Employer of Record in Estados Unidos de América

Un Employer of Record (EOR) es una empresa que contrata empleados legalmente en tu nombre. Esto te permite construir un equipo en los Estados Unidos sin establecer tu propia entidad local. El EOR se encarga de todas las tareas administrativas y legales del empleo. Piensa en nómina, impuestos, beneficios y cumplimiento de las leyes laborales de EE.UU. Aún gestionas el trabajo diario de tu equipo, pero el EOR asume las responsabilidades legales de ser empleador. Para las empresas que desean contratar en EE.UU., un EOR como Rivermate simplifica el proceso.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en los Estados Unidos de América

Usar un EOR para contratar en EE.UU. es un proceso sencillo. El EOR se convierte en el empleador legal, mientras tú mantienes el control sobre el trabajo de tu empleado.

Así es como funciona típicamente:

1. Tú encuentras el talento. Reclutas y seleccionas a la persona que deseas contratar en EE.UU.
2. El EOR redacta un contrato conforme. El EOR crea un acuerdo de empleo que cumple con todas las leyes federales, estatales y locales relevantes de EE.UU.
3. El EOR incorpora a tu nuevo empleado. Se encargan de toda la documentación necesaria, incluyendo los formularios fiscales y la verificación de elegibilidad para trabajar (Form I-9), que es un requisito de los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. (https://www.uscis.gov/i-9).
4. Gestionan la nómina y los beneficios. El EOR procesa la nómina, retiene los impuestos correctos y administra los beneficios del empleado. Esto incluye contribuciones para la Seguridad Social y Medicare según lo requerido por el Servicio de Impuestos Internos (https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/understanding-employment-taxes).
5. Tú gestionas el trabajo diario del empleado. Eres responsable de las tareas, desempeño e integración del empleado en la cultura de tu empresa. El EOR se encarga de los aspectos de recursos humanos y legales del empleo.

Por qué usar un Employer of Record en los Estados Unidos de América

Usar un EOR en Estados Unidos ofrece una forma simple y eficiente de construir un equipo. Elimina los principales obstáculos de expandirse a un país nuevo, permitiéndote enfocarte en los objetivos de tu negocio.

Aquí algunos beneficios clave:

• Evitar crear una entidad legal. Puedes contratar empleados en EE.UU. sin el tiempo y los costos de establecer una entidad legal en el país.
• Mantener el cumplimiento con las leyes laborales. La legislación laboral de EE.UU. es compleja, con normas a nivel federal, estatal e incluso municipal. Un EOR comprende estas regulaciones y asegura que te mantengas en cumplimiento.
• Simplificar la nómina y los impuestos. El EOR gestiona todos los aspectos de la nómina, incluyendo la retención y presentación de impuestos, lo cual puede ser complicado en EE.UU.
• Ofrecer beneficios competitivos. Los EORs a menudo pueden proporcionar acceso a paquetes de beneficios mejores y más asequibles que los que una pequeña empresa podría obtener por sí misma.
• Reducir riesgos. El EOR asume los riesgos legales del empleo, protegiéndote de posibles multas y sanciones por incumplimiento.

Rivermate's modelo de precios transparente elimina la complejidad con una tarifa mensual única y competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Estados Unidos de América incluyen soporte integral de RR. HH., administración de beneficios, gestión del cumplimiento y acceso a nuestro panel de control propio para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de instalación — solo precios simples y claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, garantizando al mismo tiempo el pleno cumplimiento legal en Estados Unidos de América.

Contratar en los Estados Unidos de América puede parecer complejo. Tiene que considerar leyes federales, estatales y, en ocasiones, incluso locales. Estados Unidos es un mercado enorme y diverso con un gran grupo de talento. A diferencia de muchos otros países, EE.UU. funciona en gran medida bajo el principio de empleo "at-will". Esto significa que tanto usted como el empleado pueden finalizar la relación laboral en cualquier momento, por cualquier motivo, siempre que no sea ilegal. Esto le brinda flexibilidad, pero también significa que debe ser claro en sus prácticas de contratación desde el principio.

Contratos laborales y cláusulas imprescindibles

En EE.UU., no siempre es obligatorio tener un contrato de empleo por escrito. Muchas relaciones laborales se basan en una simple carta de oferta. Sin embargo, para roles clave, un contrato formal es una buena idea. Proporciona claridad tanto para usted como para su empleado.

La mayoría de los contratos laborales en EE.UU. son de duración indefinida. Los contratos de plazo fijo son menos comunes y se utilizan generalmente para proyectos específicos.

