Impuestos en Estados Unidos de América

El sistema fiscal de los Estados Unidos es un marco complejo que involucra gobiernos federal, estatales y, en ocasiones, locales, cada uno imponiendo diversos impuestos a individuos y empresas. Para los empleadores, navegar por este sistema implica principalmente impuestos sobre la nómina, que incluyen retenciones de impuestos sobre los salarios de los empleados y el pago de impuestos a cargo del empleador. Comprender estas obligaciones es crucial para cumplir con la normativa y garantizar operaciones comerciales fluidas, ya sea empleando trabajadores nacionales o extranjeros.

Los empleados, a su vez, están sujetos al impuesto sobre la renta de sus ingresos, que generalmente se recopila mediante retenciones del empleador a lo largo del año. También pueden ser responsables de su parte en ciertos impuestos sobre la nómina. La obligación tributaria final de los empleados se determina al presentar su declaración de impuestos anual, donde pueden aplicar diversas deducciones y créditos para reducir potencialmente su ingreso gravable.

Obligaciones del Employer of Record y del EOR en Seguridad Social e Impuestos sobre la Nómina

Los empleadores en los Estados Unidos son responsables de varios impuestos federales sobre la nómina, principalmente bajo la Federal Insurance Contributions Act (FICA) y la Federal Unemployment Tax Act (FUTA). Muchos estados también imponen sus propios impuestos por desempleo (SUTA) y pueden tener impuestos adicionales sobre la nómina.

Los impuestos FICA financian los programas de Seguridad Social y Medicare. Tanto empleadores como empleados contribuyen a FICA. Para 2025, se espera que las tasas sean similares a las de 2024, pero están sujetas a confirmación oficial.

• Impuesto de Seguridad Social: Esta porción financia beneficios de jubilación, incapacidad y supervivencia. La tasa de impuesto se divide por igual entre el empleador y el empleado. Para 2024, la tasa es del 6.2% para ambos, empleador y empleado, sumando un total del 12.4%. Este impuesto solo aplica hasta un límite de base salarial anual. La base salarial para 2024 es $168,600, y se espera que el límite para 2025 sea mayor, anunciado más adelante en 2024.
• Impuesto de Medicare: Esta porción financia el seguro hospitalario. La tasa de impuesto también se divide por igual entre empleador y empleado. Para 2024, la tasa es del 1.45% para ambos, sumando un total del 2.9%. No hay límite de base salarial para el impuesto regular de Medicare.
• Impuesto Adicional de Medicare: Se aplica un impuesto adicional del 0.9% sobre salarios que superen un cierto umbral ($200,000 para contribuyentes solteros, $250,000 para casados que presentan en conjunto, $125,000 para casados que presentan por separado). Este impuesto adicional solo lo paga el empleado; el empleador no tiene una parte equivalente, pero es responsable de retenerlo de salarios superiores al umbral.

FUTA es un impuesto federal que, junto con los sistemas estatales de desempleo, proporciona compensación por desempleo a los trabajadores elegibles. La tasa estándar de FUTA es del 6% sobre los primeros $7,000 de salario de cada empleado por año. Sin embargo, los empleadores suelen recibir un crédito significativo (hasta el 5.4%) contra su obligación fiscal federal por el pago puntual de los impuestos estatales de desempleo, reduciendo efectivamente la tasa de FUTA al 0.6% en la mayoría de los casos. Las tasas de impuestos por desempleo estatal (SUTA) varían significativamente por estado y dependen de factores como la industria del empleador y su historial de reclamaciones por desempleo.

Requisitos de Retención del Impuesto sobre la Renta

Los empleadores deben retener el impuesto federal sobre la renta de los salarios de sus empleados según la información proporcionada por el empleado en el Form W-4, Employee's Withholding Certificate. Este formulario ayuda a los empleadores a determinar la cantidad correcta de impuestos a retener, considerando el estado civil de presentación, número de dependientes y otros ajustes o retenciones adicionales solicitadas.

El impuesto federal sobre la renta es progresivo, lo que significa que los niveles de ingreso más altos se gravan a tasas mayores. Los tramos y tasas de impuestos se ajustan anualmente por inflación. Los tramos de 2025 se publicarán más adelante en 2024, pero se espera que sigan una estructura similar a la de 2024.

Aquí un ejemplo de los tramos de impuesto federal sobre la renta de 2024 para contribuyentes solteros (los de 2025 serán diferentes):

Tasa de Impuesto	Ingreso Gravable (Contribuyentes solteros)
10%	$0 a $11,600
12%	$11,601 a $47,150
22%	$47,151 a $100,525
24%	$100,526 a $191,950
32%	$191,951 a $243,725
35%	$243,726 a $609,350
37%	Más de $609,350

Los empleadores utilizan tablas de retención proporcionadas por el IRS, combinadas con la información del W-4 del empleado, para calcular la cantidad de impuesto federal sobre la renta que deben retener de cada cheque.

Muchos estados y algunas jurisdicciones locales también imponen impuestos sobre la renta, requiriendo que los empleadores retengan impuestos estatales y locales según las reglas específicas de cada estado y formulario de retención del empleado (que varía según la ubicación).

