Employer of Record in Spanien

Ein Employer of Record (EOR) ist eine Organisation Dritter, die rechtlich Arbeitnehmer im Auftrag eines anderen Unternehmens beschäftigt. Der EOR übernimmt die Verantwortung für alle formalen Beschäftigungsaufgaben, einschließlich Gehaltsabrechnung, Steuerabzug und -meldung, Benefits-Administration und Sicherstellung der Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze und Vorschriften. Dies ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiter in einem fremden Land einzustellen, ohne dort eine eigene Rechtspersönlichkeit zu gründen.

Für Unternehmen, die in Spanien expandieren oder Talente einstellen möchten, kann die Navigation durch die lokale Beschäftigungslandschaft komplex sein. Spanien verfügt über spezifische Arbeitsgesetze, Sozialversicherungsbeiträge und Gehaltsabrechnungsanforderungen, die sich erheblich von anderen Ländern unterscheiden. Die Nutzung eines EOR vereinfacht diesen Prozess, sodass Unternehmen schnell und rechtskonform Mitarbeiter in Spanien einstellen können, ohne die administrative Belastung und die Kosten für die Gründung einer lokalen Tochtergesellschaft.

Wie ein EOR in Spanien funktioniert

Wenn Sie mit einem EOR in Spanien zusammenarbeiten, wird Ihr gewählter Kandidat ein rechtlicher Mitarbeiter des EOR. Der EOR übernimmt alle offiziellen Beschäftigungsaufgaben. Dazu gehört die Erstellung rechtskonformer Arbeitsverträge auf Spanisch, die Anmeldung des Mitarbeiters bei der spanischen Sozialversicherung (Seguridad Social), die monatliche Gehaltsabrechnung nach spanischen Vorschriften, die Berechnung und Abführung der Einkommensteuer (IRPF) und Sozialbeiträge sowie die Verwaltung gesetzlicher Benefits wie Urlaubsentgelt, Krankheitsurlaub und Elternzeit. Der EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber für Compliance-Zwecke, während der Mitarbeiter Arbeiten für Ihr Unternehmen ausführt und an Ihr Management berichtet.

Vorteile der Nutzung eines EOR in Spanien

Die Beauftragung eines EOR bietet bedeutende Vorteile für Unternehmen, die in Spanien einstellen:

• Schneller Markteintritt: Mitarbeiter schnell einstellen, ohne den langwierigen Prozess der Gründung einer lokalen Einheit.
• Sicherstellung der Compliance: Komplexe spanische Arbeitsgesetze, Sozialversicherung und Steuerregelungen mit fachkundiger Unterstützung navigieren und rechtliche Risiken minimieren.
• Reduzierte administrative Belastung: Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Benefits-Administration und HR-Compliance an den EOR abgeben, um interne Ressourcen freizusetzen.
• Kosteneffizienz: Die erheblichen Kosten für die Einrichtung und den Betrieb einer ausländischen Tochtergesellschaft vermeiden.
• Fokus auf das Kerngeschäft: Konzentration auf die Verwaltung Ihres spanischen Teams und Ihrer Geschäftsabläufe, während der EOR die Beschäftigungsdetails übernimmt.
• Zugang zu Talenten: Qualifizierte Fachkräfte überall in Spanien einstellen, unabhängig von der physischen Präsenz Ihres Unternehmens.

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Das Rekrutierungsumfeld in Spanien im Jahr 2025 ist geprägt von Wachstum in den Bereichen Technologie, erneuerbare Energien, Tourismus, Gesundheitswesen und professionelle Dienstleistungen. Unternehmen sollten sich der regionalen Unterschiede bei den Talentpools bewusst sein: Madrid und Barcelona verfügen über große, vielfältige Belegschaften, während das Baskenland in industriellem und ingenieurwissenschaftlichem Talent besonders stark ist. Eine effektive Rekrutierung erfordert einen Multi-Channel-Ansatz, der Online-Jobbörsen, professionelles Networking, soziale Medien, Universitätskarrieredienste, Personalvermittlungsagenturen und Mitarbeiterempfehlungen nutzt. Die Präferenzen der Kandidaten umfassen Work-Life-Balance, berufliche Weiterentwicklung und eine positive Unternehmenskultur.

