Employer of Record in Ukraine

Ein Employer of Record, oder EOR, ist ein Unternehmen, das legal Mitarbeiter in der Ukraine in Ihrem Auftrag einstellt. Dies ermöglicht es Ihnen, ein Team im Land aufzubauen, ohne eine eigene lokale Firma zu gründen. Der EOR übernimmt alle offiziellen Beschäftigungsaufgaben wie Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und stellt sicher, dass Sie die ukrainischen Arbeitsgesetze einhalten. Es ist eine unkomplizierte Möglichkeit, in der Ukraine Mitarbeiter zu beschäftigen und zu verwalten. Für Unternehmen, die in der Ukraine einstellen möchten, kann ein EOR-Anbieter wie Rivermate den gesamten Prozess für Sie übernehmen.

Wie funktioniert ein Employer of Record (EOR) in der Ukraine

Die Nutzung eines EOR vereinfacht den Einstellungsprozess. Sie behalten die Kontrolle über die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter, während der EOR die rechtlichen und administrativen Aspekte der Beschäftigung übernimmt. So funktioniert es.

• Vereinbarung: Zunächst gehen Sie eine Partnerschaft mit einem EOR ein und teilen ihm mit, was Sie für die Einstellung benötigen.
• Onboarding: Der EOR stellt Ihre ausgewählten Kandidaten direkt ein und macht sie zum rechtlichen Arbeitgeber.
• Rechtliche Konformität: Der EOR erstellt einen Arbeitsvertrag, der allen ukrainischen Arbeitsgesetzen entspricht, die im offiziellen Arbeitsgesetzbuch der Ukraine (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08) detailliert geregelt sind. Dies umfasst Regeln zu Arbeitszeiten, Urlaubsansprüchen und zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
• Gehaltsabrechnung und Steuern: Der EOR verwaltet alle Gehaltsabrechnungen, einschließlich der Auszahlung der Gehälter in der lokalen Währung, der Steuerabzüge und der Sozialversicherungsbeiträge.
• Verwaltung der Sozialleistungen: Sie kümmern sich auch um alle gesetzlich vorgeschriebenen Mitarbeiterleistungen.

Warum einen Employer of Record in der Ukraine nutzen

Die Nutzung eines EOR in der Ukraine ermöglicht es Ihnen, Ihr Geschäft zu erweitern und talentierte Fachkräfte einzustellen, ohne die Kosten und den Zeitaufwand für die Gründung einer rechtlichen Einheit. Es entlastet Sie von administrativen Aufgaben, sodass Sie sich auf Ihre Hauptgeschäftsziele konzentrieren können. Sie arbeiten mit der qualifizierten Arbeitskraft der Ukraine, während der EOR die Komplexität der Beschäftigungsregeln übernimmt.

Hier sind einige wichtige Vorteile:

• Rechtssicherheit: Der EOR stellt sicher, dass Sie alle lokalen Beschäftigungsvorschriften einhalten. Dies ist wichtig, da die ukrainischen Arbeitsgesetze komplex sein können. Die Staatliche Arbeitsbehörde der Ukraine (https://dsp.gov.ua/) überwacht diese Vorschriften.
• Schneller Markteintritt: Sie können innerhalb von Wochen Mitarbeiter einstellen und den Betrieb aufnehmen, statt Monate zu benötigen. Es ist viel schneller, als eine neue Firma im Ausland zu gründen.
• Kostenreduzierung: Vermeiden Sie die hohen Kosten und den bürokratischen Aufwand, die mit der Gründung einer lokalen Firma verbunden sind.
• Zugang zu Top-Talenten: Die Ukraine verfügt über einen großen Pool an qualifizierten Fachkräften, insbesondere in der Tech-Branche. Ein EOR hilft Ihnen, diese einfach einzustellen.

Rivermates transparentes Preismodell beseitigt Komplexität mit einer einzigen, wettbewerbsfähigen monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Ukraine umfassende HR-Unterstützung, Benefits-Verwaltung, Compliance-Management und den Zugriff auf unser firmeneigenes Dashboard für Analysen der Belegschaft in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren — einfach klare Preisgestaltung, die sich am Bedarf Ihres Unternehmens ausrichtet, während in Ukraine gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität gewährleistet ist.

Einstellung in der Ukraine bedeutet, auf einen großen Pool an qualifizierten Fachkräften zuzugreifen. Das Land genießt einen guten Ruf in den Bereichen Technologie und IT, aber Sie können talentierte Menschen in vielen Branchen finden. Um sie einzustellen, müssen Sie die lokalen Arbeitsgesetze verstehen. Dieser Leitfaden führt Sie durch die wichtigsten Aspekte der Einstellung in der Ukraine, einfach und verständlich erklärt.

