Arbeitsgenehmigungen und Visa in Kanada

Arbeitserlaubnisse und Visa in Kanada: Ein vollständiger Leitfaden für Arbeitgeber

Kanadas starke Wirtschaft, hohe Lebensqualität und inklusive Kultur machen es zu einem attraktiven Ziel für globale Talente. Arbeitgeber aus verschiedenen Branchen suchen zunehmend im Ausland, um Fachkräftelücken zu schließen und Wachstum voranzutreiben. Allerdings verfügt Kanada über detaillierte Einwanderungsregeln, und die Einstellung oder Umsiedlung eines ausländischen Mitarbeiters erfordert sorgfältige Planung.

Fehler können teuer sein – von Antragsverzögerungen bis hin zu hohen Geldstrafen bei Nichteinhaltung. Um vom kanadischen Talentpool zu profitieren und gleichzeitig vollständig regelkonform zu bleiben, müssen Arbeitgeber Visa, Arbeitserlaubnisse und alle damit verbundenen Vorschriften verstehen. Dieser Leitfaden erklärt, warum Einwanderungskonformität wichtig ist, wer eine Erlaubnis benötigt, die Arten von Arbeitserlaubnissen und Visa, die für Arbeitgeber relevant sind, die Voraussetzungen und Pflichten für jeden Typ sowie praktische Schritte, um ausländische Mitarbeiter in Kanada reibungslos einzustellen und einzuarbeiten.

Wer benötigt ein Visum oder eine Arbeitserlaubnis in Kanada?

Kanadische Staatsbürger und Daueraufenthaltsberechtigte können jederzeit ohne Einschränkungen in Kanada arbeiten. Wenn Ihr neuer Mitarbeiter kein kanadischer Staatsbürger oder Daueraufenthaltsberechtigter ist, benötigt er in der Regel eine Arbeitserlaubnis, um in Kanada zu arbeiten. (Hinweis: Arbeitserlaubnisse sind Beschäftigungsdokumente, keine Reisevisa.) Die Berechtigung eines ausländischen Staatsbürgers, zu arbeiten, hängt von seinem Status sowie der Dauer/Zweck seines Aufenthalts ab.

Kurz gesagt, jeder ausländische Staatsbürger, der tatsächlich für einen kanadischen Arbeitgeber tätig sein wird, muss eine gültige Arbeitserlaubnis besitzen. Nicht jeder ausländische Staatsbürger benötigt jedoch ein Reisevisum (ein Visum ist ausschließlich für die Einreise). Tatsächlich benötigen Staatsbürger visumfreier Länder (wie die USA, Großbritannien, viele EU-Länder und andere) nur eine elektronische Reisegenehmigung (eTA) oder kommen einfach als Besucher; aber auch sie müssen eine Arbeitserlaubnis besitzen, um einer Beschäftigung nachzugehen.

Kurze Geschäftsbesuche (für Meetings oder Schulungen) erfordern oft keine Arbeitserlaubnis, wenn die Person technisch gesehen ein „Geschäftsbesucher“ ist, aber jeder ausländische Staatsbürger, der arbeitet (z.B. Verkaufstätigkeiten, Dienstleistungen oder praktische Arbeiten in Kanada), benötigt sowohl eine gültige Arbeitserlaubnis als auch, falls zutreffend, ein Visum oder eine eTA. Das bedeutet, bevor jemand tatsächlich mit den Tätigkeiten am Arbeitsplatz beginnt, sollte das Unternehmen den Status prüfen.

Das kanadische Einwanderungsrecht macht deutlich, dass ein Visum die Einreise abdeckt, die Arbeitserlaubnis jedoch das Dokument ist, das die Beschäftigung autorisiert. Mit anderen Worten: Kein ausländischer Mitarbeiter kann legal auf der Gehaltsliste in Kanada stehen, ohne eine ordnungsgemäße Arbeitserlaubnis, selbst wenn er mit einer eTA oder einem Visum eingereist ist.

