Employer of Record in Portugal

Ein Employer of Record (EOR) in Portugal ist ein Unternehmen, das legal Mitarbeiter in Ihrem Namen einstellt. Das bedeutet, dass der EOR alle rechtlichen und HR-Verantwortlichkeiten der Beschäftigung übernimmt, wie Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und Verträge, während Sie das tägliche Arbeiten Ihres Teams verwalten. Die Nutzung eines EOR-Services, wie Rivermate, ermöglicht es Ihnen, Talente in Portugal zu rekrutieren, ohne eine lokale Rechtspersönlichkeit zu gründen.

Wie ein Employer of Record (EOR) in Portugal funktioniert

Die Nutzung eines EOR zur Einstellung in Portugal ist ein unkomplizierter Prozess. Sie finden die Talente, und der EOR kümmert sich um die lokalen Beschäftigungslogistik.

So funktioniert es im Allgemeinen:

1. Sie finden Ihren Kandidaten: Sie sind verantwortlich für die Beschaffung und Rekrutierung der Person, die Sie in Portugal einstellen möchten.
2. Der EOR stellt sie ein: Der EOR wird zum rechtlichen Arbeitgeber und stellt Ihrem neuen Teammitglied einen lokal konformen Arbeitsvertrag bereit.
3. Onboarding: Der EOR verwaltet den Onboarding-Prozess und stellt sicher, dass alle Unterlagen und Anmeldungen bei portugiesischen Behörden, wie der Sozialversicherung, korrekt erledigt werden.
4. HR- und Gehaltsabrechnungsmanagement: Der EOR übernimmt alle administrativen Aufgaben. Dazu gehört die monatliche Gehaltsabrechnung, die Steuerverwaltung und die Sicherstellung, dass alle gesetzlichen Leistungen gemäß portugiesischem Recht erbracht werden. In Portugal umfasst dies auch die Verwaltung der obligatorischen 13. und 14. Monatsgehaltszahlungen.
5. Sie verwalten Ihren Mitarbeiter: Sie pflegen die direkte Arbeitsbeziehung zu Ihrem Mitarbeiter, weisen Aufgaben zu und überwachen seine Leistung, während der EOR die Einhaltung der Beschäftigungsvorschriften sicherstellt.

Warum einen Employer of Record in Portugal nutzen

Die Nutzung eines EOR in Portugal vereinfacht Ihre Expansion in das Land. Es ermöglicht Ihnen, schnell und effizient auf lokale Talente zuzugreifen, ohne durch komplexe rechtliche und administrative Hürden verzögert zu werden. Sie können sich auf Ihre Geschäftsziele konzentrieren, während der EOR sicherstellt, dass Ihre Beschäftigungspraktiken vollständig mit den portugiesischen Arbeitsgesetzen übereinstimmen.

Hier sind einige wichtige Vorteile:

• Vermeidung der Gründung einer lokalen Rechtspersönlichkeit: Sie können Mitarbeiter in Portugal einstellen, ohne die Zeit und Kosten für die Gründung einer juristischen Person im Land aufwenden zu müssen.
• Rechtssicherheit: EORs sind Experten im portugiesischen Arbeitsrecht. Sie verwalten alle Aspekte der Beschäftigungskonformität, von Verträgen bis zu Leistungen, und minimieren so Ihr Risiko.
• Vereinfachung von HR und Gehaltsabrechnung: Der EOR übernimmt die gesamte Gehaltsabrechnung, Steuerabzüge und Leistungsverwaltung, sodass Sie diese komplexen Aufgaben nicht selbst verwalten müssen.
• Schnellere Markteinführung: Es bietet eine deutlich schnellere Möglichkeit, ein Team in Portugal aufzubauen, verglichen mit der Gründung einer Tochtergesellschaft. Sie können Talente einstellen und onboarden, in einem Bruchteil der Zeit.