Arbeitsverträge & Muss-Klauseln

Wenn Sie einen Mitarbeiter in der Ukraine einstellen, ist ein schriftlicher Arbeitsvertrag verpflichtend. Dieses Dokument bildet die Grundlage Ihrer Beziehung, daher muss es klar und mit ukrainischem Recht konform sein. Während Verträge in bestimmten Situationen befristet sein können, sind die meisten unbefristet.

Ihre Arbeitsverträge müssen enthalten:

• Informationen zu Ihrem Unternehmen und dem Mitarbeiter: Vollständige rechtliche Namen, Adressen und Steueridentifikationsnummern.
• Stellenbeschreibung: Eine klare Beschreibung der Rolle und Verantwortlichkeiten.
• Startdatum: Das genaue Datum, an dem das Arbeitsverhältnis beginnt.
• Vergütung: Das Gehalt, die Zahlungsintervalle und etwaige weitere Leistungen.
• Arbeitsbedingungen: Dazu gehören Arbeitszeiten und der primäre Arbeitsort.
• Kündigungsmodalitäten: Die Kündigungsfristen und Gründe für die Beendigung des Vertrags.

Probezeit

In der Ukraine können Sie eine Probezeit in den Arbeitsvertrag aufnehmen, um zu prüfen, ob eine neue Einstellung gut passt.

Während der Probezeit können sowohl Sie als auch der Mitarbeiter den Vertrag mit nur drei Tagen Kündigungsfrist beenden.

Arbeitszeiten & Überstunden

Die reguläre Arbeitswoche in der Ukraine beträgt 40 Stunden, meist verteilt auf fünf Tage. Alles, was darüber hinausgeht, ist Überstunden.

Hier die Regeln für Überstunden:

• Grenzen: Ein Mitarbeiter darf nicht mehr als vier Stunden Überstunden an zwei aufeinanderfolgenden Tagen leisten. Das Jahreslimit liegt bei 120 Stunden.
• Bezahlung: Überstunden müssen mit dem Doppelten des regulären Stundenlohns vergütet werden.

Während des Kriegsrechts können die Arbeitswochen von Mitarbeitern in kritischen Infrastruktursektoren auf bis zu 60 Stunden verlängert werden.

Öffentliche & regionale Feiertage

Mitarbeiter in der Ukraine haben Anspruch auf bezahlten Urlaub an öffentlichen Feiertagen. Fällt ein Feiertag auf ein Wochenende, ist der folgende Montag in der Regel ein freier Tag.

Hier die öffentlichen Feiertage für 2025:

• 1. Januar: Neujahr
• 8. März: Internationaler Frauentag
• 20. April: Orthodoxes Osterfest (Sonntag)
• 21. April: Orthodoxes Osterfest (Montag)
• 1. Mai: Tag der Arbeit
• 8. Mai: Tag des Gedenkens und der Sieges über den Nazismus
• 8. Juni: Pfingstsonntag
• 9. Juni: Pfingstmontag
• 28. Juni: Verfassungstag
• 15. Juli: Tag der Staatlichkeit
• 24. August: Unabhängigkeitstag
• 1. Oktober: Tag der Verteidiger
• 25. Dezember: Weihnachten

Einstellung von Contractors in der Ukraine

Sie können auch unabhängige Contractors in der Ukraine einstellen. Dies ist eine flexible Möglichkeit, spezielle Fähigkeiten für bestimmte Projekte zu erhalten. Es ist jedoch sehr wichtig, die Klassifizierung richtig vorzunehmen.

Ein Contractor ist selbstständig tätig. Er verwaltet seine eigene Arbeit, zahlt seine Steuern selbst und hat keinen Anspruch auf Arbeitnehmerleistungen wie bezahlten Urlaub oder Sozialversicherungsbeiträge. Das Verhältnis zu Ihnen wird durch einen zivilrechtlichen Vertrag geregelt, nicht durch einen Arbeitsvertrag.

Eine falsche Einstufung eines Mitarbeiters als Contractor kann zu ernsthaften Problemen führen. Wenn die Behörden entscheiden, dass ein Contractor tatsächlich ein Arbeitnehmer ist, könnten Sie mit folgenden Konsequenzen konfrontiert werden:

• Bußgelder und Strafen
• Nachzahlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen
• Haftung für unbezahlten Urlaub und andere Leistungen

Ein Employer of Record (EOR) hilft Ihnen, diese Risiken zu vermeiden. Wir stellen Mitarbeiter in Ihrem Auftrag ein, sorgen für die korrekte Klassifizierung und die Einhaltung aller lokalen Arbeitsgesetze. So können Sie ukrainisches Talent nutzen, ohne die rechtlichen und administrativen Belastungen einer lokalen Niederlassung aufbauen zu müssen.

