Employer of Record in Ukraine

Un Employer of Record, ou EOR, est une entreprise qui embauche légalement des employés en Ukraine en votre nom. Cela vous permet de constituer une équipe dans le pays sans créer votre propre société locale. L'EOR gère toutes les tâches officielles liées à l'emploi telles que la paie, les taxes, les avantages sociaux, et s'assure que vous respectez les lois du travail ukrainiennes. C’est une manière simple d’embaucher et de gérer des personnes en Ukraine. Pour les entreprises souhaitant recruter en Ukraine, un fournisseur d’EOR comme Rivermate peut gérer l’ensemble du processus pour vous.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) en Ukraine

L’utilisation d’un EOR simplifie le processus de recrutement. Vous gardez le contrôle sur le travail quotidien de votre employé, tandis que l’EOR s’occupe des aspects légaux et administratifs de l’emploi. Voici comment cela fonctionne.

• Accord : Tout d’abord, vous vous associez à un EOR et lui indiquez vos besoins en matière de recrutement.
• Intégration : L’EOR embauche directement vos candidats choisis, en faisant d’eux l’employeur légal.
• Conformité légale : L’EOR crée un contrat de travail conforme à toutes les lois du travail ukrainiennes, qui sont détaillées dans le Code du travail officiel de l’Ukraine (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08). Cela couvre les règles concernant les heures de travail, les congés, et la résiliation du contrat.
• Paie et Taxes : L’EOR gère toute la paie, y compris le paiement des salaires en monnaie locale, la retenue des taxes, et les cotisations sociales.
• Gestion des avantages sociaux : Ils prennent également en charge tous les avantages sociaux légalement requis pour les employés.

Pourquoi utiliser un Employer of Record en Ukraine

Utiliser un EOR en Ukraine vous permet de développer votre activité et d’embaucher des talents sans le coût et le temps liés à la création d’une entité légale. Cela décharge votre charge administrative afin que vous puissiez vous concentrer sur vos principaux objectifs commerciaux. Vous travaillez avec la main-d'œuvre qualifiée de l’Ukraine pendant que l’EOR s’occupe des complexités des règles d’emploi.

Voici quelques avantages clés :

• Rester conforme : L’EOR veille à ce que vous respectiez toutes les réglementations locales en matière d’emploi. Cela est important car les lois du travail ukrainiennes peuvent être complexes. Le Service d’État du Travail de l’Ukraine (https://dsp.gov.ua/) supervise ces règles.
• Entrer sur le marché plus rapidement : Vous pouvez embaucher des employés et commencer à opérer en quelques semaines, et non en plusieurs mois. C’est beaucoup plus rapide que de créer une nouvelle société à l’étranger.
• Réduire les coûts : Évitez les coûts élevés et la paperasserie liés à la création d’une société locale.
• Accéder à des talents de premier plan : L’Ukraine dispose d’un grand vivier de professionnels qualifiés, notamment dans le secteur technologique. Un EOR vous aide à les embaucher facilement.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Ukraine comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Ukraine.

Recruter en Ukraine signifie puiser dans un vaste vivier de professionnels qualifiés. Le pays jouit d'une excellente réputation dans les secteurs de la technologie et de l'informatique, mais vous pouvez également trouver des talents dans de nombreuses autres industries. Pour les embaucher, il est essentiel de comprendre la législation du travail locale. Ce guide vous accompagnera à travers les aspects clés de l'embauche en Ukraine, en restant simple et clair.

Contrats de travail & clauses indispensables

Lorsque vous embauchez un employé en Ukraine, un contrat de travail écrit est obligatoire. Ce document constitue la base de votre relation, il doit donc être clair et conforme à la législation ukrainienne. Bien que les contrats puissent être à durée déterminée dans certains cas spécifiques, la majorité sont à durée indéterminée.

Vos contrats de travail doivent inclure :

• Les informations de votre entreprise et de l'employé : Noms légaux complets, adresses et numéros d'identification fiscale.
• Détails du poste : Une description claire du rôle et des responsabilités.
• Date de début : La date exacte de début de l'emploi.
• Rémunération : Le salaire, la fréquence de paiement, et tout autre avantage.
• Conditions de travail : Cela inclut les horaires de travail et le lieu principal d'exécution.
• Procédures de résiliation : Les délais de préavis et les motifs de fin de contrat.