Für längerfristige Positionen erhalten ausländische Staatsbürger in der Regel eine Arbeitserlaubnis, bevor sie nach Kanada kommen (durch Antrag bei einem kanadischen Visa-Büro oder online). In einigen Fällen kann ein ausländischer Arbeiter auch an der kanadischen Grenze (Einreisehafen) einen Antrag stellen, wenn er aus einem visumfreien Land kommt und den Job bereits im Voraus geregelt hat. Aber in allen Fällen müssen Arbeitgeber die Regeln prüfen.

Beispielsweise erlauben bestimmte internationale Abkommen (wie CUSMA/USMCA) intra-Unternehmensübertragungen und Fachkräfte, sich unter vereinfachten Bedingungen innerhalb Kanadas zu bewerben. Die wichtigsten Erkenntnisse hier sind: Kanadische Staatsbürger & Daueraufenthaltsberechtigte: Kein Permit erforderlich; sie sind automatisch zur Arbeit berechtigt.

Andere ausländische Staatsbürger: Müssen eine Arbeitserlaubnis haben, um zu arbeiten, und oft auch ein Visum/eTA, um einzureisen. Jeder ausländische Arbeiter benötigt eine Arbeitserlaubnis.

Kurzbesuche vs. Arbeit: Die Teilnahme an Meetings oder Konferenzen erfordert möglicherweise kein Permit, aber die Ausübung von Arbeitstätigkeiten immer.

Grenzanträge: Staatsbürger visumfreier Länder können berechtigt sein, bei der Einreise eine Arbeitserlaubnis zu beantragen (Einreisehafen), wenn sie die Kriterien erfüllen. Andernfalls sollte die Erlaubnis im Voraus gesichert werden. Das Verständnis dieser Grundlagen – Staatsbürgerschaft/Daueraufenthalt vs. ausländisch, Arbeitserlaubnis vs. Reisevisum – ist essenziell für die Einhaltung der Vorschriften und eine reibungslose Einstellung.

Übersicht der kanadischen Arbeitserlaubnis- und Visaarten, die für Arbeitgeber relevant sind

Die kanadische Einwanderung bietet viele Wege für ausländische Arbeitskräfte. Arbeitgeber sollten die wichtigsten Programme kennen, die die Einstellung ausländischer Talente ermöglichen. Nachfolgend die wichtigsten Arbeitserlaubnis- und Visa-Kategorien, die bei der Umsiedlung von Mitarbeitern nach Kanada am häufigsten vorkommen:

Temporäres Foreign Worker Program (TFWP) in Kanada

Das TFWP ist Kanadas primäres Programm zur Einstellung ausländischer Arbeitskräfte zur Behebung von Arbeitskräftemangel. Unter dem TFWP müssen Arbeitgeber eine positive Labour Market Impact Assessment (LMIA) von Employment and Social Development Canada (ESDC) erhalten. Die LMIA ist ein Dokument, das bestätigt, dass kein kanadischer Staatsbürger oder Daueraufenthaltsberechtigter für die Stelle verfügbar ist und die Einstellung eines ausländischen Mitarbeiters eine neutrale oder positive Auswirkung auf den kanadischen Arbeitsmarkt hat.

Um eine LMIA zu erhalten, muss ein Arbeitgeber in der Regel umfangreiche Rekrutierungsbemühungen nachweisen und Bedingungen hinsichtlich Löhnen und Arbeitsbedingungen erfüllen. (Stand Ende 2024 wurden die LMIA-Regeln verschärft: z.B. wurden Mindestlohnschwellen um 20 % angehoben, und Attestierungen durch Anwälte/CPA werden nicht mehr akzeptiert.)

