Employer of Record in Puerto Rico

Ein Employer of Record (EOR) in Puerto Rico ist ein Unternehmen, das legal Mitarbeiter in Ihrem Namen einstellt und bezahlt. Das bedeutet, dass Sie in Puerto Rico ein Team aufbauen können, ohne eine eigene lokale Gesellschaft zu gründen. Der EOR übernimmt alle administrativen und rechtlichen Aufgaben der Beschäftigung. Denken Sie an sie als Ihren lokalen HR-Partner, der Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und die Einhaltung der puerto-ricanischen Arbeitsgesetze verwaltet. Sie steuern die tägliche Arbeit Ihres Teams, während der EOR den Rest erledigt. Für Unternehmen, die in Puerto Rico einstellen möchten, können Anbieter wie Rivermate den Prozess vereinfachen.

Wie ein Employer of Record (EOR) in Puerto Rico funktioniert

Die Nutzung eines EOR zur Einstellung in Puerto Rico ist ein unkomplizierter Prozess. Es ermöglicht Ihnen, neues Talent schnell und korrekt an Bord zu holen.

So funktioniert es typischerweise:

1. Sie finden das Talent: Sie identifizieren die Person, die Sie in Puerto Rico einstellen möchten.
2. Der EOR stellt sie ein: Der EOR stellt den Mitarbeiter rechtlich über seine lokale puerto-ricanische Gesellschaft ein. Er kümmert sich um den Arbeitsvertrag und stellt sicher, dass dieser allen lokalen Arbeitsgesetzen entspricht.
3. Onboarding: Der EOR verwaltet den Onboarding-Prozess. Dazu gehört die Einrichtung der Gehaltsabrechnung, die Anmeldung des Mitarbeiters bei obligatorischen Leistungen und die Sicherstellung, dass alle Unterlagen korrekt sind.
4. Verwaltung von Gehaltsabrechnung und Leistungen: Der EOR sorgt dafür, dass Ihr Mitarbeiter genau und pünktlich bezahlt wird. Er verwaltet auch alle Abzüge für Steuern und Sozialbeiträge, wie es das puerto-ricanische Recht vorschreibt.
5. Laufende Einhaltung der Vorschriften: Der EOR bleibt über die Arbeitsgesetze in Puerto Rico auf dem Laufenden. Er kümmert sich um alle HR-Angelegenheiten, die auftreten können, und stellt sicher, dass Sie compliant bleiben.
6. Sie verwalten Ihren Mitarbeiter: Sie leiten die täglichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten Ihres Mitarbeiters, genau wie bei jedem anderen Teammitglied. Der EOR kümmert sich um die administrative Seite der Beschäftigung.

Warum einen Employer of Record in Puerto Rico nutzen

Die Nutzung eines EOR in Puerto Rico vereinfacht Ihre Expansion. Sie entfernt die rechtlichen und administrativen Hürden bei der Einstellung in einem neuen Gebiet, sodass Sie sich auf das Wachstum Ihres Geschäfts konzentrieren können. Sie können auf einen neuen Talentpool zugreifen, ohne die Zeit und Kosten für die Gründung einer eigenen Gesellschaft aufwenden zu müssen.

Hier einige wichtige Vorteile:

• Schneller in den Markt eintreten: Sie können Mitarbeiter einstellen und den Betrieb in Puerto Rico schnell aufnehmen. Sie müssen nicht den langwierigen Prozess der Gründung eines lokalen Unternehmens durchlaufen.
• Rechtliche Compliance sicherstellen: Puerto Rico hat eigene spezifische Arbeitsgesetze und Vorschriften. Ein EOR verfügt über die lokale Expertise, um diese Komplexitäten zu navigieren und Ihr Risiko von Non-Compliance zu verringern.
• Zeit und Geld sparen: Die Einrichtung und Pflege einer rechtlichen Gesellschaft ist mit erheblichen Kosten und administrativem Aufwand verbunden. Ein EOR übernimmt alle HR-bezogenen Aufgaben und spart Ihnen Geld bei Anwaltskosten und internem Verwaltungspersonal.
• Wettbewerbsfähige Leistungen anbieten: Ein EOR kann Ihren Mitarbeitern gesetzlich vorgeschriebene und wettbewerbsfähige Leistungspakete bieten, einschließlich Krankenversicherung und Altersvorsorge. Das hilft Ihnen, Top-Talente im lokalen Markt zu gewinnen und zu halten.
• Flexibilität gewinnen: Ein EOR gibt Ihnen die Flexibilität, Ihre Belegschaft je nach Geschäftsbedarf nach oben oder unten anzupassen, ohne die Komplexität direkter Arbeitsverträge.