Rivermates transparentes Preismodell beseitigt Komplexität mit einer einzigen, wettbewerbsfähigen monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Portugal umfassende HR-Unterstützung, Benefits-Verwaltung, Compliance-Management und den Zugriff auf unser firmeneigenes Dashboard für Analysen der Belegschaft in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren — einfach klare Preisgestaltung, die sich am Bedarf Ihres Unternehmens ausrichtet, während in Portugal gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität gewährleistet ist.

Einstellung in Portugal bedeutet, auf eine qualifizierte und anpassungsfähige Belegschaft zuzugreifen. Das Land verfügt über einen starken Dienstleistungssektor und ist ein Zentrum für Technologie und Remote-Arbeit. Um rechtskonform einzustellen, müssen Sie die Arbeitsgesetze Portugals verstehen, die die Arbeitnehmer bevorzugen. Dieser Leitfaden erklärt die wichtigsten Bereiche, die Sie kennen müssen.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

Während Sie für eine unbefristete Stelle eine mündliche Vereinbarung treffen können, ist es bewährte Praxis, einen schriftlichen Vertrag zu haben. Für einige Vertragstypen, wie befristete oder Teilzeitverträge, ist ein schriftlicher Vertrag gesetzlich vorgeschrieben. Wenn Sie für diese keinen schriftlichen Vertrag haben, betrachtet das Gesetz den Arbeitnehmer als unbefristet und Vollzeit beschäftigt.

Ihre Arbeitsverträge in Portugal sollten auf Portugiesisch sein und Folgendes enthalten:

• Identifikation: Vollständige Namen und Adressen sowohl von Ihnen als auch vom Arbeitnehmer.
• Arbeitsplatz: Der Ort, an dem der Arbeitnehmer arbeiten wird.
• Stellenbeschreibung: Der Titel, die Rolle und die Verantwortlichkeiten des Arbeitnehmers.
• Startdatum: Wann das Arbeitsverhältnis beginnt.
• Vertragsdauer: Bei einem befristeten Vertrag muss das Enddatum angegeben werden.
• Probezeit: Die Dauer der Probezeit.
• Vergütung: Das Grundgehalt und etwaige zusätzliche Zahlungen oder Leistungen.
• Arbeitszeiten: Der tägliche und wöchentliche Arbeitsplan.
• Jahresurlaub: Die Anzahl der bezahlten Urlaubstage.
• Kündigung: Die Kündigungsfristen für die Beendigung des Vertrags.
• Tarifverträge: Erwähnen Sie etwaige anwendbare Tarifverträge.

Probezeiten

Probezeiten in Portugal geben Ihnen und Ihrem neuen Mitarbeiter Zeit zu sehen, ob es passt. Während dieser Zeit kann entweder von beiden Seiten der Vertrag ohne Angabe von Gründen beendet werden. Die Dauer der Probezeit hängt vom Vertragstyp und der Rolle ab.

Arbeitszeiten & Überstunden

Die Standardarbeitswoche in Portugal beträgt 40 Stunden, meist verteilt auf fünf 8-Stunden-Tage. Alles, was darüber hinausgeht, ist Überstunden.

So funktioniert die Überstundenvergütung:

• Erste Überstunde: 25 % Zuschlag auf den regulären Stundenlohn.
• Weitere Überstunden: 37,5 % Zuschlag auf den regulären Stundenlohn.
• Überstunden an einem Ruhetag oder Feiertag: 50 % Zuschlag auf den regulären Stundenlohn.

Es gibt Grenzen, wie viel Überstunden ein Arbeitnehmer leisten darf. Im Allgemeinen sind maximal 2 Stunden pro Tag und 150-175 Stunden pro Jahr erlaubt, abhängig von der Größe Ihres Unternehmens.

Öffentliche & regionale Feiertage

Portugal hat 13 nationale Feiertage. Arbeitnehmer haben an diesen Tagen Anspruch auf einen bezahlten freien Tag. Wenn sie arbeiten müssen, erhalten sie den doppelten Lohn.

