Employer of Record in Österreich

Die Navigation im internationalen Beschäftigungswesen kann komplex sein, insbesondere wenn man ein Land mit spezifischen Arbeitsgesetzen und Vorschriften wie Österreich berücksichtigt. Für Unternehmen, die ihren Talentpool auf den österreichischen Markt erweitern möchten, ist das Verständnis der verschiedenen Methoden der Mitarbeitereinstellung entscheidend, um Compliance und operative Effizienz sicherzustellen. Der gewählte Ansatz wird Ihre administrativen Verantwortlichkeiten und rechtlichen Verpflichtungen erheblich beeinflussen.

Beim Einstellen in Österreich haben Unternehmen in der Regel drei Hauptoptionen:

• Gründung einer lokalen Rechtspersönlichkeit: Dies beinhaltet die Einrichtung einer Tochtergesellschaft oder Niederlassung in Österreich, was erheblichen Zeitaufwand, Investitionen und die Einhaltung lokaler Unternehmensregistrierungs- und Steuergesetze erfordert.
• Nutzung eines Employer of Record (EOR): Die Zusammenarbeit mit einem Drittanbieter wie Rivermate ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Personen in Österreich legal zu beschäftigen, ohne eine eigene Einheit zu gründen. Der EOR fungiert als rechtlicher Arbeitgeber, übernimmt alle Compliance-, Gehaltsabrechnungs- und HR-Aufgaben.
• Engagement von unabhängigen Contractors: Für projektbezogene oder kurzfristige Arbeiten könnten Sie in Erwägung ziehen, Personen als Contractors einzustellen. Es ist jedoch wesentlich, sie korrekt zu klassifizieren, um Risiken der Fehlklassifizierung nach österreichischem Arbeitsrecht zu vermeiden, was zu erheblichen Strafen führen könnte.

Wie ein EOR in Österreich funktioniert

Ein Employer of Record vereinfacht den Einstellungsprozess in Österreich, indem er den Großteil der administrativen und rechtlichen Belastung übernimmt. Konkret wird ein EOR in Österreich folgende Aufgaben erledigen:

• Rechtliche Beschäftigungsregistrierung: Sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter bei allen erforderlichen österreichischen Behörden registriert sind.
• Gehaltsabrechnung und Verwaltung: Berechnung und Auszahlung von Gehältern, Boni und Abfindungen in Übereinstimmung mit dem österreichischen Arbeitsrecht.
• Steuerabzüge und -überweisungen: Verwaltung der Einkommenssteuer, Sozialversicherungsbeiträge und anderer obligatorischer Abzüge gemäß österreichischer Vorschriften.
• Leistungsverwaltung: Verwaltung gesetzlicher Leistungen wie Krankenversicherung, Pensionsbeiträge und Elternzeit sowie möglicherweise optionaler Leistungen.
• Einhaltung von Arbeitsverträgen: Erstellung und Verwaltung rechtskonformer Arbeitsverträge gemäß österreichischem Arbeitsrecht.
• HR-Unterstützung und Kündigungsmanagement: Beratung zu lokalen HR-Best Practices und Verwaltung rechtskonformer Kündigungsprozesse, falls erforderlich.

Vorteile für Unternehmen, die in Österreich einstellen

Die Zusammenarbeit mit einem EOR wie Rivermate bietet deutliche Vorteile für Unternehmen, die in Österreich expandieren möchten, ohne die Kosten für die Gründung einer lokalen Einheit zu tragen:

• Schneller Markteintritt: Schnelle Einstellung von Mitarbeitern in Österreich, oft innerhalb von Tagen, ohne monatelang auf die Registrierung einer Einheit warten zu müssen.
• Reduzierte administrative Belastung: Auslagerung komplexer Gehalts-, Steuer- und HR-Compliance-Aufgaben, um interne Ressourcen zu entlasten.
• Garantierte Compliance: Minimierung der Risiken im Zusammenhang mit der Navigation durch unbekannte österreichische Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Sozialversicherungsanforderungen.
• Kosteneffizienz: Vermeidung der erheblichen Kosten und laufenden Ausgaben für die Gründung und den Betrieb einer lokalen Tochtergesellschaft.
• Flexibilität: Einfaches Hoch- oder Herunterskalieren Ihrer Belegschaft in Österreich je nach Geschäftsbedarf, ohne größere strukturelle Änderungen.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Österreich umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Österreich gewährleistet.

In Österreich sind Arbeitgeber für erhebliche Sozialversicherungs- und Lohnsteuerbeiträge verantwortlich, die insgesamt etwa 25,06 % des Bruttolohns ausmachen und Kranken-, Renten-, Unfall-, Arbeitslosenversicherung sowie zusätzliche Fonds wie Abfindungen und Familienlasten abdecken. Sie müssen außerdem eine Lohnsteuer (DZ) von 3,9 % und regionale Gemeindesteuern (~3 %) zahlen. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Lohnsteuer (Lohnsteuer) der Arbeitnehmer anhand progressiver Steuerklassen einzubehalten und diese monatlich abzuführen.