Aquí algunos cláusulas comunes para incluir:

• Descripción del puesto: Describir claramente el rol y las responsabilidades del empleado.
• Compensación: Detallar el salario, bonificaciones y cualquier otra forma de pago.
• Beneficios: Mencionar seguro médico, planes de jubilación y otros beneficios.
• Confidencialidad: Incluir un acuerdo de no divulgación para proteger la información de su empresa.
• Terminación: Explicar las condiciones bajo las cuales cualquiera de las partes puede terminar la relación laboral.

Periodos de prueba

Los periodos de prueba son comunes en EE.UU., pero no son legalmente obligatorios en la mayoría de los estados. Sirven como un periodo de prueba para usted y la nueva contratación, para ver si encajan bien. Un periodo de prueba típico es de 90 días, aunque puede ser más corto o más largo dependiendo del puesto.

Debido al sistema de empleo "at-will", un periodo de prueba no cambia drásticamente los términos de terminación. Todavía puede despedir a un empleado después del periodo de prueba. Sin embargo, establece una expectativa clara para la evaluación del desempeño durante los primeros meses de empleo.

Horas de trabajo y horas extra

La Fair Labor Standards Act (FLSA) es la ley federal que regula las horas de trabajo y las horas extra en EE.UU.

• Una semana laboral estándar es de 40 horas.
• Cualquier hora trabajada más allá de 40 en una semana debe pagarse como horas extra.
• La tarifa de pago por horas extra es al menos 1.5 veces la tarifa regular del empleado.

Algunos empleados están "exentos" del pago de horas extra. Esto generalmente aplica a empleados asalariados en roles ejecutivos, administrativos o profesionales que cumplen con ciertos criterios. Tenga en cuenta que algunos estados tienen sus propias leyes de horas extra que pueden ser más generosas que la ley federal.

Días festivos públicos y regionales

Los EE.UU. tienen varios días festivos federales. Sin embargo, los empleadores privados no están obligados a dar tiempo libre remunerado a los empleados por estos días festivos. La mayoría de las empresas sí observan los principales días festivos.

Aquí una lista de los días festivos federales en los Estados Unidos:

Algunos estados y ciudades tienen sus propios días festivos oficiales además de los federales.

Contratación de Contractors en los Estados Unidos de América

Contratar contractors independientes puede ser una forma flexible de incorporar habilidades especializadas para proyectos específicos. Los contractors son responsables de sus propios impuestos y no reciben los mismos beneficios que los empleados.

Es crucial clasificar a los trabajadores correctamente. Clasificar incorrectamente a un empleado como contractor puede acarrear sanciones graves, incluyendo impuestos atrasados y multas. El Internal Revenue Service (IRS) tiene directrices estrictas para determinar el estatus de un trabajador.

Un Employer of Record (EOR) puede ayudarle a mitigar el riesgo de una clasificación incorrecta. Un EOR emplea legalmente a los trabajadores en su nombre, asumiendo la responsabilidad de la nómina, los impuestos, los beneficios y el cumplimiento de las leyes laborales. Esto le permite trabajar con talento en EE.UU. sin las cargas legales y administrativas de un empleo directo.

Navegar por la compensación y la nómina en los Estados Unidos puede parecer complejo. Cada uno de los 50 estados tiene sus propias reglas, y es necesario cumplir tanto con las leyes federales como con las leyes estatales. Se trata de entender todas las partes del salario de un empleado, incluyendo lo que se agrega y lo que se retira. Hacerlo bien es clave para gestionar un negocio que sea compliant y exitoso.

Ciclos de nómina y estructura salarial

En los EE. UU., puedes pagar a tus empleados en diferentes horarios. Los más comunes son semanal, quincenal, semi-mensual o mensual.

• Semanal: Pagas a los empleados cada semana, lo que resulta en 52 cheques de pago al año. Esto es común en industrias como construcción y servicios de alimentación.
• Quincenal: Pagas a los empleados cada dos semanas, para un total de 26 cheques de pago al año. Muchas empresas en atención médica y tecnología utilizan este horario.
• Semi-mensual: Pagas a los empleados dos veces al mes, generalmente el 15 y el último día del mes. Esto significa 24 cheques al año y se usa a menudo para empleados asalariados.
• Mensual: Pagas a los empleados una vez al mes, para 12 cheques al año.

La estructura salarial dependerá de si tus empleados son asalariados o por hora. Un salario es una cantidad fija pagada en cada período de pago. Un salario por hora se basa en una tarifa horaria, por lo que el pago total depende del número de horas trabajadas.

Horas extras y mínimos

La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) es la ley federal que establece las reglas sobre horas extras y salario mínimo.

El salario mínimo federal actualmente es de $7.25 por hora. Sin embargo, muchos estados y ciudades tienen sus propias tasas de salario mínimo más altas. Cuando la tasa estatal o local sea mayor, debes pagar el salario más alto.

