Employer of Record in Schweden

Ein Employer of Record (EOR) in Schweden ist ein Unternehmen, das rechtlich Arbeitnehmer in Ihrem Namen beschäftigt. Das bedeutet, dass Sie Talente in Schweden einstellen können, ohne eine lokale Einheit zu gründen. Der EOR übernimmt alle administrativen und rechtlichen Aufgaben der Beschäftigung. Sie verwalten die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter, und der EOR kümmert sich um den Rest. Diese Vereinbarung vereinfacht Ihre Expansion in den schwedischen Markt. Für eine Komplettlösung sollten Sie einen EOR-Anbieter wie Rivermate in Betracht ziehen.

Wie ein Employer of Record (EOR) in Schweden funktioniert

Die Nutzung eines EOR in Schweden vereinfacht den Einstellungsprozess. So funktioniert es typischerweise:

• Sie finden das Talent: Sie rekrutieren und wählen den Kandidaten aus, den Sie in Schweden einstellen möchten.
• Der EOR stellt Ihren Kandidaten ein: Der EOR stellt den Mitarbeiter rechtlich durch einen konformen Arbeitsvertrag ein.
• Onboarding: Der EOR übernimmt den gesamten Onboarding-Prozess, einschließlich aller erforderlichen Unterlagen.
• HR und Gehaltsabrechnung: Der EOR kümmert sich um Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und stellt die Einhaltung der schwedischen Arbeitsgesetze sicher. Weitere Informationen zu Beschäftigungsregelungen finden Sie beim Schwedischen Arbeitsamt (Arbetsförmedlingen).
• Sie verwalten die Arbeit: Sie behalten die Kontrolle über die täglichen Aufgaben, Projekte und die Leistung Ihrer Mitarbeiter.

Warum einen Employer of Record in Schweden nutzen

Die Nutzung eines EOR in Schweden bietet eine clevere Möglichkeit, Ihr Team zu vergrößern, ohne die üblichen Kopfschmerzen einer internationalen Expansion. Es ermöglicht Ihnen, schnell und effizient in den schwedischen Markt einzutreten. Sie können sich auf Ihre Geschäftsziele konzentrieren, während der EOR die Komplexität der lokalen Arbeitsgesetze übernimmt.

Hier sind einige wichtige Vorteile:

• Vermeidet die Gründung einer rechtlichen Einheit: Sie können Mitarbeiter in Schweden einstellen, ohne die Zeit und Kosten für die Gründung eines lokalen Unternehmens.
• Sichert die Einhaltung der Vorschriften: EORs sind Experten im schwedischen Arbeitsrecht und reduzieren Ihr Risiko der Nichteinhaltung. Weitere Informationen zu Arbeitgeberpflichten erhalten Sie beim Schwedischen Finanzamt (Skatteverket).
• Spart Zeit und Geld: Ein EOR vereinfacht den Einstellungsprozess, spart Ihnen rechtliche Gründungsgebühren und reduziert Ihre interne HR-Arbeitsbelastung.
• Zugang zu Fachwissen: Sie profitieren von einem Team lokaler Experten, die HR- und Rechtsangelegenheiten für Sie verwalten.

Rivermates transparentes Preismodell beseitigt Komplexität mit einer einzigen, wettbewerbsfähigen monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Schweden umfassende HR-Unterstützung, Benefits-Verwaltung, Compliance-Management und den Zugriff auf unser firmeneigenes Dashboard für Analysen der Belegschaft in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren — einfach klare Preisgestaltung, die sich am Bedarf Ihres Unternehmens ausrichtet, während in Schweden gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität gewährleistet ist.

Die Einstellung in Schweden ist eine einzigartige Erfahrung. Das Land ist bekannt für seinen stabilen Arbeitsmarkt und starken Arbeitnehmerschutz. Sie finden eine hochqualifizierte Belegschaft mit Schwerpunkt auf Technologie und Innovation. Work-Life-Balance ist ein wichtiger Bestandteil der Kultur. Tarifverträge haben einen großen Einfluss auf den Arbeitsplatz und betreffen die meisten Mitarbeitenden. Diese Vereinbarungen legen Standards für Löhne, Leistungen und Arbeitsbedingungen fest.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

Während Sie technisch gesehen einen Arbeitsvertrag mündlich vereinbaren können, müssen Sie den Mitarbeitenden schriftliche Beschäftigungsbedingungen bereitstellen. Es ist am besten, von Anfang an einen schriftlichen Vertrag zu haben. Der Standard ist ein unbefristeter oder unbefristeter Vertrag.

