Employer of Record in Ukraine

Un Employer of Record, ou EOR, est une société qui embauche légalement des employés en Ukraine en votre nom. Cela vous permet de constituer une équipe dans le pays sans créer votre propre société locale. L'EOR gère toutes les tâches officielles liées à l'emploi comme la gestion de la paie, les taxes, les avantages sociaux, et veille au respect des lois du travail ukrainiennes. C’est une méthode simple pour embaucher et gérer des personnes en Ukraine. Pour les entreprises souhaitant recruter en Ukraine, un fournisseur d'EOR comme Rivermate peut prendre en charge l’ensemble du processus pour vous.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) en Ukraine

L’utilisation d’un EOR simplifie le processus de recrutement. Vous gardez le contrôle sur le travail quotidien de votre employé, tandis que l’EOR s’occupe des aspects légaux et administratifs de l’emploi. Voici comment cela fonctionne.

• Accord : Tout d’abord, vous vous associez à un EOR et lui indiquez vos besoins en matière de recrutement.
• Intégration : L’EOR embauche directement vos candidats sélectionnés, en faisant d’eux l’employeur légal.
• Conformité légale : L’EOR rédige un contrat de travail conforme à toutes les lois du travail ukrainiennes, détaillées dans le Code du travail officiel de l’Ukraine (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08). Cela couvre les règles sur les heures de travail, les congés, et la manière de mettre fin à l’emploi.
• Gestion de la paie et des taxes : L’EOR gère toutes les salaires, y compris le paiement en monnaie locale, la retenue d’impôts, et les cotisations sociales.
• Administration des avantages : Ils gèrent également tous les avantages sociaux légalement requis pour les employés.

Pourquoi utiliser un Employer of Record en Ukraine

Utiliser un EOR en Ukraine vous permet de développer votre entreprise et d’embaucher des talents sans les coûts et le temps liés à la création d’une entité juridique. Cela vous décharge des responsabilités administratives pour que vous puissiez vous concentrer sur vos objectifs principaux. Vous travaillez avec la main-d’œuvre qualifiée de l’Ukraine pendant que l’EOR s’occupe des complexités des règles d’emploi.

Voici quelques avantages clés :

• Rester conforme : L’EOR veille à ce que vous respectiez toutes les réglementations locales en matière d’emploi. Cela est crucial car les lois du travail ukrainiennes peuvent être complexes. Le Service d’État de contrôle du travail de l’Ukraine (https://dsp.gov.ua/) supervise ces règles.
• Entrer sur le marché plus rapidement : Vous pouvez embaucher des employés et commencer à opérer en quelques semaines, pas en mois. C’est beaucoup plus rapide que de créer une nouvelle société à l’étranger.
• Réduire les coûts : Évitez les coûts élevés et la paperasserie liés à la création d’une société locale.
• Accéder aux meilleurs talents : L’Ukraine dispose d’un grand vivier de professionnels qualifiés, notamment dans l’industrie technologique. Un EOR vous aide à les recruter facilement.

Rivermate's modèle de tarification transparent élimine la complexité avec un seul forfait mensuel par employé, compétitif. À la différence des fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification en Ukraine comprend un soutien RH complet, l'administration des prestations, la gestion de la conformité et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses de la main-d'œuvre en temps réel. Aucun coût caché, pas de frais de mise en place — une tarification simple qui s'adapte aux besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale dans Ukraine.

Recruter en Ukraine signifie puiser dans un vaste vivier de professionnels qualifiés. Le pays jouit d'une forte réputation dans les secteurs de la technologie et de l'informatique, mais vous pouvez trouver des talents dans de nombreuses industries. Pour les embaucher, il est essentiel de comprendre la législation du travail locale. Ce guide vous expliquera les aspects clés de l'embauche en Ukraine, en restant simple et clair.

Contrats de travail & clauses indispensables

Lorsque vous embauchez un employé en Ukraine, un contrat de travail écrit est obligatoire. Ce document constitue la base de votre relation, il doit donc être clair et conforme à la législation ukrainienne. Bien que les contrats puissent être à durée déterminée dans certains cas, la plupart sont à durée indéterminée.

Vos contrats de travail doivent inclure :

• Les informations de votre entreprise et de l'employé : Noms légaux complets, adresses, et numéros d’identification fiscale.
• Détails du poste : Une description claire du rôle et des responsabilités.
• Date de début : La date exacte de début du contrat.
• Rémunération : Le salaire, sa fréquence de paiement, ainsi que tout autre avantage.
• Conditions de travail : Inclut les horaires de travail et le lieu principal de l’activité.
• Procédures de licenciement : Les périodes de préavis et les motifs de cessation du contrat.