Périodes d'essai

En Ukraine, vous pouvez inclure une période d'essai dans le contrat de travail pour évaluer si le nouveau salarié correspond au poste.

Pendant la période d'essai, vous ou l'employé pouvez mettre fin au contrat avec un préavis de seulement trois jours.

Horaires de travail & heures supplémentaires

La semaine de travail standard en Ukraine est de 40 heures, généralement réparties sur cinq jours. Tout ce qui dépasse ces heures constitue des heures supplémentaires.

Voici les règles concernant les heures supplémentaires :

• Limites : Un employé ne peut pas effectuer plus de quatre heures supplémentaires par deux jours consécutifs. La limite annuelle est de 120 heures.
• Rémunération : Les heures supplémentaires doivent être payées au double du taux horaire normal de l'employé.

En période de loi martiale, les employés dans les secteurs d'infrastructure critique peuvent voir leur semaine de travail étendue à 60 heures.

Jours fériés & jours régionaux

Les employés en Ukraine ont droit à un congé payé lors des jours fériés publics. Si un jour férié tombe un week-end, le lundi suivant est généralement un jour de congé.

Voici les jours fériés pour 2025 :

• 1er janvier : Jour de l'An
• 8 mars : Journée internationale des femmes
• 20 avril : Dimanche de Pâques orthodoxe
• 21 avril : Lundi de Pâques orthodoxe
• 1er mai : Fête du Travail
• 8 mai : Journée du souvenir et de la victoire sur le nazisme
• 8 juin : Dimanche de la Pentecôte
• 9 juin : Lundi de Pentecôte
• 28 juin : Jour de la Constitution
• 15 juillet : Fête de l'État
• 24 août : Fête de l'indépendance
• 1er octobre : Journée des défenseurs
• 25 décembre : Noël

Embauche de contractors en Ukraine

Vous pouvez également recruter des contractors indépendants en Ukraine. Cela peut être une solution flexible pour obtenir des compétences spécialisées pour des projets spécifiques. Cependant, il est très important de bien classifier leur statut.

Un contractor indépendant est un travailleur autonome. Il gère son propre travail, paie ses propres taxes, et n'a pas droit aux avantages salariés comme le congé payé ou les cotisations sociales. Leur relation avec vous est régie par un contrat civil, et non par un contrat de travail.

Une mauvaise classification d’un employé en tant que contractor peut entraîner de graves problèmes. Si les autorités considèrent qu’un contractor est en réalité un employé, vous pourriez faire face à :

• Amendes et pénalités
• Remboursement des taxes et cotisations sociales dues
• Responsabilité pour les congés non payés et autres avantages

Un Employer of Record (EOR) vous aide à éviter ces risques. Nous embauchons des employés en votre nom, en veillant à ce qu'ils soient correctement classifiés et que toutes les lois du travail locales soient respectées. Cela vous permet de travailler avec des talents ukrainiens sans les contraintes légales et administratives de la création d'une entité locale.

Comprendre la rémunération et la paie en Ukraine est simple. Le système est conçu pour être clair pour vous et vos employés. Les salaires sont généralement payés en Hryvnia ukrainienne (UAH). Le salaire mensuel moyen en 2025 est d'environ 25 000 UAH, mais cela peut varier selon l'industrie et la région. Par exemple, les salaires à Kyiv sont généralement plus élevés que dans d'autres parties du pays.

Cycles de paie & structure des salaires

En Ukraine, vous payez vos employés deux fois par mois. Ce cycle de paie bi-hebdomadaire est une pratique standard.

Le salaire d'un employé se compose de trois parties principales :

• Salaire de base : Il s'agit du montant fixe que vous versez pour le travail effectué. Il ne peut pas être inférieur au salaire minimum national.
• Salaire additionnel : Cela inclut les paiements pour le travail qui dépasse les exigences standard. Considérez-le comme une compensation pour les heures supplémentaires, les quarts de nuit ou le travail dans des conditions difficiles.
• Autres paiements : Cette catégorie couvre les primes et autres paiements incitatifs que vous pourriez offrir.

Heures supplémentaires & minimums

La semaine de travail standard en Ukraine est de 40 heures. Tout travail au-delà de cette limite est considéré comme des heures supplémentaires. Vous pouvez demander à un employé de travailler un maximum de quatre heures supplémentaires en deux jours consécutifs, et pas plus de 120 heures par an. Pour chaque heure supplémentaire, vous devez payer le double de leur taux horaire normal.

