Employer of Record in Spanien

Die Einstellung von Mitarbeitern in Spanien erfordert die Navigation durch ein eigenes Set an Arbeitsgesetzen, Sozialversicherungsbeiträgen und Gehaltsabrechnungsregelungen, die für ausländische Unternehmen komplex sein können. Das Verständnis dieser Anforderungen ist entscheidend für eine rechtskonforme und effektive Talentakquise. Ob Sie Ihr Team mit lokalen Experten erweitern oder eine regionale Präsenz aufbauen möchten – die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben von Anfang an ist von größter Bedeutung.

Bei der Betrachtung von Einstellungen in Spanien haben Unternehmen in der Regel mehrere Optionen:

• Gründung einer lokalen Einheit: Dies beinhaltet die Einrichtung einer Tochtergesellschaft oder Niederlassung, was erheblichen Zeit-, Investitions- und Verwaltungsaufwand für die Unternehmensregistrierung, die rechtliche Konformität und die lokale Buchhaltung bedeutet.
• Nutzung eines Employer of Record (EOR): Die Zusammenarbeit mit einem EOR wie Rivermate ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiter in Spanien schnell und rechtskonform einzustellen, ohne eine eigene rechtliche Einheit zu gründen.
• Einstellung von unabhängigen Contractors: Während diese Option flexibel ist, birgt sie Risiken, falls das Arbeitsverhältnis später als Beschäftigung eingestuft wird, was zu erheblichen Strafen und Nachzahlungen führen kann.

Wie ein EOR in Spanien funktioniert

Ein Employer of Record (EOR) fungiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Belegschaft in Spanien, übernimmt alle lokalen Beschäftigungsverantwortlichkeiten, während Sie die volle Kontrolle über das tägliche Management behalten. Konkret kümmert sich ein EOR in Spanien um:

• Gehaltsabrechnung und Steuerabzug: Sicherstellung einer genauen und pünktlichen Zahlung von Gehältern, Sozialversicherungsbeiträgen und Einkommensteuer in Übereinstimmung mit spanischen Vorschriften.
• Verwaltung von Leistungen: Bereitstellung und Verwaltung obligatorischer Leistungen wie Gesundheitsversorgung, Rentenbeiträge und Urlaubsansprüche.
• Einhaltung des Arbeitsrechts: Navigation durch komplexe spanische Arbeitsgesetze, einschließlich Verträge, Arbeitszeiten, Kündigungsverfahren und Abfindungszahlungen.
• HR-Administration: Management von Onboarding, Offboarding, Urlaubsanträgen und anderen beschäftigungsbezogenen Dokumenten.
• Visa- und Arbeitserlaubnis-Beantragung: Falls zutreffend, Unterstützung bei den erforderlichen Dokumenten, damit ausländische Mitarbeiter legal in Spanien arbeiten können.

Vorteile der Nutzung eines EOR in Spanien

Für Unternehmen, die in Spanien einstellen möchten, ohne eine lokale Einheit zu gründen, bietet ein EOR mehrere überzeugende Vorteile:

• Schnelligkeit auf den Markt: Mitarbeiter in Spanien innerhalb von Tagen oder Wochen einstellen, anstatt Monate für die Einrichtung einer rechtlichen Einheit zu benötigen.
• Reduzierte Kosten und Verwaltungsaufwand: Vermeidung der Ausgaben und Komplexitäten im Zusammenhang mit der Gründung einer Einheit, der rechtlichen Registrierung und der laufenden Einhaltung.
• Garantierte Konformität: Minimierung rechtlicher und finanzieller Risiken durch die Einhaltung aller spanischen Arbeitsgesetze und Steuerregelungen.
• Zugang zu Top-Talenten: Rekrutierung und Einstellung der besten Fachkräfte in Spanien, unabhängig von der physischen Präsenz Ihres Unternehmens.
• Flexibilität und Skalierbarkeit: Leichtes Erweitern oder Reduzieren Ihrer Belegschaft in Spanien, während sich die Geschäftsanforderungen entwickeln, ohne die Beschränkungen einer lokalen Einheit.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Spanien umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Spanien gewährleistet.

In Spanien müssen Arbeitgeber mehrere steuerliche Verpflichtungen erfüllen, einschließlich Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuerabzüge. Arbeitgeber sind verantwortlich für die Beitragszahlung zur Sozialversicherung basierend auf den Bruttolöhnen der Mitarbeiter, mit den wichtigsten Sätzen für 2025 wie folgt:

Zusätzlich müssen Arbeitgeber die Einkommensteuer (IRPF) von den Gehältern der Mitarbeiter abziehen, mit progressiven Sätzen, die von Einkommensniveaus und regionalen Anpassungen abhängen:

Mitarbeiter können Abzüge geltend machen, wie persönliche Freibeträge, Rentenbeiträge, Wohnkosten und regionale Anreize, die das zu versteuernde Einkommen reduzieren.

