidos, un contrato escrito proporciona claridad y protección para todos. La ley colombiana reconoce algunos tipos principales de contratos de empleo:

• Indefinido: Este es el tipo más común y no tiene una fecha de finalización establecida.
• A término fijo: Este contrato tiene una fecha de finalización específica y no puede durar más de tres años.
• Por proyecto específico: Este contrato termina cuando se finaliza un proyecto en particular.

Independientemente del tipo, tus contratos de empleo deben incluir ciertas cláusulas para cumplir con la normativa.

Periodos de prueba

Puedes incluir un periodo de prueba en tus contratos de empleo. Es una forma útil de determinar si una nueva contratación encaja bien en el rol y en tu empresa. Aquí tienes lo más importante que debes saber:

• Los periodos de prueba deben estar por escrito.
• Para contratos indefinidos, el periodo máximo de prueba es de dos meses.
• Para contratos a término fijo, el periodo de prueba no puede ser mayor a una quinta parte de la duración del contrato, con un máximo de dos meses.

Durante el periodo de prueba, tú o el empleado pueden terminar el contrato sin aviso previo.

Horas de trabajo y horas extras

La semana laboral estándar en Colombia se está acortando gradualmente. A partir de julio de 2025, el límite será de 44 horas por semana, y en julio de 2026 será de 42 horas. Cualquier hora adicional a estos límites se considera horas extras.

• Las horas extras están limitadas a dos horas por día y 12 horas por semana.
• Las horas extras diurnas se pagan al 125% de la tarifa regular.
• Las horas extras nocturnas, entre las 9 p.m. y las 6 a.m., se pagan al 175% de la tarifa regular.

Días festivos y regionales

Colombia tiene 18 días festivos. Si un empleado necesita trabajar en un día festivo, debes pagarle un extra.

Aquí están los días festivos para 2025:

Contratación de contractors en Colombia

También puedes contratar contractors independientes en Colombia. Esta puede ser una forma flexible de realizar trabajos, pero debes tener cuidado con la clasificación del trabajador. Un contractor es autónomo y tiene control sobre cómo y cuándo realiza su trabajo. Usa sus propias herramientas y puede trabajar para múltiples clientes.

Clasificar incorrectamente a un empleado como contractor puede acarrear sanciones graves, incluyendo pagos retroactivos por seguridad social y beneficios. La diferencia clave radica en la subordinación. Si controlas el trabajo de la persona, estableces su horario y proporcionas las herramientas, probablemente sea un empleado según la ley.

Un Employer of Record (EOR) puede ayudarte a evitar estos riesgos. Un EOR puede contratar empleados en tu nombre, asegurando que todo cumpla con las leyes laborales locales. Esto incluye todo, desde contratos y nómina hasta beneficios y impuestos. Usar un EOR te permite construir un equipo en Colombia sin necesidad de establecer una entidad local, ahorrándote tiempo y reduciendo riesgos.

Navegar por la compensación y la nómina en Colombia requiere una comprensión clara de las regulaciones locales. Necesitas conocer las reglas para mantenerte en cumplimiento y mantener a tu equipo feliz. Esto implica familiarizarse con los calendarios de pagos, el salario mínimo, las horas extras y los diversos impuestos y contribuciones tanto para ti como para tus empleados.

Ciclos de nómina y estructura salarial

En Colombia, normalmente pagas a los empleados mensualmente. Sin embargo, pagar quincenalmente también es común en algunas industrias.

Una parte única de la nómina colombiana es la "prima de servicios", un bono de servicio obligatorio. Este bono equivale a un mes de salario por año. Se paga en dos cuotas: la primera antes del 30 de junio y la segunda dentro de los primeros 20 días de diciembre.

Otro componente clave es la cesantía, conocida como "cesantías". Debes contribuir con un mes de salario por cada año de servicio a un fondo de cesantías para tu empleado.

Horas extras y mínimos

El salario mínimo en Colombia se actualiza anualmente. A partir del 1 de enero de 2024, el salario mínimo mensual es de COP 1,300,000. Además, los empleados que ganan hasta el doble del salario mínimo reciben un subsidio de transporte.

