Beschäftigungssteuern in Portugal

Portugal betreibt ein Steuersystem, das sowohl direkte als auch indirekte Steuern umfasst, wobei die Einkommensteuer und die Sozialversicherungsbeiträge wesentliche Komponenten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind. Arbeitgeber in Portugal sind dafür verantwortlich, die Einkommensteuer von den Gehältern der Mitarbeiter einzubehalten und obligatorische Sozialversicherungsbeiträge im Namen sowohl des Unternehmens als auch des Mitarbeiters zu leisten. Das Verständnis dieser Verpflichtungen ist entscheidend für einen konformen Betrieb im Land.

Das portugiesische Steuerjahr entspricht dem Kalenderjahr und läuft vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben spezifische Verantwortlichkeiten bezüglich Beiträgen und Berichterstattung an die portugiesische Steuerbehörde (Autoridade Tributária e Aduaneira - AT) und das Sozialversicherungsinstitut (Instituto da Segurança Social - ISS).

Arbeitgeber Sozialversicherung und Gehaltsabrechnungssteuerpflichten

Arbeitgeber in Portugal sind verpflichtet, Beiträge zum Sozialversicherungssystem (Segurança Social) basierend auf dem Bruttolohn der Mitarbeiter zu leisten. Diese Beiträge finanzieren verschiedene soziale Leistungen, darunter Renten, Arbeitslosen- und Krankengeld. Der Standardbeitragssatz des Arbeitgebers ist ein bedeutender Anteil der Gesamtkosten für Arbeit.

Nach den neuesten verfügbaren Informationen (die Sätze für 2025 werden üblicherweise später im Jahr bestätigt, daher werden die Sätze für 2024 als Grundlage herangezogen) sind die Standardbeitragssätze zur Sozialversicherung:

Partei	Beitragssatz
Arbeitgeber	23,75%
Arbeitnehmer	11,00%
Gesamt	34,75%

Diese Sätze werden auf das monatliche Bruttogehalt des Mitarbeiters angewendet, wobei bestimmte Ausnahmen oder spezielle Regime für bestimmte Sektoren oder Vertragstypen gelten können. Der Arbeitgeber ist verantwortlich für die Berechnung, das Einbehalten des Arbeitnehmeranteils und die Zahlung des gesamten Beitrags (Arbeitgeber- + Arbeitnehmeranteil) an die Segurança Social bis zum 15. des folgenden Monats.

Über die Sozialversicherung hinaus gibt es im Allgemeinen keine separaten bedeutenden "Lohnsteuern" im Sinne einer eigenen Steuer auf die Lohnabrechnung, außer den Sozialversicherungsbeiträgen. Arbeitgeber müssen jedoch auch die Einbehaltung und Zahlung der Einkommensteuer (IRS) verwalten.

Einkommensteuerabzug (IRS) Anforderungen

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Personal Income Tax (Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares - IRS) vom Bruttomonatslohn ihrer Mitarbeiter einzubehalten. Dieser einbehaltene Betrag ist eine Vorauszahlung auf die jährliche Einkommenssteuerpflicht des Mitarbeiters. Der Einbehaltungsbetrag wird anhand der jährlich veröffentlichten offiziellen Steuerabzugslisten der portugiesischen Steuerbehörde bestimmt.

Diese Listen sind komplex und berücksichtigen mehrere Faktoren:

Bruttomonatsgehalt: Der wichtigste Faktor bei der Bestimmung der Steuerklasse.
Familienstand: Verschiedene Tabellen gelten je nachdem, ob der Arbeitnehmer ledig, verheiratet gemeinsam/verheiratet getrennt ist.
Anzahl der Dependents: Zulagen für Dependents verringern den abzuziehenden Steuerbetrag.
Behinderungsstatus: Für Arbeitnehmer oder Dependents mit Behinderungen gelten spezielle Regeln.
Region: In den autonomen Regionen Madeira und den Azoren können leicht differentielle Tabellen Anwendung finden.

Der Arbeitgeber muss die richtige Tabelle verwenden und die entsprechenden Sätze und Abzüge anwenden, um den monatlichen Abzugsbetrag zu berechnen. Der insgesamt von allen Arbeitnehmern einbehaltene Betrag ist bis zum 20. des folgenden Monats an die Steuerbehörde zu zahlen, begleitet von einer monatlichen Erklärung (Declaração Mensal de Remunerações - DMR).