Arbeitgeber müssen strenge Meldefristen einhalten: Sozialversicherungsbeiträge sind monatlich zu zahlen, vierteljährliche Lohnsteuerabzugsabrechnungen (Modelo 111) sind im April, Juli, Oktober und Januar fällig, und eine jährliche Zusammenfassung (Modelo 190) ist bis zum 31. Januar einzureichen. Unternehmen reichen außerdem eine jährliche Körperschaftsteuererklärung bis zum 25. Juli ein. Für ausländische Unternehmen gelten zusätzliche Überlegungen wie die Nichtansässigensteuer auf Einkommen von 24 %, spezielle Regime wie das Beckham Law, Verrechnungspreisregeln und Mehrwertsteuerregistrierungspflichten. Die Einhaltung der Vorschriften erfordert oft professionelle Beratung, insbesondere für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen, die in Spanien tätig sind.

Die Gehaltslandschaft in Spanien variiert erheblich nach Branche, Rolle und Standort, wobei Großstädte wie Madrid und Barcelona höhere Vergütungen bieten. Zum Beispiel liegen die Jahresgehälter für Schlüsselpositionen zwischen €20.000 für Kundendienstmitarbeiter und €75.000 für Data Scientists, wobei die Technologie- und Finanzsektoren die höchsten Gehälter aufweisen. Arbeitgeber sollten regionale Unterschiede und Branchenstandards berücksichtigen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Der gesetzliche Mindestlohn in Spanien, bekannt als Salario Mínimo Interprofesional (SMI), betrug im Jahr 2024 €1.134 brutto pro Monat, ausgezahlt in 14 Raten (€1.323 bei 12 Raten). Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Löhne diesem Minimum entsprechen oder es übersteigen, wobei Tarifverträge möglicherweise höhere Standards setzen. Boni wie Weihnachts- und Sommerrenten, Leistungsanreize sowie Zulagen für Transport, Verpflegung und Unterkunft sind übliche Bestandteile der Vergütungspakete.

Gehaltsentwicklungen für 2025 deuten auf ein anhaltendes Wachstum hin, insbesondere in gefragten Sektoren wie Technologie, getrieben durch Inflation, steigende Lebenshaltungskosten und sich entwickelnde Arbeitsmodelle. Arbeitgeber sollten Vergütungsstrategien anpassen, um Talente effektiv anzuziehen und zu binden.

Das spanische Arbeitsrecht garantiert den Arbeitnehmern mindestens 30 Kalendertage (etwa 22 Arbeitstage) bezahlten Jahresurlaub, wobei der Zeitpunkt in der Regel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart wird und die Kündigungsfrist mindestens zwei Monate beträgt. Tarifverträge verbessern diese Ansprüche häufig. Arbeitnehmer profitieren außerdem von 14 nationalen Feiertagen pro Jahr, wobei regionale und lokale Feiertage je nach Region variieren.

Krankheitstage erfordern innerhalb von drei Tagen ein ärztliches Attest, wobei die Sozialversicherung je nach Dauer zwischen 60 % und 75 % des Gehalts übernimmt. Elternzeit umfasst 16 Wochen bezahlte Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub, beide mit 100 % Gehalt, mit Flexibilität für zusätzliche Zeit innerhalb des ersten Jahres. Weitere Urlaubsarten umfassen Trauerurlaub, Hochzeiten, Studien, Sabbaticals, gesetzliche Verpflichtungen und Gewerkschaftstätigkeiten, die oft durch Tarifverträge geregelt sind.

Die Arbeitnehmerleistungen in Spanien werden durch gesetzliche Vorgaben, Tarifverträge und sich entwickelnde Erwartungen geregelt. Arbeitgeber müssen verpflichtende Leistungen wie Sozialversicherungsbeiträge, die Gesundheitsversorgung, Arbeitslosigkeit und Renten abdecken; mindestens 30 Tage bezahlten Urlaub sowie gesetzliche Feiertage; bezahlten Krankheitsurlaub; und jeweils 16 Wochen bezahlten Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub gewähren. Zusätzlich erhalten Arbeitnehmer in der Regel zwei zusätzliche Gehaltszahlungen jährlich—Weihnachts- und Sommerboni, jeweils ungefähr einem Monatsgehalt entsprechend. Abfindungen sind ebenfalls bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses vorgeschrieben, abhängig von den Umständen und der Dauer der Beschäftigung.

