Employer of Record in Kanada

Wie ein Employer of Record in Kanada funktioniert

Ein Employer of Record (EOR) in Kanada ist ein rechtlicher Arbeitgeber, der im Namen internationaler Unternehmen Mitarbeitende einstellen kann. Dies geschieht über ihre etablierte lokale kanadische Einheit. Der EOR übernimmt die Onboarding-Prozesse der Mitarbeitenden und kümmert sich um die gesamte Compliance im Arbeitsrecht.

In Kanada bietet Rivermate EOR-Dienstleistungen mit Unterstützung von HR-Experten, die die lokalen Gesetze kennen, sowie unseren Netzwerkpartnern, die es uns ermöglichen, wettbewerbsfähige Mitarbeitervorteile anzubieten. Wir erleichtern schnelle und rechtskonforme Einstellungen in jeder Provinz Kanadas mithilfe der Rivermate-Plattform, die alle Aspekte des Beschäftigungsverhältnisses verwaltet.

Kanadischer Arbeitsmarkt: Kurz gefasst

Der Einstellungsmarkt
Höchste Einstellungsaktivität:	Montréal: Vertriebspositionen Toronto: Management-, Engineering- und C-Suite-Positionen Vancouver: Technologierollen
Rekrutierungszeitpläne:	Junior-Positionen: 14-21 Tage Senior-/Fachkräftestellen: 25-65 Tage Executive/C-Suite: 60-120 Tage
Onboarding-Zeitrahmen:	1-3 Wochen
Gefragte Branchen:	Management, Technologie, Vertrieb, Ingenieurwesen
Branchen mit Fachkräftemangel:	Bauwesen, Ingenieurwesen, wissensbasierte Dienstleistungen

Der Gehaltsmarkt
Währung:	Kanadischer Dollar (CAD/C$)
Arbeitgeber-Steuern und Beiträge:	Bundesweit: Kanadischer Pensionsplan (CPP), Zusätzliche CPP (CPP2), Arbeitslosenversicherung (EI)
	Provinzabhängig: Quebec-Pensionsplan (QPP), zusätzliche CPP (CPP2), EI-Rate für Quebec, Quebec Elternversicherung (QPIP), Quebec Gesundheitsdienstefonds, Quebec WSDRF, Unfallversicherung, Arbeitgeber-Gesundheitssteuer, HAPSET (Neufundland und Labrador)
Mindestlohn:	Jede Provinz legt ihren eigenen Mindestlohn fest
Durchschnittliches Jahresgehalt:	C$109,797 gemäß Statistics Canada
Einkommenssteuersätze:	Jede Provinz legt ihre eigenen Steuersätze fest

Was es wirklich kostet, in Kanada einzustellen?

Wo Sie in Kanada Mitarbeitende beschäftigen, hat einen großen Einfluss auf die gesamten Beschäftigungskosten.

Kanada besteht aus 10 Provinzen und 3 Territorien, jede setzt ihre eigenen Mindestlöhne, Steuern und obligatorischen Arbeitgeberbeiträge fest. Wenn Sie Mitarbeitende in verschiedenen Provinzen einstellen möchten, kann dies eine komplexe Aufgabe werden und erhöht das Risiko von Gehaltsabrechnungsfehlern. Unten finden Sie die Grundlagen für das Verständnis der Gesamtkosten der Beschäftigung in Kanada.

Grundgehälter

Aktuelle durchschnittliche Jahresgehälter variieren nach Provinz, Branche und Stellenbezeichnung. Diese Zahlen dienen als hilfreiche Ausgangsbasis für Gehaltsberechnungen.

Province/Territorium	Durchschnittliches Jahresgehalt in CAD
Neufundland und Labrador	119.658
Prince Edward Island	68.787
Nova Scotia	82.941
New Brunswick	75.439
Québec	91.742
Ontario	104.102
Manitoba	83.388
Saskatchewan	104.177
Alberta	135.849
British Columbia	104.209
Yukon	144.892
Nordwest-Territorien	191.095
Nunavut	125.596

Arbeitgebersteuern und -beiträge

Arbeitgebersteuern und -beiträge in Kanada hängen von der Provinz ab, in der Ihr Mitarbeiter tätig sein wird. Québec hat die höchsten gesetzlichen Lohn- und Arbeitgeberbeiträge, wobei der genaue Prozentsatz vom Gesamtlohn des Unternehmens abhängt.