Nach Genehmigung der LMIA zahlt der Arbeitgeber die erforderliche Bearbeitungsgebühr (derzeit CAD $1.000 pro Stelle) und stellt dem Arbeitnehmer das Bestätigungsschreiben aus. Erst dann kann der Arbeitnehmer eine arbeitgeberbezogene Arbeitserlaubnis beantragen. In der Praxis werden die meisten traditionellen Arbeitserlaubnisse in Kanada über den TFWP-Weg erlangt: Der Arbeitnehmer beantragt online oder bei einem Visa-Büro mit der LMIA-Nummer und dem Jobangebot.

Die Pflichten des Arbeitgebers im Rahmen des TFWP sind erheblich: Er muss die Stelle wie angewiesen ausschreiben, faire Löhne anbieten, einen Vertrag vorlegen und alle im LMIA gemachten Zusagen einhalten. Verstöße (z.B. Bezahlung unter dem versprochenen Lohn) können zu Strafen führen.

Global Talent Stream (GTS) in Kanada

Der Global Talent Stream (GTS) ist ein spezieller Unterstrom des TFWP für hochqualifizierte und innovative Rollen in Kanada. GTS ermöglicht es berechtigten kanadischen Firmen, LMIAs (oft in zwei Wochen) für bestimmte Berufe auf der Global Talent Occupations List schnell zu erhalten. Er richtet sich an Tech- und F&E-Positionen oder andere „einzigartige und spezialisierte“ Rollen.

Unternehmen, die GTS nutzen, müssen einen Labour Market Benefits Plan (LMBP) entwickeln – einen einseitigen Plan, der beschreibt, wie die Einstellung des ausländischen Talents Kanada positiv beeinflusst (z.B. durch Schaffung von Arbeitsplätzen, Schulungen oder Wissenstransfer). Im Gegensatz zum regulären LMIA erfordert GTS meist eine Überweisung durch eine benannte kanadische Partnerorganisation. Der Vorteil ist die schnelle Bearbeitung. Andernfalls folgen GTS-Anträge dem LMIA-basierten TFWP-Prozess.

International Mobility Program (IMP) in Kanada

Das International Mobility Program ist ein Überbegriff für alle Arbeitserlaubnisfälle, die LMIA-frei sind (kein LMIA erforderlich) in Kanada. Anstatt eine Bewertung des Arbeitsmarktes zu verlangen, erlaubt das IMP Arbeitgebern, Arbeiter zu beschäftigen, die unter breiten Kategorien qualifiziert sind, oft aus Gründen breiter kanadischer Interessen oder gegenseitiger Abkommen. Häufige IMP-Streams sind intra-Unternehmensübertragungen (siehe unten), bestimmte Handels- und Investitionsabkommen (CUSMA/USMCA-Trader und Fachkräfte, CETA-Abkommen usw.), bedeutende Vorteile für Kanada (z.B. globale Wissenschaftler, Forscher), internationale Austauschprogramme (Praktikanten, Jugendaustausch) und spezielle Programme wie Francophone Mobility und andere.

Unter IMP muss der Arbeitgeber zwar einen Prozess befolgen, dieser ist jedoch einfacher: Bevor der Arbeitnehmer einen Antrag stellt, reicht der Arbeitgeber ein Beschäftigungsangebot über das IRCC-Arbeitgeberportal ein und zahlt eine Arbeitgeber-Compliance-Gebühr (derzeit CAD $230 pro Arbeitnehmer). Dies erzeugt eine arbeitgeberspezifische Angebotsnummer. Der Arbeitnehmer nutzt diese Nummer, um seinen Antrag auf Arbeitserlaubnis zu stellen.

Da kein LMIA erforderlich ist, ist die Antragstellung in der Regel schneller. (Beispielsweise ist der Francophone Mobility-Stream LMIA-frei für frankophone Arbeitnehmer, und CUSMA-Übertragungen können online zügig bearbeitet werden.) Arbeitgeber haben jedoch weiterhin Pflichten im Rahmen des IMP: Sie müssen sicherstellen, dass sie alle Bedingungen des gewählten Streams erfüllen und die Bedingungen des Jobangebots einhalten. Bei Kontrollen durch IRCC oder ESDC wird geprüft, ob der Arbeitgeber die versprochenen Löhne, Tätigkeiten und andere Verpflichtungen einhält.

