Arbeitserlaubnisse und Visa in Österreich

Arbeitsgenehmigungen und Visa in Österreich: Ein Leitfaden für Arbeitgeber und internationale Einstellungen

Die Einstellung oder Verlegung eines internationalen Mitarbeiters nach Österreich erfordert ein klares Verständnis des Verfahrens für Arbeitsvisa und -genehmigungen des Landes. Ob Sie ein Arbeitgeber sind, der nach Österreich expandiert, oder ein Fachmann mit einem Jobangebot dort – die Navigation durch die österreichischen Einwanderungsanforderungen ist wesentlich für einen reibungslosen Übergang. Österreich setzt seine Einwanderungsgesetze streng durch – arbeitet ein ausländischer Mitarbeiter ohne die entsprechende Genehmigung oder überschreitet er sein Visum, können Bußgelder, Abschiebung oder sogar ein zukünftiges Einreiseverbot drohen, und auch Arbeitgeber können schwere Strafen erleiden. Andererseits sorgt die Sicherstellung der richtigen Arbeitsgenehmigungen für Ihre internationalen Mitarbeitenden für vollständige Rechtssicherheit nach österreichischem Arbeitsrecht, mindert rechtliche Risiken und trägt dazu bei, einen guten Ruf zu bewahren und eine vielfältige Belegschaft zu fördern. Dieser umfassende Leitfaden wird Arbeitgebern und gesponserten Mitarbeitenden die Optionen, Anforderungen und bewährten Verfahren im Zusammenhang mit Österreichs Arbeitsgenehmigungen und Visa aufzeigen, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu gewährleisten und in der globalen Personalbeschaffung erfolgreich zu sein.

Wer benötigt eine Arbeitsgenehmigung oder ein Visum in Österreich?

In Österreich benötigen die meisten Nicht-EU/EEA-Staatsangehörigen eine Arbeitsgenehmigung (und ein entsprechendes Visum), um legal beschäftigt zu sein. Wenn Sie Talente außerhalb der Europäischen Union einstellen, müssen Sie die passende österreichische Arbeitsgenehmigung für sie sichern, bevor sie mit der Arbeit beginnen können. Dies gilt sowohl für langfristige Verlegungen als auch für viele kurzfristige Einsätze, die 6 Monate überschreiten. Im Gegensatz dazu benötigen EU-/EWR-Bürger und Schweizer Staatsangehörige keine Arbeitsgenehmigung, dank der Freizügigkeitsrechte innerhalb der EU. Allerdings müssen EU-/EWR-Bürger, die sich länger als 90 Tage in Österreich aufhalten, ihre Anwesenheit anmelden und eine Aufenthaltsbescheinigung bei den örtlichen Behörden beantragen.

Es gibt auch spezielle Kategorien von Arbeitskräften, die vereinfachte Verfahren oder Ausnahmen in Anspruch nehmen können. Zum Beispiel könnten hochqualifizierte Spezialisten, wissenschaftliche Forscher und intra-konzerne Versetzte eine spezielle Genehmigung oder erleichterte Verfahren basierend auf ihren Qualifikationen oder der Art ihrer Versetzung erhalten. Im Allgemeinen benötigen jedoch alle zukünftigen Mitarbeitenden, die kein EU/EEA-Bürger sind, eine österreichische Visum- und Arbeitsgenehmigung, wenn sie in Österreich leben und Ihrem Team dort beitreten möchten.

Arbeitsgenehmigung vs. Arbeitsvisum in Österreich: Was ist der Unterschied?

Es ist wichtig, zwischen einer Arbeitsgenehmigung und einem Arbeitsvisum im österreichischen Kontext zu unterscheiden, da die Begriffe oft synonym verwendet werden, technisch gesehen aber unterschiedliche Aspekte des Verfahrens betreffen. Eine Arbeitsgenehmigung ist die Erlaubnis, die einem ausländischen Staatsangehörigen die Arbeit in Österreich ermöglicht – beispielsweise ist die Red-White-Red Card oder eine EU Blue Card eine Art von Arbeitsgenehmigung (oft kombiniert mit einer Aufenthaltserlaubnis). Ein Arbeitsvisum hingegen bezieht sich in der Regel auf das Einreisevisum, das der Person die Einreise nach Österreich und den Aufenthalt zu Beschäftigungszwecken gestattet. Praktisch bedeutet das, dass ein Arbeitnehmer aus dem Ausland zuerst die Arbeitsgenehmigung (Erlaubnis zur Arbeit) sichern kann und anschließend ein Visum D (Nationales Visum) erhält, um nach Österreich einzureisen und seine Genehmigungskarte abzuholen. Einfach gesagt: Die Arbeitsgenehmigung gewährt das Recht, in Österreich zu arbeiten, während das Arbeitsvisum das Recht auf Einreise und Aufenthalt für die Arbeit gewährt. Beide sind wichtige Bausteine für Nicht-EU-Einstellungen: Das Visum bringt sie nach Österreich, die Genehmigung erlaubt die Ausübung der Tätigkeit vor Ort.