Gesetzliche Quelle	Arbeitgeberbeiträge
Bundesweit	Kanadischer Pensionsplan (CPP): 5,95% auf Einkünfte zwischen C$3.500 und C$74.600, maximaler Beitrag C$4.230,45
	Zusätzliche CPP (CPP2) für Einkommen zwischen C$74.600 und C$85.000: 4%, max. Beitrag C$416,00
	Arbeitslosenversicherung (EI): 1,63%, max. Beitrag C$1.572,30
Provinz	Quebec-Pensionsplan (QPP): 5,3% auf Einkommen zwischen C$3.500 und C$74.600, max. Beitrag C$3.768,30
	Zusätzliche CPP (CPP2) für Einkommen zwischen C$74.600 und C$85.000, max. Beitrag C$416,00
	EI-Rate für Quebec: 1,30%, max. Beitrag C$1.253,98
	Quebec Elternversicherung (QPIP): Max. Beitrag C$620,06
	Quebec-Gesundheitsdienstefonds: variabel je nach Gehalt
	Quebec WSDRF: 1% des Gehalts, wenn über C$2 Millionen
	Unfallversicherung: varying rates
	Arbeitgeber-Gesundheitssteuer: British Columbia, Ontario; variiert nach Gehalt
	HAPSET: Neufundland und Labrador, Lohnsteuer von 2% auf Gehälter über C$2 Millionen

Die Canada Revenue Agency verwaltet Steuern, Sozialleistungen und staatliche Programme in Kanada gemäß Bundes- und Provinzgesetzen.

Der versteckte Kostenfaktor für Arbeitgeber: Gesetzliche Rechte der Mitarbeitenden

Das kanadische Arbeitsrecht verpflichtet Arbeitgeber, allen Mitarbeitenden bestimmte arbeitsrechtlich geschützte Urlaubsansprüche zu gewähren. Diese obligatorischen Rechte sind zwar nicht direkt Teil des monatlichen Gehalts, generieren jedoch finanzielle Verpflichtungen, die Sie verstehen sollten, da sie eine zukünftige Auszahlung erforderlich machen könnten (z.B. für angesparzten Jahresurlaub bei Kündigung oder Rücktritt).

• Jahresurlaub: Mindestens zwei Wochen im ersten Beschäftigungsjahr, nach fünf Jahren drei Wochen. Saskatchewan bietet hier eine leichte Abweichung mit drei Wochen im ersten Jahr.
• Krankheitstage: In bundesrechtlich regulierten Branchen (Banken, Telekommunikation und interprovinciale Transporte) haben Mitarbeitende Anspruch auf 10 Krankheitstage pro Jahr. Die krankheitsspezifischen Ansprüche variieren je nach Provinz.
• Mutterschutz: Mütter können bis zu 15 Wochen Mutterschutz nehmen. Der Employment Insurance-Fonds zahlt 55% des Einkommens für bis zu 15 Wochen.
• Elternzeit: Einer der Elternteile kann bis zu 40 Wochen Elternzeit nehmen, die bei niedrigeren Leistungen auf bis zu 69 Wochen verlängert werden kann. Employment Insurance zahlt 55% des Einkommens für bis zu 40 Wochen, 33% für bis zu 69 Wochen.
• Persönliche Auszeit: 5 Tage pro Jahr. Für bundesrechtlich regulierte Mitarbeitende sind die ersten drei Tage bezahlt, jedoch erst nach drei Monaten Beschäftigung.

Zusätzliche Leistungen, die Talente in Kanada anziehen

Arbeitgeber haben möglicherweise gehört, dass das öffentliche Gesundheitssystem Kanadas umfassende Abdeckung bietet, das ist jedoch nicht der Fall. Um Top-Talente (einschließlich Spezialisten und Führungskräfte) zu gewinnen, können Sie zusätzliche private Krankenversicherungen anbieten. Diese Zusatzleistungen ermöglichen den Mitarbeitenden besseren Zugang zu medizinischer, zahnärztlicher und augenärztlicher Versorgung. Mitarbeitende bevorzugen auch Pakete mit erweiterten Mutterschutz-/Vaterschaftsleistungen und bezahltem Urlaub (PTO).

Mitarbeiterkostenrechner

Nutzen Sie unseren Mitarbeiterkostenrechner, um eine genauere Einschätzung der Gesamtkosten der Beschäftigung in Kanada zu erhalten

Wie Rivermate einem europäischen Unternehmen geholfen hat, einen geschätzten Mitarbeitenden in Kanada zu halten

Im Jahr 2023 stand IT Svit, ein europäisches IT-Dienstleistungsunternehmen, vor der Herausforderung, einen geschätzten Mitarbeitenden zu verlieren, da dieser aus persönlichen Gründen nach Kanada umzog. Ohne eine kanadische Einheit konnten sie ihn nicht direkt beschäftigen.