Rivermates transparentes Preismodell beseitigt Komplexität mit einer einzigen, wettbewerbsfähigen monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Puerto Rico umfassende HR-Unterstützung, Benefits-Verwaltung, Compliance-Management und den Zugriff auf unser firmeneigenes Dashboard für Analysen der Belegschaft in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren — einfach klare Preisgestaltung, die sich am Bedarf Ihres Unternehmens ausrichtet, während in Puerto Rico gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität gewährleistet ist.

Die Einstellung in Puerto Rico bedeutet, sich in einer einzigartigen rechtlichen Landschaft zurechtzufinden, die US-Bundesgesetze mit eigenen spezifischen Arbeitsvorschriften verbindet. Als US-Territorium werden viele Beschäftigungsstandards vertraut erscheinen, aber es gibt wichtige Unterschiede, die Sie kennen müssen. Zum Beispiel ist ein Weihnachtsbonus eine verpflichtende Leistung für Mitarbeitende. Um direkt zu einstellen, müssen Sie sich bei mehreren Regierungsbehörden als Arbeitgeber registrieren, einschließlich des Department of Labor und des Department of Treasury. Sie sind außerdem verantwortlich für die Verwaltung der Lohnsteuer und die Einhaltung lokaler Gesetze zu Löhnen, Arbeitszeiten und Urlaub.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

Obwohl mündliche Vereinbarungen anerkannt werden, empfehlen wir in Puerto Rico dringend schriftliche Verträge, um Klarheit und Schutz für alle Beteiligten zu gewährleisten. Sie können den Vertrag in jeder Sprache verfassen, solange sowohl Sie als auch der*die Mitarbeitende ihn verstehen.

Ihre Arbeitsverträge sollten klar Folgendes festlegen:

• Arbeitsaufgaben: Was der*die Mitarbeitende tun wird.
• Gehalt und Vergütung: Wie viel und wie oft der*die Mitarbeitende bezahlt wird.
• Arbeitszeiten: Der erwartete Zeitplan.
• Leistungen: Dazu gehören verpflichtende Leistungen wie bezahlter Urlaub und Sozialversicherungsbeiträge.
• Probezeit: Die Dauer der Probezeit.
• Kündigungsrichtlinien: Die Bedingungen, unter denen eine der Parteien den Vertrag beenden kann.

Probezeiten

In Puerto Rico haben neue Mitarbeitende in der Regel eine Probezeit. Diese ermöglicht es Ihnen, die Leistung zu beurteilen, bevor sie den vollen Beschäftigungsstatus erlangen.

Sofern Ihr Arbeitsvertrag nichts anderes vorsieht, ist diese Probezeit automatisch.

Arbeitszeiten & Überstunden

Die Standardarbeitswoche in Puerto Rico beträgt 40 Stunden, basierend auf einem 8-Stunden-Arbeitstag. Wenn eine Mitarbeitende mehr als 8 Stunden an einem Tag oder 40 Stunden in einer Woche arbeitet, hat ersie Anspruch auf Überstundenvergütung. Der Überstundensatz beträgt in der Regel mindestens das 1,5-fache des regulären Stundenlohns.

Öffentliche & regionale Feiertage

Mitarbeitende in Puerto Rico haben Anspruch auf eine Reihe von Feiertagen. Berücksichtigen Sie diese Termine bei der Arbeitsplanung und Urlaubsberechnung.

• 1. Januar: Neujahr
• 6. Januar: Drei Könige
• 15. Januar: Martin Luther King Jr. Day
• 19. Februar: Presidents' Day
• 22. März: Befreiungstag
• 29. März: Karfreitag
• 16. April: José de Diego Day
• 27. Mai: Memorial Day
• 19. Juni: Juneteenth
• 4. Juli: Unabhängigkeitstag der USA
• 25. Juli: Verfassungstag von Puerto Rico
• 2. September: Labor Day
• 14. Oktober: Columbus Day
• 11. November: Veterans Day
• 19. November: Puerto Rico Discovery Day
• 28. November: Thanksgiving
• 25. Dezember: Weihnachten

Einstellung von Contractors in Puerto Rico

Sie können in Puerto Rico auch unabhängige Contractors einstellen. Dies kann eine flexible Option sein, aber es ist wichtig, Mitarbeitende korrekt zu klassifizieren. Eine falsche Einstufung eines*einer Mitarbeitenden als Contractor kann zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Strafen führen.

