Beschäftigungssteuern in Spanien

Spanien betreibt ein umfassendes Steuersystem, das sowohl nationale als auch regionale Komponenten umfasst und sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer beeinflusst. Das Verständnis dieser Verpflichtungen ist entscheidend für Unternehmen, die im Land tätig sind, egal ob sie lokale oder ausländische Talente beschäftigen. Die wichtigsten Steuern im Zusammenhang mit Beschäftigung sind die Einkommensteuer (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas - IRPF) und Sozialversicherungsbeiträge. Arbeitgeber sind verantwortlich für die Berechnung, Einbehaltung und Überweisung dieser Beträge an die entsprechenden Behörden, um die Einhaltung spanischer Arbeits- und Steuerrechtsprechung sicherzustellen.

Die Navigation durch die Komplexität spanischer Lohn- und Steuerregelungen erfordert sorgfältige Aufmerksamkeit für Details, da die Vorschriften je nach regionaler Regierung und den spezifischen Umständen des Arbeitnehmers leicht variieren können. Eine ordnungsgemäße Verwaltung dieser Prozesse gewährleistet die rechtliche Konformität, vermeidet Strafen und pflegt positive Mitarbeiterbeziehungen durch eine präzise Handhabung ihrer Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge.

Arbeitgeber Sozialversicherung und Lohnsteuerpflichten

Arbeitgeber in Spanien sind verpflichtet, im Namen ihrer Arbeitnehmer in das Sozialversicherungssystem einzuzahlen. Diese Beiträge decken verschiedene Leistungen ab, darunter Renten, Arbeitslosigkeit, Krankengeld und Berufsausbildung. Die Beitragsgrundlage ist im Allgemeinen das Bruttogehalt des Arbeitnehmers, das jährlichen Mindest- und Höchstgrenzen unterliegt, die jährlich aktualisiert werden.

Der Gesamtsozialversicherungsbeitragssatz wird zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Der Arbeitgeber trägt den größeren Anteil. Die spezifischen Sätze variieren je nach Vertragsart und beruflicher Kategorie des Arbeitnehmers, aber Standardraten gelten für die meisten gängigen Beschäftigungssituationen.

Konzept	Arbeitgeber Rate	Arbeitnehmer Rate	Gesamtrate
Allgemeine Risiken	23,60%	4,70%	28,30%
Arbeitslosigkeit	5,50%	1,55%	7,05%
Berufsausbildung	0,60%	0,10%	0,70%
Wortschatzgarantiefonds (FOGASA)	0,20%	0,00%	0,20%
Gesamt (Standard)	29,90%	6,35%	36,25%

Hinweis: Die Sätze für Arbeitslosigkeit können bei befristeten Verträgen leicht variieren.

Zusätzlich müssen Arbeitgeber Beiträge für Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten leisten. Diese Rate ist variabel und hängt vom Tätigkeitssektor des Unternehmens und dem Risiko der Arbeit des Mitarbeiters ab, und reicht von etwa 0,9 % bis über 7 %.

Die Beitragsgrundlage für die Sozialversicherung ist durch eine maximale monatliche Grenze begrenzt, die jährlich angepasst wird. Für 2025 wird erwartet, dass diese Grenze von den Werten des Vorjahres aktualisiert wird. Die Beiträge werden monatlich auf Basis des Bruttogehalts des Mitarbeiters bis zu dieser maximalen Basis berechnet.

Einkommensteuerabzugspflichten

Arbeitgeber sind verantwortlich für den Einbehalt der Einkommensteuer (IRPF) von den Gehältern der Arbeitnehmer und deren Überweisung an die spanische Steuerbehörde (Agencia Tributaria). IRPF ist eine progressive Steuer, was bedeutet, dass der Steuersatz mit dem Einkommen steigt. Der zu erhebende Betrag wird anhand des erwarteten Jahresgehalts des Mitarbeiters, persönlicher und familiärer Umstände (wie Familienstand, Anzahl der Dependents, Behinderung) und bestimmter abzugsfähiger Ausgaben berechnet.

Die Berechnung des Abzugsprozentsatzes ist komplex und erfolgt in der Regel mithilfe offizieller Software oder Online-Tools der Steuerbehörde. Der Satz wird auf das zu versteuernde Einkommen des Mitarbeiters nach Berücksichtigung bestimmter Reduzierungen und Freibeträge angewandt.

