Employer of Record in Kanada

Die Einstellung von Talenten in Kanada bietet bedeutende Chancen für globale Unternehmen, doch die Navigation durch die unterschiedlichen Arbeitsgesetze, Gehaltsabrechnungsregeln und Sozialleistungen kann eine komplexe Aufgabe sein. Für Unternehmen, die im Jahr 2025 ihr Team auf den kanadischen Markt erweitern möchten, ist es entscheidend, die verschiedenen Wege zu verstehen, um Mitarbeiter konform an Bord zu nehmen.

Unternehmen haben im Allgemeinen einige primäre Methoden, um Personal in Kanada zu beschäftigen, jede mit ihren eigenen administrativen Belastungen und rechtlichen Überlegungen. Die Wahl des richtigen Ansatzes hängt von der langfristigen Strategie des Unternehmens, dem gewünschten Kontrollniveau und der Toleranz gegenüber lokalen Compliance-Risiken ab.

Einstellungsoptionen in Kanada:

• Gründung einer lokalen Einheit: Dies beinhaltet die Gründung eines Unternehmens in Kanada, die Registrierung bei den provinziellen und bundesstaatlichen Behörden, die Einrichtung lokaler Bankkonten und die direkte Verwaltung aller Gehaltsabrechnungen, Steuern und HR-Funktionen. Diese Option bietet volle Kontrolle, erfordert jedoch erheblichen Zeit-, Kosten- und Verwaltungsaufwand.
• Nutzung eines Employer of Record (EOR): Ein EOR, wie Rivermate, agiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre kanadische Belegschaft, übernimmt alle Compliance-, Gehaltsabrechnungs-, Steuer- und Sozialleistungsfragen, während Sie die volle operative Kontrolle über die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter behalten.
• Einstellung von unabhängigen Auftragnehmern: Die Beschäftigung von Personen als unabhängige Auftragnehmer kann einfacher erscheinen, birgt jedoch ein erhebliches Risiko der Fehlklassifizierung nach kanadischem Recht. Wird ein Auftragnehmer von Steuer- oder Arbeitsbehörden als Arbeitnehmer eingestuft, könnte das einstellende Unternehmen erhebliche Strafen, Nachzahlungen und Bußgelder riskieren.

Wie ein EOR in Kanada funktioniert

Ein Employer of Record vereinfacht die globale Einstellung, indem er die rechtlichen und administrativen Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit Beschäftigung in Kanada übernimmt. Bei der Zusammenarbeit mit einem EOR behält Ihr Unternehmen die Steuerung über tägliche Aufgaben und Leistungsmanagement, während der EOR für die vollständige Einhaltung der lokalen Vorschriften sorgt. Sie kümmern sich um:

• Gehaltsabrechnung und Verwaltung: Sicherstellung pünktlicher und korrekter Gehaltszahlungen, Abzüge und Beiträge.
• Steuerkonformität: Verwaltung der bundesstaatlichen und provinziellen Einkommensteuer, Canada Pension Plan (CPP) und Employment Insurance (EI)-Beiträge.
• Sozialleistungen: Bereitstellung konformer und wettbewerbsfähiger Sozialleistungen, einschließlich Gesundheits-, Zahn- und Altersvorsorgeplänen.
• Arbeitsverträge: Erstellung und Verwaltung konformer Arbeitsverträge, die an die kanadischen Arbeitsgesetze angepasst sind.
• HR-Unterstützung und Compliance: Navigation durch lokale Arbeitsgesetze, Urlaubsregelungen und Arbeitsplatzvorschriften.
• Kündigungs-Compliance: Sicherstellung, dass alle Mitarbeitertrennungen den kanadischen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um Risiken zu minimieren.