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, diese Risiken zu vermeiden. Ein EOR übernimmt die rechtliche Verantwortung für Ihre Contractors in Puerto Rico. Dazu gehören:

• Sicherstellung rechtskonformer Verträge
• Verwaltung von Gehaltsabrechnung und Steuern
• Bereitstellung gesetzlicher Leistungen

Durch die Nutzung eines EOR können Sie Talente in Puerto Rico einstellen, ohne eine lokale Einheit zu gründen oder sich um komplexe Arbeitsgesetze sorgen zu müssen. So können Sie sich auf das Wachstum Ihres Geschäfts konzentrieren, während wir die HR- und Compliance-Aufgaben übernehmen.

Wenn Sie in Puerto Rico einstellen, müssen Sie die lokalen Vergütungs- und Lohnpraktiken verstehen. Dies beinhaltet ein duales System, bei dem sowohl US-Bundesgesetze als auch puertoricanische Gesetze beachtet werden. Dieser Leitfaden erklärt, was Sie wissen müssen, um Ihr Team korrekt zu bezahlen und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Lohnabrechnungszyklen & Gehaltsstruktur

Sie können Ihre Mitarbeiter in Puerto Rico alle zwei Wochen, monatlich oder halbmonatlich bezahlen. Egal für welchen Zyklus Sie sich entscheiden, die Zahlung muss am 15. des Monats erfolgen.

Eine Standardarbeitswoche umfasst 40 Stunden, typischerweise acht Stunden pro Tag an fünf Tagen.

Puerto Rico hat außerdem ein obligatorisches 13. Monatsgehalt, das im Dezember als Weihnachtsbonus gezahlt wird. Die Höhe hängt von Ihrer Mitarbeiterzahl ab:

• Mehr als 21 Mitarbeiter: 2 % des Jahresgehalts des Mitarbeiters, maximal 600 $.
• 21 oder weniger Mitarbeiter: 2 % des Jahresgehalts des Mitarbeiters, maximal 300 $.

Überstunden & Mindestlöhne

Der Mindestlohn in Puerto Rico beträgt ab dem 1. Juli 2024 10,50 $ pro Stunde. Dies gilt für die meisten nicht-exemptierten Mitarbeiter.

Sie müssen Überstunden für alle Stunden über die standardmäßigen 40 Stunden pro Woche bezahlen. Der Überstundensatz beträgt 150 % des regulären Lohns. Wenn ein Mitarbeiter an einem Feiertag arbeitet, gilt ebenfalls ein Überstundensatz von 150 %. Für Überstunden, die 10 Stunden pro Woche übersteigen, erhöht sich der Satz auf 200 % des regulären Gehalts.

Arbeitgebersteuern und Beiträge

Als Arbeitgeber in Puerto Rico sind Sie für mehrere Steuern und Beiträge verantwortlich. Diese umfassen sowohl bundesstaatliche als auch lokale Verpflichtungen.

Mitarbeitersteuern und Abzüge

Sie müssen mehrere Steuern und Abzüge von den Gehältern Ihrer Mitarbeiter einbehalten.

In Puerto Rico sind Mitarbeitervorteile und Urlaub eine Mischung aus US-Bundesgesetzen und lokalen Vorschriften. Das bedeutet, dass Sie einige vertraute Schutzmaßnahmen finden, aber auch einzigartige Anforderungen, die Sie einhalten müssen. Die Bereitstellung der richtigen Benefits ist entscheidend, um großartige Mitarbeitende zu gewinnen und zu halten. Es zeigt, dass Sie Ihr Team schätzen und in dessen Wohlbefinden investieren.

Gesetzlicher Urlaub

Das Gesetz in Puerto Rico verpflichtet Arbeitgeber, mehrere Arten von bezahltem Urlaub anzubieten. Dies sind die Mindestanforderungen, und Sie können immer mehr anbieten.

