Employer of Record in Spanien

Ein Employer of Record (EOR) in Spanien beschäftigt Ihre Mitarbeiter rechtlich in Ihrem Namen. Das bedeutet, dass der EOR alle lokalen HR-Aufgaben übernimmt. Denken Sie an Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und die Einhaltung spanischer Arbeitsgesetze. Sie verwalten die tägliche Arbeit Ihres Teams, während der EOR sich um die komplexen administrativen Aufgaben kümmert. So können Sie Talente in Spanien einstellen, ohne dort eine rechtliche Einheit zu gründen. Für eine einfache Lösung sollten Sie einen EOR-Anbieter wie Rivermate in Betracht ziehen.

Wie ein Employer of Record (EOR) in Spanien funktioniert

Die Nutzung eines EOR in Spanien vereinfacht die Einstellung. Der Prozess ist unkompliziert.

• Sie finden den Kandidaten: Sie rekrutieren und wählen die beste Person für die Stelle aus.
• Der EOR stellt sie ein: Der EOR stellt den Mitarbeiter rechtlich in Spanien unter seiner lokalen Geschäftseinheit ein.
• Onboarding beginnt: Der EOR verwaltet den Arbeitsvertrag und stellt sicher, dass er den spanischen Gesetzen entspricht. Er kümmert sich auch um alle notwendigen Unterlagen für Neueinstellungen.
• Tägliche Verwaltung: Sie verwalten die täglichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten Ihres Mitarbeiters direkt.
• HR und Gehaltsabrechnung: Der EOR übernimmt die Gehaltszahlungen, Steuerabzüge, Sozialversicherungsbeiträge und die Verwaltung der Sozialleistungen.
• Laufende Einhaltung: Der EOR bleibt über Änderungen in den spanischen Beschäftigungsvorschriften auf dem Laufenden, um Ihr Unternehmen konform zu halten.

Warum einen Employer of Record in Spanien nutzen

Die Nutzung eines EOR in Spanien ist eine kluge Entscheidung für Unternehmen, die international wachsen möchten, ohne die üblichen Kopfschmerzen. Es spart Zeit und Geld. Sie vermeiden den langwierigen und teuren Prozess, eine eigene Firma in Spanien zu gründen. So können Sie schneller in den Markt eintreten und den Betrieb aufnehmen.

Hier sind einige wichtige Vorteile:

• Schneller Markteintritt: Sie können Mitarbeiter einstellen und in Spanien innerhalb weniger Tage, nicht Monate, mit der Arbeit beginnen.
• Vollständige Compliance: EORs sind Experten im spanischen Arbeitsrecht. Sie stellen sicher, dass Ihre Beschäftigungspraktiken alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Dazu gehören komplexe Regeln zu Verträgen, Arbeitszeiten und Kündigungen.
• Kostenreduzierung: Sie umgehen die hohen Kosten für die Gründung einer rechtlichen Einheit, wie Anwaltskosten und administrative Einrichtung.
• Vereinfachte Gehaltsabrechnung: Der EOR kümmert sich um alle Aspekte der Gehaltsabrechnung, einschließlich Steuern und Sozialversicherungsbeiträge, die in Spanien komplex sind.
• Zugang zu Benefits: EORs können Ihren Mitarbeitern oft wettbewerbsfähige Benefits-Pakete anbieten, um Top-Talente anzuziehen.

Rivermates transparentes Preismodell beseitigt Komplexität mit einer einzigen, wettbewerbsfähigen monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Spanien umfassende HR-Unterstützung, Benefits-Verwaltung, Compliance-Management und den Zugriff auf unser firmeneigenes Dashboard für Analysen der Belegschaft in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren — einfach klare Preisgestaltung, die sich am Bedarf Ihres Unternehmens ausrichtet, während in Spanien gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität gewährleistet ist.

