Employer of Record in Ukraine

Das Navigieren durch die Komplexität internationaler Beschäftigung erfordert ein klares Verständnis der lokalen Vorschriften und Praktiken. Bei der Betrachtung der Einstellung von Mitarbeitern in der Ukraine haben Unternehmen mehrere etablierte Wege zu erkunden. Jede Option bietet unterschiedliche Vorteile und Anforderungen, von direkter Beschäftigung durch eine lokal gegründete Einheit bis hin zu flexibleren Lösungen, die für einen schnellen Markteintritt und Compliance konzipiert sind.

Für Unternehmen, die Talente in der Ukraine an Bord holen möchten, umfassen die primären Methoden:

• Gründung einer lokalen Einheit: Dies beinhaltet die Einrichtung einer Tochtergesellschaft oder Niederlassung, ein Prozess, der in der Regel erhebliche Zeit, Kapitalinvestitionen und ein tiefgehendes Verständnis des ukrainischen Gesellschafts- und Arbeitsrechts erfordert.
• Nutzung eines Employer of Record (EOR): Dienste wie Rivermate ermöglichen es Unternehmen, Mitarbeiter in der Ukraine zu beschäftigen, ohne eine eigene juristische Person zu gründen. Der EOR fungiert als rechtlicher Arbeitgeber, übernimmt alle lokalen Compliance-Anforderungen, während das Kundenunternehmen die täglichen Geschäfte verwaltet.
• Einstellung von unabhängigen Contractors: Die Beschäftigung von Personen als Contractors kann Flexibilität bieten, aber es ist entscheidend, die Einhaltung der ukrainischen Arbeitsgesetze sicherzustellen, um Risiken der Fehlklassifizierung zu vermeiden, die zu schweren Strafen führen können.

Wie ein EOR in der Ukraine funktioniert

Ein Employer of Record vereinfacht die globale Expansion, indem er die rechtlichen und administrativen Belastungen der Beschäftigung übernimmt. In der Ukraine umfasst ein EOR typischerweise:

• Rechtliche Compliance: Sicherstellung, dass alle Arbeitsverträge, Richtlinien und Praktiken den ukrainischen Arbeitsgesetzen entsprechen, einschließlich spezifischer Vorschriften bezüglich Einstellung, Kündigung und Arbeitsbedingungen.
• Lohnabrechnung: Verwaltung korrekter und pünktlicher Gehaltszahlungen, Boni und Abfindungen in Übereinstimmung mit den lokalen Vorschriften.
• Steuerverwaltung: Berechnung, Einbehaltung und Abführung aller erforderlichen Arbeitgeber- und Arbeitnehmersteuern sowie Sozialabgaben an die entsprechenden ukrainischen Behörden.
• Leistungsverwaltung: Verwaltung obligatorischer Leistungen wie Sozialversicherung, Krankenversicherung und bezahlter Urlaub sowie die oft optionalen Zusatzleistungen, falls gewünscht.
• HR-Unterstützung: Kontinuierliche Unterstützung bei HR-bezogenen Anfragen, Verwaltung des Onboardings und Offboardings von Mitarbeitern sowie die Beilegung etwaiger beschäftigungsbezogener Streitigkeiten.

Vorteile der Nutzung eines EOR in der Ukraine

Für Unternehmen, die auf den Talentpool der Ukraine zugreifen möchten, ohne eine lokale Präsenz aufzubauen, bietet ein EOR überzeugende Vorteile:

• Schneller Markteintritt: Schnelle Einstellung von Mitarbeitern in der Ukraine, oft innerhalb von Tagen, und Umgehung des langwierigen Prozesses der Gründung einer Einheit.
• Reduziertes Risiko: Minimierung der Komplexitäten und Risiken bei der Navigation durch unbekannte ukrainische Arbeitsgesetze, Lohn- und Steuerregelungen.
• Kosteneffizienz: Vermeidung der erheblichen Anfangs- und laufenden Kosten für die Einrichtung und den Betrieb einer lokalen Tochtergesellschaft.
• Fokus auf das Kerngeschäft: Umverteilung interner Ressourcen weg von administrativen Aufgaben hin zu strategischen Initiativen und Geschäftswachstum.
• Zugang zu Talenten: Sofortiger Zugriff auf eine qualifizierte Arbeitskraft in der Ukraine ohne geografische Beschränkungen oder die Notwendigkeit eines physischen Büros.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Ukraine umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Ukraine gewährleistet.

Arbeitgeber in der Ukraine müssen 22 % des Bruttogehalts jedes Mitarbeiters an die Einheitliche Sozialabgabe (USC) abführen, wobei die maximale Bemessungsgrundlage auf das 15-fache des Mindestmonatslohns (UAH 120.000 ab April 2025) begrenzt ist. Zusätzliche Lohnsteuerabgaben sind in diesem Rahmen in der Regel enthalten. Arbeitgeber sind verantwortlich für die Einbehaltung von 18 % Einkommensteuer (PIT) und 1,5 % Militärsteuer von den Bruttogehaltszahlungen der Mitarbeiter, wobei das zu versteuernde Einkommen nach Abzügen berechnet wird.

