Employer of Record in Estados Unidos de América

Un Employer of Record (EOR) es una empresa que contrata legalmente a los empleados en tu nombre. Esto te permite formar un equipo en los Estados Unidos sin establecer tu propia entidad local. El EOR se encarga de todas las tareas administrativas y legales del empleo. Piensa en nómina, impuestos, beneficios y cumplimiento con las leyes laborales de EE.UU. Tú aún gestionas el trabajo diario de tu equipo, pero el EOR asume las responsabilidades legales de ser empleador. Para las empresas que buscan contratar en EE.UU., un EOR como Rivermate simplifica el proceso.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Estados Unidos de América

Usar un EOR para contratar en EE.UU. es un proceso sencillo. El EOR se convierte en el empleador legal, mientras tú mantienes el control sobre el trabajo de tu empleado.

Así es como funciona típicamente:

1. Encuentras el talento. Reclutas y seleccionas a la persona que deseas contratar en EE.UU.
2. El EOR redacta un contrato conforme. El EOR crea un acuerdo de empleo que cumple con todas las leyes federales, estatales y locales relevantes de EE.UU.
3. El EOR incorpora a tu nuevo empleado. Se encargan de toda la documentación necesaria, incluyendo formularios fiscales y verificación de elegibilidad laboral (Form I-9), que es un requisito del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. (https://www.uscis.gov/i-9).
4. Gestionan la nómina y beneficios. El EOR procesa la nómina, retiene los impuestos correctos y administra los beneficios del empleado. Esto incluye contribuciones para la Seguridad Social y Medicare según lo requerido por el Servicio de Impuestos Internos (https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/understanding-employment-taxes).
5. Tú gestionas el trabajo diario del empleado. Eres responsable de las tareas, el rendimiento y la integración del empleado en la cultura de tu empresa. El EOR se encarga de los aspectos de recursos humanos y legales del empleo.

Por qué usar un Employer of Record en Estados Unidos de América

Usar un EOR en Estados Unidos ofrece una forma sencilla y eficiente de formar un equipo. Elimina los principales obstáculos de expandirse a un nuevo país, permitiéndote centrar en tus objetivos comerciales.

Aquí algunos beneficios clave:

• Evitar establecer una entidad legal. Puedes contratar empleados en EE.UU. sin el tiempo y costo de crear una entidad legal en el país.
• Mantenerse en cumplimiento con las leyes laborales. La ley laboral de EE.UU. es compleja, con reglas a nivel federal, estatal e incluso de ciudad. Un EOR entiende estas regulaciones y asegura que cumplas con ellas.
• Simplificar nómina e impuestos. El EOR gestiona todos los aspectos de la nómina, incluyendo la retención y presentación de impuestos, lo cual puede ser complicado en EE.UU.
• Ofrecer beneficios competitivos. Los EORs a menudo pueden proporcionar acceso a mejores y más asequibles paquetes de beneficios que una pequeña empresa podría obtener por sí sola.
• Reducir riesgos. El EOR asume los riesgos legales del empleo, protegiéndote de posibles multas y sanciones por incumplimiento.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Estados Unidos de América incluyen un apoyo integral de RR. HH., la administración de beneficios, la gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel de control propietario para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, unos precios directos y claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, mientras garantizan el pleno cumplimiento legal en Estados Unidos de América.

Contratar en los Estados Unidos de América puede parecer complejo. Tienes que considerar leyes federales, estatales y, en ocasiones, incluso locales. EE.UU. es un mercado enorme y diverso con una gran reserva de talento. A diferencia de muchos otros países, EE.UU. opera en gran medida bajo el principio de empleo "at-will". Esto significa que tú o el empleado pueden terminar la relación laboral en cualquier momento, por cualquier motivo, siempre que no sea ilegal. Esto te da flexibilidad, pero también implica que debes ser claro en tus prácticas de contratación desde el principio.

Contratos laborales y cláusulas imprescindibles

En EE.UU., no siempre es obligatorio tener un contrato laboral por escrito. Muchas relaciones laborales se basan en una simple carta de oferta. Sin embargo, para roles clave, es recomendable un contrato formal. Esto proporciona claridad tanto para ti como para tu empleado.

La mayoría de los contratos laborales en EE.UU. son de duración indefinida. Los contratos a plazo fijo son menos comunes y generalmente se usan para proyectos específicos.

Aquí tienes algunas cláusulas comunes para incluir:

• Descripción del puesto: Define claramente el rol y las responsabilidades del empleado.
• Compensación: Detalla el salario, bonificaciones y cualquier otra forma de pago.
• Beneficios: Menciona seguro de salud, planes de jubilación y otros beneficios.
• Confidencialidad: Incluye un acuerdo de no divulgación para proteger la información de tu empresa.
• Terminación: Explica las condiciones bajo las cuales cualquiera de las partes puede finalizar el empleo.