La semana laboral estándar se está reduciendo progresivamente a 42 horas para 2026. Si un empleado trabaja más allá de las horas máximas semanales, debes pagar horas extras. Las horas extras diurnas se pagan con un recargo del 25% sobre la tarifa horaria regular. Las horas extras nocturnas tienen un recargo del 75%. El trabajo realizado en la noche, incluso si no es horas extras, tiene un recargo del 35%.

Impuestos y contribuciones del empleador

Como empleador en Colombia, eres responsable de varias contribuciones a la seguridad social y otros fondos. Estas se calculan como un porcentaje del salario de tu empleado.

Impuestos y deducciones de los empleados

Los empleados también contribuyen a la seguridad social con sus salarios. Tú eres responsable de retener estos montos y remitirlos a las autoridades correspondientes.

En Colombia, el paquete de beneficios para tus empleados es una mezcla de contribuciones obligatorias y ventajas adicionales. El gobierno exige varios tipos de licencias y pagos de seguridad social. Estos conforman la base de cualquier oferta competitiva. Muchas empresas optan por ofrecer beneficios extras para atraer y retener talento. Entender tanto los beneficios requeridos como los complementarios es clave para construir un equipo sólido en Colombia.

Licencias Legales

La ley colombiana contempla varios tipos de licencias pagadas para los empleados.

• Vacaciones Anuales: Después de un año de servicio, debes proporcionar a los empleados 15 días de vacaciones pagadas.
• Licencia de Maternidad: Las empleadas mujeres reciben 18 semanas de licencia de maternidad pagada. Una semana se toma antes del nacimiento y las 17 semanas restantes después.
• Licencia de Paternidad: Los padres tienen derecho a 8 días hábiles de licencia pagada.
• Licencia por Enfermedad: Para los primeros dos días de licencia por enfermedad, pagas dos tercios del salario regular del empleado. A partir del tercer día, este pago lo cubre el sistema de seguridad social.
• Licencia por Duelo: En caso de fallecimiento de un familiar cercano, los empleados tienen derecho a cinco días de licencia pagada.
• Licencia por Voto: Debes otorgar medio día de licencia pagada para que los empleados puedan votar en elecciones públicas.

Días Festivos y Feriados Regionales

Colombia cuenta con 18 días festivos. Los empleados tienen derecho a descanso pagado en estos días.

Beneficios Complementarios Típicos

Más allá de los requisitos legales, muchos empleadores en Colombia ofrecen beneficios adicionales.

Cómo un EOR Puede Ayudar a Configurar Beneficios

Un Employer of Record (EOR) simplifica la oferta de beneficios en Colombia. En lugar de navegar por las complejas leyes y regulaciones locales tú mismo, un EOR se encarga de todo.

Un EOR realizará:

• Garantizar el cumplimiento de todos los beneficios obligatorios.
• Administrar las contribuciones a la seguridad social y pensiones.
• Gestionar la nómina y todas las deducciones requeridas.
• Brindar acceso a paquetes de beneficios complementarios competitivos.
• Ahorrarte tiempo y recursos en la creación de una entidad local.

Usar un EOR te permite emplear rápidamente y de manera legal a trabajadores en Colombia. Puedes estar seguro de que tu equipo recibe todos los beneficios a los que tienen derecho, mientras tú te concentras en hacer crecer tu negocio.

Terminar un empleo en Colombia implica pasos legales claros. El proceso depende del tipo de contrato laboral y la razón de la terminación. Debe seguir procedimientos específicos para evitar problemas legales. Esto incluye entender los periodos de aviso, la indemnización y la documentación adecuada para una salida conforme a la ley.

Períodos de aviso

Los períodos de aviso en Colombia varían según el contrato laboral.

• Contratos a Término Indefinido: La ley no requiere un período de aviso si termina un empleado sin causa justificada. Sin embargo, es buena práctica proporcionar uno.
• Contratos a Término Fijo: Debe dar aviso por escrito al menos 30 días antes de que expire el contrato si no planea renovarlo. Si no lo hace, el contrato se renueva automáticamente.
• Terminación con causa: No se requiere período de aviso al terminar por una razón válida y legal. La terminación es efectiva inmediatamente una vez que proporciona una carta escrita explicando la causa. Sin embargo, para ciertas razones como bajo rendimiento, debe dar un aviso de 15 días.