Die Steuer-Compliance umfasst monatliche Meldungen (Formular 1DF innerhalb von 30 Tagen), vierteljährliche Erklärungen für bestimmte Steuerzahler und jährliche Abrechnungen. Steuern (PIT, Militär, USC) sind mit den Gehaltszahlungen fällig, mit Strafen bei verspäteter Einreichung oder Zahlung. Ausländische Einheiten müssen den Residency-Status, Doppelbesteuerungsabkommen und Regeln für die permanente Niederlassung berücksichtigen, die ihre ukrainischen Steuerpflichten beeinflussen.

Die Gehaltslandschaft in der Ukraine im Jahr 2025 variiert je nach Branche, Rolle und Erfahrung, mit wettbewerbsfähigen Jahresgehältern von 12.000 $ für Qualitätskontrollinspektoren bis zu 70.000 $ für Projektmanager im IT-Bereich. Zu den wichtigsten Sektoren gehören IT, Finanzen, Fertigung und Marketing, wobei die Gehälter durch Standort und Qualifikationsniveau beeinflusst werden. Arbeitgeber müssen die Einhaltung der Mindestlohngesetze sicherstellen, die im Januar 2025 auf 8.000 UAH/Monat und im Juli 2025 auf 8.300 UAH/Monat festgelegt sind.

Vergütungspakete beinhalten oft Boni—jährlich, leistungsbezogen und zu Feiertagen—sowie Zulagen für Transport, Verpflegung oder Unterkunft, insbesondere in größeren Städten. Der typische Gehaltsabrechnungszyklus ist monatlich, mit Gehältern, die per Banküberweisung gezahlt werden, und Arbeitgeber sind verantwortlich für die Einbehaltung von Steuern und Sozialabgaben. Das Gehaltswachstum wird voraussichtlich weiter zunehmen, angetrieben durch die Nachfrage nach qualifizierten Arbeitskräften, obwohl wirtschaftliche und geopolitische Faktoren das Tempo beeinflussen können.

Das ukrainische Arbeitsrecht garantiert den Arbeitnehmern mindestens 24 Kalendertage bezahlten Jahresurlaub, der in Teile aufgeteilt werden kann, wobei mindestens ein Teil 14 Tage dauert. Zusätzliche Urlaubstage können bei gefährlichen Arbeitsbedingungen oder langjähriger Betriebszugehörigkeit gewährt werden. Arbeitgeber müssen den Arbeitnehmern während des Urlaubs den durchschnittlichen Lohn zahlen, wobei die Zahlungen spätestens drei Tage vor Urlaubsbeginn fällig sind.

Die gesetzlichen Feiertage in der Ukraine umfassen Neujahr, Orthodoxes Weihnachten, Internationalen Frauentag, Orthodoxes Osterfest (Datum variiert), Tag der Arbeit, Tag des Sieges, Verfassungstag und andere, was oft zu arbeitsfreien Tagen oder Ersatztagen führt, falls sie auf Wochenenden fallen.

Krankengeld wird bei Krankheit oder Verletzung gewährt, wobei der Arbeitgeber die ersten fünf Tage übernimmt und der Sozialversicherungsfonds die folgenden Tage. Die Entschädigung beträgt je nach Dienstzeit zwischen 50 % und 100 % des Gehalts. Elternzeit umfasst 70 Tage vor und 56 Tage nach der Geburt, die zu 100 % bezahlt werden, mit Vaterschaftsurlaub von 14 Tagen und Kinderbetreuungsgeld bis zu drei Jahren, geschützt durch Arbeitsplatzsicherheit. Adoptionsurlaub dauert 56 Tage, bezahlt vom Sozialversicherungsfonds.

Die Mitarbeiterleistungen in der Ukraine werden durch gesetzliche Vorgaben und sich entwickelnde Mitarbeitserwartungen geregelt. Arbeitgeber müssen Kernleistungen wie mindestens 24 Tage bezahlten Jahresurlaub, Krankengeld mit Arbeitgeber- und Sozialversicherungsbeiträgen, Mutterschafts- und Elternzeit, bezahlte Feiertage sowie Beiträge zur Unified Social Contribution (USC), die Sozialversicherung, Rente, Arbeitslosigkeit und Gesundheitswesen abdeckt, bereitstellen. Diese gesetzlichen Leistungen gewährleisten die Einhaltung der Vorschriften und eine grundlegende Arbeitsumgebung.

