Employer of Record in Canada

Recruter des talents au Canada offre des opportunités importantes pour les entreprises mondiales, mais naviguer dans ses lois du travail distinctes, ses réglementations en matière de paie et ses exigences en matière d'avantages sociaux peut s'avérer complexe. Pour les entreprises souhaitant étendre leur équipe sur le marché canadien en 2025, il est crucial de comprendre les différentes voies pour onboarder des employés de manière conforme.

Les entreprises disposent généralement de quelques méthodes principales pour engager du personnel au Canada, chacune avec ses propres charges administratives et considérations juridiques. Le choix de la bonne approche dépend de la stratégie à long terme de l'entreprise, du niveau de contrôle souhaité et de la tolérance aux risques de conformité locale.

Options d'embauche au Canada :

• Établir une entité locale : Cela implique d'incorporer une entreprise au Canada, de s'enregistrer auprès des autorités provinciales et fédérales, de mettre en place des comptes bancaires locaux, et de gérer directement toutes les fonctions de paie, d'impôts et de RH. Cette option offre un contrôle total mais nécessite un investissement important en temps, coûts et ressources administratives.
• Utiliser un Employer of Record (EOR) : Un EOR, comme Rivermate, agit en tant qu'employeur légal pour votre main-d'œuvre canadienne, gérant toute la conformité, la paie, les impôts et les avantages sociaux, tout en vous permettant de conserver un contrôle opérationnel total sur le travail quotidien de vos employés.
• Engager des Contractors indépendants : Engager des individus en tant que Contractors indépendants peut sembler plus simple, mais comporte un risque important de mauvaise classification selon la loi canadienne. Si un contractor est considéré comme un employé par les autorités fiscales ou du travail, l'entreprise qui l'embauche pourrait faire face à des pénalités substantielles, des arriérés d'impôts et des amendes.

Comment fonctionne un EOR au Canada

Un Employer of Record simplifie l'embauche mondiale en prenant en charge les responsabilités légales et administratives liées à l'emploi au Canada. En collaborant avec un EOR, votre entreprise conserve la direction des tâches quotidiennes et de la gestion de la performance, tandis que l'EOR assure une conformité totale avec les réglementations locales. Ils gèrent :

• Traitement et administration de la paie : Assurer des paiements de salaires, retenues et cotisations en temps voulu et avec précision.
• Conformité fiscale : Gérer l'impôt sur le revenu fédéral et provincial, le Régime de pensions du Canada (RPC) et l'Assurance-emploi (AE).
• Administration des avantages sociaux : Fournir des packages d'avantages conformes et compétitifs, incluant la santé, dentaire et les plans de retraite.
• Contrats de travail : Rédiger et gérer des accords d'emploi conformes, adaptés aux lois du travail canadiennes.
• Support RH et conformité : Naviguer dans les lois du travail locales, les politiques de congé et les réglementations en milieu de travail.
• Conformité en cas de licenciement : Veiller à ce que toute séparation d'employé respecte les exigences légales canadiennes, minimisant ainsi les risques.

Avantages de l'utilisation d'un EOR au Canada

Pour les entreprises souhaitant entrer rapidement et en toute conformité sur le marché canadien sans la charge de créer une entité légale locale, un EOR offre des avantages distincts :

• Entrée rapide sur le marché : onboardez des employés au Canada en quelques jours, et non en plusieurs mois, en évitant les processus longs d'enregistrement d'entité.
• Réduction des risques juridiques et de conformité : éliminez la nécessité de comprendre les lois du travail complexes du Canada, puisque l'EOR en assume la responsabilité.
• Accès aux meilleurs talents : recrutez les meilleurs candidats à travers tout le Canada sans limitations géographiques ni besoin d'infrastructure locale.
• Rentabilité : évitez les coûts financiers importants et les frais administratifs continus liés à la mise en place et à la gestion d'une filiale locale.
• Concentrez-vous sur votre cœur de métier : libérez vos ressources internes des tâches administratives RH et de paie, permettant à votre équipe de se concentrer sur des initiatives de croissance stratégique.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec un seul tarif mensuel compétitif par employé. Contrairement aux fournisseurs traditionnels de PEO, notre tarification en Canada inclut un support RH complet, la gestion des avantages, la conformité réglementaire et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses en temps réel de la main-d'œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — simplement une tarification claire qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale en Canada.

