Impuestos sobre la nómina en Canadá

Navegar por las complejidades de la nómina y los impuestos laborales es un aspecto fundamental para operar en Canadá, afectando tanto a empleadores como a empleados. El sistema fiscal canadiense es una combinación de requisitos federales y provinciales, lo que requiere una atención cuidadosa a los detalles para garantizar el cumplimiento y una compensación precisa. Los empleadores desempeñan un papel crucial en la retención y remisión de varios impuestos y contribuciones en nombre de sus empleados, mientras que los empleados se benefician de deducciones y créditos que influyen en su responsabilidad fiscal final. Comprender estas obligaciones y derechos es clave para unas operaciones de nómina fluidas y una planificación financiera adecuada para todos los involucrados.

Esta guía describe las principales obligaciones fiscales de los empleadores y las consideraciones fiscales para los empleados dentro del marco canadiense, proporcionando información esencial para gestionar la nómina de manera efectiva en 2026. Cubre las contribuciones obligatorias que los empleadores deben realizar, el impuesto sobre la renta que deben retener, deducciones comunes disponibles para los empleados, fechas límite críticas de reporte y puntos específicos relevantes para trabajadores extranjeros y empresas que operan en Canadá.

Obligaciones del Employer of Record y de la nómina en materia de Seguridad Social y impuestos

Los empleadores en Canadá son responsables de contribuir a varios programas obligatorios en función de los ingresos asegurables y pensionables de sus empleados. Los principales programas federales son el Canada Pension Plan (CPP) y Employment Insurance (EI). Quebec tiene sus propios programas paralelos, el Quebec Pension Plan (QPP) y el Quebec Parental Insurance Plan (QPIP), que reemplazan o complementan a los programas federales para los empleados que trabajan en esa provincia.

Canada Pension Plan (CPP) / Quebec Pension Plan (QPP)

Tanto empleadores como empleados contribuyen al CPP (o QPP en Quebec). Estas contribuciones proporcionan pensiones de jubilación, beneficios por discapacidad y beneficios para sobrevivientes. Las contribuciones se calculan en función de los ingresos pensionables del empleado, hasta un monto máximo anual. También existe una cantidad de exención básica por debajo de la cual no se requieren contribuciones.

Para 2026, las tasas y umbrales exactos son los siguientes:

CPP/QPP	Tasa (Empleado)	Tasa (Empleador)	Ganancias Máximas Pensionables (YMPE)	Exención Básica	Contribución Máxima (Empleado)	Contribución Máxima (Empleador)
CPP	5.95%	5.95%	$74,600	$3,500	$4,230.45	$4,230.45
QPP	6.30%	6.30%	$74,600	$3,500	$4,479.30	$4,479.30

Adicionalmente, para ingresos entre el YMPE y el Ganancia Pensionable Anual Adicional del Año (YAMPE), se aplica una contribución adicional:

Contribución Adicional	Tasa (Empleado)	Tasa (Empleador)	YAMPE	Contribución Adicional Máxima (Empleado)	Contribución Adicional Máxima (Empleador)
CPP2/QPP2	4.00%	4.00%	$85,000	$416.00	$416.00

Los empleadores deben remitir tanto su parte como la parte del empleado de las contribuciones al CPP/QPP a la Agencia Tributaria de Canadá (CRA) o Revenu Québec.

Employment Insurance (EI) / Quebec Parental Insurance Plan (QPIP)

EI proporciona apoyo temporal de ingresos a los trabajadores desempleados, en permisos de maternidad/paternidad, beneficios por enfermedad, etc. QPIP ofrece beneficios a residentes de Quebec por permisos de maternidad, paternidad, parental y adopción.

Las contribuciones al EI se basan en los ingresos asegurables del empleado hasta un monto máximo anual. La tasa de contribución del empleador es 1.4 veces la tasa del empleado. Los empleados de Quebec pagan una tasa de EI menor porque contribuyen a QPIP en lugar de recibir beneficios de maternidad/paternidad de EI.

EI	Tasa (Empleado)	Tasa (Empleador)	Ganancias Asegurables Máximas (MIE)	Contribución Máxima (Empleado)	Contribución Máxima (Empleador)
Tasa Estándar	1.63%	2.282%	$68,900	$1,123.07	$1,572.30

QPIP	Tasa (Empleado)	Tasa (Empleador)	Ganancias Asegurables Máximas	Contribución Máxima (Empleado)	Contribución Máxima (Empleador)
Tasa Estándar	0.494%	0.688%	$98,000	$484.12	$678.16

Los empleadores deben remitir tanto su parte como la del empleado de las contribuciones a EI y QPIP.

Requisitos de retención del Impuesto sobre la Renta

Los empleadores están obligados a retener el impuesto federal y provincial sobre la renta de la remuneración de sus empleados. La cantidad de impuesto a retener depende de varios factores:

La remuneración total del empleado (salario, sueldos, bonificaciones, beneficios imponibles, etc.).
Los créditos fiscales reclamados en sus formularios TD1 (federales y provinciales). Estos formularios indican las cantidades de créditos fiscales personales a las que el empleado tiene derecho, lo que reduce la cantidad de impuesto retenido en origen.
Las tasas impositivas federales y provinciales aplicables al nivel de ingresos del empleado. Canadá tiene un sistema fiscal progresivo, lo que significa que los ingresos más altos son gravados a tasas mayores.

Los empleadores usan tablas de retención o software de nómina certificado proporcionado por la CRA y Revenu Québec para calcular la cantidad correcta de impuesto federal y provincial a retener en cada período de pagos. Estas tablas incorporan los tramos de impuestos y tasas para el año actual, ajustados por los créditos fiscales reclamados por el empleado.