Arbeitnehmer profitieren von Abzügen wie Pendlerpauschalen, Werbungskosten und Steuerfreibeträgen, die das zu versteuernde Einkommen reduzieren. Arbeitgeber müssen strenge Meldefristen einhalten: monatliche Lohnsteuererklärungen bis zum 15. des Folgemonats und jährliche Abrechnungen bis Ende Januar. Arbeitnehmer, die über bestimmten Grenzen verdienen, sind verpflichtet, bis Ende April eine jährliche Einkommensteuererklärung einzureichen, wobei elektronische Einreichungen verlängert werden können.

Ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen stehen vor zusätzlichen Überlegungen, einschließlich Doppelbesteuerungsabkommen, begrenzter Steuerpflicht für Nicht-Residenzpersonen und Expatriate-Zulagen. Ausländische Einwohner werden auf ihr weltweites Einkommen besteuert, während Nicht-Residenzpersonen nur auf in Österreich erzieltes Einkommen besteuert werden. Es wird empfohlen, professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen, um diese Komplexitäten effektiv zu bewältigen.

Österreich bietet wettbewerbsfähige Gehälter, die je nach Branche, Rolle, Erfahrung und Region variieren, wobei Wien im Allgemeinen höhere Vergütungen bietet. Typische Jahresgehälter liegen zwischen €40.000 und €120.000, abhängig von der Position, wie z.B. Software Engineers (€55.000–€85.000) oder Ärzte (€70.000–€120.000). Arbeitgeber sollten beachten, dass die Gehaltsniveaus durch Marktbedingungen und individuelle Qualifikationen beeinflusst werden.

Mindestlöhne werden durch branchenspezifische Kollektivverträge geregelt, mit typischen Mindestbeträgen zwischen €1.600 und €2.000 monatlich im Jahr 2025. Verstöße können zu Strafen führen. Vergütungspakete umfassen oft gesetzliche Boni wie das 13. und 14. Monatsgehalt, Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie leistungsabhängige Boni. Zusätzliche Leistungen wie Firmenwagen, Essensgutscheine und Reisekostenzuschüsse sind üblich.

Gehälter werden monatlich per Banküberweisung gezahlt, wobei detaillierte Gehaltsabrechnungen erforderlich sind. Die Gehaltstrends im Jahr 2025 werden voraussichtlich steigen, bedingt durch Inflation, Fachkräftemangel in Branchen wie IT und Gesundheitswesen sowie wirtschaftliches Wachstum. Remote-Arbeit kann ebenfalls die Gehaltsstrukturen beeinflussen, weshalb es für Unternehmen essenziell ist, über diese Trends auf dem Laufenden zu bleiben, um Talente anzuziehen und zu binden.

Österreich schreibt mindestens 5 Wochen (25 Tage) bezahlten Jahresurlaub für Arbeitnehmer vor, die eine Fünf-Tage-Woche arbeiten, mit einer Erhöhung auf 6 Wochen (30 Tage) nach 25 Jahren Betriebszugehörigkeit. Tarifverträge können großzügigere Urlaubsregelungen vorsehen. Der Urlaub sollte grundsätzlich im laufenden Jahr genommen werden, wobei eine gewisse Flexibilität für Übertragungen besteht.

Arbeitnehmer haben Anspruch auf bezahlte Freizeit an 13 gesetzlichen Feiertagen pro Jahr, mit zusätzlicher Vergütung, falls sie an diesen Tagen arbeiten müssen. Zu den wichtigsten Feiertagen zählen Neujahr, Weihnachten und der Nationalfeiertag, unter anderem.

Ansprüche auf Krankheitsurlaub hängen von der Dauer der Betriebszugehörigkeit ab, wobei die Fortzahlung des Gehalts während des Krankheitsurlaubs entsprechend variiert.

Das Mitarbeitervorsorgesystem in Österreich ist umfassend und kombiniert verpflichtende sowie optionale Leistungen, die wesentlich sind, um Talente anzuziehen und zu binden. Zu den verpflichtenden Leistungen gehören die Krankenversicherung, Altersvorsorge, Unfall- und Arbeitslosenversicherung sowie bezahlter Urlaub, gesetzliche Feiertage, Krankengeld und Abfindungen. Diese werden durch Beiträge sowohl von Arbeitgebern als auch von Arbeitnehmern finanziert. Optionale Leistungen ergänzen oft das Kernpaket und umfassen zusätzliche Krankenversicherungen, betriebliche Altersvorsorgepläne, Lebens- und Invaliditätsversicherungen, Mitarbeitendenhilfsprogramme, subventionierte Mahlzeiten, Fahrtkostenzuschüsse, flexible Arbeitsregelungen und Weiterbildungsangebote.