Para horas extras, la FLSA requiere que pagues a los empleados no exentos 1.5 veces su tarifa horaria regular por cualquier hora que trabajen por encima de 40 en una semana laboral. Una semana laboral es un período fijo de siete días consecutivos. Es importante saber que no hay un límite legal en la cantidad de horas que un empleado puede trabajar en una semana, siempre y cuando se le pague adecuadamente por las horas extras.

Algunos empleados, a menudo en roles ejecutivos, administrativos o profesionales, son considerados "exentos" de las reglas sobre horas extras. Esto generalmente depende de sus funciones laborales y de cuánto se les paga.

Impuestos y contribuciones del empleador

Como empleador en los EE. UU., eres responsable de pagar varios impuestos sobre la nómina. Estos son tus contribuciones y no se descuentan del salario de los empleados. Los principales impuestos federales son para Seguridad Social, Medicare y desempleo.

Impuestos y deducciones de los empleados

También debes retener ciertos impuestos de los cheques de pago de tus empleados y enviarlos al gobierno. Estas deducciones incluyen impuestos federales, estatales y, a veces, locales.

En los Estados Unidos, los beneficios para empleados y las licencias son una combinación de programas requeridos por el gobierno y ventajas específicas de la empresa. Esto significa que tu paquete de beneficios puede variar mucho de un empleador a otro. Aunque algunos beneficios son obligatorios por ley, muchas empresas ofrecen beneficios adicionales para atraer y retener a los mejores empleados.

Licencia legal

Los EE. UU. no tienen una ley federal que requiera tiempo libre pagado para los empleados. Sin embargo, la Family and Medical Leave Act (FMLA) provee a algunos empleados hasta 12 semanas de licencia no remunerada, con protección laboral, por año por motivos familiares y médicos específicos. Para ser elegible, debes haber trabajado para tu empleador durante al menos 12 meses, por al menos 1,250 horas en los últimos 12 meses y en una ubicación donde la empresa tenga 50 o más empleados dentro de un radio de 75 millas.

Algunos estados y ciudades tienen sus propias leyes que requieren licencia por enfermedad pagada o licencia familiar.

Días festivos públicos y regionales

El gobierno de los EE. UU. reconoce varios días festivos federales, pero los empleadores privados no están obligados a otorgarte tiempo libre pagado por estos días. Sin embargo, la mayoría de los empleadores sí ofrecen días festivos pagados.

Aquí están los días festivos federales para 2026:

Algunos estados y ciudades también tienen sus propios días festivos oficiales.

Beneficios suplementarios típicos

Para atraer y mantener a los empleados, muchas empresas ofrecen beneficios además de los que exige la ley.

Cómo puede ayudar un Employer of Record con la configuración de beneficios

Configurar un paquete de beneficios competitivo en los EE. UU. puede ser complejo. Un Employer of Record (EOR) puede ayudarte a navegar las diferentes leyes federales, estatales y locales.

Un EOR puede:

• Asegurar que cumplas con todos los requisitos legales.
• Ayudarte a diseñar un paquete de beneficios que sea atractivo para los empleados.
• Gestionar la administración de tu programa de beneficios.
• Ahorrarte tiempo y recursos.

Al asociarte con un EOR, puedes ofrecer a tus empleados un excelente paquete de beneficios sin el dolor de cabeza de gestionarlo tú mismo.

Hablemos sobre despedir a un empleado en los Estados Unidos. El proceso, a menudo llamado terminación o offboarding, es más que simplemente decir adiós. Implica una serie de pasos para asegurar que manejes la separación de manera profesional y legal. Un proceso de offboarding fluido ayuda a proteger tu empresa y a tratar al empleado que se va con respeto. Esto es cierto tanto si la persona renuncia como si decides terminar su empleo. En los EE.UU., la mayoría del empleo es "a voluntad", lo que significa que tú o el empleado pueden terminar la relación en cualquier momento, por cualquier motivo, siempre que no sea ilegal. Sin embargo, tener un proceso de offboarding claro y consistente es una decisión inteligente.

Períodos de aviso

En los Estados Unidos, generalmente no existe un requerimiento legal para que des aviso a un empleado antes de la terminación. Esto se debe a la doctrina de empleo at-will que aplica en todos los estados excepto Montana.

Sin embargo, hay algunas excepciones:

• Contratos de empleo: Si tienes un contrato de empleo con un empleado, puede especificar un período de aviso requerido.
• Política de la empresa: Las políticas de tu propia empresa podrían indicar que proporcionarás un cierto período de aviso.
• Acuerdos sindicales: Los acuerdos de negociación colectiva suelen tener reglas acerca de los períodos de aviso.

Aunque no sea legalmente obligatorio, proporcionar un aviso de dos semanas es una cortesía común. Puede ayudar a mantener una relación positiva y dar al empleado tiempo para prepararse para su transición.