Périodes d’essai

En Ukraine, vous pouvez inclure une période d’essai dans le contrat de travail pour vérifier si la nouvelle recrue convient au poste.

Pendant la période d’essai, vous ou l’employé pouvez mettre fin au contrat avec un préavis de seulement trois jours.

Horaires de travail & heures supplémentaires

La semaine de travail standard en Ukraine est de 40 heures, généralement réparties sur cinq jours. Tout ce qui dépasse ces heures est considéré comme des heures supplémentaires.

Voici les règles concernant les heures supplémentaires :

• Limitations : Un employé ne peut pas travailler plus de quatre heures supplémentaires sur deux jours consécutifs. La limite annuelle est de 120 heures.
• Rémunération : Les heures supplémentaires doivent être payées au double du taux horaire régulier de l’employé.

En période de loi martiale, les employés dans des secteurs d’infrastructure critique peuvent voir leur semaine de travail étendue à 60 heures.

Fériés publics & régionaux

Les employés en Ukraine ont droit à un congé payé lors des jours fériés. Si un jour férié tombe un week-end, le lundi suivant est généralement un jour de congé.

Voici les jours fériés pour 2026 :

• 1er janvier : Jour de l'An
• 8 mars : Journée Internationale des Femmes
• 12 avril : Dimanche de Pâques orthodoxe
• 13 avril : Lundi de Pâques orthodoxe
• 1er mai : Fête du Travail
• 8 mai : Jour de la Mémoire et de la Réconciliation
• 31 mai : Dimanche de la Pentecôte
• 1er juin : Lundi de Pentecôte
• 28 juin : Fête de la Constitution
• 15 juillet : Jour de l’État
• 24 août : Jour de l’Indépendance
• 1er octobre : Jour du Défenseur de l’Ukraine
• 25 décembre : Noël

Embauche de contractors en Ukraine

Vous pouvez également engager des contractors indépendants en Ukraine. Cela peut être une méthode flexible pour obtenir des compétences spécialisées pour des projets spécifiques. Cependant, il est crucial de bien classifier ces travailleurs.

Un contractor indépendant est travailleur autonome. Il gère son propre travail, paie ses impôts et n'a pas droit à des avantages salariés comme des congés payés ou des cotisations sociales. Leur relation avec vous est régie par un contrat de droit civil, non par un contrat de travail.

Une mauvaise classification d’un employé en tant que contractor peut engendrer de graves problèmes. Si les autorités décident qu’un contractor est en réalité un employé, vous pourriez faire face à :

• Amendes et pénalités
• Rétroactivité des paiements de taxes et cotisations sociales
• Responsabilité pour congés non payés et autres avantages

Un Employer of Record (EOR) vous aide à éviter ces risques. Nous recrutons des employés en votre nom, en veillant à ce qu'ils soient correctement classifiés et que toutes les lois du travail locales soient respectées. Cela vous permet de travailler avec des talents ukrainiens sans les charges légales et administratives de la création d’une entité locale.

Comprendre la rémunération et la paie en Ukraine est simple. Le système est conçu pour être clair tant pour vous que pour vos employés. Les salaires sont généralement payés en hryvnia ukrainienne (UAH). Le salaire mensuel moyen en 2025 est d'environ 25 000 UAH, mais cela peut varier en fonction de l'industrie et de la région. Par exemple, les salaires à Kyiv sont généralement plus élevés que dans d'autres parties du pays.

Cycles de paie & structure des salaires

En Ukraine, vous rémunérez vos employés deux fois par mois. Ce cycle de paie bi-hebdomadaire est une pratique standard.

Le salaire d'un employé se compose de trois parties principales :

• Salaire de base : Il s'agit du montant fixe que vous versez pour le travail effectué. Il ne peut pas être inférieur au salaire minimum national.
• Salaire supplémentaire : Cela inclut les paiements pour le travail au-delà des exigences normales. Considérez-le comme une compensation pour les heures supplémentaires, les quarts de nuit ou le travail dans des conditions difficiles.
• Autres paiements : Cette catégorie couvre les primes et autres paiements incitatifs que vous pouvez offrir.

