Employer of Record in Schweden

Ein Employer of Record, oder EOR, ist ein Unternehmen, das legal Mitarbeiter in Ihrem Namen in einem anderen Land einstellt. Wenn Sie jemanden in Schweden einstellen möchten, aber dort keine rechtliche Einheit haben, können Sie einen EOR nutzen. Der EOR übernimmt alle rechtlichen und HR-bezogenen Aufgaben, die mit Beschäftigung verbunden sind. Dazu gehören Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und die Einhaltung schwedischer Arbeitsgesetze. Sie verwalten weiterhin die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter. Der EOR agiert lediglich als rechtlicher Arbeitgeber auf dem Papier. Für Unternehmen, die in Schweden einstellen möchten, ohne ein lokales Büro zu gründen, kann ein EOR wie Rivermate dies ermöglichen.

Wie ein Employer of Record (EOR) in Schweden funktioniert

Die Nutzung eines EOR in Schweden vereinfacht den Einstellungsprozess erheblich. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Darstellung, wie es funktioniert:

1. Sie finden das Talent: Sie finden die Person, die Sie in Schweden einstellen möchten. Sie einigen sich auf die Stellenbezeichnung, das Gehalt und das Startdatum.
2. Der EOR stellt sie ein: Der EOR stellt den Mitarbeiter dann rechtlich in Ihrem Auftrag ein. Er erstellt einen rechtskonformen Arbeitsvertrag, der schwedischem Recht entspricht.
3. Onboarding: Der EOR übernimmt den Onboarding-Prozess. Dazu gehören alle notwendigen Unterlagen, um Ihren neuen Mitarbeiter einzuführen.
4. Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen: Der EOR kümmert sich um alle Gehaltsabrechnungen. Er stellt sicher, dass Ihr Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt wird. Er verwaltet auch Sozialleistungen wie Krankenversicherung und Renten.
5. Compliance: Der EOR sorgt dafür, dass Sie alle schwedischen Arbeitsgesetze und Vorschriften einhalten. Dies hilft Ihnen, rechtliche Probleme zu vermeiden.
6. Sie verwalten die Arbeit: Sie steuern die täglichen Aufgaben und Projekte Ihres Mitarbeiters. Der EOR kümmert sich um die HR- und Rechtsseite.

Vorteile der Nutzung eines EOR für Einstellungen in Schweden

Die Verwendung eines EOR in Schweden bietet mehrere Vorteile. Es ermöglicht Ihnen, Ihr Team zu erweitern, ohne die üblichen Kopfschmerzen bei internationalen Einstellungen. Sie können sich auf Ihr Geschäft konzentrieren, während der EOR die Komplexitäten des Arbeitsrechts übernimmt.

• Einstellung ohne lokale Einheit: Sie können Mitarbeiter in Schweden einstellen, ohne eine rechtliche Einheit im Land zu gründen. Das spart Zeit und Geld.
• Rechtssicherheit: EORs sind Experten für lokale Arbeitsgesetze. Sie stellen sicher, dass Sie alle Vorschriften einhalten, und reduzieren so Ihr Risiko rechtlicher Probleme.
• Schnelleres Onboarding: Sie können neue Mitarbeiter viel schneller einstellen und einarbeiten. Ein EOR hat bereits die Systeme eingerichtet, um die Mitarbeitenden zügig zu starten.
• Zeit- und Kostenersparnis: Die Gründung einer rechtlichen Einheit kann teuer und zeitaufwendig sein. Ein EOR ist eine kostengünstigere Möglichkeit, international zu rekrutieren.
• Zugang zu Benefits: EORs können Ihren Mitarbeitern oft bessere Sozialleistungen bieten, als Sie selbst bereitstellen könnten.
• Fokus auf Ihr Geschäft: Mit einem EOR, der HR- und Rechtsaufgaben übernimmt, können Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens und die Leitung Ihres Teams konzentrieren.