Die nationalen IRPF-Steuertarife für 2025 sollen eine ähnliche progressive Struktur wie in den Vorjahren haben. Die regionalen Regierungen verfügen ebenfalls über die Befugnis, eigene Steuersätze für einen Teil der Steuerbasis festzulegen, was zu Unterschieden in der gesamten Steuerbelastung führt, je nachdem, wo der Arbeitnehmer ansässig ist.

Im Folgenden die erwarteten nationalen IRPF-Steuertarife für 2025. Regionale Sätze werden zusätzlich auf diese nationalen Sätze angewandt, in der Regel mit ähnlichen Tarifen, aber unterschiedlichen Prozentzahlen.

Zu versteuerndes Einkommen (€)	Nationaler Satz
Bis 12.450	9,50%
12.450,01 – 20.200	12,00%
20.200,01 – 35.200	15,00%
35.200,01 – 60.000	18,50%
60.000,01 – 300.000	22,50%
Über 300.000	24,50%

Hinweis: Diese sind die nationalen Tarife. Der Gesamtbetrag ergibt sich aus der Summe des nationalen Satzes und des anwendbaren regionalen Satzes.

Arbeitgeber müssen Informationen über die persönliche und familiäre Situation des Mitarbeiters (meistens mittels Formular 145) einholen, um den korrekten Abzugsprozentsatz zu berechnen. Änderungen in den Umständen während des Jahres können eine Neuberechnung des Satzes erforderlich machen.

Steuerliche Abzüge und Freibeträge für Mitarbeitende

Mitarbeiter in Spanien können von verschiedenen Abzügen und Freibeträgen profitieren, die ihr zu versteuerndes Einkommen reduzieren und somit ihre IRPF-Verpflichtung verringern. Diese werden bei der Berechnung des Abzugsprozentsatzes berücksichtigt und auch bei der jährlichen Steuererklärung des Mitarbeiters.

Wichtige Abzüge und Freibeträge sind:

Persönliche und Familienfreibeträge: Standardfreibeträge werden auf Grundlage des Alters, der Anzahl der Dependents (Kinder, Aufsteiger) und Behinderungen gewährt. Diese Freibeträge werden vom Bruttoeinkommen abgezogen, um die steuerliche Bemessungsgrundlage zu ermitteln.
Ausgaben im Zusammenhang mit Arbeit: Bestimmte berufliche Ausgaben, wie verpflichtende Gewerkschaftsbeiträge oder Kosten der rechtlichen Verteidigung im Zusammenhang mit Arbeitsstreitigkeiten, können abgezogen werden.
Beiträge zur Sozialversicherung: Der Anteil des Arbeitnehmers an den Sozialversicherungsbeiträgen ist vom Bruttogehalt abziehbar.
Beiträge zu Altersvorsorgeplänen: Beiträge zu genehmigten privaten Rentenplänen sind abzugsfähig, innerhalb bestimmter Grenzen.
Wohnungsbezogene Abzüge: Während der allgemeine Abzug für den Erwerb eines Erstwohnsitzes weitgehend abgeschafft wurde, gelten Übergangsregelungen für Immobilien, die vor 2013 gekauft wurden. Regionalregierungen bieten zudem oftmals Abzüge im Zusammenhang mit Wohnen (z.B. Mietabzüge).
Andere Abzüge: Dazu können Spenden an Wohltätigkeitsorganisationen, Investitionen in bestimmte neue Unternehmen und regionale spezielle Abzüge (z.B. für Bildungsausgaben, Geburten von Kindern) gehören.

Die konkreten Beträge der persönlichen und Familienfreibeträge sowie die Regeln für andere Abzüge werden jährlich festgelegt und können je nach Region leicht variieren.

Steuerliche Konformität und Fristen für Berichte

Arbeitgeber in Spanien haben strikte Fristen für die Meldung und Überweisung der einbehaltenen IRPF- und Sozialversicherungsbeiträge.