• Jahresurlaub: Die Menge an bezahltem Urlaub, den ein Mitarbeitender erhält, hängt von seiner Dauer der Betriebszugehörigkeit ab. Um anspruchsberechtigt zu sein, müssen Mitarbeitende mindestens 115 bis 130 Stunden im Monat gearbeitet haben, abhängig vom jeweiligen Urlaub.
  • Erstes Jahr: 6 Tage.
  • 1 bis 5 Jahre: 9 Tage.
  • 5 bis 15 Jahre: 12 Tage.
  • Über 15 Jahre: 15 Tage.
• Krankheitstage: Mitarbeitende erwerben einen Tag bezahlten Krankenstand für jeden Monat, in dem sie mindestens 130 Stunden gearbeitet haben. Das summiert sich auf maximal 12 Tage pro Jahr.
• Mutterschaftsurlaub: Weibliche Mitarbeitende haben Anspruch auf acht Wochen bezahlten Mutterschaftsurlaub. Typischerweise werden vier Wochen vor und vier Wochen nach der Geburt genommen.
• Familien- und Medizinischer Urlaub: Das US-amerikanische Family and Medical Leave Act (FMLA) gilt in Puerto Rico. Dieser gewährt berechtigten Mitarbeitenden bis zu 12 Wochen unbezahlten, arbeitsschutzrechtlich abgesicherten Urlaub aus bestimmten familiären und medizinischen Gründen.

Öffentliche Feiertage & Regionale Feiertage

Mitarbeitende in Puerto Rico haben Anspruch auf bezahlte Freizeit für öffentliche Feiertage. Hier sind die öffentlichen Feiertage für 2025.

Typische zusätzliche Benefits

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, bieten viele Arbeitgeber in Puerto Rico Benefits über die gesetzlichen Vorgaben hinaus an.

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Benefits helfen kann

Die Einrichtung eines Benefits-Pakets an einem neuen Standort kann kompliziert sein. Ein Employer of Record (EOR) kann das vereinfachen.

Ein EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihr Team in Puerto Rico. Das bedeutet, dass sie alle HR-Aufgaben übernehmen, einschließlich der Benefits-Administration. So kann ein EOR helfen:

• Compliance: Ein EOR stellt sicher, dass Ihr Benefits-Paket allen lokalen Arbeitsgesetzen entspricht. Sie bleiben über Änderungen der Vorschriften auf dem Laufenden, sodass Sie das nicht müssen.
• Lohnabrechnung und Steuern: Sie verwalten die Gehaltsabrechnung, Steuerabzüge und Beiträge für Benefits wie Sozialversicherung.
• Talente gewinnen: Ein EOR kann Ihnen helfen, ein wettbewerbsfähiges Benefits-Paket zu erstellen, das Top-Talente im lokalen Markt anzieht und bindet.
• Zeit und Geld sparen: Sie vermeiden die Kosten und den Aufwand, eine rechtliche Einheit in Puerto Rico zu gründen und ein internes HR-Team aufzubauen.

Durch die Zusammenarbeit mit einem EOR können Sie sich auf das Wachstum Ihres Geschäfts konzentrieren, während dieser die Komplexitäten der Mitarbeitervorteile übernimmt.

Wenn ein Arbeitsverhältnis in Puerto Rico endet, müssen Sie bestimmte Regeln befolgen. Der Prozess unterscheidet sich vom Festland der Vereinigten Staaten aufgrund der lokalen Gesetze, die Arbeitnehmer schützen. Sie müssen Kündigungen sorgfältig handhaben, um rechtliche und finanzielle Probleme zu vermeiden.

Kündigungsfristen

Das Gesetz in Puerto Rico schreibt nicht vor, dass Sie einem Mitarbeiter eine Kündigungsfrist im Voraus mitteilen müssen. Ein Mitarbeiter ist auch nicht gesetzlich verpflichtet, Ihnen vor seinem Rücktritt eine Mitteilung zu geben. Dennoch ist die Bereitstellung einer Kündigung im Voraus eine gute berufliche Praxis, die den Übergang für alle reibungsloser gestaltet.

Abfindungszahlungen

Wenn Sie einen Mitarbeiter ohne "guten Grund" kündigen, müssen Sie ihm eine Abfindung zahlen. Das Unfair Dismissal Act von Puerto Rico, auch bekannt als Act 80, legt die Regeln dafür fest. Ein ohne triftigen Grund entlassener Mitarbeiter hat Anspruch auf eine Abfindung, die sich nach der Dauer seiner Beschäftigung bei Ihnen richtet.

Die Berechnung der Abfindung kann je nach Einstellungsdatum des Mitarbeiters variieren. Für Mitarbeiter, die am oder nach dem 26. Januar 2017 eingestellt wurden, gilt:

• Eine Grundzahlung in Höhe von drei Monatsgehältern.
• Zusätzlich zwei Wochen Gehalt für jedes volle Jahr der Beschäftigung.
• Die gesamte Abfindung ist auf maximal neun Monatsgehälter begrenzt.