Las tasas y tramos provinciales varían significativamente en todo Canadá. Los empleadores deben aplicar las tasas y reglas específicas de la provincia o territorio donde el empleado realiza sus tareas.

Deducciones y asignaciones fiscales para empleados

Mientras los empleadores son responsables de retener los impuestos, los empleados pueden beneficiarse de varias deducciones fiscales y créditos fiscales no reembolsables que reducen su carga fiscal total al presentar su declaración anual de impuestos sobre la renta. Algunos de estos montos se consideran en el cálculo de la retención de nómina vía los formularios TD1, mientras que otros se reclaman al presentar los impuestos.

Deducciones y créditos comunes incluyen:

Cantidad Personal Básica: Un crédito fiscal no reembolsable disponible para todos los individuos. El monto varía a nivel federal y provincial.
Contribuciones a CPP/QPP y EI/QPIP: La parte del empleado de estas contribuciones es generalmente deducible o proporciona un crédito fiscal.
Contribuciones a un Plan de Pensión Registrado (RPP): Las contribuciones hechas por el empleado a un plan de pensiones registrado son deducibles.
Contribuciones a un Plan de Ahorro para la Jubilación Registrado (RRSP): Las contribuciones hechas por el empleado a un RRSP son deducibles, sujeto a límites.
Cuotas sindicales o profesionales: Los montos pagados a un sindicato u organización profesional pueden ser deducibles.
Gastos de cuidado infantil: Deducibles para personas elegibles.
Gastos médicos: Los gastos médicos elegibles que superen cierto umbral pueden reclamarse como crédito fiscal no reembolsable.
Donaciones benéficas: Las donaciones elegibles se pueden reclamar como crédito fiscal no reembolsable.
Cantidad de empleo de Canadá: Un crédito fiscal no reembolsable para empleados para ayudar con gastos relacionados con el trabajo.

Los empleados indican algunos de estos créditos en sus formularios TD1 para reducir la retención en origen. Otras deducciones y créditos se calculan y reclaman al presentar su declaración anual T1 General.

Plazos de cumplimiento fiscal y reportes

Los empleadores tienen obligaciones estrictas respecto a la remisión de los impuestos y contribuciones retenidos, así como la declaración de información anual.

Remisión de Retenciones en Origen: Los empleadores deben remitir el impuesto sobre la renta, CPP/QPP y EI/QPIP retenidos en los pagos a empleados, junto con sus propias contribuciones, a la CRA o Revenu Québec. La frecuencia de las remisiones (mensual, trimestral o incluso más frecuente) depende del monto promedio mensual retenido dos años antes. Las nóminas más grandes requieren remisiones más frecuentes.
Presentación de Declaraciones de Información: Anualmente, los empleadores deben preparar y presentar declaraciones de información resumiendo la remuneración total pagada y los montos retenidos por cada empleado.
- T4 (Declaración de Remuneración Pagada): Para empleados fuera de Quebec, las declaraciones T4 deben entregarse a los empleados y presentarse a la CRA antes del último día de febrero del año calendario correspondiente.
- RL-1 (Relevé 1 - Empleo y Otros Ingresos): Para empleados en Quebec, las RL-1 deben entregarse a los empleados y presentarse a Revenu Québec antes del último día de febrero del año calendario correspondiente.
- T4A (Declaración de Pensiones, Jubilaciones, Rentas y Otros Ingresos): Utilizado para informar otros tipos de ingresos, como ciertos beneficios o pagos a personas que no son empleados.
Formularios Resumen: Los empleadores también deben presentar formularios resumen (Resumen T4, Resumé RL-1) que reconcilian los totales reportados en los formularios individuales con los montos totales remitados durante el año.

El incumplimiento de las fechas límite de remisión o la presentación oportuna de declaraciones puede resultar en sanciones y cargos por intereses significativos.

Consideraciones fiscales especiales para trabajadores y empresas extranjeras

Emplear trabajadores extranjeros o operar una empresa extranjera con empleados en Canadá genera complejidades fiscales adicionales.

Residencia fiscal: Las obligaciones fiscales de los trabajadores extranjeros en Canadá dependen de su estado de residencia fiscal (residente, no residente o residente presunto). Los residentes tributan sobre sus ingresos mundiales, mientras que los no residentes generalmente solo sobre los ingresos obtenidos en fuentes canadienses.
Número de Seguro Social (SIN): Los trabajadores extranjeros autorizados para trabajar en Canadá deben obtener un SIN para estar incluidos en la nómina y para propósitos fiscales.
Tratados fiscales: Canadá tiene tratados fiscales con muchos países para prevenir la doble tributación. Estos tratados pueden afectar las obligaciones fiscales de los no residentes que trabajan en Canadá y pueden reducir o eliminar impuestos canadienses sobre ciertos tipos de ingresos.
Establecimiento Permanente: Para las empresas extranjeras, establecer un "establecimiento permanente" en Canadá (por ejemplo, tener un lugar fijo de negocios o un agente dependiente con autoridad para celebrar contratos) puede activar obligaciones fiscales corporativas y requisitos de reporte de nómina en Canadá.
Retenciones para No Residentes: Reglas específicas de retención pueden aplicar a pagos realizados a no residentes por servicios prestados en Canadá.

Gestionar la nómina para trabajadores extranjeros requiere considerar cuidadosamente el estatus migratorio, las reglas de residencia fiscal y los tratados fiscales aplicables para asegurar el cumplimiento con las leyes fiscales canadienses y potencialmente extranjeras. Las empresas extranjeras que emplean personal en Canadá, incluso sin una oficina tradicional, pueden tener obligaciones sustantivas como empleador dependiendo de la naturaleza y duración del trabajo realizado en Canadá.