Ihr Arbeitsvertrag muss diese wichtigen Details enthalten:

• Ihr Name und Ihre Adresse sowie der Name und die Adresse des Mitarbeitenden
• Das Startdatum der Beschäftigung
• Der Ort, an dem die Arbeit ausgeführt wird
• Die Berufsbezeichnung und Verantwortlichkeiten des Mitarbeitenden
• Die Art der Beschäftigung, z.B. unbefristet oder befristet
• Kündigungsfristen
• Das Gehalt und die Zahlungsfrequenz
• Informationen zum Jahresurlaub
• Normale Arbeitszeiten

Probezeiten

In Schweden können Sie eine Probezeit nutzen, um zu sehen, ob eine neue Einstellung gut passt. Diese Probezeit kann maximal sechs Monate dauern. Wenn Sie die Beschäftigung während der Probezeit nicht beenden, wird sie automatisch zu einer unbefristeten Stelle.

Sie müssen die Probezeit im Arbeitsvertrag angeben, damit dieser gültig ist. Um die Beschäftigung während der Probezeit zu beenden, müssen Sie mindestens zwei Wochen Kündigungsfrist einhalten.

Arbeitszeiten & Überstunden

Die Standardarbeitswoche in Schweden beträgt 40 Stunden. Alles, was darüber hinausgeht, gilt als Überstunden.

Hier eine Übersicht der Überstundenregelungen:

Überstundenzuschläge werden in der Regel durch Tarifverträge festgelegt und sind oft 50 % bis 100 % höher als das reguläre Gehalt.

Öffentliche & regionale Feiertage

Schweden hat eine Reihe von Feiertagen, die oft als "rote Tage" bezeichnet werden. Hier sind die Feiertage für 2025:

• 1. Januar - Neujahrstag
• 6. Januar - Epiphanias
• 18. April - Karfreitag
• 20. April - Ostersonntag
• 21. April - Ostermontag
• 1. Mai - Tag der Arbeit
• 29. Mai - Christi Himmelfahrt
• 6. Juni - Nationalfeiertag
• 21. Juni - Johannistag
• 1. November - Allerheiligen
• 25. Dezember - Weihnachten
• 26. Dezember - Stephanstag/Boxing Day

Einstellung von Contractors in Schweden

Sie können in Schweden unabhängige Contractors einstellen, aber Sie müssen vorsichtig sein, wie Sie sie klassifizieren. Ein Contractor wird wie ein eigenständiges Unternehmen behandelt. Sie sind verantwortlich für ihre eigenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.

Das Risiko besteht darin, einen Mitarbeitenden fälschlicherweise als Contractor zu klassifizieren. Die schwedischen Behörden schauen auf die tatsächliche Arbeitsbeziehung, nicht nur auf den Vertrag. Wenn sie entscheiden, dass ein Contractor tatsächlich ein Mitarbeitender ist, könnten Sie mit Strafen rechnen. Diese können die Rückzahlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen umfassen.

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, diese Risiken zu vermeiden. Ein EOR übernimmt die rechtliche Verantwortung für Ihre Mitarbeitenden. Dazu gehört, sicherzustellen, dass sie korrekt klassifiziert sind und dass Sie alle lokalen Arbeitsgesetze einhalten. Die Nutzung eines EOR vereinfacht den Einstellungsprozess in Schweden und reduziert Ihr Risiko.

Das Verständnis von Vergütung und Gehaltsabrechnung in Schweden ist unkompliziert. Das System ist gut strukturiert und balanciert die Rechte der Arbeitnehmer mit den Verantwortlichkeiten der Arbeitgeber. Arbeitsgesetze und Tarifverträge beeinflussen maßgeblich, wie Sie Ihr Team bezahlen, um Fairness und Transparenz zu gewährleisten. Dieser Leitfaden erläutert die wichtigsten Bereiche, die Sie kennen müssen.

Gehaltsabrechnungszyklen & Lohnstruktur

In Schweden zahlen Sie Ihre Mitarbeitenden in der Regel einmal im Monat. Der gängigste Zahltag ist der 25. des Monats. Sie müssen mit jeder Zahlung eine Gehaltsabrechnung bereitstellen, die in Papier- oder elektronischer Form erfolgen kann. Außerdem sollten Sie alle Gehaltsunterlagen mindestens sieben Jahre aufbewahren.

