Employer of Record in Österreich

Wie ein Employer of Record in Österreich funktioniert

Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht die Einstellung in Österreich, indem er als rechtlicher Arbeitgeber fungiert, lokale Compliance, Gehaltsabrechnung, Steuern und Sozialleistungen verwaltet, ohne dass ausländische Unternehmen eine lokale Gesellschaft gründen müssen.

Die Zusammenarbeit mit einem EOR wie Rivermate bietet internationalen Arbeitgebern eine effiziente und praktische Möglichkeit, Mitarbeiter einzustellen. Im Gegensatz zur Gründung einer lokalen Rechtspersönlichkeit, die mehrere Monate dauern kann, kann Rivermate den Vorteil bieten, einen Mitarbeiter in Österreich innerhalb einer Woche onboarding zu können.

Österreichischer Arbeitsmarkt: Auf einen Blick

Der Einstellungsmarkt
Größte Einstellungstätigkeit:	Zunahme in den letzten Jahren, starke Aktivität in Wien sowie in Graz.
Einstellungsfristen:	Ca. eine Woche, sobald alle Unterlagen vorliegen. Ausländische Neueinstellungen müssen bereits im Besitz einer Arbeitserlaubnis sein.
Nachfragestarke Branchen:	Automobil, Vertrieb, IT (höchste Gehälter).
Branchen mit Fachkräftemangel:	Gesundheitswesen, Ingenieurwesen, Handwerk, Bauwesen, Tourismus.

Der Gehaltsmarkt
Arbeitgeberabgaben:	20,38 % Sozialversicherungsbeiträge 3,7 % (DB) + Zuschlag (DZ) 3 % Gemeindeabgabe 1,53 % BV ~ 0,5 % WF (abhängig vom Bundesland) 0,1 % Insolvenzfonds (IESG)
Monatlicher Mindestlohn:	Kein landesweit gesetzlicher Mindestlohn; Mindestlöhne werden durch sektorspezifische Kollektivverträge geregelt.
Median-Bruttojahresgehalt:	€38.043 (2024) - inklusive Teilzeit-/Teiljahresbeschäftigter. €55.678 (2024) - nur Vollzeit/Volljahresbeschäftigte.
Einkommenssteuersätze:	Progressiver Grenzsteuersatz, gestaffelt nach dem gesamten jährlichen steuerpflichtigen Einkommen gemäß folgender Tabelle (bis zu €13.539 steuerfrei):

€13.540 - €21.992: 20 % Steuer
€21.993 - €36.458: 30 % Steuer
€36.459 - €70.365: 40 % Steuer
€70.366 - €104.859: 48 % Steuer
€104.860 - €1.000.000: 50 % Steuer
Über €1.000.000: 55 % Steuer |

Statistik Austria schätzt, dass das nationale Median-Bruttojahresgehalt bei €55.678 (Daten 2024) liegt, basierend auf allen Vollzeitbeschäftigten, die das ganze Jahr beschäftigt waren.

Was kostet die Einstellung in Österreich?

In Österreich gibt es keinen bundesweit einheitlichen gesetzlichen Mindestlohn; stattdessen werden Grundgehälter durch sektorspezifische Kollektivverträge (Kollektivverträge oder KVs) geregelt. Die KVs bestimmen Bruttomonatsgehälter auf Basis von Tätigkeitsfunktion, Qualifikation und Berufserfahrung.

Grundgehalt

Wenn kein KV basierend auf der spezifischen Position und Qualifikation des Mitarbeiters gewählt werden kann, gilt der Mitarbeiter-Leasing/EOR KV. In diesem KV gelten folgende Mindestbruttomonatsgehälter (bei 14. Monatsgehalt):

• Einstiegslevel: Brutto €2.327 / Monat
• Facharbeiter: Brutto €2.931 / Monat
• Techniker: Brutto €4.157 / Monat

Im Vergleich dazu gelten unter dem IT-KV folgende Mindestgehälter:

• Support IT - Einsteiger: Brutto €2.236 / Monat
• Junior Entwickler: Brutto €3.104 / Monat
• Erfahrener Support/Entwickler (LT): Brutto €6.781 / Monat

Und einige indikative Mindestgehälter für den Industriesektor KV (Metallverarbeitung):

• Einstiegslevel: Brutto €2.572 / Monat
• Standardlevel: Brutto €2.949 / Monat
• Fortgeschritten: Brutto €3.809 / Monat

Arbeitgeberabgaben und Beiträge

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer leisten Beiträge zum österreichischen Sozialversicherungssystem. Steuern und Beiträge werden elektronisch über das System ELDA gemeldet und monatlich abgerechnet.