Deducciones y asignaciones del empleado en el impuesto

Mientras tanto, los empleadores principalmente retienen según la información proporcionada por el empleado (como en el Form W-4), los empleados pueden reducir su ingreso gravable total mediante diversas deducciones y asignaciones al presentar su declaración de impuestos anual.

La forma más común en que los empleados reducen su ingreso gravable es mediante la utilización de la deducción estándar o deduciendo gastos detallados. La deducción estándar es un monto fijo que varía según el estado civil y se ajusta anualmente por inflación. Para 2025, se espera que las cantidades de la deducción estándar sean mayores que en 2024.

Aquí las cantidades de la deducción estándar de 2024 (los montos de 2025 serán diferentes):

Estado Civil	Deducción Estándar (2024)
Soltero	$13,850
Casado que presenta separado	$13,850
Casado que presenta en conjunto	$27,700
Jefe de familia	$20,800
Viudo(a) Calificado(a)	$27,700

Los empleados pueden optar por detallar sus deducciones si el total de sus gastos elegibles (como impuestos estatales y locales hasta un límite, intereses hipotecarios, contribuciones benéficas y ciertos gastos médicos) supera el monto de la deducción estándar.

Algunas deducciones también pueden afectar el salario neto del empleado y potencialmente sus cálculos en el W-4, como contribuciones antes de impuestos a cuentas de retiro (como 401(k)) o cuentas de ahorro para la salud (HSA), y deducciones por primas de seguro de salud pagadas a través de un plan de cafetería.

Plazos de cumplimiento y reporte fiscal

Los empleadores tienen plazos estrictos para depositar los impuestos retenidos y presentar los informes de impuestos sobre la nómina. El incumplimiento de estos plazos puede resultar en multas e intereses.

Formularios federales clave y plazos generales incluyen:

• Form 941, Declaración de Impuestos Federales Trimestrales del Empleador: Informa sobre el impuesto sobre la renta, el impuesto de Seguro Social y el impuesto de Medicare retenidos de los salarios de los empleados, así como la parte del empleador del impuesto de Seguro Social y Medicare. La fecha límite suele ser el último día del mes siguiente al final del trimestre (30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre, 31 de enero).
• Form 940, Declaración Anual del Empleador del Impuesto Federal por Desempleo (FUTA): Reporta la obligación anual del impuesto FUTA del empleador. La fecha límite suele ser 31 de enero del año siguiente.
• Form W-2, Declaración de Salarios y Impuestos: Reporta los salarios anuales del empleado y la cantidad de impuestos retenidos. Los empleadores deben entregar copias a los empleados antes del 31 de enero del año siguiente y presentar copias a la Administración del Seguro Social (SSA) antes del 31 de enero.
• Form W-3, Transmisión de Declaraciones de Salarios e Impuestos: Es un formulario resumen que se presenta junto con copias de todos los W-2 a la SSA. La fecha límite es 31 de enero.

La frecuencia de depósito de impuestos (diaria, semanario, mensual) depende de la cantidad de obligación tributaria. Las obligaciones de depósito más altas requieren depósitos más frecuentes. Los requisitos de reporte y depósito de impuestos sobre la nómina estatal y local varían según la jurisdicción.

Consideraciones fiscales especiales para trabajadores y empresas extranjeras

Emplear trabajadores extranjeros o operar como una empresa extranjera en EE. UU. introduce complejidades fiscales adicionales.

• Clasificación del trabajador: Determinar si un trabajador extranjero es un residente fiscal o un no residente para efectos fiscales es fundamental, ya que se aplican reglas fiscales distintas. La residencia generalmente se determina por la prueba de la tarjeta de residencia (green card) o la prueba de presencia sustancial.
• Tratados fiscales: EE. UU. tiene tratados fiscales con muchos países que pueden reducir o eliminar impuestos estadounidenses sobre ciertos ingresos, incluidos salarios. Los empleadores deben considerar las disposiciones del tratado al determinar la retención de empleados no residentes.
• Retención para no residentes: Los ingresos pagados a no residentes generalmente están sujetos a un impuesto de retención del 30%, a menos que un tratado fiscal establezca una tasa reducida o exención. Los empleados no residentes pueden necesitar presentar el Form 8233 (Exención de retención en pagos por servicios personales independientes de un no residente) o el Form W-8BEN (Certificado de estado extranjero del beneficiario efectivo para retención y reporte de impuestos en EE. UU.) para reclamar beneficios del tratado o confirmar su estado extranjero.
• Números de identificación: Los trabajadores extranjeros necesitan un número de identificación fiscal estadounidense (TIN). Los residentes generalmente usan un Número de Seguro Social (SSN). Los no residentes que no califican para un SSN pero necesitan un TIN en EE. UU. pueden obtener un ITIN (Número de Identificación Personal del Contribuyente).
• Empresas extranjeras: Una empresa extranjera que opere en EE. UU. puede estar sujeta al impuesto corporativo estadounidense si se considera que realiza un comercio o negocio en EE. UU. y tiene ingresos efectivamente conectados con esa actividad. El concepto de permanent establishment según tratados fiscales suele determinar si una empresa extranjera tiene presencia gravable en EE. UU. Emplear trabajadores en EE. UU. puede contribuir a establecer una presencia gravable.

Navegar estos aspectos especiales requiere atención cuidadosa a los detalles y comprensión de la ley tributaria de EE. UU. y los tratados fiscales relevantes.