Schweden hat keinen gesetzlich vorgeschriebenen Mindestlohn. Stattdessen legen Tarifverträge (CBAs) Mindestlöhne für etwa 90 % der Belegschaft fest. Diese Vereinbarungen werden zwischen Arbeitgeberverbänden und Gewerkschaften ausgehandelt und variieren je nach Branche. Für Mitarbeitende, die nicht durch einen CBA abgedeckt sind, verhandeln Sie deren Löhne direkt. Boni, wie ein 13. Monatsgehalt, sind gesetzlich nicht vorgeschrieben, können aber in CBAs oder individuellen Arbeitsverträgen enthalten sein.

Überstunden & Mindestlöhne

Die reguläre Arbeitswoche in Schweden beträgt 40 Stunden. Überstunden werden durch das Arbeitszeitgesetz und CBAs geregelt. Wenn ein Mitarbeitender mehr als die Standardstunden arbeitet, hat er Anspruch auf Überstundenvergütung. Der Zuschlagsatz für Überstunden liegt typischerweise bei 50-100 % höher als das reguläre Gehalt, wobei die genauen Sätze oft in einem CBA festgelegt sind.

Wie erwähnt, gibt es keinen nationalen Mindestlohn. Stattdessen legen CBAs die Mindestlohnraten für verschiedene Branchen und Rollen fest. Diese Raten sind in der Regel hoch und werden durch Faktoren wie das Alter und die Erfahrung des Mitarbeitenden bestimmt.

Arbeitgebersteuern und Beiträge

Als Arbeitgeber zahlen Sie Sozialversicherungsbeiträge zusätzlich zum Bruttogehalt eines Mitarbeitenden. Die Gesamtsumme beträgt 31,42 %. Diese Zahlungen finanzieren verschiedene soziale Wohlfahrtsprogramme.

Mitarbeitende Steuern und Abzüge

Mitarbeitende in Schweden zahlen sowohl kommunale als auch nationale Einkommenssteuer. Sie sind verantwortlich dafür, diese Steuern monatlich von den Gehältern Ihrer Mitarbeitenden einzubehalten.

In Schweden finden Sie ein starkes System von Mitarbeitervorteilen und Urlaub, das durch Gesetz und Tarifverträge geprägt ist. Dies bietet ein solides Sicherheitsnetz und fördert faire Arbeitsbedingungen. Für Unternehmen ist das Verständnis dieser Vorteile entscheidend, um Talente anzuziehen und zu halten.

Gesetzlicher Urlaub

Schwedisches Recht sieht mehrere Arten von verpflichtendem Urlaub vor.

• Jahresurlaub Sie haben Anspruch auf mindestens 25 bezahlte Urlaubstage pro Jahr. Viele Vereinbarungen gewähren mehr, oft 30 Tage. Sie können auch einen durchgehenden vierwöchigen Urlaub zwischen Juni und August nehmen.
• Krankheitstage Wenn Sie krank sind, zahlt Ihr Arbeitgeber für die ersten 14 Krankheitstage Krankengeld in etwa 80 % Ihres regulären Gehalts. Nach den ersten 14 Tagen können Sie Anspruch auf Krankengeld von der schwedischen Sozialversicherungsbehörde (Försäkringskassan) haben.
• Elternzeit Schweden bietet großzügige Elternzeit. Eltern erhalten insgesamt 480 Tage bezahlten Urlaub pro Kind, die sie aufteilen können. Ein Teil dieser Tage ist für jeden Elternteil reserviert. Die Entschädigung wird überwiegend von Försäkringskassan gezahlt.
• Bildungsurlaub Wenn Sie in den letzten sechs Monaten beschäftigt waren oder insgesamt mindestens 12 Monate in den letzten zwei Jahren, haben Sie das Recht, Bildungsurlaub zu nehmen.
• Urlaub zur Unternehmensgründung Sie können bis zu sechs Monate Urlaub nehmen, um Ihr eigenes Unternehmen zu gründen. Ihr Unternehmen darf jedoch nicht mit dem Ihres Arbeitgebers konkurrieren, und der Urlaub kann abgelehnt werden, wenn er Ihrem Arbeitgeber erhebliche Probleme bereitet.

Feiertage & regionale Feiertage

In Schweden werden Feiertage oft als "rote Tage" bezeichnet, weil sie in Rot auf Kalendern erscheinen. Wenn ein Feiertag auf ein Wochenende fällt, wird er nicht auf einen Wochentag verschoben.

Typische zusätzliche Vorteile

Über die gesetzlichen Vorgaben hinaus bieten viele Unternehmen in Schweden zusätzliche Vorteile an.

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Vorteilen helfen kann

Die Einrichtung von Mitarbeitervorteilen in einem neuen Land kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht diesen Prozess für Sie.

