Employer of Record in Canadá

Un Employer of Record, o EOR, es una empresa que contrata legalmente empleados en tu nombre en Canadá. Esto significa que puedes construir un equipo canadiense sin establecer una entidad local. El EOR se encarga de todas las tareas legales y administrativas del empleo. Esto incluye nómina, impuestos, beneficios y contratos laborales, asegurando que cumplas con las leyes laborales canadienses. Tú sigues gestionando el trabajo diario de tu equipo. Un EOR simplemente se ocupa de las responsabilidades complejas de recursos humanos. Para un proveedor que pueda ayudarte con esto, considera Rivermate.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Canadá

Usar un EOR en Canadá simplifica tu expansión. Aquí tienes un desglose del proceso:

1. Encuentras a tu candidato ideal. Eres responsable de reclutar y seleccionar a tu nuevo miembro del equipo en Canadá.
2. El EOR redacta un contrato laboral conforme. El EOR crea un acuerdo de empleo que cumple con las leyes laborales canadienses. Luego, firman este contrato con tu nuevo empleado, convirtiéndose en el empleador legal.
3. El EOR incorpora a tu nuevo empleado. Se encargan de toda la documentación necesaria y aseguran que tu nuevo empleado esté configurado correctamente.
4. Gestionas las tareas diarias de tu empleado. Aunque el EOR es el empleador legal, tú diriges el trabajo y las responsabilidades de tu empleado.
5. El EOR se encarga de recursos humanos y nómina. El EOR gestiona el procesamiento de nómina, las retenciones de impuestos y la administración de beneficios. Aseguran que tu empleado reciba su pago correctamente y a tiempo, y que se cumplan todas las obligaciones legales.

Beneficios de usar un EOR para contratar en Canadá

Usar un EOR para contratar en Canadá ofrece varias ventajas. Te permite ingresar al mercado canadiense de manera rápida y eficiente. Puedes acceder a una nueva reserva de talento sin los obstáculos burocráticos habituales.

• Contrata más rápido sin una entidad legal. Establecer una entidad legal en Canadá puede ser un proceso lento y costoso. Un EOR te permite contratar empleados de inmediato, ahorrándote tiempo y dinero.
• Reduce tu carga administrativa. El EOR se encarga de tareas que consumen mucho tiempo, como nómina, impuestos y gestión de beneficios. Esto te libera para centrarte en hacer crecer tu negocio.
• Asegura el cumplimiento de las leyes locales. Las leyes laborales canadienses pueden ser complejas y varían según la provincia. Un EOR tiene la experiencia para navegar estas regulaciones, reduciendo tu riesgo de incumplimiento.
• Atrae a los mejores talentos. Al ofrecer paquetes de beneficios competitivos, que un EOR puede ayudarte a proporcionar, puedes atraer y retener a los mejores empleados en Canadá.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una única cuota mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Canadá incluyen soporte integral de RR.HH., administración de beneficios, gestión del cumplimiento y acceso a nuestro panel propio para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de instalación; simplemente precios claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, mientras garantizan el pleno cumplimiento legal en Canadá.

Contratación en Canadá tiene su propio conjunto de reglas, y es importante hacerlas bien. El país cuenta con una economía fuerte y una fuerza laboral calificada, lo que lo convierte en un lugar excelente para hacer crecer tu equipo. Pero las leyes laborales canadienses pueden ser complejas, con reglas establecidas tanto a nivel federal como provincial. Esto significa que necesitas prestar mucha atención a las regulaciones específicas en la provincia donde estás contratando.

Contratos de empleo y cláusulas imprescindibles

Aunque no siempre es obligatorio que estén por escrito, es una buena idea tener un contrato de empleo formal. Un acuerdo escrito ayuda a aclarar los términos del empleo tanto para ti como para tu nuevo empleado.

Aquí tienes algunas cláusulas clave para incluir:

• Descripción del puesto: Define claramente el rol y las responsabilidades del empleado.
• Compensación y beneficios: Detalla el salario, bonos y cualquier beneficio como seguro de salud.
• Horas de trabajo y horas extras: Especifica las horas de trabajo esperadas y cómo se manejarán las horas extras.
• Cláusula de terminación: Describe el período de aviso y cualquier indemnización por despido a la que tenga derecho el empleado al terminar la relación laboral.
• Confidencialidad: Protege la información sensible de tu empresa.
• Período de prueba: Si utilizas un período de prueba, debe indicarse en el contrato.

Períodos de prueba

En Canadá, puedes incluir un período de prueba al inicio del empleo. Este es un período de prueba para ver si la nueva contratación encaja bien. La duración estándar suele ser de tres meses.