Red-White-Red Card: Österreichs Qualifiziertenarbeiter-Genehmigung für Nicht-EU-Staatsangehörige

Eine der wichtigsten Zugangswege für Arbeitsgenehmigungen in Österreich ist die Red-White-Red Card (Rot-Weiß-Rot Karte). Diese Karte ist eine kombinierte Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis, die für hochqualifizierte Drittstaatsangehörige (Nicht-EU/EEA) konzipiert ist. Sie erlaubt dem Inhaber, in Österreich zu leben und für einen bestimmten Arbeitgeber zu arbeiten, in der Regel zunächst für maximal 24 Monate. Diese Option ist besonders beliebt bei Arbeitgebern, die qualifizierte Fachkräfte aus dem Ausland einstellen, da sie einen klaren Weg zur Integration des Mitarbeiters in die österreichische Arbeitswelt bietet.

Die Berechtigung für die Red-White-Red Card basiert auf Punkten. Bewerber müssen eine Mindestpunktzahl erreichen, indem sie Punkte für verschiedene Kriterien sammeln, z.B. Bildungsniveau, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse (Deutsch oder Englisch) und Alter (jüngere Bewerber erhalten mehr Punkte). Wichtig ist, dass der Kandidat ein verbindliches Jobangebot eines österreichischen Arbeitgebers vorlegen muss, um sich zu bewerben – die Red-White-Red Card ist an eine konkrete Position und Firma geknüpft. Die österreichischen Behörden (vor allem AMS, Österreichs Arbeitsmarktservice) prüfen den Antrag, und in vielen Fällen ist kein separater Arbeitsmarkttest erforderlich, wenn die Punktzahl- und Kriterienvorgaben erfüllt sind.

Es gibt mehrere Unterkategorien innerhalb des Schemas der Red-White-Red Card, die unterschiedliche Zielgruppen ansprechen: z.B. „Sehr Hochqualifizierte Arbeitskräfte“, „Fachkräfte in Mangelberufen“, „Sonstige Schlüsselkräfte“, Absolventen österreichischer Universitäten, Selbständige Schlüsselkräfte und Start-up-Gründer. Jede Kategorie hat ihre eigenen Punkterubriken und Kriterien. Beispielsweise könnte sich ein Softwareentwickler als Fachkraft in einer Mangelberufskategorie bewerben, wenn sein Beruf auf Österreichs Mangelberufsliste steht. Der gemeinsame Nenner ist, dass die Red-White-Red Card Österreichs wichtigster Ansatz ist, um international qualifizierte Fachkräfte anzuziehen. Nach Genehmigung verleiht sie das Recht, in Österreich zu leben und in der genannten Funktion bis zu zwei Jahre zu arbeiten, mit der Möglichkeit der Verlängerung. Für Arbeitgeber ist sie eine attraktive Option, da sie relative Stabilität bietet – der Mitarbeiter kann sich in dem Wissen einleben, dass er eine mehrjährige legale Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis besitzt.

EU Blue Card in Österreich: Hochqualifizierte Arbeitsvisum für Drittstaatsangehörige

Eine weitere Möglichkeit für Nicht-EU-Berufstätige ist die EU Blue Card, eine Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis, die in den meisten EU-Mitgliedstaaten, einschließlich Österreich, anerkannt ist. Ziel der EU Blue Card ist es, hochqualifizierte Fachkräfte anzuziehen – Bewerber müssen über einen Hochschulabschluss (z.B. Bachelor oder Master) verfügen und ein verbindliches Jobangebot in Österreich vorlegen, das einen bestimmten Mindestgehaltsgrenzwert über dem Durchschnittssatz in Österreich erfüllt. Das Blue Card ist grundsätzlich darauf ausgelegt, gut ausgebildete Talente auf die EU aufmerksam zu machen, indem es ihnen und ihren Familien einen erleichterten Weg zum Leben und Arbeiten in Europa bietet.