Vorteile der Nutzung eines EOR in Kanada

Für Unternehmen, die schnell und konform in den kanadischen Markt eintreten möchten, ohne die Belastung, eine lokale Rechtseinheit zu gründen, bietet ein EOR klare Vorteile:

• Schneller Markteintritt: Onboarding von Mitarbeitern in Kanada innerhalb von Tagen, nicht Monaten, und Umgehung langwieriger Gründungsprozesse.
• Reduziertes rechtliches und Compliance-Risiko: Eliminierung der Notwendigkeit, komplexe kanadische Arbeitsgesetze zu verstehen, da der EOR diese Verantwortung übernimmt.
• Zugang zu Top-Talenten: Einstellung der besten Kandidaten in ganz Kanada ohne geografische Einschränkungen oder die Notwendigkeit einer lokalen Infrastruktur.
• Kosteneffizienz: Vermeidung der erheblichen finanziellen Aufwendungen und laufenden Verwaltungskosten, die mit der Einrichtung und Pflege einer lokalen Tochtergesellschaft verbunden sind.
• Fokus auf das Kerngeschäft: Freisetzung interner Ressourcen von administrativen HR- und Gehaltsabrechnungsaufgaben, sodass sich Ihr Team auf strategisches Wachstum konzentrieren kann.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Kanada umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Kanada gewährleistet.

Kanadische Arbeitgeber müssen die bundesstaatlichen und provinziellen Steuerpflichten erfüllen, einschließlich Beiträge zur Canada Pension Plan (CPP), Employment Insurance (EI) und provinziellen Lohnsteuer wie der Employer Health Tax (EHT) in Ontario. Für 2025 liegen die Arbeitgeberbeiträge zur CPP bei etwa 5,95 % der beitragspflichtigen Einkünfte, wobei die maximalen Beiträge jährlich leicht steigen. Die EI-Beiträge sind etwa 1,4-mal so hoch wie der Arbeitnehmerbeitrag, mit jährlich angepassten Sätzen. Provinzen wie Ontario erheben die EHT basierend auf der Lohnsumme, wobei Schwellenwerte und Sätze variieren.

Arbeitgeber müssen diese Beitragstermine einhalten und für eine ordnungsgemäße Steuerabführung der Mitarbeiter sorgen, insbesondere bei der Verwaltung ausländischer Arbeitskräfte oder mehrprovinzialer Lohnabrechnungen. Die Einhaltung der Vorschriften erfordert das Verständnis sowohl der bundesstaatlichen als auch der provinziellen Steuergesetze, rechtzeitige Überweisungen und eine genaue Lohnbuchhaltung.

Canadas Gehaltslandschaft variiert je nach Branche, Standort, Erfahrung und Fähigkeiten, wobei große Städte wie Toronto, Vancouver und Calgary aufgrund der Lebenshaltungskosten und der Nachfrage höhere Vergütungen bieten. Typische Gehaltsspannen für Schlüsselrollen umfassen Software Engineers ($80.000–$150.000+ CAD), Financial Analysts ($65.000–$110.000+ CAD) und Construction Project Managers ($80.000–$130.000+ CAD). Arbeitgeber sollten Marktforschung betreiben, um wettbewerbsfähige Löhne festzulegen, die mit diesen Benchmarks übereinstimmen.

Mindestlohnsätze unterscheiden sich zwischen den Provinzen und liegen zwischen $14,00 CAD/Stunde in Saskatchewan und $16,77 CAD/Stunde in Yukon, mit spezifischen tariflichen Sätzen in einigen Regionen. Arbeitgeber müssen die provinziellen Vorschriften einhalten und sicherstellen, dass die Löhne diese Mindestlöhne erfüllen oder übersteigen. Vergütungspakete beinhalten oft Boni wie Leistungs-, Signing- und Jahresendboni sowie Zulagen für Wohnen, Transport und Bildung, die je nach Branche und Unternehmen variieren.

