Impuestos en Estados Unidos de América

El sistema tributario de los Estados Unidos es un marco complejo que involucra a los gobiernos federal, estatal y, en ocasiones, local, cada uno imponiendo diversos impuestos a individuos y empresas. Para los empleadores, navegar por este sistema implica principalmente los impuestos sobre la nómina, los cuales incluyen retenciones de impuestos de los salarios de los empleados y el pago de los impuestos del lado del empleador. Entender estas obligaciones es crucial para el cumplimiento y una operación empresarial fluida, ya sea empleando trabajadores nacionales o extranjeros.

Los empleados, a su vez, están sujetos al impuesto sobre la renta de sus ingresos, que generalmente se recauda mediante retenciones por parte del empleador a lo largo del año. También pueden ser responsables de su parte en ciertos impuestos de nómina. La obligación tributaria final de los empleados se determina cuando presentan su declaración de impuestos anual, donde pueden considerar varias deducciones y créditos para reducir potencialmente su ingreso gravable.

Obligaciones del Employer of Record y la Payroll Tax

Los empleadores en los Estados Unidos son responsables de varios impuestos federales sobre la nómina, principalmente bajo la Federal Insurance Contributions Act (FICA) y la Federal Unemployment Tax Act (FUTA). Muchos estados también imponen sus propios impuestos de desempleo (SUTA) y pueden tener impuestos adicionales en la nómina.

Los impuestos FICA financian los programas de Seguridad Social y Medicare. Tanto el employer of record como los Employees contribuyen a FICA. Para 2025, se espera que las tasas sean similares a las de 2024, pero están sujetas a confirmación oficial.

• Impuesto de Seguridad Social: Esta porción financia beneficios de jubilación, discapacidad y sobrevivientes. La tasa impositiva se divide equitativamente entre el employer of record y el* Employee*. Para 2024, la tasa es del 6.2% para ambos, sumando un total del 12.4%. Este impuesto solo se aplica hasta un límite de base salarial anual. La base salarial para 2024 es de $168,600, y se espera que el límite para 2025 sea mayor, anunciado posteriormente en 2024.
• Impuesto de Medicare: Esta porción financia el seguro hospitalario. La tasa también se divide en partes iguales entre el employer of record y el* Employee*. Para 2024, la tasa es del 1.45% para ambos, totalizando un 2.9%. No existe un límite de base salarial para el impuesto regular de Medicare.
• Impuesto Medicare Adicional: Un impuesto adicional del 0.9% de Medicare aplica a salarios que superan ciertos umbrales ($200,000 para contribuyentes solteros, $250,000 para casados que presentan conjuntamente, $125,000 para casados que presentan por separado). Este impuesto adicional solo lo paga el* Employee*; el employer of record no tiene una parte equivalente pero es responsable de retenerlo de los salarios superiores al umbral.

FUTA es un impuesto federal que, junto con los sistemas de desempleo estatales, proporciona compensación por desempleo a trabajadores elegibles. La tasa estándar de FUTA es del 6% sobre los primeros $7,000 de los salarios de cada* Employee* por año. Sin embargo, los empleadores generalmente reciben un crédito significativo (hasta un 5.4%) contra su obligación tributaria federal por el pago puntual de los impuestos de desempleo estatales, reduciendo efectivamente la tasa de FUTA a 0.6% en la mayoría de los casos. Las tasas de impuestos de desempleo estatales (SUTA) varían significativamente según el estado y dependen de factores como la industria del empleador y el historial de reclamaciones por desempleo.

Requisitos de retención del impuesto sobre la renta

Los empleadores deben retener el impuesto federal sobre la renta de los salarios de sus* Employees*, basado en la información proporcionada por el* Employee* en el Formulario W-4, Certificado de Retención del Trabajador. Este formulario ayuda a los empleadores a determinar la cantidad correcta de impuesto a retener, considerándose el estado civil, el número de dependientes y cualquier otro ajuste o retención adicional solicitada.

El impuesto federal sobre la renta es progresivo, lo que significa que los niveles de ingreso más altos se gravan a tasas más altas. Los tramos y tasas de impuestos se ajustan anualmente por inflación. Los tramos de 2025 se publicarán más adelante en 2024, pero se espera que sigan una estructura similar a la de 2024.

Aquí un ejemplo de los tramos de impuesto federal sobre la renta para contribuyentes solteros en 2024 (los de 2025 serán diferentes):

Tasa de Impuesto	Ingreso Gravable (Contribuyentes Solteros)
10%	$0 a $11,600
12%	$11,601 a $47,150
22%	$47,151 a $100,525
24%	$100,526 a $191,950
32%	$191,951 a $243,725
35%	$243,726 a $609,350
37%	Más de $609,350

Los empleadores utilizan tablas de retención proporcionadas por el IRS, combinadas con la información del W-4 del* Employee*, para calcular la cantidad de impuesto federal sobre la renta a retener de cada cheque de pago.

Muchos estados y algunas jurisdicciones locales también imponen impuestos sobre la renta, requiriendo que los empleadores retenen impuestos estatales y locales según las reglas específicas de cada estado y las formas de retención de los empleados (que varían según la ubicación).