In Österreich beinhalten die Anforderungen für die EU Blue Card das Gehaltskriterium, das jährlich aktualisiert wird; Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass das angebotene Gehalt über dem festgelegten Schwellenwert liegt, sowie den Nachweis der Qualifikation des Mitarbeiters. Sind diese Bedingungen erfüllt, kann das Antragverfahren eingeleitet werden. Der Vorteil der EU Blue Card liegt darin, dass sie nicht nur das Recht auf Arbeit in Österreich gewährt, sondern es den Talenten auch erleichtert, in Zukunft in andere teilnehmende EU-Länder umzuziehen: Nach 18 Monaten im ersten Land können Blue Card-Inhaber in ein anderes Land umziehen und dort die Blue Card beantragen. Für Unternehmen ist die Einstellung auf Basis der EU Blue Card sehr ähnlich zum RWR-Card-Prozess – man muss den Mitarbeitenden weiterhin sponsern und alle nötigen Dokumente bereitstellen, nutzt aber ein europaweites Programm, das bei passenden Profilen und möglicherweise intra-EU-Mobilität vorteilhaft sein kann.

In der Praxis sehen österreichische Behörden Anträge auf die Blue Card ähnlich wie andere Arbeitsgenehmigungen; der Schwerpunkt liegt auf der Überprüfung der Qualifikationen und des Gehalts. Nach Genehmigung wird die EU Blue Card in Österreich in der Regel für zwei Jahre ausgestellt (oder für die Dauer des Arbeitsvertrags plus eine kurze Verlängerungsfrist) und kann verlängert werden. Blue-Card-Inhaber in Österreich werden nach einer bestimmten Zeit auch für eine Red-White-Red Plus oder eine langfristige Aufenthaltserlaubnis in Frage kommen, ähnlich wie RWR-Card-Inhaber.

Arbeitssuchervisum in Österreich: Ein Weg für hochqualifizierte Fachkräfte

Österreich bietet auch ein Arbeitssuchervisum für bestimmte hochqualifizierte Nicht-EU-Bürger, die noch kein Jobangebot haben, aber vorübergehend in Österreich wohnen möchten, um eine Stelle zu suchen. Es ist im Wesentlichen ein sechsmonatiges Visum, das die Einreise nach Österreich ermöglicht, um vor Ort nach einer Beschäftigung zu suchen. Es handelt sich nicht um eine Arbeitserlaubnis; vielmehr bietet es die Möglichkeit, in Österreich Zeit zu gewinnen, um eine geeignete Stelle zu finden, die dann in eine Red-White-Red Card oder eine andere passende Arbeitserlaubnis umgewandelt wird.

Das Arbeitssuchervisum richtet sich an „sehr hochqualifizierte“ Kandidaten, was die Eignung betrifft. Ähnlich wie bei der RWR-Card wird ein Punktesystem verwendet. Der Antragsteller muss eine bestimmte Punktzahl basierend auf akademischer Qualifikation, beruflichen Leistungen, Forschung (falls vorhanden), Sprachkenntnissen und Alter erreichen. Nur jene, die nachweisen können, dass sie einen wertvollen Beitrag zum österreichischen Arbeitsmarkt leisten werden, erhalten dieses Visum. Zum Beispiel könnte ein leitender Ingenieur mit Hochschulabschluss und internationaler Erfahrung dieses Qualifikationskriterium erfüllen, während ein Einsteiger vermutlich nicht.

Für Arbeitgeber ist von Bedeutung, dass sie auf Kandidaten treffen könnten, die bereits mit diesem Visum in Österreich sind. Während des Aufenthalts auf dem Arbeitssuchervisum dürfen sie noch nicht arbeiten – sie können lediglich nach einer Stelle suchen. Sobald sie ein Jobangebot haben, müssen sie einen Antrag auf Wechsel zu einer Arbeitserlaubnis, z.B. Red-White-Red Card, stellen, bevor sie tatsächlich anfangen können zu arbeiten. Das Arbeitssuchervisum beschleunigt die In-Österreich-Geschäftigkeit und Interviewfähigkeit. Falls Sie einen geeigneten Kandidaten in Österreich finden, der dieses Visum hat, sollten Sie dessen Antrag auf die Red-White-Red Card unterstützen. Vorteil ist, dass viele Dokumente, z.B. Nachweise über Qualifikationen, bereits im Zusammenhang mit dem Arbeitssuchervisum geprüft wurden, während die Beschäftigungskriterien (Arbeitsvertrag, Gehalt etc.) erst bei der Arbeitserlaubnis relevant werden.