Arbeitgeber-spezifische Arbeitserlaubnisse in Kanada

Dies ist ein allgemeiner Begriff und kein separates Programm in Kanada. Eine arbeitgeberspezifische Arbeitserlaubnis (auch als geschlossene Arbeitserlaubnis bezeichnet) bedeutet, dass die Arbeitserlaubnis an einen bestimmten Arbeitgeber und einen bestimmten Standort gebunden ist. Diese werden im Rahmen des TFWP oder bestimmter IMP-Fälle erteilt. Mit einer solchen Erlaubnis kann der ausländische Mitarbeiter nur für den genannten Arbeitgeber in der genehmigten Rolle und Region arbeiten.

Wenn der Mitarbeiter den Job wechseln oder woanders hinziehen möchte, ist eine neue Erlaubnis erforderlich. Die meisten auf TFWP basierenden Arbeitserlaubnisse sind arbeitgeberspezifisch. Arbeitgeber sollten beachten, dass diese Erlaubnis den Arbeitnehmer einschränkt: Wenn sich die Adresse oder der Firmenname ändert oder der Mitarbeiter die Rolle wechselt, muss eine aktualisierte Erlaubnis eingeholt werden. (Im Gegensatz dazu steht die offene Erlaubnis, die keine Arbeitgeberbeschränkung hat.)

Offene Arbeitserlaubnisse in Kanada

Eine offene Arbeitserlaubnis ermöglicht es einem ausländischen Staatsbürger, für jeden Arbeitgeber in Kanada zu arbeiten (mit sehr wenigen Ausnahmen), ohne ein spezifisches Jobangebot vorlegen zu müssen. Offene Erlaubnisse sind für rein arbeitgebergesteuerte Einstellungen nicht üblich, aber sie decken wichtige Fälle ab, die Arbeitgeber kennen sollten:

Ehegatten- & Angehörigen- offene Arbeitserlaubnisse: Der Ehepartner oder Lebenspartner eines qualifizierten ausländischen Arbeitnehmers oder internationalen Studierenden kann für eine offene Arbeitserlaubnis in Frage kommen. (Ab Januar 2025 ist die Berechtigung auf Ehepartner hochqualifizierter Arbeiter in bestimmten Berufen beschränkt.) Das bedeutet, wenn Ihr neuer Mitarbeiter mit einer Arbeitserlaubnis nach Kanada kommt, darf sein Ehepartner möglicherweise ebenfalls für Sie oder einen anderen Arbeitgeber mit einer offenen Erlaubnis arbeiten. Arbeitgeber haben in der Regel keine zusätzlichen Verpflichtungen bei der Beschäftigung eines Ehepartners mit offener Erlaubnis, außer ihn wie jeden kanadischen Mitarbeiter zu behandeln.

Post-Graduation Work Permit (PGWP): Absolventen qualifizierter kanadischer Colleges oder Universitäten können eine PGWP erhalten, die ihnen erlaubt, überall in Kanada zu arbeiten. Die PGWP ist technisch eine offene Arbeitserlaubnis (kein Arbeitgeber angegeben), gültig bis zu 3 Jahre, abhängig von der Studiendauer. Arbeitgeber, die einen ehemaligen internationalen Studenten mit PGWP einstellen, benötigen keine zusätzlichen Unterlagen – sie stellen ihn einfach als kanadischen Arbeitnehmer ein (der Absolvent hat bereits die Erlaubnis, überall zu arbeiten). Dies ist ein sehr beliebter Weg und ermöglicht es Arbeitgebern, internationale Absolventen nach dem Abschluss zu testen, ohne eine LMIA zu benötigen.