Heures supplémentaires & minima

La semaine de travail standard en Ukraine est de 40 heures. Tout travail effectué au-delà est considéré comme des heures supplémentaires. Vous pouvez demander à un employé de travailler un maximum de quatre heures supplémentaires en deux jours consécutifs, et pas plus de 120 heures par an. Pour chaque heure supplémentaire, vous devez payer le double du taux horaire normal.

À partir du 1er janvier 2026, le salaire minimum en Ukraine est :

• 8 647 UAH par mois
• 52,00 UAH par heure

Taxes de l'employeur et cotisations

En tant qu'employeur en Ukraine, votre principale contribution à la paie est la Contribution Sociale Unifiée (CSU). Celle-ci couvre les pensions, l'assurance chômage et autres prestations sociales pour vos employés.

Taxes et déductions des employés

Vous êtes responsable de la retenue à la source des taxes sur les salaires de vos employés et de leur versement aux autorités fiscales. Les deux principales déductions sont l'impôt sur le revenu des personnes physiques et la taxe militaire.

En Ukraine, offrir les bons avantages et congés est essentiel pour attirer et retenir des talents exceptionnels. Il ne s'agit pas seulement de respecter la loi ; il s'agit de créer un environnement de travail favorable. Comprendre le paysage local des avantages statutaires et complémentaires vous aide à élaborer un package compétitif qui répond aux attentes des employés.

Congés statutaires

Le droit du travail ukrainien impose plusieurs types de congés pour protéger les employés.

• Congé annuel : Vous devez accorder aux employés un minimum de 24 jours calendaires de vacances payées chaque année. Certains professions, comme les enseignants et les fonctionnaires, ont droit à davantage.
• Congé maladie : Les employés peuvent prendre un congé maladie payé en cas de maladie. Vous couvrez les cinq premiers jours, et le Fonds d'assurance sociale d'Ukraine gère les paiements par la suite. Un certificat médical est requis pour bénéficier de cette prestation.
• Congé de maternité : Les mères disposent de 126 jours calendaires de congé de maternité payé. Ceci est généralement réparti en 70 jours avant la naissance et 56 jours après. En cas de naissances multiples ou de complications, le congé s'étend à 140 jours. Le fonds d'assurance sociale couvre 100 % du salaire moyen de l'employée pendant cette période.
• Congé de paternité : Les pères peuvent prendre jusqu'à 14 jours de congé payé après la naissance d'un enfant.
• Congé parental : Après le congé de maternité, l’un ou l’autre des parents peut prendre un congé non payé jusqu'à ce que l’enfant atteigne trois ans. Leur emploi est garanti pendant cette période.

Jours fériés publics et régionaux

L'Ukraine possède plusieurs jours fériés officiels. Si un employé travaille lors d’un jour férié, il a droit à un double salaire ou à un jour de repos compensateur.

Avantages complémentaires typiques

Pour rester compétitives, notamment dans des secteurs comme l’informatique, de nombreuses entreprises proposent des avantages au-delà des exigences légales.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Naviguer dans les lois du travail d’un nouveau pays et les attentes en matière d’avantages peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie cette démarche pour vous.

Un EOR agit en tant qu’employeur légal pour votre équipe en Ukraine. Nous gérons toutes les tâches administratives, notamment :

• Conformité : Nous veillons à ce que vos packages d’avantages respectent toutes les exigences légales en Ukraine.
• Administration : Nous gérons la paie, le suivi des congés et les contributions aux fonds sociaux.
• Expertise locale : Nous apportons un regard sur les attentes du marché local concernant les avantages complémentaires, vous aidant à créer une offre compétitive.
• Intégration : Nous simplifions le processus d’installation de vos nouveaux employés avec tous leurs avantages dès le premier jour.

Utiliser un EOR vous permet de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise, en étant assuré que votre équipe est prise en charge.

Mettre fin à une relation de travail en Ukraine implique des règles claires définies par le code du travail du pays. Vous devez suivre des étapes spécifiques pour garantir que tout soit effectué légalement et en douceur. Si vous ne respectez pas les procédures appropriées, vous pourriez faire face à des problèmes juridiques, comme devoir réembaucher l'employé ou payer des amendes. Il est important de connaître les périodes de préavis, les motifs de licenciement et l'indemnité de départ pour gérer votre personnel en conformité.

Périodes de préavis

La durée du préavis que vous devez donner à un employé dépend de la raison de la fin du contrat.

Indemnité de départ

Dans certaines situations, vous devez verser une indemnité de départ. Le montant est généralement basé sur le salaire mensuel moyen de l'employé.

