Employer of Record in Canadá

Un Employer of Record, o EOR, es una empresa que contrata legalmente empleados en tu nombre en Canadá. Esto significa que puedes construir un equipo canadiense sin establecer una entidad local. El EOR se encarga de todas las tareas legales y administrativas del empleo. Esto incluye nómina, impuestos, beneficios y contratos laborales, asegurando que cumplas con las leyes laborales locales.

Tú sigues gestionando el trabajo diario de tu equipo. Un EOR simplemente se ocupa de las responsabilidades complejas de recursos humanos. Para un proveedor que puede ayudarte con esto, considera Rivermate.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Canadá

Usar un EOR en Canadá simplifica tu expansión. Tú encuentras el talento, y el EOR se encarga del resto. Así es como suele funcionar:

• Tú encuentras al candidato: Reclutas y seleccionas a la persona que deseas contratar en Canadá.
• El EOR contrata al candidato: El EOR contrata legalmente al empleado mediante un contrato laboral local y conforme a la normativa.
• Incorporación: El EOR gestiona todo el proceso de incorporación. Esto incluye desde la documentación hasta la configuración de beneficios.
• Nómina y beneficios: El EOR procesa la nómina, retiene impuestos y administra beneficios según las regulaciones canadienses.
• Soporte continuo de RRHH: El EOR proporciona soporte continuo en recursos humanos tanto a ti como a tu empleado. Gestionan cualquier problema que pueda surgir.
• Tú gestionas a tu empleado: Diriges el trabajo diario y las responsabilidades de tu empleado. El EOR se encarga del lado administrativo del empleo.

¿Por qué usar un Employer of Record en Canadá?

Comienza antes. Contrata en días, no en meses. Sin entidad ni registros necesarios. Alineamos las fechas de inicio con los ciclos de nómina quincenales comunes para que el primer día funcione sin problemas.

Menos administración, menos riesgos. Nos encargamos de la nómina, CPP/QPP y EI, y gestionamos la configuración de la compensación laboral. Tú lideras el trabajo; nosotros gestionamos la documentación.

Cumplimiento probado en provincias. Las reglas varían en Ontario, Québec y otras regiones. Emitimos el contrato correcto, el calendario de vacaciones y las reglas de horas extras desde el primer día.

Ofertas más fuertes. Cobertura de salud extendida, dental y una simple coincidencia en RRSP son lo que esperan los candidatos. Estos se pueden agregar fácilmente a través de Rivermate.

Costo predecible. Una tarifa mensual. Sin sorpresas en la configuración.

Ejemplo real: Mantener talento clave en Canadá

IT Svit, una empresa europea de servicios de TI, enfrentó la pérdida de un empleado valioso cuando se trasladó a Canadá por motivos personales. Sin una entidad canadiense, no tenían forma de emplearlo directamente. Al asociarse con Rivermate, IT Svit pudo establecer un empleo conforme en la provincia adecuada, mantener al empleado en su equipo y mantenerse completamente alineados con las leyes laborales canadienses. El empleado reportó una transición sin problemas, mientras que IT Svit evitó el costo y la complejidad de abrir una oficina en Canadá.

“La flexibilidad y el enfoque proactivo de Rivermate los diferencian en el mercado de EOR. No solo cumplieron con nuestras expectativas; las superaron constantemente.”
— Anastasiia Drozd, Asesora Legal @ IT Svit

PEO vs. EOR en Canadá: ¿Cuál es la diferencia?

Elegir entre una Professional Employer Organization (PEO) y un Employer of Record (EOR) en Canadá se reduce a una pregunta principal: ¿quién es el empleador legal?

Un EOR se convierte en el empleador legal de tus trabajadores. Esta es la mejor opción si quieres contratar en Canadá sin establecer tu propia entidad local. El EOR asume toda la responsabilidad legal por la nómina, beneficios, impuestos y cumplimiento con las leyes laborales canadienses. Tú gestionas el trabajo diario de tu equipo, mientras el EOR se encarga del resto.

Una PEO, por otro lado, establece una relación de co-empleo contigo. Debes tener tu propia entidad legal en Canadá para usar una PEO. Con una PEO, tú sigues siendo el empleador legal y compartes las responsabilidades. La PEO te apoya con tareas de recursos humanos como nómina y beneficios, pero tú mantienes la responsabilidad legal.