Neben den obligatorischen Leistungen bieten viele Unternehmen optionale Vorteile wie private Krankenversicherung, Lebens- und Invaliditätsversicherung, zusätzliche bezahlte Urlaubstage, berufliche Weiterentwicklung, Fahrtkostenzuschüsse, Wellness-Programme und Kinderbetreuung. Private Krankenversicherung wird zunehmend erwartet, da sie Zugang zu hochwertigerer Versorgung und kürzeren Wartezeiten bietet, wobei die Kosten je nach Deckung und Alter des Mitarbeiters variieren.

Leistungspakete unterscheiden sich je nach Unternehmensgröße und Branche. Große Unternehmen bieten in der Regel umfassende Leistungen an, einschließlich privater Kranken-, Lebens- und Invaliditätsversicherung, Rentenbeiträge und zusätzlicher Vorteile, während KMU hauptsächlich die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und nur begrenzte Extras anbieten. Der IT-Sektor ist besonders wettbewerbsintensiv und bietet oft hohe Gehälter, flexible Arbeitszeiten, private Krankenversicherung und Aktienoptionen, um qualifizierte Talente anzuziehen.

Arbeitsverträge in der Ukraine sind grundlegend für die Definition der Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehungen und müssen den Standards des Arbeitsrechts entsprechen. Sie legen wichtige Bedingungen fest, wie die beteiligten Parteien, Stellenbeschreibung, Startdatum, Vergütung, Arbeitszeiten, Arbeitsplatz, Urlaubsansprüche, Kündigungsbedingungen, Sozialversicherung und Vertraulichkeitsklauseln. Das ukrainische Recht erkennt verschiedene Vertragstypen basierend auf der Dauer an: unbefristet, befristet, vorübergehend (bis zu 2 Monate) und saisonal (bis zu 6 Monate).

Probezeiten sind geregelt und dauern in der Regel bis zu drei Monate für die meisten Mitarbeiter, mit kürzeren Zeiträumen für bestimmte Kategorien. Während dieser Zeit genießen die Mitarbeiter die gleichen Rechte wie Festangestellte, und Arbeitgeber können das Arbeitsverhältnis mit einer dreitägigen Kündigungsfrist beenden. Vertraulichkeits- und Wettbewerbsverbotsklauseln sind üblich, erfordern jedoch Angemessenheit für die Durchsetzbarkeit. Änderungen an Verträgen müssen schriftlich erfolgen und einvernehmlich vereinbart werden, mit spezifischen Verfahren für Kündigung und Abfindungszahlungen, abhängig vom Kündigungsgrund.

Die Landschaft der Remote-Arbeit in der Ukraine entwickelt sich rasant, unterstützt durch kürzliche Änderungen im Arbeitsgesetzbuch, die die Rechte der Arbeitnehmer auf Remote-Arbeitsvereinbarungen anerkennen. Arbeitgeber müssen Remote-Arbeit in Arbeitsverträgen formalisieren, Bedingungen festlegen und die Arbeitssicherheit gewährleisten, wobei die rechtliche Konformität von entscheidender Bedeutung ist. Zu den wichtigsten rechtlichen Aspekten gehören Rechte auf Homeoffice, Vertragsbestimmungen, Sicherheitsverpflichtungen und Kündigungsbedingungen.

Flexible Arbeitsmodelle wie Hybridarbeit, Flextime, verkürzte Arbeitswochen, Jobsharing und Teilzeitvereinbarungen werden zunehmend genutzt, um unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden. Diese Optionen verbessern den Zugang zu Talenten und die Mitarbeitermotivation, während sie gleichzeitig die Betriebskosten senken. Sie erfordern jedoch klare Richtlinien und die Einhaltung rechtlicher Standards.

Arbeitgeber sollten sich über rechtliche Entwicklungen auf dem Laufenden halten und rechtlichen Rat einholen, um die Einhaltung der sich entwickelnden Vorschriften für Remote-Arbeit in der Ukraine sicherzustellen.

Die Beendigung eines Mitarbeiters in der Ukraine erfordert die strikte Einhaltung des Arbeitsgesetzbuchs, wobei die richtigen Verfahrensschritte, Kündigungsfristen und Gründe für die Entlassung betont werden. Mitarbeitende sind gegen ungerechtfertigte Kündigungen geschützt, wobei spezifische Verfahren notwendig sind, um rechtliche Herausforderungen zu vermeiden. Arbeitgeber müssen die detaillierten Kündigungsfristen einhalten, die je nach Mitarbeitertyp und Kündigungsgrund variieren, beispielsweise zwei Wochen für reguläre Mitarbeitende, drei Tage während der Probezeit und mindestens zwei Monate bei Massenentlassungen.