Voici quelques scénarios courants où une indemnité de départ est requise :

• Licenciement économique ou changement dans l'entreprise : Si vous licenciez un employé en raison de changements dans votre organisation, vous devez lui verser au moins un salaire mensuel moyen.
• L'employé n'est pas apte au poste : Si un employé n'est pas adapté à son poste, il a droit à un mois de salaire.
• L'employeur viole la loi ou le contrat : Si vous violez les lois du travail ou le contrat d'emploi, l'employé peut avoir droit à trois mois de salaire. Pour les dirigeants de l'entreprise, cela peut aller jusqu'à six mois de salaire.

Comment Rivermate gère les départs conformes

Nous veillons à ce que chaque licenciement respecte la législation du travail ukrainienne. Nous gérons le processus de A à Z afin que vous n'ayez pas à vous soucier de la conformité.

Voici comment nous gérons le processus :

• Documentation : Nous préparons tous les documents nécessaires, y compris l'ordre formel de licenciement.
• Calcul du dernier salaire : Nous calculons et traitons le dernier salaire de l'employé, y compris les congés payés non pris et l’indemnité de départ. Tous les paiements sont effectués le dernier jour de l'employé.
• Communication claire : Nous veillons à ce que l'employé reçoive tous les documents requis, tels que son cahier de travail, le dernier jour.
• Suivi des procédures : Nous assurons que chaque étape, de la notification écrite à la consultation des syndicats si nécessaire, soit effectuée correctement.

Naviguer dans les visas et permis de travail en Ukraine peut sembler complexe. La clé est de comprendre la différence entre un permis de travail, qui vous permet d'être employé, et un visa, qui vous permet d'entrer et de rester dans le pays. Pour la plupart des ressortissants étrangers cherchant à travailler en Ukraine, vous aurez besoin des deux. Le processus commence généralement par le parrainage d’un permis de travail par un employeur en Ukraine. Une fois le permis de travail approuvé, vous pouvez alors demander un visa de long séjour (Type D). Ce visa vous permet d'entrer en Ukraine et d'obtenir un titre de séjour temporaire.

Visas d'emploi et réalités du parrainage

Un Employer of Record (EOR) peut être une solution pratique pour gérer l'emploi en Ukraine, surtout si vous ne possédez pas d'entité juridique locale. Un EOR peut légalement embaucher et parrainer des ressortissants étrangers pour l'obtention de permis de travail. Ils gèrent les complexités des lois du travail locales, de la paie et de la conformité, en agissant comme l'employeur légal pour vos membres d'équipe en Ukraine.

Voici les itinéraires pratiques pour les visas d'emploi :

• Parrainage par l'employeur : La voie la plus courante est le parrainage direct par un employeur ukrainien. Cet employeur doit être une entité juridique enregistrée dans le pays et fournir une offre d'emploi valable.
• Parrainage par un EOR : Utiliser un EOR simplifie le processus. L’EOR, en tant que partenaire, parraine le permis de travail et gère toutes les obligations légales et RH.

Il est important de savoir que le nombre de visas disponibles peut être limité. Un EOR peut vous aider à naviguer ces obstacles potentiels. Il peut également vous aider à comprendre les exigences spécifiques pour différents types de visas de travail, tels que ceux pour travailleurs qualifiés ou projets temporaires.

Conformité lors des déplacements professionnels

Pour les voyages d'affaires de courte durée, vous aurez probablement besoin d’un visa de type C. Ce visa autorise des séjours allant jusqu’à 90 jours dans une période de 180 jours. Il est destiné à des activités telles que les réunions d'affaires et les négociations. Gardez à l'esprit que certaines nationalités peuvent ne pas avoir besoin de visa pour de courts séjours.

Pour assurer la conformité, préparez-vous à fournir les documents suivants lors de la demande de visa d'affaires :

• Un passeport valable avec au moins deux pages vierges.
• Un formulaire de demande de visa dûment rempli.
• Une lettre d’invitation commerciale d'une entreprise ukrainienne enregistrée.
• Une preuve de fonds suffisants pour couvrir votre séjour.
• Une assurance santé.

Lors de votre arrivée en Ukraine, les agents des douanes peuvent demander à voir votre lettre d'invitation, la preuve d'hébergement et un billet de retour. Emportez toujours des copies de ces documents avec vous. Il est crucial que le but de votre visite soit conforme au type de visa. Un visa d'affaires ne vous autorise pas à effectuer un travail nécessitant un permis de travail.