Aquí tienes un desglose sencillo:

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Canadá incluyen un apoyo integral de RR. HH., la administración de beneficios, la gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel de control propietario para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, unos precios directos y claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, mientras garantizan el pleno cumplimiento legal en Canadá.

Contratar en Canadá tiene su propio conjunto de reglas, y es importante hacerlas bien. El país cuenta con una economía fuerte y una fuerza laboral calificada, lo que lo convierte en un lugar excelente para hacer crecer tu equipo. Pero las leyes laborales canadienses pueden ser complejas, con reglas establecidas tanto a nivel federal como provincial. Esto significa que debes prestar mucha atención a las regulaciones específicas en la provincia donde estás contratando.

Contratos laborales

Aunque no siempre es obligatorio que sean por escrito, se recomienda encarecidamente un contrato formal. Previene malentendidos y protege a ambas partes. Como mínimo, los contratos deben cubrir:

• Título del puesto y responsabilidades
• Salario, bonificaciones y beneficios
• Horas de trabajo y cómo se paga el tiempo extra
• Terminación y períodos de aviso
• Cláusulas de confidencialidad y protección de datos
• Período de prueba, si aplica

Consejo profesional: En Quebec, los contratos laborales deben estar disponibles en francés. Incluso si proporcionas una versión en inglés, el contrato en francés es el que tiene validez legal. Usar un EOR garantiza que tus contratos sean redactados y firmados en el idioma correcto.

Períodos de prueba

La mayoría de los contratos incluyen un período de prueba, generalmente de tres meses. Esto debe estar especificado en el contrato. Durante el período de prueba, terminar la relación es más fácil, pero los empleadores aún deben actuar de buena fe y dar al empleado una oportunidad justa para demostrar sus habilidades.

Horas de trabajo y horas extra

Las horas estándar son 8 por día, 40 por semana, pero los límites de horas extra varían según la provincia:

• Ontario y New Brunswick: después de 44 horas por semana
• Québec y Columbia Británica: después de 40 horas por semana
• Alberta: después de 8 horas por día o 44 horas por semana

El pago por horas extra suele ser 1.5 veces el salario regular del empleado. Algunos empleados, como gerentes y ciertos profesionales, pueden estar exentos del pago de horas extra.

Días festivos públicos y regionales

Hay cinco días festivos estatales en todo el país (Año Nuevo, Viernes Santo, Día de Canadá, Día del Trabajo y Navidad). Otros días festivos dependen de la provincia. Por ejemplo, Día de la Familia en Ontario y Alberta, o Día de San Juan Bautista en Québec. Los empleados tienen derecho a un día libre pagado o a un pago adicional si trabajan en esos días.

Contratación de contractors en Canadá

Los contractors independientes son comunes, especialmente en industrias tecnológicas y creativas. Sin embargo, la línea entre contractor y empleado es vigilada de cerca por la Canada Revenue Agency (CRA). La clasificación incorrecta puede llevar a impuestos atrasados y sanciones.

Rivermate ayuda a las empresas a navegar estas reglas emitiendo contratos conformes, aplicando los estándares provinciales adecuados y asesorando sobre la clasificación correcta de los trabajadores. Esto reduce riesgos y proporciona a los empleados un inicio claro y profesional.

Perspectivas de los Expertos en RRHH Globales de Rivermate

¿Qué perfiles de empresas se benefician más de un Employer of Record (EOR)?

Un EOR ayuda a una amplia gama de empresas a contratar internacionalmente. Puedes obtener el talento que necesitas sin la molestia de establecer una entidad legal local. Esto hace que un EOR sea una opción sólida para muchos tipos de negocios.

Aquí algunos ejemplos de empresas que ven el mayor beneficio:

• Startups: Necesitas moverte rápido y ser inteligente con tu dinero. Un EOR te permite contratar talento de primera en cualquier parte del mundo sin los altos costos y largos retrasos de establecer una entidad legal en cada país. Esto significa que puedes construir un equipo global desde el primer día y enfocar tus recursos en hacer crecer tu negocio.

