Beschäftigungssteuern in Portugal

Portugal verfügt über ein Steuersystem, das sowohl direkte als auch indirekte Steuern umfasst, wobei Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge wichtige Bestandteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind. Arbeitgeber in Portugal sind dafür verantwortlich, die Einkommensteuer von den Gehältern der Arbeitnehmer einzubehalten und verpflichtende Sozialversicherungsbeiträge im Namen sowohl des Unternehmens als auch des Mitarbeiters zu leisten. Das Verständnis dieser Verpflichtungen ist entscheidend für einen gesetzeskonformen Betrieb im Land.

Das portugiesische Steuerjahr entspricht dem Kalenderjahr und läuft vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben spezifische Verpflichtungen bezüglich Beiträgen und Meldungen an die portugiesische Steuerbehörde (Autoridade Tributária e Aduaneira - AT) und das Sozialversicherungsinstitut (Instituto da Segurança Social - ISS).

Arbeitgeber-Sozialversicherung und Lohnsteuerpflichten

Arbeitgeber in Portugal sind verpflichtet, Beiträge zum Sozialsystem (Segurança Social) auf Basis der Bruttolöhne der Arbeitnehmer zu leisten. Diese Beiträge finanzieren verschiedene soziale Leistungen, einschließlich Renten, Arbeitslosigkeit und Krankengeld. Der standardmäßige Arbeitgeberbeitragssatz ist ein bedeutender Bestandteil der Gesamtkosten für die Beschäftigung.

Nach den neuesten verfügbaren Informationen (Sätze für 2025 werden typischerweise später im Jahr bestätigt, daher werden die Sätze für 2024 als Grundlage verwendet) sind die standardmäßigen Sozialversicherungsbeitragssätze:

Partei	Beitragssatz
Arbeitgeber	23.75%
Arbeitnehmer	11.00%
Gesamt	34.75%

Diese Sätze werden auf das Bruttomonatsgehalt des Mitarbeiters angewendet, wobei bestimmte Ausnahmen oder spezielle Regime möglicherweise für bestimmte Sektoren oder Vertragsarten gelten. Der Arbeitgeber ist verantwortlich für die Berechnung, den Einbehalt des Arbeitnehmeranteils und die Zahlung des gesamten Beitrags (Arbeitgeber- + Arbeitnehmeranteile) an die Segurança Social bis zum 15. des Folgemonats.

Über die Sozialversicherung hinaus gibt es im Allgemeinen keine separaten bedeutenden "Lohnsteuerabgaben" im Sinne einer eigenen Steuer auf den Lohn, außer den Sozialversicherungsbeiträgen. Arbeitgeber müssen jedoch auch die Abführung und Zahlung der Einkommensteuer (IRS) verwalten.

Einkommensteuerabzug (IRS) Anforderungen

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Einkommensteuer (Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares - IRS) vom Bruttomonatsgehalt ihrer Mitarbeiter einzubehalten. Dieser einbehaltene Betrag ist eine Vorauszahlung auf die jährliche Einkommensteuerschuld des Arbeitnehmers. Der einbehaltene Betrag wird nach offiziellen Lohntabellen berechnet, die jährlich von der portugiesischen Steuerbehörde veröffentlicht werden.

Diese Tabellen sind komplex und berücksichtigen mehrere Faktoren:

Bruttomonatsgehalt: Der primäre Faktor, der die Steuerklasse bestimmt.
Familienstand: Unterschiedliche Tabellen gelten je nachdem, ob der Arbeitnehmer ledig, verheiratet in gemeinsamer Veranlagung oder verheiratet getrennt veranlagt ist.
Anzahl der Dependents: Abzüge für Dependents reduzieren die einbehaltene Steuer.
Behinderungsgrad: Für Arbeitnehmer oder Dependents mit Behinderungen gelten besondere Regeln.
Region: In den autonomen Regionen Madeira und Azoren können leicht abweichende Tabellen gelten.

Der Arbeitgeber muss die korrekte Tabelle verwenden und die entsprechenden Sätze und Abzüge anwenden, um den monatlichen Einbehaltebetrag zu berechnen. Die gesamte von allen Arbeitnehmern einbehaltene Summe muss bis zum 20. des Folgemonats an die Steuerbehörde gezahlt werden, zusammen mit einer monatlichen Erklärung (Declaração Mensal de Remunerações - DMR).