Die Einstellung in Spanien kann eine großartige Entscheidung für Ihr Unternehmen sein. Das Land verfügt über einen starken Talentpool mit einer wachsenden Zahl von Fachkräften in der Tech-Branche und anderen Industrien. Sie finden eine Arbeitskraft, die anpassungsfähig ist und oft zweisprachig spricht. Beachten Sie, dass Spanien strenge Arbeitsgesetze hat, die Arbeitnehmer schützen, weshalb es wichtig ist, Ihre Verpflichtungen zu verstehen, bevor Sie mit dem Einstellungsprozess beginnen.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

In Spanien können Sie mündliche oder schriftliche Arbeitsverträge verwenden, aber schriftliche Verträge sind die Standardpraxis. Bestimmte Vertragsarten, wie befristete oder Teilzeitvereinbarungen, müssen schriftlich erfolgen. Unbefristete (permanente) Verträge sind die häufigste Form und werden nach spanischem Recht gefördert.

Hier sind einige Klauseln, die Sie in Ihre Arbeitsverträge aufnehmen sollten:

• Parteienangaben: Vollständige Namen und Adressen sowohl des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers.
• Stellenbeschreibung: Eine klare Beschreibung der Rolle und Verantwortlichkeiten.
• Vertragsart: Geben Sie an, ob der Vertrag unbefristet oder befristet ist.
• Startdatum: Und ein Enddatum für befristete Verträge.
• Probezeit: Die Dauer der Probezeit.
• Arbeitszeiten: Details zum Arbeitsplan.
• Gehalt und Vergütung: Eine Aufschlüsselung des Gehalts und etwaiger zusätzlicher Zahlungen.
• Vorteile: Informationen zu etwaigen zusätzlichen Leistungen.
• Überstundenregelung: Wie Überstunden gehandhabt werden.

Probezeiten

Probezeiten in Spanien geben Ihnen die Möglichkeit zu sehen, ob eine neue Einstellung gut passt. Während dieser Zeit können sowohl Sie als auch der Arbeitnehmer den Vertrag ohne Kündigungsfrist beenden. Die Dauer der Probezeit kann je nach Tarifvertrag variieren.

Hier eine allgemeine Übersicht zu Probezeitlängen:

Arbeitszeiten & Überstunden

Die Standardarbeitswoche in Spanien beträgt 40 Stunden, mit maximal 9 Stunden pro Tag. Ein Vorschlag, die Standardarbeitswoche auf 37,5 Stunden zu reduzieren, wird voraussichtlich 2025 verabschiedet.

• Überstunden: Überstunden sind auf 80 Stunden pro Jahr begrenzt.
• Vergütung: Sie müssen Arbeitnehmer für Überstunden entweder mit zusätzlicher Bezahlung oder Freizeit kompensieren.
• Ruhezeiten: Arbeitnehmer erhalten mindestens 1,5 ununterbrochene Ruhetage pro Woche.

Öffentliche & regionale Feiertage

Spanien hat eine Mischung aus nationalen, regionalen und lokalen Feiertagen. Jede Gemeinde kann bis zu 14 Feiertage pro Jahr haben. Neun davon sind nationale Feiertage, und mindestens zwei werden lokal festgelegt.

Einige der nationalen Feiertage für 2025 sind:

• 1. Januar: Neujahr
• 6. Januar: Heilige Drei Könige
• 18. April: Karfreitag
• 1. Mai: Tag der Arbeit
• 15. August: Mariä Himmelfahrt
• 12. Oktober: Nationalfeiertag Spaniens
• 1. November: Allerheiligen
• 6. Dezember: Verfassungstag
• 8. Dezember: Unbefleckte Empfängnis
• 25. Dezember: Weihnachten

Beachten Sie, dass regionale Feiertage variieren. Es ist daher ratsam, die spezifischen Feiertage für die Region zu prüfen, in der Ihr Mitarbeiter tätig ist.

Contractors in Spanien einstellen

Sie können in Spanien unabhängige Contractors, bekannt als autónomos, einstellen. Diese verwalten ihre eigenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Dies kann eine flexible Option für projektbasierte Arbeiten sein.