Sozialversicherungsbeiträge: Diese werden in der Regel monatlich gezahlt. Die Zahlungsfrist ist der letzte Tag des Kalendermonats, der auf den Monat folgt, in dem die Gehälter gezahlt wurden. Die Zahlung erfolgt meist elektronisch.
IRPF-Abzüge: Die einbehaltenen IRPF-Beträge sind vierteljährlich oder monatlich zu melden und zu zahlen, je nach Größe des Unternehmens und Höhe der Abzüge.
- Vierteljährlich: Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen werden Formular 111 (für Einkünfte aus Arbeit und beruflicher Tätigkeit) und Formular 115 (für Einkünfte aus Vermietung von städtischen Immobilien) vierteljährlich eingereicht. Die Frist ist der 20. des Monats nach Quartalsende (20. April, 20. Juli, 20. Oktober, 20. Januar).
- Monatlich: Große Unternehmen mit erheblichem Umsatz oder hohem Abzugvolumen müssen Formular 111 und 115 monatlich einreichen. Die Frist ist der 20. des Folgemonats.
Jährliche Zusammenfassungen: Arbeitgeber müssen jährliche Zusammenfassungen einreichen.
- Formular 190: Jährliche Zusammenfassung aller auf Formular 111 deklarierten IRPF-Abzüge. Die Frist ist in der Regel der 31. Januar des Folgejahres.
- Formular 180: Jährliche Zusammenfassung aller auf Formular 115 deklarierten IRPF-Abzüge. Die Frist ist in der Regel der 31. Januar des Folgejahres.
- Jährliche Zusammenfassung der Sozialversicherung: Auch wenn kein einzelnes Formular wie bei den IRPF-Zusammenfassungen erforderlich ist, müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass alle monatlichen Beiträge korrekt im Online-System der Sozialversicherung (Sistema RED) gemeldet werden.

Die Nichteinhaltung dieser Fristen oder fehlerhafte Meldungen können zu Strafen, Zuschlägen und Zinsen führen.

Besondere steuerliche Überlegungen für ausländische Beschäftigte und Unternehmen

Spanien hat spezifische Regeln für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen, abhängig von ihrem Steuerresidenzstatus und der Art ihrer Präsenz im Land.

Steuerresidenz: Personen gelten in der Regel als steuerlich ansässig in Spanien, wenn sie mehr als 183 Tage in einem Kalenderjahr im Land verbringen oder wenn ihr Hauptwirtschaftszentrum in Spanien liegt. Aufenthaltsansässige werden auf ihr weltweites Einkommen besteuert, Nicht-Ansässige nur auf in Spanien erzieltes Einkommen.
Nicht-Residenten-Einkommensteuer (IRNR): Nicht-ansässige Arbeitnehmer, die in Spanien arbeiten, unterliegen IRNR, in der Regel zu einem Pauschalsatz auf ihr Bruttoeinkommen, ohne die progressive Skala oder viele Abzüge, die für Residenten gelten. Der Standardtarif für Arbeitseinkommen für Nicht-Residenten beträgt 24 %. Für Einwohner anderer EU-/EWR-Länder mit einem Informationsaustauschabkommen kann der Satz für bestimmte Einkommensarten niedriger sein.
Speziales Steuerregime (Beckham-Gesetz): Hochqualifizierte ausländische Arbeitnehmer, die nach Spanien ziehen, können ein spezielles Steuerregime wählen ("Beckham-Gesetz"). Dieses Regime ermöglicht es ihnen, für die ersten sechs Jahre in Spanien als Nicht-Ansässige besteuert zu werden, unabhängig von der Anzahl der Tage im Land. Im Rahmen dieses Regimes wird Arbeitseinkommen bis zu €600.000 mit einem Pauschalsatz von 24 % besteuert, während Einkommen, das diese Schwelle übersteigt, mit 47 % besteuert wird. Andere Einkommensarten (z.B. Dividenden, Zinsen) werden in der Regel zu Flat Rates besteuert (z.B. 19 %, 21 %, 23 %). Dieses Regime kann für Top-Verdiener vorteilhaft sein, da es die höheren progressiven Sätze des IRPF-Systems vermeidet und die Besteuerung auf in Spanien erzieltes Einkommen (mit einigen Ausnahmen) beschränkt. Strenge Voraussetzungen gelten für die Qualifikation und Aufrechterhaltung dieses Regimes.
Ausländische Unternehmen: Ein ausländisches Unternehmen, das Mitarbeiter in Spanien beschäftigt, muss sich möglicherweise beim spanischen Sozialversicherungssystem und der Steuerbehörde registrieren, auch wenn es keine Niederlassung in Spanien hat. Dies ist notwendig, um den Verpflichtungen des Arbeitgebers bezüglich Sozialversicherungsbeiträgen und IRPF-Abzügen nachzukommen. Die genauen Anforderungen hängen davon ab, ob das Unternehmen direkte Beschäftigung nach spanischem Arbeitsrecht durchführt oder diese unter anderen Vereinbarungen tätigt. Ein [Employer of Record]-Service (/glossary/employer-of-record-eor/) kann ausländischen Unternehmen bei der Navigation durch diese Komplexitäten helfen und volle Konformität sicherstellen, ohne eine lokale Gesellschaft gründen zu müssen.