Statt eine informelle Regelung zu nutzen, um den Mitarbeitenden zu halten, wollten sie ihn durch die richtige Struktur in Kanada beschäftigen. Hier wandten sie sich an die Rivermate EOR-Dienstleistungen.

Durch die Partnerschaft mit Rivermate, das zum rechtlichen kanadischen Arbeitgeber wurde, konnte IT Svit den Mitarbeitenden im Team behalten und blieb vollständig compliant mit Bundes- und Provinzvorschriften. Der Mitarbeitende berichtete von einem reibungslosen Übergang, während IT Svit die Kosten und den Aufwand für die Eröffnung eines kanadischen Büros vermied. Seitdem hat IT Svit drei weitere Mitarbeitende durch die EOR-Dienste von Rivermate beschäftigt.

“Die Flexibilität und proaktive Herangehensweise von Rivermate heben sie im EOR-Markt hervor. Sie haben nicht nur unsere Erwartungen erfüllt; sie haben diese konsequent übertroffen.”
— Anastasiia Drozd, Rechtsberaterin @ IT Svit

Wie das Einstellen in Kanada wirklich aussieht

Marktbedingung	Aktuelle Realität
Gesamtperspektive	🟡 Mäßig herausfordernd
Arbeitsrecht und -vorschriften	🔴 Komplex
Provinzunterschiede	🔴 Signifikant
Talentverfügbarkeit	🟡 Mittel
Spezialistentechnologie	🔴 Wettbewerbsfähig
Einwanderung	🟡 Selektiv
Remote-Einstellung	🟢 Häufig

Der Einfluss der provincialen Arbeitsgesetzgebung

Die arbeitsrechtlichen Vorschriften in Provinzen und Territorien regeln alles von Arbeitsverträgen bis hin zu Kündigungsregeln in Kanada. Für Erstunternehmen schaffen diese Unterschiede eine herausfordernde Beschäftigungsumgebung, und es ist einfach, Fehler bei Gehaltsabrechnung, Steuern und gesetzlichen Leistungen zu machen. Manche Unternehmen überwinden diese Hürde durch Partnerschaften mit einem Employer of Record (EOR), einer Professionellen Arbeitgeberorganisation (PEO) oder einem Lohnabrechnungsservice.

Talent-Hubs

Für globale Einstellungen verfügen bestimmte Provinzen in Kanada über tiefere Talentpools, da dort große Unternehmen konzentriert sind. Viele Firmen konzentrieren ihre Aktivitäten auch in speziellen Städten nahe der amerikanischen Grenze. Diese Städte verfügen über starke Talentpools in Logistik, Lieferkette, Technologie und Senior Management.

Stadt	Beste Einstellorte
Toronto	Finanzen, Technologie, professionelle Dienstleistungen, KI-Experten, Vertriebsleiter
Vancouver	Technologie, KI, Gaming, Engineering, Tech-Vertriebsspezialisten
Montréal	Software, Luft- und Raumfahrt, Gaming, Finanzen, Englisch/Französisch-Vertriebsprofis
Waterloo	KI, Software- und Cybersicherheitsprofis
Québec	Fertigung, Logistik und Ingenieurwesen
Halifax	Logistik, Versand und Technologie

Einwanderungsabbau

Kanada war historisch ein beliebtes Einstellungsziel für Nordamerika, Europa und Asien. Globale Unternehmen aus den USA, Großbritannien, Japan, Deutschland, Frankreich, China und den Niederlanden haben dort Geschäftsstellen eingerichtet und sowohl lokale als auch ausländische Staatsangehörige eingestellt. Seit 2025 jedoch konzentrieren sich die Wirtschaft Reformen in Kanada auf den Schutz lokaler Arbeitskräfte, was zu einer Verlangsamung der Einwanderung führte, da die Regierung die Zielzahlen für permanente und temporäre Aufenthaltstitel reduziert.

Remote-Einstellung in Kanada

Remote-Einstellungen sind in Kanada sehr üblich, können aber auch schwierig sein. Denn das Arbeitsrecht des Bundesstaates, in dem die Mitarbeitenden wohnen, gilt für ihren Arbeitsvertrag, selbst wenn Ihr Unternehmen in einer anderen Provinz ansässig ist. Wenn Sie beispielsweise ein Unternehmen in Québec haben und einen Mitarbeitenden in Ontario einstellen, gilt das Ontario Employment Standards Act.

Ein weiteres Szenario, das für internationale Arbeitgeber relevant ist, ist wenn ein Mitarbeitender zunächst in Ontario lebt und dauerhaft nach Québec umzieht; der Arbeitsvertrag muss überprüft werden.