Sie sind nicht verpflichtet, eine Abfindung zu zahlen, wenn Sie nachweisen können, dass die Kündigung aus einem triftigen Grund erfolgte.

Wie Rivermate rechtssichere Austritte handhabt

Wenn Sie mit einem Employer of Record wie Rivermate zusammenarbeiten, übernehmen wir den gesamten Offboarding-Prozess für Sie. Wir stellen sicher, dass jede Kündigung den Arbeitsgesetzen von Puerto Rico entspricht.

So helfen wir:

• Rechtliche Konformität: Wir navigieren durch die Komplexität der lokalen Gesetze, einschließlich Act 80, um sicherzustellen, dass jede Kündigung korrekt abgewickelt wird.
• Dokumentation: Wir bereiten alle notwendigen Offboarding-Dokumente vor, einschließlich der letzten Gehaltsabrechnung und etwaiger Trennungsvereinbarungen.
• Abfindungsberechnungen: Wir berechnen genau die erforderliche Abfindung basierend auf der Dauer der Beschäftigung des Mitarbeiters und dem Kündigungsgrund.
• Klare Kommunikation: Wir unterstützen Sie dabei, die Entscheidung professionell und respektvoll zu kommunizieren, um Streitigkeiten zu minimieren.

Durch die Verwaltung dieser Schritte helfen wir Ihnen, Mitarbeiter in Puerto Rico reibungslos auszuscheiden, ohne rechtliche Probleme zu riskieren.

Das Navigieren durch die Visa- und Arbeitserlaubnislandschaft in Puerto Rico ist unkompliziert, sobald Sie eine wichtige Tatsache verstehen: Puerto Rico ist ein Gebiet der Vereinigten Staaten. Das bedeutet, dass es den US-amerikanischen Einwanderungsgesetzen folgt. Wenn Sie US-Bürger sind, können Sie in Puerto Rico ohne spezielle Genehmigungen leben und arbeiten. Für ausländische Staatsangehörige ist der Prozess derselbe wie bei der Einreise und Arbeit in jedem US-Bundesstaat. Sie benötigen das entsprechende US-Visum, um legal auf der Insel zu arbeiten.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Wenn Sie ausländisches Talent einstellen, um in Puerto Rico zu arbeiten, müssen Sie das richtige US-Arbeitsvisum sichern. Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen dabei helfen. Ein EOR kann legal Arbeitnehmer in Ihrem Auftrag beschäftigen, übernimmt Gehaltsabrechnung, Steuern und die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze.

Hier sind einige gängige Visatypen für die Arbeit in Puerto Rico:

• H-1B Visum: Für Fachkräfte in Spezialberufen, die einen Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Qualifikation benötigen.
• L-1 Visum: Für Mitarbeiter, die von einem ausländischen Unternehmen in eine US-Niederlassung, Tochtergesellschaft oder Affiliate versetzt werden.
• E-2 Visum: Für Investoren aus Vertragsländern, die eine bedeutende Investition in ein US-Unternehmen getätigt haben.

Ein EOR kann diese Visa sponsern, muss jedoch beim Puerto Rico Department of Labor and Human Resources registriert sein. Der EOR übernimmt die Verantwortung dafür, dass alle Einwanderungs- und Arbeitsvorschriften eingehalten werden. Das vereinfacht den Prozess für Sie, insbesondere wenn Sie keine rechtliche Einheit in Puerto Rico haben.

Beachten Sie, dass unabhängige Auftragnehmer als Selbstständige gelten und ihre eigene geeignete Visa beantragen müssen.

Geschäftliche Reise-Compliance

Für kurzfristige Geschäftsreisen nach Puerto Rico haben Sie je nach Nationalität einige Optionen. Diese Reisen dienen Aktivitäten wie Teilnahme an Meetings, Konferenzen oder Vertragsverhandlungen. Sie dürfen keine Arbeit verrichten oder Gehalt auf einem Geschäftsvisum verdienen.

Hier eine Übersicht der gängigen Optionen für kurzfristige Geschäftsreisen:

Wenn Sie aus einem Land im Visa Waiver Program kommen, können Sie online eine Electronic System for Travel Authorization (ESTA) beantragen. Dies ist ein schnellerer und vereinfachter Prozess als die Beantragung eines B-1 Visums. Ein genehmigter ESTA ist zwei Jahre gültig und erlaubt mehrere Einreisen.