Nationale Feiertage 2025:

• 1. Januar: Neujahr
• 18. April: Karfreitag
• 20. April: Ostersonntag
• 25. April: Tag der Freiheit
• 1. Mai: Tag der Arbeit
• 10. Juni: Portugal-Tag
• 19. Juni: Fronleichnam
• 15. August: Mariä Himmelfahrt
• 5. Oktober: Republiktag
• 1. November: Allerheiligen
• 1. Dezember: Tag der Wiederherstellung der Unabhängigkeit
• 8. Dezember: Unbefleckte Empfängnis
• 25. Dezember: Weihnachten

Zusätzlich gibt es regionale und kommunale Feiertage. Zum Beispiel feiert Lissabon den St. Antoni-Tag am 13. Juni, und Porto den St. Johannes-Tag am 24. Juni.

Einstellung von Contractors in Portugal

Die Einstellung unabhängiger Contractors in Portugal kann eine flexible Möglichkeit sein, spezielle Fähigkeiten für bestimmte Projekte zu gewinnen. Contractors verwalten ihre eigene Arbeit, verwenden ihre eigenen Werkzeuge und sind für ihre Steuern und Sozialversicherung selbst verantwortlich. Dies kann wie eine einfachere Methode erscheinen, ein Team aufzubauen, ohne langfristige Beschäftigungsverpflichtungen einzugehen.

Es besteht jedoch ein echtes Risiko, einen Arbeitnehmer fälschlicherweise als Contractor zu klassifizieren. Das portugiesische Recht betrachtet die Realität der Arbeitsbeziehung, nicht nur den Vertrag. Wenn Sie einen Contractor wie einen Arbeitnehmer behandeln, indem Sie seine Arbeitszeiten kontrollieren, seine Ausrüstung bereitstellen und ihn in Ihre Unternehmensstruktur integrieren, kann die Regierung ihn als Arbeitnehmer umklassifizieren.

Fehlklassifizierung kann zu ernsthaften Konsequenzen führen, darunter:

• Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern.
• Bußgelder und Strafen.
• Verpflichtung, alle Vorteile und Schutzmaßnahmen eines Vollzeitmitarbeiters zu gewähren, wie bezahlten Urlaub und Abfindungen.

Ein Employer of Record (EOR) hilft Ihnen, diese Risiken zu vermeiden. Ein EOR beschäftigt rechtlich Arbeitnehmer in Ihrem Auftrag und stellt die vollständige Einhaltung der portugiesischen Arbeitsgesetze sicher. Das bedeutet, Sie können die benötigten Talente einstellen, ohne das Risiko der Fehlklassifizierung. Der EOR übernimmt alle administrativen Aufgaben, von Verträgen und Gehaltsabrechnung bis hin zu Steuern und Leistungen, sodass Sie sich auf das Wachstum Ihres Geschäfts konzentrieren können.

In Portugal umfasst die Bezahlung Ihres Teams mehr als nur Währungsumrechnungen. Sie müssen den lokalen Ansatz zu Vergütung, Sozialversicherung und Urlaubsgeld verstehen, um konform zu bleiben. Das System hat spezifische Anforderungen, von verpflichtenden Boni bis hin zu offiziellen Dokumentationen auf Portugiesisch. Dieser Leitfaden erklärt, was Sie über die Gehaltsabrechnung in Portugal wissen müssen.

Gehaltsabrechnungszyklen & Lohnstruktur

In Portugal erfolgt die Gehaltsabrechnung monatlich, und die Mitarbeiter erhalten ihre Bezahlung bis zum Ende des Monats. Sie müssen mit jeder Zahlung eine Gehaltsabrechnung vorlegen, die alle Einkünfte und Abzüge detailliert aufzeigt.

Ein einzigartiges Merkmal der portugiesischen Gehaltsabrechnung ist die 14-monatige Gehaltsstruktur. Mitarbeiter erhalten ihre regulären 12 Monatszahlungen plus zwei zusätzliche Zahlungen:

• Urlaubsgeld: Zahlung im Juni
• Weihnachtsgeld: Zahlung im Dezember

Diese zusätzlichen Zahlungen sind verpflichtend und im Wesentlichen Teil des Jahresgehalts. Essenszulagen sind ebenfalls ein häufiger Bestandteil von Vergütungspaketen und bieten steuerliche Vorteile.

