Steuern in Puerto Rico

Puerto Rico betreibt sein eigenes Steuersystem, das sich vom US-Bundessteuersystem unterscheidet, obwohl es einige Ähnlichkeiten aufweist. Arbeitgeber, die auf der Insel tätig sind, sind verantwortlich für die Einbehaltung der Einkommensteuer von den Arbeitnehmersgehältern und die Beitragszahlung zu verschiedenen Programmen der sozialen Sicherheit und Arbeitslosenversicherung. Arbeitnehmer wiederum unterliegen der Einkommensteuer auf ihre Einkünfte und können für bestimmte Abzüge und Freibeträge in Frage kommen, die ihr zu versteuerndes Einkommen verringern. Das Verständnis dieser Verpflichtungen und Vorteile ist entscheidend für eine konforme und effiziente Lohnbuchhaltung im Commonwealth.

Das Navigieren durch die Komplexität der Steuerregelungen von Puerto Rico erfordert sorgfältige Aufmerksamkeit für Details, insbesondere im Hinblick auf Beitragssätze, Einbezahlungsberechnungen und Meldefristen. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer müssen die vom Puerto Rico Department of the Treasury (Hacienda) festgelegten Regeln befolgen, um die Konformität zu gewährleisten und Bußgelder zu vermeiden. Die folgenden Abschnitte skizzieren die wichtigsten Steuerpflichten für Arbeitgeber und potenzielle Abzüge für Arbeitnehmer in Puerto Rico, basierend auf den voraussichtlich im Steuerjahr 2025 geltenden Vorschriften.

Arbeitgeberbezogene Sozialversicherungs- und Lohnsteuerpflichten

Arbeitgeber in Puerto Rico sind für mehrere Lohnsteuern über die Einkommensteuerenthaltung hinaus verantwortlich. Diese Beiträge finanzieren Programme der sozialen Sicherheit, Medicare und Arbeitslosenversicherung.

• Sozialversicherung und Medicare (FICA): Obwohl Puerto Rico sein eigenes Steuersystem hat, sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer US-Bundes-Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern unterworfen.
  • Sozialversicherung: Arbeitgeber und Arbeitnehmer leisten jeweils einen Prozentsatz des Gehalts bis zu einer jährlichen Limitierung des Jahreslohns. Für 2025 unterliegen der Satz und die Lohnobergrenze Änderungen, historisch gesehen beträgt der Satz für beide Seiten 6,2 %.
  • Medicare: Arbeitgeber und Arbeitnehmer leisten jeweils einen Prozentsatz aller Gehälter ohne Lohngrundlage-Limit. Für 2025 beträgt der Satz historisch 1,45 %. Ein zusätzlicher Medicare-Steuer könnte für hochverdienende Personen gelten.
• Puerto Rico Arbeitslosenversicherung (PRUI): Arbeitgeber tragen zum lokalen Arbeitslosenfonds bei. Der Beitragssatz wird jedem Arbeitgeber basierend auf dessen Erfahrungsscore zugewiesen, was seine Geschichte im Zusammenhang mit Arbeitslosigkeitsansprüchen widerspiegelt. Neue Arbeitgeber beginnen typischerweise mit einem Standardrate. Der steuerpflichtige Lohnbasis für PRUI unterliegt ebenfalls einer jährlichen Obergrenze.
• Federal Unemployment Tax Act (FUTA): Arbeitgeber können ebenfalls FUTA-Steuern unterliegen, wobei aufgrund des Vorhandenseins des PRUI-Programms normalerweise ein Guthaben gegen den Bundessteuersatz besteht. Der Standard-FUTA-Satz beträgt 6 % auf die ersten 7.000 USD des Lohnes jedes Arbeitnehmers, aber Arbeitgeber in Puerto Rico erhalten in der Regel einen erheblichen Gutschrift, die den effektiven Satz senkt.
• State Insurance Fund (Fondo del Seguro del Estado): Arbeitgeber müssen Beiträge zu diesem Fonds leisten, der die Arbeiterunfallversicherung bietet. Der Satz variiert erheblich je nach Branche und Risiko des Arbeitsplatzes.
• Invaliditätsversicherung (Seguro por Incapacidad No Ocupacional Temporal - SINOT): Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen typischerweise zu diesem Programm bei, das Leistungen bei nicht arbeitsbedingten Invaliditäten bietet. Der Beitragssatz wird üblicherweise zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt, bis zu einer bestimmten Lohngrundlage.