Les employeurs canadiens doivent respecter les obligations fiscales fédérales et provinciales, y compris les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC), à l'Assurance-emploi (AE), et aux taxes sur la masse salariale provinciales telles que la Taxe sur la santé des employeurs (EHT) en Ontario. Pour 2025, les cotisations des employeurs au RPC représentent environ 5,95 % des gains pensionnables, avec des cotisations maximales qui augmentent légèrement chaque année. Les cotisations à l'AE sont environ 1,4 fois la prime de l'employé, avec des taux ajustés chaque année. Des provinces comme l'Ontario imposent la EHT en fonction de la masse salariale, avec des seuils et des taux variables.

Les employeurs doivent respecter ces échéances de cotisation et assurer des déductions fiscales appropriées pour les employés, notamment lorsqu'ils gèrent des travailleurs étrangers ou des paies multi-provinciales. Rester conforme implique de comprendre à la fois les règles fiscales fédérales et provinciales, de faire des versements en temps voulu, et de tenir des registres de paie précis.

Le paysage salarial au Canada varie selon l'industrie, la localisation, l'expérience et les compétences, avec des grandes villes comme Toronto, Vancouver et Calgary offrant des rémunérations plus élevées en raison du coût de la vie et de la demande. Les fourchettes salariales typiques pour les postes clés incluent les Software Engineers (80 000 $–150 000 $+ CAD), Financial Analysts (65 000 $–110 000 $+ CAD), et Construction Project Managers (80 000 $–130 000 $+ CAD). Les employeurs doivent effectuer une étude de marché pour fixer des salaires compétitifs en accord avec ces références.

Les taux de salaire minimum diffèrent selon les provinces, allant de 14,00 $ CAD/heure en Saskatchewan à 16,77 $ CAD/heure au Yukon, avec des taux spécifiques pour certains secteurs dans certaines régions. Les employeurs doivent respecter la réglementation provinciale, en veillant à ce que les salaires soient conformes ou supérieurs à ces minimums. Les packages de rémunération incluent souvent des bonus tels que des primes de performance, de signature et de fin d’année, ainsi que des allocations pour le logement, le transport et l’éducation, qui varient selon l’industrie et l’entreprise.

La paie est généralement traitée toutes les deux semaines via dépôt direct, avec des déductions pour les impôts, CPP et EI. Les tendances pour 2025 indiquent une croissance des salaires alimentée par l’inflation, la pénurie de compétences, la normalisation du télétravail et la croissance économique, ce qui oblige les employeurs à adapter leurs stratégies de rémunération pour rester compétitifs.

Les politiques de vacances et de congés au Canada sont principalement régies au niveau provincial et territorial, ce qui entraîne des droits variés à travers le pays. Les employeurs doivent se tenir informés des lois locales pour assurer leur conformité. En ce qui concerne les vacances annuelles, les exigences minimales incluent généralement 2 semaines après 1 an d'emploi, avec des semaines supplémentaires et des pourcentages de rémunération plus élevés (jusqu'à 6%) accumulés après des années de service spécifiques, comme résumé ci-dessous :

Les jours fériés sont reconnus au niveau national, avec des jours fériés régionaux supplémentaires comme la Journée de la famille et la Journée Louis Riel. Les employés ont droit à des jours de congé payés ou à une rémunération majorée lorsqu'ils travaillent pendant les jours fériés.

Les congés de maladie varient ; certaines provinces offrent des jours de maladie payés (par exemple, Colombie-Britannique, NÉ, Yukon), tandis que d’autres ne le font pas. Par exemple, la Colombie-Britannique offre 5 jours de maladie payés, alors que l’Alberta propose un congé non payé allant jusqu’à 5 jours. Les employeurs peuvent offrir des avantages plus généreux.

Le congé parental comprend le congé de maternité (environ 15-18 semaines) et le congé parental partagé (jusqu’à 40 ou 69 semaines). Les prestations d’AE, généralement 55 % des revenus assurables, soutiennent le remplacement de revenu pendant cette période, avec une éligibilité basée sur le nombre d’heures assurables.