Überstunden & Mindestlöhne

Die reguläre Arbeitswoche in Portugal beträgt 40 Stunden, mit einem 8-Stunden-Tag. Alles, was darüber hinausgeht, gilt als Überstunden.

• Erste Überstunde: 125 % des normalen Satzes.
• Folgende Stunden: 137,5 % des normalen Satzes.
• Arbeit an Ruhetagen oder Feiertagen: 150 % des normalen Satzes.

Ab Januar 2025 beträgt der nationale Mindestlohn €870 pro Monat.

Arbeitgebersteuern und Beiträge

Als Arbeitgeber in Portugal sind Sie verantwortlich für die Sozialversicherungsbeiträge im Namen Ihrer Mitarbeiter. Sie müssen den Anteil des Mitarbeiters von seinem Gehalt einbehalten und sowohl Ihre als auch deren Beiträge abführen.

Arbeitnehmersteuern und Abzüge

Mitarbeiter leisten ebenfalls Beiträge zur Sozialversicherung. Diese Beiträge werden direkt von ihrem Bruttomonatsgehalt abgezogen.

In Portugal sind Mitarbeitervorteile und Urlaub großzügig gestaltet und spiegeln eine Kultur wider, die Work-Life-Balance schätzt. Das System ist eine Mischung aus staatlich vorgeschriebenen Sozialversicherungsleistungen und zusätzlichen Vergünstigungen, die Arbeitgeber anbieten, um Top-Talente zu gewinnen. Alle Mitarbeitenden mit einem formellen Arbeitsvertrag, einschließlich Vollzeit-, Teilzeit- und befristeter Beschäftigter, haben Anspruch auf gesetzliche Leistungen.

Gesetzlicher Urlaub

• Jahresurlaub Sie erhalten mindestens 22 bezahlte Arbeitstage Urlaub pro Jahr. Im ersten Jahr erwerben Sie zwei Urlaubstage pro Monat, den Sie arbeiten, und können ihn nach sechs Monaten antreten. Für ungenutzte Urlaubstage kann kein zusätzlicher Lohn gezahlt werden.

• Krankheitstage Wenn Sie krank sind, können Sie bis zu 1.095 Tage lang bezahlten Krankheitsurlaub erhalten. Die Leistung beginnt am vierten Krankheitstag und wird von der Sozialversicherung gezahlt, nicht vom Arbeitgeber. Der Betrag, den Sie erhalten, liegt je nach Dauer Ihrer Abwesenheit zwischen 55 % und 75 % Ihres regulären Einkommens. Ein ärztliches Attest ist erforderlich.

• Elternzeit Neue Eltern haben Anspruch auf 120 oder 150 aufeinanderfolgende Tage Elternzeit, die sie teilen können. Mütter müssen mindestens sechs Wochen unmittelbar nach der Geburt in Elternzeit gehen. Väter erhalten 15 Arbeitstage Vaterschaftsurlaub, die innerhalb des ersten Monats nach der Geburt des Kindes genommen werden können.

• Familienpflegeurlaub Sie können sich freistellen lassen, um kranke Familienmitglieder zu pflegen. Dies umfasst bis zu 30 Tage pro Jahr für ein Kind unter 12 Jahren und bis zu 15 Tage für ein Kind über 12 Jahre oder ein anderes Familienmitglied.

Öffentliche Feiertage & regionale Feiertage

Portugal hat 13 nationale Feiertage. Einige Gemeinden haben auch eigene lokale Feiertage.

Typische zusätzliche Leistungen

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, bieten viele Unternehmen Leistungen über die gesetzlichen Vorgaben hinaus an.

Wie ein Employer of Record bei der Einrichtung von Leistungen helfen kann

Die Einrichtung eines wettbewerbsfähigen und gesetzeskonformen Leistungspakets in einem neuen Land kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht diesen Prozess für Sie.