Verstehen von Vergütung und Gehaltsabrechnung in der Ukraine ist unkompliziert. Das System ist so gestaltet, dass es sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeiter transparent ist. Gehälter werden typischerweise in der ukrainischen Hryvnia (UAH) ausgezahlt. Das durchschnittliche monatliche Gehalt im Jahr 2025 liegt bei etwa 25.000 UAH, kann jedoch je nach Branche und Region variieren. Zum Beispiel sind die Gehälter in Kiew in der Regel höher als in anderen Teilen des Landes.

Gehaltsabrechnungszyklen & Lohnstruktur

In der Ukraine zahlen Sie Ihre Mitarbeiter zweimal im Monat. Dieser zweiwöchentliche Gehaltsabrechnungszyklus ist Standardpraxis.

Das Gehalt eines Mitarbeiters besteht aus drei Hauptteilen:

• Grundgehalt: Dies ist der feste Betrag, den Sie für die geleistete Arbeit zahlen. Es darf nicht unter dem nationalen Mindestlohn liegen.
• Zusätzliche Vergütung: Dies umfasst Zahlungen für Arbeit, die über die Standardanforderungen hinausgeht. Man kann es als Entschädigung für Überstunden, Nachtschichten oder Arbeiten unter schwierigen Bedingungen betrachten.
• Weitere Zahlungen: Diese Kategorie umfasst Boni und andere Incentive-Zahlungen, die Sie möglicherweise anbieten.

Überstunden & Mindestlöhne

Die reguläre Arbeitswoche in der Ukraine beträgt 40 Stunden. Jede Arbeit darüber hinaus gilt als Überstunden. Sie können von einem Mitarbeiter verlangen, maximal vier Stunden Überstunden an zwei aufeinanderfolgenden Tagen zu leisten, und nicht mehr als 120 Stunden pro Jahr. Für alle Überstundenstunden müssen Sie das doppelte ihres regulären Stundenlohns zahlen.

Ab dem 1. Januar 2025 beträgt der Mindestlohn in der Ukraine:

• 8.000 UAH pro Monat
• 48,00 UAH pro Stunde

Arbeitgebersteuern und Beiträge

Als Arbeitgeber in der Ukraine ist Ihr Hauptbeitragszahler die Unified Social Contribution (USC). Dieser deckt Renten, Arbeitslosenversicherung und andere soziale Leistungen für Ihre Mitarbeiter ab.

Mitarbeitersteuern und Abzüge

Sie sind verantwortlich für die Einbehaltung von Steuern aus den Gehältern Ihrer Mitarbeiter und deren Abführung an die Steuerbehörden. Die beiden wichtigsten Abzüge sind die Personal Income Tax und die Military Tax.

In der Ukraine ist die Bereitstellung der richtigen Benefits und Urlaubszeiten entscheidend, um großartige Talente anzuziehen und zu halten. Es geht nicht nur darum, das Gesetz einzuhalten; es geht darum, einen unterstützenden Arbeitsplatz zu schaffen. Das Verständnis der lokalen Landschaft der gesetzlichen und zusätzlichen Benefits hilft Ihnen, ein wettbewerbsfähiges Paket zu schnüren, das den Erwartungen der Mitarbeitenden entspricht.

Gesetzlicher Urlaub

Das ukrainische Arbeitsrecht schreibt mehrere Arten von Urlaub vor, um die Mitarbeitenden zu schützen.

• Jahresurlaub: Sie müssen den Mitarbeitenden mindestens 24 Kalendertage bezahlten Urlaub pro Jahr gewähren. Bestimmte Berufe, wie Lehrer und Regierungsangestellte, haben Anspruch auf mehr.
• Krankheitstage: Mitarbeitende können bei Krankheit bezahlten Krankenurlaub nehmen. Sie übernehmen die ersten fünf Tage, und der Sozialversicherungsfonds der Ukraine kümmert sich nachfolgend um die Zahlungen. Für diesen Anspruch ist ein ärztliches Attest erforderlich.
• Mutterschaftsurlaub: Mütter erhalten 126 Kalendertage bezahlten Mutterschaftsurlaub. Dieser wird typischerweise in 70 Tage vor der Geburt und 56 Tage danach aufgeteilt. Bei Mehrlingsgeburten oder Komplikationen verlängert sich der Urlaub auf 140 Tage. Der Sozialversicherungsfonds übernimmt während dieser Zeit 100 % des durchschnittlichen Gehalts der Mitarbeitenden.
• Vaterschaftsurlaub: Väter können nach der Geburt eines Kindes bis zu 14 Tage bezahlten Urlaub nehmen.
• Elternzeit: Nach dem Mutterschaftsurlaub kann ein Elternteil unbezahlten Urlaub nehmen, bis das Kind drei Jahre alt ist. Während dieser Zeit bleibt der Arbeitsplatz für sie reserviert.