Anforderungen an die Lohnsteuerabzüge

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Puerto Rico Einkommensteuer von den Bruttogehältern ihrer Mitarbeiter bei jedem Gehaltslauf einzubehalten. Die einzubehaltende Höhe hängt von mehreren Faktoren ab, einschließlich der Höhe des Gehalts des Arbeitnehmers, der Steuerklasse und der Anzahl der auf ihrer Steuerbescheinigung (Formular 499 R-4 oder gleichwertig) geltend gemachten Freibeträge und Zulagen.

Die Berechnung der Einbehaltung erfolgt durch Anwendung der geltenden Steuersätze auf Basis von Einkommensbändern. Während die spezifischen Steuerklassen für 2025 noch in legislativer Prüfung sind, umfasst die Struktur typischerweise progressive Sätze, was bedeutet, dass höhere Einkommensniveaus mit höheren Prozentsätzen besteuert werden.

Jährliches steuerpflichtiges Einkommen (Beispielbänder)	Steuerbetrag (Beispiel)
$0 - $9.000	7%
$9.001 - $25.000	14%
$25.001 - $41.000	25%
$41.001 - $61.000	33%
Über $61.000	33 % + % des Überschusses

Hinweis: Diese Bänder und Sätze sind beispielhaft anhand früherer Jahre und für 2025 Änderungen vorbehalten.

Arbeitgeber verwenden entweder Steuerabzugs Tabellen oder genehmigte Lohnabrechnungssoftware, die die aktuellen Steuersätze, Bänder und arbeitnehmerspezifischen Informationen integriert, um den korrekten Abzugsbetrag für jeden Gehaltslauf zu ermitteln.

Steuerliche Abzüge und Freibeträge für Arbeitnehmer

Arbeitnehmer in Puerto Rico können ihr zu versteuerndes Einkommen durch die Geltendmachung bestimmter Abzüge und Freibeträge beim Jahressteuereinreichungsverfahren reduzieren. Einige davon beeinflussen auch die Höhe der vom Arbeitgeber einbehaltenen Einkommensteuer.

• Persönliche Freibeträge: Steuerpflichtige können Freibeträge für sich selbst, ihren Ehepartner (bei gemeinsamer Veranlagung) und Dependents geltend machen. Der Wert eines jeden Freibetrags ist ein fixer Betrag, der das zu versteuernde Einkommen vermindert.
• Standardabzug: Steuerpflichtige können statt der Einzelbelegung einen Standardabzug vornehmen. Die Höhe des Standardabzugs variiert je nach Steuerstatus (z.B. ledig, verheiratet gemeinsam, Head of Household).
• Einzelabzüge: Alternativ können Steuerpflichtige bestimmte Ausgaben als Einzelabzüge geltend machen, um ihr zu versteuerndes Einkommen weiter zu senken, wenn die Gesamtsumme den Standardabzug übersteigt. Gängige Einzelabzüge sind:
  • Hypothekenzinsen auf die Primärwohnung.
  • Medizinische Ausgaben, die einen bestimmten Prozentsatz des bereinigten Bruttoeinkommens übersteigen.
  • Spenden an Wohltätigkeitsorganisationen.
  • Bestimmte Ausbildungskosten.
  • Beiträge zu Rentenplänen (z.B. 401(k), IRA).
• Weitere Zulagen: Arbeitnehmer können auf ihrer Steuerbescheinigung Zulagen für bestimmte erwartete Abzüge geltend machen, was die Höhe der vom Gehalt einbehaltenen Steuer reduziert.

Die konkreten Beträge für persönliche Freibeträge und den Standardabzug werden jährlich festgelegt und sind für das Steuerjahr 2025 Änderungen vorbehalten.

Steuerkonformität und Meldefristen

Arbeitgeber in Puerto Rico haben spezifische Fristen für die Meldung der gezahlten Löhne, der einbehaltenen Steuern und Arbeitgeberbeiträge sowie für die Einzahlung der erhobenen Steuern.

