Employer of Record in Malta

Die Erweiterung Ihres Teams nach Malta bietet Zugang zu einer qualifizierten Arbeitskraft und einer strategischen europäischen Lage. Die Gründung einer lokalen Einheit kann jedoch ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess sein, der erhebliche Investitionen in das Verständnis der lokalen Arbeitsgesetze, Gehaltsabrechnung und Compliance-Regelungen erfordert. Die Navigation durch diese Anforderungen kann für Unternehmen, die schnell und effizient Talente im Land einstellen möchten, eine Barriere darstellen.

Für Unternehmen, die eine Einstellung in Malta im Jahr 2025 in Betracht ziehen, gibt es mehrere Wege, um lokale Talente zu engagieren, wobei jeder seine eigenen Überlegungen hinsichtlich rechtlicher Verpflichtungen und operativem Aufwand mit sich bringt.

Einstellungsoptionen in Malta

• Gründung einer lokalen Einheit: Dies beinhaltet die Einrichtung einer Tochtergesellschaft oder Zweigstelle in Malta, was eine Registrierung bei den lokalen Behörden, die Erlangung notwendiger Lizenzen und die interne Abwicklung aller Aspekte der Gehaltsabrechnung, Steuern und HR-Compliance erfordert.
• Nutzung eines Employer of Record (EOR): Die Zusammenarbeit mit einem EOR-Dienst wie Rivermate ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiter in Malta einzustellen, ohne eine eigene rechtliche Einheit zu gründen. Der EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber und übernimmt alle lokalen Beschäftigungsverantwortlichkeiten.
• Einstellung von unabhängigen Contractors: Die Beschäftigung von Personen als Contractors bietet Flexibilität, aber es ist entscheidend, die maltesischen Klassifizierungsregeln einzuhalten, um Risiken der Fehlklassifizierung zu vermeiden, die zu erheblichen Strafen führen können.

Wie ein EOR in Malta funktioniert

Ein Employer of Record (EOR) Dienst vereinfacht internationales Hiring, indem er die rechtlichen und administrativen Lasten der Beschäftigung übernimmt. In Malta kümmert sich ein EOR um zentrale Funktionen, sodass Ihr Unternehmen sich auf die Verwaltung Ihres Remote-Teams konzentrieren kann. Konkret übernimmt der EOR:

• Rechtliche Beschäftigung: Dient als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre maltesische Belegschaft.
• Gehaltsabrechnung: Verwalten der lokalen Gehaltsabrechnung, einschließlich Gehaltszahlungen, Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge.
• Steuer- und Sozialversicherungskonformität: Gewährleistung der Einhaltung aller maltesischen Steuergesetze und Sozialversicherungsbestimmungen.
• Leistungsverwaltung: Verwaltung der lokalen Mitarbeitervorteile, wie Krankenversicherung, Pensionsbeiträge und Urlaubsansprüche, gemäß den maltesischen Standards.
• HR- und Arbeitsrechtliche Compliance: Erstellung konformer Arbeitsverträge, Verwaltung von Kündigungsprozessen und Sicherstellung, dass alle HR-Praktiken mit den maltesischen Arbeitsgesetzen übereinstimmen.

Vorteile der Nutzung eines EOR in Malta

Die Beauftragung eines EOR-Dienstes bietet eine vereinfachte und compliant Lösung für Unternehmen, die ihre Präsenz in Malta ausbauen möchten, ohne die Kosten und den Aufwand einer eigenen Einheit. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

• Schneller Markteintritt: Schnelles Einstellen von Mitarbeitern in Malta, oft innerhalb von Tagen oder Wochen, ohne den langwierigen Prozess der Gründung einer lokalen Einheit.
• Reduziertes Risiko und Compliance: Minimierung der Risiken im Zusammenhang mit der Navigation durch komplexe maltesische Arbeitsgesetze, Steuerregelungen und Gehaltsabrechnung.
• Kosteneffizienz: Vermeidung der erheblichen finanziellen und administrativen Kosten, die mit der Einrichtung und dem Betrieb einer lokalen Tochtergesellschaft verbunden sind.
• Zugang zu Top-Talenten: Rekrutierung und Bindung von Talenten in ganz Malta und Erweiterung Ihrer Reichweite auf ein vielfältiges Pool qualifizierter Fachkräfte.
• Operative Einfachheit: Auslagerung der Komplexitäten im internationalen HR-, Gehaltsabrechnungs- und Rechtsbereich, um interne Ressourcen freizusetzen.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Malta umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Malta gewährleistet.