Rivermates transparentes Preismodell beseitigt Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Schweden umfassende HR-Unterstützung, Leistungsverwaltung, Compliance-Management und den Zugang zu unserem firmeneigenen Dashboard für Belegschaftsanalyse in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren — einfaches Preismodell, das sich an den Bedarf Ihres Unternehmens anpasst und gleichzeitig die vollständige Rechtskonformität in Schweden sicherstellt.

Die Einstellung in Schweden ist eine einzigartige Erfahrung. Das Land ist bekannt für seinen stabilen Arbeitsmarkt und starken Arbeitnehmerschutz. Sie finden eine hochqualifizierte Belegschaft mit Schwerpunkt auf Technologie und Innovation. Work-Life-Balance ist ein wichtiger Bestandteil der Kultur. Tarifverträge haben einen großen Einfluss auf den Arbeitsplatz und decken die meisten Mitarbeitenden ab. Diese Vereinbarungen setzen Standards für Löhne, Leistungen und Arbeitsbedingungen.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

Während Sie technisch gesehen einen Arbeitsvertrag mündlich vereinbaren können, müssen Sie den Mitarbeitenden schriftliche Beschäftigungsbedingungen bereitstellen. Es ist am besten, von Anfang an einen schriftlichen Vertrag zu haben. Der Standard ist ein unbefristeter oder unbefristeter Vertrag.

Ihr Arbeitsvertrag muss diese wichtigen Details enthalten:

• Ihr Name und Ihre Adresse sowie der Name und die Adresse des Mitarbeitenden
• Das Startdatum der Beschäftigung
• Der Ort, an dem die Arbeit ausgeführt wird
• Die Berufsbezeichnung und Verantwortlichkeiten des Mitarbeitenden
• Die Art der Beschäftigung, z.B. unbefristet oder befristet
• Kündigungsfristen
• Das Gehalt und die Zahlungsfrequenz
• Informationen zum Jahresurlaub
• Normale Arbeitszeiten

Probezeiten

In Schweden können Sie eine Probezeit nutzen, um zu sehen, ob eine neue Einstellung gut passt. Diese Probezeit kann maximal sechs Monate dauern. Wenn Sie die Beschäftigung während der Probezeit nicht beenden, wird sie automatisch zu einer unbefristeten Stelle.

Sie müssen die Probezeit im Arbeitsvertrag angeben, damit dieser gültig ist. Um die Beschäftigung während der Probezeit zu beenden, müssen Sie mindestens zwei Wochen Kündigungsfrist einhalten.

Arbeitszeiten & Überstunden

Die Standardarbeitswoche in Schweden beträgt 40 Stunden. Alles, was darüber hinausgeht, gilt als Überstunden.

Hier eine Übersicht der Überstundenregelungen:

Überstundenzuschläge werden in der Regel durch Tarifverträge festgelegt und sind oft 50% bis 100% höher als das reguläre Gehalt.

Öffentliche & regionale Feiertage

Schweden hat eine Reihe von Feiertagen, die oft als "rote Tage" bezeichnet werden. Hier sind die Feiertage für 2025:

• 1. Januar - Neujahrstag
• 6. Januar - Epiphanias
• 18. April - Karfreitag
• 20. April - Ostersonntag
• 21. April - Ostermontag
• 1. Mai - Tag der Arbeit
• 29. Mai - Christi Himmelfahrt
• 6. Juni - Nationalfeiertag
• 21. Juni - Johannistag
• 1. November - Allerheiligen
• 25. Dezember - Weihnachten
• 26. Dezember - Stephanstag/Boxing Day

Einstellung von Contractors in Schweden

Sie können in Schweden unabhängige Contractors einstellen, aber Sie müssen vorsichtig sein, wie Sie sie klassifizieren. Ein Contractor wird wie ein eigenständiges Unternehmen behandelt. Sie sind verantwortlich für ihre eigenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.