Indemnización

En Colombia, la indemnización es una parte clave al terminar una relación laboral. La cantidad depende del tipo de contrato, la razón de la terminación y el salario del empleado.

Cuando termina un empleado sin causa justificada, debe pagar una indemnización. El cálculo de este pago varía según el contrato y el salario del empleado.

Para contratos a Término Indefinido:

Para contratos a Término Fijo:

Si termina un contrato a término fijo sin causa justificada antes de su fecha de finalización, debe pagar al empleado el salario por el tiempo restante del contrato.

Cómo Rivermate maneja salidas conformes a la ley

Navegar las terminaciones de empleados en un país diferente puede ser complejo. Nosotros gestionamos todo el proceso de offboarding para asegurar que permanezca conforme a las leyes laborales colombianas.

Así es como ayudamos:

• Documentación: Preparamos y gestionamos todos los documentos necesarios para la terminación.
• Cálculos: Calculamos todos los pagos finales, incluyendo indemnización y cualquier otra cantidad adeudada.
• Asesoría: Brindamos asesoría clara sobre los requisitos legales para garantizar una salida fluida y legal.

Gestionamos los detalles para que usted pueda enfocarse en su negocio.

Navegar por visas y permisos de trabajo en Colombia requiere una comprensión clara de las reglas locales. Para quienes buscan trabajar en el país, obtener la visa adecuada es fundamental. Colombia cuenta con un sistema en el que la autorización de trabajo forma parte de la misma visa, lo que significa que no se obtiene un permiso de trabajo separado. Los principales tipos de visas para trabajar son la visa Migrante (M) para empleos a largo plazo y la visa Visitante (V) para proyectos a corto plazo.

Visas de empleo y realidades del patrocinio

Para obtener una visa de trabajo en Colombia, generalmente necesitas una oferta de empleo de una empresa radicada en el país. Esta empresa actúa como tu patrocinador. La visa de trabajo más común es la visa M-5, que está vinculada a tu trabajo y empleador específicos.

Un Employer of Record (EOR) puede ser tu empleador legal en Colombia y patrocinar tu visa de trabajo. Esta es una opción práctica si tu empresa no tiene su propia entidad legal en el país. Un EOR se encarga de la documentación necesaria y asegura que cumplas con las leyes laborales locales.

Sin embargo, puede haber límites. Colombia tiene cuotas de visas que podrían afectar la capacidad de un EOR para patrocinar a nacionales extranjeros. Es importante verificar la viabilidad del patrocinio para tu situación específica.

Aquí están las principales categorías de visas para trabajo:

• Visa de Visitante (V): Para trabajo a corto plazo, asistencia técnica o proyectos específicos. Puede ser válida por hasta dos años, pero tu estadía está limitada a 180 días dentro de un período de 365 días.
• Visa Migrante (M): La opción estándar para la mayoría de las personas que trabajan en Colombia. Generalmente se concede por la duración de tu contrato de trabajo, hasta tres años, y es renovable.
• Visa de Residente (R): Para quienes han tenido una visa M durante un cierto período y desean establecer residencia permanente.

Cumplimiento en viajes de negocios

Para viajes de negocios a corto plazo, debes seguir las reglas específicas de Colombia para mantener el cumplimiento. Muchas nacionalidades, incluidos ciudadanos de EE. UU., pueden ingresar a Colombia por negocios por hasta 90 días sin visa. Esto puede extenderse por otros 90 días.

Si necesitas una visa para viajes de negocios, debes solicitar una visa V. Esta visa es para actividades como:

• Asistir a reuniones de negocios
• Negociar contratos
• Investigación de mercado
• Participar en conferencias

Al viajar por negocios, no puedes recibir un salario ni ninguna forma de pago de una fuente colombiana. Tus actividades deben limitarse a tratos comerciales y no a un empleo formal. Siempre verifica los requisitos más recientes antes de viajar, ya que las regulaciones pueden cambiar.