Employer of Record in Ukraine

Naviguer dans les complexités de l'emploi international nécessite une compréhension claire des réglementations et pratiques locales. Lorsqu'il s'agit d'embaucher des employés en Ukraine, les entreprises disposent de plusieurs voies établies à explorer. Chaque option présente des avantages et des exigences distincts, allant de l'emploi direct via une entité locale à des solutions plus flexibles conçues pour une entrée rapide sur le marché et la conformité.

Pour les entreprises souhaitant intégrer des talents en Ukraine, les méthodes principales incluent :

• Établir une entité locale : Cela implique de créer une filiale ou une succursale, un processus qui nécessite généralement un temps considérable, un investissement en capital, et une compréhension approfondie du droit des sociétés et du droit du travail ukrainien.
• Utiliser un Employer of Record (EOR) : Des services comme Rivermate permettent aux entreprises d'embaucher des employés en Ukraine sans avoir besoin de créer leur propre entité légale. L'EOR agit en tant qu'employeur légal, gérant toute la conformité locale pendant que l'entreprise cliente gère les opérations quotidiennes.
• Embaucher des Contractors indépendants : Engager des individus en tant que Contractors indépendants peut offrir de la flexibilité, mais il est crucial de garantir la conformité avec les lois du travail ukrainiennes pour éviter les risques de mauvaise classification, qui peuvent entraîner de lourdes pénalités.

Comment fonctionne un EOR en Ukraine

Un Employer of Record simplifie l'expansion mondiale en prenant en charge les charges légales et administratives de l'emploi. En Ukraine, un EOR gère généralement :

• Conformité légale : S'assurer que tous les contrats de travail, politiques et pratiques respectent le droit du travail ukrainien, y compris les réglementations spécifiques concernant l'embauche, la résiliation et les conditions de travail.
• Gestion de la paie : Gérer des paiements de salaires précis et ponctuels, des bonus, et des indemnités de licenciement en conformité avec la réglementation locale.
• Gestion fiscale : Calculer, retenir et reverser tous les impôts et cotisations sociales obligatoires de l'employeur et des employés aux autorités ukrainiennes compétentes.
• Administration des avantages : Gérer les avantages obligatoires, tels que la sécurité sociale, l'assurance santé, et les congés payés, et souvent faciliter les avantages optionnels si souhaité.
• Support RH : Fournir un soutien continu pour les questions liées aux ressources humaines, gérer l'intégration et la sortie des employés, et traiter tout litige lié à l'emploi.

Avantages de l'utilisation d'un EOR en Ukraine

Pour les entreprises souhaitant accéder au vivier de talents ukrainien sans établir une présence locale, un EOR offre des avantages convaincants :

• Entrée rapide sur le marché : Embaucher des employés en Ukraine rapidement, souvent en quelques jours, en évitant le processus long de création d'une entité.
• Réduction des risques : Atténuer les complexités et risques liés à la navigation dans les lois du travail, la paie et la fiscalité ukrainiennes.
• Rentabilité : Éviter les coûts initiaux et continus importants liés à la mise en place et à la gestion d'une filiale locale.
• Focalisation sur le cœur de métier : Recentrer les ressources internes sur des initiatives stratégiques et la croissance de l'entreprise.
• Accès aux talents : Accéder immédiatement à une main-d'œuvre qualifiée en Ukraine sans limitations géographiques ni besoin d'un bureau physique.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec un seul tarif mensuel compétitif par employé. Contrairement aux fournisseurs traditionnels de PEO, notre tarification en Ukraine inclut un support RH complet, la gestion des avantages, la conformité réglementaire et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses en temps réel de la main-d'œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — simplement une tarification claire qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale en Ukraine.

Les employeurs en Ukraine doivent verser 22 % de chaque salaire brut à la Contribution Sociale Unifiée (USC), avec un plafond maximal fixé à 15 fois le salaire minimum mensuel (UAH 120 000 à partir d'avril 2025). Les taxes sur la paie supplémentaires sont généralement incluses dans ce cadre. Les employeurs sont responsables de la retenue de 18 % d'impôt sur le revenu (PIT) et de 1,5 % de taxe militaire sur les salaires bruts des employés, le revenu imposable étant calculé après déductions.

La conformité fiscale implique une déclaration mensuelle (Formulaire 1DF dans les 30 jours), des déclarations trimestrielles pour certains contribuables, et une reconciliation annuelle. Les taxes (PIT, taxe militaire, USC) sont dues lors du paiement des salaires, avec des pénalités pour les soumissions ou paiements en retard. Les entités étrangères doivent prendre en compte le statut de résidence, les conventions de double imposition, et les règles de établissement permanent, qui influencent leurs obligations fiscales en Ukraine.

Le paysage salarial en Ukraine en 2025 varie selon l'industrie, le rôle et l'expérience, avec des salaires annuels compétitifs allant de 12 000 $ pour les inspecteurs en contrôle qualité à 70 000 $ pour les chefs de projet en informatique. Les secteurs clés incluent l'informatique, la finance, la fabrication et le marketing, avec des salaires influencés par la localisation et le niveau de compétence. Les employeurs doivent assurer la conformité avec les lois sur le salaire minimum, fixées à 8 000 UAH/mois en janvier 2025 et à 8 300 UAH/mois en juillet 2025.