Malta's Steuersystem unterscheidet zwischen Residenten, die auf weltweites Einkommen besteuert werden, und Nicht-Residenten, die nur auf maltesische Einkünfte besteuert werden. Arbeitgeber müssen etwa 10 % der Bruttolöhne der Arbeitnehmer an die Sozialversicherung abführen, wobei sowohl Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmerbeiträge jährlich begrenzt sind. Es gibt keine zusätzlichen Lohnsteuerabzüge außer Sozialversicherung und Einkommenssteuerabzug.

Arbeitgeber sind verantwortlich für den Steuerabzug mittels des Final Settlement System (FSS), mit progressiven Sätzen basierend auf Einkommen und Familienstand. Monatliche FSS-Erklärungen sind bis zum 15. des folgenden Monats fällig, und eine jährliche Abrechnung muss eingereicht werden. Arbeitnehmer müssen möglicherweise eine jährliche Steuererklärung bis zum 30. Juni einreichen, in der sie Abzüge wie Pensionsbeiträge, Lebensversicherungen und Wohltätigkeitsspenden geltend machen, unterstützt durch Dokumentation.

Ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen müssen die Ansässigkeitsregeln, Doppelbesteuerungsabkommen und spezielle Anreize wie das Malta's HQP scheme berücksichtigen, das für hochqualifizierte Fachkräfte reduzierte Steuersätze bietet. Die Körperschaftsteuer beträgt 35 %, mit Ausnahmen und Anreizen, und die Mehrwertsteuer (VAT) wird mit 18 % auf Waren und Dienstleistungen erhoben. Nichteinhaltung kann zu Strafen, Bußgeldern und Zinszahlungen führen.

Malta's Gehaltslandschaft im Jahr 2025 variiert je nach Branche, Rolle und Erfahrung, wobei typische Jahresgehälter von €22.000 für Einstiegspositionen in der Fertigung bis zu €70.000+ für leitende IT- und Finanzpositionen reichen. Wichtige Gehaltsbereiche umfassen:

Der gesetzliche Mindestlohn im Jahr 2025 beträgt €835,27/Monat (€192,73/Woche) für Personen ab 18 Jahren, mit niedrigeren Sätzen für jüngere Arbeitnehmer. Arbeitgeber ergänzen die Grundgehälter häufig durch Boni wie Leistungsboni, 13. und 14. Monatsgehälter sowie Zulagen für Wohnen, Transport, Mahlzeiten und Krankenversicherung. Die Gehaltsabrechnung wird in der Regel monatlich per Banküberweisung verarbeitet, wobei Gehaltsabrechnungen Einkünfte und Abzüge detailliert aufzeigen.

Es wird erwartet, dass die Gehaltstrends steigen, insbesondere für spezialisierte Rollen in IT, Finanzen und Gaming, angetrieben durch Fachkräftemangel und Branchenwachstum. Unternehmen sollten bei der Planung ihrer Vergütungsstrategien Inflation, Nachfrage nach Fähigkeiten und regulatorische Änderungen berücksichtigen.

Malta's Arbeitsgesetze garantieren verschiedene Urlaubsansprüche zur Unterstützung des Wohlergehens der Mitarbeitenden und ihrer familiären Verantwortlichkeiten. Vollzeitbeschäftigte, die 40 Stunden pro Woche arbeiten, haben Anspruch auf mindestens 24 Tage (192 Stunden) bezahlten Jahresurlaub, mit anteiligen Anpassungen für Teilzeitbeschäftigte. Der Urlaub sammelt sich im Laufe des Jahres an und kann in der Regel mit Zustimmung des Arbeitgebers übertragen werden. Malta beobachtet jährlich 14 gesetzliche Feiertage, die bezahlt sind; fällt ein Feiertag auf ein Wochenende, wird ein zusätzlicher Tag zum Jahresurlaub hinzugefügt.