Die Einstellungsfristen in Spanien variieren: Einstiegspositionen dauern in der Regel 4-8 Wochen, während spezialisierte Positionen möglicherweise 8-12 Wochen oder länger in Anspruch nehmen können. Es besteht ein Fachkräftemangel in Bereichen wie KI, maschinelles Lernen und Cloud-Computing, wodurch Englischkenntnisse zunehmend an Bedeutung gewinnen. Unternehmen sollten wettbewerbsfähige Vergütungs- und Benefits-Pakete anbieten, die an spezifische Standorte und Branchen angepasst sind, um Talente anzuziehen und zu halten. Die Zusammenarbeit mit lokalen Recruitment-Agenturen oder die Nutzung eines Employer of Record (EOR)-Dienstes kann den Prozess vereinfachen und die Einhaltung der spanischen Arbeitsgesetze sicherstellen.

| Gebiet | Wichtige Überlegungen

In Spanien müssen Arbeitgeber mehrere steuerliche Verpflichtungen erfüllen, einschließlich Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuerabzüge. Arbeitgeber sind verantwortlich für die Beitragszahlung zur Sozialversicherung basierend auf den Bruttolöhnen der Mitarbeiter, mit den wichtigsten Sätzen für 2025 wie folgt:

Zusätzlich müssen Arbeitgeber die Einkommensteuer (IRPF) von den Gehältern der Mitarbeiter abziehen, mit progressiven Sätzen, die von Einkommensniveaus und regionalen Anpassungen abhängen:

Mitarbeiter können Abzüge geltend machen, wie persönliche Freibeträge, Rentenbeiträge, Wohnkosten und regionale Anreize, die das zu versteuernde Einkommen reduzieren.

Arbeitgeber müssen strenge Meldefristen einhalten: Sozialversicherungsbeiträge sind monatlich zu zahlen, vierteljährliche Lohnsteuerabzugsabrechnungen (Modelo 111) sind im April, Juli, Oktober und Januar fällig, und eine jährliche Zusammenfassung (Modelo 190) ist bis zum 31. Januar einzureichen. Unternehmen reichen außerdem eine jährliche Körperschaftsteuererklärung bis zum 25. Juli ein. Für ausländische Unternehmen gelten zusätzliche Überlegungen wie die Nichtansässigensteuer auf Einkommen von 24 %, spezielle Regime wie das Beckham Law, Verrechnungspreisregeln und Mehrwertsteuerregistrierungspflichten. Die Einhaltung der Vorschriften erfordert oft professionelle Beratung, insbesondere für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen, die in Spanien tätig sind.

Das spanische Arbeitsrecht garantiert den Arbeitnehmern mindestens 30 Kalendertage (etwa 22 Arbeitstage) bezahlten Jahresurlaub, wobei der Zeitpunkt in der Regel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart wird und die Kündigungsfrist mindestens zwei Monate beträgt. Tarifverträge verbessern diese Ansprüche häufig. Arbeitnehmer profitieren außerdem von 14 nationalen Feiertagen pro Jahr, wobei regionale und lokale Feiertage je nach Region variieren.

Krankheitstage erfordern innerhalb von drei Tagen ein ärztliches Attest, wobei die Sozialversicherung je nach Dauer zwischen 60 % und 75 % des Gehalts übernimmt. Elternzeit umfasst 16 Wochen bezahlte Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub, beide mit 100 % Gehalt, mit Flexibilität für zusätzliche Zeit innerhalb des ersten Jahres. Weitere Urlaubsarten umfassen Trauerurlaub, Hochzeiten, Studien, Sabbaticals, gesetzliche Verpflichtungen und Gewerkschaftstätigkeiten, die oft durch Tarifverträge geregelt sind.

Die Arbeitnehmerleistungen in Spanien werden durch gesetzliche Vorgaben, Tarifverträge und sich entwickelnde Erwartungen geregelt. Arbeitgeber müssen verpflichtende Leistungen wie Sozialversicherungsbeiträge, die Gesundheitsversorgung, Arbeitslosigkeit und Renten abdecken; mindestens 30 Tage bezahlten Urlaub sowie gesetzliche Feiertage; bezahlten Krankheitsurlaub; und jeweils 16 Wochen bezahlten Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub gewähren. Zusätzlich erhalten Arbeitnehmer in der Regel zwei zusätzliche Gehaltszahlungen jährlich—Weihnachts- und Sommerboni, jeweils ungefähr einem Monatsgehalt entsprechend. Abfindungen sind ebenfalls bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses vorgeschrieben, abhängig von den Umständen und der Dauer der Beschäftigung.

