Impuestos en Colombia

Navegar por las complejidades del cumplimiento de la nómina y los impuestos es un aspecto fundamental de contratar personas en Colombia. El sistema tributario del país implica obligaciones tanto para los empleadores como para los empleados, abarcando contribuciones a la seguridad social, retenciones del impuesto sobre la renta y diversos requisitos de reporte. Entender estas regulaciones es esencial para garantizar el cumplimiento y evitar posibles penalidades.

El marco tributario de Colombia está supervisado principalmente por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Opera sobre la base de autodeclaración para el impuesto sobre la renta, con los empleadores desempeñando un papel importante en la recaudación de impuestos mediante mecanismos obligatorios de retención. Las contribuciones a la seguridad social se gestionan a través de un sistema que involucra varias entidades responsables de salud, pensiones y otros beneficios sociales. Para 2026, aunque la estructura básica permanece consistente, los umbrales y valores específicos, particularmente aquellos vinculados a la Unidad de Valor Tributario (UVT), serán actualizados por la DIAN hacia finales de 2025. La información aquí proporcionada se basa en el marco legal vigente proyectado para 2026, utilizando los valores de UVT más recientes disponibles para fines ilustrativos cuando sea necesario.

Obligaciones del empleador en seguridad social y impuestos sobre la nómina

Los empleadores en Colombia son responsables de contribuir a varios fondos de seguridad social y parafiscales en nombre de sus empleados. Estas contribuciones se calculan en función del salario mensual del empleado, hasta un tope máximo, generalmente establecido en 25 veces el salario mínimo mensual o 25 UVT, dependiendo de la contribución específica.

Las contribuciones principales del empleador incluyen:

• Salud (EPS - Entidad Promotora de Salud): Los empleadores aportan un porcentaje del salario del empleado al sistema de salud.
• Pensión (AFP - Administradora de Fondos de Pensiones): Los empleadores aportan un porcentaje del salario del empleado a su fondo de pensiones.
• Fondo de Subsidio Familiar (Caja de Compensación Familiar): Los empleadores contribuyen con un porcentaje a estos fondos, que proporcionan beneficios sociales a los empleados y sus familias.
• SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje): Contribución al servicio nacional de capacitación.
• ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar): Contribución al instituto nacional de bienestar familiar.
• ARL (Administradora de Riesgos Laborales): Contribución al seguro de riesgos laborales. La tasa varía dependiendo del nivel de riesgo asociado al puesto del empleado.

Algunos empleadores pueden estar exentos de las contribuciones a SENA e ICBF, así como de una parte de la contribución a salud, si cumplen ciertos criterios relacionados con los niveles salariales de los empleados (por ejemplo, empleados que ganan menos de 10 veces el salario mínimo mensual) y no están sujetos a impuesto sobre la renta bajo el régimen tributario especial (Régimen Tributario Especial).

A continuación, una visión general de las tasas de contribución típicas del empleador (basadas en la ley vigente proyectada para 2026, sujetas a cambios):

Tipo de contribución	Tasa del empleador	Tasa del empleado	Tope salarial base (aprox.)
Salud (EPS)	8.5%	4%	25 UVT / 25 Salarios mínimos
Pensión (AFP)	12%	4%	25 UVT / 25 Salarios mínimos
Fondo de Subsidio Familiar	4%	0%	25 UVT / 25 Salarios mínimos
SENA	0% o 2%	0%	N/A
ICBF	0% o 3%	0%	N/A
ARL (Riesgos laborales)	0.522% - 8.7%	0%	25 UVT / 25 Salarios mínimos
Fondo de pensiones de solidaridad (FSP)	0%	1% - 2%	> 4 Salarios mínimos

Nota: Las tasas de SENA e ICBF pueden ser 0% para empleadores que cumplen los criterios de exención mencionados anteriormente. La tasa de ARL depende del nivel de riesgo (I a V). El Fondo de pensiones de solidaridad es una contribución del empleado para quienes ganan más.

Estas contribuciones se pagan generalmente de manera mensual a través del sistema Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).

Requisitos de retención del impuesto sobre la renta

Los empleadores deben retener el impuesto sobre la renta (Retención en la Fuente) de los salarios mensuales de sus empleados. Esta retención funciona como un pago anticipado del impuesto anual sobre la renta del empleado. El cálculo se realiza en función del ingreso gravable mensual del empleado, aplicando una escala progresiva de tasas.

El ingreso gravable se determina después de descontar las contribuciones obligatorias (salud y pensión) y ciertas deducciones y exenciones permitidas del salario bruto. Las deducciones y exenciones comunes incluyen:

• Contribuciones obligatorias a salud y pensión (por parte del empleado).
• Deducciones por dependientes (limitadas).
• Intereses pagados en créditos hipotecarios (limitados).
• Contribuciones voluntarias a fondos de pensiones (limitadas).
• Contribuciones voluntarias a cuentas de ahorro en salud (limitadas).
• Una exención general equivalente al 25% del ingreso laboral bruto (limitada).

El impuesto retenido mensualmente se calcula usando una tabla basada en valores UVT. La tasa de impuesto aumenta a medida que el ingreso gravable supera ciertos umbrales en UVT.

A continuación, un ejemplo ilustrativo de la estructura de la tabla de retención mensual del impuesto sobre la renta para 2026 (basada en la ley actual y la estructura UVT, los valores específicos de UVT para 2026 serán actualizados):

Rango de ingreso gravable (en UVT)	Tasa marginal de impuesto	Impuesto sobre el límite inferior (en UVT)
0 a 1,090	0%	0
> 1,090 a 1,700	19%	0
> 1,700 a 4,100	28%	115.7
> 4,100 a 8,670	33%	582.7
> 8,670 a 18,970	35%	1,509.7
> 18,970 a 31,000	37%	3,535.7
> 31,000	39%	7,419.7

Nota: El valor de UVT para 2026 será publicado por la DIAN. El cálculo consiste en convertir el ingreso gravable mensual a UVT, determinar en qué rango se encuentra y aplicar la fórmula: (Ingreso gravable en UVT - UVT del límite inferior) * Tasa marginal + Impuesto en el UVT del límite inferior.