Öffentliche Feiertage & regionale Feiertage

Die Ukraine hat eine Reihe offizieller Feiertage. Wenn ein Mitarbeitender an einem Feiertag arbeitet, hat er Anspruch auf doppeltes Gehalt oder einen anderen freien Tag.

Typische zusätzliche Benefits

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, insbesondere im Bereich IT, bieten viele Unternehmen Benefits über die gesetzlichen Anforderungen hinaus an.

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Benefits helfen kann

Die Navigation durch die Arbeitsgesetze eines neuen Landes und die Erwartungen an Benefits kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht dies für Sie.

Ein EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihr Team in der Ukraine. Wir übernehmen alle administrativen Aufgaben, einschließlich:

• Compliance: Wir stellen sicher, dass Ihre Benefits-Pakete alle gesetzlichen Anforderungen der Ukraine erfüllen.
• Verwaltung: Wir verwalten Gehaltsabrechnung, Urlaubsverwaltung und Beiträge zu Sozialfonds.
• Lokale Expertise: Wir bieten Einblicke in die lokalen Markterwartungen für zusätzliche Benefits, um Ihnen zu helfen, ein wettbewerbsfähiges Angebot zu erstellen.
• Onboarding: Wir optimieren den Prozess, um Ihre neuen Mitarbeitenden ab dem ersten Tag mit allen Benefits auszustatten.

Die Nutzung eines EOR ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wachstum Ihres Geschäfts zu konzentrieren, in dem Wissen, dass Ihr Team gut betreut wird.

Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in der Ukraine unterliegt klaren Regeln, die im Arbeitsgesetzbuch des Landes festgelegt sind. Sie müssen bestimmte Schritte befolgen, um sicherzustellen, dass alles rechtlich korrekt und reibungslos verläuft. Wenn Sie die richtigen Verfahren nicht einhalten, könnten Sie rechtliche Probleme bekommen, wie z.B. die erneute Einstellung des Mitarbeiters oder die Zahlung von Bußgeldern. Es ist wichtig, Kündigungsfristen, Gründe für die Kündigung und Abfindungszahlungen zu verstehen, um Ihre Belegschaft rechtskonform zu verwalten.

Kündigungsfristen

Wie viel Kündigungsfrist Sie einem Mitarbeiter einräumen müssen, hängt vom Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses ab.

Abfindungszahlungen

In einigen Situationen sind Sie verpflichtet, eine Abfindung zu zahlen. Die Höhe basiert in der Regel auf dem durchschnittlichen Monatsgehalt des Mitarbeiters.

Hier einige häufige Szenarien, in denen eine Abfindung erforderlich ist:

• Personalabbau oder Änderungen im Unternehmen: Wenn Sie einen Mitarbeiter aufgrund von Umstrukturierungen entlassen, müssen Sie mindestens ein durchschnittliches Monatsgehalt zahlen.
• Mitarbeiter ist für die Stelle ungeeignet: Wenn ein Mitarbeiter für seine Position ungeeignet ist, hat er Anspruch auf ein Monatsgehalt.
• Arbeitgeber verstößt gegen Gesetze oder Vertrag: Wenn Sie gegen Arbeitsgesetze oder den Arbeitsvertrag verstoßen, kann der Mitarbeiter Anspruch auf drei Monatsgehälter haben. Bei Firmenleitern kann dies bis zu sechs Monatsgehältern betragen.

Wie Rivermate rechtskonforme Austritte handhabt

Wir stellen sicher, dass jede Kündigung den ukrainischen Arbeitsgesetzen entspricht. Wir übernehmen den gesamten Prozess, sodass Sie sich keine Sorgen um die Einhaltung der Vorschriften machen müssen.