Neben den obligatorischen Leistungen erweitern viele Arbeitgeber die Angebote um optionale Vorteile wie ergänzende private Krankenversicherung, Lebensversicherung, betriebliche Altersvorsorgepläne, Essensgutscheine, Fahrtkostenzuschüsse, Kinderbetreuung, Weiterbildungsprogramme und Employee Assistance Programs (EAPs). Das spanische Gesundheitssystem kombiniert universale öffentliche Versorgung mit privaten Optionen; Arbeitgeber fördern häufig private Krankenversicherungen, um den Zugang zu verbessern und Wartezeiten zu verkürzen. Rentenleistungen umfassen die staatliche Rente, basierend auf der Beitragsgeschichte, sowie betriebliche Altersvorsorgepläne, die je nach Arbeitgeber variieren.

Das Angebot an Leistungen variiert je nach Unternehmensgröße und Branche. Große Unternehmen bieten in der Regel umfassende Pakete an, einschließlich Gesundheits- und Rentenplänen, während KMUs sich auf die Kernpflichtleistungen konzentrieren können. Technologieunternehmen bieten häufig Aktienoptionen und flexible Arbeitszeiten, während Fertigungsunternehmen Leistungen an die occupational health risks anpassen können. Diese Landschaft unterstreicht die Bedeutung für Arbeitgeber, wettbewerbsfähige, regelkonforme Leistungspakete zu entwickeln, die mit Branchenstandards und regionalen Gepflogenheiten übereinstimmen.

Die Arbeitsgesetze Spaniens, die hauptsächlich durch das Workers' Statute geregelt werden, bieten einen starken Schutz für Arbeitnehmer, einschließlich Rechte im Zusammenhang mit Kündigung, Diskriminierung, Arbeitsbedingungen und Gesundheit und Sicherheit. Arbeitgeber müssen bestimmte Verfahren bei Kündigungen einhalten, wobei die Kündigungsfristen je nach Grund variieren: keine bei disziplinarischen Kündigungen, 15 Tage bei objektiven Kündigungen und eine Abfindung von 20 Tagen Gehalt pro Jahr (bis zu 12 Monate) für letztere. Arbeitnehmer können Kündigungen vor Gericht anfechten, was zu einer Wiedereinstellung oder Entschädigung führen kann, wenn sie als ungerecht angesehen werden.

Antidiskriminierungsgesetze verbieten Vorurteile aufgrund von Merkmalen wie Rasse, Geschlecht, Alter, Behinderung und anderen in allen Beschäftigungsbereichen. Die Durchsetzung erfolgt durch Arbeitsinspektoren und Gerichte, wobei Verstöße zu Geldstrafen und Entschädigungszahlungen führen. Die Arbeitsbedingungen sind mit einer Standardarbeitswoche von 40 Stunden, mindestens 12 Stunden Ruhezeit täglich und mindestens 30 Tagen bezahltem Jahresurlaub geregelt. Vorschriften zu Gesundheit und Sicherheit verlangen Risikoanalysen, Schulungen, PSA und das Recht der Arbeitnehmer, unsafe work abzulehnen. Streitbeilegungsverfahren umfassen interne Verfahren, Mediation, Schiedsverfahren und gerichtliche Verfahren, um zugängliche Wege für Probleme am Arbeitsplatz zu gewährleisten.

Arbeitsverträge in Spanien sind rechtlich bindende Verträge, die vom Workers' Statute geregelt werden und Mindestarbeitsrechte sowie Arbeitgeberpflichten festlegen. Arbeitgeber müssen bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, einschließlich obligatorischer Klauseln, Probezeiten, Vertraulichkeit, Wettbewerbsverbote sowie Regelungen zu Vertragsänderungen und -kündigungen, um Strafen und Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.

Das spanische Arbeitsrecht erkennt hauptsächlich zwei Vertragstypen an: unbefristete und befristete Verträge. Unbefristete Verträge sind unbefristet, gewähren volle Arbeitnehmerrechte und Abfindungszahlungen bei ungerechtfertigter Kündigung. Befristete Verträge sind für bestimmte Dauer oder Projekte, mit strengeren Vorschriften und Beschränkungen bei Verlängerungen. Arbeitgeber sollten diese Kategorien und ihre rechtlichen Implikationen verstehen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und die Belegschaft richtig zu verwalten.

