Arbeitserlaubnisse und Visa in Österreich

Arbeitserlaubnisse und Visa in Österreich: Ein Leitfaden für Arbeitgeber und internationale Neueinstellungen

Die Einstellung oder Umsiedlung eines internationalen Mitarbeiters nach Österreich erfordert ein klares Verständnis des Landes für Arbeitserlaubnis- und Visaverfahren. Egal, ob Sie ein Arbeitgeber sind, der in Österreich expandiert, oder ein Fachmann mit einem Stellenangebot dort – die Navigation durch österreichische Einwanderungsanforderungen ist entscheidend für einen reibungslosen Übergang. Österreich setzt seine Einwanderungsgesetze strikt um—arbeitet ein ausländischer Mitarbeiter ohne die entsprechende Genehmigung oder überschreitet er sein Visum, können Strafen, Abschiebung oder sogar ein zukünftiges Einreiseverbot drohen, und Arbeitgeber können schwerwiegende Sanktionen erleiden. Andererseits sorgt die Sicherung der richtigen Arbeitserlaubnisse für Ihre internationalen Mitarbeitenden für volle Einhaltung österreichischer Arbeitsgesetze, mindert rechtliche Risiken und trägt dazu bei, einen guten Ruf zu bewahren und eine vielfältige Belegschaft zu fördern. Dieser umfassende Leitfaden führt Arbeitgeber und geförderte Mitarbeitende durch die Optionen, Anforderungen und Best Practices für Arbeitserlaubnisse und Visa in Österreich, um regelkonform und erfolgreich in der globalen Einstellung zu agieren.

Wer benötigt eine Arbeitserlaubnis oder ein Visum in Österreich?

In Österreich benötigen die meisten Nicht-EU/EEA-Staatsangehörigen eine Arbeitserlaubnis (und entsprechendes Visum), um legal beschäftigt zu werden. Wenn Sie Talente außerhalb der Europäischen Union einstellen, müssen Sie die entsprechende österreichische Arbeitsgenehmigung für sie sichern, bevor sie mit der Arbeit beginnen können. Dies gilt sowohl für langfristige Umsiedlungen als auch für viele kurzfristige Einsätze, die sechs Monate übersteigen. Im Gegensatz dazu benötigen EU-/EEA-Bürger und Schweizer Staatsangehörige keine Arbeitserlaubnis, um in Österreich zu arbeiten, dank der Freizügigkeitsrechte innerhalb der EU. Allerdings müssen EU/EEA-Staatsangehörige, die sich mehr als 90 Tage in Österreich aufhalten, ihre Anwesenheit registrieren und eine Aufenthaltsbescheinigung bei den lokalen Behörden beantragen.

Es gibt auch spezielle Kategorien von Arbeitnehmern, bei denen vereinfachte Verfahren oder Ausnahmen gelten. Zum Beispiel können hochqualifizierte Spezialisten, wissenschaftliche Forscher und innerbetriebliche Transfernehmer für spezielle Genehmigungen oder erleichterte Verfahren auf Basis ihrer Qualifikationen oder der Natur ihres Transfers in Frage kommen. Im Allgemeinen muss jedoch jeder potenzielle Arbeitnehmer, der kein EU/EEA-Bürger ist, eine österreichische Visum- und Arbeitserlaubnis haben, wenn er in Österreich leben und Ihrem Team dort beitreten möchte.

Arbeitserlaubnis vs. Arbeit Visum in Österreich: Was ist der Unterschied?

Es ist wichtig, zwischen einer Arbeitserlaubnis und einem Arbeit Visum im österreichischen Kontext zu unterscheiden, da die Begriffe oft synonym verwendet werden, aber technisch unterschiedliche Aspekte des Verfahrens beschreiben. Eine Arbeitserlaubnis ist die Genehmigung, die einem ausländischen Staatsbürger erlaubt, in Österreich zu arbeiten—beispielsweise ist die Red-White-Red Card oder die EU Blue Card eine Art von Arbeitserlaubnis (oft in Verbindung mit einer Aufenthaltserlaubnis). Ein Arbeit Visum bezieht sich dagegen in der Regel auf das Einreisevisum, das die Person berechtigt, nach Österreich einzureisen und dort zum Zwecke der Beschäftigung zu wohnen. In der Praxis könnte ein Mitarbeiter aus dem Ausland zuerst die Arbeitserlaubnis (Zulassung zur Arbeit) sichern und dann ein Visum D (nationale Visum) erhalten, um nach Österreich einzureisen und seine Permit-Karte abzuholen. Kurz gesagt: Die Arbeitserlaubnis gibt das Recht zu arbeiten, während das Arbeit Visum das Recht zur Einreise und zum Aufenthalt in Verbindung mit der Arbeit verschafft. Beide sind wichtige Bausteine für Nicht-EU-Einstellungen: das Visum bringt sie nach Österreich, und die Erlaubnis ermöglicht es ihnen, die Arbeit dort auszuführen.