• Tu Primera Contratación en un Nuevo País: Expandirse a un nuevo mercado es un gran paso. Un EOR lo hace simple y menos arriesgado. Puedes contratar a tu primer empleado en un nuevo país en cuestión de días, no meses. El EOR se encarga de todas las complejidades legales y de RRHH locales, para que puedas probar el mercado sin una inversión importante.

• Transiciones de Contractor a Empleado: Convertir un contractor en un empleado a tiempo completo, especialmente en otro país, puede ser complicado. Un EOR gestiona esta transición de manera fluida. Asegura que cumplas con las leyes laborales locales, reduciendo el riesgo de sanciones por clasificación incorrecta. Esto brinda a tu nuevo empleado la seguridad y beneficios de un rol a tiempo completo, mientras mantiene las cosas simples para ti.

• Equipos Piloto: Cuando quieres explorar un nuevo mercado, necesitas ser ágil. Un EOR es perfecto para contratar un pequeño "equipo piloto" para probar una nueva región. Puedes construir rápidamente un equipo local para recopilar inteligencia de mercado sin comprometerte con una presencia permanente. Esto te permite aprender y adaptarte antes de hacer una inversión mayor.

Pagar a tu equipo en Canadá implica entender las reglas tanto a nivel federal como provincial. Esto significa que necesitas navegar diferentes regulaciones dependiendo de dónde vivan tus empleados. Desglosamos lo esencial para ayudarte a hacerlo correctamente.

Ciclos de nómina y estructura salarial

Puedes pagar a los empleados en un horario regular, como semanal, quincenal o mensual. Cada cheque debe mostrar claramente todas las ganancias, incluyendo salarios, horas extras y cualquier otro pago. El pago total de un empleado antes de cualquier deducción es su salario bruto. A partir de esto, restas las deducciones obligatorias para obtener su salario neto final.

Horas extras y mínimos

La ley federal establece el estándar para horas extras en 1.5 veces el salario regular de un empleado por cualquier trabajo que supere las 40 horas a la semana. Canadá también tiene un salario mínimo federal. Sin embargo, muchas provincias y territorios tienen sus propias tasas de salario mínimo, y debes pagar la más alta de las dos.

Impuestos y contribuciones del Employer of Record, EOR

Como empleador, debes pagar varios impuestos y contribuciones en nombre de tus empleados. Estos pagos financian programas nacionales para jubilación, seguro de empleo y atención médica y compensación laboral gestionados provincialmente.

Consejo profesional: Muchas empresas estadounidenses que se expanden a Canadá subestiman el costo de la compensación laboral. Las primas varían no solo por provincia sino también por clasificación industrial. Un EOR te mantiene alineado con las tasas provinciales correctas desde el primer día.

Impuestos y deducciones de los empleados

Debes retener impuestos y deducciones de los cheques de pago de tus empleados y enviarlos al gobierno. Estas deducciones financian servicios públicos y programas de seguridad social.

Beneficios para empleados en Canadá combinan programas gubernamentales con ventajas proporcionadas por el empleador. Las leyes federales y provinciales establecen la línea base, pero la mayoría de las empresas van más allá del mínimo para atraer y retener talento.

Licencias Estatutarias

La ley canadiense requiere que los empleadores proporcionen varios tipos de licencias protegidas por ley. Estos derechos aseguran que los empleados puedan tomarse tiempo libre para descansar, responsabilidades familiares y salud personal sin poner en riesgo su empleo.

• Licencia por vacaciones: Generalmente tienes derecho a dos semanas de vacaciones pagadas después de un año de servicio con el mismo empleador. Esto aumenta a tres semanas después de cinco años de servicio continuo. Algunas provincias tienen mínimos más generosos. Por ejemplo, en Saskatchewan, obtienes tres semanas de vacaciones después de un año.
• Licencia por enfermedad: Si trabajas en una industria regulada federalmente, tienes derecho a 10 días de licencia médica pagada por año. Los derechos de licencia por enfermedad provinciales varían. Por ejemplo, Columbia Británica ofrece cinco días de enfermedad pagados, mientras que Quebec ofrece dos.
• Licencia por maternidad y parental: Las madres pueden tomar hasta 15 semanas de licencia por maternidad. Después de esto, cualquiera de los padres puede tomar licencia parental. La licencia parental estándar es de hasta 40 semanas, pero puede extenderse a 69 semanas con una tasa de beneficios menor. Estas licencias no son pagadas por el empleador, pero puedes recibir pagos del programa de Seguro de Empleo (EI).
• Licencia personal: Puedes tomar hasta cinco días de licencia personal cada año para cosas como cuidar a un familiar o asistir a tu ceremonia de ciudadanía. Para empleados regulados federalmente, los primeros tres días son pagados después de tres meses de empleo continuo.
• Licencia por duelo: Si fallece un familiar cercano, tienes derecho a un período de licencia no pagada. La duración de esta licencia puede variar según la provincia.