Ein EOR verfügt bereits über eine juristische Person in Schweden. Das bedeutet, dass sie die lokalen Gesetze und gängigen Praktiken für Mitarbeitervorteile versteht.

So kann ein EOR helfen:

• Compliance Ein EOR stellt sicher, dass Ihre Vorteilsangebote alle gesetzlichen Anforderungen Schwedens erfüllen.
• Wettbewerbsfähige Angebote Sie können sich beraten lassen, welche Zusatzleistungen Top-Talente auf dem schwedischen Markt anziehen.
• Verwaltung Ein EOR übernimmt die Verwaltung aller Vorteile, von Lohnabzügen bis hin zur Kommunikation mit lokalen Anbietern.
• Zeitersparnis Sie vermeiden die Zeit und Kosten, eine eigene juristische Person und Vorteilspläne von Grund auf aufzubauen.

Der Einsatz eines EOR ermöglicht es Ihnen, Ihren schwedischen Mitarbeitenden wettbewerbsfähige und gesetzeskonforme Vorteile anzubieten, ohne den administrativen Aufwand.

Wenn Sie sich in Schweden von einem Mitarbeiter trennen, müssen Sie einem strukturierten Prozess folgen. Das schwedische Recht schützt die Arbeitnehmer, daher müssen Sie einen gültigen Grund für die Kündigung haben. Diese Gründe fallen in zwei Hauptkategorien: persönliche Gründe, wie Fehlverhalten, oder geschäftliche Gründe, wie z.B. Überflüssigkeit. Der Prozess erfordert klare Kommunikation und die Einhaltung gesetzlicher Fristen.

Kündigungsfristen

Sie müssen den Mitarbeitern eine Kündigungsfrist gewähren, bevor ihr Arbeitsverhältnis endet. Die Dauer dieser Frist hängt davon ab, wie lange sie für Ihr Unternehmen gearbeitet haben. Das schwedische Gesetz über den Schutz der Beschäftigten (Swedish Employment Protection Act) legt Mindestkündigungsfristen fest.

Hier sind die standardmäßigen Mindestkündigungsfristen, die Sie einhalten müssen:

• Weniger als 2 Jahre Beschäftigung: 1 Monat
• 2 bis 4 Jahre Beschäftigung: 2 Monate
• 4 bis 6 Jahre Beschäftigung: 3 Monate
• 6 bis 8 Jahre Beschäftigung: 4 Monate
• 8 bis 10 Jahre Beschäftigung: 5 Monate
• Mehr als 10 Jahre Beschäftigung: 6 Monate

Beachten Sie, dass Tarifverträge oder individuelle Arbeitsverträge längere Kündigungsfristen vorsehen können. Während der Kündigungsfrist arbeitet der Mitarbeiter weiter und erhält sein reguläres Gehalt.

Abfindung

Schwedisches Recht schreibt nicht vor, dass Sie gekündigten Mitarbeitern eine Abfindung zahlen müssen. Es ist jedoch gängige Praxis. Viele Tarifverträge enthalten Regelungen zur Abfindung. Auch individuelle Arbeitsverträge können entsprechende Klauseln enthalten. Wenn Sie ein Arbeitsverhältnis beenden, prüfen Sie die geltenden Vereinbarungen, um festzustellen, ob Sie Abfindungszahlungen leisten müssen.

Wie Rivermate compliant Austritte handhabt

Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen in einem anderen Land kann komplex sein. Wir stellen sicher, dass jeder Schritt des Offboarding-Prozesses mit schwedischem Recht konform ist.

So unterstützen wir Sie bei der Verwaltung von Austritten:

• Rechtliche Konformität: Wir stellen sicher, dass jede Kündigung den Anforderungen des Swedish Employment Protection Act und aller relevanten Tarifverträge entspricht.
• Dokumentation: Wir übernehmen alle notwendigen Unterlagen, von der Kündigungsmitteilung bis zur Berechnung des letzten Gehalts.
• Klare Kommunikation: Wir helfen Ihnen, klar mit Ihrem Mitarbeiter zu kommunizieren, die Gründe für die Kündigung zu erklären und die nächsten Schritte zu erläutern.
• Risikominimierung: Durch die Befolgung eines rechtlich einwandfreien Prozesses helfen wir Ihnen, Streitigkeiten und rechtliche Herausforderungen zu minimieren.

