Employer of Record in Malaysia

Die Einstellung von Talenten in Malaysia bietet bedeutende Chancen für globale Unternehmen, die ihre Reichweite in Südostasien erweitern möchten. Die Navigation durch die lokale Beschäftigungslandschaft erfordert jedoch ein klares Verständnis der jeweiligen Arbeitsgesetze, Lohnabrechnungsregeln und Compliance-Anforderungen. Für Unternehmen, die eine Expansion im Jahr 2025 in Betracht ziehen, gibt es mehrere Wege, um Mitarbeiter im Land rechtlich zu beschäftigen.

Wenn Sie eine Einstellung in Malaysia in Erwägung ziehen, stehen Unternehmen in der Regel drei Hauptwege zur Verfügung:

• Gründung einer lokalen Einheit: Dies beinhaltet die Gründung einer rechtlichen Tochtergesellschaft oder Niederlassung in Malaysia, was ein zeitaufwändiger und ressourcenintensiver Prozess sein kann, der die Einhaltung der lokalen Unternehmensregistrierungs-, Steuer- und Arbeitsgesetze erfordert.
• Partnerschaft mit einem Employer of Record (EOR): Ein EOR-Service, wie Rivermate, ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiter in Malaysia zu beschäftigen, ohne eine eigene rechtliche Einheit einrichten zu müssen. Der EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber, übernimmt alle lokalen Compliance-, Lohnabrechnungs- und HR-Funktionen, während Ihr Unternehmen die volle Kontrolle über das tägliche Management behält.
• Engagement von unabhängigen Contractors: Obwohl dies auf den ersten Blick unkompliziert erscheint, birgt die Einstellung von Personen als Contractors erhebliche Risiken der Fehlklassifizierung, wenn das Arbeitsverhältnis einer Beschäftigung ähnelt. Dies kann zu schweren Strafen, Nachzahlungen und rechtlichen Herausforderungen nach malaysischem Arbeitsrecht führen.

Wie ein Employer of Record in Malaysia funktioniert

Ein EOR-Service in Malaysia fungiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Belegschaft, übernimmt wichtige Verantwortlichkeiten, während Sie die täglichen Abläufe und Aufgaben Ihres Teams verwalten. Dies gewährleistet die vollständige Einhaltung des malaysischen Employment Act 1955 und anderer relevanter Vorschriften. Konkret übernimmt ein EOR:

• Lohnabrechnung: Verwaltung einer genauen und pünktlichen Gehaltsabrechnung, einschließlich Gehaltsauszahlung, gesetzlicher Beiträge und Steuererklärungen.
• Gesetzliche Beiträge: Sicherstellung der Einhaltung der Beiträge zum Employees Provident Fund (EPF), der Social Security Organization (SOCSO) und des Employment Insurance System (EIS).
• Steuerliche Compliance: Abwicklung der Einkommensteuer (PCB) und Überweisung an die Inland Revenue Board of Malaysia (LHDN).
• Verwaltung von Leistungen: Verwaltung obligatorischer Leistungen wie Jahresurlaub, Krankheitsurlaub, Mutterschaftsurlaub und die Verwaltung zusätzlicher Leistungen, falls angeboten.
• Arbeitsverträge: Erstellung und Ausstellung rechtskonformer Arbeitsverträge, die den malaysischen Arbeitsgesetzen entsprechen.
• HR-Unterstützung: Bereitstellung lokaler HR-Unterstützung, einschließlich Onboarding, Offboarding und Sicherstellung der Einhaltung lokaler Beschäftigungsregeln und -praktiken.