Das Risiko besteht darin, einen Mitarbeitenden fälschlicherweise als Contractor zu klassifizieren. Die schwedischen Behörden betrachten die tatsächliche Arbeitsbeziehung, nicht nur den Vertrag. Wenn sie entscheiden, dass ein Contractor tatsächlich ein Mitarbeitender ist, könnten Sie mit Strafen rechnen. Diese können die Rückzahlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen umfassen.

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, diese Risiken zu vermeiden. Ein EOR übernimmt die rechtliche Verantwortung für Ihre Mitarbeitenden. Dazu gehört, sicherzustellen, dass sie korrekt klassifiziert sind und dass Sie alle lokalen Arbeitsgesetze einhalten. Die Nutzung eines EOR vereinfacht den Einstellungsprozess in Schweden und reduziert Ihr Risiko.

Das Verständnis von Vergütung und Gehaltsabrechnung in Schweden ist unkompliziert. Das System ist gut strukturiert und balanciert die Rechte der Arbeitnehmer mit den Verantwortlichkeiten der Arbeitgeber. Arbeitsgesetze und Tarifverträge beeinflussen maßgeblich, wie Sie Ihr Team bezahlen, und sorgen für Fairness und Transparenz. Dieser Leitfaden erklärt die wichtigsten Bereiche, die Sie kennen müssen.

Gehaltsabrechnungszyklen & Lohnstruktur

In Schweden zahlen Sie Ihre Mitarbeitenden in der Regel einmal im Monat. Der häufigste Zahltag ist der 25. des Monats. Sie müssen mit jeder Zahlung eine Gehaltsabrechnung bereitstellen, die in Papier- oder elektronischer Form erfolgen kann. Außerdem sollten Sie alle Gehaltsunterlagen mindestens sieben Jahre aufbewahren.

Schweden hat keinen gesetzlich vorgeschriebenen Mindestlohn. Stattdessen legen Tarifverträge (CBAs) Mindestlöhne für etwa 90 % der Belegschaft fest. Diese Vereinbarungen werden zwischen Arbeitgeberverbänden und Gewerkschaften ausgehandelt und variieren je nach Branche. Für Mitarbeitende, die nicht durch einen CBA abgedeckt sind, verhandeln Sie deren Löhne direkt. Boni, wie ein 13. Monatsgehalt, sind gesetzlich nicht vorgeschrieben, können aber in CBAs oder individuellen Arbeitsverträgen enthalten sein.

Überstunden & Mindestlöhne

Die reguläre Arbeitswoche in Schweden beträgt 40 Stunden. Überstunden werden durch das Arbeitszeitgesetz und CBAs geregelt. Wenn ein Mitarbeitender mehr als die regulären Stunden arbeitet, hat er Anspruch auf Überstundenvergütung. Der Zuschlagsatz für Überstunden liegt typischerweise bei 50-100 % höher als das reguläre Gehalt, wobei die genauen Sätze oft in einem CBA festgelegt sind.

Wie erwähnt, gibt es keinen nationalen Mindestlohn. Stattdessen legen CBAs die Mindestlohnraten für verschiedene Branchen und Rollen fest. Diese Raten sind in der Regel hoch und werden durch Faktoren wie das Alter und die Erfahrung des Mitarbeitenden bestimmt.

Arbeitgebersteuern und Beiträge

Als Arbeitgeber zahlen Sie Sozialversicherungsbeiträge zusätzlich zum Bruttogehalt eines Mitarbeitenden. Die Gesamtsumme der Beiträge beträgt 31,42 %. Diese Zahlungen finanzieren verschiedene soziale Wohlfahrtsprogramme.

Mitarbeitende Steuern und Abzüge

Mitarbeitende in Schweden zahlen sowohl kommunale als auch nationale Einkommenssteuer. Sie sind dafür verantwortlich, diese Steuern monatlich von den Gehältern Ihrer Mitarbeitenden einzubehalten.