Mitarbeitende haben Anspruch auf Krankheitsurlaub, wobei die ersten drei Tage in der Regel unbezahlt sind, sofern nicht anders vereinbart; längere Abwesenheiten können Anspruch auf staatliche Leistungen haben, abhängig von den Sozialversicherungsbeiträgen. Krankheitsurlaub erfordert eine ärztliche Bescheinigung, und Mitarbeitende müssen die Arbeitgeber umgehend informieren.

Elternzeit umfasst 14 Wochen Mutterschaftsurlaub für Frauen, der über die Sozialversicherung bezahlt wird, sowie 10 Tage bezahlten Vaterschaftsurlaub für Väter. Adoptierende Eltern erhalten in der Regel ähnliche Leistungen, vorbehaltlich bestimmter Bedingungen. Zusätzliche Urlaubsarten wie Trauerurlaub, Studienurlaub und Sabbatical sind verfügbar, variieren jedoch je nach Arbeitgeberpolitik.

Die Arbeitnehmerleistungen Maltas im Jahr 2025 werden durch gesetzliche Vorgaben und Marktpraktiken geregelt. Obligatorische Leistungen umfassen einen Mindestlohn von €835,52/Monat für Arbeitnehmer über 18 Jahre, 25 Tage Jahresurlaub, Krankengeld (gedeckt durch die Sozialversicherung), 14 Wochen vollständig bezahlten Mutterschaftsurlaub, 10 Tage vollständig bezahlten Vaterschaftsurlaub, 14 Feiertage sowie Sozialversicherungsbeiträge sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer. Arbeitnehmer haben zudem Anspruch auf Kündigungsfristen und Abfindungen, die sich nach der Dauer der Beschäftigung richten.

Arbeitgeber ergänzen die Vergütung häufig durch optionale Leistungen wie private Krankenversicherung, betriebliche Altersvorsorgepläne, Lebens- und Invaliditätsversicherungen, Firmenwagen, Mobilitätszuschüsse, Weiterbildungen, flexible Arbeitszeiten und Employee Assistance Programs. Private Krankenversicherung deckt stationäre und ambulante Versorgung ab, wobei Kosten und steuerliche Implikationen variieren. Betriebliche Altersvorsorgepläne sind in der Regel beitragsorientierte Pläne, die steuerliche Vorteile bieten und regulatorisch geregelt sind.

Leistungsangebote variieren je nach Branche und Unternehmensgröße, wobei Finanzdienstleister und Gaming-Sektoren umfassende Pakete mit Gesundheits-, Renten- und Zusatzleistungen anbieten. Tech-Unternehmen setzen auf flexible Arbeitsmodelle und Weiterentwicklung, während KMUs möglicherweise nur die grundlegenden obligatorischen Leistungen mit ausgewählten Extras anbieten. Große Konzerne verfügen tendenziell über umfangreichere und attraktivere Benefits-Programme.

Arbeitsverträge in Malta sind wesentlich, um die Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung zu definieren und die rechtliche Konformität gemäß dem Employment and Industrial Relations Act sicherzustellen. Sie müssen wichtige Elemente wie die beteiligten Parteien, die Berufsbezeichnung, das Startdatum, den Arbeitsort, die Arbeitszeiten, die Vergütung, Urlaubsansprüche, Kündigungsverfahren und Verweise auf Tarifverträge, falls zutreffend, spezifizieren. Diese Verträge helfen, Streitigkeiten zu vermeiden und Transparenz zu fördern.

Malta erkennt zwei Hauptvertragstypen an: befristete Verträge, die automatisch an einem festgelegten Datum enden und verlängert werden können, sowie unbefristete Verträge, die eine kontinuierliche Beschäftigung bis zur Kündigung mit gültigen Gründen und Kündigungsfristen gewährleisten. Probezeiten dauern in der Regel sechs Monate, während der die Beschäftigung mit kürzeren Fristen gekündigt werden kann, und Klauseln zu Vertraulichkeit und Wettbewerbsverbot sind üblich, wobei die Durchsetzbarkeit von Angemessenheit und Entschädigung abhängt.