Abfindungszahlungen variieren je nach Kündigungsgrund und Dauer der Betriebszugehörigkeit, wobei gesetzlich festgelegte Mindestansprüche bestehen. Gängige Abfindungsbeträge umfassen mindestens ein Monatsdurchschnittsgehalt bei Entlassung wegen Redundanz, Wehrdienst oder Wiederaufnahme des Mitarbeiters, sowie drei Monatsgehälter bei einseitiger Kündigung durch den Mitarbeitenden aufgrund von Verstößen des Arbeitgebers. Mitarbeitende haben außerdem Anspruch auf Entschädigung für ungenutzten Urlaub.

Wichtige Gründe für eine gerechtfertigte Kündigung sind Fehlverhalten, schlechte Leistung, organisatorische Umstrukturierungen und gesundheitliche Arbeitsunfähigkeit. Unrechtmäßige Entlassungen können zu Wiedereinstellungen und Schadensersatzforderungen führen. Das Verfahren umfasst Dokumentation, Kündigungsschreiben, Konsultation des Gewerkschaftsorgans, formale Anordnungen und abschließende Abrechnungen. Mitarbeitende sind durch Schutzmaßnahmen wie Wiedereinstellung, Lohnersatz und Schadensersatz bei ungerechtfertigter Kündigung abgesichert.

Die Ukraine hat einen deutlichen Anstieg der Zahl von Freelancern und unabhängigen Auftragnehmern erlebt, angetrieben durch den aufstrebenden IT-Sektor, die verbesserte globale Vernetzung und die Präferenz für flexible Arbeitsmodelle. Sowohl lokale als auch internationale Unternehmen beschäftigen diese Fachkräfte häufig aufgrund ihrer spezialisierten Fähigkeiten und projektbasierten Arbeit. Das Verständnis des rechtlichen Rahmens ist für Unternehmen essenziell, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen, da eine falsche Einstufung der Arbeiter zu Strafen, Nachzahlungen und der Notwendigkeit der Formalisierung von Arbeitsverhältnissen führen kann. Wesentliche Unterscheidungsmerkmale zwischen Mitarbeitern und Auftragnehmern sind die Kontrolle über die Arbeit, die Integration in das Unternehmen, die wirtschaftliche Abhängigkeit sowie die Bereitstellung von Arbeitsmitteln.

Independent Contractor Agreements in der Ukraine werden in der Regel durch zivilrechtliche Verträge formalisiert, die Umfang, Liefergegenstände, Zeitpläne, Zahlungsbedingungen und Vertraulichkeit regeln. Die Rechte an geistigem Eigentum müssen im Vertrag ausdrücklich auf den Auftraggeber übertragen werden, um das Eigentum zu sichern. Auftragnehmer sind selbst für ihre Steuern und Sozialabgaben verantwortlich und nutzen häufig das System der vereinfachten Besteuerung (STS), das niedrigere Steuersätze und eine einfachere Berichterstattung bietet. Freelancer registrieren sich in der Regel als Einzelunternehmer und fallen unter Gruppe 2 oder 3 des STS.

Unabhängige Auftragnehmer sind in Branchen wie IT, kreative Dienstleistungen, Beratung, Marketing, Bildung und Support-Diensten weit verbreitet und bieten Flexibilität sowie Zugang zu einem breiten Talentpool. Kunden sind nicht für die Steuerabzüge verantwortlich, müssen jedoch Zahlungen an Auftragnehmer in ihren Steuererklärungen melden.

Ausländische Staatsangehörige, die eine Beschäftigung in der Ukraine suchen, benötigen in der Regel eine Arbeitserlaubnis, die als Grundlage für die Beantragung eines langfristigen "D"-Visums dient. Der Antragsprozess, der von Arbeitgebern über den State Employment Service verwaltet wird, umfasst die Einreichung von Unternehmensdokumenten, Qualifikationen der Mitarbeiter und Nachweise über die Nichtverfügbarkeit ukrainischer Kandidaten. Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel 7-15 Werktage, wobei die Gebühren je nach Verwaltungsaufwand variieren. Nach Genehmigung kann der ausländische Staatsangehörige das Visum beantragen, was eine legale Beschäftigung ermöglicht.

Wichtige Visumtypen sind das langfristige "D"-Visum für Beschäftigung und andere Zwecke sowie das kurzfristige "C"-Visum für Besuche bis zu 90 Tagen. Angehörige wie Ehepartner und minderjährige Kinder können ebenfalls Visa auf Basis der Familienzusammenführung beantragen, wobei ein Nachweis der Beziehung und ausreichende finanzielle Mittel erforderlich sind. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen die gesetzlichen Verpflichtungen erfüllen, einschließlich der Aufrechterhaltung gültiger Genehmigungen, der Meldung von Änderungen und der Einhaltung der Arbeitsgesetze. Verstöße können zu Geldstrafen, Abschiebung oder zukünftigen Einreiseverboten führen.