Offene Erlaubnisse während PR-Sponsoring: In einigen Fällen kann ein in Kanada befindlicher ausländischer Staatsbürger, der für den dauerhaften Aufenthalt gesponsert wird (z.B. im Rahmen des Ehegatten-Sponsorings oder Fachkräfte-Programmen), eine Arbeitserlaubnis als Übergangslösung erhalten (manchmal „Brückenerlaubnis“ genannt). Diese sind in Arbeitgeberkreisen weniger üblich, existieren aber. Während offene Arbeitserlaubnisse große Flexibilität bieten, werden sie nur unter bestimmten Bedingungen erteilt. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass der Arbeitnehmer eine gültige offene Erlaubnis besitzt und IRCC über Statusänderungen informieren. In der Praxis sind offene Erlaubnisse selten mit zusätzlichem Arbeitgeberaufwand verbunden, außer bei interner Dokumentation der Statusänderung.

intra-Unternehmensübertragung (ICT) in Kanada

Die ICT-Kategorie erlaubt multinationalen Unternehmen, bestimmte Mitarbeiter an eine kanadische Niederlassung, Tochtergesellschaft oder verbundenes Unternehmen zu übertragen. Es handelt sich um einen LMIA-freien Stream im Rahmen des IMP (Code C12 oder C61). Berechtigte Mitarbeiter sind Manager, Führungskräfte oder Fachkräfte mit spezialisiertem Wissen, die mindestens ein Jahr im Ausland im Unternehmen beschäftigt sind (aktuelle IRCC-Richtlinien präzisieren die Ein-Jahres-Anforderung). Es gibt zwei Unterkategorien: für Führungskräfte/Manager und für Fachkräfte mit spezialisiertem Wissen. Der Arbeitgeber muss die Beziehung (Elternunternehmen, Tochtergesellschaft, Niederlassung oder verbundenes Unternehmen) nachweisen.

Die Bewerbung im Rahmen der ICT umgeht die LMIA, aber der Arbeitgeber muss die qualifizierende Beziehung und die Rolle des Mitarbeiters nachweisen. Der Arbeitnehmer beantragt eine intra-Unternehmens-Arbeitserlaubnis (oft mit Kategorienummern). Der Arbeitgeber reicht das Angebot weiterhin über das Portal ein, wie es im IMP vorgeschrieben ist. Nach Ankunft in Kanada kann der Arbeitnehmer nur für das angegebene kanadische Unternehmen arbeiten. ICT ist beliebt für den Talenttransfer aus dem Ausland und erlaubt bis zu drei Jahre für Manager und bis zu fünf Jahre für Fachkräfte mit spezialisiertem Wissen (mit Verlängerungen möglich).

Start-up-Visa-Programm (Immigrant Entrepreneurs) in Kanada

Obwohl kein temporäres Arbeitserlaubnisprogramm, ist das Start-Up-Visa-Programm für Arbeitgeber relevant, die unternehmerisches Talent suchen. Es richtet sich an ausländische Unternehmer mit tragfähigen innovativen Geschäftsideen. Unter diesem Programm kann der Einzelne, wenn er ein Unterstützungsschreiben eines kanadischen Risikokapitalfonds, Angel-Investorenverbands oder Inkubator erhält, eine dauerhafte Aufenthaltserlaubnis in Kanada beantragen.

Die Voraussetzungen umfassen mindestens 10 % der Stimmrechte an einem qualifizierenden Unternehmen sowie ausreichende Finanzmittel für die Ansiedlung. Bei Genehmigung erhält der Unternehmer (und seine Familie) die dauerhafte Aufenthaltserlaubnis und kann sein Geschäft in Kanada starten. Arbeitgeber könnten dies bei der Einstellung einer Person mit Start-up-Unterstützung antreffen; der entscheidende Punkt ist, dass solche Kandidaten einen eigenen Einwanderungsweg haben und starke Anreize, langfristig umzuziehen und zu bleiben. Jeder dieser Permit- und Visa-Typen hat eigene Regeln. Der nächste Abschnitt beschreibt die Voraussetzungen und was Arbeitgeber für jeden Typ tun müssen.