In Schweden finden Sie ein starkes System von Mitarbeitervorteilen und Urlaub, das durch Gesetz und Tarifverträge geprägt ist. Dies bietet ein solides Sicherheitsnetz und fördert faire Arbeitsbedingungen. Für Unternehmen ist das Verständnis dieser Vorteile entscheidend, um Talente anzuziehen und zu halten.

Gesetzlicher Urlaub

Schwedisches Recht sieht mehrere Arten von obligatorischem Urlaub vor.

• Jahresurlaub Sie haben Anspruch auf mindestens 25 bezahlte Urlaubstage pro Jahr. Viele Vereinbarungen gewähren mehr, oft 30 Tage. Sie können auch einen durchgehenden vierwöchigen Urlaub zwischen Juni und August nehmen.
• Krankheit Wenn Sie krank sind, zahlt Ihr Employer of Record Krankengeld für die ersten 14 Krankheitstage in Höhe von etwa 80 % Ihres regulären Gehalts. Nach den ersten 14 Tagen könnten Sie Anspruch auf Krankengeld von der Swedish Social Insurance Agency (Försäkringskassan) haben.
• Elternzeit Schweden bietet großzügige Elternzeit. Eltern erhalten insgesamt 480 Tage bezahlten Urlaub pro Kind, die sie aufteilen können. Ein Teil dieser Tage ist für jeden Elternteil reserviert. Die Entschädigung wird hauptsächlich von Försäkringskassan gezahlt.
• Bildungsurlaub Wenn Sie in den letzten sechs Monaten beschäftigt waren oder insgesamt mindestens 12 Monate in den letzten zwei Jahren, haben Sie das Recht, Bildungsurlaub zu nehmen.
• Urlaub zur Unternehmensgründung Sie können bis zu sechs Monate Urlaub nehmen, um Ihr eigenes Unternehmen zu gründen. Ihr Unternehmen darf jedoch nicht mit dem Ihres Employers of Record konkurrieren, und der Urlaub kann abgelehnt werden, wenn er Ihrem Arbeitgeber erhebliche Probleme bereitet.

Öffentliche Feiertage & regionale Feiertage

In Schweden werden öffentliche Feiertage oft als "rote Tage" bezeichnet, weil sie in Rot auf Kalendern erscheinen. Wenn ein Feiertag auf ein Wochenende fällt, wird er nicht auf einen Wochentag verschoben.

Typische zusätzliche Leistungen

Neben den gesetzlichen Vorgaben bieten viele Unternehmen in Schweden zusätzliche Vorteile an.

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Vorteilen helfen kann

Die Einrichtung von Mitarbeitervorteilen in einem neuen Land kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht diesen Prozess für Sie.

Ein EOR verfügt bereits über eine rechtliche Einheit in Schweden. Das bedeutet, dass sie die lokalen Gesetze und gängigen Praktiken für Mitarbeitervorteile kennt.

So kann ein EOR helfen:

• Compliance Ein EOR stellt sicher, dass Ihre Vorteilsangebote alle gesetzlichen Anforderungen Schwedens erfüllen.
• Wettbewerbsfähige Angebote Sie können sich beraten lassen, welche ergänzenden Vorteile Top-Talente auf dem schwedischen Markt anziehen.
• Verwaltung Ein EOR übernimmt die Verwaltung aller Vorteile, von Lohnabzügen bis hin zur Kommunikation mit lokalen Anbietern.
• Zeitersparnis Sie vermeiden den Zeit- und Kostenaufwand, eine eigene rechtliche Einheit und Vorteilspläne von Grund auf aufzubauen.

Die Nutzung eines EOR ermöglicht es Ihnen, Ihren schwedischen Mitarbeitern wettbewerbsfähige und gesetzeskonforme Vorteile anzubieten, ohne den administrativen Aufwand.