Días festivos públicos y regionales

Los empleados tienen derecho a tiempo libre pagado en días festivos estatutarios. Si trabajan en estos días, deben recibir pago adicional. Además de cinco días festivos a nivel nacional, las provincias añaden los propios. Por ejemplo:

• Día de la Familia en Ontario, Alberta y varias otras provincias
• Día de San Juan Bautista en Québec
• Día de Louis Riel en Manitoba

Beneficios suplementarios típicos

Muchos empleadores ofrecen beneficios más allá de los requisitos legales para crear un paquete de compensación más atractivo.

Cómo puede ayudar un EOR a configurar beneficios

Rivermate inscribe a los empleados en paquetes de beneficios conformes que incluyen tanto las coberturas requeridas como extras competitivos. Nosotros gestionamos la administración, renovaciones y contribuciones, para que puedas enfocarte en construir tu equipo.

Cuando un empleado se va, el proceso debe manejarse con cuidado. En Canadá, no puedes simplemente despedir a alguien "a voluntad". Cada paso está guiado por reglas federales y provinciales que protegen tanto a ti como al empleado. Bien hecho, el offboarding es más que un requisito legal. Es una oportunidad para salir en buenos términos, proteger tu reputación y reducir el riesgo de disputas.

Períodos de aviso

Si despides a alguien sin causa, debes proporcionar un aviso o pagar en lugar del aviso. La cantidad de aviso depende de dos cosas: la provincia donde trabaja el empleado y cuánto tiempo ha estado en tu empresa.

Aquí está el marco general que siguen la mayoría de las provincias. Siempre verifica el estándar local:

Para despidos masivos, donde se despide a 50 o más empleados en un período de cuatro semanas, se aplican reglas diferentes. En estos casos, debes proporcionar un período de aviso más largo a los empleados afectados y también notificar al organismo gubernamental correspondiente.

Indemnización por despido

La indemnización por despido es independiente del pago por terminación (pago en lugar del aviso). Es una compensación por la pérdida de antigüedad y otros beneficios de un empleado de largo plazo cuando se termina su trabajo. No todos los empleados tienen derecho a indemnización por despido. Generalmente, es para empleados con mayor antigüedad.

En Ontario, por ejemplo, un empleado puede tener derecho a indemnización por despido si ha trabajado para el empleador durante cinco o más años y el empleador tiene una nómina global de al menos $2.5 millones. La indemnización se calcula en base a los salarios regulares del empleado para una semana laboral normal y sus años de servicio.

Factores que pueden influir en los montos de indemnización por despido incluyen:

• Tiempo de servicio
• Edad del empleado
• El tipo de trabajo que realizó
• La disponibilidad de empleo similar

Es una idea errónea común que los empleados con poco tiempo de servicio no tienen derecho a ninguna indemnización. Dependiendo de las circunstancias, incluso empleados con unos pocos meses de servicio pueden tener derecho a algún pago.

Consejo profesional: La indemnización por despido a menudo se confunde con el pago por terminación. En Canadá, la indemnización es una compensación adicional para empleados de largo plazo y se calcula por separado del pago por aviso. Un Employer of Record (EOR) asegura que se aplique la fórmula correcta para evitar disputas costosas.

Cómo Rivermate maneja salidas conformes

En Rivermate, gestionamos todo el proceso de offboarding para asegurarnos de que se maneje correctamente y con respeto. Entendemos que cada salida es única, y nuestro proceso está diseñado para ser claro y conforme a las leyes locales.