Neben den obligatorischen Leistungen erweitern viele Arbeitgeber die Angebote um optionale Vorteile wie ergänzende private Krankenversicherung, Lebensversicherung, betriebliche Altersvorsorgepläne, Essensgutscheine, Fahrtkostenzuschüsse, Kinderbetreuung, Weiterbildungsprogramme und Employee Assistance Programs (EAPs). Das spanische Gesundheitssystem kombiniert universale öffentliche Versorgung mit privaten Optionen; Arbeitgeber fördern häufig private Krankenversicherungen, um den Zugang zu verbessern und Wartezeiten zu verkürzen. Rentenleistungen umfassen die staatliche Rente, basierend auf der Beitragsgeschichte, sowie betriebliche Altersvorsorgepläne, die je nach Arbeitgeber variieren.

Das Angebot an Leistungen variiert je nach Unternehmensgröße und Branche. Große Unternehmen bieten in der Regel umfassende Pakete an, einschließlich Gesundheits- und Rentenplänen, während KMUs sich auf die Kernpflichtleistungen konzentrieren können. Technologieunternehmen bieten häufig Aktienoptionen und flexible Arbeitszeiten, während Fertigungsunternehmen Leistungen an die occupational health risks anpassen können. Diese Landschaft unterstreicht die Bedeutung für Arbeitgeber, wettbewerbsfähige, regelkonforme Leistungspakete zu entwickeln, die mit Branchenstandards und regionalen Gepflogenheiten übereinstimmen.

Arbeitsverträge in Spanien sind rechtlich bindende Verträge, die vom Workers' Statute geregelt werden und Mindestarbeitsrechte sowie Arbeitgeberpflichten festlegen. Arbeitgeber müssen bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, einschließlich obligatorischer Klauseln, Probezeiten, Vertraulichkeit, Wettbewerbsverbote sowie Regelungen zu Vertragsänderungen und -kündigungen, um Strafen und Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.

Das spanische Arbeitsrecht erkennt hauptsächlich zwei Vertragstypen an: unbefristete und befristete Verträge. Unbefristete Verträge sind unbefristet, gewähren volle Arbeitnehmerrechte und Abfindungszahlungen bei ungerechtfertigter Kündigung. Befristete Verträge sind für bestimmte Dauer oder Projekte, mit strengeren Vorschriften und Beschränkungen bei Verlängerungen. Arbeitgeber sollten diese Kategorien und ihre rechtlichen Implikationen verstehen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und die Belegschaft richtig zu verwalten.

Remote-Arbeit in Spanien hat sich erheblich ausgeweitet, angetrieben durch technologische Fortschritte und einen Fokus auf Work-Life-Balance. Der rechtliche Rahmen, insbesondere Gesetz 10/2021, definiert Remote-Arbeit als regelmäßige Arbeit außerhalb der Räumlichkeiten des Arbeitgebers unter Nutzung von Technologie, wobei Arbeitgeber für die Bereitstellung von Ausrüstung, die Gewährleistung der Sicherheit und die Übernahme der damit verbundenen Kosten verantwortlich sind. Arbeitnehmer haben das Recht, Remote-Arbeit zu beantragen, was Arbeitgeber in gutem Glauben berücksichtigen müssen, und eine schriftliche Vereinbarung, die die Bedingungen umreißt, ist in der Regel erforderlich.

Flexible Vereinbarungen wie Gleitzeit, verkürzte Arbeitswochen, Jobsharing, Telearbeit und Teilzeit werden zunehmend eingeführt, um die Work-Life-Balance zu verbessern. Unternehmen müssen zudem die DSGVO für die Datensicherheit einhalten, indem sie sicheren Zugriff, Datenverarbeitungsvereinbarungen und Mitarbeiterschulungen umsetzen. Klare Richtlinien zur Bereitstellung von Ausrüstung und Kostenerstattung sind entscheidend, wobei Arbeitgeber oft die notwendigen Werkzeuge oder Zuschüsse bereitstellen. Eine robuste Technologieinfrastruktur – einschließlich Hochgeschwindigkeitsinternet, Kollaborationstools, Cloud-Lösungen und IT-Support – ist unerlässlich für eine effektive Remote-Arbeit.

In Spanien ist die Beendigung des Arbeitsverhältnisses streng geregelt, mit strengen prozeduralen und sachlichen Anforderungen, die den Schutz der Arbeitnehmer fördern. Arbeitgeber müssen bestimmte Kündigungsfristen einhalten, die je nach Vertragstyp und Kündigungsgrund variieren; in einigen Fällen ist keine Frist erforderlich (z. B. bei verhaltensbedingten Kündigungen), während bei objektiven Kündigungen eine Frist von 15 Tagen vorgeschrieben ist. Arbeitgeber können auch eine Abfindung anstelle der Kündigungsfrist zahlen, die das Gehalt und die Leistungen für die Kündigungsfrist umfasst.