Wenn Sie sich in Schweden von einem Mitarbeiter trennen, müssen Sie einem strukturierten Prozess folgen. Das schwedische Recht schützt die Arbeitnehmer, daher müssen Sie einen gültigen Grund für die Kündigung haben. Diese Gründe fallen in zwei Hauptkategorien: persönliche Gründe, wie Fehlverhalten, oder geschäftliche Gründe, wie Überkapazitäten. Der Prozess erfordert klare Kommunikation und die Einhaltung gesetzlicher Fristen.

Kündigungsfristen

Sie müssen den Mitarbeitern eine Kündigungsfrist gewähren, bevor ihr Arbeitsverhältnis endet. Die Dauer dieser Frist hängt davon ab, wie lange sie bereits für Ihr Unternehmen tätig sind. Das schwedische Gesetz über den Kündigungsschutz (Swedish Employment Protection Act) legt Mindestkündigungsfristen fest.

Hier sind die standardmäßigen Mindestkündigungsfristen, die Sie einhalten müssen:

• Weniger als 2 Jahre Beschäftigung: 1 Monat
• 2 bis 4 Jahre Beschäftigung: 2 Monate
• 4 bis 6 Jahre Beschäftigung: 3 Monate
• 6 bis 8 Jahre Beschäftigung: 4 Monate
• 8 bis 10 Jahre Beschäftigung: 5 Monate
• Mehr als 10 Jahre Beschäftigung: 6 Monate

Beachten Sie, dass Tarifverträge oder individuelle Arbeitsverträge längere Kündigungsfristen vorsehen können. Während der Kündigungsfrist arbeitet der Mitarbeiter weiter und erhält sein reguläres Gehalt.

Abfindung

Das schwedische Recht schreibt nicht vor, dass Sie gekündigten Mitarbeitern eine Abfindung zahlen müssen. Es ist jedoch gängige Praxis. Viele Tarifverträge enthalten Regelungen zur Abfindung. Auch in individuellen Arbeitsverträgen können entsprechende Klauseln enthalten sein. Wenn Sie ein Arbeitsverhältnis beenden, prüfen Sie die geltenden Vereinbarungen, um festzustellen, ob Sie Abfindungszahlungen leisten müssen.

Wie Rivermate compliant Austritte handhabt

Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen in einem anderen Land kann komplex sein. Wir stellen sicher, dass jeder Schritt des Offboarding-Prozesses mit dem schwedischen Recht konform ist.

So unterstützen wir Sie bei der Verwaltung von Austritten:

• Rechtliche Konformität: Wir stellen sicher, dass jede Kündigung den Anforderungen des Swedish Employment Protection Act und aller relevanten Tarifverträge entspricht.
• Dokumentation: Wir übernehmen alle notwendigen Unterlagen, von der Kündigungsmitteilung bis zu den Endabrechnungen.
• Klare Kommunikation: Wir helfen Ihnen, klar mit Ihrem Mitarbeiter zu kommunizieren, die Gründe für die Kündigung zu erklären und die nächsten Schritte zu erläutern.
• Risikominimierung: Durch einen rechtssicheren Ablauf helfen wir Ihnen, Streitigkeiten und rechtliche Herausforderungen zu minimieren.

Wir kümmern uns um die Details, damit Sie sich auf die Führung Ihres Geschäfts konzentrieren können.

Navigating the world of Swedish visas and work permits can feel complicated. You need to understand the rules to bring international talent to your team. Sweden, like many countries, has specific requirements for non-EU citizens who want to work there. For EU citizens, the process is much simpler, as they generally do not need a permit to work in Sweden. The main goal is to ensure that you are compliant with Swedish laws, whether your employee is in Sweden for a short business trip or a long-term assignment.

Employment visas & sponsorship realities

When it comes to hiring non-EU nationals, you will need to sponsor a work permit. An Employer of Record (EOR) can be a practical solution for this. An EOR can legally hire employees on your behalf in Sweden, handling the complexities of visa sponsorship and ensuring compliance with local labor laws. This means you can onboard new team members without having to set up a legal entity in the country.