Voraussetzungen und Pflichten der Arbeitgeber für jeden Permit-Typ in Kanada

Um erfolgreich einen ausländischen Staatsbürger in Kanada zu beschäftigen, müssen sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber bestimmte Kriterien erfüllen. Hier eine Übersicht der wichtigsten Permit-Kategorien sowie der damit verbundenen Anforderungen und Pflichten:

Pflichten im Rahmen des Temporary Foreign Worker Program (TFWP) in Kanada

Der Arbeitgeber muss einen echten Bedarf an einem ausländischen Arbeiter nachweisen. Dazu gehört die Durchführung einer LMIA-Antragstellung bei ESDC. Typischerweise müssen Arbeitgeber die Stelle in Kanada für einen bestimmten Zeitraum ausschreiben, den ausländischen Arbeiter mindestens zum aktuellen Lohn (oder Medianlohn) für die Stelle bezahlen und gute Arbeitsbedingungen bieten.

ESDC stellt eine positive LMIA aus, wenn es zufrieden ist. Der Arbeitgeber zahlt die Bearbeitungsgebühr (derzeit CAD $1.000 pro Stelle) und stellt dem Arbeitnehmer das Bestätigungsschreiben aus. Erst danach kann der Arbeitnehmer eine arbeitgeberbezogene Arbeitserlaubnis beantragen. Nach der Einstellung muss der Arbeitgeber alle Versprechen einhalten: z.B. Löhne und Tätigkeiten dürfen nicht verschlechtert werden, keine Rekrutierungsgebühren vom Arbeitnehmer verlangt werden, und versprochene Leistungen (wie bezahlter Urlaub oder Unterkunft) müssen bereitgestellt werden. Der Arbeitgeber sollte detaillierte Aufzeichnungen führen (Lohnzahlungen, Stellenänderungen usw.), falls eine Prüfung erfolgt. Verstöße können zu erheblichen Strafen führen.

Pflichten bei arbeitgeberspezifischer Arbeitserlaubnis in Kanada

Wenn die Erlaubnis an Ihr Unternehmen in Kanada gebunden ist, müssen Sie ein aktualisiertes Angebot vorlegen, wenn sich die Stelle ändert. Zum Beispiel bedeutet ein Umzug des Mitarbeiters an einen neuen Standort oder Rollenwechsel oft die Beantragung einer Änderung der Erlaubnis. Grundsätzlich müssen Sie die Bedingungen der Erlaubnis einhalten. Der Arbeitnehmer hat nur Ihre Firma auf seiner Erlaubnis, daher ist eine Mitteilung an IRCC erforderlich, wenn sich etwas ändert.

Pflichten im Rahmen des Global Talent Stream (GTS) in Kanada

Ein Arbeitgeber muss ein innovatives Unternehmen sein (oft ein Tech-Unternehmen) und eine Empfehlung in Kanada erhalten. Wichtig ist, dass der Arbeitgeber einen Labour Market Benefits Plan (LMBP) erstellt und umsetzt. Dieser Plan (einseitig, einseitig vom CEO unterschrieben) beschreibt, wie die Einstellung des Talents Kanada durch Maßnahmen wie Schulungen, Jobschaffung oder Wissensaustausch positiv beeinflusst. Im Gegensatz zum regulären LMIA ist für GTS meist eine Überweisung durch eine benannte kanadische Organisation erforderlich. Der Vorteil ist die schnelle Bearbeitung. Andernfalls folgt der Antrag dem LMIA-basierten TFWP-Prozess.

Pflichten im Rahmen des International Mobility Program (IMP) in Kanada

Für LMIA-freie Einstellungen im Rahmen des IMP müssen Arbeitgeber die Arbeitgeber-Compliance-Gebühr ($230 pro Arbeitnehmer) zahlen und vor Antragstellung ein Beschäftigungsangebot