Arbeitnehmer-Abzüge und Freibeträge

Während die Arbeitgeber den Einbehalt vornehmen, können Arbeitnehmer beim Abgeben ihrer jährlichen IRS-Steuererklärung von verschiedenen Abzügen und Freibeträgen profitieren. Diese reduzieren das zu versteuernde Einkommen oder die endgültige Steuerschuld. Gängige Kategorien absetzbarer Ausgaben umfassen:

Gesundheitskosten: Medizinische Konsultationen, Behandlungen, Medikamente und Krankenversicherungsprämien (mit Grenzen).
Bildungskosten: Studiengebühren und damit verbundene Kosten für den Steuerpflichtigen und Dependents (mit Grenzen).
Wohnkosten: Mietzahlungen oder Hypothekenzinsen für die primäre Wohnung (mit Grenzen).
Haushaltskosten: Ein Prozentsatz der Mehrwertsteuer (VAT), die auf bestimmte Ausgaben (z.B. Restaurants, Mechaniker, Friseure) anfällt und mit der NIF (Steueridentifikationsnummer) des Steuerpflichtigen gemeldet wird, bis zu einer bestimmten Grenze.
Dependents-Freibeträge: Feste Beträge pro Dependent, mit höheren Beträgen für jüngere Kinder.
Alleinstehend-Freibetrag: Ein Festbetrag für Alleinstehende.
Familienkoeffizient (Coeficiente Familiar): Bei verheirateten Paaren, die gemeinsam veranlagt werden, wird das Einkommen vor Anwendung der Steuersätze durch einen Koeffizienten (typischerweise 2) geteilt; die resultierende Steuer wird mit demselben Koeffizienten multipliziert. Dies führt häufig zu einer geringeren Gesamtsteuerbelastung im Vergleich zur Einzelveranlagung.

Arbeitnehmer müssen Rechnungen für diese Ausgaben aufbewahren und sicherstellen, dass sie im e-fatura-System der Steuerbehörde gemeldet werden, um für die Abzüge qualifiziert zu sein.

Steuerkonformität und Meldefristen

Arbeitgeber in Portugal haben mehrere wiederkehrende Steuer- und Sozialversicherungsberichtspflichten:

Monatliche Sozialversicherungsbeiträge: Zahlbar bis zum 15. des Folgemonats.
Monatliche IRS-Abführung (DMR): Erklärung und Zahlung bis zum 20. des Folgemonats. Diese Erklärung führt die gezahlten Einkommen und einbehaltenen Steuern für jeden Arbeitnehmer auf.
Jährliche Gehaltsmeldung (Modelo 30): Diese Meldung fasst Zahlungen an Nichtansässige oder Unternehmen zusammen und muss jährlich eingereicht werden.
Jährliche IRS-Erklärung (Declaração Modelo 3): Obwohl hauptsächlich eine Verpflichtung des Arbeitnehmers, stellt der Arbeitgeber die notwendigen Einkommens- und Steueraufzeichnungen (via DMR) bereit, die der Arbeitnehmer für die Abgabe seiner Steuererklärung nutzt. Der Zeitraum für die Steuererklärung ist in der Regel vom 1. April bis zum 30. Juni des Folgejahres.

Pünktliche Einreichung der Erklärungen und Zahlung der Beiträge sowie der einbehaltenen Steuern sind entscheidend, um Strafen, Zinsen und Zuschläge zu vermeiden.

Besondere Steuerüberlegungen für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen

Portugal bietet spezielle Steuerregimes und Überlegungen, die für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen relevant sind:

Non-Habitual Resident (NHR)-Regime: Obwohl das NHR-Regime ab 2024 weitgehend eingestellt wurde, können Personen, die vor dieser Änderung qualifizierten oder bestimmte Übergangsregeln erfüllen, weiterhin davon profitieren. Das NHR-Regime bot Vorzugssteuersätze auf bestimmte ausländische Einkommen und einen Pauschalsatz auf bestimmte portugiesisch stammende Einkommen für bis zu 10 Jahre. Neue Einwohner mit bestimmten beruflichen Qualifikationen oder die bestimmte Investitionskriterien erfüllen, können für eine ähnliche, wenn auch modifizierte, Incentive-Option in Frage kommen.
Doppelbesteuerungsabkommen: Portugal unterhält ein breites Netzwerk an Doppelbesteuerungsabkommen mit anderen Ländern. Diese Abkommen sollen verhindern, dass Personen und Unternehmen auf dasselbe Einkommen doppelt besteuert werden, und legen oft fest, welches Land das Recht hat, bestimmte Einkommensarten primär zu besteuern.
Betriebsstätte (PE): Fremde Unternehmen, die Mitarbeiter in Portugal beschäftigen, könnten unbeabsichtigt eine Betriebsstätte (PE) schaffen, was Steuerpflichten auf Unternehmensebene in Portugal auslöst. Die Beschäftigung von Mitarbeitern über eine lokale Einheit oder einen Employer of Record kann helfen, dieses Risiko zu steuern.
Sozialversicherungsabkommen: Portugal hat bilaterale Sozialversicherungsabkommen mit mehreren Ländern sowie die Beteiligung an EU-Regeln zur Sozialversicherungskoordination. Diese Abkommen legen fest, wo Sozialversicherungsbeiträge zu leisten sind, wenn ein Mitarbeiter in Portugal arbeitet, aber aus einem anderen Land stammt, was ihn erlaubt, grundsätzlich weiterhin unter seinem Heimatlandsozialversicherungssystem zu verbleiben (oft mit einem A1-Zertifikat für EU/EEA/Schweizer Staatsbürger).

Die Navigation durch diese speziellen Überlegungen erfordert eine sorgfältige Analyse des Aufenthaltsstatus der Person, der Natur des Einkommens sowie der einschlägigen Doppelbesteuerungsabkommen oder Sozialversicherungsabkommen.