Remote-Arbeit in Spanien hat sich erheblich ausgeweitet, angetrieben durch technologische Fortschritte und einen Fokus auf Work-Life-Balance. Der rechtliche Rahmen, insbesondere Gesetz 10/2021, definiert Remote-Arbeit als regelmäßige Arbeit außerhalb der Räumlichkeiten des Arbeitgebers unter Nutzung von Technologie, wobei Arbeitgeber für die Bereitstellung von Ausrüstung, die Gewährleistung der Sicherheit und die Übernahme der damit verbundenen Kosten verantwortlich sind. Arbeitnehmer haben das Recht, Remote-Arbeit zu beantragen, was Arbeitgeber in gutem Glauben berücksichtigen müssen, und eine schriftliche Vereinbarung, die die Bedingungen umreißt, ist in der Regel erforderlich.

Flexible Vereinbarungen wie Gleitzeit, verkürzte Arbeitswochen, Jobsharing, Telearbeit und Teilzeit werden zunehmend eingeführt, um die Work-Life-Balance zu verbessern. Unternehmen müssen zudem die DSGVO für die Datensicherheit einhalten, indem sie sicheren Zugriff, Datenverarbeitungsvereinbarungen und Mitarbeiterschulungen umsetzen. Klare Richtlinien zur Bereitstellung von Ausrüstung und Kostenerstattung sind entscheidend, wobei Arbeitgeber oft die notwendigen Werkzeuge oder Zuschüsse bereitstellen. Eine robuste Technologieinfrastruktur – einschließlich Hochgeschwindigkeitsinternet, Kollaborationstools, Cloud-Lösungen und IT-Support – ist unerlässlich für eine effektive Remote-Arbeit.

Die Gehaltslandschaft in Spanien variiert erheblich nach Branche, Rolle und Standort, wobei Großstädte wie Madrid und Barcelona höhere Vergütungen bieten. Zum Beispiel liegen die Jahresgehälter für Schlüsselpositionen zwischen €20.000 für Kundendienstmitarbeiter und €75.000 für Data Scientists, wobei die Technologie- und Finanzsektoren die höchsten Gehälter aufweisen. Arbeitgeber sollten regionale Unterschiede und Branchenstandards berücksichtigen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Der gesetzliche Mindestlohn in Spanien, bekannt als Salario Mínimo Interprofesional (SMI), betrug im Jahr 2024 €1.134 brutto pro Monat, ausgezahlt in 14 Raten (€1.323 bei 12 Raten). Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Löhne diesem Minimum entsprechen oder es übersteigen, wobei Tarifverträge möglicherweise höhere Standards setzen. Boni wie Weihnachts- und Sommerrenten, Leistungsanreize sowie Zulagen für Transport, Verpflegung und Unterkunft sind übliche Bestandteile der Vergütungspakete.

Gehaltsentwicklungen für 2025 deuten auf ein anhaltendes Wachstum hin, insbesondere in gefragten Sektoren wie Technologie, getrieben durch Inflation, steigende Lebenshaltungskosten und sich entwickelnde Arbeitsmodelle. Arbeitgeber sollten Vergütungsstrategien anpassen, um Talente effektiv anzuziehen und zu binden.

In Spanien ist die Beendigung des Arbeitsverhältnisses streng geregelt, mit strengen prozeduralen und sachlichen Anforderungen, die den Schutz der Arbeitnehmer fördern. Arbeitgeber müssen bestimmte Kündigungsfristen einhalten, die je nach Vertragstyp und Kündigungsgrund variieren; in einigen Fällen ist keine Frist erforderlich (z. B. bei verhaltensbedingten Kündigungen), während bei objektiven Kündigungen eine Frist von 15 Tagen vorgeschrieben ist. Arbeitgeber können auch eine Abfindung anstelle der Kündigungsfrist zahlen, die das Gehalt und die Leistungen für die Kündigungsfrist umfasst.

Abfindungen variieren je nach Kündigungsgrund: Bei objektiven Kündigungen haben Arbeitnehmer Anspruch auf 20 Tage Gehalt pro Jahr (maximal 12 Monate), während bei ungerechtfertigten Kündigungen 33 Tage Gehalt pro Jahr (maximal 24 Monate) gezahlt werden müssen. Für gerechtfertigte verhaltensbedingte Kündigungen oder Kündigungen aufgrund von Arbeitsunfähigkeit oder Tod des Arbeitnehmers besteht kein Abfindungsanspruch. Eine ordnungsgemäße Dokumentation, die Einhaltung der Verfahrensschritte und gültige Gründe sind unerlässlich; die Nichteinhaltung kann zu Ansprüchen auf ungerechtfertigte Kündigung führen, mit Rechtsmitteln wie Wiedereinstellung oder Abfindungszahlungen.