À partir du 1er janvier 2025, le salaire minimum en Ukraine est :

• 8 000 UAH par mois
• 48,00 UAH par heure

Taxes et contributions de l'employeur

En tant qu'employeur en Ukraine, votre principale contribution à la paie est la Contribution Sociale Unique (USC). Celle-ci couvre les pensions, l'assurance chômage et autres prestations sociales pour vos employés.

Taxes et déductions des employés

Vous êtes responsable de la retenue des taxes sur les salaires de vos employés et de leur versement aux autorités fiscales. Les deux principales déductions sont l'Impôt sur le Revenu des Personnes Physiques et la Taxe Militaire.

En Ukraine, offrir les bons avantages et congés est essentiel pour attirer et fidéliser de grands talents. Il ne s'agit pas seulement de respecter la loi ; il s'agit de créer un environnement de travail favorable. Comprendre le paysage local des avantages statutaires et complémentaires vous aide à constituer un package compétitif qui répond aux attentes des employés.

Congés statutaires

Le droit du travail ukrainien prévoit plusieurs types de congés pour protéger les employés.

• Congé annuel : Vous devez accorder aux employés un minimum de 24 jours calendaires de congé payé chaque année. Certaines professions, comme les enseignants et les fonctionnaires, ont droit à plus.
• Congé maladie : Les employés peuvent prendre un congé maladie payé en cas de maladie. Vous couvrez les cinq premiers jours, et le Fonds d'assurance sociale d'Ukraine gère les paiements par la suite. Un certificat médical est requis pour bénéficier de cette prestation.
• Congé de maternité : Les mères bénéficient de 126 jours calendaires de congé de maternité payé. Ce congé est généralement réparti en 70 jours avant la naissance et 56 jours après. En cas de naissances multiples ou de complications, le congé est prolongé à 140 jours. Le fonds d'assurance sociale couvre 100 % du salaire moyen de l'employée pendant cette période.
• Congé de paternité : Les pères peuvent prendre jusqu'à 14 jours de congé payé après la naissance d'un enfant.
• Congé parental : Après le congé de maternité, l'un ou l'autre des parents peut prendre un congé non payé jusqu'à ce que l'enfant ait trois ans. Leur emploi leur est réservé pendant cette période.

Jours fériés publics & jours fériés régionaux

L'Ukraine compte plusieurs jours fériés officiels. Si un employé travaille un jour férié, il a droit à un double salaire ou à un autre jour de congé.

Avantages complémentaires typiques

Pour rester compétitives, notamment dans des secteurs comme l'IT, de nombreuses entreprises offrent des avantages au-delà des exigences légales.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Naviguer dans les lois du travail d’un nouveau pays et les attentes en matière d’avantages peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie cela pour vous.

Un EOR agit en tant qu’employeur légal de votre équipe en Ukraine. Nous gérons toutes les tâches administratives, notamment :

• Conformité : Nous veillons à ce que vos packages d’avantages respectent toutes les exigences légales de l’Ukraine.
• Administration : Nous gérons la paie, le suivi des congés et les cotisations aux fonds sociaux.
• Expertise locale : Nous fournissons des insights sur les attentes du marché local en matière d’avantages complémentaires, vous aidant à créer une offre compétitive.
• Intégration : Nous simplifions le processus pour que vos nouveaux employés bénéficient de tous leurs avantages dès le premier jour.

Utiliser un EOR vous permet de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise, en ayant la certitude que votre équipe est bien prise en charge.

Mettre fin à une relation de travail en Ukraine implique des règles claires établies par le code du travail du pays. Vous devez suivre des étapes spécifiques pour vous assurer que tout est fait légalement et en douceur. Si vous ne respectez pas les procédures correctes, vous pourriez faire face à des problèmes juridiques, comme devoir réembaucher l’employé ou payer des amendes. Il est important de comprendre les périodes de préavis, les motifs de licenciement et l’indemnité de départ pour gérer votre main-d'œuvre de manière conforme.

Périodes de préavis

La durée du préavis que vous devez donner à un employé dépend de la raison de la fin du contrat.

Indemnité de départ

Dans certaines situations, vous devez verser une indemnité de départ. Le montant est généralement basé sur le salaire mensuel moyen de l’employé.