Algunas cosas a tener en cuenta:

• Los períodos de prueba no son automáticos; deben incluirse en el contrato de empleo.
• Durante este tiempo, generalmente es más fácil terminar el empleo sin aviso ni indemnización, siempre que no sea por motivos discriminatorios.
• Debes actuar de buena fe y dar al empleado una oportunidad justa para demostrar sus habilidades.

Horas de trabajo y horas extras

Las horas de trabajo estándar en Canadá suelen ser de 8 horas al día y 40 horas a la semana. Sin embargo, esto puede variar según la provincia.

Aquí tienes un vistazo rápido a las horas extras:

El pago por horas extras suele ser 1.5 veces el salario regular del empleado. Algunos empleados, como gerentes y ciertos profesionales, pueden estar exentos del pago de horas extras.

Días festivos públicos y regionales

Canadá tiene cinco días festivos estatales a nivel nacional:

• Año Nuevo
• Viernes Santo
• Día de Canadá
• Día del Trabajo
• Navidad

Los empleados regulados a nivel federal tienen algunos días más, y cada provincia y territorio tiene su propio conjunto de días festivos. Por ejemplo, el Día de la Familia se celebra en varias provincias, pero no en todas.

Contratación de contractors en Canadá

También puedes contratar contractors independientes en Canadá. Esta puede ser una opción flexible, pero es importante clasificar correctamente a los trabajadores. Clasificar incorrectamente a un empleado como contractor puede acarrear sanciones graves, incluyendo impuestos atrasados y multas.

La principal diferencia entre un empleado y un contractor independiente radica en el control y la independencia. Un empleado trabaja bajo tu supervisión directa, mientras que un contractor tiene más libertad sobre cómo y cuándo trabaja.

Un Employer of Record (EOR) puede ayudarte a mitigar los riesgos de una mala clasificación. Un EOR puede contratar trabajadores en tu nombre, asegurando que estén clasificados correctamente y que cumplas con todas las leyes laborales locales. Esto te permite enfocarte en hacer crecer tu negocio sin preocuparte por las complejidades de las regulaciones laborales canadienses.

Pagar a tu equipo en Canadá implica entender las reglas tanto a nivel federal como provincial. Esto significa que necesitas navegar diferentes regulaciones dependiendo de dónde vivan tus empleados. Desglosamos lo esencial para ayudarte a hacerlo correctamente.

Ciclos de nómina y estructura salarial

Puedes pagar a los empleados en un horario regular, como semanal, quincenal o mensual. Cada cheque debe mostrar claramente todas las ganancias, incluyendo salarios, horas extras y cualquier otro pago. El pago total de un empleado antes de cualquier deducción es su salario bruto. A partir de esto, restas las deducciones obligatorias para obtener su salario neto final.

Horas extras y mínimos

La ley federal establece el estándar para horas extras en 1.5 veces el salario regular de un empleado por cualquier trabajo que supere las 40 horas a la semana. Canadá también tiene un salario mínimo federal. Sin embargo, muchas provincias y territorios tienen sus propias tasas de salario mínimo, y debes pagar la más alta de las dos.

Impuestos y contribuciones del Employer of Record, EOR

Como empleador, debes pagar varios impuestos y contribuciones en nombre de tus empleados. Estos pagos financian programas nacionales para jubilación, seguro de empleo y atención médica y compensación laboral gestionados provincialmente.

Impuestos y deducciones de los empleados

Debes retener impuestos y deducciones de los cheques de pago de tus empleados y enviarlos al gobierno. Estas deducciones financian servicios públicos y programas de seguridad social.

En Canadá, los beneficios para empleados y las licencias son una combinación de programas dictados por el gobierno y ventajas proporcionadas por el empleador. Las leyes federales y provinciales establecen los estándares mínimos para el tiempo libre y las contribuciones a los programas de seguridad social. Muchas empresas optan por ofrecer más que lo mínimo para atraer y retener talento en un mercado competitivo. Este enfoque garantiza una red de seguridad para todos los empleados mientras permite a las empresas crear paquetes de beneficios que se adapten a su fuerza laboral.

Licencias Estatales

La ley canadiense requiere que los empleadores proporcionen varios tipos de licencias protegidas por ley. Estos derechos aseguran que los empleados puedan tomarse tiempo libre para descansar, responsabilidades familiares y salud personal sin poner en riesgo su empleo.