Períodos de prueba

Los períodos de prueba son comunes en EE.UU., pero no son legalmente obligatorios en la mayoría de los estados. Sirven como un período de evaluación para ti y para el nuevo empleado para ver si encajan bien. Un período de prueba típico es de 90 días, aunque puede ser más corto o más largo dependiendo del rol.

Debido al sistema de empleo "at-will", un período de prueba no cambia drásticamente los términos de terminación. Aún puedes despedir a un empleado después del período de prueba. Sin embargo, establece una expectativa clara para la evaluación del desempeño durante los primeros meses de empleo.

Horas de trabajo y horas extra

La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) es la ley federal que regula las horas de trabajo y las horas extra en EE.UU.

• Una semana laboral estándar es de 40 horas.
• Cualquier hora trabajada más allá de las 40 en una semana debe pagarse como horas extra.
• La tarifa de horas extra es al menos 1.5 veces la tarifa regular de pago del empleado.

Algunos empleados están "exentos" del pago de horas extra. Esto generalmente aplica a empleados asalariados en roles ejecutivos, administrativos o profesionales que cumplen con ciertos criterios. Ten en cuenta que algunos estados tienen sus propias leyes de horas extra que pueden ser más generosas que la ley federal.

Días festivos públicos y regionales

EE.UU. tiene varios días festivos federales. Sin embargo, los empleadores privados no están obligados a dar tiempo libre pagado por estos días. La mayoría de las empresas sí observan los días festivos principales.

Aquí tienes una lista de los días festivos federales en los Estados Unidos:

Algunos estados y ciudades tienen sus propios días festivos oficiales además de los federales.

Contratación de contractors en United States of America

Contratar contractors independientes puede ser una forma flexible de incorporar habilidades especializadas para proyectos específicos. Los contractors son responsables de sus propios impuestos y no reciben los mismos beneficios que los empleados.

Es fundamental clasificar correctamente a los trabajadores. Clasificar incorrectamente a un empleado como contractor puede acarrear sanciones graves, incluyendo impuestos atrasados y multas. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) tiene directrices estrictas para determinar el estatus de un trabajador.

Un Employer of Record (EOR) puede ayudarte a mitigar el riesgo de una clasificación incorrecta. Un EOR emplea legalmente a los trabajadores en tu nombre, asumiendo la responsabilidad de la nómina, impuestos, beneficios y cumplimiento con las leyes laborales. Esto te permite trabajar con talento en EE.UU. sin las cargas legales y administrativas de un empleo directo.

Navegar por la compensación y la nómina en los Estados Unidos puede parecer complejo. Cada uno de los 50 estados tiene sus propias reglas, y es necesario seguir tanto las leyes federales como las estatales. Se trata de entender todas las partes del salario de un empleado, incluyendo lo que añades y lo que deduces. Hacer esto correctamente es clave para gestionar un negocio conforme a la ley y exitoso.

Ciclos de nómina y estructura salarial

En los EE. UU., puedes pagar a tus empleados en diferentes horarios. Los más comunes son semanal, quincenal, semi-mensual o mensual.

• Semanal: Pagas a los empleados cada semana, lo que resulta en 52 cheques de pago al año. Esto es común en industrias como construcción y servicios de comida.
• Quincenal: Pagas a los empleados cada dos semanas, para un total de 26 cheques de pago al año. Muchas empresas en salud y tecnología utilizan este horario.
• Semi-mensual: Pagas a los empleados dos veces al mes, generalmente el 15 y el último día del mes. Esto significa 24 cheques de pago al año y suele usarse para empleados asalariados.
• Mensual: Pagas a los empleados una vez al mes, por 12 cheques de pago al año.

Tu estructura salarial dependerá de si tus empleados son asalariados o por hora. Un salario es una cantidad fija pagada en cada período de pago. Un salario por hora se basa en una tarifa horaria, por lo que el pago total depende del número de horas trabajadas.

Horas extras y mínimos

La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) es la ley federal que establece las reglas para las horas extras y el salario mínimo.

El salario mínimo federal actualmente es de $7.25 por hora. Sin embargo, muchos estados y ciudades tienen sus propias tasas de salario mínimo más altas. Cuando la tasa estatal o local es mayor, debes pagar el salario más alto.

Para las horas extras, la FLSA requiere que pagues a los empleados no exentos 1.5 veces su tarifa horaria regular por cualquier hora que trabajen más de 40 en una semana laboral. Una semana laboral es un período fijo de siete días consecutivos. Es importante saber que no hay un límite legal en la cantidad de horas que un empleado puede trabajar en una semana, siempre que se le pague correctamente por las horas extras.