Nuestro proceso incluye:

• Documentación clara: Preparamos y proporcionamos toda la documentación necesaria, incluida la carta de despido. Esta carta indica claramente la razón del despido y la fecha efectiva.
• Cumplimiento con las leyes locales: Nos mantenemos actualizados con las leyes laborales canadienses para garantizar que cada despido sea conforme. Esto incluye gestionar los períodos de aviso y calcular correctamente la indemnización por despido.
• Pago final y beneficios: Nos encargamos de la nómina final, asegurando que el empleado que se va reciba todos los salarios pendientes, pago de vacaciones y cualquier otro beneficio adeudado. También gestionamos el cierre de los planes de beneficios y proporcionamos los documentos fiscales necesarios.
• Offboarding estructurado: Seguimos una lista de verificación integral para gestionar todos los aspectos del proceso de salida. Esto incluye transferencia de conocimientos, devolución de propiedad de la empresa y revocación del acceso a los sistemas de la empresa.
• Comunicación respetuosa: Creemos en manejar las terminaciones con profesionalismo y respeto. Nuestro proceso está diseñado para minimizar impactos negativos y tratar al empleado que se va con dignidad.

Obtener permiso para trabajar en Canadá puede parecer abrumador. Existen diferentes rutas, cada una con sus propias reglas. Las dos más comunes son:

• Permisos de trabajo específicos para empleadores: Vinculados a un empleador y ubicación específicos. Piénsalo como un pase dedicado para un solo trabajo.
• Permisos de trabajo abiertos: Menos comunes y generalmente disponibles solo en casos especiales, como cónyuges de trabajadores calificados o recientes graduados canadienses. Estos permiten mayor flexibilidad para trabajar con diferentes empleadores.

Cómo un EOR apoya las visas y el patrocinio

Un Employer of Record (EOR) como Rivermate puede simplificar el proceso. Nos encargamos de la nómina, beneficios y cumplimiento, y en muchos casos también podemos patrocinar permisos de trabajo para empleados extranjeros. Gestionamos la documentación y coordinamos con expertos en inmigración para que las solicitudes avancen más rápido y con menos errores.

Dicho esto, hay límites. Las reglas y cuotas de Canadá se aplican a todos los empleadores, incluidos los EORs. Por ejemplo, el permiso estándar específico para empleador a menudo requiere una Evaluación del Impacto en el Mercado Laboral (LMIA), que demuestra que hay una necesidad de contratar a un extranjero y que no hay un canadiense disponible. Este paso no siempre puede omitirse, incluso con un EOR involucrado.

Caminos comunes para visas

• Permisos de trabajo específicos para empleadores: La ruta estándar, generalmente vinculada a una LMIA.

• Global Talent Stream: Un programa de vía rápida para roles tecnológicos y altamente calificados en demanda, aprobado a veces en tan solo dos semanas.

• Permisos de trabajo abiertos: Disponibles en casos limitados, como cónyuges o graduados recientes.

Rivermate te ayuda a elegir el camino correcto, preparar los documentos y mantener el cumplimiento con la ley de inmigración canadiense.

Cumplimiento en viajes de negocios

A veces, solo necesitas visitar Canadá por un viaje de negocios corto. Para esto, no necesitas un permiso de trabajo. Vienes como visitante de negocios. Este estatus es para actividades comerciales internacionales, no para ingresar al mercado laboral canadiense.

Puedes venir a Canadá como visitante de negocios para:

• Asistir a reuniones, conferencias o ferias comerciales.
• Reunirte con clientes o socios.
• Recibir capacitación de una empresa matriz canadiense.

Reglas clave para visitantes de negocios:

• No puedes ingresar a la fuerza laboral canadiense.
• Tu principal lugar de negocios y fuente de ingresos debe estar fuera de Canadá.
• Generalmente, puedes permanecer menos de seis meses.

Dependiendo de tu país de ciudadanía, necesitarás ya sea una visa de visitante (también llamada Visa de Residente Temporal o TRV) o una Autorización Electrónica de Viaje (eTA) para ingresar a Canadá. Debes demostrar al oficial de inmigración que tu visita es temporal y que tienes suficiente dinero para tu estadía. Siempre sé claro sobre el propósito de tu visita para evitar problemas.