Les packages de rémunération incluent souvent des bonus — annuels, de performance et de vacances — ainsi que des allocations pour le transport, les repas ou le logement, en particulier dans les grandes villes. Le cycle de paie typique est mensuel, avec des salaires versés par virement bancaire, et les employeurs sont responsables de la retenue des impôts et des cotisations sociales. La croissance des salaires devrait se poursuivre, stimulée par la demande de travailleurs qualifiés, bien que des facteurs économiques et géopolitiques puissent influencer le rythme.

Les lois du travail ukrainiennes garantissent aux employés un minimum de 24 jours civils de congé annuel payé, qui peuvent être divisés en plusieurs parties, avec au moins une partie de 14 jours. Des jours de congé supplémentaires peuvent être accordés en cas de conditions de travail dangereuses ou de longue durée de service. Les employeurs doivent verser aux employés leur salaire moyen pour la période de congé, les paiements étant dus au plus tard trois jours avant le début du congé.

Les jours fériés en Ukraine comprennent le Jour de l'An, Noël orthodoxe, la Journée internationale de la femme, Pâques orthodoxe (date variable), la Fête du Travail, la Victoire, la Journée de la Constitution, et d'autres, entraînant souvent des jours non ouvrables ou des jours de substitution si tombant en week-end.

Les indemnités de congé maladie sont prévues en cas de maladie ou de blessure, l'employeur couvrant les cinq premiers jours et le Fonds d'assurance sociale prenant en charge les jours suivants. La compensation varie de 50 % à 100 % du salaire, selon la durée de service. Le congé parental comprend 70 jours avant et 56 jours après l'accouchement, payé à 100 %, avec un congé de paternité de 14 jours et un congé de garde d'enfants jusqu'à trois ans, protégé par la sécurité de l'emploi. Le congé d'adoption dure 56 jours, payé par le Fonds d'assurance sociale.

Les avantages sociaux des employés en Ukraine sont régis par des exigences légales obligatoires et par l'évolution des attentes des employés. Les employeurs doivent fournir des avantages fondamentaux tels qu'un minimum de 24 jours de congé annuel payé, un congé maladie avec paiement par l'employeur et la sécurité sociale, un congé de maternité et parental, des jours fériés payés, ainsi que des cotisations à la Unified Social Contribution (USC) couvrant la sécurité sociale, la pension, le chômage et les soins de santé. Ces avantages statutaires garantissent la conformité légale et un environnement de travail de base.

En plus des avantages obligatoires, de nombreuses entreprises proposent des avantages optionnels tels que l'assurance santé privée, l'assurance vie et invalidité, des congés payés supplémentaires, le développement professionnel, des allocations de transport, des programmes de bien-être et un soutien à la garde d'enfants. L'assurance santé privée est de plus en plus attendue, offrant un accès à des soins de meilleure qualité et des délais d'attente plus courts, avec des coûts variables en fonction de la couverture et de l'âge de l'employé.

Les packages d'avantages diffèrent selon la taille de l'entreprise et le secteur d'activité. Les grandes entreprises ont tendance à offrir des avantages complets, comprenant l'assurance santé privée, l'assurance vie et invalidité, les cotisations de pension et des avantages supplémentaires, tandis que les PME se limitent principalement à répondre aux exigences légales avec peu d'options supplémentaires. Le secteur IT est particulièrement concurrentiel, proposant souvent des salaires élevés, des horaires flexibles, une assurance santé privée et des options d'actions pour attirer des talents qualifiés.

Les accords d'emploi en Ukraine sont fondamentaux pour définir les relations employeur-employé et doivent respecter les normes du droit du travail. Ils précisent les termes clés tels que les parties impliquées, la description du poste, la date de début, la rémunération, les heures de travail, le lieu de travail, les droits aux congés, les conditions de résiliation, l'assurance sociale et les clauses de confidentialité. La loi ukrainienne reconnaît différents types d'accords en fonction de la durée : indéterminée, à durée déterminée, temporaire (jusqu'à 2 mois) et saisonnière (jusqu'à 6 mois).

Les périodes d'essai sont réglementées, généralement d'une durée maximale de trois mois pour la plupart des employés, avec des durées plus courtes pour des catégories spécifiques. Pendant cette période, les employés bénéficient des mêmes droits que le personnel permanent, et les employeurs peuvent mettre fin à l'emploi avec un préavis de trois jours. Les clauses de confidentialité et de non-concurrence sont courantes mais doivent être raisonnables pour être applicables. Les modifications des contrats doivent être faites par écrit et faire l'objet d'un accord mutuel, avec des procédures spécifiques pour la résiliation et l'indemnité de départ, en fonction de la raison du licenciement.

Le paysage du travail à distance en Ukraine évolue rapidement, soutenu par des amendements récents du Code du travail qui reconnaissent aux employés le droit de demander des arrangements à distance. Les employeurs doivent formaliser le travail à distance dans les contrats de travail, préciser les conditions et assurer la sécurité au travail, la conformité légale étant cruciale. Les aspects juridiques clés incluent les droits au télétravail, les stipulations contractuelles, les obligations de sécurité et les conditions de résiliation.