Intra-Unternehmen-Transfer (ICT) in Österreich

Für multinationale Unternehmen, die bestehende Mitarbeitende nach Österreich schicken, ist die Intra-Company-Transfer (ICT)-Genehmigung eine wichtige Option. Das ICT-Verfahren ist für Fälle gedacht, in denen ein Unternehmen einen Mitarbeitenden aus einem Nicht-EU-Land aus einer Außenstelle in eine österreichische Niederlassung oder Tochtergesellschaft versetzt. Es bietet eine Möglichkeit für Manager, Spezialisten oder Trainees, in Österreich für eine begrenzte Dauer zu arbeiten, ohne einige der üblichen lokalen Einstellungsbeschränkungen durchlaufen zu müssen.

Wesentliche Merkmale des ICT sind die vorübergehende Natur und die Bindung an denselben Arbeitgeber. Der Mitarbeitende muss meist mindestens 6 Monate oder ein Jahr bei der Muttergesellschaft beschäftigt sein, bevor die Versetzung erfolgt. Das österreichische ICT kann dann für maximal ein Jahr für Trainees und bis zu drei Jahre für Manager oder Spezialisten bewilligt werden, nach EU-Standards (nach Ablauf muss der Mitarbeitende entweder das Land verlassen oder in einen anderen Status wechseln). Während des Einsatzes in Österreich bleibt die Person Angestellter des internationalen Konzerns, ist aber praktisch im Dienst der österreichischen Niederlassung.

Der Antragsprozess erfordert eine Bewerbung bei den österreichischen Behörden, wobei der Arbeitsmarkttest möglicherweise umgangen wird, da es sich um eine innerbetriebliche Versetzung handelt. Arbeitgeber müssen Nachweise über die Auslandstätigkeit und Details der Entsendung in Österreich vorlegen (Stelle, Gehalt, Dauer etc.). Das Gehalt und die Bedingungen müssen österreichischen Standards entsprechen. Ein Vorteil des ICT ist, dass nach Freigabe in einem EU-Land der Mitarbeitende oft kurzfristige Dienstreisen oder Einsätze in anderen EU-Ländern unter einer „mobilen ICT“-Regelung durchführen kann, was für regionale Rollen nützlich ist.

Kurz gesagt, wenn Sie einen bestehenden Mitarbeitenden aus dem Ausland nach Österreich entsenden, prüfen Sie, ob die ICT-Genehmigung anwendbar ist. Es kann die Verfahren vereinfachen, im Vergleich zur externen Einstellung, allerdings erfordert eine längere Beschäftigung in Österreich nach Ablauf des ICT-Status den Übergang in eine reguläre Arbeitsgenehmigung (wie RWR oder Blue Card), wenn der Mitarbeitende in Österreich bleiben soll. Es ist wichtig, die Sozialversicherung – und Steuerzuständigkeiten in beiden Ländern – im Zusammenhang mit ICT-Regelungen genau zu beachten, da diese komplex sein können.

Kurzzeitvisa (Typ C und D) für kurze Aufenthalte in Österreich

Nicht alle internationalen Einsätze dauern Jahre. Wenn Sie einen Mitarbeitenden für eine kurze Zeit (unter sechs Monate) nach Österreich schicken oder selbst nur kurz bleiben wollen, kommen die Kurzzeitvisa zum Einsatz. Das Typ-C-Visum ist ein Schengen-Kurzaufenthaltsvisum, das den Eintritt nach Österreich (und andere Schengen-Länder) bis zu 90 Tage innerhalb eines 180-Tage-Zeitraums ermöglicht. Es wird häufig für Tourismus oder kurze Geschäftsreisen genutzt, z.B. für Konferenzen, Meetings oder Schulungen. Allerdings berechtigt ein Typ-C allein nicht zur tatsächlichen Arbeitsaufnahme in Österreich; es ist eher für Geschäftsreisen geeignet. Wenn während dieses Zeitraums gearbeitet wird, muss das Vorhaben unter erlaubte geschäftliche Aktivitäten fallen oder separate Arbeitserlaubnis bestehen.

Für Aufenthalte über 90 Tage, aber unter 6 Monaten, vergibt Österreich ein nationales Visum Typ D. Dieses erlaubt die Residence in Österreich für üblicherweise 91 bis 180 Tage. Es eignet sich für mittelfristige Einsätze, Praktika oder bei Warten auf eine längerfristige Erlaubnis. In vielen Fällen beantragt der Antragsteller nach positiver Entscheidung bezüglich der Arbeitsgenehmigung, z.B. Red-White-Red Card, ein D-Visum, um nach Österreich einzureisen und die Genehmigung zu holen. Das D-Visum ist quasi die Brücke, um einen Mitarbeitenden legal für mehr als drei Monate nach Österreich zu bringen, während die langfristige Aufenthaltsgenehmigung beantragt wird.