• Licencia por vacaciones: Generalmente tienes derecho a dos semanas de vacaciones pagadas después de un año de servicio con el mismo empleador. Esto aumenta a tres semanas después de cinco años de servicio continuo. Algunas provincias tienen mínimos más generosos. Por ejemplo, en Saskatchewan, obtienes tres semanas de vacaciones después de un año.
• Licencia por enfermedad: Si trabajas en una industria regulada federalmente, tienes derecho a 10 días de licencia médica pagada por año. Los derechos de licencia por enfermedad provinciales varían. Por ejemplo, Columbia Británica ofrece cinco días de enfermedad pagados, mientras que Quebec ofrece dos.
• Licencia por maternidad y parental: Las madres pueden tomar hasta 15 semanas de licencia por maternidad. Después de esto, cualquiera de los padres puede tomar licencia parental. La licencia parental estándar es de hasta 40 semanas, pero puede extenderse a 69 semanas con una tasa de beneficio menor. Estas licencias no son pagadas por el empleador, pero puedes recibir pagos del programa de Seguro de Empleo (EI).
• Licencia personal: Puedes tomar hasta cinco días de licencia personal cada año para cosas como cuidar a un familiar o asistir a tu ceremonia de ciudadanía. Para empleados regulados federalmente, los primeros tres días son pagados después de tres meses de empleo continuo.
• Licencia por duelo: Si fallece un familiar cercano, tienes derecho a un período de licencia no pagada. La duración de esta licencia puede variar según la provincia.

Días festivos públicos y regionales

Tienes derecho a tiempo libre pagado por días festivos nacionales y provinciales. Si se requiere que trabajes en un día festivo, generalmente se te paga una tarifa adicional.

Beneficios suplementarios típicos

Muchas empresas ofrecen beneficios más allá de los requisitos legales para crear un paquete de compensación más atractivo.

Cómo un EOR puede ayudar a configurar beneficios

Configurar un paquete de beneficios competitivo y conforme en Canadá puede ser complejo. Un Employer of Record (EOR) simplifica este proceso para ti.

Un EOR ya tiene un plan de beneficios en marcha. Cuando contratas empleados a través de un EOR, estos se añaden a un plan grupal existente. Esto da a tus empleados acceso a beneficios integrales desde el primer día, sin la carga administrativa de tu parte. El EOR se encarga de todo, desde la inscripción hasta la gestión continua, asegurando que cumplas con todas las regulaciones federales y provinciales. Esto te permite ofrecer beneficios competitivos que atraen a los mejores talentos, mientras tú te concentras en hacer crecer tu negocio.

Cuando un empleado deja su empresa, el proceso debe gestionarse correctamente. En Canadá, la terminación y el offboarding están regulados por normas que protegen tanto a usted como a sus empleados. Este proceso garantiza una transición suave y legal cuando finaliza una relación laboral. Implica una comunicación clara, pagos finales y el cumplimiento de los requisitos legales. Un proceso de offboarding bien gestionado puede prevenir problemas legales y ayudar a mantener una reputación positiva de la empresa.

Períodos de aviso

Cuando usted termina un empleado sin causa, debe proporcionarle un aviso. La ley canadiense no reconoce el empleo a voluntad, lo que significa que no puede despedir a un empleado sin una razón válida a menos que proporcione un aviso adecuado o pague en lugar del aviso.

La duración del período de aviso depende de las normas laborales provinciales y del tiempo de servicio del empleado. Estos períodos de aviso estatutarios generalmente varían de una a ocho semanas. Es importante definir los períodos de aviso para terminaciones sin causa en el contrato de trabajo.

Aquí una idea general de los períodos mínimos de aviso, pero siempre verifique las leyes provinciales locales:

Para despidos masivos, donde se terminan 50 o más empleados en un período de cuatro semanas, se aplican reglas diferentes. En estos casos, debe proporcionar un período de aviso más largo a los empleados afectados y también notificar al organismo gubernamental correspondiente.

Indemnización por despido

La indemnización por despido es independiente del pago por terminación (pago en lugar del aviso). Es una compensación por la pérdida de antigüedad y otros beneficios de un empleado de larga duración cuando se termina su trabajo. No todos los empleados tienen derecho a indemnización por despido. Generalmente, corresponde a empleados con mayor antigüedad.

En Ontario, por ejemplo, un empleado puede tener derecho a indemnización por despido si ha trabajado para el empleador durante cinco o más años y el empleador tiene una nómina global de al menos $2.5 millones. La indemnización se calcula en base a los salarios regulares del empleado por una semana laboral normal y sus años de servicio.

Factores que pueden influir en la cantidad de indemnización incluyen:

• Tiempo de servicio
• Edad del empleado
• El tipo de trabajo realizado
• La disponibilidad de empleo similar

Es un error común pensar que los empleados con poco tiempo de servicio no tienen derecho a ninguna indemnización. Dependiendo de las circunstancias, incluso empleados con unos pocos meses de servicio pueden tener derecho a algún pago.

Cómo Rivermate maneja salidas conformes

En Rivermate, gestionamos todo el proceso de offboarding para asegurarnos de que se maneje correctamente y con respeto. Entendemos que cada salida es única, y nuestro proceso está diseñado para ser claro y cumplir con las leyes locales.