Ein EOR kann:

• Sicherstellen, dass Ihr Leistungspaket allen portugiesischen Arbeitsgesetzen entspricht.
• Die Verwaltung sowohl der obligatorischen als auch der zusätzlichen Leistungen übernehmen.
• Einblicke geben, welche Leistungen für lokale Talente am attraktivsten sind.
• Die Komplexitäten bei der Anmeldung und den Beiträgen zur Sozialversicherung handhaben.

Durch die Zusammenarbeit mit einem EOR können Sie Zeit und Ressourcen sparen, sodass Sie sich auf Ihre Kernziele konzentrieren können, während Ihre Mitarbeitenden gut betreut werden.

Das Kündigen eines Mitarbeiters in Portugal erfordert einen strukturierten Prozess. Sie müssen bestimmte rechtliche Verfahren einhalten, um einen konformen und fairen Austritt zu gewährleisten. Dies umfasst die schriftliche Kündigung, die Einhaltung der Kündigungsfristen und in vielen Fällen die Zahlung einer Abfindung. Der Prozess ist darauf ausgelegt, sowohl Sie als auch Ihren Mitarbeiter zu schützen und sicherzustellen, dass Kündigungen professionell und rechtlich korrekt erfolgen.

Kündigungsfristen

Wenn Sie einen Arbeitsvertrag kündigen, müssen Sie dem Mitarbeiter eine Kündigungsfrist einräumen. Die Dauer dieser Frist hängt davon ab, wie lange der Mitarbeiter bereits für Ihr Unternehmen tätig ist.

Dies sind die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestfristen. Sie können im Arbeitsvertrag längere Fristen vereinbaren. Wenn Sie die vorgeschriebene Frist nicht einhalten, müssen Sie dem Mitarbeiter sein Gehalt für die Kündigungsfrist zahlen.

Mitarbeiter, die kündigen möchten, müssen ebenfalls eine Kündigungsfrist einhalten. In der Regel sind dies 30 Tage bei einer Beschäftigungsdauer von bis zu zwei Jahren und 60 Tage bei mehr als zwei Jahren.

Abfindung

Wenn Sie einen Employer of Record-Vertrag kündigen, beispielsweise aus Gründen der Redundanz oder bei kollektivem Personalabbau, sind Sie verpflichtet, eine Abfindung zu zahlen. Sie schulden keine Abfindung, wenn die Kündigung aus "guter Ursache" erfolgt, etwa bei schwerwiegendem Fehlverhalten des Mitarbeiters.

Die Standardabfindung wird berechnet als 12 Tage des Grundgehalts für jedes Jahr der Beschäftigung. Diese Berechnung basiert auf dem Grundgehalt des Mitarbeiters sowie etwaigen Dienstalterszulagen.

Es gibt einige wichtige Punkte zu beachten:

• Berechnungsgrundlage: Das für die Berechnung verwendete Gehalt darf nicht mehr als das 20-fache des nationalen Mindestlohns betragen.
• Gesamtobergrenze: Der gesamte Abfindungsbetrag darf 12 Monatsgehälter des Mitarbeiters nicht übersteigen.
• Teiljahre: Für Bruchteile eines Jahres wird die Abfindung anteilig berechnet.

Wenn ein Gericht eine Kündigung für ungerechtfertigt erklärt, kann die Entschädigung höher ausfallen und zwischen 15 und 45 Tagen des Grundgehalts pro Jahr der Beschäftigung liegen.

Wie Rivermate konforme Austritte handhabt

Die Navigation durch Kündigung und Offboarding in einem anderen Land kann komplex sein. Wir übernehmen den gesamten Prozess für Sie und stellen sicher, dass alles ordnungsgemäß abläuft.