So verwalten wir den Prozess:

• Dokumentation: Wir bereiten alle erforderlichen Unterlagen vor, einschließlich des formellen Kündigungsbescheids.
• Berechnung der Schlussvergütung: Wir berechnen und verarbeiten das letzte Gehalt des Mitarbeiters, einschließlich etwaiger nicht genutzter Urlaubstage und Abfindungszahlungen. Alle Zahlungen erfolgen am letzten Arbeitstag.
• Klare Kommunikation: Wir stellen sicher, dass der Mitarbeiter alle erforderlichen Dokumente erhält, wie z.B. sein Arbeitsbuch, am letzten Tag.
• Einhaltung der Verfahren: Wir sorgen dafür, dass jeder Schritt, vom schriftlichen Kündigungsschreiben bis zur Beratung mit Gewerkschaften, korrekt durchgeführt wird.

Das Navigieren durch Visa- und Arbeitserlaubnisse in der Ukraine kann komplex erscheinen. Der Schlüssel liegt darin, den Unterschied zwischen einer Arbeitserlaubnis, die es Ihnen erlaubt, beschäftigt zu sein, und einem Visum, das Ihnen die Einreise und den Aufenthalt im Land ermöglicht, zu verstehen. Für die meisten ausländischen Staatsangehörigen, die in der Ukraine arbeiten möchten, benötigen Sie beides. Der Prozess beginnt in der Regel damit, dass ein Arbeitgeber in der Ukraine Ihre Arbeitserlaubnis sponsert. Sobald die Arbeitserlaubnis genehmigt ist, können Sie ein langfristiges (Typ D) Visum beantragen. Dieses Visum erlaubt Ihnen die Einreise in die Ukraine und die Erteilung einer temporären Aufenthaltserlaubnis.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Ein Employer of Record (EOR) kann eine praktische Lösung sein, um Beschäftigung in der Ukraine zu verwalten, insbesondere wenn Sie keine lokale juristische Person haben. Ein EOR kann legal ausländische Staatsangehörige für Arbeitserlaubnisse einstellen und sponsern. Sie kümmern sich um die Komplexitäten der lokalen Arbeitsgesetze, Gehaltsabrechnung und Compliance und agieren als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Teammitglieder in der Ukraine.

Hier sind die praktischen Wege für Beschäftigungsvisa:

• Employer Sponsorship: Der häufigste Weg ist die direkte Sponsoring durch einen ukrainischen Arbeitgeber. Dieser Arbeitgeber muss eine registrierte juristische Person im Land sein und ein gültiges Stellenangebot vorlegen.
• EOR Sponsorship: Die Nutzung eines EOR vereinfacht den Prozess. Der EOR, als Ihr Partner, sponsert die Arbeitserlaubnis und verwaltet alle rechtlichen und HR-bezogenen Verpflichtungen.

Es ist wichtig zu wissen, dass es Begrenzungen bei der Anzahl der verfügbaren Visa geben kann. Ein EOR kann Ihnen helfen, diese potenziellen Hürden zu überwinden. Sie können auch dabei helfen, die spezifischen Anforderungen für verschiedene Arten von Arbeitserlaubnissen zu verstehen, wie z.B. für Fachkräfte oder temporäre Projekte.

Geschäftsreise-Compliance

Für kurzfristige Geschäftsreisen benötigen Sie wahrscheinlich ein C-Typ Visum. Dieses Visum erlaubt Aufenthalte von bis zu 90 Tagen innerhalb eines 180-Tage-Zeitraums. Es ist für Aktivitäten wie Geschäftstreffen und Verhandlungen vorgesehen. Beachten Sie, dass einige Nationalitäten möglicherweise kein Visum für kurze Aufenthalte benötigen.

Um die Compliance sicherzustellen, seien Sie bereit, bei der Beantragung eines Geschäftsvisums die folgenden Dokumente vorzulegen:

• Einen gültigen Reisepass mit mindestens zwei freien Seiten.
• Ein ausgefülltes Visumantragsformular.
• Ein Geschäftseinladungsschreiben eines registrierten ukrainischen Unternehmens.
• Nachweis ausreichender finanzieller Mittel zur Deckung Ihres Aufenthalts.
• Krankenversicherung.

Bei Ihrer Ankunft in der Ukraine könnten Grenzbeamte nach Ihrem Einladungsschreiben, Nachweis der Unterkunft und einem Rückflugticket fragen. Tragen Sie stets Kopien dieser Dokumente bei sich. Es ist entscheidend, dass der Zweck Ihres Besuchs mit Ihrem Visumtyp übereinstimmt. Ein Geschäftsvisum erlaubt Ihnen nicht, Arbeiten auszuführen, die eine Arbeitserlaubnis erfordern.