Nuestro proceso incluye:

• Documentación clara: Preparamos y proporcionamos toda la documentación necesaria, incluida la carta de terminación. Esta carta indica claramente la razón de la terminación y la fecha efectiva.
• Cumplimiento con las leyes locales: Nos mantenemos actualizados con las leyes laborales canadienses para garantizar que cada terminación sea conforme. Esto incluye gestionar los períodos de aviso y calcular correctamente la indemnización por despido.
• Pago final y beneficios: Nos encargamos de la nómina final, asegurando que el empleado que se va reciba todos los salarios pendientes, pago por vacaciones y otros beneficios adeudados. También gestionamos el cierre de los planes de beneficios y proporcionamos los documentos fiscales necesarios.
• Offboarding estructurado: Seguimos una lista de verificación integral para gestionar todos los aspectos del proceso de offboarding. Esto incluye transferencia de conocimientos, devolución de propiedad de la empresa y revocación del acceso a los sistemas de la empresa.
• Comunicación respetuosa: Creemos en manejar las terminaciones con profesionalismo y respeto. Nuestro proceso está diseñado para minimizar impactos negativos y tratar al empleado que se va con dignidad.

Obtener los documentos adecuados para trabajar en Canadá puede parecer complicado. El gobierno canadiense ofrece algunas rutas principales para nacionales extranjeros. La opción más común es el permiso de trabajo específico para empleador. Este permiso te permite trabajar para un empleador en particular en una ubicación específica. Piénsalo como un pase dedicado para un solo trabajo. El otro tipo principal es el permiso de trabajo abierto, que es menos común y solo está disponible en ciertas situaciones. Este permiso te da la flexibilidad de trabajar para casi cualquier empleador en Canadá. Para la mayoría de las personas, obtener una oferta de trabajo es el primer paso.

Visas de empleo y realidades del patrocinio

Un Employer of Record (EOR) puede ser de gran ayuda cuando deseas contratar a alguien en Canadá sin establecer tu propia entidad local. Un EOR se encarga de la nómina, beneficios y cumplimiento con las leyes laborales canadienses. Cuando se trata de visas, un EOR puede a menudo patrocinar permisos de trabajo para empleados extranjeros. Ellos pueden gestionar la documentación y trabajar con expertos en inmigración para acelerar el proceso.

Sin embargo, hay límites. La capacidad de un EOR para patrocinar una visa depende de las leyes específicas y las cuotas de visas en Canadá. No es una solución garantizada para todas las personas o todos los roles. El tipo más común de permiso de trabajo, el específico para empleador, a menudo requiere que un empleador canadiense obtenga una Evaluación del Impacto en el Mercado Laboral (LMIA). Una LMIA es un documento que demuestra que hay una necesidad de un trabajador extranjero para ocupar un puesto y que no hay un trabajador canadiense disponible. Este proceso aplica tanto si tú como un EOR son el empleador legal.

Las rutas prácticas para contratar en Canadá a menudo incluyen:

• Permisos de trabajo específicos para empleador: Esta es la vía estándar. Requiere una oferta de trabajo y, a menudo, una LMIA.
• Global Talent Stream: Una opción más rápida para que los empleadores contraten trabajadores extranjeros altamente calificados para trabajos en demanda, con tiempos de procesamiento tan cortos como dos semanas.
• Permisos de trabajo abiertos: Están disponibles en casos específicos, como para los cónyuges de trabajadores calificados o graduados recientes de instituciones canadienses.

Un EOR puede guiarte a través de estas opciones y gestionar el proceso de solicitud, pero deben trabajar dentro de los límites de la ley de inmigración canadiense.

Cumplimiento en viajes de negocios

A veces, solo necesitas visitar Canadá por un viaje de negocios corto. Para esto, no necesitas un permiso de trabajo. Vienes como visitante de negocios. Este estatus es para actividades comerciales internacionales, no para ingresar al mercado laboral canadiense.

Puedes venir a Canadá como visitante de negocios para:

• Asistir a reuniones, conferencias o ferias comerciales.
• Reunirte con clientes o socios.
• Recibir capacitación de una empresa matriz canadiense.

Reglas clave para los visitantes de negocios:

• No puedes ingresar a la fuerza laboral canadiense.
• Tu principal lugar de negocios y fuente de ingresos debe estar fuera de Canadá.
• Normalmente puedes quedarte menos de seis meses.

Dependiendo de tu país de ciudadanía, necesitarás ya sea una visa de visitante (también llamada Visa de Residente Temporal o TRV) o una Autorización Electrónica de Viaje (eTA) para ingresar a Canadá. Debes demostrar al oficial de inmigración que tu visita es temporal y que tienes suficiente dinero para tu estadía. Siempre sé claro sobre el propósito de tu visita para evitar problemas.