Die Gehaltsabrechnung wird in der Regel alle zwei Wochen per Direktüberweisung verarbeitet, mit Abzügen für Steuern, CPP und EI-Remittances. Trends für 2025 deuten auf ein Lohnwachstum hin, das durch Inflation, Fachkräftemangel, die Normalisierung der Fernarbeit und wirtschaftliches Wachstum getrieben wird, weshalb Arbeitgeber ihre Vergütungsstrategien anpassen müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Kanadas Urlaubs- und Freistellungspolitik wird hauptsächlich auf provinzialer und territorialer Ebene geregelt, was zu unterschiedlichen Ansprüchen im ganzen Land führt. Arbeitgeber müssen sich über die lokalen Gesetze informieren, um die Einhaltung sicherzustellen. Für den Jahresurlaub umfassen die Mindestanforderungen in der Regel 2 Wochen nach 1 Jahr Beschäftigung, mit zusätzlichen Wochen und höheren Gehaltsanteilen (bis zu 6%) nach bestimmten Dienstjahren, wie unten zusammengefasst:

Öffentliche Feiertage sind landesweit anerkannt, mit zusätzlichen regionalen Feiertagen wie Family Day und Louis Riel Day. Arbeitnehmer haben Anspruch auf bezahlte Freistellungstage oder Zuschlagszahlungen bei Arbeit an Feiertagen.

Krankheitstage variieren; einige Provinzen gewähren bezahlte Krankentage (z.B. BC, NS, Yukon), während andere keine bieten. Zum Beispiel bietet BC 5 bezahlte Krankentage, während Alberta unbezahlten Urlaub bis zu 5 Tagen gewährt. Arbeitgeber können auch großzügigere Leistungen anbieten.

Elternzeit umfasst Mutterschaft (etwa 15-18 Wochen) und geteilte Elternzeit (bis zu 40 oder 69 Wochen). EI-Leistungen, die typischerweise 55 % des versicherbaren Einkommens betragen, unterstützen den Einkommensersatz während dieses Zeitraums, wobei die Anspruchsberechtigung auf versicherbare Stunden basiert.

Andere Freistellungsarten wie Trauer-, Studien-, Familienverantwortungs- und Opferfreistellung bei häuslicher Gewalt sind verfügbar, variieren jedoch je nach Rechtsgebiet. Arbeitgeber sollten die lokalen Arbeitsstandards konsultieren, um die Einhaltung der spezifischen Freistellungsansprüche sicherzustellen.

Die Landschaft der Mitarbeiterleistungen in Kanada kombiniert verpflichtende und optionale Angebote, um Talente anzuziehen und zu binden. Arbeitgeber müssen Kernleistungen wie den Canada Pension Plan (CPP), Employment Insurance (EI), die Unfallversicherung, die Gesundheitsversorgung auf Provinzebene sowie bezahlten Urlaub und Feiertage bereitstellen. Diese variieren leicht je nach Provinz, bilden jedoch eine Grundlinie der Mitarbeitersicherheit.

Neben den verpflichtenden Leistungen bieten viele Arbeitgeber optionale Vorteile wie erweiterte Krankenversicherungen, Zahn-, Seh-, Lebens- und Invaliditätsversicherungen, Employee Assistance Programs (EAPs), Wellness-Initiativen, berufliche Weiterentwicklung und bezahlte Freistellungen an. Erweiterte Krankenversicherungen decken oft verschreibungspflichtige Medikamente, Zahn- und paramedizinische Leistungen ab, wobei die Kosten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt werden.

Altersvorsorgepläne sind essenziell, mit Optionen wie RRSPs (oft mit Arbeitgeberzuschuss), Defined Contribution (DC) und Defined Benefit (DB) Pensionsplänen sowie steuerbegünstigten TFSAs. Größere Unternehmen bieten in der Regel umfassendere Pakete an, während KMU und Non-Profit-Organisationen möglicherweise eingeschränktere Leistungen haben. Arbeitgeber müssen Kosten, Erwartungen der Mitarbeitenden und Branchenbenchmarks berücksichtigen, klare Kommunikation sicherstellen und die Einhaltung rechtlicher Standards, einschließlich Datenschutz, Steuer- und Pensionsvorschriften, gewährleisten.

Arbeitgeber sollten Leistungen mit gesetzlichen Anforderungen, Branchenstandards und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden abstimmen, transparente Kommunikation pflegen und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben sicherstellen.