Was ein EOR typischerweise sponsern kann:

• Allgemeine Arbeitserlaubnisse: Dies ist die häufigste Art der Erlaubnis für Nicht-EU-Bürger, die ein Jobangebot eines schwedischen Arbeitgebers haben.
• EU Blue Cards: Diese Erlaubnis ist für hochqualifizierte Fachkräfte mit einem Universitätsabschluss und einem qualifizierenden Gehaltsangebot.

Was für ein EOR schwierig oder unmöglich zu sponsern sein kann:

• Intra-Unternehmensübertragungen (ICT): Diese Erlaubnisse sind für Mitarbeiter, die von einer Niederlassung eines außerhalb der EU liegenden Unternehmens in eine schwedische Niederlassung versetzt werden. Dies kann außerhalb des Rahmens eines Standard-EOR-Dienstes liegen.
• Positionen, die die Gehaltsgrenzen nicht erfüllen: Die schwedische Regierung legt Mindestgehaltsanforderungen für Arbeitserlaubnisse fest. Wenn das angebotene Gehalt diese Grenze nicht erreicht, kann keine Erlaubnis gesponsert werden.
• Positionen in stark regulierten Branchen: Neu gegründete Unternehmen oder solche in bestimmten Sektoren könnten stärkeren Prüfungen und längeren Bearbeitungszeiten ausgesetzt sein, was die Fähigkeit eines EOR beeinträchtigen kann, schnell eine Erlaubnis zu sichern.
• Visumquoten: Die Möglichkeit, ausländische Staatsangehörige zu sponsern, kann manchmal durch nationale Visumquoten eingeschränkt sein, wobei dies eher eine breitere nationale Politik als eine spezifische EOR-Beschränkung ist.

Die Realität ist, dass ein EOR den Prozess vereinfacht, aber kein Workaround für gesetzliche Anforderungen darstellt. Das Jobangebot muss echt sein, und der Kandidat muss alle Kriterien der schwedischen Migrationsbehörde erfüllen.

Business travel compliance

Für Kurzbesuche ist es entscheidend, die Grenze zwischen Geschäftsreise und Arbeit zu verstehen. Eine Geschäftsreise sollte keine produktive Arbeit umfassen, die auch von einem schwedischen Einwohner erledigt werden könnte.

Zulässige Aktivitäten bei einer Geschäftsreise:

• Teilnahme an internen Meetings und Konferenzen.
• Teilnahme an Schulungen.
• Vertragsverhandlungen.

Wichtige Compliance-Punkte für Geschäftsreisende:

• Einladungsschreiben: Der Reisende sollte eine formelle Einladung von dem schwedischen Unternehmen haben, das er besucht. Dieses Schreiben sollte Zweck und Dauer des Besuchs detailliert beschreiben.
• Schengen-Visum: Je nach Nationalität des Reisenden kann ein Schengen-Visum für Aufenthalte bis zu 90 Tagen erforderlich sein.
• Nachweis der finanziellen Mittel: Reisende müssen nachweisen können, dass sie über ausreichende Mittel verfügen, um ihre Ausgaben während ihres Aufenthalts zu decken.
• Reiseversicherung: Medizinische Reiseversicherung ist eine obligatorische Voraussetzung.

Es ist wichtig zu beachten, dass einige kurzfristige Arbeitsaktivitäten von einem Arbeitserlaubnis befreit sein können, aber dies wird Einzelfall geprüft. Zum Beispiel könnte ein Spezialist eines internationalen Unternehmens, der in Schweden für kurze Zeit arbeitet, befreit sein. Überprüfen Sie stets die neuesten Regelungen bei der schwedischen Migrationsbehörde vor der Reise, um Compliance-Probleme zu vermeiden.