Wir kümmern uns um die Details, damit Sie sich auf den Betrieb Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Navigating the world of Swedish visas and work permits can feel complicated. You need to understand the rules to bring international talent to your team. Sweden, like many countries, has specific requirements for non-EU citizens who want to work there. For EU citizens, the process is much simpler, as they generally do not need a permit to work in Sweden. The main goal is to ensure that you are compliant with Swedish laws, whether your employee is in Sweden for a short business trip or a long-term assignment.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Wenn es um die Einstellung von Nicht-EU-Bürgern geht, müssen Sie ein Arbeitserlaubnis sponsern. Ein Employer of Record (EOR) kann hierfür eine praktische Lösung sein. Ein EOR kann legal Mitarbeiter in Ihrem Auftrag in Schweden einstellen, die Komplexitäten der Visa-Sponsoring handhaben und die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze sicherstellen. Das bedeutet, dass Sie neue Teammitglieder onboarden können, ohne eine rechtliche Einheit im Land zu gründen.

Was ein EOR typischerweise sponsern kann:

• Allgemeine Arbeitserlaubnisse: Dies ist die häufigste Art der Erlaubnis für Nicht-EU-Bürger, die ein Jobangebot eines schwedischen Arbeitgebers haben.
• EU Blue Cards: Diese Erlaubnis ist für hochqualifizierte Fachkräfte mit einem Universitätsabschluss und einem qualifizierenden Gehaltsangebot.

Was für ein EOR schwierig oder unmöglich zu sponsern sein kann:

• Intra-Unternehmensübertragungen (ICT): Diese Erlaubnisse sind für Mitarbeiter, die von einer Niederlassung eines außerhalb der EU liegenden Unternehmens in eine schwedische Niederlassung versetzt werden. Dies kann außerhalb des Rahmens eines Standard-EOR-Dienstes liegen.
• Positionen, die die Gehaltsgrenzen nicht erfüllen: Die schwedische Regierung legt Mindestgehaltsanforderungen für Arbeitserlaubnisse fest. Wenn das angebotene Gehalt diese Grenze nicht erreicht, kann keine Erlaubnis gesponsert werden.
• Positionen in stark regulierten Branchen: Neu gegründete Unternehmen oder solche in bestimmten Sektoren könnten eine intensivere Prüfung und längere Bearbeitungszeiten erleben, was die Fähigkeit eines EOR beeinträchtigen kann, schnell eine Erlaubnis zu sichern.
• Visumquoten: Die Möglichkeit, ausländische Staatsangehörige zu sponsern, kann manchmal durch nationale Visumquoten eingeschränkt sein, wobei dies eher eine breitere nationale Politik ist als eine spezifische Einschränkung des EOR.

Die Realität ist, dass ein EOR den Prozess vereinfacht, aber kein Umgehungssystem für rechtliche Anforderungen ist. Das Jobangebot muss echt sein, und der Kandidat muss alle Kriterien der schwedischen Migrationsbehörde erfüllen.

Compliance bei Geschäftsreisen

Für Kurzbesuche ist es entscheidend, die Grenze zwischen Geschäftsreise und Arbeit zu verstehen. Eine Geschäftsreise sollte keine produktive Arbeit beinhalten, die auch von einem schwedischen Einwohner erledigt werden könnte.

Zulässige Aktivitäten bei einer Geschäftsreise:

• Teilnahme an internen Meetings und Konferenzen.
• Teilnahme an Schulungen.
• Vertragsverhandlungen.

Wichtige Compliance-Punkte für Geschäftsreisende:

• Einladungsschreiben: Der Reisende sollte eine formelle Einladung von dem schwedischen Unternehmen haben, das er besucht. Dieses Schreiben sollte Zweck und Dauer des Besuchs detailliert beschreiben.
• Schengen-Visum: Je nach Nationalität des Reisenden kann ein Schengen-Visum für Aufenthalte bis zu 90 Tagen erforderlich sein.
• Nachweis der finanziellen Mittel: Reisende müssen nachweisen können, dass sie über ausreichende Mittel verfügen, um ihre Ausgaben während ihres Aufenthalts zu decken.
• Reiseversicherung: Eine medizinische Reiseversicherung ist eine obligatorische Voraussetzung.

Es ist wichtig zu beachten, dass einige kurzfristige Arbeitsaktivitäten von einer Arbeitserlaubnis ausgenommen sein können, dies wird jedoch fallabhängig geprüft. Zum Beispiel könnte ein Spezialist eines internationalen Unternehmens, der kurzfristig in Schweden arbeitet, davon ausgenommen sein. Überprüfen Sie stets die neuesten Regelungen bei der schwedischen Migrationsbehörde vor der Reise, um Compliance-Probleme zu vermeiden.