Red-White-Red Card: Österreichs Fachkraft-Genehmigung für Nicht-EU-Staatsangehörige

Eine der wichtigsten Zugangswege zur Arbeitserlaubnis in Österreich ist die Red-White-Red Card (Rot-Weiß-Rot Karte). Diese ist eine kombinierte Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis, die für hochqualifizierte Drittstaatsangehörige (Nicht-EU/EEA) entwickelt wurde. Sie erlaubt dem Inhaber, in Österreich zu leben und bei einem bestimmten Arbeitgeber zu arbeiten, in der Regel für eine Anfangsdauer von bis zu 24 Monaten. Diese Option ist besonders bei Arbeitgebern beliebt, die qualifizierte Fachkräfte aus dem Ausland einstellen, da sie einen klaren Weg für den Arbeitnehmer darstellt, sich niederzulassen und zur österreichischen Arbeitskraft beizutragen.

Die Zulassungsvoraussetzungen für die Red-White-Red Card sind punktbasiert. Bewerber müssen eine Mindestpunktzahl erreichen, die anhand verschiedener Kriterien wie Bildungsniveau, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse (Deutsch oder Englisch) und Alter (Jüngere sammeln mehr Punkte) bewertet wird. Wichtig ist, dass der Kandidat ein bindendes Jobangebot eines österreichischen Arbeitgebers vorlegen muss—die Red-White-Red Card ist an eine bestimmte Stelle und ein Unternehmen gebunden. Die österreichischen Behörden (insbesondere das AMS, Österreichs Arbeitsmarktservice) prüfen den Antrag, und in vielen Fällen ist kein separater Arbeitsmarkttest notwendig, sofern die Punktzahl und Kriterien erfüllt sind.

Es gibt mehrere Unterkategorien innerhalb des Red-White-Red-Red-Card-Systems, die auf verschiedene Talentgruppen abzielen: z.B. „Sehr Hochqualifizierte Arbeitskräfte“, „Fachkräfte in Mangelberufen“, „Sonstige Schlüsselarbeitskräfte“, Absolventen österreichischer Universitäten, Selbständige Schlüsselkräfte und Gründer. Jede Kategorie hat ihre eigene Punktwertung und Kriterien. Ein Softwareentwickler könnte sich zum Beispiel als Fachkraft in einer Mangelberufsausschreibung bewerben, wenn sein Beruf auf Österreichs Mangelbetriebslisten steht. Das gemeinsame Merkmal ist, dass die Red-White-Red Card Österreichs Hauptinstrument ist, um qualifizierte internationale Talente anzuziehen, und nach Genehmigung das Recht auf Aufenthalt und Arbeit in der festgelegten Rolle für bis zu zwei Jahre, mit Verlängerung, verleiht. Sie ist eine hervorragende Option für Arbeitgeber, da sie relative Stabilität bietet—der Mitarbeiter kann sich in das Unternehmen integrieren, mit dem Wissen, dass er einen mehrjährigen legalen Status im Land hat.

EU Blue Card in Österreich: Hochqualifizierte Arbeitserlaubnis für Drittstaatsangehörige

Ein weiterer Weg für Nicht-EU-Professionals ist die EU Blue Card, eine Arbeit- und Aufenthaltserlaubnis, die in den meisten EU-Mitgliedstaaten anerkannt wird, einschließlich Österreich. Die EU Blue Card richtet sich an hochqualifizierte Fachkräfte—die Kandidaten müssen einen Hochschulabschluss (z.B. Bachelor oder Master) besitzen und ein bindendes Jobangebot in Österreich vorliegen haben, das eine bestimmte Mindestgehaltsgrenze über dem Durchschnitt in Österreich erfüllt. Im Kern ist die Blue Card darauf ausgelegt, gut ausgebildete Talente in die EU zu locken, indem sie ihnen und ihren Familien einen erleichterten Weg zum Leben und Arbeiten bietet.