Arbeitsverträge in Kanada legen die Bedingungen des Arbeitsverhältnisses fest, um Klarheit und rechtlichen Schutz zu gewährleisten. Sie müssen den bundesstaatlichen und provinziellen Gesetzen entsprechen, die Mindeststandards für Löhne, Arbeitszeiten, Urlaub und Kündigung festlegen. Verträge dürfen keine Bedingungen enthalten, die ungünstiger sind als diese gesetzlichen Mindestanforderungen.

Es gibt zwei Haupttypen:

Wichtige Klauseln umfassen Arbeitsaufgaben, Vergütung, Leistungen und Kündigungsbedingungen. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass die Verträge den gesetzlichen Standards entsprechen und wesentliche Klauseln enthalten, um Streitigkeiten zu vermeiden.

Remote-Arbeit in Kanada hat erheblich zugenommen, wobei rechtliche Rahmenbedingungen hauptsächlich auf bestehenden Arbeits-, Menschenrechts-, Arbeitsschutz- und Datenschutzgesetzen basieren. Arbeitgeber müssen die Einhaltung der provinziellen Arbeitsstandards sicherstellen, angemessene Vorkehrungen für Behinderungen treffen, eine sichere Remote-Arbeitsumgebung gewährleisten und persönliche Daten gemäß Gesetzen wie PIPEDA schützen.

Flexible Arbeitsoptionen umfassen Telearbeit, Gleitzeit, verkürzte Arbeitswochen, Jobsharing, Teilzeitarbeit und Beurlaubungen. Diese Vereinbarungen ermöglichen den Mitarbeitenden eine größere Kontrolle über Zeitpläne und Arbeitsorte und fördern Produktivität sowie Work-Life-Balance.

Beendigung eines Mitarbeiters in Kanada erfordert die Einhaltung bundesstaatlicher und provinzieller Gesetze, insbesondere hinsichtlich Kündigungsfristen, Abfindungszahlungen und Kündigungsgründen. Die Anforderungen an die Kündigungsfrist variieren je nach Dauer der Beschäftigung, wobei die Mindestfristen von keiner Frist bei weniger als 3 Monaten bis zu 8 Wochen bei Mitarbeitern mit 8 oder mehr Jahren reichen. Zum Beispiel fasst die folgende Tabelle die gesetzlichen Kündigungsfristen zusammen:

Arbeitgeber müssen auch die Abfindungszahlungen berücksichtigen, insbesondere bei längerer Betriebszugehörigkeit oder unter bestimmten provinziellen Regelungen. Ontario beispielsweise verlangt Abfindungszahlungen, wenn der Mitarbeiter mindestens fünf Jahre im Unternehmen tätig ist und der Gehalt des Arbeitgebers 2,5 Millionen Dollar übersteigt, in der Regel in Höhe einer Wochenvergütung pro Jahr der Beschäftigung, bis zu 26 Wochen.

Kündigungen können "mit Grund" oder "ohne Grund" erfolgen. "Mit Grund" umfasst schwerwiegendes Fehlverhalten (z.B. Diebstahl, Belästigung) und erfordert Nachweis, während "ohne Grund" eine Kündigung mit oder ohne Frist oder Abfindung erlaubt, häufig verbunden mit Abfindungsverpflichtungen. Geeignete Verfahrensschritte—wie Dokumentation, klare Kündigungsschreiben, Fortführung der Leistungen und rechtliche Überprüfung—sind unerlässlich, um Risiken unrechtmäßiger Kündigungen zu minimieren. Arbeitnehmer sind gegen unrechtmäßige Kündigungen, Diskriminierung und konstruktive Kündigungen geschützt, wobei die Beweislast bei den Arbeitgebern liegt, um Gründe zu rechtfertigen und ein faires Verfahren sicherzustellen.