Indemnización por despido

De manera similar a los períodos de aviso, generalmente no estás obligado a ofrecer indemnización por despido. La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) no la exige.

Aquí algunos casos en los que podría ser requerida una indemnización por despido:

• Política de la empresa: Si el manual del empleado o las políticas de tu empresa prometen indemnización, debes velar por ella.
• Contrato de empleo: Un contrato con un empleado puede incluir un paquete de indemnización.
• Despidos colectivos: Algunos estados tienen leyes que requieren indemnización en casos de despidos masivos o cierres de plantas.

Incluso cuando no sea obligatorio, muchas empresas optan por ofrecer indemnización por despido. Una oferta típica es de una a dos semanas de pago por cada año que el empleado trabajó en la empresa. Ofrecer un paquete de indemnización puede ser un gesto de buena voluntad. También puede usarse a cambio de que el empleado que se va firme una renuncia a reclamos contra tu empresa.

Cómo Rivermate maneja salidas conformes

En Rivermate, nos aseguramos de que cada salida de empleado se maneje de manera correcta y con empatía. Entendemos que navegar por las complejidades del offboarding puede ser un desafío. Nuestra plataforma simplifica el proceso para ti.

Así es como ayudamos:

• Documentación conforme: Te proporcionamos las cartas de terminación necesarias y otros documentos para garantizar que cumples con todos los requisitos legales.
• Cálculo del última paga: Te ayudamos a calcular con precisión la última nómina, incluyendo las vacaciones acumuladas, para cumplir con las leyes estatales.
• Administración de beneficios: Te guiamos en el proceso de manejo de beneficios, como la continuidad del seguro de salud bajo COBRA.
• Guía paso a paso: Nuestra plataforma te acompaña en cada etapa del proceso de offboarding, desde la decisión inicial hasta la entrevista final de salida.

Creemos en tratar a cada empleado con dignidad, incluso durante su despedida. Nuestro objetivo es hacer que el proceso sea lo más fluido posible tanto para ti como para el miembro de tu equipo que se retira.

Navegar por el mundo de visas y permisos de trabajo en Estados Unidos puede parecer complejo. Esencialmente, una visa permite a un extranjero viajar a un puerto de entrada en EE.UU. y solicitar permiso para ingresar al país. Un permiso de trabajo, por otro lado, es una autorización para trabajar legalmente en Estados Unidos. Existen muchos tipos de visas, cada una con su propio conjunto de reglas y requisitos.

Visas de empleo y realidades de patrocinio

Patrocinar una visa de trabajo en EE.UU. es un compromiso importante para cualquier empleador. Un Employer of Record (EOR) puede simplificar este proceso, pero hay algunas realidades prácticas a considerar.

Lo que un EOR puede generalmente patrocinar:

• Adquisición de visa simplificada: Un EOR puede hacer que el proceso de obtención de visas sea más transparente y directo, especialmente para las empresas que no tienen una entidad legal en EE.UU.
• Tarjetas verdes: Para empresas que buscan contratar o reubicar empleados en EE.UU. de forma permanente, un EOR puede patrocinar tarjetas verdes, que otorgan la condición de residente permanente.

Lo que un EOR generalmente no puede patrocinar:

• Auto-patrocinio: Esto es raro y generalmente reservado para individuos con habilidades extraordinarias, emprendedores o inversionistas. La mayoría de las visas de trabajo requieren un patrocinio del empleador.
• Visas sin una relación clara empleador-empleado: El EOR actúa como el empleador legal, por lo que el rol y las responsabilidades del empleado deben estar claramente definidos.

Rutas prácticas para el patrocinio:

La ruta más común hacia el empleo en EE.UU. es mediante el patrocinio directo por parte de la empresa donde el individuo trabajará. Sin embargo, un EOR puede ser un socio valioso en este proceso, manejando las complejidades administrativas y legales. Esto es especialmente útil para las empresas que son nuevas en patrocinar trabajadores extranjeros o que no cuentan con un gran equipo de Recursos Humanos.

Cumplimiento en viajes de negocios (visitas a corto plazo)

Para viajes de negocios a corto plazo en EE.UU., la visa B-1 es la opción más común. Es importante entender las reglas de esta visa para garantizar el cumplimiento.

Lo que puedes hacer con una visa B-1:

• Consultar con socios comerciales.
• Asistir a una convención o conferencia científica, educativa, profesional o de negocios.
• Negociar un contrato.
• Participar en capacitación a corto plazo.

Lo que no puedes hacer con una visa B-1:

• Participar en empleo.
• Recibir un salario de una fuente estadounidense.
• Permanecer en EE.UU. indefinidamente.

Puntos clave de cumplimiento:

Para ser elegible para una visa B-1, debes demostrar lo siguiente:

El período inicial de estadía generalmente es de uno a seis meses, con un máximo de un año, incluyendo extensiones.