Deducciones y asignaciones en las retenciones de los empleados

Mientras que los empleadores se preocupan principalmente por la retención basada en la información proporcionada por el* Employee* (como el formulario W-4), los* Employees* pueden reducir su ingreso gravable general mediante varias deducciones y asignaciones al presentar su declaración anual de impuestos.

La forma más común en que los* Employees* reducen su ingreso gravable es tomando la deducción estándar o detallando deducciones. La deducción estándar es una cantidad fija que varía según el estado civil y se ajusta anualmente por inflación. Para 2025, se espera que las cantidades de la deducción estándar sean mayores que en 2024.

Aquí las cantidades de la deducción estándar para 2024 (las de 2025 serán diferentes):

Estado Civil	Deducción Estándar (2024)
Soltero	$13,850
Casado Presentando Separadamente	$13,850
Casado Presentando Conjuntamente	$27,700
Cabeza de Familia	$20,800
Viudo(a) Calificado(a)	$27,700

Los* Employees* pueden optar por detallar deducciones si el total de sus gastos elegibles (como impuestos estatales y locales hasta un límite, intereses hipotecarios, contribuciones benéficas y ciertos gastos médicos) supera la deducción estándar.

Algunas deducciones también pueden afectar su take-home pay y potencialmente sus cálculos en el W-4, como contribuciones antes de impuestos a cuentas de retiro (como 401(k)s) o cuentas de ahorro para salud (HSAs), y deducciones por primas de seguro médico pagadas a través de un plan de cafetería.

Plazos para cumplimiento fiscal y reportes

Los empleadores tienen plazos estrictos para depositar los impuestos retenidos y presentar los informes de impuestos sobre la nómina. No cumplir con estos plazos puede resultar en multas y intereses.

Formularios de reporte clave y fechas límite generales incluyen:

• Formulario 941, Declaración trimestral de impuestos federales del empleador: Reporta impuestos sobre la renta, impuesto de Seguridad Social y de Medicare retenidos de los* Employees*, así como la parte del empleador en los impuestos de Seguridad Social y Medicare. Las fechas de vencimiento suelen ser el último día del mes siguiente al cierre del trimestre (30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre, 31 de enero).
• Formulario 940, Declaración anual del impuesto federal de desempleo (FUTA): Reporta la obligación tributaria anual del* Employer*. La fecha límite es generalmente el 31 de enero del año siguiente.
• Formulario W-2, Comprobante de salarios e impuestos: Reporta los salarios anuales de un* Employee* y la cantidad de impuestos retenidos. Los empleadores deben entregar copias a los* Employees* antes del 31 de enero del año siguiente y presentar copias a la Administración del Seguro Social (SSA) antes del 31 de enero.
• Formulario W-3, Transmittal de declaraciones de salarios e impuestos: Un formulario resumen presentado ante la SSA junto con copias de todos los W-2. La fecha límite es el 31 de enero.

La frecuencia de depósito de impuestos (diaria, semi-semanal, mensual) depende de la obligación tributaria. Mayores responsabilidades requieren depósitos más frecuentes. Los requisitos de reporte y depósito de impuestos sobre la nómina estatal y local varían según la jurisdicción.

Consideraciones fiscales especiales para trabajadores extranjeros y empresas

Emplear trabajadores extranjeros o operar como una foreign company en EE.UU. introduce complejidades fiscales adicionales.

• Clasificación del trabajador: Determinar si un trabajador extranjero es un resident alien o un non-resident alien a efectos fiscales es fundamental, ya que se aplican reglas fiscales diferentes. La residencia generalmente se determina por la green card test o la substantial presence test.
• Tratados fiscales: EE.UU. tiene tratados fiscales con muchos países que pueden reducir o eliminar los impuestos en EE.UU. sobre ciertos tipos de ingresos, incluidos salarios. Los empleadores pueden necesitar considerar las disposiciones de los tratados al determinar las retenciones para empleados non-resident alien.
• Retenciones para Non-Resident Aliens: Los ingresos pagados a non-resident aliens generalmente están sujetos a una tasa fija del 30% de retención, a menos que un tratado fiscal establezca una tasa reducida o exención. Los empleados non-resident alien pueden necesitar presentar el Formulario 8233 (Exención de retenciones por servicios independientes de un Nonresident Alien) o el Formulario W-8BEN (Certificado de condición de extranjero beneficiario para retención y reporte de impuestos en EE.UU.) para reclamar beneficios del tratado o confirmar su condición de extranjero.
• Números de identificación: Los trabajadores extranjeros necesitan un número de identificación fiscal en EE.UU. Los resident aliens suelen usar un Número de Seguro Social (SSN). Los non-resident aliens que no califican para un SSN pero necesitan un U.S. TIN para fines fiscales pueden necesitar obtener un Número de Identificación de Contribuyente Individual (ITIN).
• Empresas extranjeras: Una foreign company que opere en EE.UU. puede estar sujeta al impuesto de renta corporativo en EE.UU. si se considera que participa en un comercio o negocio en EE.UU. y tiene ingreso efectivamente conectado con ese negocio. El concepto de permanent establishment bajo los tratados fiscales suele determinar si una empresa extranjera tiene una presencia gravable en EE.UU. La contratación de trabajadores en EE.UU. puede contribuir a establecer una presencia gravable.

Navegar estas consideraciones especiales requiere atención cuidadosa a los detalles y comprensión de la ley tributaria de EE.UU. y los tratados fiscales relevantes.