Abfindungen variieren je nach Kündigungsgrund: Bei objektiven Kündigungen haben Arbeitnehmer Anspruch auf 20 Tage Gehalt pro Jahr (maximal 12 Monate), während bei ungerechtfertigten Kündigungen 33 Tage Gehalt pro Jahr (maximal 24 Monate) gezahlt werden müssen. Für gerechtfertigte verhaltensbedingte Kündigungen oder Kündigungen aufgrund von Arbeitsunfähigkeit oder Tod des Arbeitnehmers besteht kein Abfindungsanspruch. Eine ordnungsgemäße Dokumentation, die Einhaltung der Verfahrensschritte und gültige Gründe sind unerlässlich; die Nichteinhaltung kann zu Ansprüchen auf ungerechtfertigte Kündigung führen, mit Rechtsmitteln wie Wiedereinstellung oder Abfindungszahlungen.

Arbeitgeber müssen detaillierte schriftliche Kündigungsmitteilungen bereitstellen, Dokumentationen führen und bestimmte Verfahren für jede Kündigungsart einhalten. Arbeitnehmer haben 20 Arbeitstage Zeit, um Kündigungen vor Gericht anzufechten, mit möglichen Rechtsmitteln wie Wiedereinstellung oder Abfindung, je nach Fall. Häufige Fallstricke sind unzureichende Kündigungsfristen, vage Gründe, Verfahrensfehler, Diskriminierung oder Vergeltungsmaßnahmen, die zu einer Null- oder ungerechtfertigten Kündigungserklärung und erheblichen Strafen führen können.

Die Freiberufler-Landschaft in Spanien, lokal bekannt als "autónomos", bietet Unternehmen Flexibilität beim Zugriff auf spezialisierte Fähigkeiten ohne die üblichen Komplexitäten der traditionellen Beschäftigung. Allerdings müssen Unternehmen den rechtlichen Rahmen verstehen, um Risiken der Fehlklassifizierung zu vermeiden. Die Unterscheidung zwischen Arbeitnehmern und unabhängigen Auftragnehmern ist entscheidend und basiert auf Faktoren wie Abhängigkeit, Unterordnung, Entfremdung der Ergebnisse und Bereitstellung der Mittel. Eine Fehlklassifizierung kann zu Strafen führen, einschließlich Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern.

Die Beschäftigung von unabhängigen Auftragnehmern erfordert eine formelle Vereinbarung, die den Umfang der Arbeit, Zahlungsbedingungen, Autonomie und IP-Rechte umreißt. Auftragnehmer behalten in der Regel die IP-Rechte, es sei denn, sie werden ausdrücklich an das Unternehmen übertragen. Steuerliche Verpflichtungen für autónomos umfassen Einkommensteuer (IRPF), Mehrwertsteuer (IVA) und Sozialversicherungsbeiträge, mit spezifischen Meldepflichten. Gängige Branchen, die Freelancer nutzen, sind Technologie, kreative Branchen, Beratung, professionelle Dienstleistungen, Bildung und Gesundheitswesen, wo projektbezogene Arbeit und spezialisierte Fähigkeiten gefragt sind.

Nicht-EU/EEA-Bürger benötigen sowohl ein Visum als auch eine Arbeitserlaubnis, um legal in Spanien zu arbeiten. Der Prozess umfasst den Erhalt eines Jobangebots, die Arbeitgeberanmeldung für die Erlaubnis, die Visumantragstellung des Mitarbeiters und die Registrierung bei Ankunft, einschließlich Sozialversicherung und TIE-Registrierung innerhalb eines Monats. Die typischen Bearbeitungszeiten liegen zwischen 2 und 6 Monaten, wobei die Kosten je nach Erlaubnistyp sowie rechtliche und Übersetzungsgebühren variieren.

Wichtige Visumoptionen sind Highly Qualified Professional, Skilled Worker, Intra-Company Transfer, Self-Employed und Non-Lucrative Visa. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass alle ausländischen Mitarbeiter gültige Erlaubnisse besitzen, Aufzeichnungen führen und Beschäftigungsänderungen melden. Mitarbeiter müssen die Visabedingungen einhalten, sich bei der Sozialversicherung registrieren und die Erlaubnisse rechtzeitig verlängern. Nach fünf Jahren legalen Aufenthalts können Personen eine unbefristete Aufenthaltserlaubnis beantragen, die unbegrenzte Arbeits- und Aufenthaltsrechte gewährt.

Arbeitgeber und Mitarbeiter müssen die gesetzlichen Verpflichtungen einhalten, einschließlich der Gültigkeit der Erlaubnis, der Registrierung bei der Sozialversicherung und der rechtzeitigen Verlängerung, um Strafen zu vermeiden. Nach fünf Jahren ununterbrochenen legalen Aufenthalts ist eine dauerhafte Aufenthaltserlaubnis möglich, vorausgesetzt, Kriterien wie finanzielle Stabilität und soziale Integration sind erfüllt.