La Ley 2121 de 2021 define el trabajo remoto como la ejecución de un contrato de trabajo enteramente a través de Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) u otros medios que permitan la prestación de servicios a distancia. Aspectos clave incluyen:

• Acuerdo Voluntario: Tanto el empleador como el empleado deben estar de acuerdo con el arreglo de trabajo remoto.
• Remoto a Tiempo Completo: La ley se aplica a posiciones completamente remotas, no a modelos híbridos.
• Firmas Electrónicas: Los acuerdos y modificaciones requieren firmas electrónicas para su validez.

Regulación Anterior

La Ley 1221 de 2008 permitía acuerdos de teletrabajo preexistentes con cierta flexibilidad en los horarios de trabajo, mientras que la Ley 2121 proporciona un marco más completo.

Requisitos de Infraestructura Tecnológica

El empleador es responsable de proporcionar las herramientas y equipos necesarios para que el empleado realice sus tareas de manera remota, a menos que se acuerde lo contrario. Esto puede incluir una computadora, acceso a internet, licencias de software y cualquier hardware específico requerido para el trabajo. Por otro lado, los empleados son responsables de mantener un espacio de trabajo adecuado con una conexión a internet confiable según lo acordado con el empleador.

Consideraciones Adicionales

Los empleadores deben incluir a los trabajadores remotos en sus programas de salud y seguridad ocupacional y asegurar que su espacio de trabajo cumpla con los estándares ergonómicos.

Responsabilidades del Empleador

Se debe respetar el horario máximo de trabajo, pero con flexibilidad en los horarios diarios. Los empleados tienen derecho a desconectarse fuera del horario laboral, excepto en posiciones de confianza y manejo. Los empleadores también están obligados a proporcionar capacitación adecuada sobre los procedimientos de trabajo remoto y las herramientas de comunicación para mejorar la productividad y el bienestar del empleado.

El trabajo a tiempo parcial es un arreglo laboral flexible donde los empleados trabajan un horario reducido en comparación con una semana laboral estándar a tiempo completo. Estos empleados tienen derecho a un salario y beneficios proporcionales basados en sus horas de trabajo en comparación con un equivalente a tiempo completo. Este tipo de trabajo está establecido bajo el Código Sustantivo del Trabajo de Colombia.

Trabajo a Tiempo Parcial

• Definición: Los empleados trabajan un horario reducido en comparación con una semana laboral estándar a tiempo completo.
• Salario y Beneficios: Los empleados a tiempo parcial tienen derecho a un salario y beneficios proporcionales basados en sus horas de trabajo en comparación con un equivalente a tiempo completo.
• Marco Legal: El trabajo a tiempo parcial está establecido bajo el Código Sustantivo del Trabajo de Colombia.

El horario flexible es otro arreglo laboral flexible donde los empleados tienen flexibilidad en su horario de trabajo diario dentro de unas horas centrales predeterminadas, siempre y cuando se cumplan las horas totales de trabajo para la semana. La jornada laboral se divide en horas centrales donde todos deben estar presentes y horas flexibles donde los empleados pueden ajustar su horario. Esto requiere un acuerdo escrito entre el empleador y el empleado que describa las horas centrales, horas flexibles y la duración de la semana laboral.

Horario Flexible

• Definición: Los empleados tienen flexibilidad en su horario de trabajo diario dentro de unas horas centrales predeterminadas, siempre y cuando se cumplan las horas totales de trabajo para la semana.
• Horas Centrales vs. Horas Flexibles: La jornada laboral se divide en horas centrales donde todos deben estar presentes y horas flexibles donde los empleados pueden ajustar su horario.
• Acuerdo: El horario flexible requiere un acuerdo escrito entre el empleador y el empleado que describa las horas centrales, horas flexibles y la duración de la semana laboral.

El trabajo compartido es un arreglo laboral flexible donde dos o más empleados comparten las responsabilidades de un solo puesto a tiempo completo, dividiendo las horas de trabajo y el salario proporcionalmente. Las tareas del trabajo deben ser divisibles y compatibles con el trabajo compartido, y se requiere un acuerdo escrito que describa las responsabilidades, horarios y remuneración para cada empleado involucrado.