In Österreich umfasst die EU Blue Card-Anforderungen die Gehaltskriterien, die jährlich aktualisiert werden; Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass das angebotene Gehalt über dem festgelegten Mindestbetrag liegt, und den Nachweis über die Qualifikationen des Mitarbeiters erbringen. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann der Antrag auf Blue Card gestellt werden. Der Vorteil der EU Blue Card ist, dass sie nicht nur das Recht zur Arbeit in Österreich gewährt, sondern es den Talenten auch erleichtern kann, in andere teilnehmende EU-Länder umzuziehen: nach 18 Monaten im ersten Land können Blue Card-Inhaber in ein anderes Land umziehen und dort eine Blue Card beantragen. Aus Sicht des Arbeitgebers ist die Einstellung auf Basis der EU Blue Card sehr ähnlich wie bei der Red-White-Red-Red-Card—Sie müssen weiterhin den Mitarbeiter sponsern und die erforderlichen Unterlagen bereitstellen, nutzen aber ein europaweites Programm, das geeignet ist, wenn das Profil des Kandidaten passt und möglicherweise intra-EU-Mobilität erforderlich ist.

In der Praxis behandeln die österreichischen Behörden Blue-Card-Anträge ähnlich wie andere Arbeitserlaubnisse, mit besonderem Fokus auf die Überprüfung der Bildungsnachweise und des Gehaltsniveaus. Nach Genehmigung wird die EU Blue Card in Österreich in der Regel für zwei Jahre ausgestellt (oder für die Dauer des Arbeitsvertrags plus kurzer Puffer) und kann verlängert werden. Blue-Card-Inhaber in Österreich werden nach einer bestimmten Zeit auch für eine Red-White-Red Plus oder eine langfristige Aufenthaltserlaubnis qualifiziert, ähnlich wie RWR-Card-Inhaber.

Job-Seeker-Visum in Österreich: Ein Weg für hochqualifizierte Personen

Österreich bietet auch ein Job-Seeker-Visum für bestimmte hochqualifizierte Nicht-EU-Bürger, die noch kein Stellenangebot haben, aber vorübergehend in Österreich leben möchten, um eine Beschäftigung zu suchen. Dies ist im Wesentlichen ein sechsmonatiges Visum, das die Person dazu berechtigt, nach Österreich einzureisen und dort eine Arbeit zu suchen. Es ist kein Arbeitserlaubnis-Visum an sich; vielmehr soll es der Person Zeit geben, in Österreich eine qualifizierte Stelle zu finden, nach deren Sicherung sie in eine Red-White-Red Card oder eine andere geeignete Arbeitserlaubnis wechseln kann.

Das Job-Seeker-Visum richtet sich nach dem Prinzip „sehr hochqualifizierte“ Kandidaten. Ähnlich wie bei der RWR Card wird ein Punktesystem verwendet. Der Antragsteller muss eine bestimmte Punktzahl anhand seiner akademischen Qualifikationen, beruflichen Erfolge, Forschungsbeiträge (falls vorhanden), Sprachkenntnisse und Alter erreichen. Nur diejenigen, die nachweisen können, dass sie wahrscheinlich einen wertvollen Beitrag zum österreichischen Arbeitsmarkt leisten, werden dieses Visum erhalten. Zum Beispiel könnten sich ein leitender Ingenieur mit Master-Abschluss und internationaler Erfahrung qualifizieren, während ein Einsteiger wahrscheinlich nicht.

Für Arbeitgeber ist relevant, dass Sie Kandidaten treffen könnten, die bereits mit diesem Visum in Österreich sind. Während sie mit einem Job-Seeker-Visum noch nicht arbeiten dürfen—sie sind nur zum Jobsuchen berechtigt—, müssen sie, sobald sie ein Stellenangebot erhalten, einen Antrag auf Umschreibung auf eine Arbeitserlaubnis (z.B. Red-White-Red Card) stellen, bevor sie beginnen können zu arbeiten. Das Job-Seeker-Visum erleichtert also nur die Anwesenheit für Bewerbungsgespräche. Falls Sie einen großartigen Kandidaten in Österreich finden, der dieses Visum besitzt, seien Sie bereit, das für die Red-White-Red Card erforderliche Sponsoring zu übernehmen. Der Vorteil liegt darin, dass ein Großteil der Formalitäten z.B. der Nachweis der Qualifikationen bereits für das Job-Seeker-Visum geprüft wurde, während für die Arbeitserlaubnis dann die arbeitsbezogenen Kriterien wie Arbeitsvertrag, Gehalt etc. relevant werden.