Es ist wichtig zu beachten, dass weder das C- noch das D-Visum eine Arbeitserlaubnis ersetzt, wenn die Person in Österreich arbeiten soll. Es handelt sich um Einreise-/Aufenthaltsvisen. Zum Beispiel: Wenn ein Nicht-EU-Mitarbeitender für ein 4-monatiges Projekt kommt, braucht er möglicherweise sowohl eine Arbeitserlaubnis (bspw. Ausnahme für Arbeitserlaubnis) als auch ein D-Visum. Überprüfen Sie immer die konkreten Anforderungen für Kurzzeit-Arbeiten – bestimmte Ausnahmen, z.B. bei kurzen akademischen Konferenzen oder dringenden technischen Reparaturen, sind möglich; sonst ist eine Erlaubnis selbst für wenige Wochen notwendig.

Kurz gesagt: Nutzen Sie Typ-C- und D-Visa für Kurzaufenthalte: Typ C für sehr kurze Besuche (bis zu 3 Monate), Typ D für etwas längere Aufenthalte (3–6 Monate). Wenn während dieser Zeit gearbeitet wird, müssen die Arbeitsgenehmigungen geklärt sein. Und für eine Beschäftigung über sechs Monate hinaus ist eine längerfristige Erlaubnis (z.B. RWR-Card oder Blue Card) notwendig; ein Kurzzeitvisum reicht dann nicht mehr aus.

Voraussetzungen für die Erlangung eines österreichischen Arbeitsvisums oder -genehmigung (Dokumente & Voraussetzungen)

Das Beantragen eines österreichischen Arbeitsvisums/einer -genehmigung ist ein papierintensiver Prozess, der sorgfältige Vorbereitung erfordert. Sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeitende sollten darauf vorbereitet sein, alle erforderlichen Dokumente vollständig zusammenzustellen. Nachfolgend die wichtigsten Voraussetzungen und Dokumente, die typischerweise benötigt werden:

Gültige Reisedokumente für österreichische Visa

Ein gültiger Reisepass des Mitarbeitenden ist Pflicht, mit mindestens 6+ Monaten Gültigkeit über den geplanten Aufenthalt hinaus. Zusätzlich benötigen Sie Passfotos, die den biometrischen Standards entsprechen, für die Visum-/Genehmigungsanträge.

Ausgefüllte Antragsformulare für österreichische Genehmigungen

Austria bietet spezielle Antragsformulare für jeden Genehmigungstyp (z.B. RWR-Card-Antragsformular). Diese müssen vollständig und korrekt ausgefüllt werden. Fehler oder unvollständige Angaben können zu Verzögerungen oder Ablehnungen führen, daher alles genau prüfen.

Beschäftigungsvertrag oder Jobangebot für österreichische Arbeitssvisa

Ein verbindliches Jobangebot oder ein unterzeichnetes Arbeitsvertrag vom österreichischen Arbeitgeber ist zentral für den Antrag. Dieses sollte Stellenbezeichnung, Aufgaben, Gehalt, Arbeitszeiten und Dauer der Beschäftigung enthalten. Es dient als Nachweis, dass der ausländische Mitarbeitende in Österreich unter den erforderlichen Bedingungen beschäftigt wird.

Nachweise der Qualifikation für österreichische Visa

Der Antragsteller muss Nachweise über seine Qualifikationen und Berufserfahrung einschließen – also Kopien von Abschlüssen, Diplomen, Zertifikaten, Berufs­lizenzen (falls zutreffend) und einen Lebenslauf (CV). Werden Dokumente nicht in Deutsch oder Englisch vorgelegt, sind beglaubigte Übersetzungen notwendig. Diese Nachweise belegen, dass der Kandidat die geforderten Fähigkeiten erfüllt.

Nachweis über Unterkunft in Österreich

Die Behörden möchten sehen, dass der kommende Mitarbeitende eine Unterkunft hat. Dies kann ein Mietvertrag, eine Hotelbuchung oder ein Einladungsschreiben eines Gastgebers sein. Die Adresse wird später auch für die obligatorische Meldepflicht genutzt.

Nachweis ausreichender finanzieller Mittel für österreichische Visa

Der Antragsteller soll nachweisen, dass er sich und ggf. seine Familienangehörigen in