Allerdings müssen Sie vorsichtig sein, wenn es um die falsche Einstufung von Arbeitnehmern geht. Wenn Sie einen Contractor wie einen Arbeitnehmer behandeln, indem Sie seine Arbeitszeiten und Aufgaben kontrollieren, riskieren Sie, dass er als Arbeitnehmer neu eingestuft wird. Dies kann zu Strafen führen, einschließlich Nachzahlungen für Sozialversicherung und Steuern.

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, diese Risiken zu vermeiden. Ein EOR stellt Mitarbeiter in Ihrem Auftrag ein und übernimmt die rechtliche Verantwortung für die Einhaltung der spanischen Arbeitsgesetze. So können Sie Ihr Team in Spanien aufbauen, ohne Gefahr der Fehlklassifizierung.

Die Gehaltsabrechnung in Spanien zu navigieren bedeutet, ein System zu verstehen, das durch nationale Gesetze, regionale Vorschriften und Tarifverträge geprägt ist. Diese Vereinbarungen, bekannt als convenios colectivos, sind wichtig und regeln Dinge wie Gehaltsspannen und Arbeitszeiten für bestimmte Jobs. Dieser Leitfaden führt Sie durch die wichtigsten Punkte, die Sie kennen müssen, um Ihr Team in Spanien zu bezahlen.

Gehaltszyklen & Lohnstruktur

In Spanien zahlen Sie Ihre Mitarbeiter in der Regel monatlich. Ein einzigartiges Merkmal der spanischen Gehaltsabrechnung ist die 14-monatige Gehaltsstruktur. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter 12 monatliche Zahlungen plus zwei zusätzliche Zahlungen erhalten, die üblicherweise im Juli und Dezember erfolgen. Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, diese zusätzlichen Zahlungen aufzuteilen und auf die 12 regulären Monatsgehälter zu verteilen.

Überstunden & Mindestlöhne

Die spanische Regierung legt jährlich einen nationalen Mindestlohn fest, den Salario Mínimo Interprofesional (SMI). Für 2025 beträgt der Mindestlohn €1.184 pro Monat, basierend auf 14 Zahlungen. Tarifverträge können höhere Mindestlöhne für bestimmte Branchen festlegen.

Eine Standardarbeitswoche umfasst 40 Stunden. Jede darüber hinausgehende Arbeitszeit gilt als Überstunde und muss vergütet werden, oft zu einem Satz von 175 %. Es gibt eine Obergrenze für Überstunden, mit maximal 80 zusätzlichen Stunden pro Mitarbeiter pro Jahr.

Arbeitgebersteuern und Beiträge

Als Arbeitgeber in Spanien sind Sie verantwortlich für die Zahlung verschiedener Sozialversicherungsbeiträge im Namen Ihrer Mitarbeiter. Diese Beiträge finanzieren Renten, Gesundheitsversorgung, Arbeitslosengeld und mehr.

Arbeitnehmersteuern und Abzüge

Mitarbeiter leisten ebenfalls Beiträge zum Sozialversicherungssystem und zahlen Einkommensteuer, die Sie von ihren Gehältern einbehalten.

In Spanien sind Ihr Mitarbeitervorteilspaket und Urlaubsregelungen entscheidend, um Top-Talente anzuziehen und zu halten. Die Arbeitsgesetze des Landes bieten starken Schutz für Arbeitnehmer, einschließlich großzügiger Urlaubsansprüche und eines robusten Sozialsystems. Das Verständnis dieser Vorschriften ist der erste Schritt, um einen wettbewerbsfähigen und rechtskonformen Benefits-Plan für Ihr spanisches Team aufzubauen.

Gesetzlicher Urlaub

Das spanische Recht schreibt mehrere Arten von bezahltem Urlaub vor, um das Wohlbefinden der Arbeitnehmer und die Work-Life-Balance zu unterstützen.