Vorteile der Nutzung eines EOR in Malaysia

Für Unternehmen, die Talente in Malaysia einstellen möchten, ohne eine lokale Einheit zu gründen, bietet ein EOR mehrere klare Vorteile:

• Schneller Markteintritt: Schnelle Einstellung von Mitarbeitern in Malaysia, oft innerhalb von Tagen oder Wochen, ohne den langwierigen Prozess der Unternehmensregistrierung.
• Reduziertes Compliance-Risiko: Minimierung der Risiken im Zusammenhang mit der Navigation durch komplexe und sich entwickelnde malaysische Arbeitsgesetze, Steuerregelungen und Lohnpflichten.
• Kosteneffizienz: Vermeidung der erheblichen Anfangsinvestitionen und laufenden administrativen Belastungen bei der Einrichtung und Pflege einer lokalen rechtlichen Einheit.
• Fokus auf Kerngeschäft: Delegation administrativer HR- und Compliance-Aufgaben an Experten, sodass sich Ihr Unternehmen auf strategisches Wachstum und Geschäftsabläufe konzentrieren kann.
• Zugang zu Top-Talenten: Rekrutierung und Onboarding malaysischer Mitarbeiter von überall im Land, unter Nutzung lokaler Expertise ohne geografische Einschränkungen.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Malaysia umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Malaysia gewährleistet.

Das Steuersystem Malaysias verpflichtet Arbeitgeber, Beiträge zu sozialen Sicherungssystemen wie EPF, SOCSO, EIS und HRDF zu leisten, mit spezifischen Beitragssätzen basierend auf dem Gehaltsniveau der Mitarbeiter. Arbeitgeber sind außerdem verantwortlich dafür, die Einkommensteuer (PCB) monatlich von den Gehältern der Mitarbeiter abzuziehen und diese bis zum 15. des folgenden Monats an die Inland Revenue Board (LHDN) zu überweisen. Zusätzlich müssen Arbeitgeber Jahresberichte (Formular E und Formular CP8D) bis zum 31. März einreichen, während Mitarbeiter ihre individuellen Steuererklärungen (Formular BE oder B) bis zum 30. April oder 30. Juni einreichen, abhängig von der Einkommensart.

Wichtige Datenpunkte umfassen Beitragssätze und Fristen:

Ausländische Arbeiter und Unternehmen stehen vor zusätzlichen Überlegungen, einschließlich residency-basierter Besteuerung, Quellensteuer auf Zahlungen an Nicht-Residenten und potenzieller Anreize für Expats. Einige Regionen wie Labuan bieten spezielle Steuerregime, und Doppelbesteuerungsabkommen können Erleichterungen bieten. Insgesamt ist die Einhaltung dieser Verpflichtungen wesentlich für den rechtlichen Betrieb und die Steuereffizienz in Malaysia.

Die Gehaltslandschaft in Malaysia im Jahr 2025 wird durch Branche, Erfahrung und wirtschaftliche Faktoren geprägt. Typische Gehaltsspannen variieren stark; zum Beispiel verdienen IT-Rollen wie Software Engineers jährlich MYR 60.000–150.000, während Medical Doctors MYR 90.000–250.000 verdienen können. Andere Sektoren wie Finanzen, Fertigung, Vertrieb und Gesundheitswesen haben ebenfalls festgelegte Spannen, wobei die Gehälter durch Standort und Fähigkeiten beeinflusst werden.

Der gesetzliche Mindestlohn bleibt bei MYR 1.500 pro Monat in Peninsular Malaysia, Sabah und Sarawak. Arbeitgeber müssen dies einhalten, mit regelmäßigen Aktualisierungen zu erwarten. Vergütungspakete umfassen oft Boni (1–2 Monatsgehälter, leistungsabhängig) und Zulagen (Transport, Unterkunft, medizinische Versorgung), die je nach Unternehmen und Branche variieren.

Die Gehaltsabrechnung erfolgt in der Regel monatlich per Banküberweisung, mit obligatorischen Abzügen für EPF, SOCSO, Einkommenssteuer und EIS. Trends zeigen steigende Gehälter, angetrieben durch die Nachfrage nach Tech-Talenten, Inflation und Regierungsinitiativen, was die Bedeutung für Arbeitgeber unterstreicht, wettbewerbsfähige Pakete anzubieten und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu fokussieren.