Die Krankenversicherung ist universell und verpflichtend, deckt eine Vielzahl medizinischer Leistungen ab, wobei viele Mitarbeitende eine zusätzliche private Zusatzversicherung wählen. Die Altersvorsorge besteht aus einer staatlichen Pension, die durch Beiträge finanziert wird, sowie optionalen betrieblichen Altersvorsorgeplänen, die steuerliche Vorteile bieten können. Die Leistungspakete variieren je nach Unternehmensgröße und Branche, wobei größere Firmen in der Regel umfangreichere Optionen anbieten. Arbeitgeber müssen für Sozialversicherungsbeiträge budgetieren und die Einhaltung der Arbeitsgesetze sowie der Kollektivverträge sicherstellen, die oft Mindestleistungen vorschreiben.

In Österreich werden Arbeitsverträge durch gesetzliche Bestimmungen, Kollektivverträge (Kollektivverträge) und individuelle Verträge geregelt, wobei der Schutz der Arbeitnehmer im Vordergrund steht. Wesentliche Klauseln umfassen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerdetails, Stellenbeschreibung, Beginn, Arbeitsort, Gehalt, Arbeitszeiten, Kündigungsfristen und Verweise auf anwendbare Kollektivverträge. Verträge können befristet oder unbefristet sein; befristete Verträge unterliegen Beschränkungen bei Verlängerungen, um Missbrauch zu vermeiden; Überschreitungen können dazu führen, dass sie in unbefristete Verträge umgewandelt werden.

Probezeiten dauern in der Regel bis zu einem Monat, wobei beide Parteien während dieser Zeit ohne Angabe von Gründen kündigen können. Vertraulichkeits- und Wettbewerbsverbote sind üblich, wobei die Durchsetzbarkeit von Angemessenheit und Entschädigung abhängt; die Dauer von Wettbewerbsverboten ist in der Regel auf ein Jahr beschränkt. Vertragsänderungen müssen schriftlich erfolgen und beiderseitig vereinbart werden, während Kündigungen bei unbefristeten Verträgen gültige Gründe, Einhaltung der Kündigungsfristen und ggf. Abfindungszahlungen erfordern. Arbeitnehmer können ungerechtfertigte Kündigungen vor Gericht anfechten.

Die Landschaft des Remote-Arbeitsmarktes in Österreich hat sich erheblich ausgeweitet, angetrieben durch technologischen Fortschritt und sich entwickelnde Arbeitsplatznormen. Während es kein ausdrückliches gesetzliches Recht auf Remote-Arbeit gibt, basieren Vereinbarungen in der Regel auf gegenseitigem Einvernehmen, wobei Arbeitgeber dafür verantwortlich sind, sichere, konforme und gut unterstützte Remote-Umgebungen zu gewährleisten. Zu den wichtigsten gesetzlichen Verpflichtungen gehören die Einhaltung der Arbeitszeit (Arbeitszeitgesetz), Arbeitsschutz (ArbeitnehmerInnenschutzgesetz) und Datenschutz (DSGVO). Arbeitgeber müssen auch notwendige Ausrüstung und Ausgaben bereitstellen oder erstatten, um Transparenz und die Einhaltung steuerlicher Vorgaben sicherzustellen.

Flexible Arbeitsmöglichkeiten werden immer beliebter, darunter Telearbeit, mobile Arbeit, Gleitzeit, verkürzte Arbeitswochen und Jobsharing. Datensicherheit bleibt oberstes Gebot und erfordert Richtlinien zum sicheren Umgang mit Daten, technische Schutzmaßnahmen wie VPNs und Verschlüsselung sowie regelmäßige Mitarbeiterschulungen. Eine zuverlässige technologische Infrastruktur—wie Kommunikationsplattformen (Zoom, Teams), sichere Fernzugänge und Cloud-Lösungen—ist essenziell für die Produktivität. Arbeitgeber sollten klare Richtlinien zur Bereitstellung von Ausrüstung und Kostenerstattung aufstellen, wobei auch Überlegungen zu Internetzuschüssen und Gerätegebrauch angestellt werden, um effektive Remote-Arbeitsvereinbarungen zu unterstützen.

Diese kurze Übersicht hebt die wesentlichen rechtlichen, praktischen und technologischen Überlegungen für österreichische Arbeitgeber hervor, die Remote-Arbeitsrichtlinien umsetzen.