Canada verzeichnet einen bemerkenswerten Anstieg der unabhängigen Arbeit, wobei viele Fachkräfte sich für Freelancing oder unabhängiges Contracting entscheiden. Dieser Trend bietet den Einzelnen Flexibilität und Autonomie, während Unternehmen auf projektbezogene Fachkenntnisse zugreifen können. Für Arbeitgeber ist es entscheidend, die rechtlichen, vertraglichen und steuerlichen Implikationen der Beschäftigung von Contractors zu verstehen. Eine Fehlklassifizierung von Arbeitern kann zu Strafen führen, einschließlich Nachzahlungen von Steuern und rechtlichen Streitigkeiten. Die Canada Revenue Agency (CRA) verwendet einen Multi-Faktor-Test, um die Art der Beziehung zu bestimmen, wobei Kontrolle, Eigentum an Werkzeugen, finanzielles Risiko, Integration, Exklusivität und die Absicht der beteiligten Parteien im Fokus stehen.

Ein gut ausgearbeiteter Vertrag ist unerlässlich, um die Beziehung zu Contractors zu definieren, und umfasst Elemente wie den Umfang der Arbeit, Zahlungsbedingungen, Rechte an geistigem Eigentum und Vertraulichkeit. In Kanada behalten Contractors in der Regel die IP-Rechte, sofern im Vertrag nichts anderes festgelegt ist. Contractors sind für ihre eigenen steuerlichen Verpflichtungen verantwortlich, einschließlich Einkommensteuer, CPP-Beiträge und GST/HST, falls ihre Einnahmen 30.000 $ jährlich übersteigen. Sie müssen außerdem eine angemessene Versicherung abdecken, wie z.B. Commercial General Liability und Professional Liability.

Independent Contractors sind branchenübergreifend verbreitet und bieten Unternehmen Flexibilität sowie Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten. Gängige Sektoren sind IT, Kreativ- und Marketing, Beratung, Bauwesen, Medien und professionelle Dienstleistungen. Diese Rollen erfüllen oft projektbezogene Bedürfnisse, Nischenfähigkeiten und temporäre hochrangige Unterstützung und bieten strategischen Mehrwert ohne langfristige Beschäftigungsverpflichtungen.

Kanada bietet vielfältige Optionen für Arbeitserlaubnisse, die auf unterschiedliche Beschäftigungsszenarien zugeschnitten sind, wobei die Regierung qualifizierte Arbeitskräfte in Sektoren wie Technologie, Gesundheitswesen und Handwerk priorisiert. Zu den wichtigsten Erlaubnistypen gehören LMIA-basierte Permits, LMIA-befreite Permits (z. B. im Rahmen internationaler Abkommen), offene Arbeitserlaubnisse (für Ehepartner, Absolventen) und der Global Talent Stream (für hochqualifizierte Arbeitskräfte). Arbeitgeber müssen oft ein LMIA sichern, das CAD $1.000 kostet, um den Bedarf an ausländischen Arbeitskräften nachzuweisen, während Antragsteller eine Bearbeitungsgebühr von CAD $155 und eine Biometrics-Gebühr von CAD $85 zahlen, falls zutreffend.

Der Antragsprozess umfasst den Erhalt eines gültigen Jobangebots, die Sicherung eines LMIA, falls erforderlich, die Einreichung von Dokumenten (Reisepass, Nachweis der Ausbildung, Berufserfahrung, finanzielle Mittel) und möglicherweise medizinische und polizeiliche Überprüfungen. Die Bearbeitungszeiten variieren, wobei LMIA-basierte Permits in der Regel länger dauern. Für diejenigen, die eine dauerhafte Aufenthaltserlaubnis anstreben, gibt es Wege wie Express Entry, Provincial Nominee Programs, Atlantic Immigration und Pflegekräfteprogramme. Ausländische Arbeitskräfte können Angehörige mitbringen, wobei Ehepartner für offene Arbeitserlaubnisse und Kinder für Studiengenehmigungen in Frage kommen, sofern sie die Nachweisanforderungen bezüglich Beziehung und Finanzen erfüllen.