Algunos empleados, a menudo aquellos en roles ejecutivos, administrativos o profesionales, son considerados "exentos" de las reglas de horas extras. Esto generalmente depende de sus funciones laborales y de cuánto se les paga.

Impuestos y contribuciones del empleador

Como empleador en los EE. UU., eres responsable de pagar varios impuestos de nómina. Estas son tus contribuciones y no se deducen del salario de los empleados. Los principales impuestos federales son para la Seguridad Social, Medicare y el desempleo.

Impuestos y deducciones de los empleados

También debes retener ciertos impuestos de los cheques de pago de tus empleados y enviarlos al gobierno. Estas deducciones incluyen impuestos federales, estatales y, a veces, locales.

En los Estados Unidos, los beneficios para empleados y las licencias son una mezcla de programas requeridos por el gobierno y ventajas específicas de la empresa. Esto significa que tu paquete de beneficios puede variar mucho de un empleador a otro. Aunque algunos beneficios son obligatorios por ley, muchas empresas ofrecen beneficios adicionales para atraer y retener a los mejores empleados.

Licencias estatutarias

Los EE. UU. no tienen una ley federal que exija tiempo libre pagado para los empleados. Sin embargo, la Family and Medical Leave Act (FMLA) proporciona a algunos empleados hasta 12 semanas de licencia no remunerada y protegida por el empleo al año por motivos familiares y médicos específicos. Para ser elegible, debes haber trabajado para tu empleador durante al menos 12 meses, al menos 1,250 horas en los últimos 12 meses, y en un lugar donde la empresa emplee a 50 o más empleados dentro de un radio de 75 millas.

Algunos estados y ciudades tienen sus propias leyes que exigen licencia por enfermedad pagada o licencia familiar.

Días festivos públicos y regionales

El gobierno de los EE. UU. reconoce varios días festivos federales, pero los empleadores privados no están obligados a otorgarte tiempo libre pagado por ellos. Sin embargo, la mayoría de los empleadores sí ofrecen días festivos pagados.

Aquí están los días festivos federales para 2025:

Algunos estados y ciudades también tienen sus propios días festivos oficiales.

Beneficios complementarios típicos

Para atraer y retener empleados, muchas empresas ofrecen beneficios más allá de lo que exige la ley.

Cómo un EOR puede ayudar a configurar beneficios

Configurar un paquete de beneficios competitivo en los EE. UU. puede ser complejo. Un Employer of Record (EOR) puede ayudarte a navegar las diferentes leyes federales, estatales y locales.

Un EOR puede:

• Asegurarte el cumplimiento de todos los requisitos legales.
• Ayudarte a diseñar un paquete de beneficios que sea atractivo para los empleados.
• Gestionar la administración de tu programa de beneficios.
• Ahorrarte tiempo y recursos.

Al asociarte con un EOR, puedes ofrecer a tus empleados un excelente paquete de beneficios sin el dolor de cabeza de gestionarlo tú mismo.

Hablemos sobre despedir a un empleado en los Estados Unidos. El proceso, a menudo llamado terminación o offboarding, es más que simplemente decir adiós. Implica una serie de pasos para asegurarse de manejar la separación de manera profesional y legal. Un proceso de offboarding fluido ayuda a proteger a su empresa y a tratar al empleado que se va con respeto. Esto es cierto tanto si la persona renuncia como si usted decide terminar su empleo. En los EE. UU., la mayoría de los empleos son "at-will", lo que significa que usted o el empleado pueden terminar la relación en cualquier momento, por cualquier motivo, siempre que no sea ilegal. Sin embargo, tener un proceso de offboarding claro y consistente es una decisión inteligente.

Períodos de aviso

En los Estados Unidos, generalmente no hay un requisito legal para que usted dé aviso a un empleado antes de la terminación. Esto se debe a la doctrina de empleo "at-will" que se aplica en todos los estados, excepto Montana.

Sin embargo, hay algunas excepciones:

• Contratos de empleo: Si tiene un contrato de empleo con un empleado, puede especificar un período de aviso requerido.
• Política de la empresa: Las políticas de su propia empresa podrían indicar que proporcionará un cierto período de aviso.
• Acuerdos sindicales: Los acuerdos de negociación colectiva a menudo tienen reglas sobre los períodos de aviso.

Aunque no sea legalmente obligatorio, ofrecer un aviso de dos semanas es una cortesía común. Puede ayudar a mantener una relación positiva y darle al empleado tiempo para prepararse para su transición.

Indemnización por despido

Al igual que los períodos de aviso, generalmente no está obligado a ofrecer indemnización por despido. La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) no la exige.