• Jahresurlaub: Sie müssen mindestens 30 Kalendertage bezahlten Urlaub pro Jahr gewähren, was 22 Arbeitstagen entspricht. Dieser Urlaub kann nicht durch Zahlung ersetzt werden, daher sollten Sie Ihr Team ermutigen, sich die freie Zeit zu nehmen.
• Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub: Beide Elternteile haben Anspruch auf 16 Wochen Urlaub, wobei die ersten 6 Wochen unmittelbar nach der Geburt des Kindes genommen werden müssen. Die restlichen 10 Wochen können bis zum Alter von einem Jahr des Kindes flexibel genutzt werden.
• Krankheitstage: Arbeitnehmer können bis zu 18 Monate Krankheitsurlaub nehmen. Die Zahlung während dieser Zeit erfolgt durch die Sozialversicherung. Für die ersten 3 Tage erhält der Arbeitnehmer kein Gehalt. Vom 4. bis zum 20. Tag erhält er 60 % seines regulären Gehalts, ab dem 21. Tag steigt dieser Satz auf 75 %.

Feiertage & regionale Feiertage

Spanien hat eine Reihe nationaler Feiertage, und jede autonome Gemeinschaft hat ihre eigenen regionalen Feiertage. Insgesamt erhalten die Arbeitnehmer etwa 14 bezahlte Feiertage pro Jahr.

Typische Zusatzleistungen

Während die gesetzlichen Leistungen in Spanien umfassend sind, bieten viele Unternehmen zusätzliche Vorteile, um sich abzuheben.

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Benefits helfen kann

Die Einrichtung eines Benefits-Plans in einem neuen Land kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht diesen Prozess für Sie. Wir übernehmen die administrativen und rechtlichen Anforderungen bei der Verwaltung von Mitarbeitervorteilen in Spanien.

Ein EOR kann:

• Sicherstellen, dass Ihr Benefits-Paket den spanischen Arbeitsgesetzen entspricht.
• Sowohl gesetzliche als auch zusätzliche Leistungen für Ihre Mitarbeiter verwalten.
• Gehaltsabrechnung und Sozialversicherungsbeiträge managen.
• Lokale Expertise zu wettbewerbsfähigen Benefits-Paketen bereitstellen.

Durch die Zusammenarbeit mit einem EOR können Sie Ihren spanischen Mitarbeitern ein umfassendes und rechtskonformes Benefits-Plan anbieten, ohne eine lokale Rechtspersönlichkeit zu gründen. So können Sie sich auf das Wachstum Ihres Geschäfts konzentrieren, während wir uns um die HR-Details kümmern.

Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in Spanien beinhaltet klare, spezifische Schritte. Sie müssen rechtliche Verfahren einhalten, um einen fairen und konformen Ablauf zu gewährleisten. Dies umfasst die schriftliche Mitteilung, die Rechtfertigung der Kündigung und die Zahlung des korrekten Abfindungsbetrags. Der Ablauf hängt vom Grund der Kündigung ab, der von disziplinarischen Problemen bis hin zu wirtschaftlichen Gründen reichen kann.

Kündigungsfristen

Wenn Sie einen Mitarbeiter aus objektiven Gründen kündigen, wie wirtschaftliche oder organisatorische Veränderungen, müssen Sie mindestens 15 Tage im Voraus kündigen. Diese Kündigung muss schriftlich erfolgen, wobei die Gründe für die Kündigung und das Wirksamkeitsdatum klar angegeben werden. Alternativ können Sie dem Mitarbeiter auch sein Gehalt für die Kündigungsfrist zahlen, anstatt ihn arbeiten zu lassen.

Bei disziplinarischen Kündigungen wegen schwerwiegenden Fehlverhaltens ist keine Kündigungsfrist erforderlich. Dennoch müssen Sie eine schriftliche Kündigung mit den Gründen für die Beendigung übergeben.

Abfindung

Die Höhe der Abfindung hängt von der Art der Kündigung ab.

Es ist wichtig, die Abfindung bei der Mitteilung der Kündigung für eine objektive Kündigung zu berechnen und zu übergeben.

Wie Rivermate konforme Austritte handhabt

Wenn Sie mit uns zusammenarbeiten, übernehmen wir den gesamten Offboarding-Prozess für Sie. Wir stellen sicher, dass jede Kündigung konform und professionell abgewickelt wird.