• Steuerzahlungen: Arbeitgeber sind grundsätzlich verpflichtet, die einbehaltene Einkommensteuer sowie die Social Security- und Medicare-Steuern halbwochen- oder monatlich zu entrichten, abhängig von der gesamten Steuerschuld, die in einem Rückblickzeitraum entsteht. Beiträge zu PRUI, SINOT und zum State Insurance Fund haben eigene Einzahlungstermine, meist monatlich oder vierteljährlich.
• Quartalsberichte: Arbeitgeber müssen vierteljährliche Berichte über gezahlte Gehälter, einbehaltene Steuern und geleistete Beiträge für Social Security, Medicare und PRUI einreichen. Diese Berichte sind in der Regel bis zum letzten Tag des Monats nach Quartalsende fällig (30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar).
• Jahresberichte: Bis zum 31. Januar eines jeden Jahres müssen Arbeitgeber Arbeitnehmern eine Lohn- und Steuerbescheinigung (ähnlich einem US-W-2) über die jährlichen Einkünfte und die einbehaltenen Steuern ausstellen. Eine Zusammenfassungsrechnung, die die jährliche Lohn- und Steuerpflicht zusammenfasst, ist ebenfalls bis Ende Februar oder März bei Hacienda einzureichen.
• Informationsrückgaben: Arbeitgeber müssen möglicherweise weitere Informationsrückgaben für bestimmte Zahlungen (z.B. Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer) einreichen.

Die Einhaltung dieser Fristen ist entscheidend, um Bußgelder und Strafzinsen zu vermeiden.

Besondere Steuerüberlegungen für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen

Die Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer oder der Betrieb als ausländisches Unternehmen in Puerto Rico bringt zusätzliche steuerliche Überlegungen mit sich.

• Residency-Status: Die steuerlichen Verpflichtungen einer Person in Puerto Rico hängen stark von ihrem Residency-Status ab. Nicht-ansässige Personen, die auf der Insel arbeiten, unterliegen in der Regel nur dann der puerto-ricanischen Einkommensteuer auf Einkommen aus Quellen in Puerto Rico. Ansässige Personen werden auf ihr weltweites Einkommen besteuert. Die Feststellung des Residency-Status erfolgt anhand von Faktoren wie physischer Präsenz und Absicht.
• Einbehaltung für Nicht-Residenten: Die Steuerregeln bei der Quellensteuer für nicht-ansässige Arbeitnehmer können von denen für ansässige abweichen und umfassen häufig einen Pauschalsatz auf das Bruttoeinkommen aus Quellen in Puerto Rico, sofern kein Doppelbesteuerungsabkommen oder spezielle Ausnahmeregelung besteht.
• Ausländische Unternehmen: Ausländische Unternehmen mit steuerlicher Präsenz (Nexus) in Puerto Rico unterliegen der puerto-ricanischen Körperschaftsteuer auf ihr in Verbindung mit ihrer Handels- oder Geschäftstätigkeit in dem Commonwealth erzieltes Einkommen. Sie haben auch Arbeitgeberpflichten, wenn sie Mitarbeiter in Puerto Rico beschäftigen.
• Act 60 (ehemals Acts 20 und 22): Puerto Rico bietet unter Act 60 erhebliche Steueranreize für bestimmte Unternehmen und Einzelinvestoren, die in die Insel umziehen. Während diese hauptsächlich darauf abzielen, neue wirtschaftliche Aktivitäten anzuziehen, können sie die steuerliche Behandlung qualifizierter Personen und Unternehmen beeinflussen, einschließlich solcher, die lokale Arbeitnehmer beschäftigen. Das Verständnis, ob diese Anreize zutreffen, ist entscheidend für ausländische Unternehmen bei der Betriebseinstellung.
• Steuerabkommen: Obwohl Puerto Rico keine souveräne Nation ist, kann seine Steuerbeziehung zu den USA und anderen Ländern durch US-Steuerabkommen beeinflusst werden, wobei deren direkte Anwendung auf die lokalen Steuern von Puerto Rico komplex sein kann.

Die Navigation in der Steuerlandschaft für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen erfordert sorgfältige Prüfung der Residency-Regeln, Einkommensquellen und möglicher Ansprüche auf lokale Steueranreize.