Voici quelques scénarios courants où une indemnité de départ est requise :

• Licenciement ou changements dans l'entreprise : Si vous licenciez un employé en raison de changements dans votre organisation, vous devez payer au moins un salaire mensuel moyen.
• L’employé n’est pas apte au poste : Si un employé n’est pas adapté à son poste, il a droit à un mois de salaire.
• L’employeur viole la loi ou le contrat : Si vous violez les lois du travail ou le contrat d’emploi, l’employé peut avoir droit à trois mois de salaire. Pour les dirigeants d'entreprise, cela peut aller jusqu’à six mois de salaire.

Comment Rivermate gère des départs conformes

Nous veillons à ce que chaque licenciement respecte la législation du travail ukrainienne. Nous gérons le processus de A à Z pour que vous n’ayez pas à vous soucier de la conformité.

Voici comment nous gérons le processus :

• Documentation : Nous préparons tous les documents nécessaires, y compris l’ordre formel de licenciement.
• Calcul du dernier salaire : Nous calculons et traitons le dernier salaire de l’employé, y compris les congés non pris et l’indemnité de départ. Tous les paiements sont effectués le dernier jour de l’employé.
• Communication claire : Nous nous assurons que l’employé reçoit tous les documents requis, tels que son carnet de travail, le dernier jour.
• Respect des procédures : Nous veillons à ce que chaque étape, de la notification écrite à la consultation des syndicats si nécessaire, soit effectuée correctement.

Naviguer dans les visas et permis de travail en Ukraine peut sembler complexe. La clé est de comprendre la différence entre un permis de travail, qui vous permet d’être employé, et un visa, qui vous autorise à entrer et à séjourner dans le pays. Pour la plupart des ressortissants étrangers souhaitant travailler en Ukraine, vous aurez besoin des deux. Le processus commence généralement par un employeur en Ukraine qui sponsorise votre permis de travail. Une fois le permis de travail approuvé, vous pouvez ensuite faire une demande de visa long séjour (Type D). Ce visa vous permet d’entrer en Ukraine et d’obtenir un permis de séjour temporaire.

Visas d’emploi & réalités du sponsoring

Un Employer of Record (EOR) peut être une solution pratique pour gérer l’emploi en Ukraine, surtout si vous ne disposez pas d’une entité juridique locale. Un EOR peut légalement embaucher et sponsoriser des ressortissants étrangers pour des permis de travail. Ils gèrent les complexités des lois du travail locales, de la paie et de la conformité, agissant en tant qu’employeur légal pour les membres de votre équipe en Ukraine.

Voici les voies pratiques pour obtenir des visas d’emploi :

• Sponsoring par l’employeur : La voie la plus courante est le sponsoring direct par un employeur ukrainien. Cet employeur doit être une entité juridique enregistrée dans le pays et fournir une offre d’emploi valable.
• Sponsoring par un EOR : Utiliser un EOR simplifie le processus. L’EOR, en tant que partenaire, sponsorise le permis de travail et gère toutes les obligations légales et RH.

Il est important de savoir qu’il peut y avoir des limites au nombre de visas disponibles. Un EOR peut vous aider à naviguer ces obstacles potentiels. Ils peuvent également vous aider à comprendre les exigences spécifiques pour différents types de visas de travail, comme ceux pour les travailleurs qualifiés ou pour des projets temporaires.

Conformité aux déplacements professionnels

Pour les voyages d’affaires de courte durée, vous aurez probablement besoin d’un visa de type C. Ce visa permet des séjours jusqu’à 90 jours dans une période de 180 jours. Il est destiné à des activités telles que les réunions d’affaires et les négociations. Gardez à l’esprit que certaines nationalités peuvent ne pas avoir besoin de visa pour de courts séjours.

Pour assurer la conformité, soyez prêt à fournir les documents suivants lors de la demande de visa d’affaires :

• Un passeport valide avec au moins deux pages vierges.
• Un formulaire de demande de visa dûment rempli.
• Une lettre d’invitation d’une entreprise ukrainienne enregistrée.
• Une preuve de fonds suffisants pour couvrir votre séjour.
• Une assurance santé.

À votre arrivée en Ukraine, les agents frontaliers peuvent demander à voir votre lettre d’invitation, une preuve d’hébergement, et un billet de retour. Emportez toujours des copies de ces documents avec vous. Il est crucial que le but de votre visite corresponde au type de visa. Un visa d’affaires ne vous autorise pas à effectuer un travail nécessitant un permis de travail.