In Malaysia schreibt das Arbeitsrecht Mindesturlaubsansprüche basierend auf der Dauer der Beschäftigung vor, einschließlich Jahresurlaub, Krankheitsurlaub und Elternzeit. Arbeitnehmer haben Anspruch auf mindestens 8 Tage Jahresurlaub, wenn sie weniger als 2 Jahre beschäftigt sind, steigend auf 12 Tage bei 2-5 Jahren und 16 Tage bei 5 Jahren oder mehr. Krankheitsurlaub variiert zwischen 14 und 22 Tagen, abhängig von der Beschäftigungsdauer, mit zusätzlichem Krankenhaustageurlaub von bis zu 60 Tagen jährlich. Mutterschaftsurlaub beträgt 98 Tage für berechtigte weibliche Arbeitnehmer, während Paternity Leave 7 Tage bezahlten Urlaub für verheiratete männliche Arbeitnehmer bietet, die mindestens 12 Monate beschäftigt sind.

Arbeitgeber müssen die gazetteten Feiertage beachten, zu denen nationale und religiöse Feierlichkeiten wie Chinesisches Neujahr, Hari Raya, Deepavali und Weihnachten gehören, mit Regelungen für Ersatztage, falls Feiertage auf Sonntage fallen. Bezahlter Urlaub muss an diesen Tagen gewährt werden, und Feiertage können bei Vereinbarung ersetzt werden. Zusätzliche Urlaubsarten wie Trauer-, Studien- oder Hochzeitsurlaub werden in der Regel nach Ermessen des Arbeitgebers angeboten und verbessern die Arbeitnehmerleistungen.

Die Mitarbeitervorteile in Malaysia umfassen verpflichtende Bestimmungen wie gesetzliche Beiträge zu EPF, SOCSO und EIS, sowie Mindestlohn, bezahlten Urlaub, gesetzliche Feiertage, Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub, Überstundenvergütung und Kündigungsleistungen. Arbeitgeber müssen zu EPF mit 11 % (Arbeitnehmer) und 13 % (Arbeitgeber) für Mitarbeiter unter 60 Jahren beitragen, mit Variationen für ältere Mitarbeiter, sowie zu SOCSO und EIS gemäß den Vorschriften.

Neben den gesetzlichen Anforderungen bieten viele Arbeitgeber optionale Vorteile wie umfassende Krankenversicherung, Lebens- und Unfallversicherung, Leistungsprämien, Zulagen, Aktienoptionen, Schulungen, flexible Arbeitszeiten, Kinderbetreuung und Wellnessprogramme an. Die Krankenversicherung umfasst in der Regel stationäre, ambulante, Zahn-, Augen- und Mutterschaftsleistungen, wobei die Kosten je nach Umfang und Anbieter variieren.

Rentenleistungen basieren hauptsächlich auf EPF-Beiträgen, aber einige Unternehmen bieten ergänzende Pensionspläne oder Investitionsmöglichkeiten an. Die Leistungspakete unterscheiden sich je nach Branche und Unternehmensgröße, wobei große Firmen umfangreiche Vorteile bieten und KMUs sich auf die Kernpflichtleistungen konzentrieren. Wettbewerbsfähige Branchen wie Technologie und Finanzen neigen dazu, umfassendere Pakete anzubieten, um qualifizierte Talente anzuziehen.

Arbeitsverträge in Malaysia sind entscheidend, um die Bedingungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu klären, rechtlichen Schutz zu bieten und Streitigkeiten zu reduzieren. Sie unterliegen hauptsächlich dem Employment Act 1955, der Mindestrechte festlegt, aber Verträge können zusätzliche Vorteile bieten. Es gibt zwei Haupttypen: befristete Verträge, die ein Start- und Enddatum angeben und sich für projektbezogene oder saisonale Arbeit eignen, und unbefristete Verträge, die für eine langfristige Beschäftigung ohne festgelegtes Enddatum vorgesehen sind und eine Kündigungsfrist erfordern.