D’autres types de congés comme le deuil, l’étude, la responsabilité familiale et le congé pour violence domestique sont disponibles mais varient selon la juridiction. Les employeurs doivent consulter les normes d’emploi locales pour assurer leur conformité aux droits spécifiques en matière de congé.

Le paysage des avantages sociaux des employés au Canada combine offres obligatoires et optionnelles pour attirer et fidéliser les talents. Les employeurs doivent fournir des avantages de base tels que le Régime de pensions du Canada (RPC), l'Assurance-emploi (AE), la compensation des travailleurs, les soins de santé provinciaux, ainsi que des congés payés et des jours fériés. Ceux-ci varient légèrement selon la province mais établissent une base de sécurité pour l'employé.

En plus des avantages obligatoires, de nombreux employeurs proposent des avantages optionnels comme une assurance santé étendue, dentaire, optique, une assurance vie et invalidité, des Programmes d'aide aux employés (EAP), des initiatives de bien-être, le développement professionnel et des congés payés. Les régimes de santé étendus couvrent souvent les médicaments sur ordonnance, les soins dentaires et paramédicaux, avec des coûts partagés entre l'employeur et l'employé.

Les plans de retraite sont essentiels, avec des options telles que les RRSP (souvent avec une contrepartie de l'employeur), les régimes de cotisations déterminées (DC) et les régimes à prestations déterminées (DB), ainsi que les TFSAs à avantage fiscal. Les grandes entreprises tendent à offrir des packages plus complets, tandis que les PME et les organismes à but non lucratif peuvent avoir des avantages plus limités. Les employeurs doivent prendre en compte les coûts, les attentes des employés et les références du secteur, en assurant une communication claire et la conformité aux normes légales, y compris la confidentialité, la fiscalité et la réglementation des pensions.

Les employeurs doivent aligner les avantages avec les exigences légales, les normes sectorielles et les besoins des employés, en maintenant une communication transparente pour favoriser la satisfaction et la conformité.

Les accords d'emploi au Canada définissent les termes de l'emploi, garantissant clarté et protection juridique. Ils doivent respecter les lois fédérales et provinciales, qui établissent des normes minimales pour les salaires, les heures, les vacances et la résiliation. Les accords ne peuvent pas prévoir des termes moins favorables que ces minimums légaux.

Il existe deux principaux types :

Les clauses clés incluent les responsabilités professionnelles, la rémunération, les avantages et les conditions de résiliation. Les employeurs doivent s'assurer que les accords respectent les normes légales et incluent les clauses essentielles pour réduire les litiges.

Le travail à distance au Canada a connu une croissance significative, avec des cadres juridiques principalement basés sur les lois existantes en matière d'emploi, de droits humains, de santé et sécurité au travail, et de protection de la vie privée. Les employeurs doivent assurer la conformité aux normes provinciales en matière d'emploi, fournir des aménagements raisonnables pour les personnes en situation de handicap, maintenir un environnement de travail à distance sûr, et protéger les données personnelles conformément à des lois telles que la PIPEDA.

Les options de travail flexibles incluent le télétravail, le flexitime, la semaine de travail comprimée, le partage d'emploi, le travail à temps partiel, et les congés. Ces arrangements permettent aux employés de mieux contrôler leurs horaires et leurs lieux de travail, favorisant la productivité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

La résiliation d’un employé au Canada implique la conformité aux lois fédérales et provinciales, notamment en ce qui concerne les périodes de préavis, l’indemnité de départ et les motifs de licenciement. Les exigences en matière de préavis varient selon la durée de service, avec des minimums allant de aucun préavis pour moins de 3 mois à 8 semaines pour les employés ayant 8 ans ou plus. Par exemple, le tableau ci-dessous résume les périodes de préavis légales :

Les employeurs doivent également prendre en compte l’indemnité de départ, notamment pour les employés ayant une ancienneté plus longue ou soumis à des règles provinciales spécifiques. L’Ontario, par exemple, exige une indemnité de départ si l’employé a au moins cinq ans d’ancienneté et si la masse salariale de l’employeur dépasse 2,5 millions de dollars, généralement équivalente à une semaine de salaire par année de service, jusqu’à 26 semaines.