Aquí hay algunas situaciones en las que podría ser necesaria una indemnización por despido:

• Política de la empresa: Si su manual del empleado o política de la empresa promete indemnización por despido, debe proporcionarla.
• Contrato de empleo: Un contrato con un empleado puede incluir un paquete de indemnización.
• Despidos masivos: Algunos estados tienen leyes que requieren indemnización en casos de despidos masivos o cierres de plantas.

Incluso cuando no es obligatorio, muchas empresas optan por ofrecer indemnización por despido. Una oferta típica es de una a dos semanas de pago por cada año que el empleado trabajó en la empresa. Ofrecer un paquete de indemnización puede ser un gesto de buena voluntad. También puede usarse a cambio de que el empleado que se va firme una renuncia a reclamaciones contra su empresa.

Cómo Rivermate maneja salidas conformes

En Rivermate, nos aseguramos de que cada salida de empleado se maneje de manera correcta y compasiva. Entendemos que navegar por las complejidades del offboarding puede ser un desafío. Nuestra plataforma simplifica el proceso para usted.

Así es como ayudamos:

• Documentación conforme: Le proporcionamos las cartas de terminación necesarias y otros documentos para asegurarse de cumplir con todos los requisitos legales.
• Cálculo del último pago: Le ayudamos a calcular con precisión el último pago, incluyendo cualquier tiempo de vacaciones acumulado, para cumplir con las leyes estatales.
• Administración de beneficios: Le guiamos en el proceso de manejo de beneficios, como la continuación del seguro de salud bajo COBRA.
• Guía paso a paso: Nuestra plataforma le acompaña en cada etapa del proceso de offboarding, desde la decisión inicial hasta la entrevista final de salida.

Creemos en tratar a cada empleado con dignidad, incluso durante su salida. Nuestro objetivo es hacer que el proceso sea lo más fluido posible tanto para usted como para su miembro del equipo que se va.

Navegar por el mundo de visas y permisos de trabajo en EE. UU. puede parecer complejo. Esencialmente, una visa permite a un ciudadano extranjero viajar a un puerto de entrada en EE. UU. y solicitar permiso para ingresar al país. Por otro lado, un permiso de trabajo es una autorización para trabajar legalmente en los Estados Unidos. Existen muchos tipos de visas, cada una con su propio conjunto de reglas y requisitos.

Visas de empleo y realidades del patrocinio

Patrocinar una visa de trabajo en EE. UU. es un compromiso importante para cualquier empleador. Un Employer of Record (EOR) puede simplificar este proceso, pero hay algunas realidades prácticas a considerar.

Lo que un EOR puede típicamente patrocinar:

• Adquisición de Visa Simplificada: Un EOR puede hacer que el proceso de visa sea más transparente y sencillo, especialmente para empresas que no tienen una entidad legal en EE. UU.
• Green Cards: Para empresas que buscan contratar o reubicar empleados en EE. UU. de forma permanente, un EOR puede patrocinar green cards, que otorgan el estatus de residente permanente.

Lo que un EOR generalmente no puede patrocinar:

• Autopatrocinio: Esto es raro y generalmente reservado para individuos con habilidades extraordinarias, emprendedores o inversores. La mayoría de las visas de trabajo requieren un patrocinador empleador.
• Visas sin una relación empleador-empleado clara: El EOR actúa como el empleador legal, por lo que el rol y las responsabilidades del empleado deben estar claramente definidos.

Rutas prácticas para el patrocinio:

La ruta más común para el empleo en EE. UU. es a través del patrocinio directo por parte de la empresa donde la persona trabajará. Sin embargo, un EOR puede ser un socio valioso en este proceso, manejando las complejidades administrativas y legales. Esto es especialmente útil para empresas que son nuevas en patrocinar trabajadores extranjeros o que no cuentan con un gran equipo de Recursos Humanos.

Cumplimiento en viajes de negocios (visitas a corto plazo)

Para viajes de negocios a corto plazo en EE. UU., la visa B-1 es la opción más común. Es importante entender las reglas de esta visa para garantizar el cumplimiento.

Lo que puedes hacer con una visa B-1:

• Consultar con asociados comerciales.
• Asistir a una convención o conferencia científica, educativa, profesional o de negocios.
• Negociar un contrato.
• Participar en capacitación a corto plazo.

Lo que no puedes hacer con una visa B-1:

• Participar en empleo.
• Recibir un salario de una fuente en EE. UU.
• Permanecer en EE. UU. indefinidamente.

Puntos clave de cumplimiento:

Para ser elegible para una visa B-1, debes demostrar lo siguiente:

El período inicial de estadía suele ser de uno a seis meses, con un máximo de un año, incluyendo extensiones.