Sozialversicherungsbeiträge sind auf eine monatliche Höchstbasis von €6.930 gedeckelt. Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag, den der Arbeitnehmer trägt, beträgt 17,57 %, während der Anteil des Arbeitgebers bei 20,38 % liegt, aufgeteilt in die folgenden Beiträge (vor Zuschlägen für Wohnraumförderung und Insolvenzfonds):

Fonds	Arbeitgeber	Arbeitnehmer
Gesundheit	3,78 %	3,87 %
Pension	12,55 %	10,25 %
Arbeitslosigkeit	2,95 %	2,95 %
Unfall	1,10 %	0 %
Arbeiterkammer	-	0,5 %
GESAMT	20,38 %	17,57 %

Zusätzlich zum oben genannten leisten Arbeitgeber Beiträge zu einem Familienlastenausgleichsfonds (FLAF) bei etwa 3,7 % plus Zuschlag; zu einem Wohnraumförderungsfonds (WF) bei circa 0,5 % (je nach Standort 0,75 % in Wien); sowie 0,1 % zum Insolvenzfonds (IESG). Arbeitgeber tragen außerdem 1,53 % zum Abfertigungsfonds (Abfertigung Neu). Zudem ist eine Kommunalsteuer (Kommunalsteuer) von 3,0 % fällig.

Als allgemeine Budgetregel sollten Arbeitgeber mit etwa 30 % zusätzlich zum Bruttogehalt an payroll-bezogenen Arbeitgeberkosten rechnen, wobei die tatsächlichen Kosten je nach Mitarbeiter, Standort und anwendbaren Abgaben variieren.

Gesetzliche Sozialleistungen

Die österreichischen Arbeitnehmer werden in der Regel 14 Mal pro Jahr bezahlt: Zusätzlich zu den 12 monatlichen Gehaltszyklen wird üblicherweise im Juni oder Juli eine Urlaubsgeldzahlung (Urlaubsgeld) geleistet sowie im November ein Weihnachtsgeld (Weihnachtsgeld). Diese beiden Zahlungen sind durch die jeweiligen Kollektivverträge geregelt und werden niedriger besteuert als reguläre Monatsgehälter, sodass die Nettobeträge für die Arbeitnehmer höher ausfallen. Neueinstellungen und ausscheidende Mitarbeiter erhalten eine anteilige Auszahlung dieser 2 zusätzlichen Zahlungen basierend auf der Dauer ihrer Beschäftigung im betreffenden Jahr.

Hinsichtlich Arbeitsstunden beträgt die reguläre Wochenarbeitszeit in Österreich 40 Stunden (8 Stunden pro Tag), obwohl einige KVs sie auf 38,5 Stunden reduzieren können. Die durchschnittliche Wochenarbeitszeit darf in einem Referenzzeitraum 48 Stunden nicht überschreiten (einschließlich Überstunden) oder in einer einzelnen Woche 60 Stunden.

Unpünktlichkeit sollte in Österreich vermieden werden. Genaue Arbeitszeitaufzeichnungen sowie die Erfassung von Überstunden,Urlaubsarbeit oder Jahresurlaub sind essenziell, um zukünftige Streitigkeiten oder Konflikte zu vermeiden.

Hier eine Übersicht der Zuschläge und Leistungen, die typischerweise an Arbeitnehmer in Österreich gezahlt werden:

• Überstunden werden mindestens mit einem Zuschlag von 50 % oder in Form von Freizeit (Verhältnis 1:1,5) vergütet.
• Arbeitnehmer erhalten mindestens gesetzlichen Jahresurlaub von 25 Arbeitstagen pro Jahr; bei mehr als 25 Dienstjahren beim selben Arbeitgeber erhöht sich der Anspruch auf 30 Tage pro Jahr. Nicht genutzter Urlaub darf bis zu zwei Jahre übertragen werden (unter bestimmten Bedingungen), und Resturlaub ist bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszuzahlen.
• Krankheit wird in der Regel vom Arbeitgeber für eine anfängliche Dauer bezahlt, abhängig von der Dauer der Betriebszugehörigkeit (z.B. 6 Wochen Vollzahlung + 4 Wochen halbe Zahlung bei Krankheit im ersten Jahr). Nach Ablauf dieser Frist übernimmt die Krankenkasse.
• Mutterschutz wird (über “Mutterschwangerschafts- und Wochengeld”) von der Sozialversicherung für insgesamt 16 Wochen gezahlt (8 Wochen vor und 8 Wochen nach der Geburt, Verlängerung bei Komplikationen möglich). Vaterschaftsurlaub ist bis zu einem Monat möglich und unbezahlt, allerdings kann eine Sozialversicherungsleistung beantragt werden.
• Pflege eines erkrankten Haushaltsmitglieds bis zu 1 Woche pro Jahr ist ebenfalls gesetzlich geregelt. Es kann auch Elternzeit bis zum zweiten Geburtstag des Kindes genommen werden.