Les licenciements peuvent être « avec motif » ou « sans motif ». Avec motif implique une faute grave (par exemple, vol, harcèlement) et nécessite une preuve, tandis que sans motif permet une résiliation avec préavis ou indemnité en lieu et place, souvent accompagnée d’obligations d’indemnisation. Des démarches procédurales appropriées — telles que la documentation, des lettres de licenciement claires, la continuation des avantages sociaux et une revue juridique — sont essentielles pour réduire les risques de licenciement abusif. Les employés sont protégés contre les licenciements injustifiés, la discrimination et les licenciements constructifs, la charge de la preuve revenant aux employeurs pour justifier les raisons et assurer un processus équitable.

Le Canada connaît une augmentation notable du travail indépendant, avec de nombreux professionnels optant pour le freelancing ou le contracting indépendant. Cette tendance offre aux individus flexibilité et autonomie tout en permettant aux entreprises d’accéder à des compétences spécialisées sur une base de projet. Pour les employeurs, comprendre les implications légales, contractuelles et fiscales de l’engagement de Contractors est crucial. La mauvaise classification des travailleurs peut entraîner des pénalités, y compris des arriérés d’impôts et des litiges juridiques. L’Agence du revenu du Canada (CRA) utilise un test à plusieurs facteurs pour déterminer la nature de la relation, en se concentrant sur le contrôle, la propriété des outils, le risque financier, l’intégration, l’exclusivité et l’intention des parties impliquées.

Un contrat bien rédigé est essentiel pour définir la relation de Contractor of Record, couvrant des éléments tels que le périmètre du travail, les modalités de paiement, les droits de propriété intellectuelle et la confidentialité. Au Canada, les Contractors conservent généralement les droits de propriété intellectuelle sauf si le contrat stipule le contraire. Les Contractors sont responsables de leurs propres obligations fiscales, y compris l’impôt sur le revenu, les cotisations au RPC et la TPS/TVH si leurs revenus dépassent 30 000 $ par an. Ils doivent également maintenir une couverture d’assurance appropriée, comme une assurance Responsabilité Civile Commerciale et une assurance Responsabilité Professionnelle.

Les Contractors sont courants dans divers secteurs, offrant aux entreprises flexibilité et accès à des compétences spécialisées. Les secteurs courants incluent l’informatique, la création et le marketing, le conseil, la construction, les médias et les services professionnels. Ces rôles répondent souvent à des besoins basés sur des projets, à des compétences de niche et à un soutien temporaire de haut niveau, apportant une valeur stratégique sans engagement d’emploi à long terme.

Le Canada propose diverses options de permis de travail adaptées à différents scénarios d'emploi, le gouvernement privilégiant les travailleurs qualifiés dans des secteurs tels que la technologie, la santé et le commerce. Les principaux types de permis incluent les permis basés sur LMIA, les permis exemptés de LMIA (par exemple, dans le cadre d'accords internationaux), les permis de travail ouverts (pour les conjoints, diplômés), et le Global Talent Stream (pour les travailleurs hautement qualifiés). Les employeurs doivent souvent obtenir un LMIA, coûtant 1 000 CAD$, pour démontrer la nécessité de travailleurs étrangers, tandis que les candidats paient des frais de traitement de 155 CAD$ et des frais de biométrie de 85 CAD$, si applicable.

Le processus de candidature consiste à obtenir une offre d'emploi valide, à sécuriser un LMIA si nécessaire, à soumettre des documents (passeport, preuve d'éducation, expérience professionnelle, fonds), et éventuellement à passer des contrôles médicaux et de police. Les délais de traitement varient, les permis basés sur LMIA prenant généralement plus de temps. Pour ceux qui cherchent la résidence permanente, les voies incluent Express Entry, les Programmes de Nomination Provinciale, l'Immigration Atlantique, et les programmes pour les aidants familiaux. Les travailleurs étrangers peuvent faire venir des personnes à charge, avec les conjoints éligibles à des permis de travail ouverts et les enfants à des permis d'études, à condition qu'ils remplissent les exigences de relation et de preuve financière.