Los empleadores deben realizar este cálculo mensualmente y remitir los montos retenidos a la DIAN.

Deducciones y asignaciones en impuestos de los empleados

Los empleados pueden beneficiarse de varias deducciones y asignaciones que reducen su ingreso gravable tanto para la retención mensual como para su declaración anual del impuesto sobre la renta. Estas deducciones están sujetas a límites específicos, a menudo expresados en UVT o como porcentaje de ingreso.

Las principales deducciones y asignaciones de los empleados incluyen:

• Contribuciones obligatorias a salud y pensión: La parte del empleado (4% cada una) es completamente deducible.
• Dependientes: Se permite una deducción por dependientes (cónyuge/pareja, hijos, padres) que cumplan ciertos criterios, normalmente limitada a un porcentaje del ingreso o un tope en UVT mensual.
• Intereses por créditos hipotecarios: Los intereses pagados en préstamos para vivienda son deducibles, sujeto a un límite anual en UVT.
• Contribuciones voluntarias a fondos de pensiones (APV): Las contribuciones a fondos de pensiones voluntarias son deducibles, con límites (porcentaje del ingreso y tope anual en UVT).
• Ahorros voluntarios en salud (Cuentas AFC): Las contribuciones a cuentas de ahorro en salud designadas son deducibles, con límites (porcentaje del ingreso y tope anual en UVT).
• Gastos específicos: Pueden estar disponibles deducciones limitadas por ciertos gastos educativos o de salud, aunque las reglas y límites varían.
• Ingresos exentos del 25%: Una exención general equivalente al 25% del ingreso laboral bruto es aplicable después de restar contribuciones obligatorias y otras deducciones, sujeto a un tope anual en UVT.

Es importante que los empleados proporcionen a su empleador la documentación necesaria para deducir estos conceptos en la retención mensual. Para la declaración anual del impuesto, los empleados deben recopilar todos los certificados y recibos relevantes.

Corridas y fechas límite de cumplimiento tributario

Los empleadores en Colombia tienen varias obligaciones de cumplimiento tributario y reporte continuas:

• Aportaciones mensuales de seguridad social y parafiscales: El pago se realiza mensualmente vía el sistema PILA. Las fechas límite varían según el Número de Identificación Tributaria (NIT) del empleador.
• Retención mensual del impuesto sobre la renta (Retención en la Fuente): Los montos retenidos de los salarios de los empleados deben ser reportados y pagados a la DIAN cada mes. Las fechas límite varían según el NIT del empleador.
• Declaraciones informativas anuales (Medios Magnéticos): Los empleadores deben presentar informes anuales a la DIAN detallando pagos realizados a empleados, contratistas y proveedores, así como las retenciones practicadas. Generalmente, estas declaraciones se deben presentar en los primeros meses del año siguiente al año fiscal.
• Declaración anual del impuesto sobre la renta (para empleados): Los empleados cuyo ingreso o patrimonio anual superen ciertos umbrales deben presentar declaración de renta anual. Aunque esta es responsabilidad del empleado, los empleadores entregan los certificados e informes de ingresos y retenciones necesarios. Las fechas límite para personas naturales suelen ser en la segunda mitad del año, según los dígitos de su NIT.

Mantenerse organizado y cumplir con estas fechas es crucial para asegurar el cumplimiento.

Consideraciones fiscales especiales para trabajadores y empresas extranjeras

Contratar trabajadores extranjeros o operar como una empresa extranjera en Colombia presenta consideraciones fiscales específicas:

• Residencia fiscal: El tratamiento fiscal de los trabajadores extranjeros depende en gran medida de su condición de residencia fiscal en Colombia. Un individuo generalmente se considera residente fiscal si permanece en el país más de 183 días en cualquier período de 365 días. Los residentes tributan sobre sus ingresos mundiales, mientras que los no residentes generalmente solo tributan sobre sus ingresos de fuente colombiana.
• Retención en la fuente para no residentes: Los ingresos pagados a empleados o contratistas no residentes por servicios prestados en Colombia están sujetos a una tasa fija de retención en la fuente, generalmente mayor que las tasas progresivas para residentes, y con menos deducciones permitidas.
• Tratados contra la doble tributación: Colombia ha suscrito tratados para evitar la doble tributación con varios países. Estos tratados pueden afectar las obligaciones fiscales de trabajadores y empresas extranjeras, proporcionando alivios y modificando las tasas de retención. Es importante consultar el tratado relevante si existe entre Colombia y el país de residencia del trabajador o la empresa.
• Establecimiento permanente: Una empresa extranjera puede considerarse que tiene un establecimiento permanente en Colombia si realiza actividades comerciales en el país durante un período significativo o a través de un agente dependiente. Esto puede activar obligaciones tributarias corporativas en Colombia.
• Condición migratoria: La condición migratoria del trabajador está vinculada a su capacidad de trabajar legalmente y puede tener implicaciones en sus obligaciones fiscales y de seguridad social.

Las empresas extranjeras que contratan empleados en Colombia, ya sean locales o expatriados, deben navegar estas complejidades, requiriendo a menudo una planificación cuidadosa respecto a la residencia fiscal, la estructuración de contratos y el cumplimiento tanto tributario como migratorio.