Berechnung der Beschäftigungskosten

Wie die Einstellung in Österreich wirklich aussieht

Marktbedingung	Aktuelle Realität	Kommentare
Einstimmung auf Einstellungstempo	🟢 Aktiv	Hohe Nachfrage im Vertrieb, Tech- und Automobilbereich.
Talentverfügbarkeit	🟡 Moderat	Großes Pool insgesamt, aber konzentriert in den Hauptzentren.
Lohn-Druck	🟡 Moderat	Grundgehälter werden bei CBA-Reviews nach oben angepasst.
Arbeitgeberkosten	🔴 Signifikant	Arbeitgeber sollten mit ca. 30 % zusätzlich zum Bruttogehalt rechnen.
Verfahren zur Arbeitserlaubnis	🔴 Einschränkend	EOR-Anbieter können keine Arbeitserlaubnisse sponsern.
Erwartungen der Kandidaten	🔴 Hoch	Strikte Übereinstimmung mit den lokalen Arbeitgesetzen wird erwartet; Arbeiterkammer berät die Arbeitnehmer.

Die onboarding-relevanten Dokumentationsanforderungen in Österreich sind relativ standardisiert, erforderlich sind Reisepass, Bankdaten, Sozialversicherungsnummer und Lebenslauf. Der Lebenslauf (zusammen mit einer Stellenbeschreibung/Rollenbeschreibung) ist essenziell, um zu bestimmen, unter welchen CBA der Mitarbeiter fällt. Mitarbeiter steigen automatisch in Gehaltsbänder auf, basierend auf den auf dem Lebenslauf angegebenen beruflichen Erfahrungen.

Die Anmeldung des Arbeitsverhältnisses muss vor dem Starttermin erfolgen, eine rückwirkende Vertragslösung ist nicht möglich. Bei verzögerter Anmeldung können Bußgelder anfallen. Die Arbeiterkammer in Österreich (Arbeiterkammer) ist die Organisation, die aktiv die Rechte der Arbeitnehmer schützt und Beratung sowie rechtliche Unterstützung bietet.

Was Sie beim Einstellen von Expats in Österreich wissen sollten

Bürger des EWR und der Schweiz benötigen keine Arbeitserlaubnis, um in Österreich zu arbeiten. Drittstaatsangehörige benötigen jedoch eine kombinierte Arbeit- und Aufenthaltsgenehmigung (Red-White-Red Card) oder eine EU Blue Card. Beide Genehmigungen sind an einen bestimmten Arbeitgeber gebunden, und Arbeitgeber müssen mehrere Kriterien erfüllen, z.B. über einen eigenen Betrieb/Arbeitsplatz verfügen. Da Rivermate nicht als rechtliche Einheit für die Sponsoring der Arbeitserlaubnis fungieren kann, können nur ausländische Staatsbürger, die bereits eine Arbeitserlaubnis besitzen, über das EOR-Modell eingestellt werden (z.B. Red-White-Red Plus Card oder eine andere gültige Erlaubnis).

Andere Wege zur Arbeitserlaubnis (z.B. Job Seeker Visa oder Intra-Company Transfer) können ebenfalls möglich sein.

Compliance-Risiken, die Arbeitgeber kennen müssen

Befristete Verträge

Die Standardoption für Verträge in Österreich ist ein unbefristeter Arbeitsvertrag, da befristete Verträge nur bei einem echten temporären Bedarf zulässig sind. Aufeinanderfolgende befristete Verträge (“verkettete Verträge”) unterliegen Einschränkungen und erfordern ggf. eine objektive Rechtfertigung.

Probezeit

Dauer maximal einen Monat (bei Lehrlingen drei Monate). Während der Probezeit kann beide Seiten ohne Angabe von Gründen kündigen.

Kündigungsfristen und Beendigungen

Von Arbeitgebern initiierte Kündigungsfristen variieren je nach Dienstzeit und reichen von 6 Wochen bis maximal 5 Monaten für Arbeitgeber; für Arbeitnehmer immer ein Monat. Arbeitgeber können in Österreich Verträge ohne Angabe eines konkreten Grundes kündigen, dürfen dies aber nicht diskriminierend oder retalierend tun. Abfindungen werden über den Abfertigungsfonds (Abfertigung Neu) abgewickelt und nicht direkt durch den Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gezahlt. Kündigungsschutz besteht für bestimmte Kategorien von Arbeitnehmern (z.B. schwangere Frauen, Mütter), sowie bei Verstößen gegen Anti-Diskriminierungsgesetze.

Vorteile der Einstellung von Mitarbeitern über einen EOR in Österreich

Beschäftigung in Österreich bringt eigene Herausforderungen mit sich, aber es gibt eine schnellere, kostengünstigere und einfachere Möglichkeit, in Österreich zu rekrutieren. Rivermate verfügt über die Infrastruktur und die lokalen Ressourcen, um Ihre Einstellungsbedürfnisse zu unterstützen. Mit Hilfe von lokalen HR- und Rechtsexperten, die die Feinheiten der österreichischen Gesetze kennen, kann Rivermate Ihre Einstellungsstrategie unterstützen, egal ob Sie einen einzelnen Mitarbeiter oder ein kleines Team einstellen möchten, während Sie sich auf den Ausbau Ihres Geschäfts konzentrieren.

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Quellen:

WKO CBA Repository
Statistik Austria: Jahresrechnung 2024
PwC Steuersummen Österreich
Migration FAQ
Österreich-weiter Mangelberufe