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Compliance-Risiken, die Arbeitgeber in Kanada kennen sollten

Die meisten Arbeitgeber konzentrieren sich auf die Suche nach qualifizierten kanadischen Talenten und auf die Kosten, die damit verbunden sind, aber sie laufen auch von Anfang an Gefahr, wichtige Compliance-Risiken zu unterschätzen. Hier besprechen wir drei Compliance-Risiken mit ernsthaften finanziellen Konsequenzen für Arbeitgeber.

Compliance-Risiko	Warum stellt es ein Risiko für Arbeitgeber dar
Falschklassifikation von Arbeitern	Wenn ein Arbeitnehmer als Auftragnehmer bezeichnet wird, obwohl seine Arbeitsstunden, Aufgaben und Meldepflichten denen eines Vollzeitbeschäftigten ähneln, kann das eine staatliche Prüfung auslösen. Wird der Arbeitnehmer als Vollzeitbeschäftigter neu klassifiziert, sind Rückstände bei Löhnen und gesetzlichen Beiträgen zu zahlen, zudem droht eine Geldstrafe. Auftragnehmer sind selbstständige Personen, die unter Wahrung ihrer geschäftlichen Autonomie ihre Steuern selbst abführen müssen.
Kündigungen	Kündigungen sind in Kanada keine "at-will", es gelten Kündigungsfristen, und in bestimmten Fällen muss eine Abfindung gezahlt werden. Alle Mitarbeitenden haben Anspruch auf eine Abschlussabrechnung, inklusive unbezahltem Jahresurlaub und anteiliger Zahlungen. Eine ungültige oder rechtswidrige Kündigung kann bis zu 24 Monate Abfindungspflichten auslösen.
Probezeiten	Probezeiten sind gesetzlich nicht vorgeschrieben, müssen aber vertraglich schriftlich geregelt sein. Standardmäßig dauern Probezeiten bis zu 90 Tage, können aber bis zu 6 Monate verlängert werden. Eine Verlängerung nach Zustimmung des Mitarbeitenden ist nicht möglich. Für Kündigungen während der Probezeit gelten ggf. kürzere oder längere Fristen, jeweilige provinzialrechtliche Vorschriften sind zu prüfen.
Ontario’s 2026 salary transparency law	Ab Januar 2026 müssen Arbeitgeber mit 25 oder mehr Mitarbeitenden Gehälter, KI-basierte Einstellungsverfahren und Einstellungszeitpläne in Stellenanzeigen offenlegen.

Vorteile der Einstellung von Mitarbeitenden über Rivermate Kanada

Das Einstellen über einen Employer of Record, wie Rivermate, ist eine starke Option, wenn Sie keine eigene rechtliche Einheit in Kanada gründen oder die Compliance-Belastung selbst tragen möchten. Für die meisten Standardhiring können wir Ihren Mitarbeitenden innerhalb ein oder zwei Wochen onboarden, manchmal auch schneller, abhängig davon, ob wir alle erforderlichen Unterlagen erhalten.

Wenn Ihre Bedürfnisse in eine oder mehrere dieser Kategorien fallen, profitieren Sie von unseren Dienstleistungen:

• Startups, die schnell einstellen und skalieren möchten, ohne hohe Kosten zu verursachen.
• Unternehmen, die einen Mitarbeitenden nach Kanada umziehen.
• Firmen, die ihre erste Einstellung in Kanada vornehmen oder den kanadischen Markt testen.
• Arbeitgeber, die vom Contractor zum Mitarbeiter wechseln.

Weitere Vorteile der Einstellung über Rivermate umfassen:

• Arbeitsverträge auf Französisch, wo nötig.
• Termingerechte Abführung der Lohnsteuern an die Behörden.
• Korrekte Einstufung der Mitarbeitenden als Vollzeitangestellte oder Auftragnehmer.
• Korrekte Kündigungsprozesse und Abfindungszahlungen.
• Wir bleiben stets auf dem Laufenden bei Änderungen im Arbeitsrecht, und falls Ihr Mitarbeitender in eine andere Provinz zieht, informieren wir Sie über relevante Gesetzesänderungen.

Bereits in Kanada einstellen?

Das Einstellen in Kanada umfasst mehr als nur die Suche nach dem richtigen Kandidaten. Rivermate kümmert sich um die Komplexität der provinziellen Arbeitsgesetzgebung, sodass Sie sicher einstellen können.

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Quellen:

CPP Beitragssätze, Maximalbeträge und Befreiungen – Berechnung von Lohnabzügen und Beiträgen - Canada.ca
Québec-Pensionsplan