Intra-Unternehmen-Transfer (ICT) in Österreich

Für multinationale Unternehmen, die bestehende Mitarbeitende nach Österreich entsenden, ist die Intra-Company Transfer (ICT)-Genehmigung eine wichtige Option. Das ICT-Permit ist für Fälle vorgesehen, in denen ein Unternehmen einen seiner Nicht-EU-Mitarbeiter von einer ausländischen Niederlassung in eine österreichische Tochtergesellschaft oder Niederlassung transferiert. Es bietet einen Weg für Manager, Spezialisten oder Trainees, für einen begrenzten Zeitraum bei der österreichischen Einheit zu arbeiten, ohne die üblichen lokalen Einstellungsbeschränkungen durchlaufen zu müssen.

Wesentliche Merkmale des ICT-Permits sind seine befristete Natur und die enge Verbindung zum gleichen Arbeitgeber. Der Mitarbeiter muss in der Regel eine bestimmte Mindestdauer bei der Gruppe des Arbeitgebers beschäftigt sein, z.B. 6+ Monate oder ein Jahr, bevor der Transfer erfolgt. Das österreichische ICT-Permit kann dann für bis zu ein Jahr für Trainees und bis zu drei Jahre für Manager oder Spezialisten erteilt werden, entsprechend der EU ICT-Richtlinie (danach muss die Person entweder das Land verlassen oder in einen anderen Status wechseln). Während des Einsatzes in Österreich bleibt die Person Angestellter des internationalen Unternehmens, befindet sich aber im Wesentlichen auf Einsatz bei der österreichischen Niederlassung.

Aus Prozesssicht erfordert das ICT-Permit weiterhin einen Antrag bei den österreichischen Behörden, kann aber die Arbeitsmarkttests umgehen, da die Stelle intern im Unternehmen bleibt. Arbeitgeber müssen Dokumente über die Auslandstätigkeit und die Details des Einsatzes in Österreich vorlegen (Rolle, Gehalt, Dauer etc.). Das Gehalt und die Bedingungen müssen den österreichischen Standards entsprechen. Ein Vorteil des ICT-Weges ist, dass einmal in einem EU-Land genehmigt, der Mitarbeiter häufig Kurzzeitgeschäfte oder Einsätze in anderen EU-Ländern im Rahmen eines „mobilen ICT“ absolvieren kann, was für regionale Rollen nützlich ist.

Kurz zusammengefasst: Wenn Sie einen bestehenden Mitarbeitenden von Ausland nach Österreich umziehen, prüfen Sie, ob das ICT-Permit anwendbar ist. Es kann die Abläufe im Vergleich zur externen Einstellung vereinfachen. Nach Ablauf der ICT-Periode erfordert eine längerfristige Beschäftigung in Österreich den Übergang auf eine herkömmliche Arbeitserlaubnis (z.B. RWR Card oder Blue Card), falls die Person verbleiben soll. Achten Sie außerdem auf die Einhaltung aller Sozialversicherungs- und Steuerpflichten im In- und Ausland, da diese komplex sein können.

Kurzzeitvisa (Typ C und D) für Kurzaufenthalte in Österreich

Nicht alle Auslandseinsätze dauern Jahre. Wenn Sie einen Mitarbeitenden für einen kurzen Einsatz (weniger als sechs Monate) nach Österreich schicken oder wenn Sie nur einen kurzen Aufenthalt planen, kommen die Kurzzeitvisa von Bedeutung. Das Typ-C-Visum ist ein Schengen-Visum für kurzfristigen Aufenthalt, das den Eintritt nach Österreich (und andere Schengen-Länder) für bis zu 90 Tage innerhalb von 180 Tagen ermöglicht. Es wird häufig für Tourismus oder kurze Geschäftsreisen genutzt, z.B. für Konferenzen, Meetings oder Schulungen. Ein Typ-C-Visum allein berechtigt jedoch nicht automatisch zum Arbeiten in Österreich; es ist eher für geschäftliche Zwecke vorgesehen. Wenn während dieses Zeitraums gearbeitet werden soll, muss dies den erlaubten Geschäftsaktivitäten entsprechen oder eine separate Arbeitserlaubnis vorliegen.