Les options de travail flexibles telles que le travail hybride, le flextime, la semaine de travail comprimée, le partage d’emploi et les arrangements à temps partiel sont de plus en plus adoptées pour répondre à des besoins diversifiés. Ces options améliorent l’accès aux talents et la satisfaction des employés tout en réduisant les coûts opérationnels, mais nécessitent des politiques claires et le respect des normes légales.

Les employeurs doivent rester informés des évolutions légales et consulter un conseiller juridique pour assurer la conformité avec la réglementation en constante évolution du travail à distance en Ukraine.

Mettre fin à un emploi en Ukraine nécessite une conformité stricte au Code du travail, en insistant sur les étapes procédurales appropriées, les délais de préavis et les motifs de licenciement. Les employés sont protégés contre les licenciements abusifs, avec des procédures spécifiques à suivre pour éviter des contestations juridiques. Les employeurs doivent respecter des délais de préavis détaillés en fonction des catégories d’employés et des raisons de la rupture, tels que deux semaines pour les employés standard, trois jours pendant la période d’essai, et au moins deux mois en cas de licenciements massifs.

L’indemnité de licenciement varie en fonction des motifs de la rupture et de la durée de service, avec des droits minimaux définis par la loi. Les montants courants d’indemnisation incluent au moins un mois de salaire moyen pour un licenciement pour motif économique, conscription militaire ou réintégration de l’employé, et trois mois de salaire pour une rupture unilatérale initiée par l’employé en raison de violations de l’employeur. Les employés ont également droit à une indemnisation pour les jours de congé non utilisés.

Les motifs principaux de licenciement justifié comprennent la faute, la mauvaise performance, la restructuration organisationnelle et l’incapacité de travailler pour des raisons de santé. Les licenciements injustifiés peuvent entraîner une réintégration et des demandes de compensation. La conformité procédurale implique la documentation, le préavis, la consultation du syndicat, les ordres formels et les règlements finaux. Les employés bénéficient de protections telles que la réintégration, la compensation salariale et les dommages moraux en cas de licenciement abusif.

L'Ukraine a connu une augmentation notable du nombre de freelancers et de contractors indépendants, stimulée par le secteur IT en plein essor, une connectivité mondiale accrue et une préférence pour des modes de travail flexibles. Les entreprises locales et internationales recrutent fréquemment ces professionnels pour leurs compétences spécialisées et leur travail basé sur des projets. Comprendre le cadre juridique est essentiel pour les entreprises afin d’assurer leur conformité, car une mauvaise classification des travailleurs peut entraîner des pénalités, des arriérés d’impôts et la nécessité de formaliser les relations d’emploi. Les distinctions clés entre employés et contractors incluent le contrôle sur le travail, l’intégration dans l’entreprise, la dépendance économique et la fourniture des outils.

Les accords de contractor indépendant en Ukraine sont généralement formalisés par des contrats de droit civil, précisant le périmètre, les livrables, les délais, les modalités de paiement et la confidentialité. Les droits de propriété intellectuelle doivent être explicitement transférés au client dans le contrat pour garantir la propriété. Les contractors sont responsables de leurs propres impôts et cotisations sociales, souvent en utilisant le Système Simplifié d’Imposition (STS), qui offre des taux plus faibles et une déclaration plus simple. Les freelancers s’inscrivent généralement en tant qu’entrepreneurs individuels et relèvent du Groupe 2 ou 3 du STS.

Les contractors indépendants sont courants dans des secteurs tels que l’IT, les services créatifs, le conseil, le marketing, l’éducation et les services de soutien, offrant flexibilité et accès à un large vivier de talents. Les clients ne sont pas responsables de la retenue à la source des impôts, mais doivent déclarer les paiements effectués aux contractors dans leurs déclarations fiscales.

Les ressortissants étrangers cherchant un emploi en Ukraine nécessitent généralement un permis de travail, qui sert de base pour l'obtention d'un visa "D" à long terme. Le processus de demande, géré par les employeurs via le Service d'emploi d'État, consiste à soumettre des documents de l'entreprise, les qualifications de l'employé et une preuve de l'absence de candidat ukrainien disponible. Le traitement prend généralement entre 7 et 15 jours ouvrables, avec des frais variant en fonction des coûts administratifs. Une fois approuvé, le ressortissant étranger peut faire une demande de visa, permettant un emploi légal.

Les principaux types de visa incluent le visa "D" à long terme pour l'emploi et d'autres usages, ainsi que le visa "C" à court terme pour des visites jusqu'à 90 jours. Les personnes à charge, telles que les époux et les enfants mineurs, peuvent également faire une demande de visa sur la base du regroupement familial, nécessitant une preuve de relation et des fonds suffisants. Les employeurs et les employés doivent respecter leurs obligations légales, notamment en maintenant des permis valides, en signalant les changements et en respectant les lois du travail. Le non-respect peut entraîner des amendes, une expulsion ou des interdictions d'entrée futures.