Steuerliche Abzüge und Freibeträge für Arbeitnehmer

Während Arbeitgeber den Abzug vornehmen, können Arbeitnehmer beim Einreichen ihrer jährlichen IRS-Steuererklärung von verschiedenen Abzügen und Freibeträgen profitieren. Diese Abzüge reduzieren das steuerpflichtige Einkommen oder die endgültige Steuerschuld. Gängige Kategorien abzugsfähiger Ausgaben umfassen:

Gesundheitskosten: Arztbesuche, Behandlungen, Medikamente und Krankenversicherungsprämien (mit Grenzen).
Bildungskosten: Studiengebühren und verwandte Kosten für den Steuerpflichtigen und Dependents (mit Grenzen).
Wohnkosten: Miete oder Hypothekenzinsen für den Hauptwohnsitz (mit Grenzen).
Haushaltskosten: Ein Prozentsatz der Mehrwertsteuer (VAT), die auf bestimmte Ausgaben wie Restaurants, Mechaniker, Friseure anfällt, gemeldet mit der NIF des Steuerpflichtigen, bis zu einer bestimmten Grenze.
Dependents-Freibeträge: Feste Beträge pro Dependents, mit erhöhten Beträgen für jüngere Kinder.
Alleinstehender-Freibetrag: Fester Betrag für ledige Steuerpflichtige.
Familien-Koeffizient (Coeficiente Familiar): Bei gemeinsam veranlagten Ehepartnern wird das Einkommen vor Anwendung der Steuersätze effektiv durch einen Koeffizienten (in der Regel 2) dividiert, und die resultierende Steuer wird mit demselben Koeffizienten multipliziert. Dies führt oft zu einer niedrigeren gesamten Steuerlast im Vergleich zur getrennten Veranlagung.

Arbeitnehmer müssen Rechnungen für diese Ausgaben aufbewahren und sicherstellen, dass sie über das e-fatura-System den Behörden gemeldet werden, um für Abzüge berechtigt zu sein.

Steuerkonformität und Berichterstattungstermine

Arbeitgeber in Portugal haben mehrere wiederkehrende Steuer- und Sozialversicherungsberichtspflichten:

Monatliche Sozialversicherungsbeiträge: Zahlung bis zum 15. des folgenden Monats.
Monatliche IRS-Abzüge (DMR): Erklärung und Zahlung bis zum 20. des folgenden Monats. Diese Erklärung enthält die Angaben zu den gezahlten Beträgen und den einbehaltenen Steuern für jeden Arbeitnehmer.
Jährliche Gehaltsdeklaration (Modelo 30): Diese Deklaration fasst die an Nicht-ansässige Organisationen oder Personen geleisteten Zahlungen zusammen und muss jährlich eingereicht werden.
Jährliche IRS-Erklärung (Declaração Modelo 3): Obwohl primär eine Verpflichtung des Arbeitnehmers, stellen die Arbeitgeber die notwendigen Einkommens- und Steuerabzugsinformationen (über die DMR) bereit, die die Arbeitnehmer für die Einreichung ihrer jährlichen Steuererklärung verwenden. Der Zeitraum für die Abgabe durch den Arbeitnehmer ist typischerweise vom 1. April bis 30. Juni des Folgejahres.

Pünktliche Einreichung der Erklärungen und Zahlung der Beiträge sowie der einbehaltenen Steuern sind entscheidend, um Strafen, Zinsen und Zuschläge zu vermeiden.

Besondere Steuerüberlegungen für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen

Portugal bietet spezifische Steuerregimes und Überlegungen, die für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen relevant sind:

Non-Habitual Resident (NHR) Regime: Obwohl das NHR-Regime ab 2024 größtenteils eingestellt wurde, können Personen, die vor diesem Wechsel qualifiziert haben oder bestimmte Kriterien erfüllen, weiterhin davon profitieren. Das NHR-Regime bot Vorzugssteuersätze auf bestimmte ausländische Einkünfte und einen Pauschalsatz auf bestimmte in Portugal bezogene Einkünfte für bis zu 10 Jahre. Neue Einwohner in bestimmten Berufen oder mit bestimmten Investitionskriterien könnten für eine ähnliche, wenn auch modifizierte, Anreizinstrumente in Frage kommen.
Steuerabkommen: Portugal verfügt über ein breites Netzwerk von Doppelbesteuerungsabkommen mit anderen Ländern. Diese Abkommen sollen verhindern, dass Einzelpersonen und Unternehmen auf dasselbe Einkommen doppelt besteuert werden, und regeln oft, welches Land das primäre Besteuerungsrecht für bestimmte Einkunftsarten hat.
Ständige Betriebsstätte (PE): Ausländische Unternehmen, die Mitarbeiter in Portugal beschäftigen, können unbeabsichtigt eine ständige Betriebsstätte begründen, was steuerliche Verpflichtungen in Portugal auslösen kann. Die Beschäftigung von Mitarbeitern über eine lokale Entität oder einen Employer of Record kann helfen, dieses Risiko zu steuern.
Sozialversicherungsabkommen: Portugal hat bilaterale Sozialversicherungsabkommen mit mehreren Ländern sowie die Beteiligung an EU-Sozialversicherungsregelungen. Diese Vereinbarungen bestimmen, wo die Sozialversicherungsbeiträge zu leisten sind, wenn ein Arbeitnehmer in Portugal arbeitet, aber aus einem anderen Land stammt, wobei er unter Umständen weiterhin im Sozialversicherungssystem seines Heimatlandes verbleiben kann (oft unter Nachweis durch eine A1-Bescheinigung für EU/EEA/Schweizer Bürger).

Das Navigieren durch diese besonderen Überlegungen erfordert eine sorgfältige Analyse des Daueraufenthaltsstatus, der Einkommensart sowie der relevanten Steuerabkommen oder Sozialversicherungsvereinbarungen.