Vertragsänderungen müssen schriftlich erfolgen und gegenseitig vereinbart werden. Die Kündigung erfordert gültige Gründe, die Einhaltung der Kündigungsfristen basierend auf der Dauer der Beschäftigung, und kann Abfindungszahlungen umfassen, insbesondere bei Entlassungen aufgrund von Redundanz. Arbeitgeber sollten die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen, um rechtliche Streitigkeiten zu vermeiden und positive Arbeitsbeziehungen aufrechtzuerhalten.

Malta hat sich aufgrund seiner strategischen EU-Lage und der expandierenden digitalen Infrastruktur zu einem attraktiven Zentrum für Remote-Arbeit entwickelt. Während es keine spezifische Gesetzgebung für Remote-Arbeit gibt, gelten die bestehenden Arbeitsgesetze, die klare Arbeitsverträge, Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen, die Einhaltung der Arbeitszeitregelungen und den Datenschutz (insbesondere GDPR) vorschreiben. Arbeitgeber müssen die Bedingungen für Remote-Arbeit explizit definieren und die Einhaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Datenschutzstandards sicherstellen.

Flexible Vereinbarungen in Malta umfassen Vollzeit-Remote-Arbeit, hybride Modelle, Flextime, verkürzte Arbeitswochen und Job Sharing. Wichtige Überlegungen für Arbeitgeber sind die Festlegung von Richtlinien zur Bereitstellung von Ausrüstung, Kostenerstattung und Home-Office-Einrichtung sowie die Sicherstellung eines zuverlässigen Internets, effektiver Kommunikationstools und Cybersicherheitsmaßnahmen. Datenschutz bleibt entscheidend, mit Protokollen für Datensicherheit, Umgang mit Verstößen und Mitarbeiterschulungen.

Insgesamt bietet Malta ein flexibles, regelkonformes Umfeld für Remote-Arbeit, das klare Richtlinien, Datensicherheit und robuste technologische Unterstützung betont, um Arbeitgebern die Umsetzung oder Erweiterung von Remote-Arbeitsvereinbarungen im Jahr 2025 zu ermöglichen.

In Malta muss die Beendigung des Arbeitsverhältnisses den Employment and Industrial Relations Act (EIRA) befolgen, wobei ordnungsgemäße Verfahren, Dokumentation und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen betont werden. Kündigungsfristen variieren je nach Dauer der Dienstzeit und reichen von keinem Vorankündigungszeitraum bei weniger als 6 Monaten bis zu 8 Wochen für Mitarbeitende mit über 8 Jahren Dienstzeit. Abfindungszahlungen gelten hauptsächlich bei Kündigungen aufgrund von Redundanz und werden als ein Drittel des Wochenlohns des Mitarbeitenden multipliziert mit den Dienstjahren berechnet, mit Ausnahmen bei Kündigungen aus wichtigem Grund.

Wichtige Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind Fehlverhalten (mit Grund) oder betriebliche Gründe (ohne Grund). Eine Kündigung aus wichtigem Grund erfordert Nachweis eines schweren Fehlverhaltens und es besteht keine Verpflichtung zu Vorankündigung oder Abfindung, während ohne Grund eine ordnungsgemäße Vorankündigung und Abfindungszahlung erforderlich sind. Das Verfahrensfairness umfasst schriftliche Mitteilungen, Konsultationen bei Redundanzen, Möglichkeiten für Mitarbeitende, in disziplinarischen Kündigungen zu antworten, und eine gründliche Dokumentation. Mitarbeitende sind gegen ungerechtfertigte Kündigungen geschützt, und Abhilfen können über das Industrial Tribunal in Anspruch genommen werden, wenn die Verfahren nicht ordnungsgemäß eingehalten werden.