Wichtige Klauseln in Arbeitsverträgen umfassen Rechte und Pflichten, Kündigungsfristen und Probezeiten. Befristete Verträge können verlängert werden, können aber als unbefristet angesehen werden, wenn sie kontinuierlich verlängert werden. Eine Kündigung vor Ablauf kann rechtliche Konsequenzen haben, sofern nicht anders im Vertrag geregelt. Unbefristete Verträge beinhalten in der Regel eine Probezeit und erfordern eine Kündigungsfrist.

Remote-Arbeit in Malaysia hat nach COVID-19 an Dynamik gewonnen, wobei viele Unternehmen hybride oder Remote-Modelle übernehmen. Während es keine spezifische Gesetzgebung für Remote-Arbeit gibt, regeln bestehende Gesetze wie das Employment Act 1955 (geändert 2022) und das Occupational Safety and Health Act 1994 die Remote-Beschäftigung, wobei sichere Arbeitsumgebungen, Compliance und Datensicherheit betont werden. Arbeitgeber sind verantwortlich für die Bereitstellung notwendiger Ausrüstung, die Festlegung klarer Richtlinien und die Wahrung der Privatsphäre der Mitarbeitenden.

Flexible Arbeitsvereinbarungen (FWAs) wie WFH, Gleitzeit, verkürzte Arbeitswochen, Jobsharing und Teilzeitarbeit werden zunehmend üblich, wobei Unternehmen ermutigt, aber nicht verpflichtet sind, solche Anfragen zu genehmigen. Eine effektive Umsetzung erfordert transparente Antragsprozesse, Schulungen für Führungskräfte und regelmäßige Überprüfung der Richtlinien. Datenschutz ist entscheidend und wird durch das Personal Data Protection Act 2010 geregelt, der technische Schutzmaßnahmen, Mitarbeiterschulungen und klare Remote-Zugriffsrichtlinien verlangt.

Arbeitgeber sollten auch Richtlinien für Ausrüstungs- und Spesenrückerstattungen festlegen, die Gegenstände wie Laptops, Internet, Home-Office-Einrichtung, Nebenkosten und andere arbeitsbezogene Kosten abdecken. Eine zuverlässige technologische Infrastruktur – einschließlich Kollaborationstools, Cloud-Dienste, VPNs und technischer Unterstützung – ist unerlässlich für Produktivität und Sicherheit.

Arbeitgeber sollten klare Richtlinien entwickeln, die notwendigen Werkzeuge bereitstellen und die Einhaltung sicherstellen, um Remote-Teams in Malaysia effektiv zu verwalten.

In Malaysia muss die Kündigung von Mitarbeitern den Employment Act 1955 einhalten, der Kündigungsfristen basierend auf der Dauer der Beschäftigung festlegt: 4 Wochen für weniger als 2 Jahre, 6 Wochen für 2-5 Jahre und 8 Wochen für mehr als 5 Jahre. Arbeitgeber können sich dafür entscheiden, anstelle der Kündigungsfrist eine Gehaltszahlung zu leisten. Abfindungen sind für Mitarbeiter vorgeschrieben, die ohne triftigen Grund oder aus Redundanzgründen gekündigt werden, und werden je nach Beschäftigungsdauer mit 10-20 Tagen Lohn pro Jahr der Beschäftigung berechnet, wobei die Löhne feste Zulagen einschließen, variable Zahlungen wie Boni jedoch ausgeschlossen sind.

Kündigungen können mit oder ohne triftigen Grund erfolgen. Triftige Gründe umfassen Fehlverhalten oder schlechte Leistung, die eine faire Untersuchung und Verfahrensgerechtigkeit erfordern, wie die Ausstellung von Show Cause Letters und die Durchführung interner Untersuchungen, falls notwendig. Arbeitgeber müssen schriftliche Kündigungen aussprechen, alle ausstehenden Zahlungen begleichen und ordnungsgemäße Dokumentationen führen, um eine rechtmäßige Kündigung sicherzustellen. Arbeitnehmer sind gegen ungerechtfertigte Entlassungen geschützt; sie können Beschwerden beim Industrial Court einreichen, der die Einhaltung der Verfahrensweise und die Gültigkeit der Gründe prüft und möglicherweise eine Wiedereinstellung oder Entschädigung anordnet.