Für Aufenthalte, die länger als 90 Tage, aber weniger als 6 Monate dauern, stellt Österreich ein nationales Typ-D-Visum aus. Das Typ-D-Visum erlaubt dem Inhaber, in Österreich typischerweise für 91 bis 180 Tage zu bleiben. Das ist nützlich für mittelfristige Einsätze, Praktika oder während der Wartezeit auf eine Daueraufenthaltserlaubnis. In vielen Arbeitserlaubnisszenarien, wenn die österreichischen Behörden eine Arbeitserlaubnis, z.B. die Red-White-Red Card, genehmigt haben, wird der Antragsteller im Ausland ein D-Visum beantragen, um nach Österreich einzureisen und die Genehmigung abzuholen. Im Wesentlichen ist das D-Visum die Brücke, um den Mitarbeitenden rechtmäßig für mehr als drei Monate ins Land zu bekommen, während die Daueraufenthaltserlaubnis ausgestellt wird.

Es ist wichtig zu wissen, dass weder das C- noch das D-Visum ein Ersatz für eine Arbeitserlaubnis ist, wenn die Person in Österreich arbeiten soll. Es sind Einreise- und Aufenthaltstitel. Wenn Sie z.B. einen Nicht-EU-Mitarbeiter für ein Projekt von vier Monaten einstellen, benötigt dieser möglicherweise sowohl eine Arbeitserlaubnis für dieses Projekt als auch ein D-Visum, um legal in Österreich zu sein. Prüfen Sie stets die spezifischen Anforderungen für kurzfristige Arbeitsaktivitäten—bestimmte Fälle wie kurze wissenschaftliche Konferenzen oder dringende technische Reparaturen könnten Ausnahmen sein, aber bei anderen Fällen ist eine Erlaubnis auch für nur wenige Wochen Arbeit erforderlich.

Kurz zusammengefasst: Nutzen Sie Typ-C- und D-Visas für Kurzaufenthalte: Typ-C für sehr kurze Besuche (bis zu 3 Monate) und Typ-D für längere Aufenthalte (3–6 Monate). Falls in dieser Zeit gearbeitet wird, Klären Sie unbedingt die Arbeitsgenehmigung. Und wenn die Beschäftigung länger als sechs Monate dauert, ist eine Daueraufenthaltserlaubnis (wie die RWR Card oder Blue Card) erforderlich; ein Kurzzeitvisum reicht dann nicht mehr aus.

Anforderungen für die Erteilung eines österreichischen Arbeit-visums oder Arbeitserlaubnis (Dokumente & Voraussetzungen)

Der Antrag auf ein österreichisches Arbeitervisum/Arbeitserlaubnis ist ein bürokratisch aufwendiges Verfahren, das eine sorgfältige Vorbereitung erfordert. Sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeitende sollten bereit sein, eine vollständige Antragsmappe zusammenzustellen. Nachstehend die wichtigsten Anforderungen und Dokumente:

Gültige Reisedokumente für österreichische Visa

Ein gültiger Reisepass des Mitarbeiters ist erforderlich, mit mindestens 6+ Monaten Gültigkeit über den geplanten Aufenthalt hinaus. Außerdem werden biometrische Passfotos benötigt, die den Standards für Visa-/Permit-Anträge entsprechen.

Ausgefüllte Antragsformulare für österreichische Genehmigungen

Für jeden Visums- oder Permittyp gibt es spezifische Formulare (z.B. RWR-Card-Antragsformular). Diese müssen korrekt und vollständig ausgefüllt werden. Fehler oder Auslassungen können zu Verzögerungen oder Ablehnungen führen, daher unbedingt alles genau prüfen.

Beschäftigungsvertrag oder Jobangebot für österreichische Arbeit-visas

Ein verbindliches Jobangebot oder ein unterschriebener Arbeitsvertrag vom österreichischen Arbeitgeber ist zentral. Dieses Dokument sollte die Stellenbezeichnung, Aufgaben, Gehalt, Arbeitszeiten und Dauer der Beschäftigung enthalten. Es dient als Nachweis, dass der ausländische Mitarbeiter in Österreich unter den geforderten Bedingungen beschäftigt wird.

Nachweis der Qualifikationen für österreichische Visa

Bewerber müssen Dokumente ihrer Qualifikationen und Berufserfahrung beilegen. Das sind Kopien von Abschlüssen, Diplomen, Zertifikaten, Berufslizenzen (falls zutreffend) und ein Lebenslauf. Falls die Dokumente nicht in Deutsch oder Englisch vorliegen, sind möglicherweise beglaubigte Übersetzungen erforderlich. Diese Nachweise zeigen, dass der Kandidat die geforderten Qualifikationsniveaus erfüllt.

Nachweis der Unterkunft in Österreich

Die Behörden möchten sehen, dass der ankommende Mitarbeiter eine Unterkunft hat. Das kann ein Mietvertrag, eine Hotelauskunft oder ein Schreiben eines Gast