Trabajo Compartido

• Definición: Dos o más empleados comparten las responsabilidades de un solo puesto a tiempo completo, dividiendo las horas de trabajo y el salario proporcionalmente.
• Requisitos: Las tareas del trabajo deben ser divisibles y compatibles con el trabajo compartido, y se requiere un acuerdo escrito que describa las responsabilidades, horarios y remuneración para cada empleado involucrado.

En términos de equipos y reembolsos de gastos, el Ministerio de Trabajo de Colombia no ha emitido regulaciones específicas para los arreglos laborales flexibles. Sin embargo, los empleadores y empleados pueden establecer acuerdos sobre estos asuntos en sus contratos laborales o políticas internas. En ausencia de acuerdos específicos, los empleadores generalmente no son responsables de proporcionar equipos o reembolsar gastos incurridos por los empleados para desempeñar sus funciones bajo cualquier arreglo laboral flexible.

Equipos y Reembolsos de Gastos

• Responsabilidades del Empleador: El Ministerio de Trabajo de Colombia no ha emitido regulaciones específicas sobre equipos y reembolsos de gastos para los arreglos laborales flexibles. Sin embargo, los empleadores y empleados pueden establecer acuerdos sobre estos asuntos en sus contratos laborales o políticas internas.
• Principio General: En ausencia de acuerdos específicos, los empleadores generalmente no son responsables de proporcionar equipos o reembolsar gastos incurridos por los empleados para desempeñar sus funciones bajo cualquier arreglo laboral flexible.

Los empleadores son responsables de implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger todos los datos que manejan, incluyendo datos de empleados e información de la empresa. Esto incluye proteger contra el acceso no autorizado, divulgación, alteración o destrucción.

Datos de los Empleados: Recopilación y Uso Legítimos

Los datos de los empleados solo pueden ser recopilados para fines comerciales legítimos y con el consentimiento informado del empleado. Los empleadores deben ser transparentes sobre los tipos de datos recopilados, el propósito de la recopilación y quién tendrá acceso a ellos.

Obligaciones de Transparencia y Notificación

Los empleadores están obligados a proporcionar una política de privacidad fácilmente accesible que informe a los empleados sobre las prácticas de manejo de datos. En caso de una violación de datos, los empleadores deben notificar a las personas afectadas.

Derechos de los Empleados: Acceso y Corrección

Los empleados tienen derecho a acceder a sus datos personales en poder del empleador y solicitar correcciones si son inexactos.

Derecho a Optar por No Participar y Consentimiento

En algunos casos, los empleados pueden tener el derecho de optar por no participar en prácticas específicas de recopilación de datos o retirar el consentimiento previamente otorgado.

Mejores Prácticas para Asegurar los Datos

Dispositivos y Redes Seguras

Los empleadores deben proporcionar o aprobar dispositivos seguros para el trabajo remoto. Esto incluye implementar contraseñas fuertes, cifrado de datos para información sensible y una conexión a internet segura para los empleados.

Controles de Acceso

Implementar controles de acceso para restringir el acceso a los datos de la empresa solo al personal autorizado, basado en el principio de menor privilegio. La autenticación multifactor puede ser una medida de seguridad adicional.

Minimización de Datos

Los empleadores deben recopilar y almacenar solo la cantidad mínima de datos necesaria para fines comerciales legítimos. Esto reduce el riesgo de violaciones de datos y simplifica el cumplimiento.

Capacitación de Empleados

Proporcionar capacitación regular a los empleados sobre las mejores prácticas de seguridad de datos, incluyendo la concienciación sobre phishing, higiene de contraseñas y prácticas seguras de trabajo remoto.

Plan de Respuesta a Incidentes

Desarrollar un plan para responder a violaciones de datos, incluyendo procedimientos de notificación, medidas de recuperación de datos y obligaciones de reporte a las autoridades pertinentes.