In Österreich ist die Beendigung des Arbeitsverhältnisses stark geregelt, mit strengen gesetzlichen Schutzmaßnahmen für Arbeitnehmer. Arbeitgeber müssen sich an bestimmte Kündigungsfristen halten, die je nach Arbeitnehmerkategorie und Betriebszugehörigkeit variieren. Für Angestellte im weißen Bereich liegen die Kündigungsfristen je nach Dienstzeit zwischen 6 Wochen und 5 Monaten, während Arbeiter oft kollektivvertragliche Regelungen mit möglicherweise kürzeren Fristen befolgen. Arbeitnehmer haben in der Regel eine Mindestkündigungsfrist von einem Monat, die durch Vereinbarung verlängert werden kann.

Abfindungen (Abfertigung) hängen von der Dauer der Betriebszugehörigkeit des Arbeitnehmers und dem bestehenden System ab – entweder dem "alten" System (vor 2003) oder dem "neuen" System (nach 2002). Im alten System liegen die Ansprüche bei 2 bis 12 Monatsgehältern, während das neue System verpflichtende Beiträge zu Sozialfonds vorsieht, mit Optionen für Auszahlung oder Übertragung bei Beendigung. Kündigungsgründe umfassen mit oder ohne Verschulden, wobei Letzteres die Einhaltung der Kündigungsfristen erfordert und Diskriminierung vermeiden muss.

Verfahrenskonformität ist essenziell: Kündigungen müssen schriftlich erfolgen, bei Bedarf Gründe enthalten, falls verlangt, die Zustimmung des Betriebsrats einholen, falls vorhanden, und in nachweisbarer Weise zugestellt werden. Der Schutz der Arbeitnehmer vor ungerechtfertigter Kündigung ist umfassend und umfasst Diskriminierung, Krankheit und Mitglieder des Betriebsrats. Arbeitnehmer können ungerechtfertigte Kündigungen vor Gericht anfechten, was zu Wiedereinstellung oder Entschädigung führen kann. Arbeitgeber sollten rechtlichen Rat einholen, um die gesetzeskonforme Umsetzung sicherzustellen und Risiken zu minimieren.

Österreich bietet ein förderliches Umfeld für die Beschäftigung von unabhängigen Contractors, die für Unternehmen, die flexible Talente suchen, von entscheidender Bedeutung sind. Die Unterscheidung zwischen Arbeitnehmern und unabhängigen Contractors wird durch die Art der Arbeitsbeziehung bestimmt, wobei der Fokus auf persönlicher Abhängigkeit, Integration in die Organisation des Kunden, Kontrolle und wirtschaftlichem Risiko liegt. Eine falsche Einstufung kann zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen, weshalb es unerlässlich ist, klare Verträge zu erstellen, die die unabhängige Natur der Beziehung widerspiegeln. Verträge sollten detaillierten Umfang der Arbeit, Liefergegenstände, Zeitpläne, Vergütung sowie Klauseln zu Vertraulichkeit, geistigem Eigentum und Haftung enthalten.

Geistige Eigentumsrechte in Österreich gehen standardmäßig an den Schöpfer, weshalb explizite Vertragsklauseln für IP-Übertragung oder -Lizenzierung an Kunden erforderlich sind. Steuerliche Verpflichtungen für unabhängige Contractors umfassen Einkommensteuer und Mehrwertsteuer, wobei eine Registrierung erforderlich ist, wenn der Umsatz €35.000 übersteigt. Sozialversicherungsbeiträge sind verpflichtend im Rahmen der Sozialversicherung für Selbstständige und decken Kranken-, Renten- und Unfallversicherung ab, während die Arbeitslosenversicherung optional ist. Unabhängige Contractors sind in Branchen wie IT, Kreativwirtschaft, Beratung, Bildung, Gesundheitswesen und Bauwesen weit verbreitet und bieten spezialisierte Fähigkeiten sowie Flexibilität.

Österreich zieht ausländische Arbeitskräfte durch verschiedene Visumoptionen an, wobei die gebräuchlichsten die Red-White-Red Card für qualifizierte Nicht-EU/EEA-Staatsangehörige, die EU Blue Card für hochqualifizierte Fachkräfte und die Aufenthaltserlaubnis für langfristigen Aufenthalt und Beschäftigung sind. Im Jahr 2025 umfassen die wichtigsten Kriterien punktbasierte Bewertungen für die Red-White-Red Card, Mindestgehaltsgrenzen für die EU Blue Card (€51.500 brutto jährlich) und Visadauern von 91 Tagen bis zu 6 Monaten für Visa D. Arbeitgeber müssen sponsorieren und die Einhaltung österreichischer Vorschriften sicherstellen, während Arbeitnehmer ihre rechtliche Stellung bewahren und rechtlichen Verpflichtungen nachkommen müssen.