So helfen wir:

• Dokumentation: Wir bereiten alle notwendigen rechtlichen Dokumente vor und kümmern uns um die Kündigungsschreiben.
• Compliance: Wir stellen sicher, dass jeder Schritt den spanischen Arbeitsgesetzen entspricht, von Kündigungsfristen bis hin zu Abfindungsberechnungen.
• Kommunikation: Wir unterstützen Sie dabei, die Entscheidung klar und respektvoll gegenüber Ihrem Mitarbeiter zu kommunizieren.
• Abschlusszahlung: Wir verwalten die Schlusszahlung, bekannt als der finiquito, die aus ausstehendem Gehalt, nicht genommenen Urlaubstagen und Abfindung besteht.

Wir übernehmen die administrativen und rechtlichen Belastungen, damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können. Wir helfen Ihnen, die Komplexitäten des spanischen Arbeitsrechts zu navigieren, um einen reibungslosen und fairen Austrittsprozess für alle Beteiligten zu gewährleisten.

Das Navigieren durch die Welt der Visa und Arbeitserlaubnisse in Spanien kann kompliziert erscheinen. Einfach ausgedrückt: Wenn Sie kein Bürger der Europäischen Union, Islands, Liechtenstein, Norwegens oder der Schweiz sind, benötigen Sie eine Erlaubnis, um legal im Land zu arbeiten. Für Bürger dieser Länder ist der Prozess unkomplizierter, da nur eine Anmeldung bei den lokalen Behörden erforderlich ist, wenn Sie länger als drei Monate bleiben möchten. Für alle anderen ist es unerlässlich, die richtige Genehmigung zu sichern, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Die spanische Regierung bietet je nach Situation mehrere Wege zur Beschäftigung an.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Wenn es um die Einstellung von Talenten außerhalb der EU geht, haben Sie einige Optionen. Ein Employer of Record (EOR) kann diesen Prozess erheblich vereinfachen.

Ein EOR kann Visa für Nicht-EU-Bürger sponsern, was eine großartige Lösung ist, wenn Sie keine juristische Person in Spanien haben. Dies funktioniert in der Regel am besten für bestimmte Arten von Visa:

• Hochqualifizierten Fachkräfte-Visum: Dies gilt für Spezialisten mit einem qualifizierten Jobangebot.
• EU Blue Card: Dies ist eine Option für Fachkräfte mit fortgeschrittenen Qualifikationen.

Ein EOR übernimmt die rechtlichen Verantwortlichkeiten der Beschäftigung, einschließlich Gehaltsabrechnung, Steuern und Einhaltung des spanischen Arbeitsrechts. Das bedeutet, dass Sie Talente in Spanien einstellen können, ohne den Aufwand, eine lokale Firma zu gründen.

Es gibt jedoch einige Wege, die ein EOR in der Regel nicht unterstützen kann, wie zum Beispiel das Selbstständigkeitsvisum, das für Freelancer und Unternehmer gedacht ist, die in Spanien ihr eigenes Geschäft gründen möchten.

Geschäftsreise-Compliance

Wenn Sie für kurzfristige Geschäftstätigkeiten nach Spanien reisen müssen, benötigen Sie möglicherweise kein Visum. Für Aufenthalte von bis zu 90 Tagen innerhalb eines 180-Tage-Zeitraums können Sie in der Regel an Meetings, Konferenzen und Verhandlungen teilnehmen, ohne eine Erlaubnis zu benötigen.

Es ist jedoch entscheidend zu verstehen, dass diese Kurzzeitbesuche keine bezahlte Arbeit erlauben. Die Aktivitäten beschränken sich auf Dinge wie:

• Teilnahme an Geschäftstreffen
• Besuch bei Kunden
• Teilnahme an Messen
• Schulungen erhalten

Wenn Ihre Aktivitäten in Spanien darüber hinausgehen, benötigen Sie wahrscheinlich ein spezielles Kurzzeit-Arbeitsvisum. Überprüfen Sie stets die spezifischen Anforderungen, bevor Sie reisen, um sicherzustellen, dass Sie den spanischen Einwanderungsbestimmungen entsprechen.