Arbeitgeber müssen detaillierte schriftliche Kündigungsmitteilungen bereitstellen, Dokumentationen führen und bestimmte Verfahren für jede Kündigungsart einhalten. Arbeitnehmer haben 20 Arbeitstage Zeit, um Kündigungen vor Gericht anzufechten, mit möglichen Rechtsmitteln wie Wiedereinstellung oder Abfindung, je nach Fall. Häufige Fallstricke sind unzureichende Kündigungsfristen, vage Gründe, Verfahrensfehler, Diskriminierung oder Vergeltungsmaßnahmen, die zu einer Null- oder ungerechtfertigten Kündigungserklärung und erheblichen Strafen führen können.

Die Freiberufler-Landschaft in Spanien, lokal bekannt als "autónomos", bietet Unternehmen Flexibilität beim Zugriff auf spezialisierte Fähigkeiten ohne die üblichen Komplexitäten der traditionellen Beschäftigung. Allerdings müssen Unternehmen den rechtlichen Rahmen verstehen, um Risiken der Fehlklassifizierung zu vermeiden. Die Unterscheidung zwischen Arbeitnehmern und unabhängigen Auftragnehmern ist entscheidend und basiert auf Faktoren wie Abhängigkeit, Unterordnung, Entfremdung der Ergebnisse und Bereitstellung der Mittel. Eine Fehlklassifizierung kann zu Strafen führen, einschließlich Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern.

Die Beschäftigung von unabhängigen Auftragnehmern erfordert eine formelle Vereinbarung, die den Umfang der Arbeit, Zahlungsbedingungen, Autonomie und IP-Rechte umreißt. Auftragnehmer behalten in der Regel die IP-Rechte, es sei denn, sie werden ausdrücklich an das Unternehmen übertragen. Steuerliche Verpflichtungen für autónomos umfassen Einkommensteuer (IRPF), Mehrwertsteuer (IVA) und Sozialversicherungsbeiträge, mit spezifischen Meldepflichten. Gängige Branchen, die Freelancer nutzen, sind Technologie, kreative Branchen, Beratung, professionelle Dienstleistungen, Bildung und Gesundheitswesen, wo projektbezogene Arbeit und spezialisierte Fähigkeiten gefragt sind.

Nicht-EU/EEA-Bürger benötigen sowohl ein Visum als auch eine Arbeitserlaubnis, um legal in Spanien zu arbeiten. Der Prozess umfasst den Erhalt eines Jobangebots, die Arbeitgeberanmeldung für die Erlaubnis, die Visumantragstellung des Mitarbeiters und die Registrierung bei Ankunft, einschließlich Sozialversicherung und TIE-Registrierung innerhalb eines Monats. Die typischen Bearbeitungszeiten liegen zwischen 2 und 6 Monaten, wobei die Kosten je nach Erlaubnistyp sowie rechtliche und Übersetzungsgebühren variieren.

Wichtige Visumoptionen sind Highly Qualified Professional, Skilled Worker, Intra-Company Transfer, Self-Employed und Non-Lucrative Visa. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass alle ausländischen Mitarbeiter gültige Erlaubnisse besitzen, Aufzeichnungen führen und Beschäftigungsänderungen melden. Mitarbeiter müssen die Visabedingungen einhalten, sich bei der Sozialversicherung registrieren und die Erlaubnisse rechtzeitig verlängern. Nach fünf Jahren legalen Aufenthalts können Personen eine unbefristete Aufenthaltserlaubnis beantragen, die unbegrenzte Arbeits- und Aufenthaltsrechte gewährt.

Arbeitgeber und Mitarbeiter müssen die gesetzlichen Verpflichtungen einhalten, einschließlich der Gültigkeit der Erlaubnis, der Registrierung bei der Sozialversicherung und der rechtzeitigen Verlängerung, um Strafen zu vermeiden. Nach fünf Jahren ununterbrochenen legalen Aufenthalts ist eine dauerhafte Aufenthaltserlaubnis möglich, vorausgesetzt, Kriterien wie finanzielle Stabilität und soziale Integration sind erfüllt.