So machen wir es einfach:

• Compliance-Check: Wir stellen sicher, dass jede Kündigung den portugiesischen Arbeitsgesetzen entspricht, von triftigen Gründen bis zu korrekten Verfahren.
• Kündigungsfristen: Wir berechnen und verwalten die korrekten Fristen für jeden Mitarbeiter basierend auf seiner Beschäftigungsdauer.
• Abfindungsberechnung: Wir berechnen alle erforderlichen Abfindungszahlungen genau, sodass Sie sich nicht um komplexe Regeln kümmern müssen.
• Dokumentation: Wir bereiten alle notwendigen Kündigungsunterlagen vor, um einen reibungslosen und offiziellen Austritt zu gewährleisten.
• Abschlussgehalt: Wir kümmern uns um die letzte Zahlung an den Mitarbeiter, inklusive ausstehendem Gehalt, nicht genutzten Urlaubstagen und Abfindung.

Wir übernehmen die Details, damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können.

Das Navigieren durch Visa- und Arbeitserlaubnisse in Portugal kann komplex erscheinen, ist aber mit den richtigen Informationen unkompliziert. Wenn Sie kein Staatsbürger eines Europäischen Union (EU) oder Europäischen Wirtschaftsraums (EFTA) Landes sind, benötigen Sie ein Visum, um in Portugal zu arbeiten. Der Prozess beinhaltet in der Regel, zunächst ein Jobangebot zu sichern, da Ihr Arbeitgeber eine Schlüsselrolle bei der Antragstellung spielt. Portugal bietet je nach Art Ihrer Arbeit verschiedene Visa-Optionen, von langfristiger Beschäftigung bis hin zu temporären Projekten.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihr rechtlicher Arbeitgeber in Portugal sein und sich um Gehaltsabrechnung, Steuern und HR kümmern. Dies ist eine praktische Lösung, wenn Ihr Unternehmen keine rechtliche Einheit im Land hat.

Was ein EOR sponsern kann:

• Standard Work Visa (D1 Visa): Dies ist der häufigste Weg für Nicht-EU-Bürger, die ein Jobangebot von einem portugiesischen Unternehmen haben. Ein EOR kann als Ihr offizieller Arbeitgeber auftreten und dieses Visum sponsern.
• EU Blue Card: Diese Option ist für hochqualifizierte Fachkräfte mit einem Universitätsabschluss und einem entsprechenden Gehaltsangebot. Sie bietet größere Flexibilität für die Mobilität innerhalb der EU.
• Tech Visa: Einige EORs sind zertifiziert, um Visa für Tech-Profis, die von qualifizierenden portugiesischen Unternehmen eingestellt werden, zu beschleunigen.

Was ein EOR in der Regel nicht sponsern kann:

• Digital Nomad Visa: Dieses Visum ist für Personen, die für Unternehmen außerhalb Portugals arbeiten. Da ein EOR Sie lokal beschäftigt, ist diese Visumart kein geeigneter Weg.
• Visa für unabhängige Auftragnehmer: Ein EOR beschäftigt Personen auf Gehaltsabrechnung. Wenn Sie Freelancer sind, müssen Sie ein Visum beantragen, das Selbstständigkeit unterstützt.

Der Visa-Prozess über einen EOR kann einige Monate dauern, daher ist es wichtig, frühzeitig zu beginnen. Ihr EOR-Partner wird Sie durch die Formalitäten und Anforderungen führen.

Geschäftsreise-Compliance

Für kurzfristige Geschäftsreisen sind die Regeln einfacher. Als Nicht-EU-Bürger können Sie Portugal und den Schengen-Raum in der Regel bis zu 90 Tage innerhalb von 180 Tagen ohne Visum besuchen.

Diese visumfreie Reise erlaubt bestimmte geschäftliche Aktivitäten:

• Teilnahme an Meetings und Konferenzen
• Besuch von Geschäftspartnern
• Teilnahme an Schulungen

Sie dürfen bei einem Kurzbesuch nicht arbeiten. Wenn Ihre Reise eine Form der lokalen Beschäftigung beinhaltet, benötigen Sie ein entsprechendes Arbeitsvisum. Überprüfen Sie immer die spezifischen Einreisebestimmungen für Ihre Staatsangehörigkeit, bevor Sie reisen.