Malaysia verzeichnet einen bemerkenswerten Anstieg bei der Nutzung von unabhängigen Contractors und Freelancers, was einen globalen Trend zu flexiblen Arbeits arrangements widerspiegelt. Unternehmen profitieren von den spezialisierten Fähigkeiten und der Anpassungsfähigkeit der Freelancers, was ihnen ermöglicht, projektbezogene Bedürfnisse und schwankende Arbeitsbelastungen ohne langfristige Verpflichtungen zu verwalten. Allerdings müssen Arbeitgeber den rechtlichen Rahmen und die Compliance-Verpflichtungen verstehen, wie z.B. die korrekte Klassifizierung von Arbeitern und die Gestaltung von Vereinbarungen zum Schutz beider Parteien. Eine Fehlklassifizierung kann zu erheblichen Strafen führen, da Arbeitnehmer unter malaysischen Arbeitsgesetzen Anspruch auf Leistungen haben, im Gegensatz zu unabhängigen Contractors.

Die Unterscheidung zwischen Arbeitnehmern und unabhängigen Contractors ist entscheidend, wobei Faktoren wie Kontrolle, Integration, wirtschaftliche Realität und gegenseitige Verpflichtung eine Rolle spielen. Verträge mit Freelancers sollten den Umfang der Arbeit, Zahlungsbedingungen, geistige Eigentumsrechte und Vertraulichkeit klar definieren, um Streitigkeiten zu minimieren. Geistige Eigentumsrechte sind besonders wichtig, da Contractors in der Regel das Urheberrecht an ihrer Arbeit besitzen, sofern nicht anders vereinbart. Steuerliche Verpflichtungen für Freelancers umfassen die Verwaltung ihrer eigenen Einkommensteuer und möglicherweise die Anmeldung für Sales and Service Tax (SST), wenn sie als Unternehmen tätig sind.

Independent Contractors sind in Branchen wie Technologie, kreative Industrien, Beratung, Medien und Bildung weit verbreitet. Sie bieten Unternehmen die Flexibilität, ihre Belegschaft entsprechend den Projektanforderungen zu skalieren. Contractors müssen ihre eigenen Versicherungsbedürfnisse regeln, wie z.B. Berufshaftpflicht- und Betriebshaftpflichtversicherung, da Kunden keine Deckung bereitstellen müssen. Das Verständnis dieser Dynamiken ist für Arbeitgeber essenziell, um effektiv mit unabhängigen Fachkräften in Malaysia zusammenzuarbeiten und diese einzubinden.

Malaysia bietet verschiedene Arbeitserlaubnisse für ausländische Staatsangehörige an, hauptsächlich einschließlich des Employment Pass (Kategorien I, II, III), Professional Visit Pass und Temporary Employment Pass (PLKS). Diese Visa richten sich an unterschiedliche Beschäftigungsarten, von Top-Management und Fachkräften bis hin zu halbqualifizierten Arbeitern in Branchen wie Fertigung und Landwirtschaft.

Arbeitgeber müssen die Antragsverfahren und Compliance-Verpflichtungen navigieren, wobei die spezifischen Anforderungen je nach Visakategorie variieren. Die Kategorien des Employment Pass unterscheiden sich nach dem Niveau der Führungs- oder Facharbeit, während der Professional Visit Pass für kurzfristige Einsätze gedacht ist und der PLKS auf Branchen mit hoher Nachfrage abzielt.

Arbeitgeber und ausländische Arbeitnehmer sollten sich über die sich entwickelnden Vorschriften, Compliance und Wege zur dauerhaften Aufenthaltserlaubnis auf dem Laufenden halten, die für berechtigte ausländische Staatsangehörige verfügbar sind.