Malta ist ein attraktives Ziel für Unternehmen, die flexible Talente durch Freelancing und unabhängiges Contracting suchen, insbesondere im digitalen und finanziellen Dienstleistungsbereich. Die strategische Lage und das unterstützende wirtschaftliche Umfeld machen es ideal für eine globale Expansion, ohne eine vollständige lokale Einheit zu gründen. Wichtige Überlegungen für Arbeitgeber umfassen die Navigation durch rechtliche Rahmenbedingungen, die Sicherstellung einer korrekten Worker-Klassifizierung und die Gestaltung von Verträgen, um Steuerpflichten und Rechte an geistigem Eigentum effektiv zu verwalten.

Die korrekte Klassifizierung zwischen Employees und Contractors ist entscheidend, um rechtliche und finanzielle Strafen zu vermeiden. Das maltesische Recht bewertet Faktoren wie Kontrolle, Integration, Abhängigkeit, Substitution, Bereitstellung von Werkzeugen, Risiko, Exklusivität und Zahlungsstruktur. Verträge sollten die Beziehung, den Arbeitsumfang, Zahlungsbedingungen, Vertraulichkeit und Rechte an geistigem Eigentum klar definieren. Eine Fehlklassifizierung kann zu Nachzahlungen und Ansprüchen im Zusammenhang mit Arbeitsrechten führen.

Independent Contractors in Malta müssen sich als Selbstständige registrieren, eine Tax Identification Number (TIN) erhalten und je nach Umsatz möglicherweise für die Mehrwertsteuer (VAT) registrieren. Die Einkommensteuer ist progressiv, mit Sätzen von 0 % bis 35 %, basierend auf Einkommensklassen. Sozialversicherungsbeiträge sind verpflichtend und finanzieren Leistungen wie Renten und Gesundheitsversorgung. Berufshaftpflicht- und Betriebshaftpflichtversicherungen werden empfohlen, insbesondere im Beratungs- und IT-Sektor. Gängige Branchen, die Contractors nutzen, sind iGaming, Finanzdienstleistungen, IT, Kreativ- und Marketingbranche, Beratung und Tourismus, wobei Contractors für spezialisierte Fähigkeiten und projektbasiertes Arbeiten eingesetzt werden.

Malta bietet verschiedene Arbeitserlaubnisse, die auf unterschiedliche Kategorien von ausländischen Arbeitnehmern zugeschnitten sind, wobei der Single Permit die primäre Option für Nicht-EU/EEA-Staatsangehörige ist, die länger als drei Monate arbeiten möchten. Weitere Genehmigungen umfassen die ICT Permit für intra-Unternehmen Transfers, KEI für hochqualifizierte Fachkräfte und die EU Blue Card für qualifizierte Nicht-EU-Staatsangehörige. Der Antragsprozess erfordert Arbeitgeberanforderungen wie eine Geschäftslizenz, Stellenanzeige und Begründung für die Einstellung eines ausländischen Arbeitnehmers sowie Mitarbeitende-Dokumente wie Reisepass, Lebenslauf und ärztliches Attest. Die Anträge werden bei Identity Malta eingereicht, mit Bearbeitungszeiten in der Regel zwischen 4 und 6 Monaten, wobei KEI-Anträge schneller sind (~4 Wochen). Die Gebühren variieren je nach Genehmigungstyp.

Arbeitgeber müssen die Einhaltung der Sponsoring-Verpflichtungen sicherstellen, einschließlich der Meldung von Änderungen und der Einhaltung der Arbeitsmarktbewertungen, um Strafen zu vermeiden. Mitarbeitende müssen die Visabedingungen einhalten, die Genehmigungen rechtzeitig erneuern und persönliche Änderungen melden. Ausländische Arbeitnehmer können nach fünf Jahren ununterbrochener Aufenthalt für eine dauerhafte Aufenthaltserlaubnis qualifizieren, was den Nachweis von Stabilität und Integration erfordert. Angehörige, wie Ehepartner und Kinder, können Visaanträge stellen, stoßen jedoch oft auf Einschränkungen bei der Beschäftigung, es sei denn, sie erhalten separate Arbeitserlaubnisse.